ITM-SIG-SI 110 Control de Documentos

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Código: ITM-SIG-SI 110 Versión: 01 ITRAMSAC
Fecha de Elaboración:
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10/01/2016
CONTROL DE
DOCUMENTOS
PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
DAVID SIANCAS
ANDY MATOS Q CIRO MATOS G
SUPERV ISOR DEL AREA Y GERENTE DEL GERENTE

TRABAJADORES PROGRAMA DE MASS
FECHA DE ELABORACION: FECHA DE APROBACION:

10/01/2016 05/01/2019
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10/01/2016
TABLA DE CONTENIDOS
1. OBJETIVO........................................................................................................................3
2. ALCANCE.........................................................................................................................3
3. DEFINICIONES...............................................................................................................3
4. CONSIDERACIONES GENERALES...........................................................................3
5. PROCEDIMIENTO..........................................................................................................3
5.1. Identificar la necesidad de generar o modificar un Documento Interno..............3
5.2. Elaborar o modificar un Documento Interno............................................................4
5.3. Codificar Documento Interno......................................................................................4
5.4. Revisar y aprobar Documento Interno......................................................................4
5.5. Revisar Documento Interno por Asuntos Legales...................................................4
5.6. Control de documentos...............................................................................................4
A. Distribuir Documento Interno..................................................................................4
B. Retirar y archivar documentos obsoletos.................................................................4
C. Difundir Nuevo Documento Interno........................................................................5
5.7. Control de Registros....................................................................................................5
6. RESPONSABILIDADES.................................................................................................5
6.1. Supervisor de Seguridad, salud y Ambiente............................................................5
6.2. Personal en general:....................................................................................................6
7. REGISTROS....................................................................................................................6
8. ANEXOS...........................................................................................................................6
Anexo No. 1: CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS CONTROLADOS..........................7
Anexo No. 2 ITM-SIG-F014................................................................................................12
Anexo No. 3 ITM-SIG-F015.................................................¡Error! Marcador no definido.
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CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS
REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Y/O MODIFICACIONES
05 10/01/2017 No hubo cambios

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1. OBJETIVO
Establecer las pautas y lineamientos para la elaboración, revisión, actualización,
identificación, aprobación, almacenamiento, protección de los documentos y distribución
de los documentos y registros del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud y Ambiente
de la Empresa INV. MATOS SAC
2. ALCANCE
Esta norma es aplicable a todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión.
Este estándar se aplica a todos los documentos y registros que forman parte del
Sistema de Seguridad, Salud y Ambiente de la empresa INV. MATOS SAC.
3. DEFINICIONES
Documento: Medio que contiene información.
Documento de Origen Interno: Documento del Sistema Integrado de Gestión (SIG)
que norma las actividades de la empresa, pueden ser: manuales, directivas,
procedimientos documentados, especificaciones, tablas, cuadros, matrices, gráficos o
formatos.
Documento de Origen Externo: Documentos no elaborados por INV. MATOS SAC,
pero necesarios para desarrollar nuestra actividad. Ejm: Normas, normas legales,
manuales, especificaciones técnicas, planos y otros.
Norma Legal: Documento del SIG externo a INV. MATOS SAC que puede ser: Ley,
decreto, resolución, ordenanza o cualquier otro dispositivo legal que tenga aplicabilidad
en INV. MATOS SAC.
Procedimiento documentado: Documento que describe la forma de llevar a cabo una
actividad o proceso, mediante una secuencia ordenada de acciones.
Especificaciones: Documento que contiene requisitos.
4. CONSIDERACIONES GENERALES
El control de la documentación del Sistema de Seguridad, Salud y Ambiente se realiza
de acuerdo a lo siguiente:
 El supervisor de seguridad, salud ocupacional y Ambiente archiva los originales
aprobados de todos los documentos: documentos de gestión interna,
procedimientos, instrucciones de trabajo y formatos.
 El supervisor de seguridad, salud ocupacional y ambiente mantiene una Lista
General de Documentos (Lista maestra de documentos y lista maestra de
registros), la cual muestra el estado de revisión a través de la versión, ubicación
dentro de las instalaciones de la empresa y fecha de aprobación; dicha lista esta
disponible en las oficinas principales de la empresa.
 El supervisor de seguridad, salud y ambiente garantiza que un Documento
Interno corresponde a la versión actualizada únicamente cuando lleva el sello
“COPIA CONTROLADA”.
 La vigencia de los Documentos Internos será a partir del día siguiente a la fecha
de entrega de los mismos.
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5. PROCEDIMIENTO
5.1. Identificar la necesidad de generar o modificar un Documento Interno.
Los Documentos Internos se generan o modifican cuando se promulgue una Norma

Legal aplicable a la empresa INV. MATOS SAC, se modifique un proceso o por
recomendación del personal.
5.2. Elaborar o modificar un Documento Interno

El Supervisor de seguridad, salud y ambiente coordina con el Gerente General, con
la finalidad de asegurar la coherencia con los requisitos del Sistema de seguridad,
salud y ambiente.
El Supervisor de seguridad, salud y ambiente puede elaborar documentos internos.
Los cambios en los Documentos Internos se identifican en los documentos
aprobados originales de la siguiente manera: texto añadido en el formato digital, y el
texto o componentes eliminados serán marcados con resaltador amarillo en la
versión anterior original impresa, que serán archivadas por la Supervisión de
seguridad, salud y ambiente. Las copias controladas de la versión vigente de los
documentos internos, no resaltarán la identificación de cambios.
5.3. Codificar Documento Interno.

El Supervisor de seguridad, salud y ambiente, identifica el Documento Interno
elaborado con un código, y/o título; y su estado de revisión con el número de
revisión.
Nota 1: Los nombres de los Documentos Internos también son válidos para
identificarlos.
5.4. Revisar y aprobar Documento Interno.

Una vez elaborado el documento, éste debe ser enviado al Gerente General o
Gerente de Operaciones de la empresa INV. MATOS SAC, responsable de la
revisión y de la aprobación, en un plazo máximo de ocho (8) y seis (6) días útiles,
respectivamente.
La revisión consiste en determinar si el documento cumple con los requisitos para el
cual fue creado y si satisface las necesidades de los usuarios a quienes va dirigido
en lo que respecta a lógica, claridad y objetividad.
5.5. Revisar Documento Interno por Asuntos Legales

Si se considera que el documento tiene implicancias legales se coordina con el
Gerente General, la necesidad de asesoramiento externo de un especialista en
asuntos legales, donde se revisa y se plantean las modificaciones pertinentes, en un
plazo máximo de seis (6) días útiles a partir de la entrada en vigencia de la norma.
5.6. Control de documentos

1.1.1.1 Distribuir Documento Interno
El Supervisor de seguridad, salud y ambiente actualiza la “Lista Maestra de
Documentos”; genera las copias controladas necesarias del nuevo Documento
Interno y lo distribuye.
Todos los documentos están disponibles en la oficina de la empresa INV.
MATOS SAC en las instalaciones de Antamina como material de solo lectura, en
el caso de que un trabajador solicite una copia, será evaluada la necesidad de
esta y se le entregara solo de ser necesario con el sello de “COPIA
CONTROLADA”
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1.1.1.2 Retirar y archivar documentos obsoletos

El Supervisor de seguridad, salud y ambiente recoge las copias de documentos
no vigentes para su destrucción o coloca del sello “NO VIGENTE” a las que
deban ser retenidas por razones legales o preservación de los conocimientos.
Nota 1: Cuando la versión actualizada reemplaza a una anterior, se debe guardar el

original de la versión anterior (identificada con el sello “NO VIGENTE”), son conservadas
en los archivos de la empresa INV. MATOS SAC.
1.1.1.3 Difundir Nuevo Documento Interno

El Supervisor de seguridad, salud y ambiente es el responsable de que las
personas involucradas en los Documentos Internos, sean comunicadas de las
modificaciones realizadas, mediante memorándum, correos electrónicos o
reuniones de trabajo.
El Supervisor de seguridad, salud y ambiente, administra el nuevo Documento
Interno, sin embargo, a solicitud de la Gerencia General, puede generar copias
no controladas, identificadas como tal.
5.7. Control de Registros
A. Identificación de Registros
Para la identificación de los Registros estos deben llevar título y código, de
manera que sean trazables. Estos registros deben ser incluidos en el Formato
ITM-SIG-F015 “Lista Maestra de Registros” (Ver Anexo No. 3).
Los registros son archivados y protegidos por el supervisor de seguridad, salud y
ambiente, responsable de la documentación. Deben ser conservados en copia
dura y/o archivo electrónico (el que considere más conveniente). El acceso a los
registros archivados será determinado por el supervisor de seguridad, salud y
ambiente.
Asimismo cada archivador deberá contener un título de identificación.
Los registros serán conservados protegidos del sol, de la humedad, de animales
e insectos.
B. Tiempo de Conservación de los Registros

El responsable de la documentación, elabora y debe mantener actualizado el
formato ITM -SIG-F015 “Lista Maestra de registros” (Ver Anexo No. 3), donde se
detallan: el área, nombre del registro, responsable del archivo, tiempo de
conservación, disposición final.
El tiempo de conservación de los registros depende de la necesidad de su uso y
debe ser definido por el usuario o el responsable del área de acuerdo a las
necesidades y regulaciones (normas) existentes.
C. Disposición final de los Registros

La disposición final de los registros se realiza luego que se haya cumplido el
tiempo de conservación establecido en el Formato ITM -SIG-F015 “Lista Maestra
de Registros”. Una vez cumplido este tiempo, el responsable de su conservación
procederá a eliminarlos o pasarlos a un archivo histórico, según se indique en el
mencionado formato.
D. Ubicación de copias de Procedimientos y otros documentos.

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Copia de los documentos se ubicaran en el área de trabajo, adicionando a los

responsables según formato ITM -SIG-F014.
6. RESPONSABILIDADES
6.1. Supervisor de Seguridad, Salud y Ambiente Y COORDINADOR SIG.

Elaborar los documentos de acuerdo a los requerimientos establecidos y definidos;
cumplir y hacer cumplir lo establecido en el presente procedimiento y participar en la
revisión de la documentación de los Sistemas de Seguridad, Salud y Ambiente.
6.2. Personal en general:

Los trabajadores de INV. MATOS SAC pueden asegurarse mediante comunicación
directa con su supervisor si el documento corresponde a la versión actualizada en
los archivos.
7. REGISTROS
 Lista Maestra de Documentos. ITM -SIG-F014
 Lista ubicación de documentos. ITM -SIG-F014-A
 Lista Maestra de Registros ITM -SIG-F015.
8. ANEXOS
Anexo No.01: Codificación de Documentos Controlados.
Anexo No.02: Formato de identificación de documentos (según DS 024-2016 EM)
Anexo No.03: Formato EP-SIG-F014 “Lista Maestra de Documentos”
Anexo No.04: Formato EP-SIG-F015 “Lista Maestra de Registros”
NOTA: Los documentos emitidos antes de la fecha de la emisión del presente

Procedimiento de Control de Documentos y Registros se adaptarán paulatinamente
al presente, no se realizará un cambio total de documentos.
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Anexo No. 1: CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS CONTROLADOS

1. POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRAL DE SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD Y AMBIENTE.
La codificación de la política del sistema integrado, Política, por su nombre.
2. ESTANDARES GENERALES DEL SISTEMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD Y

AMBIENTE
2.1. MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
La codificación de los Procedimientos de Gestión Generales se realiza en forma

correlativa. En todos los casos se antepondrá el código de identificación con las siglas ITM-
SIG-MXXX; donde:
ITM: Indica que el documento pertenece a la empresa INV. MATOS SAC
SIG: Indica que el documento pertenece Sistema de Gestión Integral
M: Manual
XXX: Numeración asignada correlativa que se asignará comenzando de 001 en adelante.

2.2. ESTANDARES OPERATIVOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
La codificación de los Procedimientos de Gestión de Seguridad Industrial se realiza en

forma correlativa. En todos los casos se antepondrá el código de identificación con las
siglas ITM -SIG – SI- XXX; donde:
SIG: Indica que el documento pertenece Al Sistema de Gestión Integral
SI: Indica Seguridad Industrial
2.3. ESTANDARES OPERATIVOS DE GESTION DE SALUD OCUPACIONAL.
La codificación de los Procedimientos de Gestión de Salud ocupacional se realiza en forma

correlativa. En todos los casos se antepondrá el código de identificación con las siglas ITM
-SIG-SOXXX; donde:
SO: Indica Salud Ocupacional
2.4. ESTANDARES OPERATIVOS DE GESTION DE EMERGENCIAS

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La codificación de los Procedimientos de Gestión de Salud ocupacional se realiza en forma

correlativa. En todos los casos se antepondrá el código de identificación con las siglas ITM
-SIG-EM XXX; donde:
EM: Indica Salud Ocupacional
2.5. ESTANDARES OPERATIVOS DE GESTION AMBIENTAL
La codificación de los Procedimientos de Gestión Ambiental se realiza en forma correlativa.

En todos los casos se antepondrá el código de identificación con las siglas ITM -SIG-GA
XXX; donde:
GA: Indica Gestión Ambiental
3. PROCEDIMIENTOS ESCRITOS DE TRABAJO SEGURO.
La codificación de los Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro se realiza en forma correlativa.

En todos los casos se antepondrá el código de identificación con las siglas ITM -SIG-PETS XXX;
donde:
SIG: Indica que el documento pertenece Sistema Integral de Gestión.
PETS: Indica que el documento es un Procedimiento Escrito de Trabajo
4. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE TRABAJO.
La codificación de los Procedimientos Operativos de Trabajo se realiza en forma correlativa. En

todos los casos se antepondrá el código de identificación con las siglas ITM SIG-POT- XXX;
donde:
POT: Indica que el documento es un Procedimiento Operativo de Trabajo

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5. INSTRUCTIVOS.
La codificación de los instructivos se realizara en forma correlativa, indicando al área que

pertenece, ITM -SIG- INST- XXX.
INST: Indica que el documento es un instructivo de trabajo.
6. PLANES/PROGRAMAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
La codificación de los Planes y Programas del Sistema de Seguridad Industrial, salud y

Ambiente SIG, se realiza en forma correlativa. En todos los casos se antepondrá las siglas ITM
-SIG-P – XXX
ITM, Documentos que pertenecen a la Empresa INV. MATOS SAC SA.
P: Indica que el documento es un Programa o Plan.
7. REGLAMENTOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
La codificación de los Reglamentos del Sistema de Seguridad Industrial, salud y Ambiente

SIG, se realiza en forma correlativa. En todos los casos se antepondrá las siglas ITM -SIG-R –
XXX
ITM, Documentos que pertenecen a la Empresa INV. MATOS SAC SA.
R: Indica que el documento es un Reglamento.
8. FORMATOS GENERALES DEL SISTEMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD Y

AMBIENTE
La codificación de los Formatos del Sistema de Seguridad Industrial, Salud y Ambiente se realiza
en forma correlativa en todos los casos se antepondrá las siglas ITM -SIG-F-XXX; donde:

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F: Indica que el documento es un Formato.
9. MONITOREO Y TRAZABILIDAD
El seguimiento de la trazabilidad de los documentos se revisaran anualmente y estará en

función a las revisiones que se indicaran en la caratula según cambios propios de la empresa
o indicación de las leyes y normas vigentes,
ANEXO 02: FORMATO DE IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS (Según DS 024-2016 EM)

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COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Código: EP-SIG-001 Versión: Rev.01 INV. MATOS SAC SA
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Fecha de Elab: AGOSTO 2017
TABLA DE CONTENIDOS
1. OBJETIVO......................................................................................................... 4
FECHA DE
2. CREACION O
ALCANCE.......................................................................................................... 4
ELABORACION DEL
DOCUMENTO
3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS………………….…….. 4
4. ESPECIFICACIONES DEL ESTANDAR ………….................................. 6
5. RESPONSABLES………………………………………….……………….…
FECHA DE 6
APROBACION
ACTUAL POR .LA 6
6. REGISTROS CONTROLES Y DOCUMENTOS....…................................
GERENCIA
7. FRECUENCIA DE INSPECCION…………………………………………... 7
FECHA DE
8. EQUIPO DE TRABAJO .................................................................................. 7
REVISION Y
ACTUALIZACION
9. REVISION Y MEJORAMIENTO CONTINUO.............................................
DEL DOCUMENTO 7
PREPARADO POR: REVISADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
SUPERV ISOR DEL AREA Y GERENTE GENERAL

TRABAJADORES ING DE SEGURIDAD.
COORDINADOR SIG
ENERO 2016 ENERO 2016
FECHA DE ELABORACION: FECHA DE APROBACION:

ENERO 2016 ENERO 2018
Anexo No. 3 ITM -SIG-F014 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
EMPRESA INV. MATOS SAC

EP-SIG-F110 SISTEMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD Y AMBIENTE
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS
NOMBRE DEL FECHA DE PERSONA A
CODIGO REVISION UBICACION
DOCUMENTO APROBACION CARGO
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10/01/2016
1_POLITICAS
ITM-SIG-XXX
2_PROGRAMAS/ PLANES/ OTROS
ITM -SIG-XXX
3_ESTANDARES_ADMINISTRACION DEL SISTEMA

3.1. ESTANDARES_SEGURIDAD INDUSTRIAL
ITM-SIG-SI 1XX
3.2. ESTANDARES_SALUD OCUPACIONAL

ITM-SIG-SO 2XX
3.3. ESTANDARES_EMERGENCIA
ITM-SIG-EM 3XX
3.4. ESTANDARES_GESTION AMBIENTAL

ITM -SIG-GA 4XX
4_ESTANDARES_CONTROL DE ASPECTOS Y RIESGOS OPERACIONALES

ITM-SIG-OP 1XX
5_PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO SEGURO_PETS

5.1. PROCEDIMIENTO OPERATIVO_RIESGO CRITICO
ITM-SIG-PETS 1XX
5.2. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DE TRABAJO
ITM -SIG-PETS 2XX
6_INSTRUCTIVOS
ITM -SIG-INST 1XX
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10/01/2016
Anexo No. 4 ITM -SIG-F015 LISTA MAESTRA DE REGISTROS
INVERSIONES MATOS SAC

ITM -SIG-F111 SISTEMA DE SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE
LISTA MAESTRA DE FORMATOS
NOMBRE DEL FECHA DE PERSONA A
CODIGO REVISION UBICACION
FORMATO ELABORACION CARGO
* Registro Histórico o Eliminado

Responsable:
Fecha de Actualización:

ITM-SIG-SI 110 Control de Documentos

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CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

SUPERV ISOR DEL AREA Y GERENTE DEL GERENTE

FECHA DE ELABORACION: FECHA DE APROBACION:

CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS

REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Y/O MODIFICACIONES

05 10/01/2017 No hubo cambios

06 10/01/2018 No hubo cambios

07 05/01/2019 No hubo cambios

5.1. Identificar la necesidad de generar o modificar un Documento Interno.

Los Documentos Internos se generan o modifican cuando se promulgue una Norma

5.2. Elaborar o modificar un Documento Interno

5.3. Codificar Documento Interno.

5.4. Revisar y aprobar Documento Interno.

5.5. Revisar Documento Interno por Asuntos Legales

5.6. Control de documentos

1.1.1.2 Retirar y archivar documentos obsoletos

Nota 1: Cuando la versión actualizada reemplaza a una anterior, se debe guardar el

1.1.1.3 Difundir Nuevo Documento Interno

5.7. Control de Registros

B. Tiempo de Conservación de los Registros

C. Disposición final de los Registros

D. Ubicación de copias de Procedimientos y otros documentos.

Copia de los documentos se ubicaran en el área de trabajo, adicionando a los

6.1. Supervisor de Seguridad, Salud y Ambiente Y COORDINADOR SIG.

6.2. Personal en general:

NOTA: Los documentos emitidos antes de la fecha de la emisión del presente

Anexo No. 1: CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS CONTROLADOS

La codificación de la política del sistema integrado, Política, por su nombre.

2. ESTANDARES GENERALES DEL SISTEMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL, SALUD Y

La codificación de los Procedimientos de Gestión Generales se realiza en forma

ITM: Indica que el documento pertenece a la empresa INV. MATOS SAC

SIG: Indica que el documento pertenece Sistema de Gestión Integral

XXX: Numeración asignada correlativa que se asignará comenzando de 001 en adelante.

La codificación de los Procedimientos de Gestión de Seguridad Industrial se realiza en

ITM: Indica que el documento pertenece a la empresa INV. MATOS SAC

SIG: Indica que el documento pertenece Al Sistema de Gestión Integral

SI: Indica Seguridad Industrial

XXX: Numeración asignada correlativa que se asignará comenzando de 100 en adelante.

2.3. ESTANDARES OPERATIVOS DE GESTION DE SALUD OCUPACIONAL.

La codificación de los Procedimientos de Gestión de Salud ocupacional se realiza en forma

ITM: Indica que el documento pertenece a la empresa INV. MATOS SAC

SIG: Indica que el documento pertenece Al Sistema de Gestión Integral

SO: Indica Salud Ocupacional

XXX: Numeración asignada correlativa que se asignará comenzando de 200 en adelante.

2.4. ESTANDARES OPERATIVOS DE GESTION DE EMERGENCIAS

La codificación de los Procedimientos de Gestión de Salud ocupacional se realiza en forma

ITM: Indica que el documento pertenece a la empresa INV. MATOS SAC

SIG: Indica que el documento pertenece Al Sistema de Gestión Integral

EM: Indica Salud Ocupacional

XXX: Numeración asignada correlativa que se asignará comenzando de 300 en adelante.

2.5. ESTANDARES OPERATIVOS DE GESTION AMBIENTAL

La codificación de los Procedimientos de Gestión Ambiental se realiza en forma correlativa.

ITM: Indica que el documento pertenece a la empresa INV. MATOS SAC

SIG: Indica que el documento pertenece Al Sistema de Gestión Integral

GA: Indica Gestión Ambiental

XXX: Numeración asignada correlativa que se asignará comenzando de 400 en adelante.

3. PROCEDIMIENTOS ESCRITOS DE TRABAJO SEGURO.

La codificación de los Procedimientos Escritos de Trabajo Seguro se realiza en forma correlativa.

ITM: Indica que el documento pertenece a la empresa INV. MATOS SAC

SIG: Indica que el documento pertenece Sistema Integral de Gestión.

PETS: Indica que el documento es un Procedimiento Escrito de Trabajo

XXX: Numeración asignada correlativa que se asignará comenzando de 001 en adelante.