Tpo PR 05 01 010319 Qhse

Talleres Portátiles S.A. DE C.V.
Versión: 01 Fecha de Aprobación: 01/03/2019 Nombre del documento: TPO-PR-05-01-0103019-QHSE
En referencia a:
7.4 Comunicación
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información

documentada
Aplica en:
ISO 9001:2015
PROCEDIMIENTO PARA LA CREACION, CONTROL Y ISO 14001:2015
ISO 45001:2018
COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION DOCUMENTADA ISO 37001:2016
TPO-PR-05-01-010319-QHSE
Control de firmas
El presente documento es parte de un proceso
Elaboró
de apoyo dentro de la organización de talleres
portátiles para los procesos y que estos a partir de
los lineamientos establecidos de este documento
se elabore la información documentada
necesaria que aporte un valor agregado así
Revisó
como también establecer los mecanismos para
la comunicación y difusión de la información
pertinente.
Aprobó
Este documento no puede ser modificado, requiere de la autorización del QHSE, si requiere hacer
cambio, hágalos debidamente a los procesos determinados para la gestión del cambio.
https://qehstpo.wordpress.com/
Contenido
1.0 INTRODUCCION 2
2.0 OBJETIVO 2
3.0 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES: 3
1
4.0 DEFINICIONES 4
5.0 DESARROLLO DEL PROCESO 6
5.1 SOLICITUD DE LA INFORMACION DOCUMENTADA 6

5.2 CREACION Y ACTUALIZACION 6
5.3 SEGUIMIENTO, REVISION Y APROBACION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA 10
5.4 ALMACENAMIENTO, PROTECCION Y RESGUARDO DE LA INFORMACION DOCUMENTADA 11
5.5 CONTROL Y DISTRIBUCION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA 12
5.6 COMUNICACIÓN Y DIFUSION EN LA ORGANIZACIÓN 12
6.0 SEGUIMIENTO, MEDICION Y CONTROL DEL PROCESO 13
6.1. SEGUIMIENTO Y CONTROL 13

6.2. MEDICION 14
7.0 RFERENCIAS 14
8.0 CONTROL DE LOS CAMBIOS 15
9.0 ANEXOS 15
A.1 SOLICITUD PARA LA CREACION Y CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA 15

A.2 LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS 16
A.3 MINUTA DE REUNION 17
cambios. Se realizaran de acuerdo a los procedimientos establecidos vigentes.
1.0 INTRODUCCION
Establecer un proceso sistematizado para la creación y actualización de
documentos que permita establecer de manera planificado la elaboración
de la información dentro de la organización. En este procedimiento se tiene
previsto establecer las secuencias para llevar a cabo la creación de un
documento partiendo desde la solicitud que realiza el encargado del
proceso y cuando la aprobación de las jueces en el ámbito deje
2
aprobación de la solicitud. Posteriormente se establecen las directrices para
la creación de la información documentada que servirán como guía para
el encargado del proceso. De igual manera se establece el flujo de
aprobación del documento elaborado por el encargado de proceso, se
establecen los medios para la distribución y disposición del documento y en
el último apartado del procedimiento se anexa como último elemento la
comunicación y difusión de la información documentada donde el
encargado de proceso deberá elaborar un plan de comunicación para la
implementación los documentos elaborados.
2.0 OBJETIVO
Objetivo General
Definir un proceso sistematizado para crear la información documentada Commented [Jaor1]: Iniciar la definición del
objetivo general con un verbo en infinito.
requerida por las normas internacionales y la que la organización determina
como necesaria para la eficacia del sistema de gestión integral dentro de
Talleres Portátiles S.A DE C.V.
Objetivos Específicos
 Identificar y describir la información pertinente para el sistema (título, Commented [Jaor2]: Definir los objetivos
específicos iniciando con un verbo en infinito.
fecha, autor o número de referencia)
 Determinar un formato para estandarizar la información de los
procesos (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y medio
de soporte.
 Definir la revisión y aprobación de los documentos con respecto a la
conveniencia y adecuación.
 Disponer la información documentada requerida por el sistema y las
normas internacionales a encargados de proceso.
 Proteger adecuadamente la información documentada (por
ejemplo, contra perdida de la confidencialidad, uso inadecuado o
perdida de la integridad)
 Controlar la información documentada en base a su distribución,
acceso, recuperación y uso
 Establecer el almacenamiento y preservación, incluida la

preservación de la legibilidad;
 Controlar los cambios pertinentes realizados a la información
documentada
 Controlar su conservación y disposición para los niveles pertinentes en
la organización
 Determinar la información documentada externa necesaria para la
3
planificación y operación del sistema de sistema de gestión,
identificarla y si es apropiado controlarla.
 Establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para las
comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión
integral.
3.0 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:

Rol Encargados de Proceso: Commented [Jaor3]: Encargados de proceso
(compras, ventas, proceso operativo de servicios
 Mantener y conservar la información documentada pertinente a su o renta, almacen, etc.)
proceso
 Crear, modificar y actualizar los respectivos documentos relacionados
a su proceso
 Realizar cambios la información documentada de su proceso de
manera planificada mediante la solicitudes de cambio para
documentos del sistema
 Usar los medios de comunicación establecidos para la difusión de la
información de su proceso
 Disponer y consultar de la información pertinente al sistema a través
de los mecanismos electrónicos que este procedimiento ha
establecido.
 Implementar los medios de comunicación y difusión establecidos en
el presente documento.
Responsabilidad de Encargado de QHSE: Commented [Jaor4]: Persona quien modifica o
crea el documento.
 Elaborar y actualizar el presente procedimiento.
 Mantener y conservar la información documentada derivada de este
procedimiento.
 Establecer las directrices de estandarizacion para que Talleres
Portátiles mantenga, implemente y conserve la información
documentada de las normas internacionales y del sistema de gestión.
 Definir el flujo de revisión y aprobación para la información

documentada.
 Establecer los mecanismos para consulta y disposición de la
información documentada del sistema y de las normas
internacionales.
 Implementar mecanismos para salvaguardar y proteger la
información documentada.
4
 Conservar las solicitudes de los cambios de la información
documentada de manera planificada.
 Controlar la información documentada externa necesaria para la
planificación del sistema de gestión.
 Establecer los mecanismos y medio de comunicación dentro de la
organización de Talleres Portátiles.
Autoridades:
 El Gerente General es quien aprueba la conformidad el presente

documento.
 El encargado de QHSE es quien puede modificar, actualizar, dar
seguimiento y revisión al presente documento.
4.0 DEFINICIONES
Sistema de Gestión: Conjunto de elementos de una organización
interrelacionados o que interactúan para establecer políticas y procesos
para lograr estos objetivos.
Información documentada: Información que una organización tiene que

controlar y mantener, y el medio que la contiene.
La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y

puede provenir de cualquier fuente.
La información documentada puede hacer referencia a:
1. El sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados.

2. La información generada para que la organización opere
(documentos, procedimientos, etc.).
3. La evidencia de los resultados alcanzados (registros).
Proceso: Conjunto de actividades, mutuamente relacionadas o que

interactúan, los cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Identificación: Numero, código o nombramiento establecido para el control

y flujo de la información documentada.
Descripción: Desarrollo o contenido de la información documentada

(documentos, procedimientos, instructivos, registros, etc.)
Formato: directrices para establecer (idioma, versión del software, gráficos),

los medios de soporte (papel o electrónico) de la información
5
documentada.
Control de la información documentada: Disponer la información

documentada alcance de los niveles pertinentes para su uso, donde y
cuando se necesite.
Proteger la información de manera adecuada (por ejemplo, contra la

pérdida de confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de la integridad).
El concepto de controlar de igual manera va referido a la distribución,

acceso, recuperación, almacenamiento y preservación, controlar los
cambios (versiones), los mecanismos para la conservación y disposición.
Comunicación: medios y mecanismos establecidos dentro de la

organización para la difusión de cambios en el sistema de gestión, requisitos
legales, toma de acuerdos o decisiones, disponibilidad y distribución de la
información documentada.
Proceso de Creación, control y comunicación de la información

documentada:
Fig. 1 Proceso general de creación y control de documentos
5.0 DESARROLLO DEL PROCESO

5.1 SOLICITUD DE LA INFORMACION DOCUMENTADA
El encargado de proceso debe:
5.1.1 Solicitar al encargado de QHSE el formato de solicitud de creación y
6
actualización la información documentada RG-01-00-010319-PR-05-
01-QHSE (ver anexo A.1).
5.1.2 Realizar el llenado del formato establecido en el cual deberá exponer

la necesidad o el requerimiento por el cual se realiza la solicitud del
cambio o la creación del documento.
5.1.3 Enviar la solicitud para la creación o actualización del documento al

encargado de QHSE, vía correo electrónico/físico.
El encargado de QHSE debe:
5.1.4 Verificar que la solicitud haya sido llenada de manera adecuada y

firmar (de manera física o electrónica) de revisado para
posteriormente enviársela al Gerente General y firmar (de manera
física o electrónica).
5.1.5 Confirmar al encargado de proceso de que la solicitud ha sido

aprobada, enviando la solicitud con la aprobación (vía correo
electrónico o entregando la solicitud al encargado de proceso de
manera física)
5.1.6 Registrar la fecha en que se aprobó la creación del documento

dentro de la evidencia de la información documentada RG-01-00-
010319-PR-05-01-QHSE.
5.2 CREACION Y ACTUALIZACION

5.2.1 Elaborar la información documentada solicitada de acuerdo a las

siguientes directrices y estructura establecida en el presente
documento.
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
Estructura Apartado Contenido

Contiene los criterios a los que
Hoja 1
Portada hace referencia en relación a las
normas ISO
Hoja 2
Índice Contenidos
Explicación breve del
Introducción 1.0 procedimiento o información
7
documentada.
2.0
Objetivos Objetivo General y específicos
Rol de los encargados de proceso,
Roles, responsabilidades y 3.0
Responsabilidad del encargado
autoridades
del proceso y Autoridades
Terminología relacionada al
Definiciones 4.0 documento y las actividades
desarrolladas en el documento.
5.0 Desarrollo del proceso y
Desarrollo
actividades
En esta sección se establecen los
Seguimiento, medición y control controles con los que se
6.0
del proceso determinara la eficacia del
proceso
El establecimiento de los métodos
para controlar la eficacia del
Seguimiento y control 6.1
proceso (registros, auditoria (si
aplica), etc.)
De ser aplicable dentro del
proceso deben establecerse
indicadores, estos son establecidos
Medición 6.2
por el propio dueño y en conjunto
el encargado de QHSE en base a
la dirección estratégica.
Se enuncian los documentos que
fueron de apoyo para la
Referencia 7.0
elaboración de la información
documentada.
Se registran los cambios desde la
Control de los cambios 8.0 elaboración del documento y
posteriores actualizaciones.
En esta sección se adjuntan
formatos que derivan del
Anexos 9.0 documento, gráficos o referencias
esquemáticas que sirven de apoyo
al documento.
El encargado del proceso debe:
5.2.2 Identificar la información documentada a elaborar de acuerdo a la

siguiente nomenclatura:
NOMENCLATURA DE LA INFORMACION DOCUMENTADA
Tabla 2. Identificación de la información documentada
Documento Nomenclatura
Procedimiento TPO-PR-[espacio 1]-[espacio 2]-[espacio 3]-Puesto
TPO Talleres Portátiles
PR Procedimiento
Número del documento (esto dependerá del número de documentos
Espacio 1 que genere el dueño del proceso)
Espacio 2
8
Número de la versión del documento
Espacio 3 Fecha de aprobación
Proceso Nombre del puesto
Ejemplo: TPO-PR-06-01-010319-QHSE
5.2.3 Identificar las evidencias generadas de la información documentada

de acuerdo a la siguiente nomenclatura:
NOMENCLATURA DE EVIDENCIAS DE LA INFORMACION DOCUMENTADA
Tabla 3. Identificación para la evidencia de la información documentada
Documento Nomenclatura
RG-[espacio 1]-[espacio 2]-[espacio 3]-PR-[espacio 4]-[espacio 5]-
Registro Proceso
RG Registro
Espacio 1 Número consecutivo de registro derivado del procedimiento
Espacio 2 Numero de versión del registro
Espacio 3 Fecha de aprobación del registro
PR Procedimiento (que deriva del documento)
Espacio 4 Número del procedimiento o documento relacionado
Espacio 5 Numero de versión del documento al que se le relaciona el registro
Proceso Nombre del puesto
Ejemplo: RG-01-00-010319-PR-05-01-QHSE
5.2.4 Mantener dentro del documento el encabezado y pie de página de

acuerdo a lo siguiente.
ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA
El encabezado el encabezado deberá contener:
 Nombre (Talleres Portátiles)

 Logotipo
 La versión del documento
 La fecha de aprobación
 Nombre del documento y;
 Cada página deberá contener su numeración
Fig. 2 encabezado de la información documentada

El pie de página deberá contener:
9
 Código QR (para re direccionar a la página del sistema de gestión
integral)
 Llevar el siguiente enunciado: “Este documento no puede ser

modificado, requiere de la autorización del QHSE, si requiere hacer
cambios. Se realizaran de acuerdo a los procedimientos establecidos
vigentes”.
 Página web del sistema de gestión integral:
Fig. 3 Pie de página de la información documentada
5.2.5 Mantener el formato de letra para el contenido y textos de acuerdo

a lo siguiente:
FUENTE, TAMAÑO Y COLOR DE LETRA DEL CONTENIDO, TITULOS Y TABLAS

Tabla 4. Fuente y color del contenido y títulos
Aspecto Fuente
Contenido Century Gothic 12
Títulos Mayúsculas,Century Gothic núm. 12,, color azul, en negrita
Subtítulos Mayusculas, Century Gothic num 12, color negro, en negrita
Tablas Century Gothic, núm. De 8 a 12, color libre
10
5.2.6 Mantener el formato establecido para cuando se colocan figuras,
diagramas y tablas:
FIGURAS Y TABLAS DEL CONTENIDO
Tabla 5. Directrices para figuras y tablas
Aspecto Lineamiento
Colocar en la parte inferior de la figura: “Figura #. (texto referente a

Figuras la figura)”
Colocar en la parte superior de la tabla: “Tabla #. (texto referente a

Tablas la tabla)”
5.3 SEGUIMIENTO, REVISION Y APROBACION DE LA INFORMACION

DOCUMENTADA
5.3.1 Enviar al encargado de QHSE el documento elaborado para su

revisión (vía correo electrónico) a jocampo@tpo.com.mx.
5.3.2 Adjuntar en correo la información documentada elaborada y el

registro de seguimiento de la información documentada RG-01-00-
010319-PR-05-01-QHSE.
5.3.3 Recibir la información documentada creada o actualizada del

encargado del proceso vía correo electrónico.
5.3.4 Revisar el documento proporcionado por el encargado de proceso

y registrar el estatus del documento en la información documentada
RG-01-00-010319-PR-05-01-QHSE.
5.3.5 Comunicar al encargado de proceso el estatus del documento

enviado y determinar si el documento requiere de correcciones,
anotarlo en la información documentada RG-01-00-010319-PR-05-
11
01-QHSE hasta que el estatus del documento sea aprobado.
5.3.6 Enviar el documento al encargado de QHSE con motivo de revisión y

aprobación del documento.
5.3.7 Firmar el documento con firma electrónica en formato pdf.

5.3.8 Firmar el documento mediante firma electrónica con motivo de
aprobación de la revisión previamente consultado con el Gerente
General.
Nota 1: El documento ha sido aprobado cuando este en PDF con la firma

electrónica respectiva de distribución y control del QHSE y del encargado
de proceso,
Nota 2: Para poder firmar de manera electrónica el encargado de QHSE

debe contar con un certificado digital y asignar una al encargado de
proceso.
5.4 ALMACENAMIENTO, PROTECCION Y RESGUARDO DE LA INFORMACION

DOCUMENTADA
5.4.1. Proteger la información documentada estableciendo una restricción

de edición de los documentos, perdida de confidencialidad, uso
inadecuado de la integridad.
Nota 1: El documento puede protegerse estableciendo una contraseña

para evitar que algún tercero edite la información.
5.4.2. Almacenar la información documentada de manera digital en el

disco local del equipo de cómputo, en Dropbox y como archivo PDF
en plataforma Wordpress.
Nota 2: Si la documentación es borrada del almacenamiento virtual el

usuario podrá recuperarla en un tiempo no mayor de 30 días, el
encargado de proceso podrá solicitar apoyo para la recuperación de la
información al encargado de QHSE si lo requiere.
5.5 CONTROL Y DISTRIBUCION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA

12
CONTROL DE LA INFORMACION
5.5.1 Disponer de un control de la información documentada pertinente al

sistema de gestión integral e identificar la documentación interna y
externa necesaria para el sistema de gestión integral o normas
internacionales.
5.5.2 Realizar el llenado del documento RG-02-00-010319-PR-05-01-QHSE

en el cual se deberá identificar la documentación pertinente al
sistema de gestión integral y las normas internacionales (ver anexo
A.2).
DISTRIBUCION DE LA INFORMACION
5.5.3 Disponer la información documentada en el portal de wordpress del

sistema de gestión integral para que los encargados de proceso
dispongan de la información cuando requieran consultarla.
Nota 1: Es necesario contar una cuenta de la plataforma para poder subir

la información a la página web. Si requiere una cuenta diríjase al siguiente
vínculo: Wordpress.com (únicamente QHSE).
CONTROL DE CAMBIOS
El encargado de proceso puede:
5.5.4 Realizar cambios a la información mientras estos sean de manera

planificada de solicitando el documento RG-01-00-010319-PR-05-01-
QHSE.
5.6 COMUNICACIÓN Y DIFUSION EN LA ORGANIZACIÓN

5.6.1 Elaborar un programa de comunicación para la distribución, difusión
e implementación en la organización.
5.6.2 Elaborar el programa de comunicación de acuerdo al registro RG-

03-00-010319-PR-05-01-QHSE.
5.6.3 Enviar el programa de comunicación RG-03-00-010319-PR-05-01-

QHSE a los encargados de proceso para que ellos conozcan los
medios establecido para la comunicación, consulta y difusión de la
información.
13
El encargado de Proceso debe:
5.6.1 Difundir y documentar las reuniones, comunicados, juntas de trabajos

mediante minutas de reunión en el formato RG-04-01-010319-05-01-
QHSE del presente documento (ver anexo A.3) o mediante vía correo
electrónico adjuntado a las partes interesadas involucradas en el que
deberán confirmar la recepción del comunicado y los medios
establecidos en el programa de comunicación.
6.0 SEGUIMIENTO, MEDICION Y CONTROL DEL PROCESO

6.1. SEGUIMIENTO Y CONTROL
El encargado de QHSE debe
6.1.1. Conservar y mantener el presente procedimiento, el cual deberá ser

revisado y evaluado cada 6 meses.
6.1.2. Conservar la información documentada derivada de este

procedimiento. El cual respecta a los registros:
 RG-01-00-010319-PR-05-01-QHSE
 RG-02-01-010319-PR-05-01-QHSE
 RG-03-01-010319-PR-05-01-QHSE
 RG-04-01-010319-PR-05-01-QHSE
6.1.3. El proceso será auditado según lo determinado por el auditor interno

líder y lo establecido por el equipo auditor de la organización en el
programa de auditorías.
6.1.4. Mantener y conservar la información documentada de las no

conformidades y acciones correctivas derivadas de los resultados de
auditorías (solo si aplica).
6.1.5. Conservar la evidencia de los comunicados vía correo electrónico,

minuta de reunión, Wordpress, Dropbox y almacenamiento físico del
equipo de cómputo.
6.2. MEDICION
14
6.2.1. Mantener la eficacia de los indicadores con lo que respecta a:
Indicadores Criterio Formula
Numero de vistas en la
𝑛𝑉: 𝑛𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠
Numero de vistas página del sistema de
gestión integral
Numero de Comentarios en
Numero de 𝑛𝐶𝑜: 𝑛𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠
la página del sistema de
Comentarios
gestión integral
Número de Visitantes en la
Número de
página del sistema de 𝑛𝑉𝑖𝑠: 𝑛𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑖𝑠𝑖𝑡𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠
Visitantes
gestión integral
Cumplir con el 100% de los 𝑛𝑆𝑐𝑎
registros por cada una de las 𝐼𝐷𝑒𝑓𝑝 =
Información 𝑛𝑅𝑆𝑐
solicitudes de creación o 𝐼𝐷𝑒𝑓𝑝 : 𝑒𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖𝑎 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑖𝑛𝑓𝑜𝑟𝑚𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑑𝑜𝑐.
documentada
actualización de documentos 𝑛𝑆𝑐𝑎: 𝑛𝑢𝑚. 𝑑𝑒 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑟𝑒𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑦 𝑎𝑐𝑡𝑢𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛
𝑛𝑅𝑆𝑐: 𝑛𝑢𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑔𝑖𝑠𝑡𝑟𝑜𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑙𝑒𝑡𝑜𝑠
7.0 RFERENCIAS
Bibliografía
 ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad

 ISO 45001:2018 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
Ocupacional
 ISO 14001:2015 Sistema de Gestión del Medio Ambiente
 ISO 37001:2016 Sistema de Gestión Antisoborno
Derivados
 RG-01-00-010319-PR-05-01-QHSE Solicitud de creación y

actualización de la información documentada.
 RG-02-00-010319-PR-05-01-QHSE Lista de control de documentos
internos y externos
 RG-03-00-010319-PR-05-01-QHSE Plan de comunicación y difusión de
la información documentada.
 RG-04-00-010319-PR-05-01-QHSE Minuta de reunión
8.0 CONTROL DE LOS CAMBIOS

FLUJO DE APROBACION
Puesto Motivo NOMBRE FECHA
15
QHSE Elaboro Jorge Alberto Ocampo Rodriguez 01/03/2019
QHSE Reviso Jorge Alberto Ocampo Rodriguez 01/03/2019
GERENTE GENERAL Aprobó Juan Jose Orozco Márquez 01/03/2019
DETALLES DE MODIFICACION DEL DOCUMENTO
Rev. Fecha Sección Descripción del cambio y motivo del cambio
0 11/05/2018 Todas Elaboración y creación del documento

Se realiza un cambio a codificación, tanto como a la estructura
de los documentos, anexando los apartados de control, medición
y evaluación, nombramiento de los registros, ya que
1 01/03/19 Todas
anteriormente estos no tenían un código relacionado al
procedimiento,
El presente documento proviene de CID-PR01-QHSE.
Portada,
encabezado
2 03/04/2019 Se realiza cambio por imagen corporativa
y pie de
pagina
9.0 ANEXOS
A.1 SOLICITUD PARA LA CREACION Y CONTROL DE LA INFORMACION
DOCUMENTADA
SOLICITUD PARA LA CREACION, ACTUALIZACION Y ANULACION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA

1. Datos Generales
Direccionamiento Operación
Proceso al que pertenece la Investigación y Planeación Apropiación
solicitud Articulación y Gestión Administrativa, Financiera y Jurídica
Desarrollo Monitoreo y Evaluación
Elaboración (Creación) Procedimiento
Modificación Tipo de Registro
Tipo de solicitud
Eliminación documento Otro. ______________________
Código
Título del Versión
documento
2. Descripción de la solicitud
Justificación (creación,
modificación y anulación)
Cambio propuesto
Sección modificada del
16
documento
3. Aprobación de la solicitud
Motivo Nombre Firma Aceptado
Elaboro Si
Reviso No
Aprobó Fecha:
4. seguimiento
Núm. Rev. Fecha Estatus Comentarios
A.2 LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

Versión: 01 Fecha de Aprobación: 01/03/2019 Nombre del documento: RG-02-00-010319-PR-05-00-QHSE
LISTA DE CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

PROCESO NUM DE PROCESO PUESTO CRITERIOS PROCEDIMIENTO CODIGO NUMERO DE REGISTROS INTERNO/ SGA SGI SGIA/GA
PROCEDIMIENTOS EN EL REGISTROS EXTERNO
SISTEMA
A.3 MINUTA DE REUNION
Tema:
Orden de servicio:
Lugar:
17
Responsable:
Asunto:
PARTICIPANTES DE LA REUNIÓN
NOMBRE PUESTO FIRMA
Siendo las xxxxx y bajo la responsabilidad del xxxxx se lleva a cabo la reunión de trabajo
en las oficinas de la empresa TALLERES PORTATILES S.A. DE C.V. con el objetivo de
desarrollar la siguiente:
# Descripción Puesto/Responsable/Proceso/Área Fecha

1
2
3
4
Del análisis de los temas abordados se presentaron propuestas de los participantes y se

establecieron los siguientes:
ACUERDOS Y COMPROMISOS
Acuerdo Responsable Fecha
compromiso
1
2
3
Siendo las xx:xx horas dentro de las instalaciones de TALLERES PORTATILES S.A. DE
C.V. se da por concluida la reunión.

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Talleres Portátiles S.A. DE C.V.

Versión: 01 Fecha de Aprobación: 01/03/2019 Nombre del documento: TPO-PR-05-01-0103019-QHSE

7.5 Información documentada

7.5.2 Creación y actualización

7.5.3 Control de la información

3.0 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES: 3

5.0 DESARROLLO DEL PROCESO 6

5.1 SOLICITUD DE LA INFORMACION DOCUMENTADA 6

6.0 SEGUIMIENTO, MEDICION Y CONTROL DEL PROCESO 13

6.1. SEGUIMIENTO Y CONTROL 13

8.0 CONTROL DE LOS CAMBIOS 15

A.1 SOLICITUD PARA LA CREACION Y CONTROL DE LA INFORMACION DOCUMENTADA 15

 Establecer el almacenamiento y preservación, incluida la

3.0 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES:

 Definir el flujo de revisión y aprobación para la información

 El Gerente General es quien aprueba la conformidad el presente

Información documentada: Información que una organización tiene que

La información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y

1. El sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados.

Proceso: Conjunto de actividades, mutuamente relacionadas o que

Identificación: Numero, código o nombramiento establecido para el control

Descripción: Desarrollo o contenido de la información documentada

Formato: directrices para establecer (idioma, versión del software, gráficos),

Control de la información documentada: Disponer la información

Proteger la información de manera adecuada (por ejemplo, contra la

El concepto de controlar de igual manera va referido a la distribución,

Comunicación: medios y mecanismos establecidos dentro de la

Proceso de Creación, control y comunicación de la información

Fig. 1 Proceso general de creación y control de documentos

5.0 DESARROLLO DEL PROCESO

El encargado de proceso debe:

5.1.1 Solicitar al encargado de QHSE el formato de solicitud de creación y

5.1.2 Realizar el llenado del formato establecido en el cual deberá exponer

5.1.3 Enviar la solicitud para la creación o actualización del documento al

El encargado de QHSE debe:

5.1.4 Verificar que la solicitud haya sido llenada de manera adecuada y

5.1.5 Confirmar al encargado de proceso de que la solicitud ha sido

5.1.6 Registrar la fecha en que se aprobó la creación del documento

5.2 CREACION Y ACTUALIZACION

5.2.1 Elaborar la información documentada solicitada de acuerdo a las

ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

Estructura Apartado Contenido

El encargado del proceso debe:

5.2.2 Identificar la información documentada a elaborar de acuerdo a la

Tabla 2. Identificación de la información documentada

5.2.3 Identificar las evidencias generadas de la información documentada

5.2.4 Mantener dentro del documento el encabezado y pie de página de

 Nombre (Talleres Portátiles)

 Cada página deberá contener su numeración

Fig. 2 encabezado de la información documentada

 Llevar el siguiente enunciado: “Este documento no puede ser

Fig. 3 Pie de página de la información documentada

5.2.5 Mantener el formato de letra para el contenido y textos de acuerdo

FUENTE, TAMAÑO Y COLOR DE LETRA DEL CONTENIDO, TITULOS Y TABLAS

Contenido Century Gothic 12

Títulos Mayúsculas,Century Gothic núm. 12,, color azul, en negrita

Subtítulos Mayusculas, Century Gothic num 12, color negro, en negrita

Tablas Century Gothic, núm. De 8 a 12, color libre

Colocar en la parte inferior de la figura: “Figura #. (texto referente a

Colocar en la parte superior de la tabla: “Tabla #. (texto referente a

5.3 SEGUIMIENTO, REVISION Y APROBACION DE LA INFORMACION

5.3.1 Enviar al encargado de QHSE el documento elaborado para su

5.3.2 Adjuntar en correo la información documentada elaborada y el