EVIDENCIA 2

Ensayo - Aplicación de Tablas de Retención Documental.

En Colombia, contamos con una serie de normas que buscan regular el

almacenamiento y organización de documentos en todas las empresa e
instituciones. Para el año 2000, entro en nuestra legislación la Ley 594, por medio
de la cual se dicta la Ley General de Archivos, esta Ley tiene por objeto establecer
las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado y de
las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Como esta expresado en la Ley 594 del 2000, su función es la de regular la

función archivística, lo cual facilita a las empresas e instituciones, las instrucciones
tanto legales como técnicas de la organización documental surgida de las distintas
funciones que estas cumplen, pero aun así se evidencia que en nuestro país las
compañías no cuentan con el personal debidamente capacitado para ejercer las
funciones archivísticas, a pesar de que la Ley estipula que el manejo del archivo
deber ser tratado por personal calificado, con formación especifica y con
dedicación exclusiva en dichas funciones, tal como lo hizo evidente el profesor del
Departamento de Historia de la Universidad del Valle, Alfonso Rubio Hernández.

A través del documento Los archivos y la función archivística, el académico mostro

preocupación por el poco ambiente favorable con el que cuenta la profesión del
archivista, colocando como ejemplo el Archivo Histórico de Cali y el Archivo
Central de la Universidad del Valle, donde decía que el Archivo Histórico de Cali
nunca ha tenido como director a un profesional de la Archivística tampoco nunca
para optar a su cargo se ha creado una plaza fija cuya consecución deba conllevar
un obligado proceso de convocatoria pública, caso que parece repetirse con
muchos otros archivos de nuestro país.

“No son todavía suficientes los planes de estudio implementados en programas

educativos relacionados estrictamente con las “ciencias documentales”, pero sí
hay un exponencial número de licenciados o diplomados en ellas que reclaman la
creación de puestos laborales cuya obligada convocatoria pública esté al servicio
de los archivos”.

También estamos evidenciando problemas de otro calibre con los archivos de

nuestro país, especialmente el histórico, caso tal como el ocurrido con el Archivo
Histórico del Magdalena Grande donde el investigador Olmo Uscátegui,
investigaba el papel que jugaron las empresas bananeras durante el siglo XX en
Colombia, la sorpresa fue al ver que gran cantidad de artículos noticiosos de dicha
época estaban destrozados en bolsas de basura.

Meses después el AGN recupero del Archivo Histórico del Magdalena Grande
información notarial producida entre 1788 y 1907, pero los documentos que
buscaba el investigador Uscátegui no se lograron recuperar, si se logro con 40.000
folios que ya estaban en avanzado deterioro producto de la salinidad y el calor de
la región, pero también el descuido, la negligencia y el mal manejo en
concordancia con el poco interés de los encargados.

Para esta misma época se conoció un articulo de la revista SEMANA, donde el

señor Hugo Buitrago, docente investigador de la Universidad Pontificia Bolivariana,
comento que es complicado consultar el archivo judicial de Sogamoso debido a su
desorden y mostraba su preocupación por el estado higiénico de varios archivos
en Colombia.

En otro caso, Mónica Cortés, coordinadora del Archivo Histórico de Cali,

comentaba “Durante años, en la ciudad los documentos estuvieron en sótanos de
edificios oficiales, expuestos a las inundaciones y la humedad. Solo en 2004
empezó el proceso para recuperarlos en el Centro Cultural de Cali, donde hoy
están resguardados registros que datan desde 1564”. Y como estos caso
podemos encontrar muchísimos mas donde se evidencia el deterioro de los
archivos de nuestro país, el poco interés que algunas instituciones y sus
funcionarios demuestran por la conservación de nuestro patrimonio histórico, a
pesar de que entidades con el AGN facilita instructivos muy bien fundamentados y
construidos para el correcto control de los archivos y los documentos que en ellos
se resguardan. Esperemos que con el pasar de los tiempos se logre concientizar a
las instituciones y sus miembros de la gran importancia que tienen los archivos
para nuestras empresas y por ende para el país, y se pueda aprovechar las
legislaciones a favor de la conservación de los archivos e implementar
correctamente las tecnologías que surgen y que facilitan mucho más este trabajo.