06 - Sistema de Gestion de Seguridad y Salud Laboral

SEMANA 6 – SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD LABORAL
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD LABORAL

SEMANA 6
Importancia del apoyo en los sistemas de gestión
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APRENDIZAJE ESPERADO
 Fundamentar la importancia del apoyo en los Sistemas
de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.
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APRENDIZAJE ESPERADO..................................................................................................................... 2
INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4
1. RECURSOS Y COMPETENCIAS NECESARIAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS SGSSL ........ 5
2. IMPORTANCIA DE LA TOMA DE CONCIENCIA EN LOS SGSSL .................................................. 6
3. DESARROLLO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN LOS SGSSL ............................ 7
4. CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DENTRO DE
LOS SGSSL ........................................................................................................................................ 9
COMENTARIO FINAL.......................................................................................................................... 14
REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 15
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INTRODUCCIÓN
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud gerencia, sino que también en los mismos
Laboral (SGSSL) se ha transformado en un trabajadores de la organización.
indispensable de los procesos gerenciales y
administrativos llevados a cabo en la La globalización económica y la creciente
empresa. La implementación de un SGSSL preocupación por la seguridad laboral ha
permite entregar un cubrimiento total en lo producido un aumento de los sistemas,
relacionado con la salud y el bienestar normas y guías, tanto nivel nacional como
laboral de la totalidad de los trabajadores de internacional, elaboradas por instituciones y
la empresa. Por lo demás, permite organismos de diversos países, los cuales han
desarrollar medidas para cumplir con los seguido una estructura similar entre sí. Sin
requisitos legales vigentes. embargo, los estándares de la OHSAS 18001,
ISO 45001, 9001 y 14001 son las que más
Para llevar a cabo este sistema, debe existir han sido desarrolladas en las organizaciones.
un total compromiso de la gerencia y la
correcta asignación de funciones y Estos sistemas presentan grandes
responsabilidades a todo el talento humano similitudes, donde el común denominador es
de la organización, para así lograr la la definición que hacen de la “mejora
implementación, mantenimiento y mejora continua”, que se puede resumir como un
continua de dicho sistema de gestión. recurrente proceso en el cual se busca
optimizar el SGSSL, para así lograr obtener
De igual modo, se deberán asignar mejoras en el desempeño de estas áreas, de
responsabilidades al personal que sea idóneo forma coherente con la política de seguridad
con la capacidad de implementar el SGSSL, es y salud en el trabajo de la empresa.
decir, que reúnan las competencias
necesarias y cuenten con la disponibilidad de
recursos para llevar a cabo dicho proceso, de
tal forma que las partes interesadas se vean
beneficiadas (desde los trabajadores con la
seguridad y el bienestar laboral, hasta la
misma gerencia al optimizar los procesos que
son llevados a cabo en la empresa y para
todas las personas involucradas en cada uno
de los procesos).
Al implementar el SGSSL se debe hacer

responsable a la totalidad de la empresa, ya
que no solamente recae en manos de la
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1. RECURSOS Y COMPETENCIAS NECESARIAS PARA LA

IMPLEMENTACIÓN DE LOS SGSSL
El SGSSL debe ser implementado y liderado por el gerente o empleador, contando con la
participación de todos los trabajadores, por medio de medidas de seguridad y salud en el trabajo,
resaltando el comportamiento de los trabajadores, las condiciones y el medioambiente laboral, así
como también el eficaz control de los peligros y riesgos del lugar de trabajo. Por tanto, al ser un
sistema de gestión, sus principios deben enfocarse en el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y
actuar), que se describe a continuación:
Planificar: Es la forma de preprarar las

acciones de mejora para la seguridad y
la salud de los trabajadores,
identificando lo que se está
desarrollando fuera de norma o se
pueden mejorar y determinado las
ideas para solucionar esas no
conformidades.
Hacer: Proceso mediente el cual se

implementan las medidas que han
sido planificadas.
Verificar: Etapa que busca revisar si

los procedimientos y las acciones
desarrolladas están cumpliendo con
los resultados esperados.
Actuar: Desarrollo de las acciones que

Fuente: mejoran los resultados en beneficio de
http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnic la seguridad y la salud de los
a+de+implementacion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-
8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178
trabajadores.
La Seguridad y Salud Laboral (SSL), es la materia que se concentra en prevenir accidentes y

enfermedades laborales ocasionadas por las condiciones del lugar de trabajo, protegiendo y
promoviendo la salud de los trabajadores; por lo que el objetivo principal será la mejora de las
condiciones y el medio ambiente laboral, así como también la salud en el trabajo. Esto conlleva a
la difusión y mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los trabajadores.Para la
implementación del SGSSL, inicialmente se deberá evaluar el estado actual de la organización por
el personal que reúna las características necesarias para identificar las necesidades y prioridades,
para así establecer un plan de trabajo para todo el año o para actualizar el plan que ya exista.
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Lo anterior, debe permitir que cada empresa pueda desarrollar un formato para realizar la
evaluación o diagnóstico de la organización, el debe contener los siguientes puntos:
1. Identificar la normatividad legal vigente referido a los riesgos laborales, incluyendo los
estándares mínimos de seguridad laboral que se encuentren normados y que sean aplicables.
2. Verificar la identificación de los peligros, la evaluación y valoración de los riesgos. Se debe
tener presente que la identificación de peligros deberá contener los cambios que se hayan
efectuado, las instalaciones, los equipos, maquinaria, entre otros.
3. Detectar las amenazas y la evaluación de vulnerabilidad de la empresa.
4. Evaluar la efectividad de las acciones implementadas, con el fin de controlar riesgos, peligros y
amenazas, incluyendo los reportes que entreguen los trabajadores.
5. Verificar el cumplimiento del programa de capacitación que ha sido establecido por la
empresa, incorporando las inducciones y reinducciones para los trabajadores de planta y
contratistas.
6. Evaluar los puestos de trabajo desde el punto de vista de la vigilancia de la salud de los
trabajadores.
7. Describir a los trabajadores (sociodemográfica) y las caracteristicas de sus condiciones de
salud, así como también la evaluación y los análisis (estadísticos) de enfermedades
profesionales y de accidentabilidad, junto con los registros y seguimiento de los resultados
como indicadores.
8. Dejar registro y realizar un seguimiento de los resultados que han sido definidos en el SGSSL
de la empresa.
Además, para implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral se deben

especificar las exigencias, otorgando a la organización el poder formular su política considerando
las obligaciones legales y antecedentes sobre los riesgos inherentes a su actividad en los puestos
de trabajo analizados. En tanto, no será necesario establecer requisitos mínimos para el
desempeño de la Seguridad y Salud en el Trabajo, más allá de aquellos compromisos que se
encuentren incluidos en la política de la empresa.
Un aspecto que se debe tener en cuenta del sistema de gestión, es que este va a depender de
otros factores, como son por ejemplo: el tamaño de la empresa, el alcance del sistema, el rubro de
de sus actividades, la cultura de la organización, entre otros.
2. IMPORTANCIA DE LA TOMA DE CONCIENCIA EN LOS SGSSL

La empresa deberá garantizar, por medio de la entrega de la información, que los trabajadores
disponen de los conocimientos y capacidades suficientes para saber cómo actuar en casos de
emergencia, de las consecuencias que pueden sufrir por desviaciones de los procedimientos, de
los beneficios de la SSL o de la importancia de adaptarse a las políticas.
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También es importante facilitar la información sobre los riesgos a los que se encuentran expuestos
todos los trabajadores, sean estos de planta, contratistas, clientes, visitas, etc.
La participación de los trabajadores puede llegar a conseguir una protección adecuada en este
sentido, por lo que las organizaciones deben analizar si los trabajadores son competentes para
desempeñar sus tareas tomando en cuenta la Seguridad y Salud Laboral. Por ello, es importante
que estén capacitados y tomen conciencia de la importancia de la SSL para la organización, por lo
que la empresa debe establecer programas con temáticas como las siguientes:
 Comprensión de las condiciones relacionadas a la SSL, así como también de las

responsabilidades de cada uno.
 Desarrollo de programas de formación continua para los trabajadores.
 Elaboración de disposiciones sobre la seguridad y salud laboral, identificando los peligros,
evaluando los riesgos y las medidas preventivas a tomar antes de comenzar un trabajo.
 Formación para trabajadores con funciones específicas en el sistema de SSL.
 Alineación de todo aquel encargado de la gestión de los trabajadores, como por ejemplo
contratistas u otros que aseguren que bajo su control han podido comprender la
importancia de la identificación de peligros y que evalúan los riesgos de las actividades
que son responsables.
 Responsabilidades y funciones de la dirección o gerencia que aseguren que el sistema de
gestión está cumpliendo su tarea de control de riesgos y minimización de los accidentes
laborales y las enfermedades profesionales.
La toma de conciencia sobre la prevención de riesgos laborales es vital,

sobre todo porque el exceso de confianza en el trabajo puede derivar en
la toma de decisiones incorrectas.
https://www.youtube.com/watch?v=eWPWEbu-DDQ
3. DESARROLLO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN

LOS SGSSL
Las acciones de esta comunicación están orientadas a transmitir, difundir y concienciar sobre los
las políticas, documentos, conceptos y demás temas relacionados con el sistema de gestión en
seguridad y salud laboral, para que sean conocidos por todas las partes interesadas (trabajadores
de planta, contratistas, clientes o usuarios y proveedores).
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La coordinación de la seguridad y salud laboral tiene por objetivo comunicar a todos sus miembros
sobre los riesgos inherentes por cada actividad de trabajo y las normas implementadas para
minimizar o controlar estos factores de riesgo.
El proceso de comunicación se puede dividir en comunicación interna o externa por medio de

diversos niveles de la organización.
Comunicación Interna
La comunicación interna asegura que los trabajadores de la empresa conozcan el sistema de

gestión de seguridad y salud laboral, identifiquen los riesgos a los que están expuestos, así como
también los objetivos de dicho sistema, para que así puedan contribuir al cumplimiento de la
política y a la mejora continua. De igual modo, aporta al recibir sugerencias e información para
controlar y corregir los procedimientos y programas.
La coordinación de la seguridad y salud laboral promocionará entre los trabajadores la

información, las resoluciones y las novedades que están relacionadas con el sistema de gestión
mediante los siguientes medios:
Boletines y Charlas,
circulares Intranet capacitaciones,
informativas talleres
Reuniones de Correos Inducción como

comités electrónicos reinducción
Comunicaciones externas
La comunicación externa es aquella información que es facilitada a los trabajadores y que no

pertenece a la organización de la empresa. Las comunicaciones externas sobre los temas de
seguridad y salud laboral pueden, entre otros, abordar asuntos como:
Los incidentes y los accidentes, cursos de capacitación en Seguridad y Salud ocupacional, las
auditorías de riesgo del trabajo, las evaluaciones de riesgos, las solicitudes de información sobre
Seguridad y Salud en el Trabajo y del Sistema de Gestión.
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Comunicación externa
Temas que pueden abordar:
Incidentes y accidentes.
Seguridad y salud ocupacional.
Auditorías de riesgo del trabajo.
Evaluación del riesgo.
Solicitudes de información sobre SST y SG.
4. CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN

DOCUMENTADA DENTRO DE LOS SGSSL
El control de la documentación va a consistir -según la materia que contenga cada documento
donde se detallan los procedimientos-, en la identificación de las responsabilidades, la revisión,
verificación y la aprobación del sistema, así como también de las actualizaciones, la detección de
los cambios, el número de edición y la fecha de entrada en vigencia. De igual forma, se deberá
mantener una ubicación especial para cada documento, y cuáles serán los medios de difusión para
informar de su localización y el nivel de acceso correspondiente.
Para efectuar el control de la documentación se puede utilizar una ficha o tarjeta kardex para
mantener el control de la documentación, considerando los siguientes puntos:
 Fecha de publicación de los documentos.

 Historial de las modificaciones.
 Listados de observaciones de la gestión documental.
La ficha de control de la documentación determinará, en las etapas de la elaboración, revisión y

aprobación de un documento, la siguiente información:
a) Unidad, equipo o personal responsable.

b) Nombre del representante de la unidad, equipo o persona.
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c) Cargo o puesto del representante de la unidad, equipo o persona.

d) Fecha de elaboración, revisión y aprobación de un documento; indicando el día, mes y
año.
e) Firma del representante de la unidad, equipo o persona.
A modo de ejemplo, se presenta el siguiente Sistema de Gestión

Documental de la Universidad Manuela Beltrán (UMB).
https://es.slideshare.net/AuxiliarSGD/presentacin-sgd-2015-45895325
Ejemplos de hojas de control documental
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Fuente: https://es.slideshare.net/AuxiliarSGD/presentacin-sgd-2015-45895325
La documentación será objeto de revisión y actualización conforme a las necesidades de la gestión

y producto del desarrollo del sistema de gestión. La responsabilidad de dicha revisión y
actualización, así como también de las modificaciones que se deban ejecutar, se ajustarán de
acuerdo a lo establecido para el control de la información en las etapas de elaboración, revisión,
verificación y aprobación de los documentos antes indicada.
No obstante, todas las modificaciones que se estimen necesarias de realizar durante el desarrollo
de la gestión podrán ser propuestas por personal experto o generadas por los propios
trabajadores, dando trámite y siendo sometidas al proceso de elaboración, revisión, verificación y
aprobación. Para que este tipo de propuestas sean aplicables y cuenten con cierta urgencia,
deberán ser fundamentadas, preferentemente, en lo relacionado a los cambios normativos en
aspectos esenciales de SSL o derivados del propio desarrollo del sistema de gestión.
El historial de las modificaciones describirá la siguiente información:
a) Número de versiones modificadas.

b) Fecha de entrada en vigencia de las modificaciones que correspondan.
c) Identificación que exprese el apartado que ha sido modificado.
d) Indicación del alcance o el origen de modificación realizada en el documento.
Al ser aprobadas las modificaciones, estas se actualizarán en la documentación conforme al

procedimiento de control, edición e historial, dejando registro de las modificaciones, así como
también el sistema de control y distribución establecido. Las ediciones anteriores de los
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documentos que hayan sido modificados o actualizados serán denominadas como “documentos
obsoletos”, por lo que carecerán de vigencia.
La documentación en vigor deberá estar soportada en formato físico (papel) y en formato digital,
siendo responsable el gerente –con apoyo de los organismos técnicos- de mantener la
conservación y custodia de los documentos originales, así como de los documentos obsoletos.
Dentro de las diversas funciones, le corresponderá entregar instrucciones para que la
documentación se encuentre disponible y de fácil acceso.
Quedará a criterio de la gerencia facilitar o no las copias en papel de los documentos que sean
requeridos, con el fin de minimizar los recursos físicos y potenciar el uso del recurso informático.
Tanto el control documental informático, como la comunicación de las modificaciones y

actualizaciones, y el control de la comunicación interna, deberán tratar de asegurar que las
personas conozcan, dominen y apliquen las directrices de los documentos.
Para los efectos del control de la documentación, se deberá mantener actualizada una lista de los
responsables que elaboren y tramiten la documentación. Asimismo, se llevará una lista de gestión
documental con las actividades actualizadas, que contendrá, al menos, lo siguiente:
a) La esencia del documento, señalando el número de ediciones.

b) Fecha de aprobación del documento; señalando el día, mes y año.
c) Fecha de entrada en vigencia del documento; señalando el día, mes y año.
d) El respaldo físico que soporta el documento, así como también, si es el caso, de un archivo
digital donde se deberá señalar su ubicación.
e) Identificar si el documento se encuentra vigente o está obsoleto.
f) Identificar a la persona responsable del control de la documentación.
En cuanto a los procedimientos que sirven de soporte para el proceso de seguimiento de la mejora
continua de la gestión, estos se componen del:
 Control documental.
 Control de Registros.
 Las auditorías internas.
 El control y tratamiento de las no conformidades.
 Las acciones correctivas.
 La gestión de los riesgos y sus oportunidades de amenazas.
El procedimiento documental1 será estructurado, de la siguiente forma:
a) Portada del procedimiento documental.
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Procedimiento documental: conjunto de operaciones a los cuales son sometidos los documentos en una
organización, de acuerdo a la información que contienen los documentos pueda llegar a las personas que lo necesiten.
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b) Ficha de control de documentos.

c) Ficha del historial de modificaciones.
d) Estructura y análisis de la documentación.
e) Desarrollo del procedimiento, estructura de cada procedimiento.
f) Los documentos se ajustarán a su origen específico, de acuerdo a las normativas vigentes.
Las necesidades para complementar la gestión del sistema2, deberá contener:
 El objeto, el alcance y el ámbito de aplicación del procedimiento.

 Referencias para la elaboración.
 Definiciones y antecedentes.
 Desarrollo y descripción del procedimiento.
 Registros, cuando corresponda.
 Anexos de la documentación complementaria, cuando corresponda.
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Necesidades para complementar la gestión del sistema: posibilita a las organizaciones para enfrentar con éxito los
numerosos retos incorporando el desarrollo de procesos y requisitos que se puedan cumplir y medir.
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COMENTARIO FINAL
Con el desarrollo de la documentación, la empresa no solamente logra una estabilidad en la
organización, sino que además permite de manera eficaz y directa controlar los riesgos de
seguridad y salud laboral, disminuyendo o eliminando las probabilidades de accidentes,
enfermedades profesionales y, también, asegurando el cuidado de la salud de los trabajadores y la
protección ante cualquier riesgo inherente a su trabajo. Con lo anterior, se logra que la empresa
reafirme su confianza y credibilidad hacia sus trabajadores, clientes y los proveedores.
Este sistema consiste en proporcionar a las organizaciones una idea para gestionar la seguridad y
la salud en el lugar de trabajo donde, por una parte, se puedan identificar y evaluar los riesgos
laborales; cumplir con las exigencias o requisitos legales (además de otros requisitos de
aplicación); definir una estructura organizativa, disponiendo las responsabilidades, funciones,
programación de actividades, registros, etc.; y, por último, permitiendo desarrollar, revisar y
mantener un sistema de gestión de seguridad y salud laboral.
Para llevar a cabo el sistema de gestión de seguridad y salud laboral,

debe existir un total compromiso de la gerencia y una correcta
asignación de funciones y responsabilidades a todo el talento humano
en general. De esta forma se podrá lograr la implementación,
mantenimiento y mejoramiento continuo de dicho sistema de gestión.
Para que una empresa marche bien, es necesario establecer una

comunicación interna y externa. A continuación se muestra un ejemplo.
https://www.youtube.com/watch?v=7RdUSioVfto
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REFERENCIAS
Balcells, G. (2014). Manual práctico para la implantación OHSAS 18001. Recuperado de:
https://prevencion.fremap.es/Buenas%20prcticas/LIB.019%20-
%20Manual%20implantacion%20OHSAS%2018001.pdf
Ministerio del Trabajo de Colombia (2015). Guía técnica de implementación del SGSST para
MIPYMES. Recuperado de:
http://www.mintrabajo.gov.co/documents/20147/51963/Guia+tecnica+de+implementa
cion+del+SG+SST+para+Mipymes.pdf/e1acb62b-8a54-0da7-0f24-8f7e6169c178
NuevaISO.com (s. f.) ISO 14001:2015. Sistema de Gestión Ambiental.
Recuperado de: https://www.nueva-iso-14001.com/pdfs/FDIS-14001.pdf
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2018). Importancia del apoyo en los Sistemas de Gestión. Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud Laboral. Semana 6.
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Importancia del apoyo en los sistemas de gestión

Al implementar el SGSSL se debe hacer

1. RECURSOS Y COMPETENCIAS NECESARIAS PARA LA

Planificar: Es la forma de preprarar las

Hacer: Proceso mediente el cual se

Verificar: Etapa que busca revisar si

Actuar: Desarrollo de las acciones que

La Seguridad y Salud Laboral (SSL), es la materia que se concentra en prevenir accidentes y

Además, para implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Laboral se deben

2. IMPORTANCIA DE LA TOMA DE CONCIENCIA EN LOS SGSSL

 Comprensión de las condiciones relacionadas a la SSL, así como también de las

La toma de conciencia sobre la prevención de riesgos laborales es vital,

3. DESARROLLO DE LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA EN

El proceso de comunicación se puede dividir en comunicación interna o externa por medio de

La comunicación interna asegura que los trabajadores de la empresa conozcan el sistema de

La coordinación de la seguridad y salud laboral promocionará entre los trabajadores la

Reuniones de Correos Inducción como

La comunicación externa es aquella información que es facilitada a los trabajadores y que no

Seguridad y salud ocupacional.

Auditorías de riesgo del trabajo.

Evaluación del riesgo.

Solicitudes de información sobre SST y SG.

4. CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN

 Fecha de publicación de los documentos.

La ficha de control de la documentación determinará, en las etapas de la elaboración, revisión y

a) Unidad, equipo o personal responsable.

c) Cargo o puesto del representante de la unidad, equipo o persona.

A modo de ejemplo, se presenta el siguiente Sistema de Gestión

Ejemplos de hojas de control documental

La documentación será objeto de revisión y actualización conforme a las necesidades de la gestión

El historial de las modificaciones describirá la siguiente información:

a) Número de versiones modificadas.

Al ser aprobadas las modificaciones, estas se actualizarán en la documentación conforme al

Tanto el control documental informático, como la comunicación de las modificaciones y

a) La esencia del documento, señalando el número de ediciones.

El procedimiento documental1 será estructurado, de la siguiente forma:

a) Portada del procedimiento documental.

b) Ficha de control de documentos.

Las necesidades para complementar la gestión del sistema2, deberá contener:

 El objeto, el alcance y el ámbito de aplicación del procedimiento.

Para llevar a cabo el sistema de gestión de seguridad y salud laboral,

Para que una empresa marche bien, es necesario establecer una

MIPYMES. Recuperado de:

NuevaISO.com (s. f.) ISO 14001:2015. Sistema de Gestión Ambiental.

Recuperado de: https://www.nueva-iso-14001.com/pdfs/FDIS-14001.pdf

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

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