Uniremington FACULTAD DE INGENIERIA

Taller de Teoría de Sistemas. Valor: 20%

Libro: Administración En Una Página

Autores: Riaz Khadem y Robert Lorber. Grupo Editorial Norma.
Temática a enfocar: Utilización de la información para lograr las metas
empresariales.

Fecha de presentación: la del segundo parcial.

Forma de evaluación individual: La sustentación será mediante una prueba escrita, la

cual aporta el 10% . Dicha prueba escrita se
realizará el mismo dia .

Forma de evaluación grupal: Presentación del Informe escrito realizado por los
dos estudiantes de cada grupo. 10%

Formato de presentación: El trabajo escrito debe presentarlo impreso, respetando las

Normas ICONTEC

Tenga en cuenta:
Fundamentar siempre todas sus respuestas.
No pierda el norte del análisis, el cual estará basado en:
• La teoría general de sistemas
• Importancia de la información, la cual se analiza como Recurso vital, Activo
corporativo más importante, Recurso conceptual, Recurso común en todo el
sistema, Líquido vital, Fuente de Ventaja competitiva.
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PREGUNTAS

1. ¿Que Plantea el texto?

El texto plantea una situación que sucede tanto en las empresas, como en la vida
de cada uno de nosotros. XCORP se encuentra en decadencia y es necesario
tomar una buena iniciativa para recuperar el éxito de la empresa, por tal motivo
el grupo corporativo de esta compañía decide contratar a Brian Scott para que
con su experiencia haga aporte de ideas y saque esta empresa adelante, con
ayuda de nuevas estrategias administrativas, de todo esto surge “administración
en una página”

2. ¿Cómo lo plantea?
Lo plantea en el manejo de la información en las diferentes áreas de la empresa y
poder solucionar el problema que está acabando con la empresa, el informe
plantea a Brian Scott soluciones innovadoras y fáciles de practicar para tener
acceso a todo el sistema de la información de la empresa por medio de filtros
informativos, ya que en esta compañía se manejan informes físicos y esto debilita
el acceso a la información. Se manejaran 3 informes y estos son:

1. Informe De Enfoque: La información clave acerca de lo que va a hacer.

2. Informe De Retroalimentación: Las buenas noticias y las malas noticias
acerca de lo que usted hace.
3: Informe De Administración: Las buenas noticias y las malas noticias de lo que
hace su personal.

Desempeñe el rol del nuevo Presidente de la empresa que ha sido elegido por la
Junta Directiva y responda las preguntas 3 a 7:

3. Mi único y verdadero problema administrativo son las finanzas?

 3

No es el único ni verdadero problema, ya que es de vital importancia en una

empresa que todas las áreas trabajen conjuntamente, hay que conocer las
empresas e interactuar con el personal porque son de gran importancia desde el
cargo más bajo hasta el más alto, es fundamental contar con un buen sistema de
información que me ayuda a identificar las variables que quiero destaca en la
empresa, para que de esta manera se logre un mejoramiento continuo y positivo.

4. La empresa, desde el enfoque sistémico, ¿qué otros problemas presenta desde

el entorno?
Un problema sería el mal manejo de la información por personas ajenas a la
compañía, la información interna puede ser mal utilizada por los empleados para
otros fines con el propósito de perjudicar la empresa. Por este motivo es
importante tener un sistema de aseguramiento de la información bien
estructurado y que brinde una plena seguridad para proteger la empresa de
posibles competidores y demás.

5. En las actuales condiciones empresariales, ¿Puedo caracterizar un sistema de

información manual?
Es muy riesgoso ya que se puede desperdiciar o dejar de utilizar la información,
debido a su volumen y no esta se encuentra altamente protegida. Para los
sistemas de información manual es complicado tenerle un buen control. No es
conveniente que una empresa en este momento trabaje con un sistema manual
puede obtener información poco real y errónea.

6. ¿Cómo se comporta el actual manejo de la información?

Las empresas actualmente manejan bases de datos de acuerdo a la actividad que
desempeñe en el mercado, la información la protegen muy bien para evitar que
se filtre con las empresas competidoras, esto a nivel externo de la compañía.
En la parte interna se trabaja con las áreas que existen en la compañía, con bases
de datos relacionadas con la labor que realicen.
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En este momento las empresas cuentan con mucha tecnología y buenos sistemas
de información que hacen que cada día sea más fácil de controlar en tiempo real.

7. ¿Cómo debe ser mi actitud para alcanzar los ideales de una empresa moderna,
cuyo nervio central es el manejo del recurso conceptual de la información,
para la toma de decisiones?
Mi actitud seria trabajar en equipo con todas las áreas de la empresa evaluando
cada uno de los integrantes que la conforman, creando un sistema de información
que permita filtrar las cosas positivas y negativas identificando falencias, ventajas,
desventajas que tiene la empresa, desechar lo malo y trabajar con las cosas buenas
que posee la compañía y así tomar una buena decisión frente a lo que se quiere
lograr.

Ahora, Ud. Como nuevo Presidente: “Sabía que necesitaba una solución a largo
plazo que garantizará el futuro crecimiento de la empresa. Pero la búsqueda de
una solución a largo plazo era más difícil.” Partiendo de ésta apreciación
futurista responda a la pregunta 8:

8. ¿Qué tipo de solución plantearía a la empresa, teniendo presente que fuera de

ser el nuevo Presidente, cuenta con la suficiente formación en el área de
sistemas?
Simplificaría toda la información, dejando solo datos claves y realmente
necesarios, crearía un sistema de filtro de información que capture solamente lo
necesario e importante y genere informes precisos, oportunos y relevantes.

9. Dentro de la empresa sistema, cada actor desempeña un rol determinado,

donde cada cual explica el desempeño empresarial desde su labor cotidiana.
¿Considera Ud., qué este comportamiento impregna un ritmo equilibrado
para lograr la morfogénesis (cambio) empresarial?
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No impregna un ritmo equilibrado, para lograrlo implicaría una estrategia

normativa de reeducación, cuyo propósito es influí en los sistemas de creencias,
valores y actitudes dentro de la organización para que se adapte al ritmo
equilibrado de cambio en la tecnología y en el ambiente industrial.

10. Qué valor le da cada actor a la información que maneja en su propio espacio
empresarial?
Es muy importante ya que esta debe ir enfocada y relacionada con toda la
información que la empresa maneja de manera general y no individual, el actor
debe tener una visión y un panorama total de lo que se pretende y hacia donde debe
estar orientado.

11. La siguiente afirmación: “Si usted no sabe que es lo que anda mal, no lo puede
arreglar”, ¿se podría convertir en pieza clave para el nuevo presidente de la
empresa?, y si realmente se convirtiera, se pudiera afirmar que, ¿el efecto
palanca es de poca o nula utilidad en dicho contexto empresarial?
Seria de poca utilidad ya que no sabe que es lo que anda mal y por ende no va
poder darle una solución adecuada al problema, quizás podría empeorar dicho
problema, se debe conocer primero que es lo que está mal para encontrar la
solución adecuada.

12. Cuál es el real poderío de la metodología expuesta en “Administración en una

Página”? ¿Y qué concepción se tiene del manejo sistémico?
El real poderío es que en un sistema sencillo y poderoso de manejo de información,
que permite organizar mejor a cualquier compañía y la concepción que se tiene del
manejo sistemático es muy importante, ya que todo lo que se hizo en Xcorp
referente al manejo de la información iba basado en el manejo sistemático.
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13. Exponga los problemas de información que plantea cada uno de los
empleados, cuando dialogan con el nuevo presidente, acerca del actual proceso
decisional de la empresa
El director financiero dice que la empresa se expandió con mucha rapidez
diversificándose en muchas áreas, lo que les obligo a recurrir a los mercados
financieros para obtener capital en una época que el costo del dinero era bastante
alto. El problema se agravo debido a la falta de experiencia en las áreas en las que
Xcorp comenzaba a laborar y no podían brindarles satisfacción a los clientes.
El director de producción culpo al departamento de ventas, el jefe de información y
la directora de recursos humanos le entregaron mucho volumen de información.

14. A partir de la respuesta anterior, identifique los problemas de índole interna

y externa. ¿Qué papel juega el entorno en cada uno de esos problemas?
¿Presenta problemas el flujo de información que se manipula en toda la red
empresarial?

Índole externa:
Falta de experiencia laboral.
Poca relación entre las diferentes áreas.
Falta de entusiasmo, compromiso y responsabilidad de muchos de sus
empleados.
Falta de innovación en diferentes áreas.
Falta de administración y planeación de los gerentes de diferentes áreas.
Falta de orden y claridad en el momento de sistematizar la información.
Deterioro de la reputación de solvencia de la compañía.
Índole externa:
Poca calidad en los productos.
Pérdida de clientes.
Poca rentabilidad en cuestión de ventas
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¿Qué papel juega el entorno en cada uno de esos problemas?

El entorno juega un papel muy importante, que cada uno de estos problemas se
convierte en una debilidad y en una oportunidad para el entorno, en donde este
aprovecha las ventajas que brinda Xcorp, para sacarle provecho y ganarse a sus
clientes.

¿Presenta problemas el flujo de información que se manipula en toda la red

empresarial?
El flujo de información presenta muchos problemas ya que no se le está dando la
administración apropiada a dicha información, se está almacenando gran cantidad
información que no es necesaria ni importante.

15. En el texto, El “Infoman” hace literalmente una afirmación acerca del origen
de las dificultades empresariales. ¿comparte o no su afirmación? Por qué?
Sí, comparto su afirmación, porque en el caso de la empresa utilizada como
ejemplo los problemas relacionados con la baja productividad, la disminución de la
rentabilidad, la caída en las ventas, era producto de la no planificación y de la
ausencia de una comunicación efectiva. La Administración en una página les
permitió identificar los verdaderos problemas y solucionarlos para ello fue
necesario la participación y el compromiso real de todos y cada uno de los
integrantes de la organización. Todos recibieron instrucción sobre la
Administración en una página y todos la implementaron llegando a convertirse en
una de las organizaciones más

16. “...hace pensar en una persona que se está ahogando en un mar de

información”. Esta apreciación enmarca la situación de muchas de nuestras
empresas en el nuevo escenario (entorno) mundial. ¿Qué soluciones
inmediatas propone?
Es necesario implementar sistemas sencillos y poderosos de manejo de
información, que permita organizar cualquier compañía. En donde los gerentes
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puedan reducir las sobrecargas de información, enfocándose en los datos claves que
marquen una diferencia en las organizaciones.

17. De los 3 informes de una página que se plantean en el texto, cuál es el más
importante para Ud.?
El más importante para mí es el informe de enfoque ya que es el punto de partida
para lo que se pretendía con la implementación del sistema de administración en
una página, en donde se debe primero pasar a definir los cuatro pasos simples para
definir factores críticos del éxito: Conocer sus relaciones importantes, definir las
áreas de éxito para cada persona, desde diferentes puntos de vista y determinar
cómo encontrar el estado actual de cada factor crítico de éxito.

18. Analizando cada uno de los tres informes como subsistemas ¿cuáles serían los
elementos sistémicos que los caracterizarían?
Adaptabilidad, para responder a cambios internos y externos de un informe en
una página.
Mantenibilidad, se puede observar en todas las acciones para mantenerse en
funcionamiento, el informe en una página.
Homeostasis (adaptación permanente del informe de una página en el sistema)
Estabilidad (mantiene el equilibrio a través del flujo de materiales, energía e
información)
Optimización (funcionamiento de los tres informes para alcanzar los objetivos en
una página).
Armonía (compatibilidad del informe en una página con el medio)
Sinergia (unión de los tres informes en una página, para alcanzar la meta)
La cibernética, se puede dar en todo el sistema de control de cada informe y
comunicación que presenta, uniendo todas estas partes en una sola función.
La sintagma, se puede observar en todas las partes relacionadas entre si, que
componen el informe en una página, formando una unidad funcional.
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Paradigma, se puede observar en como realizamos cada informe bajo unos

parámetros, y de acuerdo a esta manera los desarrollamos, uno a uno.
El sistema abierto, se puede presentar, en el software que integra estos tres
informes, conectados en red, para toda la organización.
Éxito (se mide en la medida que se alcanzan los objetivos, del informe en una
página).

19. Simplemente, como profesional en Ingeniería de informática, elabore una

propuesta clara y concisa, para que la empresa encuentre una solución óptima
a su problema de información. (Este punto debe tener una extensión precisa
de una hoja).

Se puede definir un proceso sistemático de solución de problemas de información

apoyado en el pensamiento crítico. También podríamos definir como las áreas de
habilidad necesarias para la solución efectiva y eficiente de problemas de
información (como son puntos específicos y estratégicos que nos ayudan a
satisfacer las necesidades de información) o como con un currículo completo de
habilidades para el uso de los paquetes y el manejo de la información. Las
habilidades tradicionales para usar los paquetes de enfocan en el conocimiento y la
comprensión de fuentes especificas (habilidades cognitivas de orden inferior), en
contraposición con la habilidad de utilizar el pensamiento crítico y la capacidad de
manipular la información para lograr soluciones significativas.

La empresa puede utilizar estas herramientas cuando se vean en una situación

académica o personal que requiera información precisa para resolver un problema,
tomar una decisión o realizar un trabajo, mediante un empleo de un enfoque de
niveles múltiples, las empresas pueden desarrollar competencia tanto en la solución
de problemas de información como en la toma de decisiones, lo que más adelante
se convertirá para ellos en una habilidad permanente.
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Una forma eficiente de implementar las habilidades. Dentro de un ambiente en el

que se busque desarrollar la competencia en el manejo de la información, la
empresa se involucra en actividades de aprendizaje dinámicos como sucede con
todo lo nuevo, mientras más se practican las habilidades son mejores los resultados
para el usuario. Tarde o temprano, las empresas serán capaces de determinar la
acción específica que encaje dentro del marco general de las habilidades y así se
entenderá el valor que tienen las habilidades adquiridas para resolver los problemas
de información.
Podemos crear un diagrama del proceso de solución de un problema específico,
comparar el enfoque usual para resolver problemas matemáticos con el método que
proponemos.
Cuando el problema este claramente definido, analizaremos la gama de posibles
fuentes de información. Las estrategias para busca información implica tomar
decisiones y escoger las fuentes de información más convenientes para el trabajo en
cuestión.

20. Siguiendo precisamente el texto, ¿cuándo se inicia el verdadero reto

administrativo? ¿Qué función cumple allí la información?.
En las siguientes 3 columnas se establecerán las metas. No una, sino 3. La primera
Vendría siendo la meta mínima, este es el punto mínimo aceptable que debe
alcanzar el status del factor clave, si se llegase a bajar de ahí entonces hay que
prestarle atención a dicho punto. La segunda meta es la meta satisfactoria, esta es la
meta a la que debemos llegar para satisfacer el factor clave y poder alcanzar las
distintas áreas de éxito. La tercera es la meta de meta sobresaliente, este es el nivel
que, luego de alcanzar el satisfactorio, vamos a trabajar para alcanzar.

¿Qué función cumple allí la información?

La función que cumple la información es de gran importancia, ya que se convierte
en el elemento principal, en el inicio de otro tipo de giro o enfoque para la
organización, ya que desde esta parte se empieza a administrar dicha empresa
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reduciendo la sobre carga de información enfocándonos en los datos claves,

marcando una diferencia en la organización. Y es muy importante, si no se tienen
estos controles de la información puede resultar en la quiebra inminente y
problemas legales que se prolonguen por mucho tiempo.

21. ...” ¿Quién prepara el informe de gerencia? – preguntó.

En una Compañía de este tamaño debe utilizarse el computador para
preparar el informe – respondió el Infoman -. Si usted emplea un
computador, puede conectarlo a todas las fuentes de información, en
forma manual o automatizada. Entonces el computador puede canalizar
los datos y adaptar los informes específicamente para sus gerentes. Usted
puede agregar capacidad al programa del computador para permitir que
los gerentes pidan información que no sea parte del contenido de sus
Informes en una página.”
Será este Dialogo el inicio de una propuesta para un sistema de información
computarizado?

“...Yo propuse un sistema de filtro que sacara del mar de información solo la buena
información que cada gerente necesitará, y que desechará el resto. Sugerí que dicho
sistema le diera a cada gerente 3 informes de Una Página que contuvieran solo lo
que esa persona necesitará” ¿Considera usted que este marco de informes,
realmente resume lo necesario para tomar decisiones?
Considero que sí, ya que en estos tres informes en una página, se enfatiza la importancia
y necesidad de tener información precisa, oportuna e importante de la organización.
Ya que es un sistema sencillo y poderoso de manejo de información que nos permite
organizar mejor a cualquier compañía. Es interesante la forma como Khadem y Lorber
usan un formato distinto a los convencionales en libros de administración y logra atraer
la atención de personas que nunca se han entendido con esta.
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22. Defina los factores críticos de éxito y su relación con la consecución de las
metas empresariales.

Meta mínima: esta es la mínima requerida para ser aceptable.

Meta Satisfactoria: esta es la meta con la que puede comenzar a celebrarse, ya que
se en buen camino y es un éxito el método utilizado en dicho proyecto.

Meta de Nivel Destacado: Esta es la meta a buscar, la que nos seguirá impulsando
a tener a un mejor desempeño.

23. El texto “administración en una página”, ¿se puede considerar el origen de un

sistema de información?
Si se puede considerar como el origen de un sistema de información, ya que es
claro que en el libro se refiere a un software, pero el texto “administración en una
página”, puede considerarse como una pauta para administrar en poco espacio de
papel manualmente, sin la necesidad de utilizar tanta extensión del mismo, de una
manera ordenada y precisa de la información más importante de x empresa, y así
tener acceso y entender la información que necesitan en tan solo tres páginas de
informes, físicos.

24. El texto “administración en una página”, ¿es un sistema de información?

Puedo decir que si, pues este se convirtió en el estilo de vida de Xcorp, donde los
ejecutivos aplicaban en su trabajo y otros en su vida personal. Sus éxitos
fortalecerán el deseo de seguir mejorando Xcorp sistematizó la administración en
una página, lo que permitió que la compañía reestructura el flujo de información
personal. Para suplementar los tres informes de una página, los ejecutivos tenía
acceso a bibliotecas de información donde se guardaban todos los informes de
Xcorp. El tiempo que les ahorraba el computador le dedicaban a actividades
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orientadas hacia el futuro, incluyendo capacitación, prevención de problemas y

planeación.

25. “Durante mis visitas – prosiguió el Informan – explicaré como pueden

prepararse manualmente los informes. En esta forma sabrá usted que tiene la
opción personal de ejecutar el trabajo manualmente, de ordenarle al personal
de computadores que desarrolle un programa, o de adquirir el programa de
computador conocido como el Sistema de Una Página (The One Page System –
TOPS). Cualquiera que sea la forma e que lo haga, el resultado es el mismo:
tres informes de una página.”
Desde este ámbito planteado, ¿el trabajo manual se puede automatizar
totalmente?, en la actualidad, ¿el resultado será siempre el mismo: 3 informes
de una página?
Si se puede automatizar totalmente, y el resultado siempre será el mismo, ya que de
la manera que se desarrolle, el resultado no se alterará, seguirá siendo el mismo. El
Informe de Enfoque, explica el Infoman, enfoca a cada gerente en la información
clave que es relevante al trabajo de esa persona, este informe contiene una lista del
valor agregado único perteneciente ya esa persona para la organización y sirve para
que el gerente se mantenga enfocado en lo que es importante para su nivel. El
Informe de Retroalimentación le da a cada gerente individual, un (feedback) sobre su
desempeño, al resaltar lo bueno y lo malo del Informe de Enfoque. El Informe de
Administración, por su parte, arroja las buenas y las malas noticias más importantes
acerca del desempeño de los individuos que, directa o indirectamente, reportan al
gerente.

26. Dentro de los 4 pasos para definir los factores críticos de éxito, ¿cuál tiene
relación directa con la información? ¿cómo es esa relación?
Paso 4: Determinar Dónde Encontrar El Status De Cada Factor Clave De Éxito:
En este se Implica estudiar los datos disponibles para determinar la forma de
encontrar información acerca de los factores claves de éxito ya definidos. Este
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status se obtiene analizando la buena información es decir que sea exacta y venga
al caso, es decir referenciada en informes y que sea real. El status quiere decir lo
que se tiene actualmente, en el momento; si no se tiene información, esta se debe
estimar.
¿Cómo es esa relación?
Establecer el sistema de filtro que sacará del mar de información, solo la buena
información que la persona necesita y desechar el resto. La sugerencia hecha es que
dicho sistema le diera a cada persona tres informes de una página que contuvieran
solo lo que ella necesita, la información correcta y necesaria.

27. ¿De qué forma utiliza el texto el pensamiento sistémico para llevar a cabo la
metodología que sustenta para lograr la Administración en una página?
El pensamiento sistémico lo utiliza la organización siendo muy inteligente, es decir
que la organización posee una auténtica capacidad de aprendizaje, apta para
perfeccionar continuamente su habilidad para alcanzar sus mayores aspiraciones.
Ya que la organización es un conjunto que trabaja de modo coherente tanto en la
teoría como en la práctica, generando así un proceso evolutivo que permite que esta
se desarrolle de manera eficiente y prevenga problemas mayores que puedan
presentarse en el futuro.

28. De qué manera la información generada por cada informe de página (de
enfoque, de realimentación, de gerencia), estimula la labor del personal de la
empresa? ¿Cuál de ellos connota una estructura realmente socio - tecnológica?
De la manera en que estimula al personal, se le debe al hecho de que pueden fijar
metas definidas, hacerle seguimiento a su progreso e involucrar a la gente en la
solución de problemas. Y podemos decir que las personas de niveles inferiores
deben manejar con eficiencia, eficacia y rectitud las operaciones actuales, los
factores de éxito de estas están relacionados con esas operaciones y de ellas
depende también el éxito de la compañía; a medida que se hacienda en las
organizaciones debe orientarse hacia el futuro de la compañía. En los niveles altos
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el tiempo que gasta en las operaciones debe disminuir, mientras que aumentan los
esfuerzos para sentar las bases para el futuro y lograr ser cada día mejor.

29. Cuál de los 3 informe de una página (de enfoque, de realimentación, de

gerencia), ayuda al talento humano de la empresa a ejercer un mayor control
sobre su propio desempeño laboral?
El informe que ayuda a ejercer un mayor control sobre su propio desempeño
laboral, es el informe de retroalimentación, este hace el papel de informarnos a
nosotros mismos a que puntos debemos dar prioridad y que puntos deben darnos
regocijo. En si este es un perfil personal de nuestro trabajo y nuestro medidor de
tareas. Este informe contestara muchas dudas pues permite ver si los empleados
siguen el proceso propuesto y cumplen globalmente los objetivos. Este informe le
ayuda a vigilar el proceso de progreso hacia el éxito. Un punto positivo es que
todos y cada uno de los empleados se fije factores claves de éxito y metas
significativas en sus informes de enfoque. Una vez que los factores de éxito y las
metas estén bien definidos, tendrá todos los elementos necesarios para
concatenarlos.

30. Analice ampliamente las fortalezas y las debilidades del sistema de

información que actualmente posee la empresa.
El libro conduce al buen aprovechamiento de las herramientas que tienen los
administradores al interior de las compañías. Enseña que para obtener una buena
información se necesita de tres informes de una página, Informe de Enfoque,
Informe de Retroalimentación e Informe de Administración.
Estos informes dan la información del estado real, no sólo de la compañía sino de
las funciones de cada uno de los trabajadores de ésta, incluido el Presidente.
Muestra que en la compañía quien debe estar al tanto del estado de ésta es
directamente su presidente o administrador, el cual debe identificar cuáles son las
fortalezas y debilidades de ella para poder tomar decisiones que lleven a la
productividad a la compañía, nos dice que la falta de comunicación entre los
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ejecutivos y el resto del personal conlleva a la desinformación real del estado de la

compañía complicando el desarrollo de ésta y causando dificultades a todo nivel. El
autor indica que estos informes no sólo los debe llevar el presidente sino todos cada
uno del personal de la compañía y se debe vigilar constantemente su progreso para
mantenerse en el camino al éxito, que aunque cada persona tiene un concepto
individual del éxito, se debe indicar y enfocar a todos dentro de la compañía
contando con la función que cada trabajador tiene, hacia un mismo objetivo.