INFORME ACTIVIDAD SEMANA 4

Redacte un microtexto en el cual exponga la importancia de cada uno de los elementos que conforman la mejora de la información
documentada. Asegúrese de utilizar las palabras clave:
• Evaluación de la documentación
• Corrección
• Control de cambios
• Versión
• Fecha de emisión
• Divulgación
• Distribución
En las empresas de hoy en día, la organización, el control de procesos, la calidad de productos y un buen rendimiento en general, se
consigue gracias a los sistemas de gestión de calidad, pues son estos los que realizan el manejo de la información tan importante
para lograr el éxito.
A partir del SGC de la empresa se comienza a realizar evaluación de la documentación que es necesaria para poder establecer las
actividades y acciones a seguir y corrección en aquellos documentos que lo requieran, haciendo énfasis en que se debe hacer un
control de cambios en el documento para estableces si cambio de versión o sigue igual.
Además sería correcto que las fechas de emisión sean verificadas en la documentación y así comparar con aquellos documentos que
fueron modificados para que no se genere información innecesaria que puede llevar a error cuando se divulgue y sea distribuida en
la empresa.
Los nuevos requisitos se pueden visualizar como una posibilidad para prescindir del formato tradicional de documento, esto parece
atractivo a primera vista, pero se debe decidir qué formato se adapta mejor a la organización. Para la mayoría de las empresas de
tamaño medio, se puede considerar la siguiente jerarquía en cuanto a la documentación y el método de la racionalización de la
información documentada.
Los cambios hacen que los requisitos de la información documentada sean menos específica y preceptiva, pero esto no es una razón
para no tener en cuenta la documentación, es probable que hayan pasado años para que se apoye la adquisición de su Sistema de
Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, la mayoría de los cuales tendrán relevancia para su empresa.
 Evaluación de Control de
Corrección Versión Fecha de emisión Divulgación Distribución
documentación cambios
Hace referencia a Implica modificar Se incluye en Permite determinar Siguiendo con el "Toda mejora Este punto es de
la verificación que y/o actualizar el "Historial de la cantidad de punto anterior, se documental debe vital importancia
se realiza para documento de tal Cambios" y se versiones del requiere modificar ser divulgada y pues a través de
validar que los forma que registra al final del documento. la fecha de emisión distribuida a los éste, se da a
documentos del satisfaga las documento. En algunas de los documentos, procesos, cargos y conocer el
Sistema cumplen a exigencias de las Se registra organizaciones lo cual incluye día, partes documento final
cabalidad con partes interesadas. cuáles han sido los este punto va mes y año en el cual interesadas". vigente para que el
todos los requisitos. una corrección no cambios realizados ligado a la fecha de se va a incluir la Busca dar a personal que lo
asegura que la frente a la versión emisión, la cual nueva versión del conocer los requiera dispongan
Una vez se detecta documentación anterior. valida que es la documento al cambios realizados de la versión
que esta sea adecuada y Este aspecto final. Sistema de Gestión en la vigente y
documentación no conforme de permite que se Su control definitivo de la Calidad. documentación y actualizada del
es conforme o no manera mantenga la está incluido en la evitar de esta mismo.
cumple con los permanente. documentación lista Maestra de manera que los
requisitos de la vigente, aunque no Documentos y miembros de la
Norma NTC ISO garantiza que sea Registros que empresa hagan el
9001 y/o del SGC, real este aspecto. permite identificar uso de versiones
es necesario las versiones anteriores u
solucionar este vigentes de los obsoletas, las
hallazgo y adecuar documentos. cuales
la información Esta versión y la no se encuentren
documentada. fecha de emisión, adecuadas a las
Esta evaluación es son importantes necesidades del
importante pues pues permiten que SGC.
determina la la organización
validez y tenga en uso los
actualización de la documentos
documentación del vigentes y
SGC marcados los
obsoletos.