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CÓMO
CERTIFICAR
ISO
14001
2015
Autores:
http://www.calidad-gestion.com.ar | A. M. de Justo 1150 - Piso 3 - Of. A306 | Puerto Madero | Buenos Aires | Argentina | (+54 11) 5278-5911
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CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 3
AMBIENTALISMO, GESTIÓN AMBIENTAL E ISO 14001 ............................................. 4
¿PARA QUÉ IMPLEMENTAR ISO 14001? ................................................................... 5
¿QUÉ SIGNIFICA IMPLEMENTAR ISO 14001? .......................................................... 7
ADECUADA IMPLEMENTACIÓN .................................................................................. 8
ERRORES Y DIFICULTADES HABITUALES ................................................................. 9
PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN ............................................................................. 11
PARTICIPACIÓN DE CONSULTORES O ASESORES EXTERNOS ................................ 14
RESUMEN Y CONCLUSIONES ................................................................................... 15
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INTRODUCCIÓN
El presente informe tiene como objeto tratar los principios y las directrices que permitan a una
organización implementar de manera efectiva un sistema de gestión ambiental apropiado a sus
necesidades, basado en los requerimientos de la Norma Internacional ISO 14001:2015 y alcanzar
así su certificación.
Los conceptos aquí mencionados pueden ser utilizados por todas aquellas organizaciones que
deseen desarrollar e implementar una política y unos objetivos que tengan en cuenta los
requisitos legales y la información sobre los aspectos ambientales significativos.
No se ha pretendido presentar en este documento propuestas metodológicas para atender o
diseñar los procesos de la gestión ambiental, sino presentar una secuencia lógica para diseñar,
implementar y poder certificar un sistema de gestión ambiental conforme a Norma.
Es importante destacar y aclarar que la gestión ambiental de una organización conforma una
disciplina tan amplia que incluye aspectos estratégicos y competitivos de la organización. Sin
embargo, estos campos de la gestión ambiental exceden el alcance de los requisitos auditables
de manera objetiva y que se consideran a los efectos de la certificación correspondiente.
Consecuentemente, tampoco guían a la organización hacia un desempeño ambiental óptimo, sino
a una performance ambiental equilibrada con las posibilidades económicas de la organización y
su entorno.
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Por otro lado, la norma ISO 14001 especifica los requisitos para un sistema de
gestión ambiental, destinados a permitir que una organización desarrolle e
implemente una política y unos objetivos que tengan en cuenta los requisitos
legales y otros requisitos que la organización suscriba, y la información relativa
a los aspectos ambientales significativos. O sea que entre las prioridades de esta norma se
encuentra el CUMPLIMIENTO CON LA NORMATIVA LEGAL AMBIENTAL APLICABLE y los
ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS. Sin duda que aquello que ISO 14001 procura se
inscribe dentro de la gestión ambiental, pero es simplemente una parte de la misma.
Con respecto a ISO 14001, resulta interesante considerar qué sucede en caso de ausencia de
normativa legal aplicable (algo factible solo parcialmente). Por ejemplo, imaginemos una
situación donde no existieran reglamentaciones referidas a contaminación sonora, este aspecto
tiene un valor muy inferior al mismo caso en un contexto reglamentado. Es decir que el marco
legal es determinante de la significancia de un determinado aspecto y esto no es ecologismo o
ambientalismo, es meramente cumplimiento legal.
Una de las principales dificultades que se presentan en los Proyectos de diseño, implantación y
certificación de un sistema de gestión ambiental radica en la confusión de estos conceptos.
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Muchas veces, quienes dirigen las organizaciones justifican la iniciativa de certificar ISO 14001 en
su compromiso con el medio ambiente, que puede ser absolutamente cierto. Pero en tal caso,
previamente a la certificación, se precisa priorizar la cuestión ambiental por sobre otras
cuestiones de la actividad de la organización.
En este punto surge una pregunta
¿ISO 14001 contribuye a tener un
comportamiento ambiental más
responsable? Desde luego, la
respuesta es afirmativa,
especialmente desde el punto de
vista de clientes institucionales
(empresas clientes y partes
interesadas del entorno cercano),
a quienes se les otorga de esta
manera un mínimo de
confiabilidad en materia legal
ambiental.
Pero resulta necesario evitar
confusiones acerca del verdadero
sentido y objetivo del Sistema de Gestión Ambiental, a fin de que el mismo conforme una
importante herramienta para la gestión adecuada de la organización.
Es importante destacar que la gestión ambiental a nivel de los requisitos de la Norma ISO 14001
está orientada a proteger a la organización, y transitivamente también a sus clientes y otras partes
interesadas, de descuidos, omisiones, desviaciones y desatinos relacionados a temas ambientales
que determinen costos y pasivos ambientales.
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Entre las situaciones que más frecuentemente impulsan la decisión de certificar ISO 14001, es
posible mencionar a las siguientes:
1. Requisito de Clientes. Los clientes exigen la certificación básicamente por dos motivos:
a. Procuran un mecanismo que les confiera un mínimo de confianza en que no serán
penalizados por efecto de la responsabilidad solidaria en materia ambiental por
sus proveedores.
b. Confiabilidad del suministro, es decir que el proveedor no está expuesto a
clausuras que afecten la cadena de abastecimiento del cliente.
2. Exigencia de instituciones. Los casos típicos son:
a. Instituciones financieras. Generalmente asociadas al financiamiento, ISO 14001 es
un buen método para asegurar cumplimiento legal y minimizar el riesgo.
b. Requisito corporativo. Cada día son más los Holdings y Corporaciones globales que
adoptan el sistema de certificaciones por normas internacionales para proteger
sus marcas de una manera eficaz y económica.
c. Organismos gubernamentales. Es menos frecuente, ya que por lo general la
fiscalización se realiza por otros mecanismos. Sin embargo, la certificación ISO
14001 suele ser un elemento valorado en gestiones ante organismos.
Como vemos, en términos prácticos las razones para implementar un sistema de gestión
ambiental y certificar ISO 14001, son bien concretas, prácticas y alejadas de una mera vocación
altruista en materia ambiental.
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ADECUADA IMPLEMENTACIÓN
Mientras que el diseño e implementación de un sistema de gestión de la calidad tiene, o debería
tener si es adecuadamente realizado, un impacto en la estrategia de la organización, el mismo
proceso para la cuestión ambiental no necesariamente debería tenerlo.
Sucede que la parte del sistema de gestión de la organización que se ocupa de la cuestión
ambiental (en los términos de la ISO 14001) es de orden más operativo que estratégico. Esto se
debe a que mayormente el sistema de gestión ambiental es reactivo frente a las actividades de la
organización y al marco legal correspondiente.
Al mismo tiempo, los procesos que incluye son más específicos y por consiguiente requieren de
mayor especialización para su correcta definición, ejecución y mantenimiento.
Una forma simple, rápida y segura de establecer, implementar y certificar un sistema de gestión
ambiental por la norma ISO 14001 involucra una serie de pasos que son:
1. Definir las responsabilidades relativas a la gestión ambiental,
2. Establecer y comunicar la política ambiental, o sea declarar formalmente el compromiso
de la organización respecto de su desempeño ambiental. Esta política debe ser coherente
y consistente con la estrategia general de la organización.
3. Identificar todos los aspectos ambientales de sus actividades, productos y servicios,
4. Relevar el marco legal y reglamentario, así como el modo en que aplica de manera precisa,
5. Evaluar los impactos ambientales correspondientes a las actividades y reconocer los que
son significativos basados en la política ambiental adoptada.
6. Definir e implementar los procedimientos generales propios del sistema de gestión
ambiental (comunes a todas las organizaciones) y específicos (propios de la actividad
desarrollada),
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7. Seleccionar los indicadores clave de desempeño de los procesos así como la metodología
de medición de los mismos,
8. Implementar efectivamente todos los procesos definidos,
9. Monitorear la eficacia del sistema de gestión a través de los indicadores clave
seleccionados y la aplicación de técnicas estadísticas,
10. Aplicar acciones correctivas basados en el análisis de los resultados y acciones preventivas
basadas en la política ambiental,
Estos simples pasos deben ser realizados por personal especializado competente en temas
ambientales, o al menos con asistencia de expertos en la materia.
La implementación del sistema de gestión ambiental, en general, no determina cambios
significativos en la organización, sino que constituye un complemento importante de la gestión
general.
A diferencia de lo que acontece con los sistemas de gestión de la calidad, que impactan en el
corazón del negocio o actividad de la organización, la cuestión ambiental es en la mayoría de los
casos una cuestión accesoria. Muy importante, pero no central del negocio. Por eso no sería
razonable decir que se trata de una decisión estratégica la implementación y certificación de ISO
14001, salvo lógicamente casos puntuales.
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Respecto de la necesaria competencia en temas ambientales, lo que sucede es que muchas veces
el relevamiento del marco legal y el correspondiente análisis de su aplicación es realizado por
personas sin los conocimientos ni la información necesaria para un tema tan importante.
Consecuentemente, la calidad del diagnóstico determina la de los resultados del mismo.
Es importante contar con buen asesoramiento legal cuanto menos al inicio del proyecto, el cual
es determinante para identificar adecuadamente el marco regulatorio en que desempeñan las
actividades de la empresa.
En cuanto respecta a la responsabilidad y autoridad de los funcionarios que integran el sistema
de gestión ambiental, suele suceder que se deposita en manos de personas de menor nivel
jerárquico, sin dotarlos de la necesaria autoridad e autonomía. La Dirección de la organización no
debe confundir: el tema ambiental es MUY IMPORTANTE.
La calidad de los procesos y la adecuación de los indicadores es generalmente una consecuencia
de las competencias de quienes los elaboran. Para esto, para el diseño de procesos eficaces y
eficientes, es conveniente la participación de Consultores o Asesores de categoría. Nuevamente
surge aquí la cuestión económica, algunas empresas escogen las alternativas “baratas” del
mercado, algo que al final del camino generalmente termina siendo más costoso.
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PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
A nivel operativo, para un proyecto de implementación y certificación de ISO 14001 existe una
serie de etapas que deberían desarrollarse.
A continuación describimos esas etapas en términos de una secuencia cronológica e indicamos
las funciones que deberían ejercer el liderazgo o la responsabilidad por la ejecución de las mismas
y recursos externos necesarios. Debe tenerse presente que esto no es una metodología
obligatoria, sino simplemente una secuencia típica:
Recursos
Nº Etapas del Proyecto Responsable
Externos
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Recursos
Nº Etapas del Proyecto Responsable
Externos
Responsables de
Capacitación y entrenamiento de los involucrados en los
áreas de la
procesos. Todos sus integrantes deben ser conscientes y
Organización.
6 conocedores de los mismos.
Esta etapa completa la anterior, en que se define y documenta el
Representante
sistema de gestión.
Ambiental
Implementación.
Responsables de
Esta etapa generalmente es simultánea con la anterior, consiste
áreas de la
en aplicar de manera efectiva, sostenida y disciplinada los
Organización.
7 procesos definidos. A partir de la implementación, debe
monitorearse la eficacia de los procesos definidos. Es decir,
Representante
observar y evaluar si son adecuados para la organización y si
Ambiental
logran los objetivos definidos.
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Recursos
Nº Etapas del Proyecto Responsable
Externos
Auditoría de certificación.
Durante la auditoria los auditores verifican que los hallazgos de la
auditoria inicial, potenciales NO Conformidades, hayan sido
solucionados. Luego, los auditores se enfocan en la efectiva
Representante
11 implementación del sistema de gestión. Es decir que verifican por Ente Acreditado
Ambiental
medio de evidencias objetivas que los procesos se encuentran
debidamente implementados. Las verificaciones se realizan
mediante observaciones de campo, entrevistas al personal y
fundamentalmente a través de la revisión y análisis de registros.
Auditorias de mantenimiento
Una vez recibida la certificación y obtenido el certificado, puede
comenzar a publicitar su éxito y promocionar su empresa. Para
Representante
12 conservar la certificación, lo único que deberá hacer es seguir Ente Acreditado
Ambiental
utilizando el sistema de gestión de la calidad. La entidad de
certificación lo comprobará periódicamente para garantizar que
el SGC sigue cumpliendo los requisitos de la norma.
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RESUMEN Y CONCLUSIONES
Es fundamental que la organización comprenda clara y correctamente el rol del sistema de gestión
ambiental, evitando confundir gestión con ambientalismo. También es importante diferenciar la
gestión ambiental en su sentido más amplio de aquello que comprende ISO 14001.
A pesar de no ser un tema central del negocio o actividad, la gestión ambiental en términos de
ISO 14001 mantiene su alta relevancia dentro de la gestión general. Esa importancia se percibe
claramente cuando las situaciones indeseables se presentan. Por eso, de ninguna manera debe
minimizarse el impacto en el negocio y sus resultados financieros.
Implementar ISO 14001 correctamente es muy ventajoso para cualquier organización, ya que
ayuda a proteger a la organización de errores, descuidos o fallas de alto impacto negativo en su
resultado financiero.
La organización no debería escatimar recursos en estos proyectos, aplica la lógica que “lo barato
cuesta caro al final de todo”. Hay que prever que el cumplimiento legal en materia ambiental
siempre exhibe flaquezas, las exigencias en este campo hoy son muy elevadas por lo que el aporte
de especialistas es fundamental.
Es recomendable, casi imprescindible contar con un Consultor o Asesor Externo, aun cuando la
organización posea personal altamente capacitado y un sistema de gestión maduro. Y siempre
será importante hacer una muy correcta selección del mismo.
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