CASO AA2

CURSO: DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO

9001(1879032)

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de

control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Teniendo en cuenta lo interpretado con el presente curso, es de vital importancia que todo
documento nuevo y/o actualizado en el marco del Sistema de Gestión, deberá seguir los
lineamientos que establezca el Procedimiento de Control de la Información Documentada
que diseñe y adopte la compañía. De esta forma se asegurará la estandarización de la
documentación y en parte, la adecuación para su uso.

Citado lo anterior, primero se debe crear el procedimiento de control de la información

documentada, teniendo en cuenta que el diseño de cómo debe ser la documentación,
orden, formato, codificación, clasificación, nomenclatura es indispensable para estandarizar
los procesos.

2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información

Documentada y justifique su respuesta.

Le correspondería al proceso de planeación:

Es muy importante que la empresa establezca el proceso de planeación a través de la cual

se implementara el sistema de gestión de calidad y sobre ella recae la responsabilidad del
control de la documentación, verificando que haya la necesidad de su implementación,
revisión o actualización.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

Empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
Cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios
Fecha: 25/04/2019 LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE INFORMACIÓN CONFECCIONES S.A
Versión: 1 DOCUMENTADA

Objetivo: Establecer los lineamientos para crear y actualizar los documentos a través de su
identificación, revisión metodológica, validación y publicación que permitan la adecuada gestión de
los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión integral de la empresa Confecciones S.A.

Alcance:

El control de documentos en la empresa se gestiona para que la información documentada

corresponda a:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronales
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano
e. Planeación.

Para mantener y preservar la información documentada el proceso de gestión documental determina

el conjunto de actividades que permiten planificar, manejar, organizar y conservar la documentación
producida y la recibida en la Institución definiendo el tiempo de almacenamiento y la disposición final.

Generalidades:

Creación: cualquier empleado de la empresa puede identificar la necesidad de elaborar, modificar

o eliminar un documento, de acuerdo al proceso que desarrolle y proponer al dueño del proceso
mediante solicitud su creación y publicación, para tal fin deberán tener en cuenta las siguientes
etapas:

1. Elaborar la propuesta de manera participativa con los directos responsables de la ejecución de

los procesos.

2. Asegurarse de que no existe otro documento con la misma intención.

3. verificar que el documento propuesto respeta la estructura jerárquica de los documentos de la

empresa

4. Se debe generar los puntos de control necesarios que permitan:

 Mitigar posibles riesgos o no conformidades.

 Prevenir desviaciones o eventos que pongan en riesgo el cumplimiento del objetivo del
procedimiento.
 Garantizar la adecuada ejecución de una actividad.

5. solicitar concepto de viabilidad jurídica al asesor jurídico de la empresa que determine la

pertinencia de los lineamientos dados en el documento.
Fecha: 25/04/2019 LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE INFORMACIÓN CONFECCIONES S.A
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Revisión y Aprobación: Es la realizada por parte del líder del proceso en los documentos
presentados, mediante la firma en los espacios ubicados en la parte inferior de estos
(caracterizaciones, guías, formatos, etc.)

Firmas:

Elaboró: nombres y cargo del (los) responsable(s) de realizar la propuesta

Revisó: nombres y cargo del responsable de avalar la propuesta de acuerdo a su nivel de
responsabilidad y autoridad en el proceso
Aprobó: nombres y cargo del dueño de proceso
Fecha: corresponde la fecha en que se firma el documento.

Una vez firmados los documentos y concepto jurídico (cuando aplica) se publicaran a los demás
empleados de la empresa

Identificación: los documentos del sistema serán identificados de acuerdo a la siguiente estructura

TIPO
DESCRIPCIÓN Abreviatura
DOCUMENTAL
Formato donde se identifican y describen los procesos de la empresa que resultan
determinantes de la calidad de los productos que genera de la empresa, facilitando el
Caracterización seguimiento sobre la gestión.
Proceso CP
Se utiliza para documentar los procesos para conocer y documentar los elementos
requeridos para el funcionamiento de cada uno de ellos.

Mapas de Procesos Diagrama que evidencia la interrelación que existe entre los procesos, generalmente la MP
salida de uno se constituye en la entrada del siguiente.

Un documento externo del sistema será aquel que no ha aprobado ni creado la Institución
Documentos de pero que es necesario para el desempeño de un proceso o actividad.
origen externo DE
Su uso y aplicación se establece en las entradas de los diferentes procesos de la empresa
y para la ejecución de sus procedimientos

Forma establecida de realizar una actividad. Es el conjunto de tareas requeridas para

cumplir con una actividad de un proceso; establece la descripción para realizarla, la
asignación de responsabilidad en su ejecución, documentos de entrada y salida, puntos
Procedimiento de control, documentos asociados y su marco legal. PD

En el desarrollo y la ejecución de los procesos del SGC y aquellos determinados por las
personas con responsabilidad y autoridad dentro del modelo de operación por procesos.

Tipo documental asociado a un proceso, procedimiento o guía para ser diligenciado,

utilizando una estructura estandarizada previamente definida, que permite evidenciar el
cumplimiento de una actividad o tarea.
Formatos
FT
Para registrar datos, de acuerdo a los lineamientos dados en la caracterización del
proceso o procedimiento

Divulgación: una vez aprobados los documentos, se imparte instrucción a todo el personal de la
empresa para que conozca de la novedad y cada vez que se requiera la lectura de un documento
los empleados deben consultar los documentos con la oficina de planeación de la empresa.
Fecha: 25/04/2019 LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL DE INFORMACIÓN CONFECCIONES S.A
Versión: 1 DOCUMENTADA

Control de cambios: el dueño del proceso deberá realizar una revisión de los documentos que se
generen dentro de actividad, verificando que la información se entregue en formatos actualizados,
así mismo se realizara seguimiento a que los procedimientos se estén ejecutando de acuerdo a los
cambios actualizados