Función administrativa

La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación

de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo
social. Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los
hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón
de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los
casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una
estructura de organización.
Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso,
que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de
esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo,
es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho más
efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus
funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en
cualquier institución.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea
perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es
responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que
ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de
comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la
empresa.
División del trabajo
División del trabajo es la especialización y cooperación de las fuerzas laborales en
diferentes tareas y roles, con el objetivo de mejorar la eficiencia. Aunque es
consustancial a toda actividad humana desde la prehistoria, se intensificó con la
revolución neolítica que originó las sociedades agrarias y aceleró de modo
extraordinario su contribución al cambio tecnológico y social con el desarrollo del
capitalismo y la revolución industrial.
Estas son características de la división del trabajo:
• Ahorro de capital: Cada obrero no tiene que disponer de todas las herramientas
que necesitaría para las distintas funciones.
• Ahorro de tiempo: El operario no tiene que cambiar constantemente de
herramienta.
• Los trabajos a realizar por cada operario son más sencillos, con lo que el error
disminuye.
• Simplicidad de las funciones a realizar, personal con menos experiencia puede
incorporarse al mercado laboral.
• Invención de nuevas máquinas.
Cuando el trabajador se centra en una tarea pequeña y sencilla pondrá más atención
que si realiza una donde deba estar rotando de trabajo constantemente con sus
compañeros; es decir, al realizar una tarea más complicada perderá la concentración en
el momento de la rotación. En el texto de Smith "Investigación sobre la naturaleza y
causas de las riquezas de las Naciones" se habla también de la importancia del aporte
de las maquinarias (creadas por los artesanos con el objeto de agilizar el trabajo). Estas
brindan a la tarea un plus de sencillez y su uso se centra en crear métodos rápidos y
simples de ejecución.
Ejemplo: Los alfileres del libro La riqueza de las naciones de Adam Smith, si una
persona fabrica alfileres hace menos de cien al día mientras que si dividimos el trabajo
puede fabricar hasta 10.000 alfileres.
Equilibrio y descripción de cargos
La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la
planeación de recursos humanos, ya que es necesario para el proceso de selección de
nuevo personal, para la programación de planes de capacitación, determinar la carga
de trabajo e incentivos y la administración de remuneraciones. La descripción del
cargo se refiere a las tareas, deberes y responsabilidades del cargo, en tanto que el
análisis del cargo se ocupa de los requisitos que el aspirante necesita cumplir.

La descripción de cargos y el análisis están estrechamente relacionados en sus

finalidades y en el proceso de obtención de datos, a pesar de ellos están perfectamente
diferenciados entre sí: la descripción del cargo considera la información detallada de
las atribuciones o tareas del cargo -qué hace el ocupante-, la periodicidad de la
ejecución -cuándo lo hace-, los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones
o tareas -cómo lo hace- y los objetivos del cargo -por qué lo hace-. Básicamente es
hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo, de los deberes y
responsabilidades que comprende; mientras que el análisis de cargos indaga en los
requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige
para poder desempeñarlo de manera adecuada.
La descripción de cargos no es más que enumerar detalladamente las tareas y
responsabilidades que conforman al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de
los otros de allí se obtiene el equilibrio que se necesita en una empresa.

3. Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad

se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que
se delega en los niveles inferiores.
Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el
servicio postal y el misterio de hacienda.
4. Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la
autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea
posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan en
ambientes complejos e impredecibles. Las empresas que enfrentan competencia intensa
suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.
Ejecución en Administración
La ejecución es una de las funciones fundamentales del proceso administrativo, junto
con la planeación, la organización, la dirección y el control. Como tal, la ejecución es
la parte del proceso que implica la realización de un conjunto de tareas y operaciones.
En este sentido, supone realizar las actividades establecidas en el plan de trabajo. La
ejecución se encuentra, generalmente, dirigida por un supervisor, quien se encarga de
conducir, orientar y ayudar a los empleados en sus labores.
Reclutamiento y selección de personal
El reclutamiento y selección de personal es un proceso por el cual las empresas
contratan al personal adecuado para ocupar un puesto, el programa de reclutamiento y
selección de personal debe estar dentro de la planeación estratégica de la empresa para
que se encamine a cumplir los objetivos de la empresa. Este proceso cuenta con 4 pasos
básicos: análisis de necesidades de la empresa, reclutamiento, selección e
incorporación a la organización.
En la actualidad en las empresas es imperante que dentro de la planeación estratégica
se incluya el reclutamiento y selección de personal. Tener un personal apto para nuestra
operación es el punto clave ya que en estos momentos es más importante tener un
capital humano fuerte para poder así ser competitivos en un mercado que cada vez se
vuelve más exigente.
Desarrollo y evaluacion
“El proceso de selección de personal consta de 4 etapas: a) Análisis de necesidades de
empleo (análisis y valoración de puestos); b) Reclutamiento (interno y externo); c)
Selección; d) incorporación a la organización.” (Editorial Vértice, 2007, pág. 2), es
decir que primero se inicia con analizar el puesto el cual requiere el personal, ya sea de
nueva creación o para mantenerlo en funcionamiento, después de realiza el
reclutamiento es decir la búsqueda de los candidatos ya sea dentro o fuera de la
compañía, después de hacer el reclutamiento se selecciona a el candidato que cumpla
con las características que el puesto requiere y por último se le da una inducción al
puesto y a la empresa.

Para poder realizar este proceso debemos hacer una planeación y como principio de
esta planeación es determinar el análisis y valoración de puesto ya que no podemos
realizar una correcta selección de personal si no sabemos hacia dónde vamos dirigidos,
es decir que características son las que requiere el puesto. “Este análisis de puestos
intenta determinar: qué tareas ejecutar, cuándo se van a realizar las tareas, dónde se van
a realizar, cómo se va a realizar y por quién serán realizadas.” (Insa, 2007, pág. 73).
Una vez que se haya realizado el análisis de puesto ya es posible empezar el
reclutamiento de personal.

El proceso mediante el cual una organización trata de detectar empleados potenciales,

que cumplan los requisitos adecuados para realizar un determinado trabaja,
atrayéndolos en cantidad suficiente de modo que sea posible una posterior selección de
algunos de ellos, en función de las exigencias del trabajo y de las características de los
candidatos; teniendo en cuenta que el primer paso para atraer candidatos reside en
conocer la empresa y sus necesidades (Cuervo García 1994, citado en Editorial Vértice,
2007, pág. 3).

Esto quiere decir que la empresa va a realizar una serie de actividades para atraer la
atención de candidatos cualificados con el objetivo de ocupar los puestos de una
organización, se trata de llamar a una cantidad significante de candidatos para que
posteriormente se realice el proceso de selección. Cuando hablamos de reclutamiento
interno se trata de que la empresa está buscando candidatos dentro de la misma
organización, esto puede traer como ventaja la disminución en el periodo de
entrenamiento y mantiene la motivación del personal ya que se le permite al trabajador
poder subir de puesto (sentido vertical) o poder hacerlo en el mismo puesto pero en
diferentes sucursales (sentido horizontal).

Para realizar un reclutamiento externo la empresa cuanta con varias opciones para
poder lograrlo como son: base de datos de las solicitudes de personal, agencias de
colocación, centros de formación, internet, periódico. “La principal ventaja de este
reclutamiento es que existe la introducción de nuevas aportaciones a la empresa,
nuevos puntos de vista opiniones que pueden enriquecer a la empresa” (Insa, 2007,
pág. 74).
El producto final de este paso consiste en recabar todos los formularios de empleo los
cuales serán analizados y elegidos los que más se apeguen a las características deseadas
los cuales pasarán al siguiente paso el cual es la selección.

Cuando ya se han elegido los formularios de empleo se inicia la fase de selección la

cual puede definirse como “la elección del hombre adecuado para el cargo adecuado,
o más ampliamente, entre los candidatos reclutados, aquellos más adecuados a los
cargos existentes en la empresa, con miras a mantener o aumentar la eficiencia y el
desempeño laboral” (Chiavenato 1999, citado en Editorial Vértice, 2007, pág. 4). Para
poder realizar esto la empresa realiza una serie de pruebas, valoraciones y entrevistas
las cuales podrán permitir la reducción de candidatos para elegir al idóneo para el
puesto, sin embargo no el que tenga las calificaciones más altas es el indicado, se debe
tener en cuenta varios aspectos como por ejemplo la posible integración en un concreto
ambiente laboral, que englobará en su entorno los aspectos físicos y sociales. El fin de
la selección es encontrar personas adecuadas para el puesto que sean eficientes en el
puesto.

Los tipos de pruebas objetivas más usuales son: pruebas técnicas que (son las pruebas
profesionales, específicas del puesto de trabajo a ocupar), pruebas psicotécnicas (tratan
de mostrar la carencia o posesión de determinadas aptitudes y habilidades básicas y
genéricas para el puesto de trabajo), pruebas psicológicas (utilizadas para conocer la
personalidad del candidato) y finalmente la entrevista personal. (Montes & González,
2010, pág. 50).

Este tipo de pruebas bien aplicadas y con plena conciencia de sus objetivos de
valoración, sirven para hacer la diferenciación entre candidatos, sin embargo muchas
empresas no tienen el pleno conocimiento de cómo se aplican estas pruebas lo que solo
genera gastos en la organización, si no se cuenta con los conocimientos necesarios este
tipo de pruebas pueden ser solo un trámite más. Podemos decir que la entrevista
personal es la más efectiva en empresas pequeñas, sin embargo no se debe descartar en
ningún tipo de selección.

Una vez que se eligió al candidato se realiza el proceso de inducción, en el cual “…se
les proporciona la información básica de los antecedentes que requieren para
desempeñar su trabajo en forma correcta…” (Dessler, 2001, pág. 249) como son la
historia de a empresa, visión, misión, políticas, normas y valores entre otros. Esta
inducción puede ser informal y breve, hasta formal y larga, sin embargo en cualquiera
de los dos se les proporcionan manuales o materiales impresos, ya sea de las políticas,
los horarios, las revisiones de desempeño entre otras. Al empleado nuevo también se
le da una capacitación la cual se define como “proceso para enseñar a los empleados
nuevos las habilidades básicas que necesitan saber para desempeñar su trabajo”
(Dessler, 2001, Pág. 249)

IV. Conclusión
Debido a los cambios tan drásticos que están ocurriendo en la sociedad las empresas
deben estar atentas a cumplir con las necesidades del consumido y de la misma
empresa, es por eso que el proceso de reclutamiento y selección no se debe tomar a la
ligera. Por lo tanto debemos avanzar sobre aquella visión tradicional que consideraba
los procesos de reclutamiento y selección como actos puntuales dentro de la empresa,
e integrar estos procesos como parte fundamental de la vida y crecimiento de la misma.

Si no se hace correctamente el proceso de selección de personal y se contrata a un

trabajador que no es apto para el puesto le puede causar a la empresa una baja
productividad ya que de nada sirve desarrollar una filosofía de empresa si no tiene la
estructura administrativa que la soporte.