Luisa Fernanda Torres Téllez

Documentación de un sistema de gestión de la calidad NTC ISO 9001

Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante

evaluar la información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a
esta temática y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la
conformidad de los documentos.

Evaluar la información documentada permite que una empresa pueda cumplir

con los requisitos de norma NTC ISO 9001 y se pueda preservar el capital
intelectual de una organización.

La información documentada es una herramienta de seguimiento y

demostración de los procesos que se realizan en una compañía desde la
atención que se brinda al cliente hasta la aprobación del bien o servicio por
parte del mismo.

La evaluación documentada debe seguir un control y seguimiento:

 Identificar y clasificar
 Almacenar
 Periodo de conservación
 Disponibilidad y acceso

Identificar y clasificar: Cada documento que se presenta en la empresa tiene

un número de versión y registro que permite identificar y clasificar los
documentos, al igual se identifica la fecha y se puede ordenar desde el más
actualizado al más antiguo.

Almacenar: Actualmente se espera que una compañía pueda escanear los

documentos y guardar en discos duros para preservar, pero si todavía no existe
este cambio, los documentos se deben guardar en archivos con carpetas
señaladas con los procesos y separado de si es registro o información.

Periodo de conservación: Todos los documentos deben ser almacenados

hasta que se indique lo contrario, una aceptación o negación por parte de la
empresa, una vez que pase el tiempo de conservación los documentos deben
ser destruidos.
https://calidad.cecar.edu.co/documentos/procedimientos/gestion_de_bienes_y_servicios/Pro
cedimiento_de_compras_V2.pdf
Luisa Fernanda Torres Téllez
Documentación de un sistema de gestión de la calidad NTC ISO 9001

Disponibilidad y acceso: Si el documento especifica que es apto para todo

usuario, el documento puede ser visible por cualquier persona por un tiempo
determinado, además el acceso a esa información debe estar registrado con
firma y tiempo de uso del mismo.

Tener un control de la información permite que cada tiempo se pueda realizar

una evaluación de los datos, operaciones, registro, entre otros para poder en
un futuro realizar cambios en el sistema de gestión de calidad y mejorar el
servicio para tanto los clientes como el personal del trabajo.

https://calidad.cecar.edu.co/documentos/procedimientos/gestion_de_bienes_y_servicios/Pro
cedimiento_de_compras_V2.pdf