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Objetivo Específico
Internalizar que toda “capacidad” debe ser gestionada y para ello es fundamental
identificar y cuantificar los cuellos de botellas, de manera de eliminarlos y
contribuir a los aumentos de eficiencia.
Contenidos:
1. Conceptos de Capacidad
2. La Planificación de la Capacidad
Para poder gestionar la capacidad, lo primero que hay que hacer es entender las
causas de la variación de la demanda y ver qué parte de esta variación puede ser
prevista con antelación. Un ejemplo tan simple y cotidiano como la demanda en
un “kiosko” de venta de completos frente a un estadio de fútbol dependerá en
gran parte de si hay o no partido, el equipo contrario, situación en la
clasificación, así como de los elementos metereológicos. Por otro lado, un nivel
de complejidad mayor será determinar la cantidad de “camas” con las que
deberá contar un nuevo Hospital en una región determinada. Lo que implicará
analizar la composición de la población, enfermedades más comunes por la zona,
tasa de crecimiento de la población, entre otros.
La Capacidad Máxima es la tasa de producción más alta que puede obtenerse cuando se
emplean de manera óptima los recursos productivos de una empresa u organización en
particular. Sin embargo, la utilización de recursos puede ser deficiente en este es
máximo (por ejemplo, incrementos en el costo de la energía, horas de trabajo
extraordinarias, mayores costos de mantenimiento, etcétera).
Hay que destacar que se producen GAP’s ó diferencias entre cada uno de las
capacidades definidas y por lo tanto la empresa debe buscar la forma de que dichas
diferencias sean las mínimas posibles. En el caso, por ejemplo, que la Capacidad Real
supera a la Capacidad Máxima, estaremos en condiciones de modificar o replantearnos
nuestra capacidad máxima, de manera de generar nuevas metas de operación.
Hay factores externos e internos que afectan la capacidad. Entre los primeros están los
reglamentos gubernamentales (horas de trabajo, seguridad, contaminación), los
acuerdos con los sindicatos y la capacidad de suministros de los proveedores. Los
factores internos más importantes son el diseño de productos y servicios, el personal y
las tareas (capacitación de trabajadores, motivación, aprendizaje, métodos y contenido
del trabajo), la distribución física de la planta y el flujo de procesos, las capacidades y
el mantenimiento de equipo, la administración de materiales, uno sistema de control de
calidad y la capacidad de dirección (liderazgo).
Esta reducción en el costo promedio por unidad continúa hasta que la planta es tan
grande que aumenta el costo de coordinar el manejo de personal y flujo de materiales;
entonces se llega a un punto en donde hay que encontrar nuevas fuentes de capacidad.
Observación: Ambos indicadores definidos se miden en porcentajes y al generar la división entre las
variables, tenemos las siguientes opciones:
Si Tasa de Utilización < 1,0 entonces, Capacidad Sub Utilizada
Es la aptitud para entregar lo que el cliente desea en un tiempo menor que el de los
competidores. Esta flexibilidad se obtiene a través de plantas, procesos y trabajadores
flexibles, así como de estrategias que utilizan la capacidad de otras organizaciones.
Otra muestra es que muchas veces las variaciones en la demanda del producto y los
procesos ocasionan desequilibrios, excepto en las líneas de producción automatizadas
que en esencia, no son más que una gran máquina. Hay varias formas de tratar los
desequilibrios. En una, se añade capacidad a las etapas que representan cuellos de
botella, algo que pueda hacerse con medidas temporales como la programación de
trabajo extraordinario, alquiler de equipo o la obtención de capacidad adicional externa
por medio de subcontrataciones. Otra manera es inventarios reguladores frente a la
etapa que forma un cuello de botella, para asegurar que siempre tenga algo para
trabajar. Otro método implica duplicar las instalaciones de un departamento el cual
depende de otro.
Con frecuencia, la capacidad se ve limitada por los cuellos de botella, los cuales, al ser
excesivos ocasionan un desperdicio de los recursos de la organización. Un ejemplo es un
restaurante, el cual puede limitar su capacidad por el número de meseros, el número de
cocineros, el número de recipientes necesarios para elaborar los alimentos y hasta por el
número de estacionamientos disponibles.
ESTABLE: Que no se vean influidas por los cambios en los precios de venta ni por
los costes de los factores y que por lo tanto no requiera revisiones continuas que
afecten la disponibilidad y los planes de la capacidad.
REPRESENTATIVA DEL FACTOR PRODUCTIVO: se pretende medir el factor
productivo y los productos que éste incorpora.
ADECUADA A SU OBJETO: el objeto es permitir el cálculo de la capacidad
disponible y su comparación con las necesarias para que la organización satisfaga
la demanda; esto depende del horizonte empleado.
Estas fases deben llevarse paralelamente con las de la planeación de materiales para
que tengan un efecto positivo en la planeación y control de la producción. Por último
puede definirse la planeación y control de la capacidad como una actividad que
condiciona y se ve condicionada por las otras áreas funcionales de la empresa.
Un esquema del proceso global a llevar a cabo podría ser como el que se muestra en la
siguiente figura:
Es fundamental considerar que los planes a evaluar deben estar “alineados” a la Misión,
Objetivos y Estrategias globales de la compañía.
La Teoría de las restricciones fue descrita por primera vez por Eliyahu Goldratt al
principio de los 80 y desde entonces ha sido ampliamente utilizada en la industria. Es un
conjunto de procesos de pensamiento que utiliza la lógica de la causa y efecto para
entender lo que sucede y así encontrar maneras de mejorar. Está basada en el simple
hecho de que los procesos multitareas, de cualquier ámbito, solo se mueven a la
velocidad del paso más lento. La manera de acelerar el proceso es utilizar un catalizador
para el paso más lento y lograr que trabaje hasta el límite de su capacidad para acelerar
el proceso completo. La teoría enfatiza la dilucidad, los hallazgos y apoyos del principal
factor limitante. En la descripción de esta teoría estos factores limitantes se denominan
restricciones o "cuellos de botella".
Por supuesto que las restricciones pueden ser un individuo, un equipo, una pieza de un
aparato o una política local, o la ausencia de alguna herramienta o pieza de algún
aparato.
La Meta de cualquier empresa con fines de lucro es ganar dinero de forma sostenida,
esto es, satisfaciendo las necesidades de los clientes, empleados y accionistas. Si no
gana una cantidad ilimitada es porque algo se lo está impidiendo: sus restricciones.
Contrariamente a lo que parece, en toda empresa existen sólo unas pocas restricciones
que le impiden ganar más dinero. Restricción no es sinónimo de recurso escaso. Es
imposible tener una cantidad infinita de recursos. Las restricciones, lo que le impide a
una organización alcanzar su más alto desempeño en relación a su Meta, son en general
criterios de decisión erróneos.
Cabe destacar que los tres indicadores definidos, son medidos en “dinero”, puesto que
el gran axioma de esta teoría es que toda empresa ha sido creada con el objetivo (la
meta) de ganar dinero.
Pareciera ser la solución ideal; cada recurso genera costos por una capacidad de 100
unidades, que se absorben plenamente porque cada recurso necesita fabricar 100
unidades que es la demanda del mercado.
A partir de esta teórica solución, las empresas intentan por todos los medios balancear
sus plantas industriales, tratando de igualar la capacidad de cada uno de los recursos
con la demanda del mercado.
Pero según Goldratt, todo esto constituye un gravísimo error. Igualar la capacidad de
cada uno de los recursos productivos a la demanda del mercado implica inexorablemente
perder throughput y elevar los inventarios.
Las razones expuestas son que se distinguen dos fenómenos claves que afectan al
proceso, denominados:
Se puede señalar entonces que TOC se está aplicando con éxito en muchos países y en
todos los aspectos de la actividad empresarial: Operaciones (bienes y servicios), Supply
Chain Management, Gestión de Proyectos, Toma de Decisiones, Marketing y Ventas,
Gestión Estratégica y Recursos Humanos.
La secuencia de los pasos iterativos de mejora depende del tipo de restricción que se
analice. La mejora en TOC se refiere a la búsqueda de más “meta” del sistema o
empresa sin violar las condiciones necesarias. Para lograr la meta más rápidamente es
necesario romper con varios paradigmas. Los paradigmas más comunes son:
1. Throughput (T),
2. Inventarios ( I), y
3. Gastos Operativos (GO).
a) IDENTIFICAR LAS RESTRICCIONES DEL SISTEMA: una restricción es una variable que
condiciona un curso de acción. Pueden haber distinto tipo de restricciones, siendo las
más comunes, las de tipo físico: maquinarias, materia prima, mano de obra etc.
e) SI EN LAS ETAPAS PREVIAS SE ELIMINA UNA RESTRICCIÓN, VOLVER AL PASO a): para
trabajar en forma permanente con las nuevas restricciones que se manifiesten.
Los cuellos de botella no son ni negativos ni positivos, son una realidad y hay que
utilizarlos para manejar el flujo del sistema productivo. Según Goldratt, lo que
determina la capacidad de la planta es la capacidad del recurso cuello de botella. La
clave está en equilibrar esa capacidad con la demanda del mercado, y a partir de ahí
balancear el flujo de producción de todos los recursos productivos al ritmo del factor
productivo del cuello de botella. La clave consiste en aprovechar al máximo los cuellos
de botella, ya que una hora perdida en este tipo de recursos es una hora perdida en todo
el sistema productivo.
N°2. El Dinero Invertido por el sistema o "INVENTARIO" (I), que comprende el valor de
los activos y el de los inventarios al costo de sus materias primas 100% directas, incluso
las cuentas por cobrar.
N°3. El Dinero Gastado por el sistema o "Gastos Operativos" (GO), que comprende todo
el dinero gastado, incluyendo: sueldos, salarios, desperdicios, energía, depreciaciones,
impuestos, y todo lo demás.
Dados estos 3 dineros, que normalmente comprenden todos los dineros operativos de
una empresa, podemos definir la meta de la siguiente forma:
UTILIDAD = T – GO
RENTABILIDAD = (T-GO)/I
Dada la ecuación de rentabilidad, si la empresa tiene una rentabilidad del 35% anual y el
banco está prestando al 25% anual, entonces el "Rendimiento Efectivo de la Inversión"
REI = 10%.
Dada la simpleza de los medidores T, I y GO que propone TOC, es posible que toda la
organización los pueda entender y por lo tanto los pueda influenciar favorablemente.
Sabemos que cuando la demanda de un sistema (por ejemplo, un banco) llega más
rápido que la velocidad a la cual podemos servirla, esto es, cuando la demanda es mayor
que la capacidad durante un período sostenido, aparecen problemas de colas.
Eventualmente, las colas desaparecen cuando la demanda baja y se usa la capacidad
sobrante para servir la cola. Para analizar estas colas temporales utilizamos diagramas
«input-output» (o entrada-salida). Sin embargo, aun cuando existe sobrecapacidad en el
sistema de manera sostenida, ¡las colas pueden seguir apareciendo! ¿Por qué? Porque las
llegadas no lo hacen de manera homogénea y predecible en el tiempo, o porque los
tiempos de servicio tampoco suelen ser uniformes.
Enfoque 1
Simular detalladamente el comportamiento del sistema. Para ello existen diferentes
paquetes informáticos de simulación (por ejemplo, Promodel, Extend, Arena, Simulink
de Matlab, etc.) y hasta lenguajes de programación propios2. La simulación permite gran
detalle, ya que uno puede describir procesos complejos (por ejemplo, sistemas con
varias colas ligadas, con servidores en serie o en paralelo, colas finitas, etc.).
Enfoque 2
Modelar el sistema de colas de manera menos detallada y utilizar la teoría básica de
colas y sus fórmulas. Esta aproximación es muy conveniente para obtener la magnitud de
los parámetros básicos (como son la espera media, el número de personas medias en el
sistema) y entender si el problema es lo suficientemente relevante como para necesitar
de un análisis más detallado, tipo simulación.
La forma de la distribución de llegadas puede ser variada, pero desde un punto de vista
práctico, nos interesa distinguir los siguientes casos:
Proceso general (G). Cualquier otra distribución la englobamos dentro del caso
general, y la denotamos por G. Nótese que en este grupo consideramos una gran
cantidad de posibles distribuciones y que, por tanto, en nuestro análisis
«aproximado», lo único que nos importa es la media, t(a), y el coeficiente de
variación de la distribución, C(a). Además, los procesos D o M siempre pueden
incluirse como generales con C(a) = 0 o C(a) = 1, respectivamente.
El mismo análisis hecho con las llegadas debe hacerse con los tiempos de servicio para
cada servidor. Generalmente, sobre éstos obtenemos información histórica más
fácilmente. Necesitamos, pues, considerar y medir lo siguiente para un servidor el
análisis de los tiempos de servicio debe hacerse para un servidor por separado;
evidentemente, al calcular la capacidad tendremos en cuenta el número total de
servidores):
Una vez analizados los tiempos de servicio, podemos clasificar nuestro proceso de
servicio en un servidor, de igual manera que las llegadas:
¿Cuántos clientes son servidos por unidad de tiempo? Para un servidor, la tasa de servicio
posible por unidad de tiempo (o capacidad del servidor), que llamamos μ, es μ = 1 / t(s).
Si tenemos S servidores, la capacidad de servicio del sistema será S veces la de un
servidor, es decir, Sμ.
Una pequeña observación sobre notación: una vez has determinado el tipo de llegadas (M o G) y servicios
(M o G), y el número de servidores, puedes definir tu sistema con la notación tradicional; M/M/1; M/M/7;
M/G/1; G/G/s, donde M o G (llegadas)/ M o G(servicios)/ s (número de servidores).
Fundamental
Si >100%, significa que no tenemos suficiente capacidad y que se formará una cola
permanente (de mucha mayor magnitud que cualquier fenómeno estocástico). En este
caso, la metodología aquí expuesta no sirve y debemos utilizar diagramas «input-
output».
L: número total de personas en el sistema (es decir, los clientes en cola más
los que están en servicio).
Mayor utilización implica Mayor espera en cola (Wq) y Mayor número de personas en cola
(Lq). Mayor variabilidad de llegadas y servicios (C(a)xC(s)) implica mayor Wq y Lq.
Los valores de estos parámetros pueden obtenerse a través de tres métodos: programas
informáticos, tablas pre calculadas y fórmulas analíticas.
Tablas pre calculadas. Son tablas calculadas que dan Lq y L en función de la utilización
ρ y el número de servidores para modelos simples M/M/1 y M/M/S. Estos valores deben
corregirse luego para tener en cuenta que las llegadas y servicios no sean M (Markov).
Evidentemente, hoy en día, con la disponibilidad de programas informáticos, han
quedado obsoletas.
Fórmulas Analíticas. Existen una serie de fórmulas analíticas para calcular los valores
directamente. Estas fórmulas son exactas para los casos M/M/1 y M/G/1, y aproximadas
para los demás casos como M/M/s y G/G/s (véase la siguientes Tabla). Para utilizar las
fórmulas debemos especificar:
Obtención de Lq. Debemos recurrir a la fórmula o a las tablas pre calculadas. Para
M/M/1, la fórmula es exacta:
Para otros sistemas con tiempos y llegadas generales, y un solo servidor (por ejemplo,
G/G/1), podemos aproximar el valor usando la fórmula del caso M/M/1 ajustada por un
factor de corrección que tiene en cuenta la variabilidad de llegadas y servicios, como:
Por otro lado, si las llegadas y servicios son Markov (Poisson), es decir, C(a) = C(s) = 1,
recuperamos la fórmula exacta del caso M/M/1. En otras palabras, la fórmula para el
caso G/G/1 funciona siempre como aproximación (incluso para el caso M/M/1).
Finalmente, para un sistema general con S servidores en vez de 1, (por ejemplo, G/G/s),
también tenemos una aproximación:
Nota: la intuición llevaría a pensar que si hay colas, los servidores deberían estar
siempre llenos, pero debemos recordar que estamos haciendo cálculos del
comportamiento promedio de un proceso a largo plazo donde coinciden tiempos sin
colas, cuando los servidores no están al 100%, y tiempos con colas, donde sí están al
100%.
Asimismo, a partir del tiempo en cola (Wq), el tiempo total en el sistema de un cliente
se obtiene, simplemente, añadiendo el tiempo de servicio t(s) para un cliente (ojo: sólo
para uno).