Cierre Contable para SAP Business

Estimados amigos, en esta ocasión vamos a revisar el procedimiento para realizar un cierre
contable en la versión de SAP Business One 8.82. Para ello debemos ejecutar los siguientes
pasos en el orden indicado:

1. Realizar un respaldo (back up) de la Base de Datos (BD).

2. Restaurar dicho back up a una base de datos prueba y ejecutar previamente en esta
base prueba el cierre contable del periodo.
3. Entrar al módulo de Gestión >> Utilidades >> Cierre del Periodo.
4. Seleccionar las casillas de Socios de negociosy de Cuentas.
5. Seleccionar el periodo que se desea cerrar pudiendo elegirse desde el mes de enero
hasta mes diciembre del mismo año. Es obligatorio que los periodos se encuentren
desbloqueados.
6. Se deben seleccionar dos cuentas contables, la Cuenta de arrastre de saldoy
la Cuenta de cierre del periodo, las cuales es recomendable que sean
seleccionadas con el apoyo del contador de la empresa:
7. Cuenta de arrastre del saldo: para esta cuenta se debe seleccionar la cuenta del
año a cerrar o si se tiene el catálogo como Resultado de ejercicios anteriores se debe
seleccionar esta cuenta.
8. Cuenta de cierre del periodo: Esta cuenta funciona como cuenta puente y debe
estar dentro del Capital Contable (Patrimonio). Normalmente se utiliza la Cuenta de
Cierre de Ejercicio actual (Resultado del Ejercicio).
9. Una vez completada esta información se debe presionar el botón ejecutar para pasar
a la siguiente pantalla (en esta opción no se hace aun el cierre).
10. En la siguiente pantalla se tienen que complementar la siguiente información:
11. Saldo Final: para el caso sería el saldo final del año 2011
12. Referencia 1 y 2, referencias de Cierre del periodo: esta referencia se copiara al
asiento contable que se genere.
13. Fechas para Saldo Final: se ingresa la fecha de cierre de año que se está cerrando.
Si estuviéramos cerrando el año 2012, la fecha correcta es 31/12/2012.
14. Comentarios: comentarios que se copian en el asiento contable.
15. Saldo Inicial: para el caso sería el saldo inicial del año 2012.
16. Referencia 1 y 2 Referencias de Cierre del periodo, esta referencia se copiara al
asiento contable que se genere.
17. Fechas para Saldo Inicial: para este ejemplo la fecha correcta sería el 01/01/2012.
18. Comentarios: es la descripción que va a tener cada póliza que genere el sistema por
motivo de cierre de año, ustedes pueden cambiar esta descripción.
19. Presionar el botón de Ejecutar.
20. Al terminar el proceso de cierre todas las cuentas desaparecerán, esto indica que el
cierre ya fue hecho.
21. Para comprobar que el cierre de año se ejecuto de una manera exitosa se debe ir al
módulo de Finanzas >> Informes Financieros >> Financiero >> Balancey
ejecutar este reporte de enero a diciembre del año siguiente. Para este ejemplo
cerramos el año 2011 y el reporte se pide del 01/01/2012 al 31/12/2012. El reporte
 de puede ejecutar con o sin la opción desaldos finales, el resultado debe ser
exactamente el mismo y en ese caso el cierre es correcto.
22. Si existiesen cantidades diferentes se recomienda restaurar un respaldo y volver a
ejecutar el cierre.
23. Una vez realizado del procedimiento en la BD de pruebas, revisar las cuentas de
resultadosy analizar la cuenta de pérdidas o ganancia del ejercicio.
14. Una vez revisado hace el procedimiento en la base de datos de producción y
hacerlo sin que ningún usuario este trabajando. El procedimiento no lo requiere,
pero se recomienda por si se necesitase restaurar la BD y no se pierdan operaciones
de los usuarios.
Importación de informes y plantillas
Una de las mejoras que incorporó la llegada de la versión 8.8 (y posteriores) fue la
posibilidad de visualizar informes creados con Crystal Reports. Si bien muchos partners ya
habían realizado modificacions para poder utilizar esta herramienta, ahora es el el propio
SAP B1 el que lo incorpora de forma nativa, permitiendo su uso sin necesidad de add-
on’s de terceros.

En versiones anteriores, SAP B1 disponía únicamente del PLD, una herramienta con
funcionalidad limitada para crear y modificar las plantillas que se utilizaban para la
impresión de documentos. Ahora, con la llegada de Crystal Reports, se dispone de nuevas
funcionalidades, como por ejemplo:

 Desarrollar informes mejores y más complejos:

o Uso de datos vinculados de cualquier tabla de sistema, no sólo de las que SAP
tiene internamente ralacionadas.
o Omisión de registros de forma condicional, a partir de los valores que tomen
ciertos parámetros.
o Realización de agrupaciones y ordenaciones de forma más simple.
o Más funciones para crear campos de fórmula a partir de combinaciones de otros
campos.
o Creación de subinformes dentro del informe principal.
 Modificar y actualizar informes de manera más simple:
o Los clientes pueden modificar los informes directamente de forma más intuitiva
con una pequeña formación inicial.
o Interfície de trabajo más sencilla de utilizar.
 Disponer de reports informativos en Crystal para ser ejecutados directamente desde
puntos de menú, no sólo como plantillas de documento.

A demás, gracias a la herramienta de importación/exportación, ahora es más sencillo para

los partners desarrollar los informes y plantillas en sus entornos de test y enviarlos al
cliente una vez finalizados.
En el post de hoy os vamos a guiar en los pasos necesarios para realizar esta importación.

PRE – REQUISITOS

Antes de empezar con el proceso de importación, debemos disponer de nuestro

informe/plantilla de Crystal Reports en cualquiera de los 2 formatos aceptados:

 rpt: Formato estárdar de Crystal Reports.

  b1p: Formato creado por SAP B1 para agrupar varios reports en un mismo fichero.

Proceso de importación de plantillas (fichero “b1p”)

1.- Abrimos el formulario de Gestión -> Definiciones -> General -> Gestión de informes y
layout y hacemos clic en el botón Importar.

2.- Seleccionamos el fichero a importar y hacemos clic en el botón Siguiente.

3.- Seleccionamos qué plantillas dentro del fichero queremos importar. Para verlas todas,
deberemos desplegarlas mediante el botón Expandir. Una vez seleccionadas, le damos
a Finalizary listos.
Por último el sistema nos muestra un resumen de la importación y si ha habido algún
problema. Una vez finalizado el proceso, ya tenemos las nuevas plantillas disponibles en la
pantalla de gestión de layouts.
IMPORTACIÓN DE RPT’S

El proceso de importación anterior también se puede realizar para un informe suelto en

formato rpt. En el caso de importar este tipo de ficheros, cuando lo tengamos seleccionado
el sistema nos preguntará como lo queremos crear:

1. Layout: plantilla para imprimir documentos de SAP B1. Cada plantilla va asociada a un
documento (oferta, pedido, albarán, factura, orden de fabricación, etc…), que
posteriormente se puede predefinir como plantilla por defecto para la impresión de los
documentos.
2. Informe: listado accesible desde un punto de menú asociado al área de negocio que
queramos (Ventas, Compras, Inventario, etc…). Gracias a esta opción podemos añadir
tantos listados como queramos para cada uno de los departamentos.

Para este tipo de importación, deberemos indicar el destino del fichero, ya sea el tipo de
documento para el caso 1 o el punto de menú para el caso 2.
Y recordar que juntamente con la licencia de SAP disponéis de un editor de Crystal
Reports gratuito.