ESCALANDO SOBRE RUEDAS

EDWIN ANDRES ARDILA

ÁNGELA MARÍA CARVAJAL ARIAS
YULY CRISTINA PLAZA RAMÍREZ
DANIELA RIVERA CASTILLA
ILIANA DANIELA RAMÍREZ CANIZALES

UNIVERSIDAD DEL VALLE – SEDE BUGA

DIRECCIÓN DE EMPRESAS TURISTICAS Y HOTELERAS
FACULTAD CIENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
BUGA - VALLE
2019
 ESCALANDO SOBRE RUEDAS

EDWIN ANDRES ARDILA

ÁNGELA MARÍA CARVAJAL ARIAS
YULY CRISTINA PLAZA RAMÍREZ
DANIELA RIVERA CASTILLA
ILIANA DANIELA RAMÍREZ CANIZALES

ANA JULIETH RAMIREZ

GESTION DE EVENTOS

UNIVERSIDAD DEL VALLE – SEDE BUGA

DIRECCIÓN DE EMPRESAS TURISTICAS Y HOTELERA
FACULTAD CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN
BUGA – VALLE
2019
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ............................................................................................... 1
1. OBJETIVOS ................................................................................................... 2
1.1 OBJETIVO GENERAL .............................................................................. 2
1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ..................................................................... 2
2. TIPO DE EVENTO ......................................................................................... 3
2.1 HISTORIA ................................................................................................. 3
2.2 ANTECEDENTES ..................................................................................... 3
3. ASPECTOS TEMATICOS .............................................................................. 4
4. PRODUCTO Y SERVICIO ............................................................................. 5
5. PATROCINADORES ...................................................................................... 7
6. RECURSOS MATERIALES Y TECNICOS..................................................... 8
7. ORGANIZACIÓN Y COMITES ....................................................................... 9
8. PERMISOS Y POLIZAS DE SEGUROS ...................................................... 10
9. RUTA CICLO-TRAVESIA ............................................................................. 11
10. COTIZACION EVENTO.............................................................................. 12
11. IMPREVISTOS ........................................................................................... 13
12. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL EVENTO ..................................... 14
12.1 PRE- EVENTO ...................................................................................... 14
12.2 IN EVENTO ........................................................................................... 14
12.3 POST EVENTO..................................................................................... 14
13. OBSERVACIONES .................................................................................... 15
14. ESTADO DE RESULTADO ........................................................................ 16
15. CONCLUSIONES ....................................................................................... 17
ANEXOS………………………………………………………………………………18
 LISTA DE FIGURAS
PAG.

IMAGEN Nº1 PUNTOS DE HIDRATACIÓN…………………………………………5

IMAGEN Nº2 TALLER MÓVIL………………………………………………………..5
IMAGEN Nº3 PRIMEROS AUXILIOS………………………………………………..5
IMAGEN Nº4 PREMIOS………………………………………………………………6
IMAGEN Nº5 RIFAS…………………………………………………………………...6
IMAGEN Nº6 PATROCINADORES………………………………………………….7
IMAGEN Nº7 RUTA CICLO-TRAVESIA…………………………………………...11
 LITA DE TABLAS
PAG.

TABLA Nº1 RECURSOS MATERIALES Y TECNICOS…………………………...8

TABLA Nº2 COTIZACION EVENTO…………………………………………….....11
TABLA Nª3 IMPREVISTOS………………………………………………….……..12
TABLA Nº4 ESTADO DE RESULTADO……………………………………….…..16
 LITA DE ANEXOS
PAG.

ANEXO 1 CARTA DE INVITACIÓN PATROCINADORES……………………...19

ANEXO Nº2 CARTA DE AGRADECIMIENTO PROVEEDORES………………20
ANEXO Nº3 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA DELO EVENTO ESCALANDO
SOBRE RUEDAS………………………………………………………………….…21
ANEXO Nº4 ENCUESTA PRE-EVENTO………………………………………….23
ANEXO Nº5 ENCUESTA DE SATISFACCION…………………………………...24
ANEXO Nº6 PUBLICIDAD…………………………………………………………..25
 INTRODUCCION

Para la elaboración del trabajo practico de gestión de eventos, se tomará de base

la realización de un evento deportivo y el proceso de organización del mismo.

En este trabajo mostraremos la viabilidad de realizar un evento deportivo, más

concretamente, una ciclo-travesía en la ciudad de Guadalajara de Buga. Para esto
mostraremos los motivos que nos llevaron a la realización de esta actividad,
analizaremos los pasos del pre-evento, in evento y post evento, posteriormente
encontraremos evidencia fotográficas de la realización de dicho evento y finalmente
las ganancias que se obtuvieron con el evento.

1
 1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Poner en práctica los conocimientos adquiridos sobre el proceso de planificación y

organización de un evento.

Determinar la viabilidad económica de una actividad de organización de eventos

deportivos, proporcionando unas expectativas y a su vez una base para la
realización de eventos futuros

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Describir las fases de la organización y planificación de un evento deportivo.

 Seleccionar los criterios del evento y protocolo a emplear para la

planificación.

 Definir las operaciones que serán necesarias para la realización del evento

 Definir las operaciones que serán necesarias para poder crear la empresa

 Elaborar un plan de marketing y comunicación que consiga identificar el

público objetivo

2
 2. TIPO DE EVENTO

 Evento deportivo: ciclo-travesía.

 ¿Qué es un evento deportivo?: Los eventos deportivos son actividades que se

realizan de manera esporádica y que tienen unas repercusiones positivas en el
lugar donde se organizan: Turística, de Infraestructuras, Económicas, Sociales,
Deportivas, Políticas, etc.

2.1 HISTORIA

La bicicleta, que dio origen a este deporte en las épocas modernas, apareció en
Alemania en 1817; y hoy hay en el mundo más de 800 millones, el doble que la
cantidad de automóviles. La primera bicicleta de 1817 fue llamada " máquina de
correr" y "Caballo de diversión". Desde sus orígenes, se consideró no sólo medio
de locomoción sino también elemento de competición e ideal para ejercitarse
físicamente.

2.2 ANTECEDENTES

 Tucán travesía 2015.

 Ciclo Travesías en el Lago Calima: https://calimadarien.com/ciclotravesia/

3
 3. ASPECTOS TEMATICOS

 Segmentación: nuestro evento va dirigido a deportistas profesionales y

aficionados al ciclo montañismo.

 Rango de edad: 18 años, en adelante (de acuerdo a su capacidad física)

 Meta mínima de personas inscritas: 200 PAX

 Duración del evento: a partir de las 7.00 a.m., hasta 1.00 p.m.
(aproximadamente)

 Día del evento: 28 de julio 2019

4
 4. PRODUCTO Y SERVICIO

 Puntos de hidratación.

IMAGEN Nº1 PUNTOS DE HIDRATACIÓN.

Contaremos con cuatro puntos de

hidratación ubicados estratégicamente
cada 5 kilómetros, en la ruta de carrera.

 Taller móvil.

IMAGEN Nº2 TALLER MÓVIL.

Se contara con el auxilio de un transporte

(carro escoba), el cual vigilara y brindara
el servicio de reparación por si se
presentan inconvenientes con las
bicicletas, en la ruta.

 Primeros auxilios.

IMAGEN Nº3 PRIMEROS AUXILIOS.

La cruz roja estará presente en el evento

deportivo para responder a cualquier
accidente.

5
  Premios.

IMAGEN Nº4 PREMIOS.

Como premio, se obsequiara una bicicleta

todoterreno al participante que primero
llegue.

 Rifas.

IMAGEN Nº5 RIFAS.

Se realizaran rifas de suplementos

vitamínicos, elementos deportivos y bonos
de descuento en las marcas patrocinadoras

6
 5. PATROCINADORES

Se solicitara el patrocinio de las marcas ya presentadas (por medio de una carta),

las cuales pertenecen a centros deportivos, tiendas deportivas y postobon (el cual
será clave para la hidratación y la infraestructura).

IMAGEN Nº6 PATROCINADORES

7
 6. RECURSOS MATERIALES Y TECNICOS

TABLA Nº1 RECURSOS MATERIALES Y TECNICOS

Recursos
Humanos Infraestructura Materiales Institucionales
-Publicidad
-Sonido
-Equipos
(computador, -Permisos
-Tarima
celular) -Seguros
-Parque
Organizadores -Señalización -Acompañamiento
biosaludable el
(banderines) policial
vergel
-Obsequios –
inscripción
-Carros escoba

-Hidratación
-Premios
-Carpas (bicicleta, kit
Patrocinadores -Puntos de proteínas,
hidratación uniforme de
ciclismo)

-Cámaras
-Drone
Fotografía -Equipo
fotográfico

-Botiquín
Servicios
Punto medico -Ambulancia Cruz Roja
médicos
-Sonido
Animador Tarima -Micrófono

Kit de herramienta
Mecánicos

8
 7. ORGANIZACIÓN Y COMITES

 Comité organizador:

o Solicitud de permisos.
o Organización del evento.
o Solicitud de patrocinio.
o Realización de plan de imprevistos.
o Encuesta de satisfacción.

 Comité logístico:

o Velar por la buena realización del evento.

o Animación.
o Atención a imprevistos.

 Comité Publicidad:

o Encuesta pre-evento.
o Difusión por redes sociales (Instagram, Facebook,
Whatsapp, email).

@escalandosobreruedas
Escalandosobreruedas@gmail.com
Tel: +57 3208888888
o Difusión voz a voz.

 Comité financiero:

o Presupuestos.
o Recaudo de dinero.
o Realizar estado financiero.

9
 8. PERMISOS Y POLIZAS DE SEGUROS

Los organizadores de los eventos deportivos deben coordinar con las autoridades
como acompañamiento de la Policía y Tránsito municipal o departamental el apoyo
necesario para garantizar una adecuada movilidad. Se exige contar con el servicio
de por lo menos una ambulancia, previendo cualquier accidente o situación que se
pueda presentar durante la realización de la competencia ciclística (seguro SURA)
y adjuntar con la solicitud el Plan de Manejo de Tráfico.

 Seguro de responsabilidad civil: Cubre los daños económicos ocasionados a

terceras personas o a objetos materiales con motivo de la celebración de la
carrera. Con este seguro, además, estarás cubierto en el caso de que tengas
empleados en la organización y estos sufran un accidente de trabajo. Este se
hace cargo en el caso de que alguno de los suministros ofrecidos a los
participantes ocasione daños personales o materiales. Por ejemplo: que la
comida del avituallamiento cause alguna intoxicación. Cubren también los
gastos de defensa en el caso de que fueran necesarios, como los honorarios de
abogados, al igual que costes de peritaje o fianzas si por algún motivo recibes
una denuncia.

 Seguro de accidente: como su nombre indica, cubre la asistencia sanitaria de

los participantes en la prueba su fuera necesaria, así como la invalidez derivada
de la propia actividad o el fallecimiento. Es decir, que si uno de los participantes
muere durante la prueba o queda invalido debido a un accidente, este seguro te
cubre ante cualquier responsabilidad.

10
 9. RUTA CICLO-TRAVESIA

IMAGEN Nº7 RUTA CICLO-TRAVESIA

11
 10. COTIZACION EVENTO

A continuación se detalla con claridad todos los recursos implicados en el desarrollo

del evento, con sus respectivos valores.

TABLA Nº2 COTIZACION EVENTO

Cotización evento
Cantidad Descripción Valor unitario Total
Termos
200 10.000 2.000.000
personalizados
2 Mesas grandes 7.000 14.000
6 Sillas rimas 350 2.100
Camisetas
200 16.000 3.200.000
personalizadas
10 Publicidad (Flyer) 5.000 50.000
7 Carros escoba 70.000 490.000
6 Banderines 400 2.400
Fotografía y video 400.000
Seguros 450.000 450.000
TOTAL 6.608.500

VALOR REAL 33.043

VALOR INSCRIPCION 80.000
GANANCIA POR PAX 46.958

12
 11. IMPREVISTOS

Se tienen en cuenta los posibles riesgos e imprevistos que se pueden presentar en

cuanquier evento deportivo y especificamente una ciclo-travesia, y la forma en que
se abordaria la situación.

TABLA Nª3 IMPREVISTOS

PLAN DE
RIESGOS
CONTINGENCIA
Accidente Póliza de seguros y equipo
medico

Muerte
Equipos de repuestos

Daños en equipo de soporte

Se verificará y se preparará
la infraestructura 2 horas
Demoras en preparación de antes del evento
stands
Se contará con un stock de
Falta de insumos insumos

13
 12. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL EVENTO

12.1 PRE- EVENTO

 Planeación de todo a realizar

 Solicitud de permisos
 Delegación de tareas
 Organización de comités (Organización, publicidad, logística, financiero)
 Establecer horarios y rutas
 Elección de patrocinadores
 Divulgación del evento
 Inscripciones
 Peroración de rifas, premios y recuerdos
 Planeación de logística
 Preparación de la ruta y stands

12.2 IN EVENTO

 Acomodación del punto de encuentro

 Recepción de participantes y entrega de número de participante
 Animación y reglas de la carrera
 Recomendaciones de la cruz roja
 Inicio de carrera
 Salida de carros escoba
 Atención en puntos de hidratación y mecánico
 Llegada a la meta
 Entrega de premios y rifas
 Agradecimientos
 Mención de patrocinadores
 Cierre del evento
 Fotografía y video durante el evento

12.3 POST EVENTO

 Recoger basuras y material utilizado para la carrera

 Informe financiero
 Retroalimentación
 Cartas de agradecimiento a patrocinadores

14
 13. OBSERVACIONES

Tomando nuestro proyecto como un evento real, se realizaron unas posibles

observaciones que pueden surgir durante el desarrollo de una actividad y que
pueden ser tomadas en cuenta para una próxima.

 Tener en cuenta el posible retraso de los participantes.

 Asegurarse que el terreno este sin obstáculos como piedras, para evitar
accidentes.

 Fomentar la limpieza del área natural.

15
 14. ESTADO DE RESULTADO

TABLA Nº4 ESTADO DE RESULTADO

16
 15. CONCLUSIONES

 Tras realizar este trabajo se pudo poner en práctica todos los conocimientos
que hemos ido adquiriendo a lo largo de este curso, por lo que ha sido un
aspecto positivo a la hora de realizarlo. Al no contar con un protocolo en
específico de la realización de un evento deportivo (ciclo-travesía), se
recurrió a la investigación, lo cual nos permitió complementar los
conocimientos y llevar a cabo un satisfactorio evento.

 Escalando sobre ruedas fue un evento planeado por deportistas para

deportistas. Pensado desde la necesidad y gustos que sienten los ciclistas,
diseñamos un evento que les pudiera brindar facilidad, rapidez, comodidad y
calidad en el servicio. Se pretende seguir trayendo nuevos retos y aventuras
para los deportistas con el propósito de masificar la práctica de ciclo-
montañismo al mismo tiempo su objetivo es promover hábitos y estilos de
vida saludable.

17
ANEXOS

18
 ANEXO 1 CARTA DE INVITACIÓN PATROCINADORES

Guadalajara de Buga,…… de marzo del 2019

Señores.
…………………………..

Asunto: SOLICITUD DE PATROCINIO

Estimado señor……………………………………………………..

Por medio de la presente me permito infórmale la realización de un evento deportivo

el cual se realizara el día 28 de julio del presente año

Considerando la gran asistencia de participantes en dicho evento, les

agradeceríamos muchos si su prestigiosa empresa nos pudiera cooperar atreves de
un auspicio de………………….. . Las empresas colaboradoras aparecerán en los
afiches, programa y papelería que promocionara el encuentro

En caso de estar de acuerdo con el patrocinio, les ruego se ponga en contacto al

correo…………………………..

Un saludo afectuoso

Atentamente

Ángela Carvajal arias

CC.

19
 ANEXO Nº2 CARTA DE AGRADECIMIENTO PROVEEDORES

Guadalajara de Buga,………………….de julio del 2019

Señores

………………………

Asunto: AGRADECIMIENTOS

Es un placer dirigirnos a su empresa……………………………………… y hacer

extensos nuestros saludos a nombre de CICLOTRAVECIA. No queremos dejar
pasar la oportunidad de agradecerles por su colaboración en el evento realizado 28
de julio del presente año.

Así mismo, queremos decirles que esperamos poder contar con ustedes en
ocasiones futuras. Esperamos poder seguir contando con su servicio, su
profesionalismo y sobre todo su puntualidad. Sin otro particular por el momento y
quedando nuevamente muy agradecidos con ustedes.

Un saludo afectuoso

Atentamente

…………………………………………..
Ángela Carvajal Arias
CC.

20
ANEXO Nº3 EVIDENCIA FOTOGRÁFICA DELO EVENTO ESCALANDO SOBRE
RUEDAS

21
22
ANEXO Nº4 ENCUESTA PRE-EVENTO

23
ANEXO Nº5 ENCUESTA DE SATISFACCION

24
ANEXO Nº6 PUBLICIDAD

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