ACTIVIDAD 3: INFORME ADMINISTRACION DOCUMENTAL

FOLLETOS, REVISTAS Y PUBLICACIONES

Recepción y radicación: no se radican, porque hacen parte de los documentos

no radicables de las organizaciones.

Distribución o embalaje: el control de su relación es función de la dependencia

encargada del recibo y despacho de documentos, si están dirigidas a titulo
personal se le entrega a la persona indicada y se imprime la fecha de recibo.

Registro: cuando este material hace parte por ejemplo de alguna suscripción o
viene dirigido a la empresa, se controla su rotación mediante un registro, a
través del formato de Rotación de folletos y revistas.

CARTAS

Recepción y radicación: Este tipo de comunicaciones son radicables, aun

número consecutivo y dejando una constancia de la fecha y hora de arribo, por
lo tanto, al recibirlas, se procede a realizar su respectivo registro.

Registro: Una vez radicado la persona encargada debe proceder a su registro,

debe asignárle un número, el cual servirá como referencia y debe ser
registrado en el libro registro de entrada de correspondencia, en el que quedara
evidenciado el numero de la orden de entrada, la fecha, clase, remitente,
destinatario, asunto y anexos.

Distribución y embalaje: una vez hecho el registro descrito, se procede a

repartir la (s) cartas a las dependencias correspondientes y es aquí donde cada
dependencia debe archivarla.

DOCUMENTOS CONTABLES:

Recepción y radicación: pertenecen a los documentos no radicables, por lo

tanto, al recibirlos, no se realiza este procedimiento, en cuanto a la recepción,
la persona encargada debe verificar que cada documento contable cumpla con
los requerimientos establecidos por el departamento encargado de su
tramitación,

Registro: requieren un tratamiento especial, esto debido a que su tramitación

es diferente, se controlan mediante el formato: control de documentos
contables, que permite realizar el respectivo control.

Distribución y embalaje: luego de hacer el registro, este permite hacer un

seguimiento especial a la hora de su distribución a la dependencia encargada.

COMUNICACIONES INTERNAS:

Recepción y radicación: al recibir estas comunicaciones internas de cada

dependencia, están deben tener una numeración consecutiva y utilizando los
códigos de las dependencias.

Registro: además de las comunicaciones externas, las organizaciones a su vez

llevan un registro de estas comunicaciones entre las dependencias de la
misma, este tipo se registra en la planilla de distribución, para el cumplimiento
de sus funciones del ente económico o para cumplir alguna instrucción.

Distribución y embalaje: elaborado el registro, se procede a distribuirlas a las

dependencias correspondientes para divulgación y archivo.

COMUNICACIONES PERSONALES

Recepción y radicación: se recibe este tipo de documento, pero no se radica ni

se abre, por ser de carácter personal

Registro: Al no abrirse se le estampa un sello con la observación de que si no

es personal, devolverlo al departamento administración de documentos para su
tramitación, por lo que este tipo de documento no genera trámites para las
organizaciones.

Distribución y embalaje: se le hace llegar a la persona al cual pertenece, pero

cabe resaltar que las empresas por normas internas pueden prohibir o autorizar
el tramite de estas comunicaciones de carácter personal.