TRABAJO FINAL MEDIO AMBIENTE – AUDITORIAS INTERNAS

COOPERATIVA MULTIACTIVA DE HOGARES DE BIENESTAR

COOHOBIENESTAR-ARMENIA QUINDÍO

SENA AGROINDUSTRIAL
TECNOLOGIA EN GESTION INTEGRADA A LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
ARMENIA, QUINDIO
2015
 TRABAJO FINAL MEDIO AMBIENTE – AUDITORIAS INTERNAS

COOPERATIVA MULTIACTIVA DE HOGARES DE BIENESTAR

COOHOBIENESTAR-ARMENIA QUINDÍO

PRESENTADO A
ING. GABRIEL SANCHEZ ARANGO

SENA AGROINDUSTRIAL
TECNOLOGIA EN GESTION INTEGRADA A LA CALIDAD, MEDIO AMBIENTE
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
ARMENIA, QUINDIO
2015
 INTRODUCCION

En los últimos años se ha evidenciado el gran interés y apoyo por parte de las
empresas de producción en el desarrollo de nuevas técnicas y tecnologías que
contribuyan con la mitigación de los aspectos e impactos ambientales de la
industria mundial.

Por tal motivo la cooperativa de hogares de bienestar familiar “Coohobienestar”, se

interesa en adelantar un programa de auditorías incluidas las ambientales con el
fin de conocer sus procesos, identificar sus falencias y generar oportunidades de
mejora en sus líneas de trabajo.

RESEÑA HISTORICA
La Cooperativa Multiactiva de Hogares de Bienestar, Coohobienestar, cumple 21
años de labores en el Quindío. La entidad cobró vida administrativa en junio de
1994, gracias a la fusión de voluntades de 24 asociaciones de padres de familia
de diferentes comunidades de Armenia, empeñadas en crear una microempresa
alrededor de los programas adelantados por el Instituto Colombiano de Bienestar
Familiar, ICBF. Ese mismo año, luego de su constitución, 17 asociaciones se
convirtieron en compradoras de sus productos.

Su especialización en temas nutricionales y educativos ha sido fundamental para

su sostenibilidad. Su primera gran experiencia la afrontó durante el año 1999, en
días posteriores al terremoto que sacudió el Eje Cafetero. La labor consistió en
cubrir la entrega de los alimentos a todos los hogares del ICBF en el Quindío.

En la actualidad, Coohobienestar maneja en el departamento el programa de

alimentación al escolar y adolescente, la estrategia nacional de primera infancia de
Cero a Siempre y el programa de hogares comunitarios.

El ejercicio ininterrumpido durante 20 años muestra hoy una institución que

genera más de 300 empleos, que hace transacciones comerciales con 110
proveedores, de los cuales el 61% es del Quindío, y que beneficia con sus
programas a cerca de 95 mil niños.

MISION

Coohobienestar, es una cooperativa multiactiva que contribuye en el mejoramiento

de la calidad de vida del asociado, su familia y la comunidad en general, a través
de la administración eficiente de programas sociales, producción de bienes y la
prestación de servicios cooperativos.

VISION
Ser modelo de gestión y desarrollo social, con una administración enmarcada en
la autogestión, el servicio y el mejoramiento continuo de nuestros procesos.

POLITICA AMBIENTAL

La cooperativa coohobienestar consciente de su compromiso social y de su

conservación con el medio ambiente, establece como directriz el uso racional y
eficiente de los recursos naturales, a través del mejoramiento continuo e
innovación de sus procesos, con el propósito de alcanzar el desarrollo sostenible
de la región, cumpliendo con la normatividad legal vigente. Así, para asegurar el
cumplimiento de esta política, la cooperativa COOHOBIENESTAR se compromete
a cumplir los siguientes objetivos:

Implementar y mantener el S.G.A acorde con las necesidades y requerimientos

actuales de la empresa, que permita la mejora continua de las condiciones
ambientales y de la calidad de vida de sus trabajadores.

Mantener y controlar los procesos y actividades operativas de la empresa, a través

de la identificación y establecimiento de los aspectos e impactos ambientales que
se presentan, con el fin de implementar los planes preventivos, correctivos y de
mejora.

Desarrollar programas de manejo integral de residuos (sólidos, líquidos), con el fin

de establecer canales de prevención y mejora que nos permita evolucionar a un
desempeño ambiental.

Cumplir con los requisitos legales en relación con los aspectos ambientales
asociados a los procesos y productos de la Empresa, mediante la adopción u
optimización de tecnologías, técnicas y métodos para reducir, mitigar y controlar
los impactos ambientales significativos generados sobre el ambiente.

Promover y fortalecer la participación y compromiso de toda la comunidad de la

empresa, en el mejoramiento continuo de las condiciones ambientales, a través de
programas de formación y sensibilización que conduzcan a una mejor actuación
frente a nuestro entorno.

RED DE PROCESOS
 Gestión directiva Gestión de la calidad
Clientes Client
necesid es
Procesos de dirección
ades y satisf
expecta acció
tivas n

PROCESOS MICIONALES

GESTION COMERCIAL Y DE CONTRATACION

GESTION DE COMPRAS Y LOGISTICA

GESTION DE PRODUCCION

GESTION DE FINANCIASION

GESTION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS

PROYECTOS DE APOYO

GESTION GESTION DE GESTION DE GESTION

FINANCIERA TALENTO COMUNICASION
LOS
E
Y CONTABLE HUMANO RECURSOS
INFORMACION
 COOPERATIVA MULTIACTIVA DE HOGARES DE BIENESTAR,
COOHOBIENESTAR
PROGRAMA DE AUDITORÍAS INTERNAS

Las auditorías internas garantizan que COOHOBIENESTA está cumpliendo sus

propias normas de calidad o estándares requeridos contractualmente, los
auditores deben ser independientes de la función que están auditando, con este
plan se busca crear conciencia de la importancia de la operación en la cooperativa
bajo los parámetros que esta establece y mejorar todos y cada uno de los
procesos con el fin de contribuir con la calidad, el medio ambiente y la
sostenibilidad de la cooperativa.

OBJETIVO GENERAL

Las auditorías deben proporcionar a la dirección de la organización la información

suficiente para controlar, planificar y revisar las actividades que puedan ocasionar
efectos sobre la calidad, el medio ambiente y la sostenibilidad de Coohobienestar
logrando el hallazgo de las no conformidades y la implementación de la mejora
continua y la aplicación del ciclo PHVA.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Realizar un análisis, partiendo del punto inicial de recabar información.

Evaluarla para determinar posibles errores, estableciendo pautas para corregirlos

(no conformidades, acciones preventivas y correctivas).
Aplicar un proceso técnico, en el que el auditado tiene que ver la parte positiva de
recibir información sobre el funcionamiento de su proceso y buscar la mejora
continua

METODOLOGÍA

En búsqueda de cumplir los objetivos de una forma eficiente y efectiva pero a la

vez transparente, el equipo auditor ha diseñado una metodología que está
fundamentada en normas internacionales y que le permitirá la función de
Auditorías Internas, proporcionando informes y recomendaciones más valiosas
para la organización, a través de:

1. Se estableció a través de comité con la alta dirección un grupo auditor

con sus respectivas conformado por:
 Jhon Said Duarte Roldan
 Víctor Hugo Vergara Varón
 Jenny Katherine González Vásquez
 Mauricio Cuellar Ariza
 Paola Andrea Diez Holguín
Con un auditor líder Carlos Andrés Pedriza Casas

2. Se establecen las áreas a auditar con el respectivo dueño del proceso,

 Producción Mauricio Cuellar ArizGa
 Sistema de Gestión Ambiental Víctor Hugo Vergara
 Calidad del producto Paola Andrea Diez
 Bodega y logística Jenny Katherine González
 Administración y financiera Jhon Said Duarte

3. Se establece un cronograma flexible en el cual no se establece fecha y

hora exacta sino que se da un rango de fechas sobre las cuales auditor
y auditado deben llega a un mutuo acuerdo de la fecha y hora de la
auditoria

4. En la auditoria (previa capacitación en los procesos) se realiza la

verificación del cumplimiento o no de los requisitos detallados en el
formato

5. Se marca con un uno (1) si se cumple o con un cero (0) si no se cumple

6. Se determinan las no conformidades con los puntos en los que no se

cumplen con los requisitos.
 7. Se genera el informe con las acciones preventivas y/o correctivas para
cada caso

8. El responsable de cada procesos es el encargado de llevar las acciones

que corrigen y previenen las no conformidades

9. Se establecen los parámetros para llevar la ejecución de las acciones

correctivas y/o preventivas en período límite para ejecución, y según el
tipo de actividad, así:
 Ejecución y documentación del cambio de un procedimiento:
hasta 15 días
 Capacitación en procesos: hasta 8 días
 Mejora física sin inversión: Hasta 8 días
 Mejora física con inversión: cotizar y efectuar según recursos alta
gerencia

GLOSARIO

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencia de la auditoría y evaluarla objetivamente para determinar la medida en
la cual se cumplen los criterios de auditoría.

Las auditorías internas, algunas veces llamadas auditorías por primera parte, son
realizadas por la propia organización o en nombre de ésta, para revisión por la
dirección y otros propósitos internos, y pueden formar la base de una auto
declaración de conformidad por parte de la organización.

Criterios de la auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados

como referencia. 3.3 Evidencia de la auditoría Registros, declaraciones de hecho u
otra información que sea pertinente para los criterios de auditoría y que son
verificables. NOTA La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa.

Hallazgos de la auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de la

auditoría reunida, contra los criterios de auditoría. NOTA Los hallazgos de la
auditoría pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios de la
auditoría, u oportunidades de mejora.

Conclusiones de la auditoría Resultado de una auditoría que proporciona el equipo

auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la
auditoría
Cliente de la auditoría Organización o persona que solicita una auditoría. NOTA El
cliente puede ser el auditado o cualquier otra organización que tenga derecho
reglamentario o contractual para solicitar una auditoría.

Auditado Organización que es auditada.

Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría

Equipo auditor Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo
de expertos técnicos, si se requiere. NOTA 1 Un auditor del equipo auditor se
nombra como el líder del equipo auditor. NOTA 2 El equipo auditor puede incluir
auditores en formación.

Experto técnico Persona que suministra un conocimiento específico o experiencia

al equipo auditor. NOTA 1 El conocimiento específico o experiencia es aquel
relacionado con la organización, proceso o actividad que van a ser auditados, con
el idioma o la cultura. NOTA 2 Un experto técnico no actúa como auditor en el
equipo auditor.

Programa de la auditoría Conjunto de una o más auditorías planificadas para un

período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Plan de la auditoría Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una

auditoría.

Alcance de la auditoría Extensión y límites de una auditoría. NOTA Típicamente el

alcance incluye una descripción de las instalaciones físicas, las unidades
organizacionales, las actividades y procesos, al igual que el período de tiempo
cobijado.

Competencia Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.

Principios de auditoría La auditoría se caracteriza por la confianza en muchos

principios. Dichos principios hacen que la auditoría sea una herramienta confiable
para apoyar las políticas y 5 controles de gestión, suministrando información sobre
cómo puede actuar una organización para mejorar su desempeño. La adhesión a
estos principios es un prerrequisito para suministrar conclusiones de la auditoría
que sean pertinentes y suficientes, y para asegurar que los auditores que trabajan
independientemente entre sí lleguen a conclusiones similares en circunstancias
similares.
 CONCLUSIONES

Con la elaboración de este trabajo hemos logrado entender y aplicar las bases
para el desarrollo de una buena auditoría interna.

Conocimos la forma adecuada de realizar las auditorías internas, elaboración de

formatos y levantamiento de acciones correctivas y preventivas.

Aprendimos la importancia de la capacitación de las personas que se involucren

en el proceso de las auditorias.

También pudimos identicar la importancia y complejidad de una buena planeación

y elaboración de los cronogramas de auditorías internas, para lograr el buen
funcionamiento de las mismas.

Conocimos la importancia del trabajo en equipo, la unión y el apoyo que debe

existir entre todos.

Y por último la importancia de una buena comunicación y colaboración que debe

existir para lograr un fin común.