CARTILLAS DE INSPECCIÓN DE CONSTRUCCIÓN DE

EDIFICACIONES
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS
IA-1
ACTAS Y SU TRAMITACIÓN

ACTAS Y SU TRAMITACIÓN
Durante la vigencia del Contrato se hace necesario levantar y tramitar una serie
de actas, que están relacionadas con el desarrollo de los trabajos y las cuales
deben ser debidamente revisadas y conformadas por el profesional de la
Inspección, estas están relacionadas con las siguientes etapas de la obra:
Inicio de los trabajos
• Acta de Inicio
1. Aplicación Cláusula Penal
2. Prórroga

Paralización y Reinicio de los trabajos

• Acta de paralización
• Acta de reinicio

Terminación de los trabajos

1. Notificación de terminación de los trabajos
2. Acta de terminación
a. Cuadro de Cierre
b. Aplicación Cláusula Penal
3. Prórrogas
a. Solicitud de prórrogas

Aceptación Provisional
2. Solicitud de Aceptación Provisional
3. Acta de Aceptación Provisional
a. Conservación de la Obra

Recepción Definitiva
1. Solicitud de Recepción Definitiva
2. Acta de Recepción Definitiva

INICIO DE LOS TRABAJOS

Los trabajos deben iniciarse en el plazo previsto en el documento principal del Contrato
según lo establece las Condiciones Generales de Contratación en su Capítulo II Artículos 17 y
18
Se dejará constancia de la fecha en que se inicien efectivamente los trabajos mediante
Acta de Inicio que firmarán el Profesional Residente, el Contratista y el Profesional Inspector.
 • APLICACIÓN CLÁUSULA PENAL
Según las Condiciones Generales de Contratación en su Título II Capítulo II Artículo 18, se
establece lo siguiente:
Artículo 18°:
Si el Contratista no comenzare los trabajos dentro del plazo estipulado en el documento
principal o durante la prórroga, si la hubiere, pagará al Ente contratante, sin necesidad de
requerimiento alguno, por concepto de cláusula penal por cada día de retraso en el inicio, la
cantidad que señale el documento principal, sin perjuicio de que se declare la rescisión del
contrato si así lo estimare procedente el Ente Contratante, conforme a lo previsto en la letra
"d" del artículo 116 de este Decreto.

PARALIZACIÓN Y REINICIO DE LOS TRABAJOS

1. El Ente Contratante podrá ordenar, mediante el Acta de Paralización, la paralización de la
obra por alguno de los siguientes motivos:
• Cuando el Contratista no mantenga, por mas de una semana, al frente de
sus trabajos un Profesional en ejercicio legal (Profesional Residente), con
poder suficiente para actuar por el Contratista durante la ejecución de los
trabajos.( Según Cap. III Art. 21 de las Condiciones Generales de
Contratación)

Tips: El Profesional Inspector está autorizado para ordenar la paralización de

la obra por este motivo

• Cuando el Contratista no cumpla las normas y especificaciones de la

obra.(Según Cap. II Art.46 de las Condiciones Generales de
Contratación)

Tips: En este caso el Profesional Inspector solo podrá ordenar la paralización

de parte de la obra donde se incumplan las normas. En la práctica , sin
embargo, ello puede dar lugar a la paralización total de la obra en el campo

• Cuando los procedimientos o equipos empleados por el Contratista

resulten insuficientes, el Contratante podrá suspender los trabajos, sin
perjuicio de la facultad de rescindir el contrato. ( Según Cap. III Art. 19 y
20 de las Condiciones Generales de Contratación)

Tips:Para que dicha paralización sea procedente, previamente se deberá

ordenar por escrito al Contratista mejorar los procedimientos y el empleo de
los instrumentos mas convenientes

2. El Contratista tendrá derecho a la paralización de la obra por los siguientes motivos:

• El contratista tendrá derecho a paralizar la obra, en caso de que el ente

contratante tenga un atraso mayor de treinta (30) días calendario en el
límite establecido para el pago del anticipo, hasta tanto se realice el pago
( Según Cap. I Art. 53 de las Condiciones Generales de Contratación)

• Cuando el ente contratante tenga un atraso en los pagos de valuaciones

por más de sesenta (60) días calendario por cantidades superiores al
diez por ciento (10%) del monto total del contrato más el porcentaje que
represente el saldo no amortizado del anticipo, el contratista tendrá
derecho a paralizar la ejecución de la obra hasta tanto se realice el pago
y en este caso se considerará otorgada una prórroga automática por
 tiempo igual al de la paralización de la obra. (Según el Cap. III Art. 60 de
las Condiciones Generales de Contratación)

• La demora por parte del ente contratante en obtener los derechos de

paso o en entregar los materiales a que se obligó en el contrato

Tips:En todo caso, para ejercer este derecho, el contratista deberá notificar al
ente contratante su decisión de paralizar la obra por lo menos con siete (7)
días de anticipación.

3. El Inspector deberá anexar al Acta de Paralización un Informe donde se exprese

claramente los motivos de la paralización
4. Al cesar la causa de paralización deberá levantarse el Acta de Reinicio correspondiente,
que firmarán el Profesional Residente, el Contratista y el Profesional Inspector.

TERMINACIÓN DE LOS TRABAJOS

1. Hacia la terminación de la obra, el Contratista participará por escrito al Inspector co la
anticipación de diez (10) días calendarios, por lo menos, la fecha en que estima finalizar la
obra, salvo que el contrato indique otro lapso, según lo establece las Condiciones
Generales de Contratación en su Título VII Capítulo I Artículos 86
Este documento supone solamente la terminación de la obra, dejando constancia de
algún detalle menor que pudiera faltar, el cual sería objeto de verificaciones posteriores

Tips:El acta servirá fundamentalmente como constancia del cumplimiento o

incumplimiento del plazo previsto en el contrato

Se dejará constancia de la fecha en que se terminen efectivamente los trabajos mediante

Acta de Terminación que firmarán el Profesional Residente, el Contratista y el Profesional
Inspector.

Tips: A partir de esta fecha empieza a correr el lapso de garantía de la obra

establecido en el Documento Contractual (Artículo 101, decreto 1.417)

• CUADRO DE CIERRE DE CANTIDADES DE OBRA

El Contratista presentará a la Inspección un Cuadro de Cierre con las mediciones finales, de las
cantidades de obras contratadas, para su respectiva revisión y conformación, según lo establece
las Condiciones Generales de Contratación en su Título VII Capítulo I Artículos 90
Este Cuadro de Cierre deberá contener, renglón por renglón, las Cantidades de obra previstas en
el presupuesto, las realmente ejecutadas (aumentos o disminuciones causadas por inexactitudes
de los cómputos) y las variaciones debidas a las obras adicionales, extras, complementarias o
nuevas, debidamente autorizadas.
El Inspector revisará este cuadro, confrontándolo con las cantidades de obra presentadas en las
planillas de Demostración de Obra Ejecutada que acompañaron a las sucesivas valuaciones
presentadas hasta ese momento. En caso de aparecer alguna diferencia, se devolverá el cuadro
para su debida corrección

• APLICACIÓN CLÁUSULA L PENAL

Según las Condiciones Generales de Contratación en su Título VII Capítulo I Artículos 90
se establece lo siguiente:
“Artículo 90°:
Si el contratista no terminare los trabajos en el plazo estipulado o en el de la prórroga o prórrogas
si las hubiere, pagará al ente contratante, sin necesidad de requerimiento alguno, como cláusula
penal, una cantidad cuyo monto será fijado en el documento principal por cada día de retraso en la
terminación de la obra. En todo caso, las multas por atraso en el tiempo de ejecución de la obra no
podrán ser mayores del quince por ciento (15%) del monto total del contrato, sin menoscabo de lo
establecido en el literal "a" del artículo 116 de este decreto”.

ACEPTACIÓN PROVISIONAL
Dentro del plazo de sesenta (60) días contados a partir de la fecha del Acta de Terminación, el
Contratista solicitará al Ente Contratante la Aceptación Provisional de la obra (Artículo 91,
Decreto 1417). A tal efecto, deberá haber terminado la limpieza general de la obra y desmontado y
transportado las instalaciones provisionales, de acuerdo con los términos del contrato

Tips: La Solicitud deberá ser por escrito y acompañada de los siguientes

recaudos debidamente conformados por la Inspección::
• Medición final y Cuadro de Cierre de la Obra.
• Planos definitivos de construcción de la obra
• Constancia de que no quedaron explosivos en la obra, si es el caso
• Planos, dibujos, instrucciones, manuales y demás documentos
relativos a los equipos incorporados en la obra
• Balance de materiales

El Ente Contratante designará una comisión que llevará a cabo la Recepción Provisional y le
participará al Contratista esa designación
Según las Condiciones Generales de Contratación en su Título VII Capítulo I Artículos 93
se establece lo siguiente:
“Artículo 93°:
Dentro de los noventa (90) días calendario siguiente a la fecha en que haya sido presentada la
solicitud de Aceptación Provisional de la obra, el ente contratante procederá a una revisión general
de ésta. Si de esa revisión resultare que la obra ha sido ejecutada de acuerdo con el contrato, se
procederá a su Aceptación Provisional y se levantará un Acta de Aceptación Provisional que
firmarán el contratista, el ingeniero residente y el o los representantes del ente contratante
designados al efecto”.
Si el Ente Contratante encontrare defectos en la obra, no efectuará la Aceptación Provisional y
hará por escrito la correspondiente participación al Contratista a fin de que éste proceda a realizar
a sus expensas las reparaciones que fueren necesarias

• CONSERVACIÓN DE LA OBRA
Una vez firmada el Acta de Terminación, comienza el lapso de garantía, durante el cual el
Contratista está obligado a mantener la obra en buen estado, por el lapso que fije en particular
cada contrato, Según las Condiciones Generales de Contratación en su Título VII Capítulo III
Artículos 101 y siguientes
“Artículo 101°:
En el documento principal se determinará el lapso de garantía necesario para comprobar si la obra
no presenta defectos y si sus instalaciones, equipos y servicios funcionan correctamente. Este
lapso de garantía comenzará a contarse a partir de la fecha del Acta de Terminación de la obra.”

Tips: El Contratista quedará exonerado de esta obligación desde el momento

en que por autorización del Ente Contratante, la obra sea puesta en uso. En
tal caso se levantará un Acta denominada de Toma Anticipada o de Entrega
al organismo Cliente (Ver Art. 100)
“Artículo 100°:
El ente contratante podrá, cuando causas especiales así lo exijan, tomar posesión de aquellas
partes de la obra que se encuentren terminadas, aún cuando no se hubiere efectuado la
Aceptación Provisional. En este caso, se levantará un acta de entrega de las áreas de que se trate,
en la que se dejará expresa constancia del estado de la obra, de los defectos que ésta presente y
de las disposiciones sobre su mantenimiento y conservación hasta la Aceptación Provisional”.
Contratista.

Tips: El Contratista podrá incluir en su presupuesto una o varias partidas

donde se incluya los gastos del mantenimiento de la obra durante el plazo de
garantía Según las Condiciones Generales de Contratación en su Título I
Capítulo I Artículos 2 cláusula 3

El Ente Contratante, durante la vigencia del lapso de garantía, podrá notificar al Contratista
cualquier defecto de la obra o parte de ella no hecha de conformidad con el contrato, a fin de que
proceda a reconstruir o reparar las partes defectuosas. Si el Contratista no ejecutare los trabajos
ordenados, el Contratante podrá hacerlo por terceras personas, cargándolos luego a la cuenta del
Contratista. Según las Condiciones Generales de Contratación en su Título VII Capítulo III
Artículos 99:
“Artículo 99°:
Después de haberse efectuado la Aceptación Provisional y antes de que se lleve a efecto la
Recepción Definitiva, si el ente contratante comprobare que alguna parte de la obra ha sido
defectuosamente ejecutada o no ha sido hecha de acuerdo con lo previsto en el contrato, hará la
correspondiente participación al contratista para que realice a sus expensas las reparaciones o
reconstrucciones que sean necesarias. En este caso se aplicará el procedimiento señalado en el
artículo 74 de este decreto”.

RECEPCIÓN DEFINITIVA
Al final del lapso de garantía, el Contratista deberá solicitar al Ente Contratante la Recepción
Definitiva de la obra. Dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la solicitud, el Ente Contratante
hará una inspección general.
Si los delegados del Ente Contratante encontraren la obra conforme al contrato y a los planos
definitivos, se procederá a la aceptación final de la obra, firmando el Acta de Recepción Definitiva,
conjuntamente con el representante del Contratista y cualquier otro representante designado por el
Ente Contratante y se procederá al finiquito de las garantías establecidas en el contrato, siempre
que no existieran reparos sobre las cantidades o tipos de obra ejecutados. Según las Condiciones
Generales de Contratación en su Título IV Capítulo III Artículos 106 y siguientes

Tips: “Artículo 110°:

Si en el término de noventa (90) días calendario después de presentada la solicitud de Recepción
Definitiva de la obra, el ente contratante no hubiere notificado al contratista que debe hacerle
reparaciones o Correcciones, se tendrá por realizada la Recepción Definitiva y se procederá en la
forma dispuesta en el artículo anterior.”
 CONTROL DE ACTAS Y SU TRAMITACIÓN
Para facilitar y mantener el contrato actualizado es recomendable que la Inspección inicie el control
de la tramitación de las actas del contrato de la obra siguiendo el orden establecido en la
Cronología de Actas y mediante un cuadro de Control de Actas que debe ser actualizado
periódicamente.
Este cuadro debe ser anexado en el Informe Mensual de avance de obra

Tips: En dicho cuadro debe reflejarse la fecha de presentación de las actas según el documento
Principal y las fechas reales según ocurran