GUÍA PARA LA MATERIA DE CONTABILIDAD

La contabilidad es el registro de todas y cada una de las transacciones (eventos) que efectúa la
empresa, tanto en forma externa como interna que deberán de registrarse para conocer en un
momento determinado la situación de la empresa que permita a las personas interesadas tomar
las mejores decisiones.

Para el registro es necesario en primer lugar contar con el soporte (factura, comprobante, recibo)
que le dé origen a la transacción (eventos) y que permita conocer el concepto por el cual se afecta
la contabilidad de la empresa y que por consecuencia permitirá a los interesados poder tomar las
decisiones con oportunidad.

Para el control y registro de las transacciones o eventos que la empresa realiza, se cuenta con
diferentes formas de asentarlas y que al final se pueda determinar que se cuenta con datos reales
y fidedignos. Una forma de asentar las transacciones, se conoce con el nombre de cuentas de
mayor o T de mayor, que se representa precisamente con un esquema en forma de T, que se
utiliza para el registro de todo tipo de transacción y que contiene las siguientes partes:

 En la parte superior se coloca el nombre,

 El lado izquierdo recibe únicamente cargos,
 El lado derecho recibe únicamente créditos (abonos),
 La diferencia mayor entre un lado y otro recibe el nombre de saldo.

Una vez que se conoce el registro de la cuenta, podemos determinar que existen cuentas de
naturaleza Deudora cuando los cargos son mayores que los créditos; cuando los créditos son
mayores que los cargos las cuentas son de naturaleza Acreedora; si en un momento dado los
cargos y los créditos se igualan se dice que la cuenta está saldada.

Las cuentas de naturaleza Deudora, siempre se inician con cargos, se incrementan con cargos,
disminuyen con créditos y su saldo será deudor.

Las cuentas de naturaleza Acreedora, siempre se inician con créditos, se incrementan con créditos,
disminuyen con cargos y su saldo será acreedor.

Las cuentas que generalmente se utilizan en una empresa para el registro de las transacciones se
dividen en cuentas Deudoras y cuentas Acreedoras, dependiendo del evento a que se refieran y al
estado financiero al que correspondan. Para ello es importante conocer cuales cuentas integran
cada estado y su naturaleza y precisamente a continuación se muestra una lista enunciativa más
no limitativa de las principales cuentas.

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 CUENTAS DEUDORAS

Caja: Importe que posee la empresa en efectivo, que le permite realizar erogaciones menores sin
necesidad de expedir cheque,

Bancos: Cantidad de dinero depositada en una institución de crédito, con el objeto de evitar
riesgos al conservarlo en la empresa y al mismo tiempo para que no se conserve inactivo,

Clientes: Importe que corresponde al adeudo hacia la empresa por ventas a crédito, consideradas
a base de confianza,

Deudores Diversos: Cantidad a favor de la empresa por entregas de dinero, mercancías o bienes a
terceros por conceptos diferentes al objetivo primordial,

Inventarios: Importe que representa el valor de las materias primas, artículos, producción en
proceso, artículos terminados, propiedad de la empresa que le permita la consecución del
objetivo,

Documentos por cobrar: Importe que corresponde a adeudos hacia la empresa por ventas a
crédito documentadas, debido a que puede tratarse de la primera operación con un cliente nuevo
o el monto del crédito habitual es mayor al autorizado a un cliente o por conocer también al
cliente se prefiere garantizar el adeudo,

I.V.A. acreditable: Impuesto que se paga al adquirir un bien, un servicio o un artículo,

Terrenos: Representa el valor de adquisición del espacio de tierra propiedad de la empresa, en el

que generalmente se construyen las oficinas y plantas,

Edificios*: Bienes inmuebles propiedad de la empresa en los que se colocan oficinas e

instalaciones.

Mobiliario y equipo*: Bienes necesarios e indispensables para el acondicionamiento y adaptación

para el adecuado funcionamiento de la empresa,

Equipo de transporte*: Valor de los diferentes transportes tanto internos como externos que la
empresa posee para el movimiento, acomodo y entrega de la mercancía, recuperación de la
cartera, así como, para el traslado y transporte del personal en sus diferentes niveles.

Equipo de Cómputo*: Es el valor de los equipos de cómputo y periféricos que permitan a la

empresa la realización de las actividades de manera rápida y confiable.

Maquinaria y equipo*: Importe que representa el conjunto de máquinas que la empresa posee y,
que están destinadas para la transformación de la materia prima en producto terminado,

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Intangibles: Desembolsos que la empresa realiza para garantizar servicios o valores y, que le son
exigidos para llevarse a cabo; forman este rubro las siguientes cuentas:

Acciones Bonos y Valores

Depósitos en garantía

Derechos de autor

Patentes y marcas

Crédito Mercantil

Gastos de Instalación ª: Erogación a largo plazo para la adaptación de las instalaciones tanto de
oficina como de la planta, de acuerdo a sus necesidades, considerando la presentación y
requerimientos que demandan sus operaciones,

Gastos de Organización ª: Erogaciones que la empresa realiza generalmente al inicio de sus

operaciones, asesorada generalmente por un despacho de consultoría en la elaboración de los
manuales de organización, procedimientos, bienvenida y otros métodos,

Rentas pagadas por adelantado: Importe de más de una mensualidad entregada por adelantado al
propietario de un inmueble, con el fin de de poder disfrutar o utilizar las oficinas o locales, que
serán aplicadas al ir transcurriendo el tiempo,

Suscripciones y cuotas: Importe que la empresa eroga con el fin de disponer o recibir durante un
tiempo futuro establecido de un servicio o valor,

Seguros pagados por adelantado: Desembolso para asegurar los bienes de su propiedad por
cualquier contingencia de riesgo futuro que pueda afectar sus bienes y patrimonio o la integridad
personal de los empleados y directores y, que al recuperar el porcentaje del siniestro le permita
reiniciar su ciclo económico,

Papelería: Importe de útiles de escritorio y materiales para la realización de las actividades

administrativas; cantidad suficiente para el surtimiento de los próximos meses, mediante
requisición autorizada, contabilizándose como agotamiento,

Costo de Ventas: Erogación que se realiza para la adquisición de las materias primas o artículos
que servirán para lograr el objetivo de la empresa,

Gastos de Administración: Erogaciones que permite la adquisición de los servicios administrativos

necesarios e indispensables para alcanzar el objetivo,

Gastos de Venta: Erogaciones que permite la adquisición de los servicios relacionados con las
ventas necesarias e indispensables para alcanzar el objetivo,

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Gastos Financieros: Erogaciones referentes al uso del crédito otorgado por instituciones de
financieras,

Otros Gastos: Contemplan las erogaciones que no son relacionadas con el objetivo,

Resultado del ejercicio: Cambio que se obtiene por la diferencia o acumulación de resultados
(pérdidas) durante el período y que modifican la participación de los accionistas en menos,

CUENTAS ACREEDORAS

*Depreciación de las inversiones permanentes: Baja de valor del activo respectivo por el simple
transcurso del tiempo, la obsolescencia, la venta o la destrucción,

ª Amortización de las erogaciones realizadas por adelantado: Erogación que se hace por
adelantado y que en un futuro se convierte en gasto

Proveedores: Importe que se adeuda a terceras personas por el suministro de materias primas,
materiales o artículos, adquiridos a crédito a base de confianza,

Acreedores Diversos: Adeudos contraídos por conceptos diferentes a la adquisición de mercancías,

Impuestos por pagar: Importe que la empresa debe enterar al fisco por concepto de impuestos
propios o por impuestos retenidos,

Documentos por pagar: Importe que la empresa adeuda mediante la aceptación de documentos a
su cargo, por adquisición de mercancías o por préstamo en efectivo,

I.V.A. por pagar: impuesto nos pagan al otorgar un bien, servicio o artículo,

Capital social: Se integra por las aportaciones que efectúan los socios, al inicio de la vida de la
empresa, también por las nuevas aportaciones o por retiro del mismo,

Reserva de Capital: Cantidad que se separa cada vez que se obtiene utilidad,

Resultados: Cambio que se obtiene por la diferencia o acumulación de resultados (utilidad)

durante el período y que modifican la participación de los accionistas en más o en menos,

Ventas: Concepto modificador del capital, por el logro del objetivo,

Productos Financieros: Entradas que la empresa obtiene por el cumplimiento del crédito o por
rendimiento de inversiones,

Otros Productos: Entradas como procedencia de operaciones no propias relacionadas con el

objetivo principal.

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Una vez que sabemos y conocemos cómo se manejan las cuentas y se determinan si son
“deudoras o acreedoras”, y las principales cuentas que se utilizan en las empresas, estamos en la
posibilidad de iniciar un sistema de información contable para la captura de datos, mediante la
unidad monetaria de cuño corriente que en México es el “peso”; una vez registradas y asentadas
las transacciones que la empresa realizó durante un período determinado, se está en posibilidades
de elaborar los estados principales en primer lugar el “Estado de Resultados” y mediante el
resultado obtenido en este se elaborará el “Estado de Situación Financiara” conocido vulgarmente
como Balance General.

Principios Fundamentales de la Contabilidad.

Los principios facilitan que el registro y los informes sean preparados siguiendo los mismos
estándares para contar con información confiable y eficiente. Han sido aceptados por la profesión
como principios fundamentales los siguientes:

 Unidad monetaria: todas las transacciones deberán de registrarse en la moneda

de uso corriente para que puedan ser medidas,
 Entidad económica: La contabilidad y registros son exclusivamente del ente
económico creado con ese fin y no para los socios u entes diferentes,
 Negocio en marcha: Las empresas son creadas con el fin de que trasciendan en el
tiempo para cubrir eventos indefinidos y no para cubrir eventos definidos,
 Partida doble: A toda causa corresponde un efecto, a todo cargo corresponde un
crédito (abono),
 Período contable: La información contable debe contemplar la elaboración de
estados financieros en forma periódica para apoyar la toma de decisiones por
parte de la organización,
 Conservador: Este principio muestra que los ingresos se registran cuando se
realizan y los egresos cuando se conocen,
 Utilidad: Es el resultado de obtener mayor ingresos que egresos, cuidado de
confundir con entrada como ingreso y salida como egreso,
 Costo: Toda adquisición de activo de inversiones permanentes (activo fijo) deberá
de registrarse al valor factura,
 Importancia relativa: Este principio nos da la alternativa de considerar la
adquisición de un activo de inversiones permanentes como tal y aplicarle la
depreciación o como gasto del período en que se adquirió.

La contabilidad tiene como propósito principal el registro ordenado y sistemático de las

operaciones cronológicas en forma ordenada y comprensible de modo que permita recolectar,
reconocer y analizar datos contables para su registro y clasificación.

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Proceso Contable.
Se inicia considerando que todo ente cuanta con “bienes, obligaciones y patrimonio”; conocidos
comúnmente como “activo, pasivo y capital”, las transacciones que las empresas efectúan
diariamente, deberán ser procesadas para que sirvan de información adecuada y oportuna para
todos aquellos interesados en la entidad económica y, para que se puedan tomar las decisiones
correctas que se plasman en los estados financieros de acuerdo al siguiente cuadro:

Estado de Resultados Ingresos, Costos, Gastos, Productos.

Estado de Situación Financiera ACTIVO Circulante, Inversiones Permanentes, Diferido,

PASIVO A corto Plazo, A largo Plazo, Diferido
CAPITAL CONTABLE Capital Social, Reserva de Capital,
Resultados

Ejemplo:

1) La empresa denominada “La Eficiente, Eficaz y Efectiva, S.A. de C.V.”, inicia sus actividades con
200,000.00 aportados en efectivo. El registro afecta una cuenta deudora del activo circulante con
un cargo denominada CAJA y un crédito o abono a una cuenta acreedora llamada CAPITAL
SOCIAL.

CAJA CAPITAL SOCIAL

1)200,000.00 200,000.00 (1

2) Se vende mercancía al cliente Espergencio Pérez por 75,000.00 que nos pagan, 28,000 en
efectivo, 32,000 con cheque y el resto a crédito. El registro de esta operación afectará a tres
cuentas del activo circulante: CAJA, BANCOS y CLIENTES y un abono a una cuenta acreedora del
Estado de Resultados, VENTAS.

CAJA BANCOS

2) 28,000.00 2) 32,000.00

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 CLIENTES VENTAS

2) 15,000.00 75,000.00 (2

3) Se adquiere mercancía a “La Universal” por un importe de 47,600.00 a crédito. Se afecta con un
cargo a la cuenta del activo circulante ALMACÉN y se abona a PROVEEDORES cuenta del pasivo a
corto plazo.

ALMACÉN PROVEEDORES

3)47,600.00 47,600.00 (2

4) La mercancía que se vendió en el punto 2, tiene un costo de 28,700.00. Se carga a una cuenta
deudora del estado de resultados llamada COSTO DE VENTAS, se abona a una cuenta deudora del
activo circulante llamada ALMACÉN.

COSTO DE VENTAS ALMACÉN

4)28,700.00 28,700.00 (4

También estas transacciones deberán de registrarse en un sistema llamado Diario, tomando el

mismo ejemplo tenemos:

CAJA 200,000.00

CAPITAL SOCIAL 200,000.00

Aportación inicial.

CAJA 28,000.00

BANCOS 32,000.00

CLIENTES 15,000.00

VENTAS 75,000.00

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Por venta de mercancía.

ALMACÉN 47,600.00

PROVEEDORES 47,600.00

Por adquisición de mercancía para su venta.

COSTO DE VENTAS 28,700.00

ALMACÉN 28,700.00

Por el costo de la mercancía vendida.

Estados Financieros.
Los principales estados financieros son el Estado de Resultados y el Estado de Situación Financiera,
el primero se denomina dinámico porque comprende un período generalmente un año, ejemplo:
primero de enero al treinta y uno de diciembre; el segundo es estático ya que la información
que presenta es a una fecha determinada, ejemplo: al 30 de junio.

Las cuentas que forman el Estado de Resultados y que determinan el resultado ya sea positivo
(UTILIDAD) o resultado negativo (PÉRDIDA) son las siguientes:

Ventas

Menos Costo de Ventas

Igual Resultado Bruto

Menos Gastos de Operación (gastos de administración, más gastos de venta, más gastos
financieros, menos productos financieros)

Igual Resultado de Operación

Menos Otros gastos, más otros productos

Igual Resultado Neto.

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Las cuentas que integran el Estado de Situación Financiera, son las siguientes:

ACTIVO PASIVO

Circulante A Corto Plazo

Caja Proveedores

Bancos Acreedores Diversos

Clientes Impuestos por pagar

Inventarios Documentos por pagar

Deudores diversos Salarios por pagar

Documentos por pagar

Inversiones permanentes A Largo Plazo

Terrenos Acreedor hipotecario

Edificios*

Mobiliario y Equipo de oficina* CAPITAL CONTABLE

Equipo de transporte* Capital Social

Equipo de cómputo* Reserva de Capital

Maquinaria y equipo*

Menos depreciación Resultados

Diferido

Gastos de Instalaciónª

Gastos de Organizaciónª

Menos amortización

Erogaciones pagadas por adelantado

(primas de seguros, rentas, cuotas, suscripciones)

Papelería

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Todo estado financiero, reporte e informe cuenta con tres elementos principales:

Cabeza,

Cuerpo y

Pie.

En la cabeza se escribe en primer lugar y primer renglón el nombre de la empresa; segundo

renglón el nombre del estado correspondiente; tercer renglón el período o la fecha a que se
refiere el estado.

En el cuerpo se anotan los diferentes conceptos que resultaron afectados en razón de las
transacciones efectuadas.

El pie de página además de incluir notas aclaratorias que en su caso resulten, aparecen las firmas
de las personas responsables, que realizaron, verificaron y autorizaron dichos estados.

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