LACTEOS LA ESMERALDA CÓDIGO: 1

VERSIÓN: 1.0
FECHA DE ELABORACIÓN: 08/11/2015
CONTROL DE DOCUMENTOS
Fecha Terminación: 12/11/2015
Firma: Firma: Firma:
GESTIÓN DOCUMENTAL
Elaboró: Benigno C. Revisó: Aprobó:
DEL SIG
Cargo: Cargo: Cargo:

1. OBJETIVO: Establecer las directrices para la planificación y ejecución de las auditorías

internas de calidad de LÁCTEOS LA ESMERALDA, con el fin de determinar la
conformidad con los requisitos de la Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001: 2008,
Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública (NTCGP 1000: 2009), legales, del
cliente y de la organización que le aplican a la Institución y evaluar si se mantiene la
eficacia del Sistema de Calidad.

2. ALCANCE: La Auditoria Interna tiene alcance en tres aspectos básicos de evaluación:

•Cumplimiento: verifica la adherencia de la entidad a las normas constitucionales, legales
y de autorregulación que le son aplicables.
• Estratégico: hace referencia al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el
desempeño de los sistemas gerenciales de la entidad. Evalúa el logro de los objetivos
misionales.
• Gestión y resultados: verifica las actividades relativas al proceso de gestión de la
entidad, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo
de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el
impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o
partes interesadas.

3. DEFINICIONES:
 Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar las(s) causa(s) de
una no conformidad detectada u otra situación indeseable. La acción correctiva se
toma para prevenir que algo vuelva a producirse.
 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
potencial u otra situación potencialmente indeseable. Se toma para prevenir que algo
suceda.
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 Alcance de la Auditoría: Marco o límite de la auditoría en el que se determina el

tiempo que se va a emplear, los procesos que se van a cubrir, la profundización de
las pruebas a realizar, los objetivos y la metodología aplicable.
 Auditado: Proceso o dependencia que es auditada.
 Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en
que se cumplen los criterios definidos para la auditoría interna.
 Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
 Conclusiones: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras
considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de ésta.
 Conformidad: Cumplimiento de un requisito.
 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Nota 1.
Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.
 Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se
usan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.
 Equipo auditor: Equipo conformado por uno o más auditores que llevan a cabo una
auditoría.
 Evidencia de Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de auditoría.
 No conformidad: Incumplimiento de un requisito
 Hallazgos de Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopilada frente a los criterios de auditoría. Los hallazgos de la auditoría pueden
indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría como
oportunidades de mejora (Tomado de la Norma Internacional ISO 19011. Directrices
para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental).
 Lista de verificación: Formato donde se consignan los criterios de auditoría que
serán verificados en la ejecución, teniendo en cuenta el ciclo PHVA, del macro
proceso a auditar.
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 No conformidad (NC): Incumplimiento de un requisito.

 Observación (OB): Incumplimiento parcial a un requisito que no afecta el servicio al
usuario.
 Oportunidad de Mejora (OP): Hallazgo a considerar que permite avance o mejora
continua del SIG.
 Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de
una auditoría.
 Programa: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo
determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Incluye todas las actividades
necesarias para planificar, organizar y llevar a cabo las auditorías.
 Requisitos CLIO: Requisitos de un proceso o procedimiento, producto y∕o servicio y
pueden ser del cliente, legales, de la organización o de la norma de calidad.
 Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de situación indeseada que puede afectar el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
 Verificación: Confirmación mediante la evidencia obje4tiva que se han cumplido los
requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

4. DISPOSICIONES GENERALES

Los auditores deben tener en cuenta las siguientes etapas para realizar la auditoría:

a. Revisión documental: La documentación se podrá consultar en la página web el link del

Sistema Integrado de Gestión y de requerir documentación complementaria a los líderes de
macroprocesos.

b. Diligenciamiento de los formatos de la auditoria "Plan de auditoria interna de

calidad", “lista de verificación (o listas de chequeo)”.
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c. Objetivos de la auditoría: Incluir en los objetivos de la auditoria la verificación de la

eficacia, la eficiencia y la efectividad de los macro procesos y y la capacidad de los controles
para detectar y bloquear efectivamente los riesgos existentes.

d. Ejecución de la auditoría:

- Reunión de apertura: El equipo auditor, realiza reunión de apertura con auditados, con el
fin de socializar el Plan de Auditoría, y aclarar dudas de los participantes. Para evidenciar la
asistencia del personal que participa en la auditoria se utiliza el formato “Registro de
Asistencia” (E.GC-01.F.07 ).

- Recolección de la información: A través de entrevistas, revisión documental, observación

del desarrollo de actividades y condiciones de las áreas, el auditor reúne evidencias
objetiva, teniendo en cuenta:

• Determinar si los procedimientos cumplen los requisitos de un Referencial.

• Determinar si los procedimientos se aplican, buscando evidencia en los registros.

• Determinar si los encargados de aplicar los procedimientos los comprenden y usan

efectivamente.

• Asegurarse de que los productos o servicios cumplen con las especificaciones, tomando
como evidencia los registros.

• Identificar si lo solicitado en la norma está documentado y si es efectivo.

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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

DESCRIPCIÓN DE LA RESPONSABL DOCUMENTO O

No. ACTIVIDAD (Diagrama de Flujo)
ACTIVIDAD E REGISTRO

INICIO Inicio del Procedimiento

Determinar los recursos

necesarios para el desarrollo de
Identificación de los recursos la auditoría (financiero, logístico, Jefe Oficina de Plan de Gastos
1
metodológico y humano). Control Interno operativos

Elaborar el programa anual de

Elaboración del cronograma de auditorías internas de calidad y
Auditoría Auditor de Cronograma de
2 presentar al Comité Coordinador
Calidad auditoría
de Control interno para su
aprobación.

Elaboración del programa de

Elaborar programa de auditoría Auditor de Programa de
3 Auditoría
Formato: F-CIG-AG-002 Calidad Auditoría
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Programar las auditorías en

Auditor Líder y/o
Capturación de formato Cronograma Auditorias
Equipo Auditor
4 de gestión a realizar durante el Lista de Chequeo
Información Previa año,
Oficina de
Control Interno

Identificar los riesgos asociados

a la implementación del Equipo Control
5 Elaboración de Riesgos del Matriz de Riesgos
programa de auditoría que afecte Interno
Programa de Auditoría el logro de los objetivos

Definir el Plan de Auditoría

Auditor Líder y/o
Definición del Plan de (Objetivos, criterios de auditoría,
equipo auditor
6 Auditoría fechas importantes, personal de Plan de Auditoría
Oficina de
contacto, enfoque y alcance de la
Control Interno
pruebas, equipo asignado)

Auditor Líder y/o

Aprobación del Plan de equipo auditor
Aprobar el plan de Auditoría.
7 Auditoría Oficina de Plan de Auditoría
Control Interno y
auditados.
Realizar la reunión de apertura y Auditor Líder y/o
socializar el plan de auditoría y equipo auditor
Realización de la Auditoría
8 resolver las inquietudes que se Oficina de Plan de Auditoría
presenten. Control Interno y
auditados.
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Aplicar técnicas de auditoría Auditor Líder y/o

Aplicación de Técnicas de (análisis y revisión, observación, equipo auditor
9 Evidencias
Auditoría inspección, confirmación, Oficina de
indagación, entrevista, cálculo). Control Interno

Auditor Líder y/o

Registro de Observaciones Determinar hallazgos positivos o
equipo auditor
10 (Hallazgos) negativos, fortalezas y Evidencias
Oficina de
oportunidades de mejora
Control Interno.

Auditor Líder y/o

Realización Reunión de Realizar mesa de trabajo para
equipo auditor
11 evaluar ejecución de la auditoría. Pre informe
Equipo Auditor Elaborar pre informe
Oficina de
Control Interno

Realizar reunión de cierre Auditor Líder y/o

(Informando al responsable del equipo auditor
Acta
Realización cierre de la auditoria proceso o dirección regional Oficina de
12 Informe de
auditada el resultado de la Control Interno y
Auditoria
auditoría, hallazgos y procesos
oportunidades de mejora). auditados.

Elaboración de Informe de Elaborar informe de auditoría Auditor Líder y/o

dentro de los 8 días hábiles equipo auditor Informe de
13 Auditoría
siguientes realización de la Oficina de auditoría
reunión de cierre. Control Interno
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Revisar, firmar y remitir el informe

Revisión, Aprobación y efe Oficina de Informe de
14 final dentro de los 2 días hábiles
emisión de Informe Control Interno auditoría
siguientes a la entrega por parte
del auditor.

Archivar Auditor Líder y Informes y

Archivar informe y papeles de secretaria papeles
15
trabajo, soporte de las auditorías. Oficina de archivados en
Control Interno carpeta

Proceso
16 Elaborar el informe de auditoría Informe
Elaboración de Informe auditado

NO
Si se generan no conformidades,
No continuar en la actividad 20 en
17
conformidades caso contrario pasar a la actividad
número 21.
SI

Dar respuesta a las no

Procesos
conformidades dentro de los 10 Formato de
18
Responder No auditados y
días hábiles siguientes a su acciones
conformidades Direcciones
recibo. correctivas
Regionales
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Elaboró: Benigno C. Revisó: Aprobó:
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Cargo: Cargo: Cargo:

Generar el Plan de Mejoramiento Formato Plan de

Elaborar Plan de por proceso, establecido por la Mejoramiento por
Oficina de Control Interno, Procesos proceso
19 Mejoramiento por conforme al seguimiento de la No auditados Registro de No
Proceso conformidad registrada(s) en el Conformidades
aplicativo de calidad. Aplicativo Calidad

NO

Plan de Si el plan de mejoramiento es

20 Mejoramient adecuado proceder a aprobarlo
de lo contrario devolver al
o Adecuado? responsable del proceso para
ajustes.
SI soportes de las
Verificar trimestralmente el acciones
grado de cumplimiento y Auditor Líder y/o registradas en el
Realización de Equipo auditor aplicativo vs el
constrastar el avance a las
21 Oficina de reporte entregado
Seguimiento acciones registradas en el Control Interno en el formato de
aplicativo de calidad y en el Procesos Plan de
plan de mejoramiento Mejoramiento por
procesos

22 FINAL
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VERSIÓN: 1.0
FECHA DE ELABORACIÓN: 08/11/2015
CONTROL DE DOCUMENTOS
Fecha Terminación: 12/11/2015
Firma: Firma: Firma:
GESTIÓN DOCUMENTAL
Elaboró: Benigno C. Revisó: Aprobó:
DEL SIG
Cargo: Cargo: Cargo:

6. DOCUMENTOS Y FORMATOS GENERADOS

TIEMPO DE RETENCIÓN
CÓDIGO DESCRIPCIÓN ARCHIVO ARCHIVO UBICACIÓN
ACTIVO INACTIVO
Formato F-CIG-
. Cronograma de Auditorías X Archivo
AG-001
Formato
Programa de Auditoría X Archivo
F-CIG-AG-002
Formato F-CIG- Informes anteriores a la
X Archivo
AG-003 auditoría
formato F-CIG-
Criterios de Auditoría X Archivo
AG-004
Formato
Informe de Auditoría X Archivo
F-CIG-AG-005