5S, comunicación visual y procesos de conversación

Preparó: Ishiro Kuratomi (AMS, Ltd.)

Hace algunos meses, una compañía del sector de alimentos me pidió realizar
una auditoría externa de su programa 5S para identificar posibles mejoras en
su actuación. Lo primero que me llamó la atención fue el número elevado de
tablones expuestos en las paredes y pasillos de la fábrica. En estos tablero
presentaba información en gráficos, tendencias, índices y otra información que
los directivos consideraban útil divulgarla a los operarios. Sin embargo, al
preguntarles a algunos trabajadores si conocían esta información o lo que esta
representaba, no supieron contestar a la pregunta. Al seguir indagando, la
mayoría de los documentos habían sido publicados en un plazo superior a dos
semanas. Era frecuente en esta planta actualizar los resultados cada mes con
los datos del período anterior. Me preguntaba si esta clase de información era
útil para la gestión de las actividades cotidianas, 5S o TPM, de lo contrario, era
necesario eliminar esta clase de información innecesaria, siguiendo los
principios de la Estrategia 5S. Finalmente decidí preparar una tarjeta roja
(utilizada para marcar los elementos no útiles) para cada documento publicado.
Tuve que preparar cerca de 120 tarjetas rojas y varias de ellas correspondían a
tableros completos que no se requerían o no prestaban alguna utilidad. Los
directivos de la planta encargados de la preparación de estos tableros estaban
molestos por esta situación. Creo, no habían entendido el fundamento de la
gestión visual y la utilidad de este sistema de información como parte de la
gestión de las actividades cotidianas (daily routine work).

Es frecuente en las plantas preparar una gran cantidad de información y

ponerla en una cartelera como parte de un programa 5S, Mejora Continua o
Mantenimiento Autónomo. El propósito real de la "gestión visual" y la utilización
de esta clase de tableros es servir de punto de encuentro y lugar de trabajo
para el análisis y adquisición de compromisos para la acción en los puestos de
trabajo. Un tablero es solo el punto de partida. Lo más importante es el acto de
lenguaje y los procesos de conversación que se realizan frente a las cifras o
gráficos expuestos. Peter Senge nos lo recuerda en su libro "La Quinta
Disciplina". Una organización debe ser un laboratorio permanente de
aprendizaje y estos eventos de diálogo y conversación, le permiten a una
empresa aprender, adquirir conocimiento sobre las acciones diarias. Es más, la
literatura especializada sobre "lenguaje" insisten en un principio fundamental:
los actos lingüísticos conducen a compromisos. Si frente al tablero de
información se realiza una pequeña reunión de cinco minutos diarios, como las
que se hacen en la fábrica de aspiradoras de Matsushita Electric (National
Panasonic), se puede aprender mucho sobre las operaciones de la planta, los
trabajadores adquieren mayor responsabilidad, se revisan los resultados
cotidianos y se genera un espíritu superior de logro, necesario para alcanzar
las metas previstas.

Exponer la información libre en un tablero, sin una actividad adicional

complementaria de conversación nos conduce a perder la posibilidad de
comunicar efectivamente lo que se quiere. Tampoco se genera una mejor
actitud y responsabilidad por parte del trabajador con los resultados esperados.
Estos temas han sido estudiados por teóricos del lenguaje como Fernando
Flores, Searle y el mismo filósofo alemán Habermas. Estos intelectuales
consideran que los actos de conversación y diálogo ayudan a mejorar la
transferencia del conocimiento y adquirir mayor responsabilidad con lo que se
promete y expresa verbalmente.

Me gustaría recomendar a los practicantes de las 5S y otros programas de

mejora, que consideren la posibilidad de realizar sesiones muy cortas de
conversación sobre los tableros y gráficos expuestos en las plantas. Este
sistema de trabajo es muy poderoso para lograr mayor compromiso y
comprender mejor el funcionamiento de una planta. En algunas empresas esta
reunión la realizan en el momento del cambio de turno. De esta forma se
homologan conocimiento e intereses existentes entre turnos. Lo importante, es
que usted debe acompañar la publicación de la información con un plan de
conversaciones, ya sea de entrenamiento, de control, de información, o de
análisis de problemas, la publicación de la información en los tableros. De lo
contrario, debería ponerle una tarjeta roja de las utilizadas en su programa 5S a
su tablero ya que no cumple adecuadamente su función.

Ishiro Kuratomi.
Agradezco la colaboración del Sr. Humberto Alvarez Laverde Director de Ceroaverias.com haber tenido la posibilidad de
conversar sobre estos temas. El TPM debe ser desarrollado a través de procesos de diálogo entre practicantes