Luisa Fernanda Torres Téllez

Documentación de un sistema de gestión de la calidad NTC ISO 9001

La empresa Confecciones S.A. es una compañía dedicada al diseño y

manufactura de prendas de vestir, con 5 años de experiencia en la industria
indumentaria. Actualmente maneja dos líneas de producción, una femenina y otra
masculina. La operación de la compañía comprende básicamente las siguientes
actividades:
• Encargo u orden de compra de un cliente
• Diseño de las prendas solicitadas
• Selección de modelos y telas
• Contacto con los proveedores de materia prima para adquisición de la misma
• Corte de material
• Armado y costura de las prendas
• Etiquetado
• Empaque
• Entrega al cliente
Para esto cuenta con máquinas como:
• Máquinas de corte
• Máquinas de coser
• Planchas de vapor
• Prensas
• Máquinas de teñir
Uno de los clientes más grandes de Confecciones S.A. le ha solicitado que
presente sus avances frente al Sistema de Gestión de la Calidad para continuar
realizando pedidos. Juan Rodríguez, quien es el encargado del área
administrativa, no sabe qué presentar a su cliente como avance del Sistema de
Gestión de la Calidad, pues desconoce en qué consiste su desarrollo.
Usted, como asesor de Confecciones S.A., le recomienda iniciar por la
documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que Juan Rodríguez
le solicita entregar un listado de la información que se debe y se podría
documentar para iniciar el desarrollo del mismo. Para cumplir con lo solicitado por
Juan Rodríguez, enuncie a continuación la documentación para el Sistema de
Gestión de la Calidad de la empresa Confecciones S.A., clasificándola según el
origen de la misma (Interna y externa) y argumentando en el caso de las
“Especificaciones” y en los documentos de origen externo, por qué considera
importante cada documento propuesto.
Luisa Fernanda Torres Téllez
Documentación de un sistema de gestión de la calidad NTC ISO 9001

La norma técnica colombiana NTC 9001 se encarga de fundamentar y planificar

los requisitos al interior de la compañía a lo cual le sigue la documentación de la
información que para un futuro sirve para la adecuación, operación, control y
poder mejorar el sistema de gestión de calidad.
La información documentada puede ser de origen interno o externo.
El origen interno de la información es la comunicación elaborada, obligatoria,
aprobada y controlada por la organización para ejecutar actividades, por ejemplo:
 Alcance del sistema: Determinando los límites y la aplicabilidad del
sistema de gestión de calidad.
 Política de calidad: Son las intenciones y determinación de una
organización con relación a la calidad. Estos documentos deben tener firma
del jefe.
 Objetivos de calidad: Son los resultados esperados con relación al
cumplimiento de los requisitos de la organización.
 Operación de los procesos: Describe la operación de los procesos de la
organización y su sistema de gestión de calidad.
La información requerida y determinada como necesaria para entender la
información de un sistema de gestión se conoce como “Especificaciones” y
algunas de ellas son:
 Mapa de procesos: Representación gráfica para visualizar los procesos
que existen en la empresa y la interrelación de los mismos.
 Caracterización de procesos: Información principal de cada uno de los
procesos de la organización (objetivos, responsables, clientes)
 Manual de calidad: Describe la forma en la cual la organización da
cumplimiento a cada uno de los requisitos establecidos.
 Procedimiento: Documento del paso a paso para llevar a cabo una
actividad del proceso, se puede representar en diagramas de flujos, videos
o textos.
La información de origen externo, son aquellos documentos externos que no son
elaborados por la organización, pero son útiles para la compañía, algunos de los
ítems de información externa son:
 Requisitos legales: Son las leyes, decretos, resoluciones circulares entre
otras.
Se debe realizar:
- Registro Único Tributario “RUT” [Mecanismo único para identificar, ubicar y
clasificar a personas o entidades que declaren impuesto de renta y no
contribuyentes de ingreso y patrimonio].
Luisa Fernanda Torres Téllez
Documentación de un sistema de gestión de la calidad NTC ISO 9001

En la página de la DIAN (www.dian.gov.co) realiza su inscripción al RUT

dando click en la opción “Usuarios Nuevos”
Una vez de terminar los datos que solicitan, se genera un código para la
generación del RUT
Asista a la cita planteada en la página y obtenga el RUT

- Número de identificación tributaria NIT, constituye el número de

identificación de los inscritos en el RUT, permitiendo individualizar a los
contribuyentes y usuarias para todos los efectos en materia tributaria,
aduanera y cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza.

Se debe presentar el formulario del RUT diligenciado en el portal de la

DIAN donde se contenga “Para trámite en cámara”, esto para obtener el
NIT.

 Normas internaciones: Son estándares establecidos por la Norma NTC

9001 Sistema de gestión de calidad y la norma NTC 14001 para el sistema
de gestión ambiental.

 Manuales de operación de maquinaria: Son documentos que contienen

la forma de instalación, precaución de operación, mantenimiento, entre
otros que son fundamentales para la operación de máquinas de la empresa.