Como Agilizar La Implementacion y Gestion de Ssoma PDF

Cómo agilizar la
Implementación y
Gestión de SSOMA
Un e-book editado por ISOTools Excellence
Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Contenidos
Contenidos
Introducción 3
BeneficiosdeunSistema SSOMAeficiente
CostesdeunSistema SSOMAineficiente
Principales retos en la implementación de un
Sistema SSOMA
El ciclo PHVA en la implementación de un 7

SistemaSSOMA
Planificar
Hacer
Verificar
Actuar
Enfoque basado en procesos en la gestión de 11

unSistemaSSOMA
La implementación de un Sistema SSOMA en 16
lapráctica
Identificacióndepeligros
Requisitoslegales
Objetivosyprogramas
Competencias,formaciónytomadeconciencia
Documentación
Mediciónyseguimientodeldesempeño
Caso de éxito de automatización de la gestión 28

deunSistemaSSOMA
El software ISOTools Excellence agiliza la 28
gestiónde Sistemas SSOMA
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Introducción
Introducción
En las organizaciones, sea cual sea su tamaño o sector, los accidentes ocurren casi todos los
días. Según el estudio de Tye/Pearson, por cada accidente fatal o lesión grave se producen 3
accidentes leves con ausencia al trabajo de al menos tres días, 50 lesiones que requieren un
tratamiento de primeros auxilios, 80 accidentes con daño a la propiedad y 400 incidentes sin
daños ni lesiones. Además del coste que pueden suponer las lesiones corporales o
fallecimientos, los accidentes también suponen un elevado coste en daños a la propiedad o
equipos y comprometen la ejecución y finalización de los proyectos.
La gestión conjunta de los riesgos en materia de salud y seguridad ocupacional y el cuidado del
medio ambiente se realiza a través de lo que se conoce como un Sistema de Gestión SSOMA
(Seguridad y Salud Ocupacional y Medio Ambiente). Este sistema de Gestión de Riesgos
laborales y medioambientales tiene un alcance global sobre las actividades que se realizan en la
organización y persigue los siguientes objetivos:
• Implementar un programa de prevención de riesgos que permita prevenir, reducir, medir y

controlar los riesgos laborales y ambientales en las actividades de la organización.
• Reducir a cero los accidentes laborales con resultado de muerte o grave lesión.
• Reducir a cero los accidentes con lesiones.
• Optimizar la efectividad en la protección de las personas y la conservación ambiental.
• Promover un desarrollo sostenible con el medio ambiente.
• Contar con una fuerza laboral capacitada, consciente de la importancia de la prevención de
riesgos y comprometida con las políticas de prevención de la organización.
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales afectas a la actividad de la organización.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Beneficios de un Sistema SSOMA eficiente
Beneficios de un Sistema SSOMA eficiente

Abordar la salud y seguridad laboral y la conservación medioambiental suelen ser vistos como una carga
regulatoria, sin embargo, una gestión eficiente del Sistema SSOMA ofrece oportunidades significativas.
Algunos de los beneficios que aporta son:
• Reducción de costes y de los riesgos. Un mayor número de accidentes o incidentes

laborales se traduce en un aumento de las tasas de absentismo de los empleados y en un
volumen de negocio más bajo. También se reducen los costes asociados a indemnizaciones
a trabajadores o trabajos para la recuperación del medio ambiente como causa de las
actividades de la organización. A su vez, se reduce la amenaza de acciones legales.
• Mejora de la relación con proveedores, socios y otras partes interesadas. Ya que
aumenta la seguridad y confianza al mejorar la prevención de pérdidas y de incidentes.
• Una mejor reputación en responsabilidad corporativa entre los propios trabajadores, los
clientes, los inversores y otras comunidades.
• Aumento de la productividad. Los empleados están más sanos, más felices y más
motivados.
• Mayores oportunidades de mercado. Determinados sectores exigen a las organizaciones
unos altos requisitos y están-dares de seguridad ocupacional y ambiental para contratar.
• Se fomenta una gestión proactiva libre de riesgo.
• Se aumentan las posibilidades de alcanzar los objetivos.
• Se identifican las amenazas y las opor-tunidades.
• Se mejora el aprendizaje organizacional ya que se trabaja de forma sistemática y con orientación
a la mejora continua.
• Mejora la gobernabilidad. La Dirección cuenta con información relevante que apoya la toma de
decisiones.
• Se mejoran los controles y la capacidad de recuperación de la organización al contar con planes
de emergencia y de contingencia.
• Facilita el cumplimiento de exigencias legales y reglamentarias.
Por tanto, una gestión de riesgos eficiente contribuye a mejorar la eficiencia y competitividad de las
organizaciones puesto que mejora la gestión de sus procesos y proyectos, el compromiso de los
empleados y la relación de la organización con partes interesadas como pueden ser clientes, inversores,
conciudadanos y otros agentes sociales.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Costes de un Sistema SSOMA ineficiente
La no inclusión de la salud y seguridad y el cuidado de medio ambiente como un riesgo de negocio

puede tener resultados catastróficos.
Costes de un Sistema SSOMA ineficiente

Las estadísticas en materia de seguridad y salud laboral revelan el costo humano y financiero de no hacer
frente a una adecuada gestión. Cada año:
• Se pierden millones de días de trabajo debido a enfermedades o lesiones relacionadas

con la actividad laboral.
• Miles de personas mueren como causa de enfermedades profesionales.
• Varios cientos de miles de trabajadores se lesionan en el trabajo.
• Casi cada día laborable, un trabajador resulta herido de gravedad.
Las organizaciones pueden incurrir en costes adicionales como pérdidas no aseguradas,

costes relacionados con la subsanación de incidencias o accidentes, o la pérdida de
reputación y oportunidades.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Retos en la implementación de un Sistema SSOMA
Principales retos en la implementación de un Sistema SSOMA

A la hora de implementar un Sistema SSOMA se plantean algunos de los siguientes como principales
retos:
• Un liderazgo fuerte y activo por parte de la Alta Dirección de la organización.

Esto implica que el compromiso de los directivos sea activo y visible, el establecimiento de
sistemas eficaces de comunicación “hacia abajo” y la integración y toma en consideración de
las medidas de seguridad y salud laboral y cuidado del medio ambiente en la toma de
decisiones de negocio.
• Participación de los trabajadores y creación de una cultura de la seguridad y el
respeto del medio ambiente. Adhesionar la fuerza de trabajo en la promoción y la
consecución de los objetivos en materia de seguridad ocupacional y conservación
ambiental. Además, se debe establecer una comunicación efectiva “hacia arriba” y
proporcionar una capacitación de alta calidad sobre riesgos laborales y ambientales.
• Evaluación y análisis de riesgos. Identificación y gestión de los riesgos de salud y
seguridad de los trabajadores e impacto medioambiental. Monitoreo, re-porte y revisión del
Sistema SSOMA.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | El ciclo PHVA en la implementación de un Sistema SSOMA
El ciclo PHVA en la implementación

de un Sistema SSOMA
Para alcanzar la mejora continua del Sistema SSOMA, el ciclo o método PHVA (PDCA en sus
siglas en inglés) tiene contrastados efectos positivos en la gestión de los riesgos laborales y
medioambientales de las orga-nizaciones. Consta de 4 fases:
Planificar
Los responsables del Sistema SSOMA y la Alta Dirección deben establecer la dirección a seguir
en materia de gestión de riesgos de seguridad y salud ocupacional e impacto medioambiental y
establecer una política de seguridad y salud y conservación del medio ambiente. Esta
política es mucho más que un documento, ya que debe ser una parte integral de la cultura de la
organización, de sus valores y de sus normas de funcionamiento.
Para elaborar una política de riesgos laborales y medioambientales, la Dirección de la

organización, debe, en primer lugar, asegurarse de que son conscientes de los riesgos
significativos a los que se enfrenta la organización e incluir dentro de roles y actividades de
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prevención como propias entendiendo las cuestiones clave y tomando decisiones acerca de la
mejor forma de comunicar y promover las políticas adoptadas para que tengan éxito.
La política de seguridad y salud ocupacional y de medio ambiente es un documento vivo que

debe evolucionar con el tiempo y a la luz de cambios organizativos como, por ejemplo, una
reestructuración o una adquisición significativa.
En esta primera fase, también se debe llevar a cabo una planificación, establecer objetivos
concretos e identificar los procesos que son necesarios para lograr unos determinados
resultados vinculados a las políticas adoptadas así como definir los parámetros de medición
que van a permitir hacer seguimiento y evaluar la evolución del proceso.
Hacer
Asegurar la entrega de los productos o servicios o la finalización de los proyectos depende de

un sistema de gestión eficaz que permita garantizar, en la medida de lo posible, la seguridad y
salud de los empleados, los clientes y todas las personas que inter-vengan en los procesos que
lleva a cabo la organización así como una adecuada gestión de la conservación del entorno en
el que la organización opera.
Las organizaciones deben tener como objetivo proteger a las personas y el medio ambiente la
introducción de sistemas y prácticas que aseguren que los riesgos se tratan con sensatez, con
responsabilidad y de forma proporcionada a su importancia.
En esta segunda fase, se debe poner en marcha la implementación de las acciones

necesarias o cambios pertinentes que permitan alcanzar los objetivos o mejoras planteadas. A
nivel práctico, suele desarrollarse una prueba piloto o escenario de testeo de forma que se
puedan corregir fácilmente posibles errores en la ejecución y ganar eficacia a la hora de realizar
la implementación a nivel global en la organización. (En la siguiente sección, se analizan de
forma más concreta todas las actividades o procesos que se deben llevar a cabo en la práctica).
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Resulta imprescindible que para poder “hacer”, la Dirección de la organización asegure que las
medidas de seguridad y salud laboral y medioambiental a implementar cuentan con los
recursos necesarios, el sistema se gestione por personas con las competencias adecuadas,
se realicen evaluaciones del riesgo y que los empleados o sus representantes participen en
las decisiones que afectan a su seguridad y salud y al medio ambiente en el que se desarrollan
las actividades de la organización.
Verificar
En esta tercera fase, se debe llevar a cabo una medición y control que permita valorar la
efectividad de las políticas aplicadas o de las mejoras adoptadas en la fase anterior.
El seguimiento y control son partes vitales de una cultura de salud y seguridad de las
personas y el entorno ambiental de la organización. Los sistemas de gestión que se
implementen deben permitir a la Dirección y responsables del sistema recibir tanto informes
específicos (por ejemplo, acerca de un incidente concreto) como informes de rutina sobre el
funcionamiento de la política, procesos y procedimientos implementados.
En cambio, la información del día a día suele precisarse en caso de una revisión formal. Sin
embargo, sólo un fuerte sistema de monitoreo puede garantizar que esa revisión formal (como
puede ser una auditoría interna o externa) pueda realizarse según lo previsto y se disponga de
la información necesaria para que aquellos eventos que sí sean relevantes puedan llegar hasta
la Dirección y responsables del sistema y les permita tomar las decisiones oportunas.
Además, en esta fase, se debe investigar la causa raíz de los incidentes, accidentes y “casi
accidentes” (también llamados cuasi accidentes/incidentes) que se produzcan. Por ejemplo, el
seguimiento de las bajas por enfermedad puede alertar a los responsables del sistema de
problemas subyacentes que podrían dañar seriamente el rendimiento de la plantilla o dar lugar
a accidentes o enfermedades de larga duración.
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Actuar
La revisión de que los objetivos de protección del medio ambiente y seguridad y salud
ocupacional se están cumpliendo es esencial. Permite a la Dirección valorar si la cultura de
seguridad y respeto al medioambiente se ha integrado en la organización y si su sistema es
eficaz en la gestión de riesgos y protección de las personas y el ambiente.
Si bien, en el caso de que las mediciones muestren que los resultados alcanzados no se ajustan
a las expectativas y objetivos predefinidos, se deben realizar las correcciones y mejoras
necesarias que permitan una mejora continua del sistema.
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Enfoque basado en procesos en la gestión de un sistema SSOMA
Enfoque basado en procesos en la

gestión de un sistema SSOMA
Además de trabajar con una metodología que propicie e instrumente la mejora continua en la
organización, las organizaciones adoptan un enfoque basado en procesos que les permita optimizar las
actividades que realiza la organización y tener una visión clara de éstas.
La gestión por procesos implica:
• Identificar los procesos que se llevan a cabo en la organización y la forma en que se

interrelacionan.
• Clasificar los procesos (estratégicos, operativos o de apoyo).
• Describir de forma exhaustiva los procesos: especificar para cada proceso las entradas y salidas,
las actividades que se realizan, los recursos que se emplean, qué perfil debe realizar cada actividad,
los responsables del proceso, los documentos relacionados.
• Controlar el desempeño de cada proceso mediante indicadores y auditorías.
Una herramienta ampliamente usada por las organizaciones para facilitar la gestión por procesos es el
llamado Mapa de Procesos que permite realizar una ficha de caracterización de cada proceso, consultar
toda la información relacionada y realizar un seguimiento de los indicadores y oportunidades de mejora.
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La plataforma ISOTools Excellence incorpora una Aplicación de Mapa de Procesos completamente

personalizable e interactiva que permite trabajar con la clasificación propia de cada organización y
acceder fácilmente a toda la información de cada proceso.
Además, incluye las siguientes funcionalidades que ayudan a las organizaciones a gestionar de forma ágil
sus procesos:
• Ficha de Proceso: de forma visual e interactiva se puede acceder a la información de cada proceso e
introducir una caracterización del proceso personalizada (Nombre, código, fecha de vigencia,
objetivo, control de cambios, cualquier información adicional).
• Documentación relacionada: la aplicación permite incluir en cada ficha de proceso documentos

relacionados como pueden ser procedimientos, anexos, instructivos, formatos, etc.
• Procesos relacionados: permite consultar la interrelación entre los distintos procesos así como las
entradas y salidas de cada proceso.
• Aplicaciones: permite personalizar la aplicación de Mapa de Procesos con accesos directos a otras
aplicaciones relacionadas.
• Indicadores: permite ver y gestionar los indicadores asociados a un proceso y comprobar su grado
de cumplimiento.
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• Normativa: permite establecer las relaciones entre los procesos y los puntos pertenecientes a una
norma.
• Objetivos: permite consultar los objetivos que se marcan dentro de cada proceso (totalmente
personalizables) y asociar fases para la consecución de las metas, fechas de cumplimiento y planes
de acción.
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• Cuadro de Mando: panel de administración de la aplicación Mapa de Procesos que permite

visualizar los principales parámetros e indicadores y un calendario de actividades.
Adicionalmente, la Aplicación Modelador de Procesos permite diseñar diagramas de flujos de trabajo y

automatizar procesos de forma ágil e intuitiva.
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Esta aplicación permite modelar cualquier actividad de la organización a través de una herramienta que
dibuja en un diagrama los flujos de trabajo y los automatiza para el desarrollo y seguimiento de los
procesos. A su vez, relaciona los procesos descritos en la Ficha de Proceso del Mapa de Procesos y los
flujos de actividades para reproducirlas.
El modelador de procesos de compone de:
• Proceso modelador (Configuración).

• Proceso de automatización (Reproducción).
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Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Implementación de un Sistema SSOMA en la práctica
La implementación de un Sistema
SSOMA en la práctica
La gestión en la práctica de un Sistema SSOMA implica la gestión de numerosos procedimientos
que se deben articular y coordinar para poner en marcha las correspondientes medidas de
prevención, mitigación, análisis y medición, y las correspondientes acciones de mejora que
hagan posible un sistema eficaz y eficiente.
El día a día de los responsables del Sistema SSOMA requiere prestar atención a los siguientes
requerimientos y procesos:
Identificación de peligros
Se debe definir, implementar y mantener un procedimiento para identificar los peligros de

forma continua, evaluar los riesgos y determinar los controles que son necesarios.
En este procedimiento se deben tener en cuenta actividades:
• tanto rutinarias como no rutinarias;

• las actividades que realizan todas las personas que acceden al lugar de trabajo, incluso cuando sean
visitantes, proveedores o clientes;
• factores humanos como el comportamiento o las capacidades;
• aquellos peligros que puedan producirse fuera o en las inmediaciones del espacio de trabajo sobre
los que tenga control la organización que pueda afectar a la seguridad o salud de las personas o
aspectos ambientales por actividades relacionadas con el trabajo de la organización;
• las infraestructuras, equipamientos y materiales de trabajo (tanto si los proporciona la organización
como otros);
• cualquier obligación legal aplicable en relación a la evaluación de riesgos y la implementación de los
controles necesarios;
• el diseño de los procesos y procedimientos operativos, de las áreas de trabajo, de las instalaciones,
de la maquinaria.
A su vez, se debe diseñar una metodología para la identificación de peligros y la evaluación de

riesgos. En la práctica, muchas organizaciones implementan la matriz IPER que recoge los posibles
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riesgos y una valoración de la probabilidad de incidencia y la severidad de la consecuencia o resultado de

que tenga lugar el incidente. Además, se asignan niveles o grados de riesgo - trivial, tolerable, moderado,
intolerable, por ejemplo- para priorizar el tratamiento y el tipo de medidas que deben llevarse a cabo
para mitigar los riesgos.
Por ejemplo, un tablero eléctrico sin protección puede ocasionar una electrocución, una postura
inadecuada al levantar pesos pesados una lumbalgia y un edificio de estacionamientos con huecos
entreplanta puede ocasionar caídas a nivel.
Manejar la herramienta IPER así como los numerosos indicadores para la identificación de los peligros y la
evaluación de riesgos de un sistema SSOMA con procesadores de texto y hojas de cálculo hace inviable
para muchas organizaciones operar y contar con la información en el momento adecuado para la toma
de decisiones o, simplemente, para conocer el estado de situación de los Sistemas de Gestión en una
planta determinada.
La plataforma software ISOTools Excellence permite analizar los riesgos y oportunidades que afectan
a cada proceso (incluidos en un Mapa de Procesos). En la siguiente imagen, se muestra un ejemplo
donde se realiza una evaluación en función del valor de detección, ocurrencia y severidad del riesgo
dentro de un proceso concreto. Se han definido una serie de condiciones o valores límite que permiten
identificar si el valor es significativo o no. En el caso de que un determinado riesgo alcance un valor
significativo, se pueden tomar una serie de acciones para minimizar ese riesgo, realizar una nueva
evaluación posterior y obtener el valor del riesgo residual.
A su vez, las organizaciones deben analizar los aspectos ambientales y evaluar el impacto ambiental
que puede ocasionar el desarrollo de las actividades que realiza.
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La Aplicación Aspectos Ambientales de ISOTools Excellence permite crear una matriz para identificar
los aspectos ambientales significativos y realizar una evaluación del impacto ambiental. Al mismo tiempo,
permite relacionar esta matriz con los Programas de control operacional o Planes de tratamiento.
Prevención y respuesta ante emergencias
La organización debe diseñar, implementar y hacer seguimiento de procedimientos que permitan tanto
identificar potenciales situaciones de emergencia como dar una respuesta eficaz a tales situaciones de
emergencia una vez que tengan lugar.
En la planificación de la respuesta ante las situaciones de emergencia, se deben tener en cuenta las
necesidades de las partes interesadas, por ejemplo, de los vecinos del lugar de trabajo o de los servicios
de emergencia.
Además de diseñar los anteriores procedimientos, por parte de la organización se debe dar respuesta a
situaciones reales de emergencia y prevenir o mitigar otras consecuencias adversas para el sistema
SSOMA relacionadas con la seguridad y salud de los trabajadores y el medio ambiente.
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Requisitos legales
Se debe diseñar un procedimiento que permita identificar y revisar los requisitos legales y que éstos se
tengan en cuenta en el establecimiento, implementación y mantenimiento del sistema SSOMA.
Además, la información debe mantenerse actualizada y comunicarse tanto a todas las personas que
trabajan en la organización como a otras partes interesadas.
La plataforma ISOTools Excellence incorpora una Aplicación de Requisitos Legales a través de la cual es
posible elaborar un inventario de requisitos legales identificados, así como dejar constancia de la
evaluación del cumplimiento legal y de las actividades periódicas que os requisitos insten a cumplir. De
modo que la información se centraliza, se hace accesible a todos los miembros de la organización y
partes interesadas que necesitan tener acceso y se reduce el riesgo de trabajar con información obsoleta
o desactualizada.
Objetivos y programas
Para alcanzar los objetivos fijados, se deben diseñar, implementar y mantener varios programas. Éstos
deben incluir la asignación de responsabilidades y autoridad para los distintos niveles de la
organización así como los medios y plazos para conseguir los objetivos.
Una vez que se han definido los programas, se deben revisar a intervalos regulares y planificados y
realizar ajustes cuando sea necesario para asegurarse de que se alcanzan los objetivos.
La responsabilidad del Sistema SSOMA en última instancia le corresponde a la Dirección de la

organización que debe asegurar la disponibilidad de los medios y recursos necesarios para que sea
posible establecer, implementar y mantener el sistema SSOMA.
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En aquellas organizaciones en las que los empleados de los distintos departamentos no tienen muy
claras sus responsabilidades en la ejecución de las acciones -de control operacional, por ejemplo-,
la gestión se complica sobremanera y se consume una gran cantidad de recursos que se podrían
emplear en la mejora del sistema SSOMA.
La plataforma ISOTools Excellence incorpora distintas aplicaciones que facilitan y automatizan la gestión
de los programas de la organización:
Aplicación Objetivos: permite la planificación de objetivos, la definición de las metas a alcanzar, así como
la gestión de los programas de acción ambientales. Esta aplicación facilita el seguimiento de las
actividades y proporciona avisos recordatorios para la ejecución de las actividades. Permite además, la
evaluación del cumplimiento de los objetivos esperados con dicho plan.
Aplicación Revisión por la Dirección: aplicación que permite planificar y gestionar la Revisión por la
Dirección o Gerencia, de forma que se puedan reflejar el análisis que realizan los distintos responsables y
los compromisos a los que se llega. Estos compromisos podrán ser monitoreados también desde la
propia aplicación.
Aplicación de Gestión de Residuos: permite la gestión de los residuos generados por la actividad de la
organización, sean peligrosos o no peligrosos. Además, es posible conservar constancia de esta actividad
mediante un registro de las retiradas.
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Competencias, formación y toma de conciencia

La organización se debe de asegurar de que cualquier miembro de la organización que realice cualquier
actividad que pueda tener un impacto en el sistema SSOMA cuente con las competencias, educación,
formación y experiencia adecuadas y realizar un seguimiento y mantenimiento de los registros
asociados.
A su vez, la organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con los riesgos
que gestiona el sistema SSOMA y proporcionar la formación o acciones pertinentes para atender esas
necesidades de formación. Así como evaluar la eficacia de la formación o acciones realizadas y
mantener los correspondientes registros asociados.
Conseguir la implicación y participación de los trabajadores en el sistema SSOMA, conlleva que la

organización implemente procedimientos para que hagan posible:
• La comunicación interna entre los distintos departamentos funcionales y niveles de la

organización. Así como la comunicación de cambios que afecte al sistema SSOMA.
• La comunicación con los proveedores y otros visitantes al lugar de trabajo.
• Un canal de comunicación con las partes externas donde recibir, documentar y responder a sus
comunicaciones.
• Procedimientos que involucren a los trabajadores en la identificación de los peligros y evaluación
de riesgos, y en la determinación de los correspondientes controles.
• La adecuada participación de los trabajadores en el investigación de incidentes.
• La participación de los empleados en el establecimiento y revisión de las políticas en materia de
SSOMA y objetivos del sistema.
• Contar con representación en los temas SSOMA.
La plataforma ISOTools Excellence cuenta con varios aplicativos que agilizan la gestión de las
competencias y capacitaciones requeridas por los trabajadores de la organización:
Aplicación Recursos Humanos: esta aplicación es transversal a cualquier sistema de gestión que se
esté implementando y cumple con dos funciones principales. Por un lado, gestionar la estructura
organizativa (se pueden crear elemento como personas, departamentos, puestos o roles) mediante un
organigrama visual y gestionar los usuarios internos de la plataforma software. Y, por otro, permite la
gestión de cargos, departamentos, gestión por competencias, gestión de capacitaciones y hoja de vida de
las personas de la organización.
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Aplicación de Capacitación: permite establecer los planes de formación / capacitación de forma que se
puede “matricular” a las distintas personas en las acciones formativas, permitiendo evaluar la eficacia de
la actividad en base a los objetivos definidos.
Aplicación de Evaluación de Competencias: esta aplicación permite hacer evaluaciones a los

trabajadores y comprobar que reúnen las competencias requeridas para desempeñar el puesto que
ocupan. En caso de que en la evaluación se detecte la necesidad de acciones formativas, la aplicación
permite poner en marcha planes de capacitación. del sistema.
Documentación
La gestión del sistema SSOMA está asociada con el manejo de un gran volumen de documentación
que da soporte a todos los programas, procesos y procedimientos que deben ponerse en marcha,
implementar y mantener en la organización para velar por la seguridad y salud de los trabajadores y la
conservación del medio ambiente.
La documentación del Sistema SSOMA debe incluir:
• La política y los objetivos del sistema SSOMA.

• La descripción del alcance del sistema.
• La descripción de los principales elementos del sistema, la forma en que interaccionan y los
documentos asociados.
• Los documentos y registros con los que debe contar el sistema SSOMA para asegurar la eficacia en
la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la gestión de riesgos.
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Es importante que la documentación sea proporcional al nivel de complejidad, peligros y riesgos a los
que se enfrenta la organización, persiguiendo siempre que se mantenga al mínimo requerido para
lograr la eficacia y la eficiencia.
La organización debe revisar y controlar la documentación de forma periódica para que mantenga
su utilidad y contribuya a mantener el sistema SSOMA actualizado y orientado a alcanzar los resultados.
Para ello, debe existir un procedimiento de revisión y aprobación de los documentos antes de
emitirlos y de revisión y actualización de los documentos cuando sea necesario (y su aprobación
nuevamente). La organización debe asegurarse de que comunica de forma efectiva los cambios en los
documentos, de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, de que las últimas
versiones de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, prevenir e
impedir el uso de documentos obsoletos (si se conservan por alguna razón).
Documentos asociados al Sistema SSOMA
Objetivos y alcances
Liderazgo y Compromiso y
Política SSOMA
Organización Interna de SSOMA

Entregado a cada trabajador antes
Atribuciones y Obligaciones de comenzar su actividad en la
organización
Estándares de SSOMA en las
Instalaciones y Operaciones
Medidas de emergencia
Medidas Disciplinarias
Planos y Mapas de Riesgo
Planes, Procedimientos Corporativos y Reglamentos
Plan de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
Plan de Contingencia Ante Emergencias
Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional
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Procedimiento de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos
Procedimiento de Identificación de Aspectos Ambientales
Procedimiento de Inspecciones
Procedimiento de Uso y Control de

EPP
Procedimiento de Almacenamiento y Manipulación de Materiales

Peligrosos
Procedimiento de Bloqueo y Señalización
Procedimiento de Investigación de Incidentes
Procedimiento de Trabajos en Horario Extendido
Procedimientos específicos para cada proyecto como Procedimiento de

Excavaciones, de Demoliciones, de Instalaciones Eléctricas, de Instalaciones
Sanitarias, etc.
Instructivos
Instructivo para proceso de Ingreso de personal
Instructivo para inspecciones de herramientas manuales y eléctricas
Instructivo para entrega de información de gestión SSOMA
Instructivo de lineamientos SSOMA para contratación de subcontratistas
Estándares de Trabajo (en altura, en caliente, de izajes y maniobras, de

trabajos en riesgos eléctricos)
Formatos
Registros (de capacitación, toma de conocimiento y compromiso de

cumplimiento)
Autorizaciones (trabajos en horarios extendidos)
Permisos (Ingreso de visitas, trabajo en altura, trabajo en caliente)
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Inspecciones (de herramientas manuales, de herramientas eléctricas, de

extintores, de EPP, de botiquín)
Relación de Personal Autorizado para bloqueo/desbloqueo
Reportes (preliminar de accidente, de control de botiquín)
Formato de Investigación de Incidentes
Formato de Identificación de Peligro y Evaluación de Riesgo
Formato de Identificación de Aspectos Ambientales
Formato de Cronograma de Actividades de Mes del Dpto SSOMA
Formato de Informe Semanal
Formato de Informe Mensual
Algunos de los problemas reales que puede ocasionar una inadecuada gestión de la documentación
son:
• Una excesiva carga de trabajo de los responsables y otros miembros de la organización que
trabajan con el sistema SSOMA.
• Una gran inversión en tiempo para poder gestionar y mantener actualizada la documentación.
• Errores en la cadena de producción a causa de documentos obsoletos o fallos de aplicación de
procedimientos que no están actualizados.
• Necesidad de grandes espacios físicos para almacenar los documentos.
• Duplicidad de documentos. Distintas versiones de un mismo documento circulando entre los
miembros de la organización.
• Riesgo de pérdida, deterioro o robo de la documentación cuando ésta no se encuentra
digitalizada o no se realiza un adecuado mantenimiento y se toman las correspondientes medidas
de seguridad.
• Imposibilidad de analizar la información en tiempo real.
• Errores asociados a la gestión manual de los documentos como introducción errónea de datos.
• Costes elevados en recursos como papel, fotocopiadoras o impresoras, material de archivo.
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• Pérdida de eficacia de los programas de prevención cuando no se trabaja con documentos

actualizados.
• Duplicidad de tareas cuando los errores en el uso de la documentación suponen repetir otras
tareas o controles.
La Aplicación Gestor Documental de ISOTools Excellence concentra todo el soporte documental del
Sistema. Permite controlar accesos, gestionar el ciclo de vida completo de los documentos, así como
poder distribuir la información y asociarlos con otros elementos como puede ser con objetivos, procesos,
etc.
Las distintas versiones de los documentos, vigentes y obsoletas, están rigurosamente controladas y
accesibles para su consulta, revisión, descarga, impresión o cualquier operación para la que se cuente
con permisos.
El Gestor Documental de ISOTools Excellence tiene un diseño sencillo y usable, además de ser
totalmente personalizable por la organización. La estructura documental es flexible para responder a
las necesidades de clasificación del centro.
Los documentos pasan por un workflow de revisión, aprobación y cualquier otra fase necesaria
hasta que finalmente queda vigente. Al generar una nueva versión de un documento, la anterior queda
automáticamente obsoleta, logrando que el usuario pueda despreocuparse del control de este aspecto.
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La app Gestor Documental permite crear nueva documentación a través de múltiples posibilidades:
• Documento nativo simple usando el editor de texto del sistema.

• Documento nativo avanzado con un editor más potente equiparable a cualquier programa del
paquete Office, como Excel o Word.
• Documento externo adjuntado desde el equipo del usuario.
• Documento generado con Google Drive. ISOTools está integrado con la plataforma online de
gestión documental de Google y permite crear documentos propios o modificar documentos ajenos
si se cuenta con la aprobación de la solicitud correspondiente.
Medición y seguimiento del desempeño

Como se vio en el apartado de Ciclo PHVA, después de planificar e implementar es necesario verificar la
eficacia del sistema SSOMA y tomar las medidas oportunas para corregir desviaciones o situaciones que
aún tengan un nivel elevado de riesgo o puedan gestionarse de una mejor forma.
Los procedimientos para hacer seguimiento y medir de forma regular y periódica el desempeño
del sistema SSOMA deben incluir:
• seguimiento del grado de cumplimiento de los objetivos de SSOMA de la organización.
• seguimiento de la eficacia de los controles que se realizan tanto en material de seguridad y
salud ocupacional como de interacción con el medio ambiente.
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• medidas proactivas para el cumplimiento de programas, controles y criterios operacionales.

• medidas reactivas ante un desempeño del sistema SSOMA deficiente como puede ser
detectar un deterioro de la salud de los trabajadores o una excesiva contaminación del aire
debido a algún incidente.
• el correspondiente registro de los resultados y datos de medición que permitan el análisis y
emprender acciones correctivas o nuevas acciones preventivas.
En el caso de que sean necesarios equipos para realizar la medición del desempeño y el
seguimiento, la organización debe implementar los procedimientos adecuados para la
calibración y mantenimiento de los equipos cuando corresponda. Además, se debe
conservar un registro de las mediciones y resultados en el mantenimiento de la calibración.
La Aplicación Indicadores permite la gestión de los indicadores que use la organización para
medir su desempeño. Es posible crear distintos tipos de indicadores, definir rangos a alcanzar
(metas, valores recomendados, valores riesgos, colorimetría, % de cumplimiento), configurar
avisos por email para la medición o en base a resultados obtenidos y activar planes de acción
ante valores críticos.
También permite emplear indicadores automáticos alimentados bien por datos de la propia
plataforma ISOTools Excellence (como cumplimiento de Planes y Programas) o bien por datos
externos (archivos xls, integraciones con otras herramientas a través de web services).
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Control operacional
La organización debe identificar las actividades y operaciones asociadas con los aspectos ambientales y
peligros identificados y para los que se requiere la implementación de controles de riesgo del sistema
SSOMA.
Estos controles deben dar cobertura a:
• Los bienes, servicios y equipamientos adquiridos.

• Los proveedores y otras personas visitantes que accedan al lugar de trabajo.
• Los procedimientos que deban estar documentados, para evitar situaciones en las que la
ausencia de la documentación necesaria pueda dar lugar a desviaciones en la política y
objetivos del sistema SSOMA.
• Los criterios operativos estipulados cuando su ausencia pueda dar lugar a desviaciones en
la política y objetivos del sistema SSOMA.
La Aplicación Dashboard permite comprobar porcentajes de cumplimiento de determinados

indicadores respecto a una fecha y establecer rangos para de forma visual tener información
sobre el estado en que se encuentran los indicadores. Además, permite acceder a toda la
información de un indicador concreto.
isotools.org 29
Investigación de incidentes / accidentes
Los procedimientos implementados con el objetivo de registrar, investigar y analizar los

incidentes deben determinar las deficiencias del sistema SSOMA subyacentes u otros factores
que pueden provocar incidentes dentro de la actividad de la organización, identificar en qué
situaciones es necesaria una acción correctiva o cuando existen oportunidades para la mejora
continua o de implementar una acción preventiva. Además, se deben comunicar y documentar
los resultados obtenidos con las investigaciones.
También se deben diseñar, implementar y mantener procedimientos destinados a detectar e

identificar hallazgos o no conformidades en el sistema SSOMA. Procedimientos que permitan
identificar, investigar, evaluar y registrar las no conformidades y acciones para mitigar las
consecuencias o prevenir que no vuelvan a ocurrir. Además, se deben comunicar los resultados
y revisar la eficacia de las acciones tomadas.
Se debe realizar un control de los registros que sean necesarios para demostrar el
cumplimiento de los requerimientos del sistema SSOMA mediante procedimientos que
permitan identificar, almacenar, proteger, recuperar y la disposición de los registros.
En el día a día, las organizaciones encuentran en muchas ocasiones dificultades para

gestionar los hallazgos de sus sistemas SSOMA bien debido a procedimientos que no están
definidos con claridad o la complejidad del proceso para iniciar, aprobar e implementar
acciones de mejora, de forma que, en muchas ocasiones esas oportunidades de mejora se
pierden o se gestionan de forma duplicada puesto que de forma reiterada se encuentran e
inicia la gestión de los mismos hallazgos que anteriormente quedaron sin resolver con el
consiguiente consumo de recursos e incremento del riesgo que puede suponer.
isotools.org 30
En la Aplicación Hallazgos de la plataforma ISOTools Excellence los hallazgos son

controlados desde que su reporte hasta su resolución.
Para mayor control sobre los hallazgos, como pueden ser las No Conformidades, esta aplicación
ofrece la posibilidad de personalizar el circuito que va a seguir el hallazgo desde su reporte
hasta la verificación de las acciones tomadas. Un circuito podría componerse de las siguientes
fases: Reporte, solicitud de acciones inmediatas, implantación de acciones correctivas o
preventivas, análisis de las acciones, aceptación de las mismas, verificación de su
implementación y cierre final.
El reporte se realiza de forma sencilla y guiada por el sistema. La información que se genera es
mucho más comprensible para el usuario final y le permite disponer de esos datos para generar
reportes y análisis.
Las operaciones de cada fase del circuito están dirigidas por un responsable que puede tratarse
de un cargo, un rol o una persona concreta.
Además, el sistema permite filtrar los hallazgos por estados para visualizar los que se
encuentran cerrados o abiertos. Igualmente, es posible aplicar filtros por cualquier otra
clasificación que pueda ser identificada, por fecha de reporte o por algún tipo de campo de
opciones que tenga dentro de las fases de un circuito.
isotools.org 31
La Aplicación Gestión de EPP (Gestión de Equipos de Protección Personal) permite clasificar los distintos
equipos de protección personal con los que trabajan los trabajadores de la organización, definir la ficha
técnica de cada equipo y asignar a qué miembros de la organización corresponde cada equipo. Además,
permite controlar el ciclo de renovación de los equipos mediante un registro de entregas y retiradas.
La Aplicación Vigilancia de la Salud permite planificar las actividades de vigilancia de la salud o

inspecciones médicas, el registro de los resultados de cada trabajador y los equipos de protección
específicos que cada empleado deberá usar.
isotools.org 32
Auditorías Internas
De forma periódica y planificada, se deben realizar Auditorías internas al sistema SSOMA que
permitan determinar si el sistema SSOMA es conforme con la política y objetivos establecidos, si
se ha implementado adecuadamente y si es eficaz.
En las auditorías se deben tener en cuenta los resultados de anteriores auditorías y previas
evaluaciones del riesgo.
La organización debe implementar procedimientos para determinar las competencias,

responsabilidades y requisitos planificar, realizar, mantener los registros asociados y comunicar
los resultados de las auditorías. Así como procedimientos que designen los criterios, alcance,
frecuencia y métodos a seguir en las auditorías.
La Aplicación Auditorías de ISOTools Excellence permite realizar la gestión del programa y de

cada uno de los planes individuales. Es posible tener el circuito del programa de auditoría para
la planificación de cada una de ellas y su conjunto, para que una vez se obtenga la aprobación,
se pueda consultar y verificar cada una de las auditorías por separado.
El sistema permite identificar el nombre del programa, realizar la planificación con cada una de
las auditorías teniendo en cuenta su fecha de inicio, la revisión del programa por parte del
responsable, la aprobación y la ejecución.
El sistema permite generar una casuística de si la implementación está correcta, para además
transitarla volviendo hacia atrás para corregir algún detalle o información.
isotools.org 33
En los casos de planes de auditoría, se realizará la planificación de la auditoría con toda la información de
campos personalizados que se requiera: objetivos, requisitos de una norma, auditor líder, equipo auditor,
planificación, reunión de inicio, reunión final, la aprobación de ese plan, la posibilidad de realizar un check
list para verificar que todo se ha coordinado, tener en la fase del informe de auditoría la posibilidad de
completarlo en el propio sistema o adjuntarlo como un documento, poder realizar la validación por parte
del auditor jefe y hacer toda la generación de hallazgos que se hayan producido tras esa auditoría.
isotools.org 34
Inspecciones
Las inspecciones permiten identificar las condiciones reales de los elementos y equipos del
sistema SSOMA de forma rutinaria, asegurando la operatividad del sistema SSOMA bajo el
criterio de estándares de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente. La evidencia de las
inspecciones se registra en los formatos establecidos para tales fines.
Algunos ejemplos de inspecciones rutinarias son:
• Inspección de Equipos antes de su uso en las actividades de la organización.

• Inspección de Equipos de Protección Personal.
• Inspección de Equipos de Contingencia.
• Inspección de Instalaciones.
• Inspección de Herramientas.
La Aplicación de Inspección en terreno permite definir planes de revisión para detectar si los
controles operacionales están correctamente implementados y son suficientes. De estas
inspecciones surgirán hallazgos que pueden derivar en planes de acción correctiva o bien en No
conformidades, dependiendo del proceso de la organización.
isotools.org 35
La plataforma ISOTools Excellence permite la gestión integrada en una única herramienta de

todos los programas, procesos y procedimientos que debe poner en marcha, implementar y
mantener el sistema SSOMA de la organización, permitiendo a los responsables del Sistema
trabajar con información actualizada y en tiempo real que aporte valor a la toma de decisiones.
Además, la automatización mediante la herramienta permite reducir costos e incidencias fruto
de trabajar con documentos obsoletos o la descoordinación de los equipos, reducir el consumo
de recursos empleados en la gestión como recursos humanos, papel o tiempo, optimizando el
funcionamiento el sistema y permitiendo alcanzar los objetivos organizativos.
Organizaciones como la compañía multinacional Lipigas o InterOil Colombia E&P que trabajan
con productos como gas licuado o hidrocarburos tienen altos requerimientos de seguridad y
salud para sus trabajadores y la conservación del medio ambiente por las especiales
características del sector en el que trabajan y la gravedad del impacto que puede tener una
gestión ineficiente de su sistema SSOMA. Trabajar con la plataforma ISOTools Excellence y un
equipo de profesionales comprometido con la excelencia les ha permitido alcanzar las
siguientes importantes mejoras:
• Reducir el tiempo dedicado a recopilar información de los indicadores. En algunos

casos, los responsables del sistema podían dedicar una semana completa cada mes a
recopilar y homogeneizar la información de los indicadores para su análisis.
• Trabajar de forma remota y tener información actualizada al mismo tiempo.
• Reducir o eliminar la duplicidad de documentos.
isotools.org 36
• Trabajar siempre con la última versión de los documentos, información actualizada y

comunicar de forma efectiva los cambios a todos los miembros del sistema SSOMA.
• Agilizar el desarrollo de las auditorías.
• Obtener información de sus clientes y partes interesadas a partir de la información que
recopilan y que antes no eran capaces de explotar.
• Evitar fallos en la producción causa de trabajar con documentos obsoletos o fallos en la
aplicación de procedimientos.
• Acceder desde cualquier lugar a la información que se encuentra en las oficinas
centrales.
• Gestionar de forma eficiente con un gran volumen de documentación.
• Realizar inspecciones en terreno y recopilar la información directamente en la
plataforma tecnológica para poder usar la información o emprender acciones de mejora
de forma inmediata.
• Trabajar con documentos estandarizados, reducir su volumen físico y tener
inmediatez a la información.
• Tomar decisiones con información precisa y en tiempo real.
• Mantienen actualizada la identificación de peligros y aspectos ambientales.
• Mantienen actualizada la entrega y mantenimiento de EPP.
• Cada persona conoce sus responsabilidades y las acciones que deben realizar en el
control operacional y cuando se producen focos de emergencia.
• Retienen el Know-how de la organización y pueden aplicarlo en la mejora continua.
isotools.org 37
Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | Casos de éxito – ISOTools Excellence
Caso de éxito de automatización de

la gestión de un Sistema SSOMA
La compañía multinacional Lipigas que opera en el sector energético chileno, colombiano y peruano,
tiene un fuerte compromiso con la prevención de accidentes y, por ello, ha implementado con éxito un
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión Ambiental. En el siguiente video,
Vladimir Monardes - Sub gerente de Prevención de Riesgos y Medio Ambiente en Lipigas- explica cómo
la automatización de su sistema SSOMA a través del software ISOTools Excellence les ayudó a
reducir sus riesgos y trabajar de forma más eficiente:
Duración del vídeo: 3 minutos.
El software ISOTools Excellence

agiliza la gestión de Sistemas SSOMA
Solicita que uno de nuestros consultores expertos se ponga en contacto contigo para conocer más
información acerca de cómo la herramienta software ISOTools Excellence y nuestro equipo con más de
15 años de experiencia pueden ayudarte a agilizar la gestión de tu sistema SSOMA:
isotools.org 38
Cómo agilizar la Implementación y Gestión de SSOMA | ISOTools Excellence – Software de Gestión
isotools.org 39
isotools.org 40
isotools.org 41
isotools.org 42
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En este procedimiento se deben tener en cuenta actividades:

• tanto rutinarias como no rutinarias;

A su vez, se debe diseñar una metodología para la identificación de peligros y la evaluación de

riesgos y una valoración de la probabilidad de incidencia y la severidad de la consecuencia o resultado de

Prevención y respuesta ante emergencias

La responsabilidad del Sistema SSOMA en última instancia le corresponde a la Dirección de la

Competencias, formación y toma de conciencia

Conseguir la implicación y participación de los trabajadores en el sistema SSOMA, conlleva que la

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Aplicación de Evaluación de Competencias: esta aplicación permite hacer evaluaciones a los

• La política y los objetivos del sistema SSOMA.

Documentos asociados al Sistema SSOMA

Organización Interna de SSOMA

Planos y Mapas de Riesgo

Planes, Procedimientos Corporativos y Reglamentos

Plan de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

Plan de Contingencia Ante Emergencias

Reglamento Interno de Seguridad y Salud Ocupacional

Documentos asociados al Sistema SSOMA

Procedimiento de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos

Procedimiento de Identificación de Aspectos Ambientales

Procedimiento de Uso y Control de

Procedimiento de Almacenamiento y Manipulación de Materiales

Procedimiento de Bloqueo y Señalización

Procedimiento de Investigación de Incidentes

Procedimiento de Trabajos en Horario Extendido

Procedimientos específicos para cada proyecto como Procedimiento de

Instructivo para proceso de Ingreso de personal

Instructivo para inspecciones de herramientas manuales y eléctricas

Instructivo para entrega de información de gestión SSOMA

Instructivo de lineamientos SSOMA para contratación de subcontratistas

Estándares de Trabajo (en altura, en caliente, de izajes y maniobras, de

Registros (de capacitación, toma de conocimiento y compromiso de

Autorizaciones (trabajos en horarios extendidos)

Permisos (Ingreso de visitas, trabajo en altura, trabajo en caliente)