Actualmente las organizaciones entienden que la importancia en el control de sus
procesos y la calidad de sus productos se consiguen a través de los sistemas de gestión de calidad, pues el trabajo conjunto con estos da pautas para realizar el manejo adecuado de la información, aspecto importante para lograr el éxito de las metas u objetivos. Con el sistema de gestión de calidad, las empresas comienzan a realizar las acciones para la evaluación de la documentación, que es necesaria para establecer las actividades y acciones a seguir, y posterior corrección en aquellos documentos que lo necesiten, esto, reportándose en un control de cambios, en dicho documento se establecerá si existe algún cambio de versión. Dicho esto, se deberán verificar las fechas de emisión de los documentos, para compararlos con los documentos que fueron ya modificados, y así no generar información irrelevante que pueda llevar a cometer errores; posteriormente a esto, se podrá hacer con confianza la divulgación y distribución de la documentación en la organización.