Cómo preparar la presentación oral

Preparar la presentación oral con esmero y dedicación, centrándose en la estructura, los

detalles, la presentación gráfica, las fotos, los textos, además de cuidar el tiempo de
exposición y la calidad del “evento” en todos sus aspectos. Es fundamental entrenar
varias veces la presentación con los asesores, con amigos, la familia y con quien pueda
aportar consejos y recomendaciones.

La primera decisión a tomar es definir cómo va a hacerse la presentación. Normalmente

las presentaciones profesionales se preparan en Power Point; lo anterior no excluye que
puedan utilizarse otros medios. Analice la posibilidad de hacer una presentación sin
proyector, en forma de obra de teatro, por ejemplo, con la ayuda de “actores” si es
necesario. Finalmente se trata de temas innovadores para la empresa, atrévase a salirse
del paradigma del Power Point siempre y cuando presente una sesión de calidad.

Una vez definido el medio:

1 1) Construya la “espina dorsal” de su presentación, a veces es mejor hacerlo en

hojas blancas con lápiz.
2 2) Defina el mensaje en cada filmina (si va a usar Power Point) y mida el valor
agregado de cada una.
3 3) Coloque un título a cada una de ellas, o una palabra clave.
4 4) Solo después de eso comience a construir el mensaje dentro de su filmina.
5 5) Deje una sesión al final de back-up con información adicional que podría
ayudarle en la sección de preguntas y respuestas.

Se ha comprobado que el público solo logra retener tres conceptos de una presentación,
no importa que tan larga o corta sea, que tan profunda o superficial, tres son los
conceptos que va a llevarse. Esto es importante porque se deben definir estos tres
conceptos importantes, y se deben presentar en cada una de las tres fases de una
presentación. Estos tres conceptos deben estar claramente identificados y destacados.
Tratar de colocar un cuarto concepto no va a resultar, más bien quita fuerza a los otros
tres y “ensucia” la presentación. Una forma de poder referirse a ellos durante la
presentación es utilizando repetidamente palabras clave que los identifiquen,
obviamente, que no resulte demasiado evidente y no quite fluidez a la presentación.

Una presentación oral se compone de tres partes:

1 1) La introducción, en la cual se define el objetivo (por ejemplo podría ser

“presentar una nueva alternativa a la actual sistemática de...”). La duración de la
introducción no debe pasar de los 2 ó 3 minutos y no debe entrar en detalles; define el
reto o propuesta, explica la metodología y anticipa las conclusiones más importantes.
Uno de los propósitos de una introducción es despertar el interés en el tema. Es válido
utilizar una anécdota, una experiencia, inclusive una caricatura para introducir el
argumento.
2 2) El desarrollo, es la fase más larga de la presentación. Lo más importante es
recordar que el público solo retiene tres conceptos, por lo tanto esta fase se debe
estructurar sobre cada uno de ellos. Se recomienda que sean presentados uno después
de otro y, si necesario, al final amarrarlos. El tiempo de duración de esta fase es de 25 a
30 minutos, sobre este parámetro se decide la cantidad de información a presentar y el
grado de profundidad a utilizar. Para poder construir esta fase, se debe escribir en una
hoja toda la información que se pretende presentar, entrenar el tiempo necesario para
exponer y ajustar el material al tiempo que se tiene a disposición. Solo después de esto
hay que preparar las filminas necesarias que acompañan la presentación. No se debe
cometer el error de construir una presentación con una cantidad de información que el
estudiante considera necesaria, y después ajustar la velocidad de la exposición al tiempo
disponible. La experiencia enseña que es mejor eliminar información que acelerar el
habla.
3 3) La conclusión, de un máximo de 3 minutos, representa “el clímax del clímax”,
en el sentido de que debe darse un empuje final lo más fuerte posible a los argumentos
presentados, dentro del contexto de los tres conceptos. Cerrar con “emoción”, mucha
fuerza y convencimiento es muy poderoso siempre y cuando se perciba que esta misma
emoción y convencimiento están siendo compartidos por el público. Cerrar una
presentación teniendo al público “alineado” (no alienado) es la mejor demostración de
que el proyecto ha gustado y que los argumentos han sido aceptados. En caso de que
no se perciba en el público este sentimiento, es recomendable mantener una posición
más neutra y equilibrada.

Sesión de preguntas y respuestas

Luego de la presentación, se abre una sesión de preguntas y respuestas entre el comité
evaluador y el estudiante. Algunas veces se aceptan preguntas de terceras personas que
asisten a la presentación, pero con autorización del presidente de la comisión
evaluadora. Hay que recordar que el estudiante es el mayor experto en el tema que se
está tratando, por lo que no debe temer a las preguntas. Normalmente las preguntas
son de aclaración o de extensión, para puntualizar algún argumento con más detalle. Si
se recibe una pregunta que no entra en el contexto del tema, no es aconsejable tratar de
responderla, es mejor no responder que ofrecer una respuesta incorrecta. Si la pregunta
sí tiene sentido dentro del contexto del tema, pero el estudiante no sabe responderla, es
mejor declarar ignorancia que tratar de dar una respuesta cualquiera.

Como se ha indicado en reiteradas ocasiones el futuro profesional del estudiante puede

depender de su proyecto de titulación, de su presentación oral y sobre todo de la sesión
de preguntas y respuestas. En esta fase el expositor tiene toda la atención de su público,
más de la que tuvo durante su presentación porque la sesión de preguntas y respuestas
tiene una dinámica distinta: cambian los valores en el campo, cambia el manejo del
poder (el expositor ya no lo tiene), cambia la perspectiva y la temática porque ya no se
presenta una propuesta, ahora el que se presenta es el expositor, su conocimiento, su
perspicacia, su habilidad frente a situaciones imprevistas e inesperadas. Brillar en esta
fase es fundamental, y el estudiante ha tenido la oportunidad de prepararse a fondo para
este momento al construir con mucho esfuerzo su proyecto de titulación.
Otras recomendaciones generales para presentaciones en público
A continuación una lista de consejos prácticos para presentaciones en público:
1 1) Lo más importante de una presentación es su sencillez. No hay que generar
una avalancha de textos, gráficos, cuadros y figuras llenas de números que solo van a
conseguir cansar al auditorio.
2 2) Recordar que el auditorio solo puede llevar a cabo una actividad: o escuchar
mientras el expositor habla, o concentrarse en la pantalla y analizar lo que está escrito o
dibujado. De este concepto nace la necesidad de escribir poco texto, nunca párrafos
enteros; se recomienda usar la regla del 7×7, o sea, poner en una diapositiva de un
máximo de 7 líneas de texto, compuestas por un máximo de 7 palabras cada una.
3 3) Es importante cuidar los contrastes de colores, buscando siempre maximizar la
facilidad de lectura, por ejemplo evitar letras de color amarillo sobre fondo blanco. Arial,
colibrí y helvética son los tipos preferidos de letras, de color negro sobre fondo blanco, al
usarlos no hay error.
4 4) Al existir texto es recomendable acompañarlo de fotos o diseños que completen
el concepto escrito. Las fotos pueden transmitir un mensaje poderoso y pueden generar
emociones y sentimientos. Utilizarlas con criterio es todo un arte. Se debe seleccionar
las fotos enfatizando el mensaje que se desea transmitir, buscando sinergia con el texto.
A veces una foto ocupa todo el fondo, a veces solo parte; es importante que exista buen
contraste que facilite la lectura del texto escrito.
5 5) Si la foto ocupa todo el fondo de la diapositiva y sobre ella existen otros
elementos (gráficos, por ejemplo), es importante que estos elementos nunca lleguen a
cubrir la foto de tal manera que no se pueda entender su tema. No se recomienda que el
fondo siempre tenga la misma foto en toda la presentación, en tal caso, es mejor buscar
un fondo neutro que no transmita mensajes.
6 6) Se recomienda no utilizar tablas, a menos que sean estrictamente necesarias, y
de ponerlas, que tengan pocas filas y columnas. Los gráficos transmiten un mensaje más
directo cuando se trata de analizar números; es importante que las unidades de cada eje
sean fácilmente identificables, así como el título y el texto anexo. Utilizar gráficos en tres
dimensiones solo cuando sean muy sencillos.
7 7) Generar una presentación sencilla con pocos elementos y pocas diapositivas
no significa que el tema sea sencillo. El mensaje de la presentación nace del expositor,
no de una larga serie de cuadros en exposición. Cuanto más simples las diapositivas,
más atención pondrá el público a su expositor. Cuando el famoso Michael Porter se
presentó en México DF, en 2004, en el Centro Banamex, su presentación fue de 26
diapositivas que solo contenían una palabra cada una, sin fotos ni diseños ni gráficos.
Cada diapositiva tenía un color de fondo y un color de texto diferente. El público puso
atención a su interesantísima disertación, cuya secuencia de diapositivas solo resultó útil
al expositor, sin por esto disminuir el valor de toda la presentación.
1 8) Llegar al lugar de la presentación con mucha anticipación, una hora antes si
posible. Debe disponerse del tiempo para probar todo el equipo de soporte: proyector,
computador, micrófono (de necesitarse), etc. Recordar que las presentaciones en
Microsoft Office muchas veces no son compatibles entre distintas versiones; si el
software a ser utilizado en la presentación es de una versión anterior, o posterior al que
se utilizó para prepararla, es posible que se presenten textos desacomodados que
tendrán que realinearse en el momento. Hay que contar con una copia de seguridad de
la presentación por si la llave USB no funciona.
2 9) Llegar anticipadamente y constatar que todo está en orden ayuda a tener unos
minutos de calma, relajación y concentración. Hacer ejercicios de respiración es una
excelente forma de prepararse para el evento.
3 10) Al comenzar la presentación, no olvidar presentarse a sí mismo y hacer los
agradecimientos necesarios. No extenderse demasiado en ellos, recordando que la
opinión que el público tendrá de toda la presentación se forma en los primeros 30
segundos y difícilmente cambia a lo largo de la exposición.
4 11) Se puede comenzar la presentación con una frase de impacto, un chiste, una
anécdota, sin embargo si el expositor no tiene gracia para esto, es mejor evitarlo. Lo
importante es ser natural, no tratar de transmitir una imagen ajena.
5 12) Toda la presentación debe tener fluidez, se debe entrenar una y otra vez para
evitar cualquier bloqueo durante la exposición. Además, se debe ser lineal en el ritmo,
llevar un reloj que permita monitorear el tiempo transcurrido.
6 13) Lo anterior no significa que debe mantener siempre el mismo tono de voz,
más bien es recomendable variarlo para destacar conceptos específicos. Es importante
medir la “energía” del público, si se percibe que esta disminuye, se puede aumentar el
tono de voz, hacer movimientos, buscar un punto de contacto con las personas
mirándolas a los ojos, cambiando con frecuencia de persona, de forma aleatoria, cambiar
de lado si el espacio lo permite, etc.
7 14) Hay que evitar mirar siempre el mismo lado de la sala o mirar fijamente un
punto, mirar al techo, al suelo o hacia el infinito, no mantener las manos en los bolsillos.
No apoyarse ni sentarse. Se puede utilizar un puntero láser, siempre que la mano no
tiemble.
8 15) Otra manera de subir la energía del público es formular preguntas y conceptos
que estimulen la generación de ideas. Con frases del tipo “imagínense ustedes si en el
futuro próximo pudiéramos...” de esta manera se traen de vuelta a la presentación los
que están distraídos o aburridos. También pueden lanzarse al público preguntas con el
cuidado de que el expositor las responda, buscando estimular la participación pasiva,
generando curiosidad.
9 16) Un último consejo: al filmar la presentación al entrenarla, se percibirán
muchos defectos que podrán subsanarse al momento de la presentación oficial.