Índice

VELOCIDAD
DE RESPUESTA ES IGUAL A
VENTAS
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ÍNDICE

3 La velocidad como arma secreta

4 Vulnerabilidad empresarial

6 ¿Faltan oportunidades?

6 Empresas en México

7 Estudio de caso

9 Llama lo antes posible

10 Responde velozmente

11 Velocidad de respuesta es igual a ventas

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LA VELOCIDAD COMO ARMA SECRETA

Hace algunos años, el tiempo que tomaba a los

equipos de venta responder a un correo, era
de días (no de horas). Somos una sociedad
con expectativas de obtener las cosas de
manera instantánea y los clientes
no pueden esperar tanto tiempo
para recibir una respuesta por
parte de un asesor de ventas.
Si se tarda mucho tiempo (o
más del esperado), el prospecto
encontrará otra compañía que
responda con mayor velocidad.

En las próximas páginas se

mostrará cómo la velocidad con
la que respondemos a un prospecto o cliente, impacta sobremanera en los cierres
y resultados del proceso de ventas. Durante este año hemos estudiado muy de
cerca este impacto y los resultados han sido muy interesantes.
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VULNERABILIDAD EMPRESARIAL

El 82.5% de las pequeñas y medianas empresas desaparecen antes de lograr dos años de
existencia en el mercado. Las empresas desaparecen por distintas razones. Sin embargo, un
estudio del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) muestra que los problemas
más comunes están asociados a ventas y son:

18%por la competencia
25%
por ventas
de las mismas insuficientes

Cuando hablamos de competencia,

podemos darnos cuenta de que está
en nuestras manos que el cliente no
compre con otra empresa. El 61% de
los compradores deciden cambiar de
proveedor al percibir desinterés por parte
de la empresa que lo estaba atendiendo en
un inicio. Es decir, si hablamos a tiempo,
si mantenemos esa relación cliente -
proveedor en buenos términos, el posible
cliente no tendría porque cambiar.
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Por otro lado, podemos contrarrestar las ventas

insuficientes, al dar un seguimiento puntual y generar valor
a los clientes. Para cerrar una venta nueva se requieren 5
contactos efectivos y en promedio los asesores de venta
hacen dos llamadas. Si además agregamos que cuando
el prospecto se acerca a pedir informes, las empresas
tardan dos días en enviarle lo solicitado, tenemos una gran
oportunidad de hacer las cosas mejor: dar seguimiento y
ser más veloces al responder.

Hablando del valor que generamos para los clientes,

solo el 17% de los compradores aseguran que el precio 17%
%
influye en su decisión. Por ello es de suma importancia
que hagamos hincapié en lo que obtiene el posible cliente
al comprar con nosotros: todos los beneficios reales y no
solo las características del producto o servicio.

Si el proveedor es profesional y responde con prontitud, tiene altas posibilidades de ganar al

cliente (de 3 a 5 veces de cada 10 oportunidades). Simplemente porque el prospecto decide
comprar con el que dio seguimiento durante el proceso de compra y muchas veces con el
único que dio información oportuna.
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¿FALTAN OPORTUNIDADES?
Es una realidad que podemos cambiar el panorama al estar presentes con nuestros prospectos
desde el inicio:

Con una calificación Con dar la información Con ser más rápidos
profesional. que nos solicita a tiempo. que nuestra competencia.

EMPRESAS EN MÉXICO
Diversos expertos coinciden en que las empresas
latinoamericanas tardan más de 48 horas
en responder a una solicitud. Sin embargo, el
tiempo de respuesta es fundamental en el área
comercial. El presente estudio corrobora que
las empresas dejan gran parte de solicitudes sin
responder. Asi que si logramos que la empresa
sea capaz de reaccionar en los primeros minutos
posteriores a una solicitud, podrá superar a su
competencia, pues más del 50% de los clientes
eligen comprar con el primer proveedor que
envía la cotización o responde a una solicitud.
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ESTUDIO DE CASO
En SalesUp!® hicimos un estudio a nivel nacional para comprobar la velocidad con la que las
empresas responden a una solicitud de información.

• 100 imprentas a nivel nacional.

• Hablamos por télefono solicitando una cotización de una hoja membretada.
• Solicitamos un correo para enviar las especificaciones.
• Enviamos todas las especificaciones por mail.
• Obtuvimos una confirmación de recibido, y en la gran mayoría de casos, una promesa
de respuesta.

Los datos de nuestro estudio confirmaron las hipótesis planteadas: la falta de seguimiento
y el tiempo de respuesta real a una solicitud de cotización por parte de un posible cliente,
están por debajo de las expectativas de sus propios directivos:

86% No calificó al prospecto

De las
77%
100
No solicitó ningún dato

imprentas a
60% Nunca envió la cotización El resto tardó en promedio 18hrs.

nivel nacional
14% Solo 14 dieron seguimiento post cotización

3% Envió la cotización de manera errónea

0% Ninguna realizó una 3ª llamada de seguimiento

0% 25% 50% 75% 100%

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En la siguiente gráfica vemos cómo se comportaron las respuestas a nuestra solicitud:

más de 58 hrs

41 - 48 hrs
Síndrome de
‘mañana lo envío’
33 - 40 hrs

Tiempo en
horas
para enviar
25 - 32 hrs

una cotización 17 - 24 hrs

9 - 16 hrs

1 - 8 hrs

0 - 1 hrs

0 2 4 6 8 10 12 14

Cantidad de cotizaciones enviadas

Por ejemplo, hubo 14 empresas que fueron relativamente veloces y en el primer día enviaron
la cotización, aunque solo 2 lo hicieron en la primer hora.

La gran mayoría de las empresas mostraron el síndrome de “mañana lo envío” tardando

hasta 32 horas en responder. Algunas más, recordaron que tenían un pendiente y varios días
después enviaron la información solicitada.
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LLAMA LO ANTES POSIBLE

En el proceso de calificación, la velocidad afecta drásticamente las ventas. El Profesor James
Oldroyd (MIT), hizo un estudio para InsideSales.com, llamado Lead Response Management
Study, obteniendo los siguientes resultados:

1 hora
5 minutos

Según el estudio, la probabilidad El resultado es aún más sorprendente

de contactar a un prospecto nuevo, al dividir la primer hora en minutos: la
disminuye drásticamente (hasta 10 probabilidad de contactar al prospecto
veces) si el ejecutivo tarda más de disminuye hasta 21 veces, si se
una hora en llamar. contacta después de los 5 minutos.

Puede parecer absurdo, pero es real. Si se contacta a los prospectos al instante, hay
posibilidades de encontrarlos, hablar con ellos, resolver sus dudas y venderles. En contraste,
si la fuerza de ventas deja la llamada para después, es probable que posteriormente ya no
recuerden a la empresa o ya hayan tomado la decisión de compra.
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RESPONDE VELOZMENTE
Hemos comprobado que el porcentaje de cierre sube considerablemente si se llama en los
primeros minutos:

10 minutos
20 minutos
60 minutos

Porcentaje
de cierre 30% Porcentaje
de cierre 20% Porcentaje
de cierre 13%
Según el estudio de Oldroyd, todos los ejecutivos llaman a los prospectos después de las primeras
20 horas. Este dato coincide con el síndrome del “mañana lo envío” - mañana le llamo.

Inturact, un sistema para medición de los procesos

?
de mercadotecnia, recomienda que domines el
“seguimiento de los 5 minutos” con correos
electrónicos automatizados, personalizados y
que los firme un ejecutivo. Nuestros clientes
que usan las plantillas de correo electrónico y
cotizaciones de SalesUp!®, agradecen contar
con estas herramientas para mantener cercanía
con sus prospectos y responder velozmente.
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VELOCIDAD DE RESPUESTA ES IGUAL A VENTAS

Como hemos mostrado en las páginas anteriores, la velocidad con la que se contacte a
un prospecto puede ofrecer resultados impresionantes. Dar información de inmediato,
responder a una cotización que se ha solicitado y enviar un correo personalizado para
dar acompañamiento, son fundamentales en el proceso de calificación, seguimiento para
oportunidades de negocio y cierre.

Algunos consejos:

Crear guiones telefónicos puede ayudar a la fuerza

de ventas a ser más eficiente. Los guiones son una
excelente herramienta que da lineamientos sobre
la manera de dirigirse a los prospectos y clientes
para que sea estandarizada y con la calidad que la
empresa necesita. Igualmente esto facilita la manera
de llevar la conversación y optimizar el tiempo

Definir un protocolo para contestar el teléfono y

registrar todos los contactos. ¿Quiénes contestan
el teléfono? ¿Están cubierto totalmente el horario
de atención? Si lo hace una persona de otro
departamento, ¿puede cumplir con los estándares
que se esperan? ¿Se registran adecuadamente los
seguimientos y lo que se habla con el contacto?
Es recomendable asignar esta responsabilidad
específicamente a una o varias personas.
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Prospectos
En SalesUp!® se pueden configurar las
fases del embudo de ventas (prospectos,
Oportunidades oportunidades y clientes) para que en
ciertos momentos del proceso de ventas,
se envíen correos de forma automática al
Venta

seleccionar el momento del proceso en el

que se encuentra el prospecto.

Igualmente se permite la previa

configuración de productos y servicios
para que cuando se requiera enviar una
cotización, solo se seleccione el formato
adecuado, SalesUp!® sustituya los datos
y se pueda enviar un pdf en minutos,
al prospecto con el que se tiene una
oportunidad de negocio.

Utiliza las formas de contacto. Las

integraciones web permiten que cuando
alguien solicite informes por Facebook
o una página web, el prospecto llegue

f directamente la cuenta de SalesUp!

asociada y se pueda comenzar a dar
seguimiento de inmediato.

¡Comienza a ser más veloz y logra tus objetivos hoy mismo!

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En SalesUp!® contamos con un CRM

completamente en español que ayuda a dar
seguimiento profesional, incrementar la velocidad
de respuesta y profesionalizar a los equipos
comerciales para que las empresas logren sus
objetivos de venta.

www.salesup.com
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