OpenOffice Calc 2 PDF

MODULO DE INDUCCIÓN INFORMÁTICA
Planillas de Cálculo: Calc
celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, de lo contrario los datos
quedarán ocultos.
Para cambiar el tamaño de una fila, acercamos el cursor hasta el margen
derecho, en la zona en la que aparece la numeración de las filas, o bien al margen
superior, donde aparecen las letras que designan las columnas, para cambiar el ancho
de una columna. A continuación situamos el cursor en la unión de dos filas o dos
columnas hasta que cambie de apariencia, adoptando la de una flecha doble. Luego
presionamos sin soltar el botón del mouse y arrastramos hasta el alto de fila o ancho
de columna que desee.
Si conoce el valor exacto de la altura de la fila o del ancho de la columna, en el
menú Formato, elegimos el comando Fila o columna y en el siguiente menú
desplegable Altura... o Ancho ... Tras esto aparecerá un cuadro de dialogo que pide el
valor de la altura de la fila o el ancho de columna según corresponda.
Cuando comenzamos a trabajar con una hoja nueva, todas las filas y columnas
poseen el mismo ancho y alto predefinido. Este valor puede ser configurado según sea
nuestra necesidad, de modo que al crear una nueva hoja todas las celdas tengan el
ancho y alto previamente definido. También se puede realizar este cambio una vez
que hayamos introducido datos en la hoja de cálculo, en este caso el cambio afectará
a todas las celdas que no hayan sido ajustadas previamente.
Para establecer el ancho (columna) o alto óptimo (fila), accedemos al menú
Formato y seleccionamos el comando Columnas o bien Filas, eligiendo posteriormente
Ancho Óptimo ... o bien Alto Óptimo ...,según corresponda.
4.3 Ocultar y mostrar filas o columnas
OpenOffice Calc permite ocultar filas o columnas, de modo que, aunque

existan, pueden que no estén visibles en la hoja. Para ocultar una fila o columna
debemos seleccionarla y luego desde el menú Formato, seleccionar Fila o Columna y
elegimos Ocultar.
Si alguna celda de esa fila o columna contiene algún dato que se usa en otro
lugar de la hoja, ese dato seguirá existiendo.
Para mostrar una fila o columna que se encuentra oculta, en primer lugar
seleccionamos las filas o columnas anterior y posterior a la que se encuentra oculta, y
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luego accedemos al menú Formato, y seleccionamos el comando Filas o Columnas y

elegimos Mostrar.
4.4 Proteger celdas
Para proteger una o varias celdas de posibles modificaciones, seleccionamos

Atributos de celda desde el menú Formato Celda y allí accedemos a la sección
Protección de celda, en esta sección disponemos de distintas opciones para proteger
los datos de celdas y columnas seleccionadas.
Para convertir un área de celdas no protegida en un área protegida desde esta

ventana, realizamos lo siguiente:
• Seleccionamos las celdas.
• A continuación seleccionamos la casilla de verificación Protegido.
• Para terminar, abrimos el menú Herramientas Proteger documento Hoja
de cálculo.
El área que anteriormente podía editarse está ahora protegida. La protección

de la hoja afecta también al menú contextual de las pestañas de hoja situadas en la
parte inferior de la pantalla. No será posible seleccionar las órdenes Borrar y
Desplazar/copiar.
5 Capítulo 5 - Uso de fórmulas y funciones
5.1 Barra de fórmulas
En las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir distintos tipos de datos

y también fórmulas. Cuando se introducen datos en una celda estos datos aparecen
en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como se muestra a continuación:
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Para ingresar una fórmula debemos escribir como primer carácter de la celda
un signo igual ("="), lo que siga a continuación de ese signo, debe ser una expresión
matemática válida, ya sea formada a partir de las operaciones básicas (+,,/,x) o de
funciones.
Dentro de la barra de fórmulas existen 3 iconos:
• Piloto automático de funciones: Este icono activa el asistente para
funciones, que le permite utilizar funciones matemáticas de diferente
índole dentro de la hoja de cálculo.
• Aplicar: Es el botón con la marca de verificar verde de la barra de
fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la
celda.
• Rechazar: Este icono restaura el contenido de la celda a su valor inicial.
De este modo no se introducen los datos y la celda mantendrá el valor
anterior.
5.2 Función para calcular el promedio
La función promedio resulta de gran utilidad a la hora de calcular la media

aritmética de una serie de números (por ejemplo las notas de una asignatura).
Tal como muestra la siguiente imagen, la función se introduce del siguiente
modo: =PROMEDIO(n1;n2;…n). El rango de datos que va entre los paréntesis, y sobre
el que se va a calcular el promedio (parámetros), son ingresados automáticamente al
seleccionarlos con el ratón.
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Siempre que utilice fórmulas y funciones puede introducir los valores absolutos,
es decir, no hacer referencia a las celdas, pero con esto estaría perdiendo flexibilidad
a la hora de utilizar la hoja de cálculo.
5.3 Función para calcular mínimos, máximos y contar
OpenOffice Calc permite, de una forma automática, hacer varios cálculos

estadísticos sobre los datos de los que dispone, así por ejemplo, se pueden utilizar las
siguientes funciones:
• Máximo. Calcula el valor más alto dentro de una lista de datos
numéricos. Su sintaxis es la siguiente: =MÁX(Núm1; Núm2;…) Puede
pasarle como argumento a esta función una lista de números, la
referencia a celdas o un rango, y devolverá el valor más alto.
• Mínimo. Sirve para lo contrario que la función anterior. Da como
resultado el número menor de una serie. =MÍN(Núm1;Núm2;…) Puede
pasarle como argumento a esta función una lista de números, la
referencia a celdas o un rango, y devolverá el valor más bajo.
• Contar. Esta función entrega la cantidad de números que contiene un
rango. Es importante recordar a la hora de utilizar esta función que
SOLO tiene en cuenta las celdas que contienen números, ya que, de
contener texto u otro tipo de datos las pasa por alto. =CONTAR(Valor1;
Valor2;…)
5.4 Funciones anidadas
Es posible introducir una función dentro de otra y utilizar el valor resultante de

una función como parámetro de otra. El orden de preeminencia por el que se llevarían
a cabo los cálculos sería de dentro hacia fuera, el más anidado sería el que primero se
calcularía, y la primera de las funciones la última.
A continuación se muestra un ejemplo en el que se anidan dos funciones, la de
suma y la de promedio. El objeto de esta fórmula es sumar un rango de celdas y a la
propia suma añadirle además el promedio de este rango:
=SUMA(PROMEDIO(A1:A10);A1:A11).
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En primer lugar se resuelve el promedio del rango y a continuación se le suma

el rango.
6 Capítulo 6 – Llenado automático
6.1 Botón de Llenado
Hay una alternativa a tener que copiar y pegar las fórmulas celda por celda.
En muchas ocasiones nos encontraremos ante una hoja de cálculo en la que
se necesitará realizar una operación semejante en una serie de celdas. Esto se podría
hacer de varias formas, como por ejemplo, introduciendo nuevamente los datos para
cada celda o utilizando la opción copiar y pegar por cada una de las celdas.
Pero Calc dispone de una utilidad que facilita en gran medida este trabajo
denominada Llenado automático, que básicamente realizará un copia-pega en varias
celdas contiguas de forma automática y en todas las celdas simultáneamente. Veamos
seguidamente como se llevaría a cabo, para lo que vamos a utilizar como ejemplo la
columna de los beneficios de la hoja de cálculo que se muestra a continuación:
En esta ocasión vamos a calcular la columna los beneficios de cada una de las
secciones del supermercado. Para ello, le tenemos que restar a los Ingresos los
Gastos totales. La fórmula sería la siguiente: =B7-D7. Necesitamos aplicar la misma
fórmula en el resto de las celdas de los beneficios. Para ello podríamos, como hemos
aprendido en el anterior capítulo, copiar y pegar el contenido de la celda E 7 en el
resto.
Pero en esta ocasión vamos a utilizar el Llenado automático. El botón de
llenado automático aparece en la esquina inferior derecha de la celda activa:
Para utilizar el llenado automático de las celdas inferiores, dirigimos el cursor

hacia el botón de llenado de la celda E7, al situarse justo encima, el botón cambia de
forma y se convierte en una cruz
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En este momento arrastramos (hacemos clic con el botón izquierdo del ratón
sin soltarlo, lo desplazamos) hasta abarcar el rango de celdas que queremos llenar.
Aparecerá un borde que marca las celdas que van a ser rellenadas, tal y como
aparece en la imagen anterior. Al soltar el ratón aparecerán en cada una de las celdas
los valores resultantes.
Comprobamos que Calc ha ajustado automáticamente la fórmula de la celda F7
al resto de las celdas, de este modo, la fórmula que aparecía en E7, =B7-D7, ha
pasado a ser =B8+D8 en la celda E8 y =B9+D9 en la E9.
6.2 Comando Rellenar
Veremos otra forma de utilizar el llenado automático.

El proceso visto anteriormente de llenado automático haciendo uso del botón
que aparece en la celda, puede ser llevado a cabo utilizando un comando habilitado a
tal fin. Para ello seguiremos los siguientes pasos:
En primer lugar seleccionamos el rango de celdas que se va a llenar, y siendo
la primera de las celdas aquella que contiene la fórmula.
A continuación seleccionamos el comando Rellenar, Hacia abajo del menú
Editar.
En los ejemplos vistos hasta ahora hemos utilizado el llenado hacia abajo, pero
se puede llenar en cualquier dirección, bien arrastrando el botón de llenado o bien
mediante las diversas opciones del comando Rellenar.
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6.3 Series
En esta ocasión llenaremos el rango utilizando el teclado.

Otro de los procesos comunes que se suelen llevar a cabo en las hojas
de cálculo es el llenado de series de datos, como por ejemplo: meses, días de
la semana, años,...
Este tipo de procesos se pueden llevar a cabo de forma automática utilizando
la técnica de autorrellenado.
Si escribimos en una celda 2000 y en una celda contigua 2001, seleccionamos
ambas celdas y arrastramos el botón de llenado (que en este caso pertenecerá a las
dos celdas), Calc llenará automáticamente las celdas con 2002, 2003, 2004,...
Lo que hace Calc es estimar los datos con los que debe llenar las celdas a
partir de las dos primeras.
Si pusiéramos 1/6/2001 en una celda y 1/7/2001 en la siguiente, al marcar
ambas celdas y arrastrar el botón de llenado, Calc completa con 1/8/2001, 1/9/2001,
1/10/2001,...
Se pueden realizar diversas pruebas para comprobar como Calc estima el resto
de datos.
Listas
Hemos visto que proporcionando a Calc el valor de las dos primeras celdas, él
intuye el contenido del resto de datos en la zona de relleno.
Pero a veces puede que la lista de datos con los que deseemos rellenar algún
rango de nuestra hoja de cálculo, no sean intuitivos. Imaginemos un almacén de fruta,
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que posee una lista con los productos que comercializa, y que suele utilizar bastante a
menudo. Podría ser por ejemplo:
• Manzana
• Plátano
• Melocotón
• Naranja
• Uva
• Kiwi
• ...
Si colocamos en Calc en una celda Manzana y en la contigua Plátano, las
marcamos y arrastramos el botón de llenado, Calc lo único que hace es copiar estas
dos palabras a lo largo de las celdas.
Podemos conseguir que, colocando la primera de las palabras, Manzana en
este caso, y arrastrando el botón de llenado de esta celda, Calc automáticamente
complete la lista.
Para esto, tendremos que acceder al menú Herramientas y seleccionar el
comando Opciones. En el cuadro de diálogo que aparece elegir hoja de cálculo y
dentro de ésta Listas de clasificación
Una vez aquí, tenemos dos opciones:

• Podemos hacer clic en el botón Nuevo e introducir la lista en Entradas,
dando al Intro después de cada uno de los elementos, y finalmente
pulsando Añadir.
• La otra opción es para cuando en la hoja de cálculo ya se encuentra la
lista de elementos. En este caso, si tenemos la lista de elementos
seleccionada no hay más que hacer clic en Copiar, y los elementos
seleccionados pasarán a formar una lista.
A partir de este momento, al introducir en una celda alguno de los elementos
de la lista, si arrastramos el botón de llenado de esa celda, Calc automáticamente
rellenará el resto de las casillas con los siguientes nombres de la lista.
7 Capítulo 7 - Crear gráficos
7.1 Pasos a seguir en la creación de gráficos
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Para crear un gráfico con OpenOffice Calc, debemos seguir los pasos que se
describen a continuación:
Paso 1. Marcar el área que contiene los datos que se van representar en un
gráfico.
Paso 2. En la barra de menú elegimos Insertar y luego Diagrama...
Paso 3. Se abrirá la ventana AutoFormato diagrama.
En esta ventana encontramos una serie de opciones:

• Área. En este campo se introduce el rango de datos que se
representará gráficamente. Si ha seleccionado previamente el área de
datos, este campo ya aparecerá relleno.
• Primera fila como título. La primera fila de la selección servirá como
etiqueta del rango de datos.
• Primera columna como título. Utiliza los datos de la columna de la
izquierda de la selección como etiquetas para el área de datos.
• Resultados en la tabla. Aquí se especifica dónde desea situar el
diagrama. Puede elegir entre cualquiera de las hojas que ya contiene la
hoja de cálculo o bien en una hoja nueva.
Paso 4. Luego pulsamos Avanzar y pasaremos a la siguiente ventana, donde
debemos elegir el tipo de diagrama.
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• Representar texto en previsualización. Muestra los textos que

acompañan al diagrama, como leyendas, encabezamientos y títulos de
ejes.
• Datos en. En este campo se selecciona si queremos la representación
de la serie de datos organizados en filas o columnas.
• Seleccionamos un tipo de diagrama, el que deseamos crear.
Paso 5. Pulsamos el botón Avanzar y se mostrarán una serie de posibilidades

“extras” en cuanto a la presentación del tipo de diagrama que hemos elegido en el
paso anterior.
Paso 6. Pulsamos Avanzar para llegar al último paso de la creación de un

gráfico.
En este punto podemos poner título a determinadas áreas del diagrama:

• Título de diagrama. Este será el título genérico para todo el diagrama.
• Leyenda. Debemos marcar la casilla de verificación si deseamos que
aparezca la leyenda acompañando al gráfico.
• Previsualización. Ofrece una vista previa del tipo de diagrama
seleccionado.
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• Mostrar los objetos de texto en previsualización. Muestra objetos de

texto, como leyendas, encabezamientos y títulos de ejes en la
previsualización.
• Series de datos en. En este campo se selecciona si quiere la
representación de la serie de datos organizados en filas o columnas.
• Título de eje. En los siguientes campos podemos dar los títulos a cada
uno de los ejes del diagrama.
• Eje X. Etiqueta del eje horizontal.
• Eje Y. Etiqueta para el eje vertical.
• Eje Z. Etiqueta para el eje z. Esta opción sólo estará disponible se eligió
previamente un diagrama tridimensional.
Paso 7. El último paso será pulsar el botón Crear, con ello el diagrama
aparecerá en la hoja que hayamos seleccionado.
Una vez creado el diagrama, podremos modificar la apariencia del gráfico. Para
ello lo seleccionamos y luego hacemos doble clic sobre él o presionamos el botón
derecho del mouse sobre el área del gráfico, y selccioamos Editar desde el menú
contextual. Con esto el diagrama estará en modo de edición, y podremos seleccionar
las propiedades de cualquiera de sus componentes (barras, líneas, área, leyenda, eje
x, eje y, etc.) haciendo doble clic sobre ellas, con lo cual se abrirá una ventana que
dependerá del componente del gráfico que haya seleccionado como se muestra a
continuación:
8 Capítulo 8 - Insertar imágenes y símbolos
8.1 Insertar una imagen
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Para insertar una imagen de un archivo situado en alguna carpeta de su

espacio de trabajo, lo primero que debemos hacer es situarnos en la parte de la hoja
de cálculo en la que queremos insertar dicha imagen, y a continuación ir al menú
Insertar, seleccionar el submenú Imagen, y luego la opción De archivo.
En este cuadro de diálogo hay dos casillas que aparecen en la parte inferior:
Vincular y Previsualización. La casilla Previsualización sirve para visualizar la imagen
a insertar y la casilla Vincular, permite mantener actualizada la imagen insertada, de
no marcarla, cualquier modificación en el archivo de imagen origen no se verá
reflejada en la hoja de cálculo en la que hemos insertado la imagen.
8.2 Insertar símbolos
En muchos casos podemos necesitar añadir en nuestra hoja de cálculo

caracteres que no están en el teclado (llamados caracteres especiales), como pueden
ser el símbolo de “copyright” (©). Para ello, en la barra de menú hacemos clic en
Insertar y luego elegimos Símbolo. Se abrirá la siguiente ventana.
Desde esta ventana se pueden modificar las siguientes opciones:
• Fuente. Seleccionamos una fuente para mostrar los caracteres

especiales que lleva asociada.
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• Área. Seleccionamos una categoría para la fuente actual. Los símbolos

para la categoría seleccionada se muestran en la tabla de caracteres.
• Campo para selección de carácter. Hacemos clic sobre los caracteres
especiales que deseamos insertar y, para finalizar, clic en Aceptar.
8.3 Configurar anclaje y alineación
Cuando se ancla una imagen aparece la imagen de un ancla en la esquina

superior izquierda de la celda a la que se ancla la imagen. Cuando se inserta más de
una imagen en una hoja de cálculo, se debe procurar que de alguna forma queden a la
misma altura o guarden una cierta coherencia.
Para lograr esto, seleccionamos las imágenes que queramos organizar y, en la
última opción de la barra de objetos gráficos, definimos una de las opciones de
alineación (izquierda, derecha, centrado vertical, etc). De esta forma, todas las
imágenes toman la misma alineación.
8.4 Cambiar el tamaño de una imagen
Para cambiar el tamaño de una imagen una vez insertada en la hoja de cálculo,
debemos seleccionarla y luego hacemos clic en el botón derecho del ratón sobre ella y
elegimos la opción Posición y tamaño… Con esto se abre la ventana que se muestra .
Dentro de esta ventana de diálogo, en la pestaña Tamaño, podemos introducir

los parámetros del alto y ancho deseado para la imagen. Si queremos evitar que ésta
se deforme (se estire o se ensanche perdiendo resolución) debemos activar la opción
Igualar, con lo que siempre se mantendrán las proporciones.
Para hacer el ajuste de tamaño aún con más precisión dentro de la hoja de
cálculo podemos indicar a OpenOffice Calc desde donde queremos que se agrande la
imagen: desde el centro, desde uno de los vértices o desde el centro de uno de los
lados.
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También se puede cambiar el tamaño de la imagen haciendo clic sobre alguno

de los cuadrados verdes que aparecen al seleccionar la imagen haciendo clic con el
mouse y luego lo arrastramos.
8.5 Modificar las propiedades de una imagen
Con la barra de objetos gráficos de la barra de herramientas, podemos realizar

una serie de operaciones sobre la imagen insertada en la hoja de cálculo.
En esta barra disponemos, por ejemplo, de una herramienta de Filtro que nos
permitirá aplicar distintos efectos sobre la imagen seleccionada, consiguiendo con
ellos dar un aspecto distinto al que la imagen mostraba inicialmente. Algunos filtros
disponibles son: Invertir, suavizar, aumentar nitidez, eliminar interferencias.
Además, en la barra de objetos gráficos encontraremos un desplegable con las
opciones de Escala de grises, Blanco y negro o Marca de agua. Las otras opciones
afectan a las proporciones de los colores rojo, verde y azul. Brillo y contraste, Permiten
jugar con la luminosidad/oscuridad de la imagen, en el caso del brillo, y con el realce
del color en el contraste. Por último, las opciones de gamma y transparencia sirven
para trabajar con la opacidad (gamma) y la transparencia.
9 Capítulo 9 - Herramientas
9.1 Ordenar datos
Una de las operaciones de cálculo básico es la ordenación de una serie

numérica o alfanumérica. Como es de esperar OpenOffice Calc incorpora funciones
específicas de ordenación de datos. Estas se encuentran en la barra de herramientas
en dos iconos: Ordenación ascendente (A Z), que ordena los datos de menor a mayor,
y Ordenación descendente (Z A), que ordena los datos de mayor a menor.
Para utilizar estas funciones marcamos la columna o área de datos en la
columna que queramos ordenar y luego pulsamos el icono de ordenación ascendente
o descendente.
Ahora, si necesitamos ordenar un grupo de datos por distintos criterios, en
primer lugar debemos definir el área de datos que vamos ordenar. En Calc esta
operación se conoce como “Definir área de base de datos”, y puede realizarse desde
la barra de menú Datos, opción Definir área. Con esto se abrirá la siguiente ventana.
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Esta ventana pedirá:

• Nombre que deseamos darle al área sobre la que trabajaremos.
• Rango de celdas que abarcan los datos. Para seleccionar un rango pulsamos
el icono y marcamos las celdas del rango, una vez hecha la selección
volvemos a pulsar el icono.
• Para finalizar hacemos clic en “Aceptar” y con esto hemos definido el área de
base de datos.
Desde el menú Datos, opción Seleccionar área, podremos acceder a cualquier
de las áreas de base de datos definidas sin necesidad de volver a marcar el rango de
celdas sobre el que vayamos a trabajar.
Al elegir la opción de Seleccionar área se muestra una ventana con la lista de
las diferentes áreas de base de datos que previamente hayamos definido. Hacemos
clic sobre el nombre del área con la cual vayamos a operar y pulsamos Aceptar. Con
esto el rango de celdas correspondiente a esa área quedará resaltado.
Una vez seleccionada el área ya podemos ordenar los datos, para ello seguimos los
pasos en la barra de menú Datos, opción Ordenar
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En la ventana de Ordenar se nos pide definir los siguientes parámetros:

• Ordenar según. Se selecciona la columna que deseamos utilizar como
criterio de orden principal, es decir, la columna por la que se empezará
a ordenar.
• Ascendente. Ordena la selección del valor mínimo al máximo, es decir,
de la A a la Z o del 0 al 9.
• Descendente. Ordena la selección del valor máximo al mínimo, es decir,
de la Z a la A o del 9 al 0.
• Después según. Se selecciona la columna que quiere que se utilice
como criterio de orden secundario. Este dato es opcional.
Cuando ordenamos a partir de una columna se reorganizan las filas que hemos
indicado como criterio y también sus adyacentes, manteniendo con ello la coherencia
de la información en la hoja de cálculo.
9.2 Uso de filtros
La herramienta de AutoFiltro inserta, en una o más columnas de datos, una

lista desplegable con todos los datos distintos que se presenten en cada columna, y
permite seleccionar uno de esos valores como criterio de búsqueda para mostrar sólo
las filas que se ajusten a ese valor y ocultar las demás.
Para aplicar filtro automático, primero seleccionamos las columnas en las que
estén los datos que queremos filtrar. Luego, en el menú Datos, seleccionamos Filtro y
desde allí AutoFiltro. Finalmente, para filtrar pulsamos en la flecha desplegable del
encabezado de la columna y elegimos el elemento por el que queremos filtrar.
Cuando hayamos hecho la selección en el desplegable, sólo aparecerán las
filas cuyo contenido coincida con el del filtro. El resto de las filas permanecerán
ocultas.
Si queremos volver a mostrar todas las filas, pulsamos la flecha de filtrado en la
columna o columnas que hayamos seleccionado previamente y elija la opción todo.
Para dejar de utilizar el AutoFiltro seleccionamos de nuevo las columnas a las que
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inicialmente le aplicó la opción de Filtro, luego vaya nuevamente al menú Datos Filtro
Filtro automático.
El Filtro predeterminado permite aplicar otras condiciones al filtrado de filas.
Para aplicar el filtro predeterminado a una hoja de cálculo seleccionamos las columnas
que contengan las filas cuyos datos queremos filtrar, elegimos en el menú Datos,
submenú Filtro, opción Filtro predeterminado… Con esto se presentará la siguiente
ventana.
En la ventana de Filtro predeterminado debemos completar los siguientes

campos:
• Nombre del campo. Se refiere al valor de la primera fila. Al aplicar un
filtro toma este valor como el nombre de referencia a la columna.
• Condición. Establece el criterio sobre el que hará el filtrado.
• Valor. En este campo debemos elegir uno de los valores que aparecen
en cualquiera de las filas comprendidas en la columna seleccionada.
Este será el término con el que se hará la comparación establecida en
el campo de Condición.
• Vínculo. Cuando se utilizan filtros en OpenOffice Calc no está limitado a
una sola columna, sino que puede utilizar más de una. En ese caso
puede vincular un criterio con otro. Es decir, utilizar un criterio de filtro
para la primera columna y otro para la segunda.
Para aplicar el filtro predeterminado sólo resta pulsar el botón “Aceptar”.
9.3 Buscar y reemplazar texto
Para buscar o reemplazar texto, debemos ir al menú Editar, y selecionar

Buscar y Reemplazar, con lo que aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
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Una vez abierto este cuadro de diálogo, se ingresa el texto a buscar en el

recuadro Buscar. A continuación pulsamos el botón Buscar y el proceso habrá
comenzado. Si queremos buscar de una vez toda esta cadena en la hoja de cálculo,
pulsamos entonces en Buscar todo.
Ya buscada la cadena de caracteres tendremos la opción de cambiarla por
otra. Para ello escribimos en el cuadro de texto Reemplazar por los caracteres por los
que quiere cambiarlo y pulsamos el botón Reemplazar para que tenga lugar el cambio.
Para que el cambio afecte a todas las celdas que coincidan en la hoja de cálculo,
pulsamos entonces en Reemplazar todo.
9.4 Corrección Ortográfica
Es muy común mientras tecleamos el introducir alguna errata sin darnos cuenta
así como pasar por alto alguna que otra cuando revisamos visualmente el texto. Es por
esto que, finalizado el trabajo sería conveniente pasar el corrector ortográfico para que
nos revise todo el documento y nos aseguremos de que efectivamente está todo
correcto.
Para pasar el corrector sólo hemos de dirigirnos al menú Herramientas /
Revisión Ortográfica, pulsar el botón Revisión ortográfica de la barra de herramientas
o la tecla F7. Recordar que el cuadro de diálogo Revisión ortográfica aparece
únicamente cuando el revisor ortográfico encuentra un error.
Calc puede detectar y corregir algunos de los errores ortográficos que se hayan
cometido en el texto, pero no todos: no detectará como errónea una palabra escrita
correctamente aunque semánticamente no sea correcta. Por ejemplo, en la expresión
"la baca ha dejado de pastar", el revisor entenderá que es correcta ya que la palabra
en cuestión tiene dos acepciones (vaca/baca) y, aunque no se encuentra en el
contexto adecuado, ortográficamente está bien escrita. Lo mismo sucede con palabras
que se escriben igual pero con o sin acentos.
A continuación Calc comparará cada palabra del documento con las contenidas
en su diccionario. Cuando detecta alguna palabra que no coincide o que no existe abre
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un cuadro de diálogo donde nos ofrece la posibilidad cambiarla, eliminarla, ignorarla o

incluirla dentro del diccionario. Veamos cómo se realiza el proceso paso a paso:
Al abrirse el cuadro, aparecerá escrita la palabra errónea en Original y justo

debajo la misma palabra donde podemos modificarla manualmente haciendo clic sobre
ella. Sin embargo, antes de cambiar nada el corrector nos sugerirá un listado de
términos donde elegir por cuál queremos cambiarla. Seleccionamos el que nos
interese y luego hacemos clic en Reemplazar. Si, en su lugar, pulsamos en
Reemplazar siempre, estamos obligando a que el cambio se realice en todos los
demás casos en que aparezca la palabra, sin más consultas. Tanto si la cambiamos
manualmente como si optamos por las sugerencias el siguiente paso es pulsar en
Reemplazar o Reemplazar siempre.
Para volver a insertar rápidamente la palabra original en el cuadro Palabra, solo
hay que pulsar en la palabra en el área Original de la parte superior del diálogo o
pulsar Alt+O.
Si no queremos que nos corrija la palabra simplemente pulsamos en Ignorar.
Del mismo modo, la opción de Ignorar siempre no nos volverá a avisar en el texto y
por tanto no la corregirá.
Si optamos por la opción de Incluir nos agregará el término al diccionario
personal y lo usará como criterio de corrección para las sucesivas veces en que
usemos la revisión ortográfica, mostrándola cuando sea necesario como Sugerencia.
Hay que tener cuidado con las palabras que se introducen en el diccionario ya
que, una vez incluidas, el programa las considerará siempre válidas.
Seleccionada cualquiera de estas opciones, el corrector continuará con la
revisión hasta el siguiente término, y así sucesivamente hasta que finalice el
documento.
La revisión comienza siempre desde el punto de inserción del cursor hasta el
final del documento, dándonos la opción al final de revisar la parte que queda, es
decir, desde el principio del documento hasta donde se encuentra el cursor.
Si activamos la opción Retroceder la revisión la realizará desde el punto de
inserción del cursor hasta el principio del documento.
Si observas, justo al lado del cuadro de texto donde nos aparece la palabra
errónea tienes un símbolo exactamente igual al de la barra de herramientas de
Revisión ortográfica. Se trata de Revisar palabra, y sirve para volver a revisar la
ortografía de la palabra situada en el cuadro de texto en el resto de los diccionarios
que Calc tenga instalados.
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Una vez finalizada nuestra revisión del documento, o si queremos dejar de

revisarlo, pulsamos en la opción Cerrar.
9.5 Revisión Automática

A veces nos resulta más cómodo que nos indique visualmente de alguna
manera qué palabras considera que son erróneas y cambiar sobre la marcha
únicamente las que nos interesen más que realizar la revisión de todo el texto una vez
terminado, ya que si éste es demasiado amplio nos puede resultar cansino.
OpenOffice Calc tiene una opción que nos avisa nada más terminar de escribir
un término si éste se incluye o no en su diccionario y por lo tanto entiende que es
erróneo. Este aviso es únicamente visual y se indica con una línea ondulada de color
rojo bajo el término en cuestión.
Para activar este modo de revisión tenemos que hacer clic sobre el símbolo
Revisión automática de la barra de herramientas o ir al menú Herramientas / Revisión
ortográfica / Revisión automática.
En el caso de que nos aparezca un término con este subrayado ya sabemos

que Calc entiende que es erróneo. Las alternativas que tenemos para corregirlo son
varias. Siempre podemos borrar y volver a escribir el término de forma correcta o
servirnos de las sugerencias del revisor, haciendo clic con el botón derecho del ratón
sobre el término y optando por una de las siguientes opciones del menú contextual:
Lo primero que nos aparecerá será un listado de palabras por las que nos
sugiere cambiar la errónea. Si nos interesa alguna sólo hemos de hacer clic sobre ella.
Esto mismo es lo que nos aparece como última opción de este menú contextual, en
Corrección automática. Si queremos excluir una palabra o bloque de texto de la
revisión ortográfica porque, por ejemplo, esté en otro idioma, sólo hemos de
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seleccionarla y dirigirnos al menú Formato / Carácter, ficha Fuente. Aquí cambiaremos

el idioma a ninguno.
A continuación tenemos la opción de revisar todo el documento haciendo clic
en Revisión ortográfica. También podemos Incluir el término en los diccionarios
disponibles o no tener en cuenta más este término a lo largo del documento con la
opción de Ignorarlo todo.
Para deshacer rápidamente una sustitución de Corrección automática, pulsa
Control + Z. De este modo también añadimos el término que consideramos correcto a
una lista de Excepciones de Corrección automática.
Si queremos desactivar la opción de Revisión automática solo hemos de volver
a hacer clic sobre el mismo símbolo de la barra de herramientas o en su caso en el
menú Herramientas / Revisión ortográfica / Revisión automática.
9.6 Corrección Automática
Además de revisarnos la ortografía automáticamente mientras escribimos,

también sería posible que nos fuera cambiando y corrigiendo automáticamente los
términos no correctos, e incluso que nos excluyera también de forma automática
términos que no queremos que nos corrija. Todo esto puede personalizarse de forma
que podemos incluir nuevos términos más acordes con el vocabulario usado o
modificar aquellos que cometemos más habitualmente.
Estas opciones se encuentran en el menú Herramientas / Corrección
automática. Verás que en el cuadro de diálogo que se abre tiene varias fichas. En
Reemplazar te muestra el listado de palabras que cambia de forma automática por
otra que considera correcta. Aquí podemos añadir en Abreviatura la palabra que
habitualmente solemos escribir de forma errónea y en Por escribir la palabra correcta.
Dentro de las fichas Opciones podemos activar y/o desactivar aquellas que
más nos interesen, y en la ficha Comillas tipográficas podemos indicar que todas las
comillas que escribas (tanto simples como dobles) se reemplacen automáticamente
por comillas tipográficas correctas.
38
En la ficha Opciones algunas de éstas podemos activarlas para que se aplique

durante la reedición del texto (activando la casilla bajo la columna [R]) o mientras se
está escribiendo (activando la casilla bajo la columna [E]).
10 Capítulo 10 - Imprimir en OpenOffice Calc
10.1 Visualizar el Resultado
Antes de imprimir es importante que pre-visualicemos el resultado de nuestro

documento. La vista preliminar será una representación en pantalla de cómo quedaría
nuestro documento si lo enviásemos a imprimir.
En el menú Archivo, encontramos la opción Vista preliminar. Una vez que
hayamos accedido a la vista preliminar de la forma antes comentada, obtendremos
una ventana del siguiente estilo:
En la parte superior aparecen una serie de botones, cuya utilidad comentamos

a continuación:
• Siguiente: permite ver la siguiente página en la pantalla. Si el
documento posee una sola página o estamos visualizando la ultima
página de un documento de varias, este botón aparecerá desactivado
• Anterior: permite ver la página anterior. Si el documento posee una sola
página o estamos visualizando la primera página de un documento
varias, este botón aparecerá desactivado
• Zoom... : Amplía la vista preliminar
• Ultima página: permite ir a la última página
• Primera página: permite ir a la primera página
• Formato de página: nos permite ver el cuadro de diálogo Formato de
página.
Si pulsamos Ver > Previsualización de salto de página nos mostrará una
ventana con una apariencia como la siguiente
39
En la que aparece como divide Calc la hoja de cálculo entre las diferentes
páginas que se imprimirán. La zona de trazo azul continua delimita el área de
impresión. Podemos comprobar también cómo aparece una marca en el fondo de la
página indicando la página en la que nos encontramos.
La Vista Preliminar nos permite obtener una visión del documento impreso.
10.2 Imprimir una hoja de cálculo
Para imprimir una hoja de cálculo, puede hacerlo desde el cuadro de diálogo
Imprimir, accesible desde el menú Archivo y seleccionando la opción Imprimir (o bien,
presionando las teclas CTRL+P).
Desde este cuadro de dialogo, podemos seleccionar la impresora que vamos a

utilizar, en el caso que tengamos varias impresoras instaladas. En dicho caso, en la
40
lista Nombre aparecerá la impresora que tengamos asignada por defecto, pudiendo
elegir cualquier otra pulsando la lista y seleccionando alguna.
Podemos definir, en las secciones Área de impresión y Copias, qué páginas de
la hoja de cálculo y cuántas copias queremos imprimir (por defecto es una). Aquí
podemos activar la casilla Ordenar, si queremos que se mantenga el orden de páginas
del documento original, o desactiva la casilla si queremos que agrupe cada copia de la
página. En la sección Área de impresión, disponemos de las siguientes opciones:
• Todo: imprime todo el libro, es decir, todas las hojas del libro de trabajo
basándose en el área de impresión definida para cada una de ellas.
• Páginas: imprime el área de impresión definida en cada una de las
hojas seleccionadas.
• Selección: imprime el rango de celdas seleccionadas de las diferentes
hojas. Si las zonas seleccionadas no son adyacentes, cada zona se
imprimirá en una hoja.
El botón Propiedades..., que aparece junto al nombre de la impresora, permitirá

comprobar o modificar la configuración de la misma.
Si presionamos el botón Imprimir archivo directamente, ubicado en la barra de
herramientas, se imprimirá una sola copia utilizando la impresora predeterminada.
41

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MODULO DE INDUCCIÓN INFORMÁTICA

Planillas de Cálculo: Calc

4.3 Ocultar y mostrar filas o columnas

OpenOffice Calc permite ocultar filas o columnas, de modo que, aunque

luego accedemos al menú Formato, y seleccionamos el comando Filas o Columnas y

4.4 Proteger celdas

Para proteger una o varias celdas de posibles modificaciones, seleccionamos

Para convertir un área de celdas no protegida en un área protegida desde esta

El área que anteriormente podía editarse está ahora protegida. La protección

5 Capítulo 5 - Uso de fórmulas y funciones

5.1 Barra de fórmulas

En las celdas de la hoja de cálculo, es posible introducir distintos tipos de datos

5.2 Función para calcular el promedio

La función promedio resulta de gran utilidad a la hora de calcular la media

5.3 Función para calcular mínimos, máximos y contar

OpenOffice Calc permite, de una forma automática, hacer varios cálculos

5.4 Funciones anidadas

Es posible introducir una función dentro de otra y utilizar el valor resultante de

En primer lugar se resuelve el promedio del rango y a continuación se le suma

6 Capítulo 6 – Llenado automático

6.1 Botón de Llenado

Para utilizar el llenado automático de las celdas inferiores, dirigimos el cursor

6.2 Comando Rellenar

Veremos otra forma de utilizar el llenado automático.

En esta ocasión llenaremos el rango utilizando el teclado.

Una vez aquí, tenemos dos opciones:

7 Capítulo 7 - Crear gráficos

7.1 Pasos a seguir en la creación de gráficos

En esta ventana encontramos una serie de opciones:

• Representar texto en previsualización. Muestra los textos que

Paso 5. Pulsamos el botón Avanzar y se mostrarán una serie de posibilidades

Paso 6. Pulsamos Avanzar para llegar al último paso de la creación de un

En este punto podemos poner título a determinadas áreas del diagrama:

• Mostrar los objetos de texto en previsualización. Muestra objetos de

8 Capítulo 8 - Insertar imágenes y símbolos

8.1 Insertar una imagen

Para insertar una imagen de un archivo situado en alguna carpeta de su

8.2 Insertar símbolos

En muchos casos podemos necesitar añadir en nuestra hoja de cálculo

Desde esta ventana se pueden modificar las siguientes opciones:

• Fuente. Seleccionamos una fuente para mostrar los caracteres

• Área. Seleccionamos una categoría para la fuente actual. Los símbolos

8.3 Configurar anclaje y alineación

Cuando se ancla una imagen aparece la imagen de un ancla en la esquina

8.4 Cambiar el tamaño de una imagen

Dentro de esta ventana de diálogo, en la pestaña Tamaño, podemos introducir

También se puede cambiar el tamaño de la imagen haciendo clic sobre alguno

8.5 Modificar las propiedades de una imagen

Con la barra de objetos gráficos de la barra de herramientas, podemos realizar

9.1 Ordenar datos

Una de las operaciones de cálculo básico es la ordenación de una serie

Esta ventana pedirá:

En la ventana de Ordenar se nos pide definir los siguientes parámetros:

9.2 Uso de filtros

La herramienta de AutoFiltro inserta, en una o más columnas de datos, una

En la ventana de Filtro predeterminado debemos completar los siguientes

9.3 Buscar y reemplazar texto

Para buscar o reemplazar texto, debemos ir al menú Editar, y selecionar

Una vez abierto este cuadro de diálogo, se ingresa el texto a buscar en el

9.4 Corrección Ortográfica

un cuadro de diálogo donde nos ofrece la posibilidad cambiarla, eliminarla, ignorarla o

Al abrirse el cuadro, aparecerá escrita la palabra errónea en Original y justo

Una vez finalizada nuestra revisión del documento, o si queremos dejar de