LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

El derecho y la historia surgen gracias a que nace la necesidad de regular procesos dentro de las
comunidades, para tener una buena convivencia y así estar en armonía con la sociedad; por lo tanto,
se generan normas, las cuales involucran el cuidado de los archivos históricos que guardan no sólo
la memoria de un país, sino también de las empresas. Hace más de 30 años en Latinoamérica se
comenzó a rescatar el patrimonio documental de las organizaciones; desde entonces, se ha creado
una variedad de disposiciones legales y reglamentarias, con el fin de velar por los archivos y así,
contar con una verdadera organización de la información. De acuerdo con lo anterior, éste programa
busca dar a conocer la Legislación Documental que se usa para contar con una gestión eficaz de la
información y documentación en las empresas, de esta manera, incentivar la formulación de
estrategias, para implementar la normatividad en el entorno laboral en el cual se desenvuelve y así
dar respuesta a las necesidades que tiene el sector empresarial acerca de este tema. El SENA
ofrecerá el programa de Legislación Documental en el Entorno Laboral, con los elementos de
formación profesional, sociales, tecnológicos y culturales, metodologías de aprendizaje
innovadoras, acceso a tecnologías de última generación, estructurado sobre métodos más que
contenidos, lo que potencia la formación de ciudadanos librepensadores, con capacidad crítica,
solidarios y emprendedores, con formación centrada desde el hacer e incorporando los elementos
cognitivos y actitudinales para desarrollar en el aprendiz competencias técnicas, cognoscitivas y
comportamentales que lo acreditan y lo hacen pertinente y coherente con su misión, innovando
permanentemente de acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del
sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la
competitividad, la equidad y el desarrollo del país

Contenido

- Conceptos básicos de la legislación documental.

- Introducción a la ley general de archivos.

- Normas, decretos, resoluciones y normas técnicas

- La legislación y su aplicación en las empresas

Habilidades que Desarrolla

- Conocer los conceptos generales de derecho y ley.

- Identificar los antecedentes de las normas archivísticas.

- Conocer el marco normativo para las entidades públicas y privadas.

- Organizar los documentos de archivo de acuerdo con las políticas organizacionales y la

normatividad.

- Interpretar la legislación para la aplicación de las tablas de retención documental.

- Interpretar las normas y principios de gestión de la calidad relacionados con la organización

documental.

- Identificar los elementos del documento de acuerdo con el marco normativo vigente.
- Interpretar el ciclo vital del documento de acuerdo con el marco normativo vigente.

- Clasificar los documentos de acuerdo con las funciones y/o procesos de las unidades
administrativas de la organización, aplicando la normatividad, principios archivísticos y ciclo vital de
los documentos. - Interpretar las normas y principios archivísticos.

- Aplicar las normas y principios archivísticos. - Interpretar las normas técnicas, las políticas de la
organización y la normativa vigente para la descripción.

- Aplicar las políticas de la organización y la legislación vigente para la preservación y conservación

documental.

- Conoce la importancia de la legislación archivística para la gestión empresarial.

- Implementa la legislación archivística en los procesos de documentación de la empresa.

- Clasifica la documentación empresarial de acuerdo con la normatividad y la legislación vigente.

- Aplica los conceptos de preservación y conservación documental de la empresa, de acuerdo con

las normas vigentes.

Requisitos de Ingreso

Se requiere que el aprendiz tenga conocimiento básicos de Archivística, gestión documental, buenos
hábitos de lectura, acceso a Internet y tecnología como computador. Además dominio de los
elementos básicos relacionados con el manejo de herramientas informáticas y de comunicación:
correo electrónico, software para ofimática, navegadores.
 Administración Documental en el Entorno Laboral

Desde épocas antiguas el ser humano se ha comunicado a través de diferentes medios. Por ende,
es considerado como un generador o receptor de documentos, bien sea de manera personal o en
representación de una entidad. Es por eso, que se ha creado la necesidad de conservarlos, a fin de
dar testimonio de sus actuaciones y que, en determinado momento, le puedan servir de prueba. A
medida que transcurre el tiempo crecen los movimientos y servicios documentales, de tal manera
que se hace necesario administrar los documentos de forma permanente, para asegurar que la
historia, políticas y procedimientos se conserven adecuadamente. Esto con el fin de brindar un
servicio de información eficaz y oportuna, acorde a los requerimientos del sector productivo y los
avances tecnológicos.

Con tal propósito en esta oferta de capacitación se brindan conocimientos en Administración

Documental, encaminados a fundamentar las bases necesarias para ofrecer servicios archivísticos,
con un recurso humano cualificado y calificado, capaz de responder integralmente a la dinámica de
los sectores económicos.

El SENA ofrecerá el programa de Administración documental en el entorno laboral, con los

elementos de formación profesional, sociales, tecnológicos y culturales, metodologías de
aprendizaje innovadoras, acceso a tecnologías de última generación, estructurado sobre métodos
más que contenidos, lo que potencia la formación de ciudadanos librepensadores, con capacidad
crítica, solidarios y emprendedores, con formación centrada desde el hacer e incorporando los
elementos cognitivos y actitudinales para desarrollar en el aprendiz competencias técnicas,
cognoscitivas y comportamentales que lo acreditan y lo hacen pertinente y coherente con su misión,
innovando permanentemente de acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las
necesidades del sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la
productividad, la competitividad, la equidad y el desarrollo del país.

Contenido

- Generalidades de la administración documental.

- Fundamentos básicos de administración documental.

- Criterios de archivo para la gestión de un documento.

- Comunicaciones oficiales.

Habilidades que Desarrolla

- Identificar las características, cualidades y clases de archivo, de acuerdo con las políticas
institucionales.

- Seleccionar los muebles, elementos, equipos y papelería adecuados para desarrollar las tareas
archivísticas.

- Enunciar y definir las cualidades del archivista.

- Identificar las clases, tipos y soportes de los documentos, teniendo en cuenta su valor, con el fin
de determinar su disposición final.
- Establecer diferencias entre características y caracteres del documento.

- Identificar los elementos del documento de archivo.

- Interpretar el ciclo vital del documento.

- Identificar funciones y servicios de la unidad de correspondencia.

- Aplicar las técnicas y herramientas tecnológicas en el manejo de las comunicaciones oficiales.

- Interpretar las directrices para la recepción y despacho de las comunicaciones oficiales.

- Seleccionar el embalaje de acuerdo con el tipo de envío.

Requisitos de Ingreso

Se requiere que el aprendiz tenga acceso a Internet y tecnología como computador. Además
dominio de los elementos básicos relacionados con el manejo de herramientas informáticas y de
comunicación: correo electrónico, software para ofimática, navegadores.
 ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

La Organización Documental tiene una gran importancia en las empresas hoy en día, ya que permite
la mejora continua de las herramientas manuales básicas como el de guardar documentos de papel,
implementando mecanismos tecnológicos de talla global para los procesos de codificación y
clasificación de información. Por tal motivo, se ha creado la necesidad de consérvalos, como
respuesta a un historial de recuperación de la información con niveles sofisticados que sirven de
apoyo y soporte a la actividad administrativa.

De igual manera, se logra contribuir a la conservación de documentos en las empresas públicas y

privadas, como medida de fortalecimiento y crecimiento organizacional y documental, acordes a los
requerimientos del sector productivo y los avances tecnológicos.

Por lo tanto, esta oferta de capacitación brinda conocimientos en Organización Documental, los
cuales están enfocados al fortalecimiento de bases sólidas fundamentales para ejecutar servicios
archivísticos con un recurso humano cualificado y calificado, capaz de responder integralmente a la
dinámica de los sectores económicos.

El SENA ofrecerá el programa de Organización documental en el entorno laboral, con los elementos
de formación profesional, sociales, tecnológicos y culturales, metodologías de aprendizaje
innovadoras, acceso a tecnologías de última generación, estructurado sobre métodos más que
contenidos, lo que potencia la formación de ciudadanos librepensadores, con capacidad crítica,
solidarios y emprendedores, con formación centrada desde el hacer e incorporando los elementos
cognitivos y actitudinales para desarrollar en el aprendiz competencias técnicas, cognoscitivas y
comportamentales que lo acreditan y lo hacen pertinente y coherente con su misión, innovando
permanentemente de acuerdo con las tendencias y cambios tecnológicos y las necesidades del
sector empresarial y de los trabajadores, impactando positivamente la productividad, la
competitividad, la equidad y el desarrollo del país.

Contenido

- Principios archivísticos

- Aplicación de las tablas de retención documental

- Ordenación documental

- Transferencias documentales

Habilidades que Desarrolla

- Identificar las clases, tipos y soportes de los documentos, teniendo en cuenta su valor, con el fin
de determinar su disposición final.

- Asegurar el control adecuado y ordenado de la documentación.

- Brindar solución tanto a nivel físico como funcional, la acumulación de documentos en las
dependencias de las organizaciones.

- Guardar la información bajo las mejores condiciones de conservación.

- Clasificar los documentos de acuerdo con las funciones y/o procesos de las unidades
administrativas de la organización, aplicando la normatividad, principios archivísticos y ciclo vital de
los documentos.

- Elaborar cuadros de clasificación documental.

- Analizar e interpretar el ciclo vital de los documentos.

- Interpretar la normatividad para la aplicación de las tablas de retención documental.

- Interpretar y aplicar tablas de retención documental.

- Conforma series y subseries, según lo establecen las tablas de retención documental.

- Interpretar el concepto de inventario y cuadro de clasificación documental.

- Controlar la manipulación de los documentos. - Aplicar los principios archivísticos en la ordenación

documental.

- Organizar las series y los tipos documentales de acuerdo con la metodología de la empresa.

Requisitos de Ingreso

Se requiere que el aprendiz tenga conocimientos básicos de Archivística, buenos hábitos de lectura,
acceso a Internet y tecnología como computador. Además dominio de los elementos básicos
relacionados con el manejo de herramientas informáticas y de comunicación: correo electrónico,
software para ofimática, navegadores.
 DIGITACION DE TEXTOS

En la sociedad de la información, los nuevos ambientes de enseñanza requieren del aprendiz el

desarrollo de una serie de competencias y habilidades que le permitan hacer uso de las
herramientas tecnológicas útiles, no sólo en su proceso de aprendizaje, sino en su desarrollo
profesional, personal y laboral. Estos saberes involucran aspectos elementales de su formación,
como el cuidado de su salud y la buena utilización de los recursos tecnológicos con los que cuenta.
De igual manera, es fundamental que el aprendiz se apropie asertivamente de conceptos,
estrategias y buenas prácticas que le permitan lograr altos estándares de eficiencia a través del
desarrollo de sus potencialidades. Para ello se requiere de un programa de entrenamiento que le
permita conocer y poner en práctica el adecuado uso de los dispositivos de entrada, de manera que
logre desarrollar los hábitos y agilidad necesarios para utilizar estas herramientas de manera
eficiente. A través de la formación complementaria se pretende brindar al aprendiz los principios
relacionados con la ergonomía en la digitación de textos, a fin de que adquiera hábitos de correcta
postura y haga un uso adecuado de los dispositivos de entrada, logrando de esta manera un alto
nivel de eficiencia en el manejo de las herramientas tecnológicas a las que tiene acceso. El SENA
ofrecerá el programa DIGITACIÓN DE TEXTOS, con elementos de formación profesional, social,
cultural y tecnológica. Centrada desde el hacer, incorporando los elementos cognitivos y
actitudinales para desarrollar en el aprendiz competencias técnicas, cognoscitivas y
comportamentales que lo acreditan y lo hacen pertinente y coherente con su misión, innovando
permanentemente de acuerdo con los cambios tecnológicos, tendencias, necesidades del sector
empresarial y de los mismos trabajadores. Impactando positivamente en la productividad, la
competitividad, la equidad y el desarrollo del país.

Contenido

- Posturas corporales y salud ocupacional.

- Partes y tipos de teclado

- Combinación de teclas en el PC.

- Ritmo De digitación y tipos de teclas.

Habilidades que Desarrolla

- Aplicar los principios ergonómicos durante el proceso de digitación de textos.

- Identificar tipos de dispositivos de entradas para digitación de textos que se encuentran en los
diferentes equipos de cómputo.

- Emplear las posturas de las manos establecidas en el teclado para la elaboración de documentos.
- Operar de forma eficiente los dispositivos de entrada para la elaboración de documentos realizar
pausas activas durante la digitación de textos.

Requisitos de Ingreso

Se requiere que el aprendiz tenga buenos hábitos de lectura, acceso a Internet y tecnología como
computador. Además dominio de los elementos básicos relacionados con el manejo de
herramientas informáticas y de comunicación: correo electrónico, software para ofimática,
navegadores.