TRABAJO DE EVIDENCIA 1 INFORME

DOCENTE:

DOCENTE: FREDDY ANTONIO HORTA RODRIGUEZ

NRC: 1868715

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

PROGRAMA DE DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD - NTC ISO 9001
NEIVA-HUILA
2019
 TRABAJO DE EVIDENCIA 1 INFORME

PRESENTADO POR:

ERIKA NATALY PRADA PALOMO

DOCENTE: FREDDY ANTONIO HORTA RODRIGUEZ

NRC: 1868715

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

PROGRAMA DE DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD - NTC ISO 9001
NEIVA-HUILA
2019
 INFORME

Actividades de transferencia de conocimiento

Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de la comprensión e
interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice un informe donde
describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe
además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos
de origen interno y de origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del
proceso.

DESARROLLO

CONFECCIONES S.A Código : P-028

Versión:
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Página

1. Análisis de la Solicitud de Compra

Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo
encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o
sección que requiera un determinado producto.
El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del
material requerido tales como: Especificaciones, cantidades requeridas, época adecuada
para su recepción entre otros.

2. Investigación y Selección de Proveedores

Ésta es la segunda etapa del ciclo de compras la que podemos dividir en dos partes: La
Investigación y La Selección de los Proveedores.

3. La Investigación
Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los materiales requeridos.
Esta investigación la realiza el organismo encargado de compras y parte con la
verificación de los proveedores ya registrados. Debes tener claro que muchos
proveedores buscan las empresas a través de sus ejecutivos de ventas correspondientes y
en la actualidad, vía Internet (e-mail, correo electrónico); estos para ser calificados para
posibles consultas, envían datos para su registro, como nombre, dirección, capital social,
productos o servicios ofrecidos, referencias de los clientes, etc.

4. La Selección
Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los proveedores y elegir
cual es el que mejor atiende las conveniencias de la empresa. Para una buena selección
del proveedor se deben considerar diversos criterios tales como: precio, calidad del
material, condiciones de pago, descuentos, plazos de entrega, confiabilidad en el
cumplimiento de plazos, etc.

5. Negociación con el Proveedor

Una vez que se ha escogido el proveedor más adecuado, el organismo de compras
empieza a negociar con él la adquisición del material requerido, dentro de las condiciones
más adecuadas de precios y pago. La atención y cumplimiento de las especificaciones
exigidas de material y el establecimiento de plazos de entrega, deben ser asegurados en la
negociación. La negociación es la tercera etapa del proceso y sirve para definir cómo se
hará la emisión de la orden de compra al proveedor.

6. Acompañamiento del Pedido (Follow-Up)

 Hecha la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que la entrega
del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad negociada y
por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes contactos
personales o telefónicos con el proveedor. Esto significa que el organismo de compras no
abandona al proveedor después de haber emitido la orden de compra. El seguimiento o
acompañamiento representa una constante supervisión del pedido y una cobranza
permanente de resultados.

7. Control de la Recepción del Material Comprado

Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe
del proveedor el material solicitado en la orden de compra. En la recepción del material,
el organismo de compras verifica si las cantidades están correctas y, junto con el
organismo de control de calidad, realiza la inspección para comparar el material con las
especificaciones determinadas en la orden de compra, esta operación es la que se llama
Inspección de calidad en la recepción del material.

CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA

INTERNOS EXTERNOS

Documento donde se recopila las características específicas del producto Requisitos legales, y normas
o servicio a vender, aspectos cuantitativos/cualitativos pertenecientes a internacionales, donde acoplan las
dicho producto a vender, producto a comprar, cantidad, criticidad entre características estándares que debe tener
otros cada producto.
Documento cargado con las metodologías del proceso de compra y Catálogos de los equipos, necesarios
subcontrataciones. para obtener el producto o/y servicio a
realizar.
Documentos nutridos de los datos y resultados de la selección y Hojas de seguridad, Hojas de utilidad de
evaluación de proveedores que hacen parte de la empresa y los que están la materia prima o insumos, con las
en el proceso evaluativo. cuales se obtendrá el producto o/y
servicio.
Documento donde se describe tanto el producto como el plazo solicitado, Orden de compra, facturas y Registros
así como otros condicionantes (presupuestos, plazos de entrega, de lo comprado
características del producto etc.)
Documento que contengan la realización de los pedidos, como el proceso
de la aprobación del pedido.
 Los datos del pedido, los requisitos que describen claramente el producto,
para la aprobación del producto, del sistema de calidad, para la
cualificación del personal, procedimientos, procesos y equipo, el plazo
solicitado, otros datos como el presupuesto, condiciones de entrega,
requisitos para la aprobación del producto.

Documentos de las órdenes de compra/subcontratación con la finalidad

de asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos
especificados.

Formato de la hoja de pedido de compra, formato de la hoja de pedido

de subcontratación, formato de la hoja de evaluación de proveedor, que
son el registro de la información solicitada a los proveedores para su
aceptación, formato de la hoja de no conformidad de producto (para
compras), formato de la hoja de no conformidad de servicio (para
subcontrataciones).

REGISTROS
  Orden de pedido.
 Solicitud de compra F-051 (Anexo 1).
 Comparativo de Ofertas F-052 (Anexo 2).
 Evaluación de Proveedores F-054.
 (Anexo 3) Acta de Entrega Recepción de producto F-055 (Anexo 4).

ORDEN DE PEDIDO
Dirección C.I.F: X-00000000
Teléfono:954 00 00 00
41xxx Sevilla
Proveedor:
Plazo de entrega:
Destino:
Condiciones de pago:

Cantidad Concepto Precio Total

Departamento solicitante Gerencia

V°. B° V° B°

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

CONFECCIONES S.A Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión: Página 0 de 0

Fecha: Proveedor:

SOLICITUD DE COMPRA No.004

Teléfono Forma de Pago:
Entrega:
Solicitado por:

Favor despachar o realizar a nuestra orden lo detallado a continuación.

 CANTIDAD DESCRIPCIÓN V.UNIT V.TOTAL

subtotal $ 000

I.V.A.19% $ 000
TOTAL $ 000

APROBADO POR: ELABORADO POR:

NOTA: Sr. Proveedor, no haga ningún cambio a la orden de compra sin previa autorización, La empresa
de aluminio y vidrio no se hace responsable por artículos enviados que no aparecen en la orden de
compra. El número de la solicitud de compra debe aparecer en la factura.

ANEXO 1

CONFECCIONES S.A CÓDIGO P- 028

VERSIÓN
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS PÁGINA 0 DE 0

CONFECCIONES S.A.
CUADRO COMPARATIVODE OFERTAS Código: F-
Versión: 1
052
OFERTA A OFERTA B
OFERTA C (Proveedor)
(Proveedor) (Proveedor)
Mercadería o Tiempo V. V.
N° Servicio entrega Unitario
Total V.Unitario Total
Unitario
Total
 Total

Criterio de selección: Utilizar el criterio de mínimo costo, mínima demora, igual calidad En caso
recuerde de utilizar algún otro. Anotarlo aquí:

Revisado por: Aprobado por:

ANEXO 2

CONFECCIONES S.A. Código P-028

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión: Página 0 de 0

CONFECCIONES S.A
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Código: F-054 Versión: 1
NOMBRE DEL PROVEEDOR
Domicilio: CIUDAD:
Teléfono: Correo electrónico:
Propietario o representante legal:
Puntos Criterios
10 Calidad del producto/servicio
10 Precio del producto/servicio
10 Tiempo de entrega del producto/servicio
10 Condiciones de garantía
10 Variedad de productos/servicios
Provee soluciones a los inconvenientes con el producto o
10 servicio Productos/servicios
10 Productos/servicios de acuerdo al mercado

Criterio de selección: El proveedor que alcance la nota más alta sobre 70 puntos. Escala: 1
mínimo, 10 máximo.
Revisado: Aprobado por:

ANEXO 3

CONFECCIONES S.A Código: P-028

PROCEDIMIENTO DE COMPRAS Versión: Página 0 de 0

Acta de Entrega Recepción de producto

Código
F-055 Versión 1
Lugar y fecha:
Por medio del presente certificado recibir mercadería con las siguientes características:
Nombre de la Persona que entrega:
Nombre de la Persona que recibe:
Departamento que recibe:

CANTIDAD DESCRIPCIÓN DETALLE HORA OBSERVACIÓN

Queda certificado con nombre y firma de los aquí mencionados, que es lo recibido en la fecha y
hora indicada.

Particular que comunico para los fines consiguientes.

Entregué conforme Recibí conforme

___________________________________ ___________________________________

CUADRO RELACION DE LOS DOCUMENTOS DE ORIGEN

INTERNO Y DE ORIGEN EXTERNO

DOCUMENTOS DE ORIGEN DOCUMENTOS DE ORIGEN

INTERNO
 Orden De Pedido
 Solicitud De Compra F-051 (Anexo 1)
 Comparativo De Ofertas F-052 (Anexo2)
 Evaluación De Proveedores F-054
 (Anexo 3) Acta De Entrega
 Recepción De Producto F-055 (Anexo 4)
EXTERNO
 Documentos Constitucion Empresa
 Ofertas Generadas Por Proveedores
 Documento De Experiencia Reconocida
 Si Es Posible Certificaciones Iso
Ambiental Etc

Nota: Para más información externa deberíamos analizar el proceso de evaluación y

reevaluación de proveedores.