GERENCIA DE PROYECTOS

UNIDAD 2: LA DIRECCIÓN ESTRATÉGICA DE PROYECTOS

SEMANA 3
Proyectos,
Programas y
Portafolios
Proyectos, Programas y Portafolios

Como se mencionó en la semana dos (Lledó, Normalmente un proyecto se considera exitoso,

2013), un proyecto es un esfuerzo temporal que si se entrega dentro del tiempo, el alcance y con
se lleva a cabo, para crear un producto, un servicio el presupuesto asignado. Actualmente, todo ha
o lograr un resultado único. Un trabajo operativo, cambiado, se puede definir si un proyecto es
hacer referencia a realizar de forma permanente exitoso, cuando entrega el valor, que el cliente
actividades que generan un mismo producto o percibe y por el cual, está dispuesto a pagar.
proveen un servicio repetitivo.
Desde ese punto de vista, la organización realiza
Como ejemplos de proyectos, podemos mencionar una planeación estratégica, teniendo en cuenta su
los siguientes: plan comercial, el cual lo determina la demanda del
mercado, Y establece sus proyecciones de ventas
Desarrollo de un nuevo producto o servicio, a través de pronósticos. Esto le permite determinar
construccióndeunavivienda,emprenderunnegocio, la capacidad de sus instalaciones y la optimización
implementar un nuevo sistema, implementar de los recursos.
cambios en la estructura organizacional, en los
procesos en una organización. Cuando la organización planea de manera
estratégica, para alcanzar sus objetivos, a través de
Los proyectos son catalizadores (Figuerola, 2017), proyectos, programas y portafolios, están trabajando
que impulsan el proceso innovación desde la bajo la dirección de proyectos organizacionales.
concepción, hasta la comercialización. De hecho,
mientras las operaciones están reduciendo en En el contexto de la dirección de proyectos, el
Las organizaciones, el número de proyectos está máximo nivel de jerarquía es el plan estratégico,
aumentando. De forma tradicional, la gestión seguido por el portafolio, luego por los programas,
de proyectos maneja la triple restricción: costo/ por último, los proyectos, Como se aprecia en la
recursos, tiempo/cronograma, alcance /calidad. siguiente figura:

Fuente: Pablo Lledo-director de proyectos 2013.

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GERENCIA DE PROYECTOS
Según el PMBOK®, un portafolio se refiere a un
conjunto de proyectos, programas, subconjuntos de
portafolios y operaciones, que se gestionan, como
un grupo para alcanzar los objetivos estratégicos,
y asegura que los proyectos y programas son
revisados y que se asignen recursos, de acuerdo
con los objetivos estratégicos de la organización.
Los programas, se agrupan en un portafolio y
comprenden subprogramas, proyectos, que se
gestionan de forma coordinada para contribuir a
los objetivos del portafolio.
Fuente: PMI®-PMBOK® 6ta. Edición 2017
Si bien la dirección de portafolios, la dirección de
programas y la dirección de proyectos se alinean
bajo las estrategias organizacionales, cada una
lo hace de una forma diferente. La dirección de
portafolios, se alinea con los objetivos estratégicos
de la organización, seleccionando y priorizando,
programas y/o proyectos necesarios para el
cumplimiento del mismo y a su vez apropia los
recursos suficientes para llevarlo a cabo. La
dirección de programas adecúa sus proyectos y
componentes y controla las interdependencias,
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La organización que planifica sus proyectos puede
establecer prioridades, teniendo en cuenta los
riesgos, la financiación y otras consideraciones,
relativas al cumplimiento del plan estratégico,
basados principalmente en categorías de riesgo
y líneas de negocio. La figura 1.1, presenta las
interrelaciones, entre la dirección de proyectos, la
dirección de programas y la dirección de portafolios.
que permitan lograr los beneficios requeridos.
La dirección de proyectos desarrolla implementa
planes para lograr el alcance determinado, dado
por los objetivos del programa o del portafolio al
cual está vinculado los cuales están orientados por
las estrategias organizacionales.
En la tabla 1.1, se presenta la comparación,
entre la dirección de proyectos, los programas y
portafolios, a través de diferentes dimensiones de
la organización:
Proyectos, Programas y Portafolios

Tabla 1-1. Presentación Comparativa de la Dirección de Proyectos, la Dirección de Programas y la Dirección de Portafolios.

Dirección Organizacional de Proyectos

Proyectos Programas Portafolios

Los proyectos tienen

objetos definidos. El
alcance se elabora
Alcance
progresivamente a lo
largo del ciclo de vida
del proyecto.
Los programas tienen Los portafolios tienen un
un alcance mayor y alcance organizacional
proporcionan beneficios que varía en función de
más significativos. los objetivos de la misma.

Los directores de
Los directores de
programas prevén Los directores de
proyecto prevén
cambios, que podrán portafolios crean y
cambios e implementan
surgir tanto a nivel mantienen los procesos
Costo procesos para
interno como a nivel y la comunicación
mantener dichos
externo al programa, y necesaria relacionada
cambios administrados
están preparados para con el portafolio global.
y controlados.
gestionarlos.

Los directores de
Los directores de
programa desarrollan Los directores de
proyecto transforman
el plan general del portafolios crean y
progresivamente la
programa y crean mantienen los procesos
Planificación información de alto nivel
planes de alto nivel para y la comunicación
en planes detallados a
guiar la planificación necesaria relacionada
lo largo del ciclo de vida
detallada a nivel de los con el portafolio global.
del proyecto.
componentes.

Los directores de
Los directores de portafolios pueden dirigir
Los directores de
programa dirigen al o coordinar al personal de
proyecto dirigen al
personal del programa dirección de portafolios o
Dirección equipo del proyecto de
y a los directores de de programas y proyectos
modo que se cumplan
proyecto; brindan visión que tuviera responsabilidad
los objetivos del mismo.
y liderazgo global. de informar al portafolio
global.

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GERENCIA DE PROYECTOS

Proyectos Programas Portafolios

El éxito se mide por la
calidad del producto y del El éxito se mide por El éxito se mide en
proyecto, la oportunidad, el grado en que el términos del rendimiento
Éxito el cumplimiento del programa satisface las de la inversión global
presupuesto y el grado necesidades y beneficios y de la obtención de
de satisfacción del que le dieron origen. beneficios del portafolio.
cliente.

Los directores de
Los directores de programa monitorean
Los directores de
proyecto monitorean el progreso de los
portafolios monitorean
y controlan el trabajo componentes del
los cambios estratégicos
realizado para obtener programa con el fin
Monitoreo y la asignación global de
los productos, servicios de asegurar que se
recursos, los resultados
o resultados para los cumplan los objetivos
de desempeño y el riesgo
cuales el proyecto fue globales, cronogramas,
del portafolio.
emprendido. presupuesto y
beneficios del mismo.

Fuente PMI-PMBOK 5ta Edición. 2013

Según el PMBOK®, la Dirección de proyectos, Un ejemplo de dirección de portafolio, una

es la aplicación de conocimientos, habilidades, compañía de infraestructura que tiene objetivo
herramientas y técnicas a las actividades del estratégico maximizar el rendimiento de sus
proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. inversiones, puede incluir en un portafolio una
Se logra aplicando e integrando Los cinco grupos combinación de proyectos en el ámbito de
de procesos y las áreas del conocimiento. Incluye: petróleo, gas, energía, agua, vías terrestres férreas
y aeropuertos. A partir de allí, puede gestionar
La identificación de requisitos, necesidades, los proyectos relacionados, con único programa.
inquietudes y expectativas de los grupos de interés Todos los proyectos energéticos, podrían ser
durante todo el proyecto establece y mantiene una agrupados en un programa de energía. Lo mismo
comunicación activa con las partes interesadas, que hídricos.
establece el alcance, la calidad, la planificación, el
presupuesto, los recursos y los riesgos entre otros. Para gestionar y administrar portafolios programas
y proyectos, se creó la Oficina de Dirección de
Un ejemplo de dirección de programas sería un Proyectos(PMO). Según el PMBOK®, la PMO es
nuevo proyecto de comunicaciones vía satélite, una estructura de gestión, que se encarga de
con proyectos para el diseño, construcción del estandarizar, los procesos de gobierno, relacionados
satélite estaciones terrestres, la integración del con el proyecto y hace más fácil compartir recursos,
sistema Y el lanzamiento del satélite. metodologías, herramientas y técnicas.

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Proyectos, Programas y Portafolios

López (2011), la define como una estructura
organizacional, que asiste a la gerencia de proyectos
y a la empresa, en el logro de los objetivos de negocio,
tecnológicos Y financieros proporcionando soporte
en la iniciación, planeación, monitoreo, control y
cierre de los proyectos.
Hill (2008), señala que la oficina de gestión de
proyectos (PMO), es un integrador empresarial,
que ayuda a alinear a las personas, a los procesos
y a las herramientas que gestionan o influencia en
el desempeño de los proyectos en la organización.
Gartner Group (2005), indica que una PMO, es un
departamento que define y mantiene estándares
de proceso, generalmente relacionados con la
gestión de proyectos, dentro de una organización.
Existen diferentes tipos de oficinas de PMO, que
presentan estructuras diferentes, según lo señala
Amaya (2013):
▶▶ Modelo Morgan Franklin®: Táctica,
Operacional, Estratégica
▶▶ Modelo Gartner Group®: Ligero, Coach,
organizacional
▶▶ Modelo John Reiling®: Apoyo, Control, Directivo
▶▶ Modelo Kent Crawford®: Proyectos, Negocios,
Estratégica
▶▶ Modelo De William Casey Y Wendy Peck®:
Metereológica, Control, Recursos
▶▶ Modelo Escuela Colombiana De Ingeniería®:
Administrativa, Consultiva, Estratégica ejecutiva

Para medir la gestión de una PMO, Se establecen INICIACIÓN PLANIFICACIÓN

modelos de madurez. Un modelo de madurez tiene
como que objetivo, permitirle a la organización,
reconocer cuáles son sus prácticas de gestión de
proyectos, comparar su implementación con sus
pares de negocios, y tener una medida de avance en
su proceso de mejoramiento (Cooke-Davis, 2002).

El Project Management Institute-PMI (2008),

desarrollo para tal fin el estándar denominado
OPM3, que le permite a la organización conocer y
desarrollar su madurez en la gerencia de proyectos, EJECUCIÓN SEGUIMIENTO
programas y portafolios, basándose en las mejores
prácticas que pueden ser aplicadas. Consta de
tres fases, conocimiento, evaluación, mejoras.

A manera de conclusión, según Colón (2013),

establece que para implementar una PMO,
se Debe contar con lo siguiente: 1. Cultura
organizacional. 2. Madurez de la organización en
gerencia de proyectos. 3. Objetivos estratégicos
organizacionales. 4. Un patrocinador con poder
CIERRE
y comprometido con el proyecto. 5. Un plan
metódico, que arroje resultados medibles, claro
y rápidos.