CAPÍTULO I

El PROBLEMA.

1.1 Planteamiento del Problema.

Procesadora de Alimentos Sieteca, C.A., es una empresa dedicada a la

elaboración de productos alimenticios a terceros, la cual ha abarcado parte de un
mercado competitivo, por lo que es cada día más notable la demanda de sus productos, lo
que crea a la empresa la necesidad de tener un mayor control en la logística
correspondiente a su cadena de suministro para no incurrir en pérdidas innecesarias.

En la actualidad el entorno empresarial, así como la realidad socio económico del

país y las nuevas directrices hacia la mejora continua, presenta un campo de batalla en
donde la flexibilidad, la velocidad de llegada al mercado y la productividad serán las
variables clave que determinarán la permanencia de las empresas en los mercados. Y es
aquí donde la logística juega un papel crucial, a partir del manejo eficiente del flujo de
bienes y servicios hacia el consumidor final.

La logística es un término que frecuentemente se asocia con la distribución y

transporte de productos terminados; sin embargo, ésa es una apreciación parcial de la
misma, ya que la logística se relaciona con la administración del flujo de bienes y
servicios, desde la adquisición de las materias primas e insumos en su punto de origen,
hasta la entrega del producto terminado en el punto de consumo. De esta forma, todas
aquellas actividades que involucran el movimiento de materias primas, materiales y otros
insumos forman parte de los procesos logísticos, al igual que todas aquellas tareas que
ofrecen un soporte adecuado para la transformación de dichos elementos en productos
terminados: las compras, el almacenamiento, la administración de los inventarios, el
mantenimiento de las instalaciones y maquinarias, la seguridad y los servicios de planta
(suministros de agua, gas, electricidad, combustibles, aire comprimido, vapor, etc.).Las
actividades logísticas deben coordinarse entre sí para lograr mayor eficiencia en todo el
sistema de producción. (Monterroso, 2000).

Procesadora de Alimentos Sieteca, C.A., presenta una dinámica desde el punto de

vista logístico y operacional donde la planeación de su almacén cuenta con uno de
materia prima (insumos), material de empaque y producto terminado, su base organizativa
cuenta con tres áreas como lo son: recepción, almacenamiento y despacho. Aun cuando

1
cuentan con estándares de control propios de una empresa maquiladora, el almacén de
materia prima (insumos), material de empaque y producto terminado ha venido
experimentando una serie de fallas en la ejecución de las funciones. La organización no
cuenta con una base de datos inteligente que le permita registrar los movimientos y el
almacenamiento de materiales por ende esto dificulta el control de inventario mediante
continuas diferencias en los conteos físicos y los registros que se llevan manualmente.

En este sentido Procesadora de Alimentos Sieteca, C.A., presenta una serie de

problemas a la hora de realizar la gestión logística tales como: el almacén no mantiene un
“stock” de las materias primas/insumos y/o material de empaque que permita al
departamento de compras realizar la adquisición de las mismas de forma planificada,
manteniendo una organización lógica, ya que la Gerencia de logística al realizar la
planificación de la producción de la semana siguiente, solicita a la Coordinación de la
planificación y control de la producción la explosión de los materiales que se van a
requerir y ésta a su vez a la Supervisora del Almacén, empleando esta modalidad ya que
no cuentan con una base de datos inteligente que les permita visualizar el estatus actual
del inventario. Lo anterior expuesto ocasiona retrasos en la cadena de suministro, donde
el 30% de las materias primas/insumos y/o material de empaque llegan el mismo día del
arranque de la producción, generando un retraso de 3 horas en la jornada laboral, esto se
traduce en 468 cajas de salsa para pasta que se dejan de producir y 28.080.000 Bs que
deja de percibir la organización para el primer trimestre de 2017.

Por otra parte, en las recepciones de las materias primas, principalmente la carne,
en la nota de entrega se especifican los kilos recibidos pero no se corrobora dicha
información con una balanza que permita verificar el peso total y a su vez poder comparar
con lo que indica el proveedor, todo esto genera un 25% de diferencias significativas en
las entradas teóricas con lo que se evidencia físicamente cuando se realizan los
inventarios mensualmente, lo que se traduce en 4500 kg de carne por debajo de lo
reportado siendo esto 252.000.000 Bs en pérdidas para un trimestre según el histórico de
la organización, este escenario se ha convertido en una mala práctica común en la
organización; toda la información antes expuesta fue suministrada por la empresa donde
se está realizando el presente Trabajo de Grado.

2
 Igualmente, los consumos de los reportes diarios de la producción, no se entregan
a tiempo a la coordinación de la planificación y control de la producción, una vez
culminada dicha producción y cuando se realiza la entrega de la misma presentan
diferencias de hasta un 20% de lo reportado en función al inventario teórico y este a su
vez con el físico, esto se traduce en 146.880.000 Bs en pérdidas para un trimestre,
generado por la variación de uso superior a la pérdida permitida del 5% (merma).

Así mismo, en los despachos de producto terminado se genera en un 0.2% errores

significativos en lo facturado y lo despachado físicamente, ya que no se evidencia lo
fabricado teóricamente en el almacén y se genera un déficit de 3 cajas de producto
terminado para un trimestre, siendo esto 180.000 Bs en pérdida trimestral.

Por tal motivo se presenta a continuación un diseño de un sistema de información

para la mejora de la gestión logística, el cual permita controlar de manera adecuada las
etapas y funciones que cumple la logística ya que la base de datos inteligente excel
permite: verificar el estatus actual de las materias primas/insumos y/o material de
empaque, evitando retrasos en la cadena de suministro, atrasos en la producción y a su
vez pérdidas económicas en la organización, cargar automáticamente las recepciones de
las mismas verificadas al 100% para que en dicho inventario se registre la realidad de lo
recibido, descontar automáticamente los consumos de las producciones diarias una vez
culminada la misma, evidenciando la diferencias de lo recibido con lo devuelto para
expresar las mermas generadas y cargar una vez finalizada la fabricación de las salsas
para pasta, la cantidad de cajas elaboradas. Todo esto permite mejorar la gestión de la
logística dentro de la organización al obtener inventarios reales y correlacionados en
función de lo teórico y lo físico y finalmente generar despachos en los que coincidan el
número de cajas facturadas con lo que se le envía al cliente.

1.2 Objetivo General.

Desarrollar un sistema de información para mejorar la gestión de manejo de los

inventarios lógicos vs físico en el almacén de materia prima, material de empaque y
producto terminado de la Empresa Procesadora de Alimentos Sieteca, C.A.

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1.3 Objetivo Específicos.

 Diagnosticar la situación actual en el departamento de logística de la Empresa

Procesadora de Alimentos Sieteca, C.A. con respecto al almacén de materia prima
(insumos), material de empaque y producto terminado, para determinar los
factores que influyen en la problemática.
 Analizar las posibles causas de la problemática a través de herramientas y
técnicas de diagnóstico empleadas en la Ingeniería Industrial.
 Diseñar un sistema de información que permita una mejor organización y control
de la gestión logística en la cadena de suministros de la Empresa Procesadora de
Alimentos Sieteca, C.A.
 Construir el sistema de información.
 Implementar el sistema de información diseñado.

1.4 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN.

En la actualidad, el mercado nacional de alimentos se encuentra con un

crecimiento y una excesiva demanda de los mismos. Procesadora de alimentos Sieteca,
en su aspiración de renovar y de progresar, se encuentra en la búsqueda para realizar
reestructuraciones a nivel técnico para dar un mejor beneficio y tener un mejor impacto en
el mercado, logrando así la satisfacción necesaria a todos sus clientes.

De esta manera, se proyecta elaborar un sistema de información que permita el

flujo de datos de los materiales necesarios para ser procesados y que luego se conviertan
en producto terminado de calidad, y de este modo llevar un control más exacto del
inventario, para lo cual, se utilizará un instrumento de programación.

Una vez alcanzado este objetivo, la empresa Procesadora de Alimentos Sieteca

C.A, podrá establecer los niveles óptimos de inventario, lo cual permitirá que sean más
competitivos, alcanzando una mejor calidad, reflejada en el incremento de su clientela, así
como su posicionamiento en el mercado nacional

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1.5 ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN

Este Trabajo Especial de Grado, estará focalizado en crear un sistema de

información que permita llevar el inventario de insumos, materia prima y producto
terminado, lo cual permite a todos los departamentos contar con la información oportuna
del inventario, en el departamento de producción es donde será de mayor uso, ya que con
el sistema podrán determinar la política de producción para emitir órdenes de producción
o pedidos con la seguridad necesaria, logrando así no caer en escasez.

Es importante resaltar que también se puede verificar la cantidad de materia prima

e insumos que se devuelve a diario a almacén originado por no cumplir con la meta diaria
si ocurriera lo antes expuesto, en caso de que esto no aplique, se puede reflejar también
el uso total de lo proporcionado por almacén a producción en el sistema de información,
gracias a esto se logrará hacer seguimiento a la materia prima e insumos en el área de
producción diariamente, es decir, el sistema conseguirá almacenar e informar
colectivamente lo que respecta a las entradas, salida y también lo que sucede dentro del
sistema productivo como tal.

1.6 LIMITACIONES DE LA INVESTIGACION

 El plazo de entrega para lograr cumplir con los objetivos del presente Trabajo
Especial de Grado.
 Déficit de conocimiento del personal en cuanto a la forma correcta del manejo del
sistema de información.

5
 CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

2.1 ANTECENDENTES DE LA INVESTIGACIÓN.

Para el progreso del siguiente trabajo es necesario apoyarse en investigaciones

previas relacionadas con el tema o problema tratado que documente la teoría y la práctica
para el desarrollo de sistemas de información, entre los cuales se encuentran:

- Sommacal (2012), desarrolla un modelo operativo viable para solucionar las

oportunidades encontradas en la investigación como los altos tiempos de entrega,
la falta de estandarización y la automatización del procesamiento de las órdenes
de compras que perciben dentro de la organización, su objetivo como trabajo de
grado fue desarrollar un sistema de información para optimizar el proceso de
ventas mediante la sincronización de la información contenida en las órdenes de
compra provenientes de los clientes de la empresa.
Por esta razón se toma como referencia este Trabajo de Grado ya que muestra la
necesidad de un sistema que maneje inventarios fiables para poder procesar
compras sin exceder de las necesidades dentro de la organización y deja ver la
importancia que tiene una base de datos bien documentada y manejada a través
de un sistema para mantener la logística y control en la industria, también sirvió
como fuente para esclarecer dudas respecto al tipo de investigación y técnicas de
recolección de datos.
- Chacón y Echezuria (2012), el presente parte de una diversidad de problemas en
la gestión propia de su almacén tales como: desconocimiento de la cantidad de
cada repuesto existente en físico en inventario, no poseen información de cuanto
ni cuando se deben pedir los repuestos, tienen en existencia repuestos los cuales
son muy poco usados alrededor del 45% y de los más utilizados solo 15%,
obsolescencia de códigos lo que conlleva a confusión por parte de los usuarios,
pérdida de tiempo en el proceso de búsqueda del material. Su objetivo como
investigación fue diseñar un sistema de información para la mejora de gestión de
almacén mediante indicadores gráficos que permitieran determinar las variantes
críticas que rigen el almacén, logrando así una mejor organización, control y
preservación del material almacenado, utilizaron herramientas de resolución de

6
 problemas tales como Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa, grupo focal de
discusión; de esto se logró identificar las causas que ocasionaban la disminución
del nivel de servicio correspondiente al almacén, gracias a este trabajo se puede
constatar la importancia de un sistema de información que será utilizado para
medir la gestión del desempeño de los inventarios y servicio del almacén y nos
facilita las herramientas que podríamos utilizar en esta investigación, así como
también el uso de indicadores reactivos para monitorear las actividades críticas en
la gestión de almacenes.
- Gonzáles y Primera (2012), esta investigación se desarrolló con el objetivo de
“Diseñar mejoras en la logística de despacho, proceso de almacenaje y
distribución de productos terminados para minimizar las pérdidas por causas de
las devoluciones”, dicho objetivo surge a raíz de los productos que retornan al
almacén por devolución de los clientes, debido al mal manejo de ellos en su
logística de carga y transporte, parte de la mejora fue mediante la filosofía 5´S y el
manejo adecuado de materiales en la cadena logística de distribución hasta llegar
al consumidor, con este trabajo se pudo mapear la forma de mejorar la logística de
devolución de materias primas y/o empaques e insumos al almacén luego de
finalizada una corrida diaria de producción y quedo demostrada la necesidad de
información en un sistema operativo que indique las zonas y ubicaciones del
inventario a ser utilizado, despachado o recepcionado en este caso, evitando el
mal manejo y pérdida de los mismos.

2.2 BASES TEÓRICAS.

A continuación se presentan algunos términos, los cuales son importantes

considerar y examinar con el propósito de orientar las interpretaciones que sirven de base
para solucionar la problemática en estudio.

2.2.1 Sistemas de información.

Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las

actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: el hardware necesario
para que el sistema de información pueda operar. El recurso humano que interactúa con
el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema
(Luque, 2009).

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2.2.2 Actividades de un sistema de información.

Entrada de datos: proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su

posterior procesamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las
manuales se realizan por el operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros
sistemas.

Almacenamiento de datos: proceso mediante el cual el sistema almacena de

manera organizada los datos e información para su uso posterior.

Para hacer fácil su recuperación, los datos almacenados se organizan en:

• Campo: agrupación de caracteres que identifican a un sujeto, lugar u objeto, por

ejemplo: nombre de un empleado.

• Registro: conjunto de campos interrelacionados, por ejemplo el registro nómina de un

trabajador podría componerse por el nombre, ítem, departamento y sueldo.

• Archivo: conjunto de registros interrelacionados, por ejemplo el archivo planilla del mes
enero del año 2001 podría estar compuesto por registros de la nómina de todos los
trabajadores durante el mes de enero de 2001.

• Base de datos: conjunto integrado de registros interrelacionados. Por ejemplo, la base

de datos de empleados de una organización, podría incluir archivos de las planillas de
todos los meses, junto con otros archivos relacionados a registros de evaluación de
desempeño de cada trabajador, asistencia a capacitaciones, etc.

Procesamiento de datos: es la capacidad de efectuar operaciones con los datos

guardados en las unidades de memoria. Durante este procesamiento se evidencia lo
siguiente:

 Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos.

 Analiza y evalúa su contenido.
 Selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones, y constituye
un componente clave en el sistema de información gerencial.

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Salida de información: Actividad que permite transmitir información útil y valiosa a los
usuarios finales.

Además un sistema de información debe tener control del desempeño del sistema,
es decir debe generar retroalimentación sobre las actividades de entrada, procesamiento,
almacenamiento y salida de información. Esta retroalimentación debe evaluarse para
determinar si el sistema cumple con los estándares de desempeño establecidos.
(Izamorar, 2017)

2.2.3 Bases de datos.

Es serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales son recolectados
y explotados por los sistemas de información de una empresa o negocio en particular.
(Valdés, 2007)

2.2.4 Atributos.

Son las características que influyen en la operación del sistema. Entre los términos
de los componentes y atributos de los sistemas hay que definir lo que es la estructura de
sistemas; la cual no es más que la forma o manera como se relacionan los componentes
y atributos para obtener un fin común. (Luque, 2009)

2.2.5 Entidades.

Es lo que constituye la esencia de algo y por lo tanto es un concepto básico. Las

entidades pueden tener una existencia concreta si sus atributos pueden percibirse por los
sentidos y por lo tanto son medibles; y una existencia abstracta si sus atributos están
relacionados con cualidades inherentes o propiedades de un concepto. (Carnevali y León,
2004)

2.2.6 Relación.

Es un vínculo que nos permite definir una dependencia entre varias entidades, es
decir, nos permite exigir que varias entidades compartan ciertos atributos de forma
indispensable. (Gutiérrez, 2013)

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2.2.7 Modelo Entidad Relación.

Es solo y exclusivamente un método del que se dispone para diseñar estos

esquemas que posteriormente debemos de implementar en un gestor de BBDD (bases de
datos).

Este modelo se representa a través de diagramas y está formado por varios

elementos.

Este modelo habitualmente, además de disponer de un diagrama que ayuda a

entender los datos y como se relacionan entre ellos, debe de ser completado con un
pequeño resumen con la lista de los atributos y las relaciones de cada elemento.
(Gutiérrez, 2013)

2.2.8 Inventario.

Es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con

aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un
periodo económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes.

Es uno de los activos más grandes existentes en una empresa. El inventario

aparece tanto en el balance general como en el estado de resultados. En el balance
General, el inventario a menudo es el activo corriente más grande. En el estado de
resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías disponibles para la venta y
así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un periodo
determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para
su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias
primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los
materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes
fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los
inventarios en tránsito. (Acevedo, 2007)

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2.2.9 Tipos de inventario.

Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente
entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una
gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización
en los siguientes tipos:

 Inventarios de materia prima.

 Inventarios de producción en proceso.
 Inventarios de productos terminados.
 Inventarios de materiales y suministros.
 Inventarios de materia prima.

Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del

producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima)
y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un artículo
terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción
se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los
suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos
artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto
terminado.

 Inventarios de Productos en Proceso.

El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que

se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente
terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les
aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un
momento dado.

Una de las características del inventario de producto en proceso es que va

aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el producto
terminado como consecuencia del proceso de producción.

 Inventarios de Productos Terminados:

Comprende estos, los artículos transferidos por el departamento de producción al

almacén de productos terminados por haber estos; alcanzado su grado de terminación

11
total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes,
es decir, los que todavía no han sido vendidos. El nivel de inventarios de productos
terminados va a depender directamente de las ventas, es decir su nivel está dado por la
demanda.

 Inventarios de Materiales y Suministros

En el inventario de materiales y suministros se incluye:

Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de

industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.

Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria,

dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las
operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria
tiene gran relevancia.

Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y

aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser
controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus
necesidades.

 Inventario de Seguridad

Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento

causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante
un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio,
la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega. (Acevedo,
2007).

2.2.10 Control Interno sobre inventario.

Es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de

comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus
inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

 Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual
sistema se utilice.

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  Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de embarque.
 Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o
descomposición.
 Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene acceso a los
registros contables.
 Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto costo
unitario.
 Comprar el inventario en cantidades económicas.
 Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas.
 No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el
gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios.

Con el transcurrir del tiempo, el avance tecnológico y las exigencias empresariales los
procesos y técnicas contables han evolucionado. Actualmente se puede afirmar que el
proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y
sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los
principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial. (Acevedo, 2007)

2.2.11 Indicadores de gestión.

Es aquel dato que refleja cuáles fueron las consecuencias de acciones tomadas en
el pasado en el marco de una organización. La idea es que estos indicadores sienten las
bases para acciones a tomar en el presente y en el futuro.

Es importante que los indicadores de gestión reflejen datos veraces y fiables, ya

que el análisis de la situación, de otra manera, no será correcto. Por otra parte, si los
indicadores son ambiguos, la interpretación será complicada.

Lo que permite un indicador de gestión es determinar si un proyecto o una

organización están siendo exitosos o si están cumpliendo con los objetivos. El líder de la
organización es quien suele establecer los indicadores de gestión, que son utilizados de
manera frecuente para evaluar desempeño y resultados. (Camejo, 2012)

13
2.2.12 Servicio al cliente.

Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un

suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar
adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. El servicio al cliente es una potente
herramienta de marketing. (Calderón, 2002)

2.2.13 Satisfacción del cliente.

Es el grado de complacencia que existe en la relación entre un cliente con un

producto o servicio. (Calderón, 2002)

2.2.14 Logística.

Comprende los procesos de estrategia de planeación, abastecimiento, fabricación,

movimiento o distribución y venta, desde los proveedores hasta los clientes que permita
obtener una optimización sobre las variables que determinan una ventaja competitiva, ya
sean costo, flexibilidad, calidad, servicio e innovación mediante la máxima integración de
su estructura organizacional a través de la adopción de una estrategia de “coevolucion”
entre proveedores, gestión interna y clientes que permita administrar la estructura como
una sola idea de negocio que beneficie a todos los eslabones que participen en ella, y que
a su vez requiere de total sincronización basándose en el uso de plataformas idóneas que
permitan un elevado grado de comunicación en tiempo real. (Salazar, 2016)

2.2.15 Registro.

Es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma
repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de
registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle
a cada registro un campo clave para su búsqueda. (Montero, 2008)

2.2.16 Almacén.

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. La

formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende de la
información respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales, tendencias
en los precios y materiales de compras, es la fuente mejor de esta información.

14
 Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados, se
deben establecer resguardo físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño
de uso innecesario debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos de
rotación de inventarios defectuosos y a robos. (Salazar, 2016)

2.2.17 Gestión de almacenes.

Se define como el proceso de la función logística que trata la recepción,

almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo
de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el
tratamiento e información de los datos generados. La gestión de almacenes tiene como
objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son
el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las
actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el

suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para
asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica. (Salazar, 2016)

2.2.18 Cadena de suministro.

Es un subsistema dentro del sistema organizacional que abarca la planificación de

las actividades involucradas en la búsqueda, obtención y transformación de los productos.
Incluye la coordinación y colaboración de los socios del canal, o flujo de transmisión de
los insumos o productos, sean estos proveedores, intermediarios, funcionarios o clientes.
En cada etapa interesa la medición correcta del flujo para evitar mermas y desperdicios.
En esencia, la Cadena de suministro integra la oferta y la demanda tanto dentro como
fuera de la empresa. Por ello se habla de “cliente interno”, y de demanda y oferta interna,
para establecer los pasos y acciones específicos en la cadena productiva. Se trata de una
función de integración que liga las funciones y los procesos del negocio para convertirlo
en un modelo de negocio coherente y de alto rendimiento. (Moreno, 2010)

2.2.19 Hardware.

Es el equipo utilizado para el funcionamiento de una computadora. El hardware se

refiere a los componentes materiales de un sistema informático. La función de estos
componentes suele dividirse en tres categorías principales: entrada, salida y

15
almacenamiento. Los componentes de esas categorías están conectados a través de un
conjunto de cables o circuitos, llamado bus, con la unidad central de proceso (CPU) del
ordenador, el microprocesador que controla la computadora y le proporciona capacidad
de cálculo. El soporte lógico o software, en cambio, es el conjunto de instrucciones que un
ordenador emplea para manipular datos, por ejemplo: un procesador de textos o un
videojuego. Estos programas suelen almacenarse y transferirse a la CPU a través del
hardware de la computadora. El software también rige la forma en que se utiliza el
hardware, como por ejemplo la forma de recuperar información de un dispositivo de
almacenamiento. (Zepeda, 2014)

2.2.20 Software.

El concepto de software engloba al conjunto de toda la información que utilizan las

computadoras para trabajar. La palabra software ha sido creada como contraste a la
noción de hardware, que significa literalmente “quincallería”, y mediante un juego de
palabras se refiere a la “mantelería” que viste una casa, como la expresión más blanda y
delicada de la dotación doméstica.

El software puede dividirse en dos grupos fundamentales de entidades: los

programas o conjuntos de instrucciones y los datos. Los procedimientos y programas
cuya finalidad es gestionar las actividades generales de la computadora y el manejo de
sus elementos periféricos se encuentran en el concepto de sistema operativo. Los
restantes programas han sido bautizados genéricamente con el nombre de software de
aplicación. (Zepeda, 2014)

16
 CAPÍTULO III.

MARCO METODOLÓGICO.

La metodología de un proyecto de investigación está constituida por todas aquellas

técnicas y procedimientos que se utilizan para llevarla a cabo. El fin esencial del marco
metodológico es precisar, a través de un lenguaje claro y sencillo, los métodos, técnicas,
estrategias, procedimientos e instrumentos utilizados por el investigador para lograr los
objetivos.

Según la concepción de Arias (2006), el marco metodológico es el cómo se realizó

el estudio para responder al problema planteado. La metodología de un Trabajo Especial
de Grado incluye el tipo o tipos de investigación, así como las técnicas y los
procedimientos fueron utilizados para llevar a cabo la investigación.

En el capítulo que a continuación se presenta, se enfocan los aspectos relativos a

la metodología que se empleó para realizar el presente estudio, tomando en
consideración el tipo de investigación y diseño, así como también, se describen las
técnicas e instrumentos de recolección de los datos, los procedimientos que se emplearon
para darle validez y confiabilidad a fin de procesar y analizar los resultados y de esta
manera obtener una conclusión que permita dar respuestas a los objetivos planteados.

3.1 Tipo de investigación.

Arias (2006), señala que en un estudio pueden identificarse diversos tipos de

investigación, existiendo muchos modelos y diversas clasificaciones, sin embargo,
independientemente de la clasificación utilizada “todos son tipos de investigación, y al no
ser excluyentes, un estudio puede ubicarse en más de una clase” (p.23).

En cuanto al tipo de investigación, existen muchos modelos y diversas

clasificaciones. Hay diferentes tipos de investigación, los cuales se clasifican según
distintos criterios. El criterio empleado en este estudio para establecer el tipo de
investigación es de acuerdo al nivel y el diseño.

Según el nivel de investigación, es decir, el grado de profundidad con que se

aborda un fenómeno u objeto de estudio, la investigación se enmarcó de manera
descriptiva. Según Arias (2006):

17
 La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un hecho, fenómeno,
individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento. Los
resultados de este tipo de investigación se ubican en un nivel intermedio en cuanto
a la profundidad de los conocimientos se refieren (p. 26).

Según el diseño de investigación, es decir, la estrategia adoptada para responder

al problema planteado, el estudio se ubicó como una investigación de campo. Según la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2006), la investigación de campo, es
aquella que se refiere a:

Análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de

describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes,
explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos
característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques conocidos o en
desarrollo. (p.34).

Según Arias (2006) una investigación de campo “consiste en la recolección de

datos directamente de los sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos
(datos primarios), sin manipular o controlar variable alguna” (p.14). Por lo tanto, este
estudio se enmarcó en una investigación de campo, ya que los datos fueron extraídos en
forma directa de la realidad y por la propia investigadora, a través del uso de instrumentos
para recolectar la información.

3.2 Técnica y unidad de análisis.

El proceso de recolección de datos se apoya en el empleo de fuentes

documentales a partir de las cuales se construyen los fundamentos teóricos que dan
sustento al estudio. Para Arias (2006) una investigación documental es “aquella que se
basa en la obtención y análisis de datos provenientes de materiales impresos u otros tipos
de documentos” (p.49). En este sentido, la información utilizada derivó de fuentes
primarias a través de la aplicación de entrevistas no estructuradas y de fuentes
secundarias por medio de la revisión de datos contenidos en reportes y todo aquel
material bibliográfico que se encuentra relacionado con el objeto de este estudio.
Adicionalmente, se realizo entrevistas directas al gerente general, gerente de producción,
gerente de almacén, gerente de compras y a los trabajadores en el área de almacén de
inventario y producción con la finalidad de obtener los datos que sustentaran lo observado
directamente en las áreas de interés de la organización, dichas entrevistas se realizaron
con una serie de preguntas técnicas.

18
3.3 Fases de la investigación.

3.3.1 Fase 1: Análisis de la situación actual.

Se conoció y se analizó la situación actual de la empresa con respecto al control

de inventario de materia prima (insumos), material de empaque y producto terminado, así
como también la gestión del almacén en el proceso productivo.

Con la recolección de información de los empleados y altos ejecutivos de la

empresa se conoció a fondo todos los problemas existentes con respecto al control de
inventario y situación del almacén.

3.3.2 Fase 2: Analizar las necesidades del sistema.

Mediante conversaciones con los representantes y la conformidad de la dirigencia

se establecieron las prioridades y objetivos del sistema con el fin de identificar la
información necesaria que la empresa debe aportar para crear la base de datos que
documente el sistema.

3.3.3 Fase 3: Diseñar el sistema de información.

Consiste en elaborar el diseño administrable del sistema, el cual contará con la

base de datos ya recopilada y el flujo de entrada de insumos, salida del área de
producción del material sobrante y salida de productos terminados.

3.3.4 Fase 4: Construir el sistema de información.

De acuerdo a la cantidad de productos que posee e insumos que utiliza la

empresa se creó una base de datos que registra toda la información referente a los mismo
de tal manera que ayuda a disminuir tiempos y trabajo, y a su vez mejoras en el proceso
de almacenamiento.

3.3.5 Fase 5: Implementación del sistema de información.

Una vez que se verifique si el programa realiza exactamente para lo que fue creado y
este en perfecto funcionamiento se procederá a la implementación en la empresa, se dará
la instrucción al personal y también se contará con la elaboración de un manual de
usuario que explicará con detalle el uso del mismo.

19
 CAPÍTULO IV. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

4.1 Recolección de datos

Para el desarrollo de este trabajo se recolectó la información en el área de estudio

a través de la observación directa, con el fin de obtener datos relacionados con el
almacén de materia prima (insumos), material de empaque y producto terminado, para
determinar los factores que influyen en la problemática y así tener una visión amplia del
mismo.

Se realizaron entrevistas directas y no estructuradas al personal relacionado con el

área: gerente general, gerente de logística, jefe de producción, supervisor(a) de almacén,
coordinador(a) de planificación y control de la producción y coordinador(a) de compras
para poder obtener información sobre los procesos de recepción-despacho y condiciones
de trabajo. Por otra parte, se revisaron los métodos de trabajo dentro del área para tener
evidencia de la forma como se llevan a cabo las actividades por parte del personal.

En el proceso actual se evaluó el formulario FO-ALM-04 “Inventario de materia

prima, material de empaque y/o producto terminado (ver anexo 1)” que se lleva
actualmente de forma manual, en el mismo se registra el control del inventario, logrando
evidenciar las continuas diferencias entre el físico y teórico, presentando una baja
confiabilidad de inventario en las ubicaciones y existencia.

4.2 Análisis y presentación de resultados

Entre las causas más relevantes en la poca confiabilidad de las ubicaciones y

existencias están:
Medios de comunicación indirectos, errores en las recepciones, falta de
seguimiento para la ejecución de traslados de mercancía; es decir, el movimiento físico de
la misma desde producción al almacén no se realiza a nivel lógico, creando discrepancias
y finalmente los errores administrativos.
En tal sentido, el diagnóstico del sistema de control de inventario del almacén de
materia prima se llevó a cabo mediante la recolección de información del balance general
(desde su recepción hasta su despacho), destacándose los siguientes elementos:

20
4.2.1 Medios de comunicación indirectos.
El almacén emplea un formulario en físico para llevar a cabo el control del
inventario de lo que reciben (FO-ASC-46 “Recepción de materia prima y material de
empaque”, ver anexo 2) y despachan (FO-ALM-05 “Verificación de despacho”, ver anexo
3)y esta información la recibe el gerente de logística al finalizar cada mes, por lo tanto la
misma no la tiene disponible cada semana a medida que planifica la producción, de tal
manera que el medio de comunicación no es directo por lo que al gerente de logística se
le dificulta conocer a tiempo real el inventario disponible de las materias primas/insumos
y/o material de empaque. Una vez que se realiza la planificación semanal la gerencia de
logística solicita a la coordinación de la planificación y control de la producción la
explosión de los materiales, que se van a requerir y esta a su vez consulta con la
supervisora del almacén el inventario de los materiales disponibles según la orden de
fabricación, empleando esta modalidad ya que no cuentan con una base de datos
inteligente que les permita visualizar el estatus actual del inventario, esto también dificulta
mantener un “stock” de las materias primas/insumos y/o material de empaque que permita
al departamento de compras realizar la adquisición de las mismas de forma planificada y
manteniendo una organización lógica.

4.2.2 Errores en las recepciones

En las recepciones de las materias primas en un 30% de los casos las notas de
entrega no coinciden con lo que está entrando, debido a que el proveedor indica en la
nota un lote asociado a una cantidad que no coincide con el lote identificado en la materia
prima y con las cantidades en físico recibidas. En otras ocasiones, cuando son materias
primas del tipo “vegetales frescos” no se verifica al 100% las cantidades que se reciben ya
que en la nota de entrega se especifican los kilos recibidos pero no corroboran dicha
información con una romana y/o balanza que permita verificar el peso total y a su vez
poder comparar con lo que indica el proveedor, todo esto genera un 25% de diferencias
significativas en las entradas teóricas con lo que se evidencia físicamente cuando se
realizan los inventarios mensualmente, según el histórico de la organización.

4.2.3 Ausencia de seguimiento para la ejecución de traslados de mercancía

Considerando la cantidad de operaciones diarias un aspecto a atender es el

reporte diario que debe suministrar producción a la coordinación de la planificación y

21
control de la producción, una vez culmina dicha fabricación, donde se debe identificar las
mermas y los consumos de las materias primas (insumos) y material de empaque,
igualmente indicar las cantidades remanentes de las mismas, si es que quedó disponible
algún material y finalmente suministrar la cantidad de producto terminado elaborado. Lo
anteriormente expuesto no se realiza a diario y cuando los mismos se plasman en dicho
reporte presentan diferencias de hasta un 60% de lo reportado en función al inventario
teórico y este a su vez con el físico, debido a que sobra o faltan materias primas/insumos
y/o material de empaque, ya que las devoluciones de las mismas, desde producción al
almacén son mal contabilizadas y no identificadas, al no colocar el hablador
(identificación) no se está indicando en dicho material (físico), la cantidad que se está
regresando al almacén, el lote involucrado, por lo que se pierde la trazabilidad y las
políticas de rotación FIFO (primero en entrar primero en salir) en el inventario, el tipo de
material devuelto y proveedor del mismo, entre otros datos importantes como: fecha de
recepción, elaboración y vencimiento, datos que fueron todos suministrados en dicho
material cuando fueron enviados del almacén al área de fabricación.

4.2.4 Errores administrativos.

En los despachos de producto terminado se genera en un 20% errores
significativos en lo facturado y lo despachado físicamente, ya que no se suministra la
información correcta de lo fabricado.
Analizar el diagnóstico de la situación actual a través de técnicas y herramientas:
Después de diagnosticar la situación actual del almacén de materia prima
(insumos), material de empaque y producto terminado en la empresa Procesadora de
Alimentos Sieteca, C.A., se determinó que el mantenimiento y control del mismo no es el
más apropiado de acuerdo a los principios de gestión de inventarios, y por ello se procede
a realizar una tormenta de ideas conjuntamente con el personal que labora en el almacén,
también un diagrama causa-efecto (ver figura 1) así como un cuadro de jerarquización
para representar la importancia que tienen los diferentes factores que afectan el
inventario, con la finalidad de analizar los datos recolectados en la primera fase para así
identificar las fallas existentes y poder desarrollar la propuesta del plan de mejora por
medio del diseño e implementación de un sistema de información.

En este diagrama Causa-Efecto se resalta que los factores de mayor influencia en

la baja confiabilidad del inventario son los procedimientos de trabajo acompañado de la
poca comunicación entre el personal en sus diferentes niveles. Esta situación no permite

22
 el buen desarrollo de las actividades, tal cual como debe gestionarse un almacén de
materia prima. A través de esta herramienta gráfica se pueden conocer las relaciones
múltiples de causa-efecto entre las diferentes variables que intervienen en el proceso, es
decir, permite lograr un conocimiento común de un problema complejo.

Medio Mano de Inadecuado

Materiales Ambiente Obra manejo de
Efecto: Baja
materiales
Falta de confiabilidad
No están las Falta de orden e comunicación en el
cantidades físicas identificación Poco espacio inventario de
en almacén materia prima
exactas que arroja de materiales. empresa
el documento Poco control las
Ausencia de Procesadora de
Ausencia de recepciones.
análisis de la Alimentos
manual. computadoras Poco control en
información empaque. Sieteca, C.A.
los inventarios.
para los suministrada
registros La materia prima devuelta de
Máquinas Medición Métodos producción al almacén no tiene
y Equipos identificadores.

Figura 1. Diagrama causa - efecto “ISHIKAWA”

TORMENTA DE IDEAS:

1. Medios de comunicación indirectos.

2. Errores en las recepciones.

3. Falta de seguimiento para la ejecución de traslados de mercancía; es decir, el movimiento físico de la

misma desde producción al almacén no se realiza a nivel lógico, creando discrepancias.

4. Errores administrativos.

4.3 Cuadro de Jerarquización de Causa Principales.

Una vez conocidas las causas, se procedió a jerarquizarlas considerando el peso
que tiene cada una sobre el problema principal. Básicamente esta jerarquización se hizo
con la colaboración y la experiencia del personal que labora en este almacén, a través de

23
entrevistas y reuniones con el personal de forma subjetiva se llegó a la conclusión que el
orden de prioridades de las causas que afectan la confiablidad, es el que se presenta a
continuación. (Ver Cuadro 1)

Cuadro 1. Jerarquización de Causas.

Jerarquización de Causas
Posición Causa Porcentaje de
contribución de la
Causa
1 Falta de comunicación 25%
2 Ausencia de computadoras 15%
para los registros
3 Ausencia de análisis de la 10%
información suministrada
4 No están las cantidades
físicas exactas que arroja el 10%
documento manual
5 Poco control en la recepción 10%
de materia prima (insumos y
material de empaque
6 La materia prima devuelta de 10%
producción a almacén no
tiene identificadores
7 Poco control en los 5%
inventarios de producto
terminado
8 Falta de políticas de rotación 5%
FIFO en el inventario
9 Inadecuado manejo de 5%
materiales
10 Falta de orden e identificación 3%
de materiales
11 El almacén cuenta con poco 2%
espacio físico

24
Figura 2. Diagrama de Pareto

25
 CAPITULO V. PROPUESTA Y DESARROLLO DEL SISTEMA

5.1 Entidades que actúan en el sistema

5.1.1 Gerencia General

Representa la entidad principal y tiene como función representar a la alta dirección

de la organización, es el responsable legal de la empresa y en ese sentido deberá velar
por el cumplimiento de todos los requisitos legales que afecten al negocio y operaciones
de ésta, así mismo coordina las actividades de producción acorde a la planificación,
aprueba y vela por el cumplimiento del plan de mantenimiento en planta, apoyando a su
vez el cumplimiento del sistema de Gestión de Calidad. Planifica, dirige y fomenta
estudios sobre el funcionamiento y la organización de la empresa, con el fin de garantizar
el equilibrio y buen funcionamiento organizacional.

5.1.2 Gerencia de logística

Asegura a los clientes la planificación de producción adecuada, contando con los

insumos requeridos, espacios y controles de almacén necesarios, para que todos los
planes acordados se cumplan dentro de las buenas prácticas de manufacturas
establecidas y las especificaciones enviadas por cada cliente

5.1.3 Compras
Asegura el suministro de los materiales directos e indirectos de acuerdo al
cumplimiento de las especificaciones creadas para tal fin, con el propósito de garantizar la
continuidad de la producción y cumpliendo con los estándares de calidad aprobados y al
mejor precio del mercado.

5.1.4 Planificación y control de la producción

Verifica el cumplimiento diario de la planificación de la producción de cada cliente vs
lo Producido, verificar el consumo de las materias primas y material de empaques y
analiza con la persona responsable de la producción cualquier diferencia significativa vs.
El estándar e informar a los clientes tanto el producto producido como los insumos
empleados. Realiza las explosiones de materiales de los planes de producción y lo
entrega a la persona responsable de almacén, para que éste confirme la disponibilidad de
los insumos, de manera que puedan alertar a la gerencia de logística de cualquier faltante
para la producción. Suministra a la persona responsable del almacén, los inventarios

26
teóricos de arranque de cada cliente, almacén compara con el físico y concilia las
diferencias si las hubiera.

5.1.5 Producción
Se responsabiliza de los procesos productivos, logrando la eficiencia en su equipo
de trabajo, llevando a cabo un producto elaborado con la calidad que representa a la
empresa. Recibe la planificación por parte de la gerencia de logística, pautada para la
producción y se hace cargo de comunicárselas a los supervisores; siendo los
responsables de que el producto se encuentre dentro de los parámetros solicitados por el
cliente. Verifica y controla los reportes que le son entregados por supervisores y analiza el
mismo suministrando un reporte a la Gerencia General donde indica la eficiencia por lote
de producción y el control exacto de los insumos de materia prima necesarias para el
desarrollo de la producción.

5.1.6 Almacén

Coordina, controla y planifica las actividades tanto administrativas como operativas

relativas a los almacenes de materia prima, material de empaque y productos terminados,
velando por la custodia de los inventarios y la correcta rotación y manejo de la mercancía,
además de garantizar de forma oportuna los procesos de despacho, facturación y
distribución.

5.1.7 Proveedores

Realiza los despachos de materias primas, material de empaque y/o insumos de

acuerdo a las órdenes de compras emitidas por la empresa y envía factura de las mismas.

5.1.8 Clientes

Los clientes envían la orden de fabricación a la gerencia de logística, este a su vez

planifica la producción y la suministra al resto de los departamentos. Almacén despacha
los productos terminados, administración procede a facturar las cajas despachadas y los
clientes proceden a cancelar la factura.

27
Diagrama de flujo de datos del sistema:

Este diagrama muestra el flujo de la información existente al implementar el

sistema (Excel), para facilitar su explicación se ejemplificara de acuerdo el orden de
ocurrencia de las actividades en la organización, donde el cliente emite una orden de
fabricación a la gerencia de logística, este a su vez planifica la producción y envía la
misma a los involucrados (gerencia general, compras, planificación y control de la
producción, producción, almacén, entre otros). Planificación y control de la producción
realiza la explosión de los materiales requeridos y le suministra la información a almacén
para verificar la disponibilidad de los insumos, en caso de que no se tenga algún material
como: Materia prima, material de empaque y/o insumo notifica a la gerencia de logística
para que este a su vez solicite a compras el faltante de los requerimientos para la
producción, seguidamente compras emite la orden de compra acompañada de la
cotización a administración para que realice el pago correspondiente al proveedor. El
proveedor despacha a almacén la materia prima, material de empaque y/o insumo
requerido y entrega la factura a almacén, el mismo hace llegar dicha factura a
administración sellada y firmada por almacén en garantía de que fue recibido. Almacén
notifica a la gerencia de logística y a planificación y control de la producción que se cuenta
con todos los requerimientos para producir. Planificación y control de la producción solicita
a almacén los materiales bien sea material de empaque, materia prima y/o insumos para
la fabricación de acuerdo al tipo de producto a producir y la cantidad de lotes vs cajas a
elaborar. Almacén suministra todos los materiales solicitados a producción y este verifica
que se le suministre lo necesario en función del programa de producción. Al culminar la
producción, el mismo entrega a planificación y control de la producción un reporte donde
indica la cantidad de cajas fabricadas, el consumo de los materiales vs mermas de la
producción. Planificación y control de la producción emite un informe a la gerencia general
y gerencia de logística de los resultados del proceso productivo indicando las cajas
producidas. Almacén realiza el despacho del producto terminado al cliente y
administración procede a facturar las cajas despachadas, para que a su vez el cliente
proceda con el pago de la factura.

28
 Figura 3. Flujograma de datos del sistema de información.

5.2 Base de datos utilizada.

En este caso se empleó el programa Excel, la cual es una base de datos con un
conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información
está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos
puede almacenar información sobre: la base de datos organiza la información relacionada
en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número
específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

29
5.3 Lenguaje de Programación utilizado.

Existen diversidad de lenguajes de programación, tales como: C, Pascal, Cobol,

PHP, AJAX, JavaScript, Visual Basic, entre otros. De los cuales se optó por emplear
Visual Basic a través del programa Excel.

Visual Basic (VB) es un lenguaje de programación dirigido por eventos,

desarrollado por Alan Cooper para Microsoft. Este lenguaje de programación es un
dialecto de BASIC, con importantes agregados. Su primera versión fue presentada
en 1991, con la intención de simplificar la programación utilizando un ambiente de
desarrollo que facilitó en cierta medida la programación misma.

La última versión fue la 6, liberada en 1998, para la que Microsoft extendió el

soporte hasta marzo de 2008.

En 2001 Microsoft propuso abandonar el desarrollo basado en la API Win32 y

pasar a un framework o marco común de librerías, independiente de la versión del
sistema operativo.NET Framework, a través de Visual Basic.NET (y otros lenguajes
como C Sharp(C#) de fácil transición de código entre ellos); fue el sucesor de Visual Basic
6.

Aunque Visual Basic es de propósito general, también provee facilidades para el

desarrollo de aplicaciones de datos usando Data Access Objects, Remote Data
Objects o ActiveX Data Objects.

Visual Basic contiene un entorno de desarrollo integrado o IDE que integra editor
de textos para edición del código fuente, un depurador, un compilador (y enlazador) y un
editor de interfaces gráficas o GUI.

Visual Basic dio un paso más en innovación y ahora es posible programar

aplicaciones Nativas para Android o IPhone utilizando un software de la compañía
Anywhere Software que transforma código Visual Basic (creado por dicha compañía) en
APPs 100 % nativas en Java para ambos sistemas operativos de dispositivos móviles.

5.4 Tablas de base de datos

30
 Tabla 1. Base de datos

Descripción: contiene información acerca de cada una de las entidades almacenadas en

el sistema.

Descripción Entidades Tipo

Almacén Físico 150 Numérico
Almacén virtual 151 Numérico
Ubicación física A-1 Alfa numérico
Alfa numérico
Ubicación física B-2
Alfa numérico
Ubicación física C-3
Alfa numérico
Ubicación física D-4
Alfa numérico
Ubicación física E-5
Alfa numérico
Ubicación física F-6
Alfa numérico
Ubicación física G-7
Alfa numérico
Ubicación física H-8
Alfa numérico
Ubicación física I-9
Alfa numérico
Ubicación física J-10
Alfa numérico
Ubicación física K-11
Alfa numérico
Ubicación física L-12
Alfa numérico
Ubicación física M-13
Alfa numérico
Ubicación física N-14
Alfa numérico
Ubicación física O-15
Alfa numérico
Ubicación física P-16
Alfa numérico
Ubicación física R-17
Alfa numérico
Ubicación física S-18
Alfa numérico
Ubicación física T-19
Materia Prima Agua Texto
Texto
Materia Prima Almidón
Texto
Materia Prima Mezcla De Especias

31
 Texto
Materia Prima Carne
Texto
Materia Prima Sal
Texto
Materia Prima Acido
Texto
Materia Prima Ácido Cítrico
Texto
Materia Prima Pasta De Tomate
Texto
Materia Prima Azúcar
Material de Empaque Envases 500 g Alfanumérico
Alfanumérico
Material de Empaque Envases 200 g
Alfanumérico
Material de Empaque Etiquetas 500 g
Alfanumérico
Material de Empaque Etiquetas 200 g
Material de Empaque Bandeja Texto
Material de Empaque Termoencogible Texto
Material de Empaque Tapas 63 mm (500 g) Alfanumérico
Material de Empaque Tapas 63 mm (200 g) Alfanumérico
Unidad de medición MP Kg Texto
Unidad de medición ME Unid Texto
Alfanumérico
Código de Material SB001 (Agua)
Alfanumérico
Código de Material SB002 (Almidón)
Alfanumérico
Código de Material SB003 (Mezcla de Especias)
Alfanumérico
Código de Material SB004 (Carne)
Alfanumérico
Código de Material SB005 (Sal)
Alfanumérico
Código de Material SB006 (Acido)
Alfanumérico
Código de Material SB007 (Ácido cítrico)
Alfanumérico
Código de Material SB008 (Pasta de Tomate)
Alfanumérico
Código de Material SB009 (Azúcar)
Código Material de Alfanumérico
Empaque SB010 (Env 500 g)
Código Material de Alfanumérico
Empaque SB015 (Env 200 g)
Código Material de Alfanumérico
Empaque SB012 (Etiquetas500)
Código Material de Alfanumérico
Empaque SB017 (Etiquetas200)

32
 Código Material de Alfanumérico
Empaque SB013 (Bandeja)
Código Material de Alfanumérico
Empaque SB014 (Termoencogible)
Código Material de Alfanumérico
Empaque SB011 ( Tapas 500 g)
Código Material de Alfanumérico
Empaque SB016 (Tapas 200 g)
Código del Producto Alfanumérico
Orden de producción: salsa
para pasta bolognesa 500 g SPB500
Código del Producto Alfanumérico
Orden de producción: salsa
para pasta bolognesa 200 g SPB200
Código del Producto Alfanumérico
Terminado: salsa para pasta
bolognesa 500 g. Devolución SPB500 (PT DEV)
Código del Producto Alfanumérico
Terminado: salsa para pasta
bolognesa 200 g. Devolución SPB200 (PT DEV)
Código del Producto Alfanumérico
terminado: salsa para pasta
bolognesa 500 g SPB500 (PT)
Código del Producto Alfanumérico
Orden de producción: salsa
para pasta bolognesa 200 g SPB200 (PT)
Código de alerta de campo Texto
no valido N/A
Unidad de medición PT Caja Texto

Tabla 2. Códigos para recepciones

Descripción: contiene información acerca de los códigos a emplear en las recepciones

de cada una de las materias primas, material de empaque y/o insumos

Descripción Entidades Tipo

SB001(Agua) Alfanumérico
Agua
SB001(Agua)DEV Alfanumérico
SB002(Almidón) Alfanumérico
Almidón
SB002(Almidón)DEV Alfanumérico
SB003(Mezcla) Alfanumérico
Mezcla de especias
SB003(Mezcla)DEV Alfanumérico
SB004(Carne) Alfanumérico
Carne
SB004(Carne)DEV Alfanumérico
SB005(Sal) Alfanumérico
Sal
SB005(Sal)DEV Alfanumérico
SB006(Acido) Alfanumérico
Acido
SB006(Acido)DEV Alfanumérico

33
 SB007(Acido Cítrico) Alfanumérico
Ácido Cítrico
SB007(Acido Cítrico)DEV Alfanumérico
SB008(Pasta de Tomate) Alfanumérico
Pasta de Tomate
SB008(Pasta de Tomate)DEV Alfanumérico
SB009(Azúcar) Alfanumérico
Azúcar
SB009(Azúcar)DEV Alfanumérico
SB010 (Env 500 g) Alfanumérico
Envases 500 g
SB010 (Env 500 g)DEV Alfanumérico
SB015 (Env 200 g) Alfanumérico
Envases 200 g
SB015 (Env 200 g)DEV Alfanumérico
SB012 (Etiquetas500) Alfanumérico
Etiquetas 500 g
SB012 (Etiquetas500)DEV Alfanumérico
SB017 (Etiquetas200) Alfanumérico
Etiquetas 200 g
SB017 (Etiquetas200)DEV Alfanumérico
SB013 (Bandeja) Alfanumérico
Bandejas
SB013 (Bandeja)DEV Alfanumérico
SB014 (Termoencogible) Alfanumérico
Termoencogible
SB014 (Termoencogible)DEV Alfanumérico
SB011 ( Tapas 500 g) Alfanumérico
Tapas 500 g
SB011 ( Tapas 500 g)DEV Alfanumérico
SB016 (Tapas 200 g) Alfanumérico
Tapas 200 g
SB016 (Tapas 200 g)DEV Alfanumérico
SPB500 (PT) Alfanumérico
Producto T 500 g
SPB500 (PT) DEV Alfanumérico
SPB200 (PT) Alfanumérico
Producto T 200 g
SPB200 (PT) DEV Alfanumérico

5.5 Factibilidad del sistema

Costos asociados al sistema

 Costos operacionales.

1 balanza de 2 Ton Max capacidad= 40.300.000 Bs

2 Computadoras completas con CPU, monitor, teclado y mouse:(14.772.912 x 2)=

29.545.824 Bs

2 impresoras con tóner negro: (19.999.995 Bs x 2 und)= 39.999.990 Bs

8 resmas de papel tamaño carta: (250.000 Bs x 8)= 2.000.000 Bs

Mantenimiento al sistema: (1.500.000 Bs x 12 meses)= 18.000.000 Bs

34
 Mantenimiento de los equipos: (3.500.000 Bs x 12 meses)= 42.000.000

Total de costo de operación: 171.845.814 Bs/anual.

 Inversión inicial

Costo de instalación del sistema: 25.850.000

Diseño del sistema: 35.250.000 Bs

Inducción al personal: 10.500.000 Bs

Refrigerio para las inducciones: 5.500.000 Bs

Total Inversión inicial: 77.100.000 Bs.

Beneficios asociados al sistema

 Beneficios cuantitativos del sistema

Ahorro por planificación correcta de necesidades= 28.080.000 Bs x 4 trimestre/año=
112.320.000 Bs/ 1 Año

Ahorro por Dif. En inventario de Carne en recepción de materia prima= (18 Ton
carne/trimestre x 4 trimestre/año)= 72.000 kg carne/año x 50 bs/ kg carne= 3.600.000.000
Bs/año x 25 % dif/ año= 900.000.000 Bs/ 1 año

Beneficio cuantitativo total obtenido con el sistema en servicio: 1.012.320.000 Bs.

 Beneficios cualitativos del sistema

Disminución del 55 % de pérdida de información referente a uso de etiquetas y/o

material de empaque en el área de fabricación.

Disminución de pérdida de información en cuanto a producto terminado.

Mejora en la gestión de la cadena de suministro garantizando materiales e insumos

antes del arranque de producción

Explosión de materiales estandarizada para el área de Planificación

Manejo y uso con carpetas compartidas del sistema de información

35
 Una sola información un solo resultado.

Conclusión:

Gastos e Inversión= 248.945.814 Bs

Beneficios= 1.012.320.000 Bs

Tiempo de recuperación de la inversión= (84.360.000 Bs/Mes)= 3 Meses.

Como se muestra en los cálculos anteriores el sistema y su implementación es

totalmente factible para la organización ya que su tiempo de recuperación de la inversión
es a 3 meses, es importante mencionar que debido a los altos costos en la situación
actual de Venezuela casi cualquier inversión es factible y rápidamente recuperable.

5.6 Implementación del sistema y manual de operación:

2
Panel 1: ORDEN DE PRODUCCIÓN.
3

Figura 4. Orden de producción

En el panel 1, se muestra el primer módulo el cual tiene la finalidad de crear una

nueva orden de producción para salsa bolognesa (500 g y/o 200 g), el mismo es de suma
importancia ya que nos indicara cuando es necesario emitir una orden de compra para la
adquisición de ingredientes y/o material de empaque. (Necesidades brutas)

Pasos para la elaboración correcta de una nueva orden de producción:

36
Paso 1: identificar la fecha correspondiente acorde a la orden de producción.

Paso 2: indicar la cantidad de cajas a fabricar.

Paso 3: indicar la reseña del día correspondiente a la fecha de fabricación.

Paso 4: seleccionar cuál de las presentaciones se necesiten elaborar. En este caso los
códigos son SPB200 (200 g) y SPB (500 g).

Automáticas

Figura 5. Orden de producción (2)

Paso 5 (ingredientes-materiales): Seleccionar código e ingrediente correspondiente a

cada celda (seleccione el código que corresponda).

Paso 6: En la columna Nº3 (g/caja ó und/cajas) seleccione el valor correspondiente al

código del producto, en caso de ser una producción para salsa de 500 g seleccionar el
que contenga mayor cantidad en gramos (g) y en caso de ser una producción de salsa de
200 g seleccionar el que contenga menor cantidad en gramos (g).

Las columnas Nº 4,5 y 6. Generan automáticamente las necesidades brutas, el

inventario disponible y los requerimientos netos de cada ingrediente y/o material.

Paso 7: Verificar los requerimientos netos. Si al menos una celda se muestra de color
rojo, significa que es necesario comunicarse con el departamento de logística para que
los compradores operacionales emitan una orden de compra del ingrediente y/o material

37
de empaque/insumo necesario para la fabricación de cajas de salsa bolognesa a elaborar
según el plan de producción que se genere.

Figura 6. Orden de producción (3)

Panel 2: CONTROL DE RECEPCIONES-MP-ME-INSUMOS-ALMACÉN 150.

Figura 7. Control de recepción

38
 En el panel 2, se muestra el segundo módulo que consiste en llevar por medio de
listas desplegables el control del registro de materia prima, material de empaque y
producto terminado de toda la organización. En este módulo se puede verificar y grabar la
entrega del material por parte del proveedor y/o del área de producción (devolución de
sobrantes y Producto terminado) además de chequear la cantidad real que ingresa al
almacén de materia prima identificado como almacén 150, con esto se logra controlar los
que ingresa y egresa del almacén principal de la organización y mejorar la gestión
logística de los mismos.

Pasos para completar de manera correcta las nuevas órdenes de recepción:

Paso 1: seleccionar el ingrediente y/o material que se recibirá en el almacén 150.

Paso 2: indicar la fecha en la cual se está recibiendo dicho ingrediente y/o material,
además del número de orden de recepción o despacho.

Paso 3: seleccionar en la columna Nº3 (CODIGO & MATERIAL) si la recepción es por

parte del proveedor ó del área de producción. En esta caso, los códigos con la siglas DEV
al final serán correspondientes a devoluciones de materiales del área de producción ó de
producto terminado (reclamo cliente), en caso de no poseer dichas siglas estas
recepciones serán de proveedores (MP-ME) ó producto terminado.

1
4
2 3

Figura 8. Control de recepción (2).

Paso 4: colocar la cantidad que el proveedor emite en su factura y/o la cantidad de vuelta
por el área de producción al final de la jornada, luego realizar la verificación de dichas
cantidades en físico. De manera automática obtendremos la diferencia entre lo que se
envía en orden teórica Vs lo que se recibe realmente en almacén en físico.

39
 Ejemplo pasos 1 al 4

Figura 9. Control de recepción (3)

Paso 5: Una vez llena toda la columna correspondiente a cada ingrediente y/o material
será necesario insertar una nueva fila en la parte final del cada renglón para próximas
recepciones esperadas y darle actualizar para que el sistema tome los nuevos “ítems”
creados.

Nuevo “Ítem” insertado

Figura 10. Control de recepción (4)

40
Panel 3: CONTROL DE DESPACHO A PRODUCCIÓN (ALMACEN 151)

1 2 3 4

Figura 11. Control de despacho.

En el panel 3, se muestra el tercer módulo del sistema de información el cual

consiste en registrar el traslado de la materia prima y/o material de empaque desde el
almacén 150 hasta el área de producción (almacén 151).

Pasos para realizar de manera adecuada el control de despacho a producción

(almacén 151):

Paso 1: seleccionar el ingrediente y/o material que ha de despacharse al área de

producción en la fila predeterminada que corresponda.

Paso 2: indicar el número correspondiente a la orden de producción de dicho ingrediente.

Paso 3: seleccionar el código y la unidad en la lista desplegable que corresponda.

Paso 4: indicar la cantidad de ingrediente y/o material que se despacharán al área de

producción.

41
Paso 5: Una vez llena toda la columna correspondiente a cada ingrediente y/o material
será necesario insertar una nueva fila en la parte final del cada renglón al momento de un
nuevo despacho al área de fabricación.

Nuevo “Ítem” insertado

Figura 12. Control de despacho (2)

Panel 4: CONTROL DE DESPACHO DE PT (VENTAS).

Figura 13. Control de despacho PT

42
 En el panel 4, se muestra el cuarto módulo el cual lleva el registro de las cajas
vendidas dentro de la organización, de este modo se lleva un conteo automático de las
unidades de producción terminadas (cajas) que aún no han sido despachadas y deberían
encontrarse dentro del almacén, también se puede dar salida al producto terminado
dándole de baja del inventario con su respectiva orden de despacho a los clientes.

Pasos para realizar el control de despacho de producto terminado:

Paso 1: seleccionar el producto terminado al cual se le generara su Nº de factura.

Paso 2: indicar el correlativo de la factura de despacho y las unidades (cajas) a

despachar.

Paso 3: Una vez llena toda la columna correspondiente a cada producto terminado será
necesario insertar una nueva fila en la parte final del cada renglón como se indica en los
módulos anteriores.

2
1

Figura 14. Control de despacho PT (2).

43
Panel 5: INVENTARIO.

Figura 15. Inventario

En el panel 5, se encuentra el modulo del inventario donde se lleva el registro

teórico de toda la materia prima, material de empaque y producto terminado que se
encuentra en la organización, esta a su vez contempla la ubicación física de dichos
materiales en los almacenes que correspondan y las cantidades acumuladas para
posibles auditorías internas o externas del inventario, para explicar la correcta lectura del
inventario es necesario comprender que el STOCK TEORICO 150 es un acumulado de
todo lo entrante al almacén, mientras que el STOCK 151 es la cantidad de unidades
acumuladas que han sido despachadas al área de producción. Ahora bien, el que nos
demuestra la cantidad de unidades (materia prima, material de empaque y/o producto
terminado) reales es el STOCK REAL 150. Además, este módulo consiste en ser de solo
lectura ya que es alimentado por los primero 4 módulos mostrados anteriormente.

Consideración importante: Cada módulo tiene clave de administrador para evitar el

manejo inadecuado de los inventarios y gestiones logísticas de la organización, estas solo
las tendrán los usuarios autorizados por la organización.

El inventario solo es de Lectura por lo que el gerente general es el único que

podría enmendar equivocaciones y reversar errores en el sistema. Las bases de datos
generadas y entidades creadas para que este sistema de información funcione según las
necesidades de la organización solo podrán ser modificadas y/o actualizadas por el súper
usuario del sistema (Diseñador del S.I)

44
 CONCLUSIONES

 El sistema de información ya elaborado a través de Excel, demostró ser efectivo y

de fácil manejo ya que permite tener registro de todos los movimientos de materia
prima, material de empaque y producto terminado presente en la empresa
Procesadora de alimentos Sieteca, C.A. También, permite reducir hasta en un
25% las diferencias que se generaban en las entradas teóricas con lo que se
evidencia físicamente, según el histórico de la organización con una frecuencia
mensual.

 Se verificó que ya no existe una diferencia significativa en el nivel de inventario de

materia prima, material de empaque y producto terminado, ya que esta diferencia
se visualiza en el sistema de manera automáticamente.

 En la evaluación del programa se evidencia un incremento significativo en la

velocidad de respuesta que ofrece la organización al cliente, llevándose un control
del inventario de forma eficiente y mostrando cuando hay que volver a generar una
orden de compra de algún ingrediente o material. Gracias a lo antes mencionado
aumentamos la satisfacción a nuestros clientes.

45
 RECOMENDACIONES

 Es importante para Procesadora de Alimentos Sieteca, C.A., mantener la

trazabilidad de sus productos a fin de que en futuros periodos en los que se
requiera hacer pronósticos de las diferentes familias de productos, se pueda tener
una base sólida de información histórica que permita manejar un tipo de pronostico
que sea más preciso, arroje un menor error y sea lo suficientemente confiable para
proyectar los consumos de materias primas consolidando así una información que
conduzca al correcto abastecimiento de materiales y así mismo a la satisfacción
real de la demanda.
 Al definir las cantidades óptimas de pedido para las materias primas de los
productos es importante que la administración del Almacén de Materias Primas de
Procesadora de Alimentos Sieteca, C.A., establezca los controles necesarios a
partir de la información suministrada en los cuadros de Excel, donde se revisen los
inventarios mensualmente, se pidan las cantidades allí registradas y se mantengan
los inventarios en continua revisión de tal modo que no se vaya a incurrir en
problemas relacionados con desabastecimiento o sobre stocks de materiales.
 Toda la información condensada en Excel es importante que en el mediano plazo
pueda ser manejada con un sistema de información más robusto que pueda
soportar todos los movimientos no solo de inventarios sino de todas las
actividades relacionadas con la empresa y así mismo se puedan manejar datos de
una manera más confiable para obtener informes de los cuales se puedan tomar
decisiones ajustadas a las necesidades de la empresa y que sean más acertadas
para el manejo físico y financiero de las materias primas que se consumen con
mayor frecuencia en el proceso productivo.
 Es necesario para la implementación del modelo contar con el personal
competente que maneje los inventarios de materia prima y que sus funciones
estén ligadas únicamente a la administración de inventarios. Para esto es
importante que tanto el personal operativo como administrativo tenga amplio
dominio y conocimiento de las referencias de los materiales, se mejoren las áreas
y espacios necesarios para almacenar la materia prima y se creen los
procedimientos necesarios para administrar de una forma satisfactoria los
inventarios de la materia prima.

46
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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48
 ANEXOS.

Anexo 1. Inventario de materia prima, material de empaque y/o producto terminado.

Anexo 2. Recepción de materia prima y material de empaque.

49
Anexo 3. Verificación de despacho.

50