Caso delicias de Amor

¿La organización le apunta a la eficiencia, a la eficacia o a ambas? Sustente su respuesta.

La organización es eficaz y eficiente ya que se ha preocupado por cumplir todos sus
compromisos y especial de que sus metas propuestas se alcancen.
El manejo de los recursos es muy importante y lo hacen muy bien, por lo que los costos de
operación están bajo control, aunque muestra mayor interés por la eficacia puesto que aunque
mantiene los costos de producción bajo control se enfoca mas en mantener el liderazgo en
sus productos que aunque existe competencia directa, ha logrado mantenerse como lider sin
tener planes estratégico y lo logra gracias a su buen nombre y el reconocimiento de sus
clientes por la calidad de sus productos.
Para lo anterior su eficacia es la rentabilidad y sostenibilidad en el mercado y muy eficientes
en la calidad de sus productos y el alcance de sus metas.
Visite una empresa y: Establezca los niveles administrativos que hay indicando en cada caso
el nombre de los cargos asignados a cada nivel y realice un cuadro comparativo con los
nombres de los cargos usados en la empresa con los sugeridos en el documento base de
esta sección.

Nivel Descripción Empresa Cargo usado Funciones

Administrativo visitada en la empresa
Institucional son los Gerencia Responsable legal
responsables de Administra y asigna
pensar en la Cuerpo de recursos
organización Bomberos consejo de Toma de
como un todo y a Voluntarios oficiales decisiones
largo plazo de institucionales
cargos Floridablanca
ejecutivos,
dueños o altos
directivos
Intermedio Su propósito Coordinadores Velar por el
esencial es de cumplimiento de
mediar entre el departamentos metas y objetivos y
nivel intermedio y o estación o responsabilidades
el nivel sub estación del departamentos
operacional o estación
operacional personas que Administrativos Actividades
elaboran netamente
directamente los administrativas
productos o Opero Actividades
prestan administrativos administrativas y
personalmente actividades
los servicios al relacionadas con la
cliente prevención de
emergencias
Operativos Atención de
emergencias

ESTACION DE APRENDIZAJE 2

RECONOZCO LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS EN UNA ORGANIZACIÓN

Tomando como base la teoría estudiada en esta sección dé respuesta a lo siguiente:
Visite una empresa e indague acerca de los procesos administrativos y presente un informe
con:
Establezca las similitudes y diferencias que encontró en las diferentes formas de planeación.

B. Proponga un objetivo estratégico, un objetivo táctico correspondiente y un objetivo

operacionales respectivos.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS, TACTICOS Y OPERATIVOS
ESTRATEGICOS
-Estar ubicados en un lugar estratégico en el municipio que sea visitado por el consumidor.
-En el año 2020 ser una empresa líder en la producción y venta de postres y mermeladas a
nivel municipal, regional, o nacional.
-Darnos a conocer a la comunidad y al consumidor utilizando una buena publicidad, para que
este nos recuerde fácilmente cuando vea nuestro logotipo.

TACTICOS
-Ofrecerle al consumidor una buena calidad en cuanto a la fabricación del producto.
-Que la comunidad conozca los productos.
-Saber si el consumidor se encuentra satisfecho con los productos.
-Trabajar de la mano con otras empresas que también se encuentren ubicadas en nuestro
sector (alimenticio), para mostrar al cliente que somos una empresa competidora en el
mercado.
OPERATIVOS
-Poseer el apoyo de nuestros proveedores para garantizarle la buena calidad de los productos
al consumidor.
-Dar muestras de manera física al consumidor.
-Tener un buen desempeño en cuanto a la competencia con otras empresas de nuestro
sector.

Para el punto anterior, elabore un pequeño plan estratégico, un plan táctico y un plan operativo
que correspondan con los respectivos objetivos planteados.
El Plan Estratégico

Un plan estratégico es una visión general de alto nivel del negocio completo, su visión,
objetivos y valores. Este plan es la base fundamental de la organización y dictará las
decisiones a largo plazo. El alcance del plan puede ser de dos, tres, cinco o incluso diez años.

Los gestores de cada nivel se basarán en el plan estratégico para guiar sus decisiones.
También influirá la cultura dentro de la organización y cómo interactúar con los clientes y con
los medios de comunicación. Por lo tanto, el plan estratégico debe mirar hacia adelante, ser
robusto pero flexible, y estar enfocado a acomodar el crecimiento futuro.

Los componentes claves de un plan estratégico son:

1. Visión

¿Dónde quiere estar la organización dentro de cinco años? ¿Cómo quiere influenciar el
mundo? Estas son algunas de las preguntas que debe preguntarse cuando perfile la visión de
su organización. Está bien si esta visión es grandiosa e idealista. Si hay un lugar para añadir
algo de romanticismo en un plan, es aquí. Aferrarse a ambiciones como “dejar una huella en
el Universo” (Apple/Steve Jobs) es aceptable, como lo es la versión más realista de crear “la
compañía más centrada en el cliente de la Tierra” (Amazon).
2. Misión

La declaración de la misión es un punto de vista más realista de la finalidad y las ambiciones

de la compañía. ¿Por qué existe la empresa? ¿Qué intenta conseguir durante su existencia?
Una empresa de ropa puede querer “traer alta moda urbana a las masas”, mientras que una
empresa sin ánimo de lucro puede querer “erradicar la polio”.
3. Valores

“Inspirar. Llegar más alto y más allá. Innovar. Rezumar pasión. Mantenerse humilde.
Divertirse.” Estos no son fragmentos de un discurso motivacional, sino los valores de Fab.com.
como Fab, cada organización tiene sus propios valores. Estos valores guiarán a los gestores
e influenciarán el tipo de empleados que contrate. No hay una plantilla en la que apoyarse
cuando liste sus valores. Puede escribir un ensayo de 1000 páginas, o algo tan sencillo como
el “No ser Malvado” de Google – todo depende de usted.

Como puede ver, realmente no hay reglas para escribir el plan estratégico perfecto. Es un
documento abierto y vivo que crece con la organización. Puede escribir lo que quiera en él,
mientras que dicte el futuro de su organización. Si busca inspiración, sólo tiene que buscar la
declaración de valores/misión/visión de sus empresas favoritas en Google.
El Plan Táctico

El plan táctico describe las tácticas que la organización planea utilizar para conseguir las
ambiciones descritas en el plan estratégico. Es un documento a corto plazo (p.e. con un
ámbito de menos de un año), de bajo nivel que descompone las amplias declaraciones de
misión en trozos más pequeños y ejecutables. Si el plan estratégico es una respuesta al
¿Qué?, el plan táctico responde al ¿Cómo?.

La creación de planes tácticos se lleva a cabo normalmente por gestores de medio nivel.

El plan táctico es un documento muy flexible; puede contener cualquier cosa y todo lo
necesario para conseguir las metas de la organización. Dicho esto, hay algunos componentes
compartidos por la mayoría de planes tácticos:
1. Metas Específicas con Fechas Límite

Suponga que el propósito de su organización es convertirse en el distribuidor más grande de

zapatos de la ciudad. El plan táctico partirá esta gran ambición en metas más pequeñas y
procesables. Las metas deberán ser muy específicas y establecer plazos límite para fomentar
la acción – expandirse a dos tiendas dentro de tres meses, crecer al 25% por cuatrimestre, o
aumentar los ingresos a $1mn dentro de seis meses, y así sucesivamente.
2. Presupuestos

El plan táctico debe listar los requisitos presupuestarios para conseguir las metas
especificadas en el plan estratégico. Este debe inlcuir el presupuesto para contratar personal,
marketing, suministros, fabricación, y ejecutar las operaciones del día a día de la empresa.
Listar los flujos de salida y de entrada también es una práctica recomendada.
3. Recursos

El plan táctico debe listar todos los recursos de que pueda disponer para conseguir los
objetivos de la organización. Debe incluir recursos humanos, IP, recursos de caja, etc. De
nuevo, se aconseja ser altamente específico.
4. Marketing, Financiación, etc.

Por último, el plan táctico debe listar la estrategia inmediata de marketing, suministros,
financiación, fabricación, distribución, y PR. Su ámbito debe estar alineado con las metas
descritas arriba.
III. El Plan Operativo

El plan operativo describe el día a día de conducir la empresa. El plan operativo traza una
hoja de ruta para lograr los objetivos tácticos dentro de un plazo realista. Este plan es muy
detallado y hace énfasis en los objetivos a corto plazo. “Incrementar las ventas a 150
unidades/día”, o “contratar 50 nuevos trabajadores”, son ambos ejemplos de objetivos de
planes operativos.

Crear el plan operativo es responsabilidad de los gestores y supervisores de bajo nivel.

Los planes operativos pueden ser de un solo uso, o de uso continuo, como se describe a
continuación:
1. Planes de Uso Único
Estos planes son creados para eventos/actividades que sólo ocurrirán una vez. Esto puede
ser un programa de ventas, una campaña de marketing, un proceso de selección, etc. únicos
y de carácter excepcional. Los planes de Uso Único suelen ser muy específicos.
2. Planes Permanentes
Estos planes puede utilizarse en múltiples configuraciones de forma permanente. Los planes
permanentes pueden ser de varios tipos, a saber:
Políticas: Una política es un documento general que dicta cómo los gestores deben abordar
un problema. Influye en la toma de decisiones a nivel micro. Planes específicos sobre
contratación de trabajadores, finalizar la relación con proveedores, etc. son ejemplos de
políticas.
Reglas: Las reglas son normativas específicas según las cuales la empresa funciona. Las
reglas tienen un carácter rígido y deben ser cumplidas rigurosamente. “No fumar dentro de
las instalaciones”, o “Los empleados deben presentarse a las 9 a.m.”, son dos ejemplos de
reglas.
Procedimientos: Un procedimiento describe un proceso paso a paso para alcanzar un
objetivo determinado. Por ejemplo: la mayoría de las organizaciones tienen directrices
detalladas para contratar o dar formación a los trabajadores, o para el suministro de materias
primas. Estas directrices pueden ser llamadas procedimientos.
Los planes permanentes son creados con un carácter ad-hoc pero pueden repetirse y ser
cambiados según sea necesario.

D. Revise que tipo de organización tiene la empresa visitada si aplica la departamentalización

u otra y explique de qué manera ha implementado y como funciona actualmente.
La organización del Cuerpo de bomberos voluntarios de Floridablanca está sujeta a los
objetivos, necesidades, tamaño y actividades que realiza diariamente en las cuales garantiza
a la comunidad el servicio público esencial de manera eficiente, oportuna e ininterrumpida con
los más altos estándares de calidad para la atención de la Gestión del Riesgo contra incendio,
rescate, materiales peligrosos. La misma está basada en una organización por funciones, bajo
esta modalidad se separan las diferentes actividades por medio de departamentos
constituidos y liderados por personal idóneo.
Actualmente funciona bajo las necesidades del cliente y partes interesadas implementado por
medio de tres procesos:

Investigue algún modelo de perfil del cargo y otro de descripción del cargo y presente dichos
formatos sin diligenciar.

Modelos de estructuración de perfiles de cargo por competencias

Modelo FCH
Esta metodología asume que una persona es competente cuando realiza su función laboral
de acuerdo con el estándar definido por la empresa; de esta manera, la cultura, los
procedimientos y los objetivos del quehacer son claramente demostrados de acuerdo con
estándares técnicos, procedimientos de trabajo y aspectos normativos (seguridad, ambiente,
etc.).
Este modelo clasifica las competencias en básicas, conductuales (genéricas) y funcionales o
técnicas (específicas).
Una competencia básica incluye la lectura, redacción, aritmética, expresión y capacidad de
escuchar.
Una competencia funcional es la capacidad de una persona para desempeñar las actividades
que componen sus funciones laborales, según los estándares y calidad esperados y
definidos por el mundo productivo. Incluye conocimientos, habilidades y actitudes que se
miden en el trabajo. El estándar refleja la forma como la persona realiza su trabajo en términos
de qué hace, dónde lo hace, qué resultados obtiene, qué sabe y cómo lo hace.

Una competencia conductual es aquella que las personas de alto desempeño están
dispuestas a ejercitar en forma continua y que les permite producir resultados de negocios
superiores. Se desprende de la estrategia y competencias claves de la organización. Se
expresan con descriptores conductuales que las hacen observables y medibles.

DESCRIPCION DEL CARGO

Dentro del proceso de atracción de talentos en las oficinas de recursos humanos es

fundamental definir qué cualidades se buscan en los candidatos, así como definir las
responsabilidades que tendrán en caso de ser seleccionados. Para tales efectos es
conveniente siempre saber cómo elaborar una descripción de puestos.

1. Nombre del cargo:

2. Posición del cargo en el organigrama

a) Subordinación: (Indique si en este

cargo tiene o no personal subordinado,
cuántos son y cuál es el nivel del cargo
de los subordinados)

b) Supervisión: (Indique si el cargo tiene

supervisión de alguien, a quién le
corresponde este rol indicando el cargo).

c) Comunicaciones colaterales: (Indique

con qué estamentos de la organización
se relaciona para que las funciones de
este cargo sean exitosas, detallando el
nivel de dependencia y relación).

3. Contenido del cargo

Elabore una relación de las Principales Tareas que corresponden a este cargo y el porcentaje
de tiempo laboral que estima dedica a cada una de ellas.
Tarea Principal % Tiempo Laboral

Elabore una relación de las Tareas Secundarias que corresponden a este cargo y el
porcentaje de tiempo laboral se estima dedica a cada una de ellas.
Tarea Secundaria % Tiempo Laboral

4. Responsabilidades
¿Cuáles son las responsabilidades que se encuentran adscritas al cargo?. ¿Cuál es el peso
relativo que tiene cada una de ellas? (marque con una X).

Peso Relativo
Responsabilidad
Primaria Secundaria
Uso de materiales y equipos
Supervisión del trabajo de otras personas
Manejo de dinero, títulos o documentos afines
Responsabilidad de manejo de información
Responsabilidad en relaciones públicas
Responsabilidad en la confidencialidad de la
información
Responsabilidad académica
Responsabilidad administrativa
F. Establezca un paralelo entre las similitudes y diferencias entre el concepto de perfil y el
concepto de descripción del cargo. LUZ ELENA

G. La institución del CBVF demuestra un Liderazgo democrático en el cual se promueve la

participación, el entusiasmo y la implicación de los empleados. Se promueve el diálogo entre
los departamentos para tener en cuenta todas las opiniones y visiones sobre la situación,
aunque la decisión final suele recaer en el líder quien analiza el contexto y basado en los
argumentos toma una decisión que sea apropiada y conveniente para todas las partes

Este líder cumple con las siguientes características:

Capacidad para la escucha activa. Habilidad para escuchar activamente a cada uno de los
miembros de su equipo. Hace un gran esfuerzo por comprender las aportaciones de los
demás, las valora y las pone en práctica, siempre que considere que son eficaces.

Carisma. Suelen ser personas carismáticas, con una gran facilidad para atraer y relacionarse
con los demás. Este carisma juega a su favor y los líderes lo utilizan para mejorar las
relaciones con sus seguidores y mediar en los conflictos.

Empatía. Habilidad de empatía, que le ayuda a ponerse en el lugar de los demás y

comprender la situación por la que están pasando. Esta capacidad, junto con su carisma
natural, hace que las relaciones personales no sean problema y que se ganen el aprecio y
admiración de los miembros de su equipo. Son uno de los líderes más valorados y queridos.

Delega responsabilidades. Confía en su equipo y una forma de demostrárselo es delegando

responsabilidades en cada uno de ellos. Conoce muy bien a los integrantes de su equipo, sus
habilidades, necesidades y aspiraciones, por lo que les ofrece pequeños retos que puede
cumplir y les alienta para superarse día a día.

Gran comunicador. Capacidad de comunicación, facilidad de expresarse con claridad, saben

qué, cómo y cuándo deben transmitir sus mensajes. Gracias a esta habilidad permite la
participación de su equipo y de conseguir un clima de cooperación no competitivo.

H. Determine, utilizando diferentes fuentes bibliográficas, el impacto que tienen en el

liderazgo, el uso de las recompensas y los castigos.
Para funcionar dentro de ciertos estándares de operación, las organizaciones tienen un
sistema de recompensas (incentivos para estimular ciertos tipos de comportamientos) y
castigos (sanciones o penas reales potenciales para impedir ciertos tipos de
comportamientos) con el fin de limitar el comportamiento de las personas.
El sistema de recompensas incluye el paquete total de beneficios que la organización pone a
disposición de sus miembros, y los mecanismos y procedimientos para distribuir estos
beneficios. No sólo se consideran los salarios, vacaciones, ascensos a posiciones más
elevadas (con mayores salarios y beneficios), sino también algunas recompensas como
garantía de estabilidad en el cargo, transferencias laterales hacia posiciones más desafiantes
o hacia posiciones que lleven a un progreso, a un desarrollo adicional y a varias formas de
reconocimiento por servicios notables”. Por otra parte, el sistema de castigos incluye una serie
de medidas disciplinarias tendientes a orientar el comportamiento de las personas que se
desvían de las rutas esperadas, así como a impedir que se repitan (advertencias verbales o
escritas) o en Casos extremos, a castigar su reincidencia (suspensiones del trabajo) o separar
de la compañía de los demás al responsable (desvinculación de la organización)
El sistema de recompensas (salarios, beneficios, promociones, etc.) y el de castigos (acciones
disciplinarias, etc.) constituyen los factores básicos que inducen al individuo a trabajar en
beneficio de la organización.
Tradicionalmente se ha supuesto que las recompensas son factores escasos y que jamás
deberían exceder 1as contribuciones y los recursos previamente asignados en la
organización.
Por consiguiente, las recompensas se aplican para reforzar las actividades humanas que:
Aumenten la conciencia y la responsabilidad del individuo y del grupo.
Amplíen la interdependencia con terceros y con el sistema, o con la, organización total.
Ayuden a consolidar el control que el sistema o la organización total ejerce sobre su propio
destino.
Las recompensas proporcionadas por la organización hacen énfasis, sobre todo, en la
excelencia del servicio y en el grado de responsabilidad del empleado. La mayor parte de las
empresas adoptan cuatro tipos de recompensa.
Aquellas que pueden estar directamente vinculadas al criterio de los objetivos de
realización empresarial, como ganancia o la pérdida. Aunque se limita a pocos Individuos -
directores y gerentes, este criterio encierra, en potencia un valor motivacional auténtico.
Aquellas que se aplican en virtud del tiempo de servicio del empleado y que se conceden
de manera automática en ciertos intervalos, siempre que el desempeño del empleado no haya
sido insatisfactorio. En general, tales incentivos son pequeños y buscan ante todo mantener
el equilibrio salarial. Pueden incluirse otros dos tipos de recompensas.
Aquellas que alcanzan una pequeña proporción de individuos de desempeño excepcional,
situados en determinada franja salarial. En este caso las recompensas exigen diferenciación
en el desempeño e implican amplio mejoramiento salarial con auténtico valor motivacional.
Las que contemplan resultados departamentales, divisionales o globales, objetivamente
cuantificables. Estas recompensas se comparten dentro del grupo, en términos de porcentaje
proporcional a la base salarial década uno.
Los cuatro tipos de recompensas que acabamos de enunciar se conciben como retribuciones
por la consecución de cierto objetivo organizacional: fabricar determinado producto, alcanzar
determinado índice de ganancias, etc. Pero, ¿sólo son éstos los objetivos de una
organización? En la definición de organización, están implícitas tres clases de actividades:
Alcance de objetivos
Mantenimiento del sistema interno
Adaptación al ambiente externo
Con base en el concepto de Skinner, según el cual “el comportamiento está determinado por
sus consecuencias”, los principios del refuerzo positivo se fundamentan en dos aspectos
básicos:
Las personas desempeñan sus actividades de la manera que les permita obtener mayores
recompensas.
Las recompensas ofrecidas sirven para reforzar, cada vez más, el mejoramiento del
desempeño.
Tal y como acabamos de leer en el extracto anterior, diversos estudiosos de la materia han
llegado a la conclusión (a través de análisis y pruebas reales) de que las recompensas e
incentivos representan un estímulo a los empleados, mismos que ayudarán en gran medida
al logro de los objetivos de la empresa.

Busque una fuente de internet donde expliquen la forma como las empresas deben realizar el
control en cada una de los departamentos.
DEPARTAMENTO FINANCIERO
El departamento financiero consigue financiación para las necesidades de la empresa
(inversiones o circulante), planifica para que esta siempre tenga dinero para afrontar sus
pagos puntualmente y tenga una situación patrimonial saneada, y controla que la actividad
resulte rentable.
En cuanto a las funciones contables controlan la parte que tiene que ver con los inventarios,
costos, registros, balances, estados financieros y las estadísticas empresariales.

FUNCIONES CONTABLES:
Valoración de inventarios.
Contabilidad de costes.
Registros.
Balances.
Elaboración de los Estados financieros.
Estadísticas empresariales.
EL ÁREA DE FINANZAS TAMBIÉN ES RESPONSABLE DE LA CONFECCIÓN DE TODA LA
INFORMACIÓN NECESARIA PARA CUMPLIMENTAR LOS REQUISITOS LEGALES DE
REPORTE:
Balance
Cuenta de resultados
Estado de cambios del Patrimonio Neto
Estado de Flujos de Efectivo
Intrastat
Punto verde
Impuestos:
IVA: M340, M303; M347, M349
Impuesto de sociedades, etc.
LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO SON:
Financiamiento:
Planeación financiera
Relaciones financieras
Tesorería
Obtención de recursos
Inversiones
Control:
Contabilidad general
Contabilidad de costos
Presupuestos
Auditoría interna
Estadística
Crédito y cobranza
Impuestos
.
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
El objetivo del departamento de recursos humanos es conseguir y conservar un grupo humano
de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa, a través
de programas adecuados y reclutamiento, de selección, de capacitación, y desarrollo.
Este departamento gestiona a las personas para garantizar el cumplimento de las distintas
funciones en cada jornada y que los puestos estén siempre cubiertos, aplica las fórmulas de
contratación más adecuadas en cada caso, remunera a los trabajadores y los mantiene
motivados.

SUS FUNCIONES PRINCIPALES SON:

Contratación y empleo:
Reclutamiento
Selección
Contratación
Introducción o inducción
Promoción, transferencias y ascensos
Capacitación y desarrollo:
Entrenamiento.
Capacitación.
Desarrollo.
Sueldos y salarios:
Análisis y valuación de puestos.
Calificación de méritos.
Remuneración y vacaciones.
Relaciones laborales:
Comunicación.
Contratos colectivos de trabajo.
Disciplina.
Investigación de personal.
Relaciones de trabajo.
Servicios y prestaciones:
Actividades recreativas.
Actividades culturales.
Prestaciones.
Higiene y seguridad industrial:
Servicio médico.
Campañas de higiene y seguridad.
Ausentismo y accidentes.
Planeación de recursos humanos:
Inventario de recursos humanos.
Rotación.
Auditoría personal.

DEPARTAMENTO DE MARKETING
El departamento de marketing colabora con el departamento comercial para conseguir más
ventas y atender mejor a los clientes. Hay empresas que aúnan ambas áreas, marketing y
comercial, en un único departamento.

Reúne los factores y hechos que influyen en el mercado para crear lo que el consumidor
quiere, desea y necesita, distribuyéndolo de tal forma que esté a su disposición en el momento
oportuno, en la forma y cantidad correctas, en el lugar preciso y al precio adecuado.

LAS PRINCIPALES FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE MARKETING:

Gestión de la Mercadotecnia.
Investigación de mercados.
Planeación y desarrollo de producto.
Diseño de la Plaza o punto de venta.
Precio.
Promoción de ventas.
Distribución y Logística.
Ventas.
Comunicación.
DEPARTAMENTO COMERCIAL
Las funciones del departamento comercial, vienen marcadas por las estrategias marcadas en
el área de marketing.

LOS ESTUDIOS REALIZADOS SOBRE ORGANIZACIÓN COMERCIAL HAN DADO COMO

RESULTADO UNA SERIE DE PREMISAS QUE EN PRINCIPIO SON NECESARIAS:
Se deben definir y comunicar claramente los objetivos empresariales, departamentales e
individuales.
Se debe delegar, tanto como sea posible, la responsabilidad (y necesaria autoridad) para la
consecución de resultados.
Las personas en las que se ha delegado el poder han de ser capaces de ejercerlo y creer en
lo que están haciendo, ya que en caso contrario ninguna estructura organizativa servirá para
nada.
PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN COMERCIAL:
Unidad de mando. Cada comercial dependerá de un solo jefe y trabajará directamente con él.
Los jefes conocerán el número de colaboradores a su cargo.
Todas las funciones estarán definidas por escrito hasta en los últimos detalles.
Las supervisiones han de ser oportunas y constantes para que sean efectivas.
La delegación de tareas ha de quedar perfectamente definida.
Estabilidad del personal. Debemos conseguir una rotación del personal comercial lo más baja
posible. Ser capaces de soportar las bajas de personal sin grandes pérdidas de eficacia,
rentabilidad y adecuada atención al cliente.
Flexibilidad. La organización ha de ser capaz de adaptarse a las situaciones cambiantes del
mercado, previniéndolas y haciendo frente a los cambios de negocios, sin pérdidas en el
rendimiento.
Expansión. Cuando se efectúe una expansión con el consiguiente aumento del número de
ventas y trabajo, hay que prever la ampliación de personal para poder atender
adecuadamente a los clientes.
Coordinación. Armonizar las acciones de los diversos comerciales, de modo que no se creen
interferencias ni duplicidades en el trabajo. Adecuar a los comerciales en función de las
delimitaciones de las zonas de ventas, de modo que todas estén atendidas y cubiertas.
Creación de la figura junior. En todo equipo comercial es interesante contar con la presencia
de personal junior, para que actúen de comodín en suplencias o necesidades puntuales;
posteriormente serán promocionados.
DEPARTAMENTO DE COMPRAS
La principal función del departamento de compras es adquirir buenas materias primas, a buen
precio, siempre y cuando es necesario, sin roturas de stock.

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de

adquirir los insumos (materias primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo)
indispensable para la producción de bienes y servicios.

OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS:

Comprar los materiales para los propósitos buscados.
Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
Procurar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el servicio
requerido.
Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega
de un proveedor.
Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o
escases.
Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras.
LOS TRES PRINCIPALES FACTORES EN LA DECISIÓN DE UNA COMPRA SON:
La calidad. No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio
por sí mismo no denota mayor calidad en el producto.
El precio. Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica
que ya no es una guía confiable para un comprador.
La funcionalidad. Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las
especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar qué función van a desarrollar
en beneficio del producto final.
FUNCIONES DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS:
Adquisiciones. Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo necesarios
para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes
lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una
vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes
mencionados, y por último aceptarlas.
Guarda y almacenaje. Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las
mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas). Habrá empresas
que las funciones de “Guarda y almacenaje” son gestionadas desde el departamento de
logística.
Proveer a las demás áreas. Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de
todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas teniendo en
cuenta: la clase, la cantidad y dimensiones de las mismas.
DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Y OPERACIONES
El sector de la Logística es actualmente un motor esencial para la competitividad de las
empresas y para el desarrollo económico en todos los países avanzados, y su importancia
aumentará en los próximos años.

Esta importancia se incrementará a medida que se generalice e intensifique la aplicación de

las nuevas tecnologías y las nuevas modalidades de comercio, principalmente el comercio
electrónico.
A medida que se deslocaliza el acto de compra tanto en el espacio (comprar desde cualquier
lugar), como en el tiempo (comprar en cualquier momento), el problema pasa a ser la entrega
/ devolución de los productos comprados en condiciones de máxima satisfacción para el
comprador, es decir, la logística de las empresas distribuidoras y comercializadoras.
LAS ACTIVIDADES LOGÍSTICAS ESTÁN PRESENTES DE FORMA INTENSA Y
CRECIENTE EN TODA LA CADENA:
Proveedor
Fabricante
Distribuidor
Vendedor
Cliente
Servicio Postventa

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE GESTIÓN

El departamento de control de gestión es un instrumento administrativo creado y apoyado por
la dirección de la empresa que le permite obtener las informaciones necesarias, fiables y
oportunas, para la toma de decisiones operativas.
El control de gestión es el proceso que mide el aprovechamiento eficaz y permanente de los
recursos que posee la empresa para el logro de los objetivos previamente fijados por la
dirección, tiene un papel fundamental como sistema de información para la misma.

EL CONTROL DE GESTIÓN DESDE UN PUNTO DE VISTA GLOBAL PERMITIRÁ:

Reducir los riesgos y contingencias del negocio.
Dirigir por objetivos asignados a los diferentes responsables y controlar el grado de
cumplimiento.
Anticipar el futuro a largo plazo (planificación estratégica).
Adaptar y modificar la estructura y dimensión de la empresa en función de los resultados
obtenidos.
Adaptar y modificar los objetivos a largo plazo en función de los resultados obtenidos y
esperados.
LA CREACIÓN Y APLICACIÓN DEL CONTROL DE GESTIÓN TIENE DIFERENTES
NIVELES QUE DEBEN SEGUIR UN ORDEN:
Primero, debe existir un nivel mínimo de control que da respuesta a cómo evoluciona en la
actualidad la empresa.
Segundo, debe existir un sistema de control presupuestario que da respuesta a qué pasará a
corto plazo en la empresa.
Por último, un sistema integrado de gestión que dará respuesta a cómo evolucionará la
empresa en el largo plazo.

DIRECCIÓN GENERAL
Este departamento es la cabeza de la empresa. En las pequeñas empresas es el propietario.
Es quien sabe hacia dónde va la empresa y establece los objetivos de la misma, se basa en
su plan de negocios, sus metas personales y sus conocimientos, por lo que toma las
decisiones en situaciones críticas.
Muchas veces es el representante de la empresa y quien lleva las finanzas de la misma.
Además, debe mantener unidad en el equipo de trabajo y un ambiente de cordialidad y respeto
en la empresa para motivar a los trabajadores de la misma.
EL ÁREA DE RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN GENERAL Y,
CONSECUENTEMENTE, EL NIVEL DE TOMA DE DECISIONES ES, SIN DUDA, EL MÁS
COMPLEJO EN TODA LA ORGANIZACIÓN:
Coordinación de todas las áreas de negocio.
Control sobre cada unidad de negocio.
Planificación estratégica.
Planificación y administración de recursos.
Medición y control de resultados.
Estructura organizativa.
Reporting a la Central, en el caso de empresas multinacionales.
Creación de valor y representación de la empresa ante inversores, socios, empleados y
organismos externos.
Decisiones tácticas y gestión del cambio.
Análisis comparativo de unidades de negocio y empresas del grupo.
Para todas y cada una de ellas, el conocimiento, la disponibilidad y fiabilidad de la información
en la que se basan las decisiones son fundamentales.

COMITÉ DE DIRECCIÓN
Se considera Alta Dirección a los directivos con cargo más alto en una organización.
ESTÁ FORMADO POR:
El presidente
Los Directores Generales
Los directores de las distintas áreas o departamentos.
En las empresas, la Alta Dirección forma parte del Comité Directivo o Comité Ejecutivo que
se reúne con una frecuencia determinada y marcan la línea estratégica a seguir por esa
Compañía.

El hecho de que esté constituido un comité de dirección no implica necesariamente que éste
sepa trabajar como un equipo de trabajo. Hay que entender y potenciar la capacidad directiva
junto con la capacidad de liderar equipos de trabajo.

Un equipo de trabajo es un conjunto de personas con una historia, un pasado, experiencia y

conocimientos diferentes, que interactúan entre sí porque tienen los hábitos adecuados,
integrando lo que cada uno puede aportar para el logro de un objetivo común.

LOS PRINCIPALES OBJETIVOS DEL EQUIPO DIRECTIVO COMO EQUIPO, SON LOS DE
LA EMPRESA:
Crear riqueza
Prestar un servicio a la sociedad
Saber lo que es la empresa para dirigirla hacia lo que debe ser

LAS RESPONSABILIDADES DE ESTE DEPARTAMENTO SON:

Conseguir resultados cuando logra un mayor compromiso, integración y sinergia, para
potenciar el intangible, que es lo que marca la diferencia.
El Director General, como líder del equipo, no sólo tiene que ser capaz de tomar decisiones,
sino que también tiene que saber coordinarlo, potenciando al máximo las capacidades de
cada uno.
La integración de conocimientos
El intercambio de criterios
Los hábitos adecuados
La comunicación.

Las responsabilidades enriquecen la dirección general, ya que reducen la probabilidad de

improvisación y de un rápido consenso (culpable de muchas malas decisiones en la historia
de grandes y conocidas empresas).
No vale ni mi propia visión, ni la del otro, sino la visión común construida entre todos y
perfeccionada. Es cuestión de hábitos.
Por todo esto, un Equipo Directivo funciona cuando desarrolla a los miembros del equipo
como personas y a la empresa, crea una cultura de confianza y logra resultados.

CONTROL
A fin de incentivar que cada uno establezca una definición propia del concepto se revisara
algunos planteamientos de varios autores estudiosos del tema:
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM
adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin
señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en relación con los planes,
diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorización y, si
es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de
acuerdo con lo planeado.
Buró K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de
acuerdo con los planes establecidos.
Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el
fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se
cumplan económica y eficazmente.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulación de las actividades, de
conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.
Harold Koontz y Ciril O´Donell: Implica la medición de lo logrado en relación con lo estándar
y la corrección de las desviaciones, para asegurar la obtención de los objetivos de acuerdo
con el plan.
Chiavenato: El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que
mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo,
el control es un proceso esencialmente regulador.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado depende de la función o del
área en que se aplique; puede ser entendida:
Como la función administrativa que hace parte del proceso administrativo junto con la
planeación, organización y dirección, y lo que la precede.
Como los medios de regulación utilizados por un individuo o empresa, como determinadas
tareas reguladoras que un controlador aplica en una empresa para acompañar y avalar su
desempeño y orientar las decisiones. También hay casos en que la palabra control sirve para
diseñar un sistema automático que mantenga un grado constante de flujo o de funcionamiento
del sistema total; es el caso del proceso de control de las refinerías de petróleo o de industrias
químicas de procesamiento continuo y automático: el mecanismo de control detecta cualquier
desvío de los patrones normales, haciendo posible la debida regulación.
Como la función restrictiva de un sistema para mantener a los participantes dentro de los
patrones deseados y evitar cualquier desvío. Es el caso del control de frecuencia y expediente
del personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular según la cual la palabra
control está asociada a un aspecto negativo, principalmente cuando en las organizaciones y
en la sociedad es interpretada en el sentido de restricción, coerción, limitación, dirección,
refuerzo, manipulación e inhibición.
También hay otras connotaciones para la palabra control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrón;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones incompletas del control,
quizás definidas en un modo subjetivo y de aplicación; en definitiva, debe entenderse el control
como:
Una función administrativa, ya que conforma parte del proceso de administración, que permite
verificar, constatar, palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema
seleccionado está cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que se esperan.

J. Con la intención de alcanzar dicho propósito, son cuatro las funciones atribuidas a un
sistema de control:

CONTROL ORGANIZACIONAL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE

FLORIDABLANCA
Relación de los objetivos con las funciones
El énfasis en los objetivos. desempeñadas por los colaboradores de la
institución y su nivel de importancia para el
En cualquier organización el comportamiento cumplimiento de estos.
de sus miembros puede estar orientado a sus
propias necesidades más que a los objetivos Definición de una planificación estratégica que
de la organización. Por tanto, un sistema de permite determinar a partir del contexto interno
control debe ser capaz de motivar a las y externo el énfasis de los objetivos y la
personas para que tomen decisiones y planificación para lograrlos.
actúen según los objetivos de la empresa.

La necesidad de coordinación. Se realizar una planificación o plan de trabajo

anual el cual es presentado a los líderes de
En todas las organizaciones existe la procesos, y se realiza un seguimiento al
necesidad de integrar el esfuerzo de todos cumplimiento de las tareas o actividades ahí
sus miembros. Incluso en organizaciones de definidas
reducido tamaño el origen de los problemas
reside en la falta de coordinación. En La estandarización de los proceso a través del
ocasiones el ejercicio del control puede sistema de gestión integrado permite tener un
consistir simplemente en encuentros control sobre la coordinación de los procesos de
periódicos o la elaboración de informes que la institución.
aseguren la coordinación y el correcto
funcionamiento de la organización.
En cambio, en las organizaciones de mayor
tamaño, los problemas de coordinación
suelen ser mayores y es necesario un mayor
control.

Autonomía y control Realización de reuniones periódicas como

Todo sistema de control debe ofrecer
información sobre los resultados de las
operaciones y el desempeño de los
individuos. Esta información permite a la
organización poder evaluar los resultados
mientras simultáneamente los individuos
pueden trabajar sin necesidad de una
revisión permanente sobre sus acciones y
decisiones.
Planificación estratégica
Otra de las funciones del sistema de control
es facilitar la implantación de la estrategia. En
ocasiones se cree, erróneamente, que
cuando una estrategia se ha puesto en
práctica, ha concluido el proceso. Sin
embargo, esto simplemente es un paso más,
seguimiento al desarrollo del plan de trabajo por
medio de indicadores de gestión que permiten
evaluar la ejecución de los procesos y tomar
medidas o acciones encaminadas a la mejora
continua.
Así mismo se realizan reuniones periódico por
dependencias las cuales son coordinadas por
líderes de procesos con el propósito de verificar
el cumplimiento de sus metas.
Se realiza seguimiento a la planificación
estratégica anualmente y de acuerdo al
cumplimiento de estas se generan nuevas
estrategias que permiten el crecimiento,
posicionamiento y mejora de los servicios
prestados por la institución.
ya que los planes se fijan para ser cumplidos
y es necesario un sistema de control efectivo
para verificar si lo planificado se ha cumplido
correctamente.