RECOMENDACIONES Y FUNCIONES PERSONAL DE APOYO

Tu ayuda en este evento es demasiado importante y TU eres la cara visible para los asistentes.

*Recomendaciones:
NO LLEGAR TARDE
UTILIZAR EL UNIFORME EL CELULAR DEBE ESTAR EN SILENCIO Y SOLO SE PUEDE CHATEAR CONEL GRUPO
NO TUTEAR
SOLO CHATEAR CON GRUPO DEL SIMPOSIO POR FAVOR
Vestuario: Pantalón negro oscuro (no jean), camisa blanca, zapatos cómodos cerrados negros (NO tenis) mujeres cabello recogido.
Asumir las funciones asignadas, pero conocer lo que hacen los demás para dar apoyo.
No abandonar el puesto, si deben movilizarse pedir que los apoyen o reemplacen.
Si algo pasa NO asustarse y NO mostrar angustia, todo se soluciona con tranquilidad.
Si no tienen la respuesta apoyarse en los demás o pedir tiempo para resolver las inquietudes.
Conocer muy bien el programa, siempre tener uno a la mano.

Información para los Asistentes al Simposio:

 Parqueadero del Hotel tiene un costo de $6.500, debe presentar escarapela.
 No hay eventos sociales para asistentes solo cenas para los conferencistas las 2 noches (lista PLANES SOCIALES).
 Los simposios satélites o Citas con el Experto son solo con invitación de los patrocinadores, ellos dan las tarjetas en su stand.
 Revisar la ubicación de los stands en la muestra comercial, los patrocinadores solo pueden poner publicidad en su
espacio, en ninguna otra parte está permitido a menos que sea en un simposio patrocinado por ellos mismos.
 Identificar salidas de emergencia y baños y restaurantes: La Brasserie (desayuno y almuerzo buffet), La Pizzería, Acento
(nuevo) y Juan Valdéz (nuevo)

Muestra Comercial: hay escarapelas para las personas de cada stand, en el registro se les entregan.
Bodega: es adentro del auditorio por el corredor de servicio atrás del Gran Salón hacia la cocina y tiene salida a la Terraza, el
Houseman ayuda con esta tarea.

Gran Salón:
Tarima: Siempre antes de cada charla estar pendiente que en el atril y/o en la mesa principal haya botella de agua cerrada con
vaso limpio para cada persona. Coordinar con el mesero del salón y que se lleven lo sucio y empezado. Por favor llevar control de
las botellas para revisar la facturación. Mesa Principal sobre tarima con 2 sillas para moderador y conferencista ver esto en el
programa ,solo el jueves a las 8,45 se necesitan 4 sillas en la mesa de la tarima. (Atril, Banderas de Colombia y Cali)
Revisar y colocar el portanombre en acrílico con el nombre del conferencista que tenga charla.
Verificar que los del sonido pasen en los descansos el programa que corresponde con cada día y que no hagan bulla y conversen.
Reservar 15 sillas en primera fila para ubicar invitados especiales (conferencistas y moderadores) colocar en sillas aviso de
reservado.
Tener el programa siempre a mano.

Jueves 28: MONTAJE ESPECIAL. La sección “C” del Gran Salón debe amanecer dividida con los páneles para un desayuno de
GPC PHARMA Y ZAMBÓN de 7am a 8,30, aquí se entregará el desayuno en caja para 100 invitados. Este salón debe tener una
tarima con 2 sillas y el atril del Hotel. Al finalizar el desayuno de trabajo, el personal del hotel debe estar listo para unir lo más rápido
que se pueda y se debe bajar e atril del hotel, la mesa con las sillas debe quedar. En la tarima principal se deben subir 2 sillas más,
para que queden 4 sillas. OJO debe haber micrófono en las dos mesas de cada tarima y continúa el atril digital.
Al mediodía del jueves hay un simposio con lunch box de Pfizer en el Gran Salón, el atril digital debe tener solo la imagen de Pfizer,
no pueden pasar las otras marcas.
HABRÁ VOTACION INTERACTIVA EN LA PRIMERA CHARLA DE LA MAÑANA Y EN LA TARDE CON EL DR. FEDERICO
PEREZ, VER PROGRAMA

Traducción Simultánea: Separar 5 equipos de TS disponibles para para: speaker, moderador, técnico AV y ustedes. Ojo no
perderlos, responsabilizarse de la correcta devolución.
Conferencistas:
Colocar el nombre del speaker en cada sesión OJO ES MUY IMOPORTANTE, no perder los 3 porta nombres, para el jueves se
necesitan 5.
Esperar al Conferencista de cada charla y al Moderador de cada sesión para ponerlos en contacto junto con el técnico de
Audiovisuales, para montar su conferencia en el computador de Audiovisuales.
Formato Autorización de Memorias: Cada que llegue el conferencista o al final de su charla se le debe entregar el formato para
que le diligencie y autorice, si está de acuerdo, en dejar su presentación para las Memorias, que se montarán en la página del
Simposio y enviará a los asistentes SOLO CON FINES ACADÉMICOS. Por favor llevar un control de quienes aceptaron o no y lo
pueden hacer en el programa frente a cada charla y entregarlo a Martina Niessen al final del evento. Llevar un control estricto de
esto, para evitar posibles inconvenientes. Cuadrar y revisar con el técnico de Audiovisuales que se vaya grabando cada charla en
una carpeta con el nombre del día y del conferencista. NO debe quedar charla sin que se guarde en el computador del master de
sonido.

Moderadores: Entregarle al Moderador de cada sesión un programa donde se encuentra el Curriculum de los conferencistas y
coordinar con él cómo quiere manejar la sesión de preguntas al final de cada charla para pasar los micrófonos en la sesión de
preguntas y estar atentos al finalizar la charla para pasar el micrófono a los asistentes, hay 2 micrófonos esto en coordinación
con el Moderador (si falta alguno pedirlo a los del sonido)
Al terminar la intervención del conferencista y /o moderador recordarle cuadrar su hora de recogida para ir al aeropuerto y pasar al
Registro esta información. Anotarlo

Coffee Break: Estar pendiente que la estación de café esté lista para cuando están previstos los descansos, ver el programa.
Contabilizar el tiempo de los descansos, que es de 30 minutos, faltando 5 minutos recorrer la muestra comercial y Lobby con la
campana (no perder la campana) e invitar a las personas a ingresar al salón. OJO: uno debe quedar controlando el ingreso al salón.

INAUGURACIÓN MIÉRCOLES 27 GRAN SALÓN: ES AL FINALIZAR LA PLENARIA 5.30 PM.

Organizar la mesa principal con los 3 letreros de los integrantes de la mesa principal y del speaker (ver ORDEN DEL DIA).
Coordinar esto con el maestro de ceremonia que es el la Dra María Fernanda Mojica, recibirla y estar pendiente de lo que el
necesite. Revisar el agua y los vasos limpios.
Estar pendiente al lado del sonido de que los himnos suenen en el orden que es: Colombia y Cali (ver Orden del Día).
Al finalizar la inauguración No hay evento adicional para el público, solo los conferencistas tienen una cena en el RESTAUTANTE
ZUMAIA en San Antonio (ver listado y recordar la hora de encuentro en el lobby (7:15 pm) para salir el transporte a la cena.

Moderadores:

CONFERENCISTAS: hacer firmar el uso de sus charlas para las memorias

Internacionales:
Nacionales:

PRESIDENTA SIMPOSIO

Actividades Sociales solo para los que están en la lista (verificar)

Lunes 25 de marzo
Cena en la Terraza del Hotel Intercontinental “Fogón de Piedra”
Hora de inicio: 7:30 pm
Traje: Informal
Martes 26 de marzo
Cena en Hacienda El Bosque, restaurante típico de Cali.
Punto de Encuentro Lobby del Hotel 7:15 pm
De 7:30 pm a 9:30 pm
Traje: Informal
Miércoles 27 de marzo
“Cena de Bienvenida” restaurante ZUMAIA, en el tradicional barrio San Antonio.
Punto de Encuentro Lobby del Hotel 7:15 pm
De 7:30 pm a 9:30 pm
Traje: Informal
Jueves 28 de marzo:
“Cena de Amigos” restaurante Platillos Volares
Punto de encuentro Lobby del Hotel 7:10 pm
Salida Transporte: 07:30 am y Regreso 10:30 pm
Traje: Informal
Viernes 29 de marzo:
Salida a San Andrés y Providencia.
Punto de encuentro Lobby del Hotel 3 pm
Vuelo Avianca 9204 5:09 pm
Almuerzos:
Con tarjeta pueden tomar al Buffet en La Brasserie, restaurante del Hotel Intercontinental VER LISTADO PLANES SOCIALES