PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo es una actividad que integra cuatro elementos

fundamentales, desarrollados con el fin de aprovechar de forma eficiente los
recursos humanos, tecnológicos, económicos y materiales con los que cuenta la
organización. Los elementos que constituyen el proceso de la administración. son:

Planeación: En esta fase se fijan los objetivos y se determinan las acciones

necesarias para alcanzarlos, cómo y cuándo hacerlo, y quién lo hará. Se formula
un plan de las futuras actividades a realizar, para ello se requiere de la facultad de
visualizar donde estamos y hasta dónde queremos ir. La esencia de la planeación
es la minimización del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades.

Pasos de la planeación.
1. Definición de la oportunidad.
2. Establecimiento de objetivos.
3. Desarrollo de premisas.
4. identificación de alternativas.
5. comparación de alternativa a la luz de las metas deseada.
6. Elección de una alternativa.
7. Elaboración de planes de apoyo.
8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto

Tipos de planes.

Objetivos: son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representa no solo
el objetivo final de la planeación sino también hacia el que se encamina la
organización, la integración del personal, la dirección y el control.
Políticas: las políticas también son planes en el sentido de que constituyen
declaraciones o interpelaciones generales que guían o causan el pensamiento para
la toma de decisiones, esta es esencial porque conduce las actividades hacia los
fines y objetivos.
Procedimientos: los procedimientos son planes que establecen un método
obligatorio para realizar las actividades futuras, son series cronológicas de acción
requerida.
Programa:
Presupuestos
Organización: es agrupar las actividades necesarias para alcanzar los objetivos
establecidos previamente, consiste en distribuir las actividades de trabajo entre los
miembros del grupo de trabajo e indicar la participación y responsabilidades de
cada miembro, es decir, se crea una estructura organizativa. La distribución de
actividades se realiza con base en la naturaleza de las actividades requeridas, las
personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles.

Pasos de la organización.

1. Formular objetivos, políticas y planes de apoyo.

2. Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos.
3. Agrupar esta actividad de acuerdo con los recursos humanos y materiales
disponibles, y la mejor forma de usarlos, según las circunstancias.
4. Delegar en el jefe cada grupo la autoridad necesaria para desempeñar las
actividades.
5. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de
autoridad y flujos de información.

Dirección o ejecución: Consiste en influir en las personas para que contribuyan

a las metas de la organización. Implica dirigir, intervenir y motivar a los empleados
para que realicen sus tareas. Con el establecimiento del ambiente adecuado,
ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación,
enfoque de liderazgo, trabajo en equipo y comunicación.

ELEMENTOS DE LA DIRECCION.

1. Motivación al personal: La motivación es la labor más importante de la

dirección, a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención
de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados.

2. Liderazgo efectivo: El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la

empresa, ya que mediante él se imprime la dinámica necesaria a los recursos
humanos, para que logren los objetivos. En esta función se incluyen todas las
etapas de dirección anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que de
una supervisión efectiva dependerán:

 La productividad del personal para lograr los objetivos.

  La observancia de la comunicación.
 La relación entre jefe−subordinado.
 La corrección de errores.
 La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

Por lo tanto, el liderazgo está ligado con la supervisión y, de acuerdo con los
diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de
eficiencia y productividad dentro de la misma.

3. Mantener un excelente sistema de comunicación: La comunicación es un

aspecto clave en el proceso de dirección. La comunicación puede ser definida como
el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un grupo social.

El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicación

eficaces; cualquier información desvirtuada origina confusiones y errores, que
disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los
objetivos.

La comunicación consta de tres elementos básicos:

 Emisor, en donde se origina la información.

 Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
 Receptor, que recibe y debe entender la información.

Cualquier mínima falla en esta red de comunicación implica la desvirtuaron de la

información. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se
mencionara su clasificación más sencilla:

 Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organización y

fluye a través de los canales organizacionales.
 Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los
canales formales, aunque se puede referir a la organización. Este tipo de
comunicación por su carácter no formal puede llegar a influir más que la
comunicación formal e, inclusive, ir en contra de esta.

Requisitos de la comunicación efectiva.

Una buena comunicación implica la existencia de los siguientes requisitos:

 Claridad. el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitir la

información, debe ser accesibles para quien va dirigida.
 Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los
miembros de la empresa
  Aprovechamiento de la organización informal. La comunicación es más
efectiva cuando la administración utiliza la organización informal para suplir
canales de información de la organización formal.
 Equilibrio. Todo plan de acción administrativo debe acompañarse del plan de
comunicación para quienes resulten afectados.
 Moderación. La comunicación debe ser la estrictamente necesaria y lo más
concisa posible, ya que el exceso de información puede accionar burocracia
e ineficiencia.
 Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe
efectuarse por escrito y pasar solo a través de los canales estrictamente
necesarios, evitando papeleo excesivo.
 Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse y
perfeccionarse periódicamente.

Control
Su función es medir y corregir el desempeño individual y organizacional para
asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. El
control facilita el logro de los planes, éstos no se logran por si solos, más bien
orientan a los gerentes en el uso de los recursos para cumplir con metas
específicas, después se verifican las actividades para determinar si se ajustan a los
planes.

Pasos de control.

1) Establecimiento de estándares:
Los estándares son simples criterios de desempeño, se trata de puntos
seleccionados en todo un programa de planeación en lo que se realizan mediciones
del desempeño para que los administradores puedan conocer cómo van las cosas,
de tal forma que no necesiten supervisar cada paso de ejecución de los planes.

2) Medición del desempeño: La medición del desempeño con los estándares

debería hacerse, idealmente, en forma anticipada, con el fin de que las desviaciones
se detecten antes de que ocurra y se eviten mediante las acciones apropiadas.

3) Corrección de las desviaciones: los estándares deben reflejar los diversos

puestos en la estructura organizacional. Si el desempeño se mide de acuerdo con
ello, es más fácil corregir las desviaciones. Los administradores saben exactamente
donde se tiene que aplicar las medidas correctivas en la asignación de las tareas
individuales o de grupos.
La corrección de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como
una parte del sistema completo de administración y se puede relacionar con las de
más funciones administrativas.
TIPOS DE CONTROL.
 Control preliminar.
 Control concurrente.
 Control de retroalimentación.

TECNICAS DE CONTROL.
 Presupuesto
 Estado Financiero
 Punto de equilibrio

FACTORES A CONTROLAR.
 Cantidad
 Tiempo
 Costo
 Calidad

Principios del control

1.- Equilibrio. A cada grupo de delegación conferido debe Proporcionarse el

grado de control correspondiente. De la misma Manera que la autoridad se delega
y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo
debidamente ejercida.
2.- De la oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno, es
decir, debe explicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea
posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es
oportuno carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos
al mínimo.

3.- De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presentan

en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que
sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace
el análisis de las mismas si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

4.- Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el

costo que éste represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales
que éste reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica antes
de los resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de
control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y
tiempo que implica su implantación.

5.- De los estándares. El control es imposible si no existen "estándares" de

alguna manera prefijados, y será tanto mejor, cuanto más precisos y cuantificados
sean dichos estándares.

6.- De principio de excepción. El control administrativo, es mucho más eficaz y

rápido, cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto, más bien
que en los resultados que se obtuvieron como se había planeado. El control debe
aplicarse, referentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin
de reducir costos y tiempo delimitando adecuadamente cuáles funciones
estratégicas requieren del control. Este principio se auxilia de métodos
probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

7.- De la función controlada. La función controlada por ningún motivo debe

comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad del control. Este
principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control
no debe estar involucrada con la actividad a controlar. Una aplicación clara de éste
principio se puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los
estudios financieros de una empresa no será la persona más idónea para auditarlos
o determinar si no son verídicos o no ya que en dicha evaluación puede intervenir
aspectos de carácter personal.

8- De los objetivos:

Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no

es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
El Presupuesto en el proceso administrativo:

Un presupuesto es un método sistemático que expresa de forma cuantitativa los

objetivos que se propone alcanzar la administración de una empresa en un período
determinado, mediante la implementación de las estrategias necesarias para
lograrlo.
El de Proceso de elaboración de un Presupuesto forma parte de la Planeación y el
Control, como funciones del proceso administrativo. Además, la organización y la
dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de
alcanzar los objetivos. En otras palabras el presupuesto se relaciona de alguna
manera con cada uno de las funciones del proceso administrativo.

El Presupuesto representa una herramienta de planeación y control al reflejar el

comportamiento de indicadores económicos y se relaciona con los diferentes
aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa, ya que las
organizaciones son parte de un medio económico en el que predomina la
incertidumbre, y en consecuencia necesitan planear sus actividades para poder ser
competitivos en el mercado , en vista de que cuanto mayor es el grado
incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.

El control presupuestario como procedimiento de auditoria

El Control Presupuestario permite mantener los planes establecidos dentro de los
límites razonables, mediante este se comparan los resultados reales frente a los
Presupuestos, se determinan variaciones o desviaciones y se proporciona a la
Administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas.

La elaboración del presupuesto y el control son por tanto procesos

complementarios dado que el presupuesto define objetivos previstos, los cuales
serán alcanzados mediante la implementación de distintos medios, mientras que la
esencia del control presupuestario es la comparación entre lo planeado y el
resultado de su ejecución.
El objetivo fundamental del control presupuestario se centra en la información sobre
el nivel presupuestado de rendimiento, el nivel real y la desviación. Para que
posteriormente se pongan en marcha los planes y se modifiquen las actividades
futuras. Por lo tanto el control presupuestario va mucho más allá de la identificación
las desviaciones.

La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades

principales: Corregir fallas o errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores
de los procesos.
Para que el control y la auditoría sea efectiva debe desarrollarse como una unidad
y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: Control
Preliminar, Control concurrente, Control posterior

El control se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables

organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o
pueden llegar a influir sobre los objetivos de la empresa.
La aplicación del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede generar
distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicación indistintamente del proceso
que se quiera "controlar" es importante porque establece medidas para corregir las
actividades, de forma que se alcancen los planes exitosamente, se aplica a todo; a
unidades, a personas, y a los actos, determina y analiza rápidamente las causas
que pueden originar desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro,
localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que
se establecen las medidas correctivas, proporciona información acerca de la
situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en
el proceso de planeación, reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores, su
aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.

El Control interno incluye el plan de organización y todos los métodos y medidas de

coordinaciones adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus activos,
verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas... Un sistema de
control interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan con las
funciones de los Departamentos de Contabilidad, presupuesto y finanzas
Los elementos más importantes de un sistema de control interno pueden enunciarse
de la siguiente manera:
a) Definición de objetivos; b) Organización adecuada;
c) Comunicaciones internas ágiles;
d) Procedimientos efectivos y
e) Personal idóneo.