IMPLEMENTACIÓN DE CONTROLES DE COSTOS Y CAMBIOS EN EL PLAN DE

UN PROYECTO

CRISTIAN PUENTES

PROGRAMA CERTIFICADO GESTIÓN DE PROYECTOS

U. TEXAS ARLINGTON

BOGOTÁ, MAYO DE 2019

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RESUMEN

El proceso de control de costos se encarga de supervisar el grado de ejecución del presupuesto

del Proyecto y controlar los cambios en la línea base del rendimiento del coste”[1]. Este proceso
es muy importante en cualquier tipo deproyecto, independientemente de su tamaño. No es solo
monitorear los costos y recopilar bastante información, sino que también se necesita analizar la
información para realizar las acciones correctivas necesarias y correspondientes a tiempo, Para
controlar los costos eficientemente debemos gestionar e influir sobre los cambios que se realicen
en el proyecto, además mantener un seguimiento periódico de los avances de costos, revisar que
los desembolsos que se hacen no estén excediendo la financiación planeada y autorizada y
además, y muy importante, asegurar la implementación de los procesos de control integrado de
cambios.

Palabra clave: Control

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SUMMARY

The process of cost control is in charge of supervising the execution of the Project budget and
controlling the changes in the baseline of the cost performance "[1]. This process is very
important in any type of project, regardless of its size. It is not only to monitor the costs and
gather a lot of information, but also to analyze the information to carry out the necessary
corrective actions in time. To control the costs efficiently we must manage and influence the
changes that are made in the project, besides maintain a periodic follow-up of the cost advances,
check that the disbursements that are made are not exceeding the planned and authorized
financing and also, and very importantly, ensure the implementation of integrated change control
processes.

Keyword: Control
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¿Cómo controlar los costos e implementar el proceso de control integrado de cambios?

Para empezar, necesitamos el plan para la dirección del proyecto, en este, hay dos aspectos que
son importantes para el proceso. El primero es tener la línea base del desempeño de costos, esta
se compara con los resultados reales para establecer si se requiere implementar un cambio, una
acción correctiva o una acción preventiva. El segundo aspecto es el plan de gestión de costos, el
cual es importante ya que aquí está la planificación de la forma y los métodos en que se
gestionaran los costos del proyecto.

También necesitamos los datos sobre el desempeño del trabajo, estos datos deberán haber sido
recopilados en la fase de dirección y gestión de la ejecución del proyecto, y en base a estos se
genera la información del desempeño del costo de los trabajos. Otra entrada importante para un
correcto control de costes es el establecimiento de los requisitos de financiamiento del proyecto.
Estos se consiguen al realizar una buena determinación del presupuesto, y es importante ya que
nos muestra las necesidades de fondos para financiar el proyecto a través del tiempo. Las
políticas, procedimientos y lineamientos existentes, los métodos de seguimiento e información y
las herramientas que se utilizaran para el control de costos, son los activos de los procesos de la
organización, y es uno de los pasos importantes en este proceso.

En este contexto, debemos definir las herramientas a utilizar en el proceso de control de

costos. La primera herramienta de suma importancia es la gestión del valor ganado, que nos
permite a través de la integración de mediciones de alcance del proyecto, costo y
cronograma, medir el desempeño del proyecto. De esta manera podemos combinar métricas de
elementos como calidad, alcance y costos, para obtener indicadores que determinan el grado de
desempeño logrado.

Otra herramienta que debemos realizar son las proyecciones, la cual nos permite a estimar en
forma periódica lo que será el costo final del proyecto. También, elíndice de desempeño del
trabajo es otra herramienta que nos permite estimar lo que se debe ajustar los desembolsos de
costos para cumplir con el presupuesto. Luego revisamos el desempeño de las tareas, paso
importante para validar y comparar el desempeño real del proyecto contra su línea base de costo
y cronograma.
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El análisis de variación y los softwares de gestión de proyectos, son las otras dos herramientas a
utilizar, que nos permite primero medir el desempeño del costo, y obtener una valoración de la
magnitud de variación con respeto a la línea base original de costo, y lo software para monitorear
las 3 dimensiones del valor ganado.

Para realizar el control Integrado de Cambios debemos “revisar todas las solicitudes de cambios,
aprobarlos y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la
organización, a los documentos del proyecto y al plan para la dirección del proyecto.

En este proceso se debe intervenir en los elementos que puedan evitar el control de cambios, de
manera que se puedan implementar solamente cambios aprobados, estas solicitudes de cambio
deben ser revisadas, analizadas y aprobadas rápidamente y además gestionar los cambios
aprobados. También se debe mantener la integridad de las líneas base, para que luego se pueda
hacer una comparación correcta. Las acciones correctivas y preventivas recomendadas deben ser
revisadas y aprobadas o rechazadas según su análisis y finalmente se debe documentar el
impacto total de las solicitudes de cambio.
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FUENTES

El PMI®, es actualmente la entidad internacional más importante para la estandarización de

proyectos, se encarga de actualizar y crear nuevos procedimientos, los cuales se pueden
encontrar en su publicación, la cual es la guía de referencia fundamental para la gestión de
proyectos y en la que se basan varios estándares de otras organizaciones, esta guía se denomina
PMBOK® o Project Management Body of knowledge.

El PMBOK® busca aplicar las mejores prácticas, las cuales han sido puestas a prueba en casos
reales, es por ello que, al compartir la información, las diferentes organizaciones que utilizan
este estándar y los profesionales certificados, pueden acceder a una amplia base de datos con
resultados que han sido probados a lo largo del tiempo.