ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Actividad No 2

VALORACIÓN DOCUMENTAL Y DISPOSICIÓN FINAL DE LOS

DOCUMENTOS

LUZ DARY CARO JIMENEZ

ENTREGADO AL TUTOR: THOMAS ERICK PICHON PEREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

(SENA)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

MOMPOX 04 DE JUNIO 2019

 Valoración documental y disposición final de los documentos. El
aprendiz debe explicar mediante seis ejemplos de tipos documentales la
valoración de los mismos y determinar su disposición final.

OBJETIVO

Hacer la valoración documental una función archivística de suma importancia

dentro de la gestión de documentos y la administración de archivo con el fin de
reducir y racionalizar la masa documental que se produce de manera explosiva
diferenciando los usos de gestión de los propiamente históricos.

ALCANCE

Aplica a todos los documentos que son producidos por funcionarios en

cumplimiento con una función legalmente asignada, con el fin de valorar y
designar su tiempo de retención y la disposición final durante su siclo vital

VALORACION Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Teniendo en cuenta que la valoración documental, no puede ser manejada, como

una actividad y /o acción intuitiva, sino que debe responder a una acción
sistemática y planificada, se requiere el administrador, gestor documental o
comité evaluador tenga en cuenta ciertas cualidades y/o características que
son propias de los documentos; u otras herramientas que igualmente pueden
servir a la hora de valorar o de conservar totalmente, seleccionar microfilmar
y eliminar.
En este orden de ideas, podemos decir que debemos establecer unas políticas y
unos criterios técnicos que permita n una correcta gestión de información,
desde el momento de su producción. Así mismo ejercer un control, más
minucioso, de todos y cada uno de los registros que de una manera indirecta
impacta y afecta con la eficacia de todos los procesos archivísticos
La relación con la valoración y basándonos en las diversas corrientes de
pensamientos, de algunos tratadistas, hemos encontrado ideas, que hasta el día
de hoy se siguen utilizando. Las cuales nos pueden aportar un suministro de
estrategias a la hora de aplicar valoración a los documentos que conforman el
patrimonio documental de una institución. Una de ellas son las tres reglas
básicas que estableció Meissner en 1973, a la hora de valorar.

VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS

TIPOS DOCUMENTALES VALORACION DOCUMENTAL DISPOSICION FINAL

HISTORIAS LABORALES Son unidades documentales
complejas, en su interior hay consulta se puede
afiliaciones a seguridad
social, memorandos,
contratos, ascensos, entre
otros. Por ello tienen valores
administrativos fiscales,
técnicos, legales y/o
contables.
ACTAS DE JUNTAS Estas se conservan porque
DIRECTIVAS allí se plasman las
principales decisiones que
cambian el rumbo de la
compañía, por eso tienen
valor administrativo, fiscal,
legal y contable.
LIBROS CONTABLES Tienen valor contable,
administrativo, técnico,
legal y fiscal, se conservan
porque son un requerimiento
de las entidades de control
Luego de su ultima
conservar hasta 90
años.
Una vez cumplido el
tiempo de retención en
el archivo de gestión se
transfiere al archivo
central, se digitaliza con
fines de consulta,
cumplido su tiempo en el
archivo central se
transfiere al archivo
histórico.
El código de comercio
disponible que los
empresarios deben
conservar sus libros de
contabilidad,
correspondencia,
documentación y
justificantes
concernientes a su

CONTRATOS Es un documento original de
carácter administrativo,
legal, fiscal y contable, ya
que sirve como testimonio
ante la ley por que justifica
el gasto público, además de
comprobar que se recibió o
proporciono un bien o
servicio.
INFORMES Contiene información de
valor administrativo,
jurídico, legal fiscal y
contable, por cuanto
informan los estados de la
empresa.
NÓMINAS La información laboral
relacionada con la nómina,
son todos los documentos
que se generan durante la
relación laboral e identifican
pagos realizados al
trabajador o entidades a las
cuales se encuentran
afiliados.
negocio, debidamente
ordenados, durante seis
años, a partir del ultimo
asiento realizado en los
libros.
La ley orgánica 7/2012,
de 27 de diciembre,
recomienda guardarla
durante 10 años.
Una vez cumplido el
tiempo de retención en
el archivo de gestión y
central se transfiere al
archivo histórico en su
soporte original, la
conservación obedece al
cumplimiento de la
circular 003 de 2015 de
AGN.
Tiempo de retención
documental
recomendado: 80 años,
los primeros dos años en
el archivo de gestión y
78 años en el archivo
central de la empresa.