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FORMATIVO
ANALIZAR Y ESTRUCTURAR
EL DESARROLLO DE UN
SISTEMA DE INFORMACION
QUE CONTRIBUYA CON EL
MEJORAMIENTO DE LOS
PROCESOS DE LAS AREAS DE
GESTION ADMINISTRATIVA
EN EL SECTOR PRODUCTIVO
MJ V2.
ALUMINIO&HIERRO
Yulibeth Ardila, Farid Orozco, Lina Carrillo, Nancy Franco, Cristian
Meneses.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
LISTA DE VERIFICACION
1 .P LANEAR SI NO NA O BSERVACIO N
1.1 ¿Tiene misión? X
1.2 ¿La misión se encuentra visible? X
1.3 ¿La misión se encuentra actualizada? X
1.4 ¿Conocen sus empleados la misión? X
1.5 ¿Va encaminada la empresa a la misión? X
1.6 ¿Tiene visión? X
1.7¿La visión se encuentra visible? X
1.8¿La visión se encuentra actualizada? X
1.9¿Conocen sus empleados la visión? X
1.10¿La empresa cuenta con valores corporativos? X
1.11¿Conocen los trabajadores los valores corporativos? X
1.12¿Los valores corporativos son aplicados dentro de la empresa? X
1.13¿Cuenta con politica de calidad? X
1.14¿Conocen sus trabajadores la politica? X
1.15¿Cuenta con la política de prevención de riesgos laborales? X
1.16¿Cuenta con la politica de seguridad y salud en el trabajo? X
1.17¿Gestiona y miniza el impacto ambiental? X
1.18¿Realiza autodiagnósticos de actitudes emprendedoras? X
1.19¿Cuenta con un plan de inversiones? X
1.20¿Cuenta con un plan marketing? X
2 . O RGANIZAR X
21.¿Cuenta con un líder? X
2.2¿Cuenta con un organigrama? X
2.3 ¿Se encuentra en función el orden jerárquico? X
2.4 ¿Cuenta con un manual de funciones establecido? X
2.5 ¿Cuenta con unidades operativas? X
2.6 ¿Cuenta con un comité de evaluación? X
2.7 ¿Selecciona y coloca a los trabajadores en el puesto adecuado? X
3 . DIRIGIR X
3.1 ¿Reciben sus empleado capacitaciones requeridas? X
3.2 ¿Motiva a los miembros de la organización? X
3.3 ¿Comunica con efectividad la información necesaria? X
3.4 ¿Satisface las necesidades de los empleados a través de esfuerzo en el trabajo? X
3.5 ¿Cuenta con canales de comunicación? X
3.6¿Supervisa el trabajado de los trabajadores? X
3.7 ¿Promueve la participación grupal en la organización? X
3.8 ¿Tiene en cuenta a sus trabajadores en la toma de decisiones? X
4 . CO NTRO LAR
4.1 ¿ lleva un seguimiento de las actividades implementadas? X
4.2¿Define estándares para medir el desempeño de los trabajadores? X
4.3¿Se realizan evaluaciones de desempeño? X
4.4 ¿Se realizan auditorias pertinentes? X
4.5 ¿Corrige desviaciones y garantiza que se haga la planeación? X
4.6 ¿Lleva la contabilidad requerida por la empresa? X
4.7 ¿Cuenta con los permisos vigentes para laborar? X
5 . SERVICIO AL CLIENTE X
5.1 ¿Capacita al personal para mejorar el servicio al cliente? X
5.2 ¿Brinda solución a los problemas que presentan los usuarios? X
5.3 ¿Define parámetros para identificar prioridad de servicio? X
5.4 ¿Se interesa por las necesidades del cliente? X
5.5¿Acepta mejoras en el ámbito de servicio al cliente? X
5.6 ¿Cuenta con un servicio posventa? X
5.7¿Cuenta su empresa con un buzón de sugerencia? X
5.8 ¿Cuenta con la tecnología adecuada? X
5.9 ¿Cuenta con página web? X
6 . GESTIÓ N DO CUMENTAL
6.1 ¿Capacita al personal en gestion documental? X
6.2 ¿Implementa el sistema de gestión de documentos electrónicos? X
6.3 ¿Cuenta con una base de datos adecuado? X
6.4 ¿Se encuentra actualizada la base de datos? X
6.5 ¿Cuenta con un sistema de recolección de información? X
6.6 ¿Provee espacios de almacenamiento para la documentacion? X
6.7¿Cuenta con un espacion fisico para archivo? X
6.8¿Tiene una persona encargada de administrar el archivo? X
6.9¿Cuenta con un codigo de conducta? X
6.10¿Cuenta con un reglamento sancionatorio para el personal? X
6.11¿Conocen sus empleados el reglamento o codigo de conducta? X
6.12¿Conocen los limites y extremos a los que deben llegar? X
6.13¿Evita conflitos dentro de las instalaciones? X
PLANEACION ESTRATEGICA
MISIÓN
VISIÓN
MJ ALUMINIO para el año 2020 desea cumplir las expectativas de contar con un
local más amplio, y con un personal capacitado y altamente calificado para generar
mayor utilidad y sostenibilidad en el mercado laboral.
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
VALORES Y PRINCIPIOS
POLITICAS ESPECÍFICAS
Políticas de calidad
La empresa va enfocada a cumplir las actividades legales y vigentes en el
proceso adecuado a la fabricación del producto con estándares de calidad.
Nuestros productos brindan una alta durabilidad, puesto que es resistente y
ligero las cual nos garantiza una mayor seguridad.
Aplicando las Normas ISO 14001 en nuestros procesos de fabricación en los
que identificamos, priorizamos y gestionamos los riesgos ambientales
minimizando el impacto en el planeta.
Somos comprometidos y responsables entregando el producto Justo a tiempo
lo cual garantiza fidelización por parte del cliente.
Políticas Venta
La empresa desarrolla publicidad, para la difusión de los productos que
ofrecemos.
Políticas de Producción
La empresa se adapta a las necesidades y gusto que presente el cliente.
Hacer un mantenimiento preventivo de todas las maquinarias de trabajos cada
tres meses para que el producto sea de la mejor calidad.
Políticas de personal
El personal contratado o admitido debe contar con cualidades excepcionales y
experiencia en el área de carpintería y aluminio.
Se hará una rotación del personal en su área de acuerdo a la experiencia y
compromiso del subordinado.
Dotación de los recursos humanos y materiales necesarios para su consecución;
incluyendo el adiestramiento y la capacitación periódica del personal.
La atención personal y profesional de forma rápida, eficaz y cualificada.
Motivación constante al equipo de trabajo y las enseñanzas de nuestros errores
para mejorar.
Posicionar la empresa siendo altamente competitivos en nuestro mercado;
basado en la confianza y fidelización de nuestros clientes.
FORTALEZAS DEBILIDADES
OPORTUNIDADES FO DO
1. Adaptación a los cambios. 3.2 Diseño de obras personalizadas en 1.1 Crear plataformas web que
2. Los clientes buscan un factor aluminio, fidelizando al cliente con el contribuyan al mejoramiento de la
personalizado en cerramientos. productos para lograr su satisfacción y empresa.
generar ingresos por medio de esta. 4.1 Implementar un software de
3. No cuenta con competencia en el
4.1 Potencial y entrega por parte del contable que mejores el registro de
sector. gerente para realizar innovaciones y nómina y facturación de la empresa.
4. Lanzamiento de nuevos cambios en lo que ofrece. 3.1 Implementar el manejo de redes
proyectos de edificaciones, que 2.4 Compromiso por parte del sociales y pagina web.
requieran la implementación de personal, en el ensamble, fabricación e 3.2 A través de las plataformas virtuales,
estructuras en aluminio. instalación de las obras en los que se se busca tener mayor interacción con los
requieran los cerramientos. clientes.
3.2 Presentar ideas de productos, para
ampliar el portafolio de los servicios
que presta.
AMENAZAS FA DA
1. No es reconocida en el área. 4.1 debido a la falta de reconocimiento 1.1 implementar un marketing en redes
2. Alta competitividad de empresas de la empresa en el sector, se muestra sociales y una plataforma virtual,
especializadas en el aluminio. interés por parte del Gerente en que mejore el posicionamiento de la
adoptar cambios, que contribuyan al empresa en el sector.
3. Tendencia de los clientes a preferir
mejoramiento de la misma. 4.5 Implementar un sistema de
bajos precios por productos de 1.3 Excelente calidad en los productos, información tipo escritorio, que
calidad. debido a su alta durabilidad, lo que optimice los procesos contables.
4. Descenso del mercado en conlleva a pagar precios módicos. 2.5 Se propuso implantar una
temporadas del año. 1.2 La buena calidad de los productos, planeación estratégica, que contribuya
5. Estabilidad y rentabilidad de lleva a posicionarse a un buen nivel, al direccionamiento y continuidad de la
empresas de aluminio en con respecto a la alta competitividad empresa.
de otras empresas dedicada a la
Barranquilla.
fabricación de cerramientos en
aluminio.
6.4 Las ventas de los productos se
relacionan con las temporadas altas del
año, donde se incrementa mayor
demanda de los productos ofertados.
ORGANIZACIÓN
ORGANIGRAMA
Gerente
3. NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Gerente General
DIARIAS
Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y los
análisis se estén ejecutando.
Diseñar estructuras organizacionales acordes a la demanda del entorno y de los
mercados.
Guiar y motivar a los empleados, así como velar por el logro de los objetivos de
la empresa.
Tomar decisiones y dirigir el rumbo de la empresa hacia sus objetivos.
Controlar el desempeño de los empleados verificando el logro de metas de la
organización.
Fomentar la responsabilidad social de la empresa, para cuidar el medio
ambiente, respetar los derechos humanos y políticas de las empresas y
contribuir al desarrollo social de sus trabajadores.
Cumplir con las políticas, reglamentos, normas, procedimientos y demás
disposiciones que la empresa tenga establecidas, a fin de mantener un clima
que favorezca las relaciones laborales.
4.2 PERIODICAS
4.3 OCASIONALES
6. HABILIDADES
Para el desempeño adecuado del cargo, se requiere a nivel máximo:
Asertivo
Líder
Eficaz y eficiente
Proactivo
Iniciativa
Criterio propio
Creativo e innovador
Dirigir eficazmente su equipo de trabajo.
Estratega
POR PROCESOS:
8. SUPERVICION
RECIBIDO:
EJERCIDA:
3.NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Gerente General
Maestro de obra
Auxiliar de obra
DIARIAS
Cumplir con las exigencias que le otorga su jefe inmediato en la elaboración
e implementación de la labor que se está ejerciendo.
Realizar el trabajo en el lazo de tiempo estipulado.
Utilizar los recursos o materiales que la empresa le adquiere.
Cumplir con las políticas, reglamentos, normas, procedimientos y demás
disposiciones que la empresa tenga establecida a fin de mantener un clima
que favorezca las relaciones laborales.
4.2 PERIODICAS
4.3 OCASIONALES
6. HABILIDADES
POR EQUIPOS:
POR REGISTROS:
8. SUPERVICION
RECIBIDO:
EJERCIDA:
1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
3. NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Gerente General
Maestro de obra
DIARIAS
4.2 PERIODICAS
4.3 OCASIONALES
6. HABILIDADES
POR REGISTROS:
8. SUPERVICION
RECIBIDO:
EJERCIDA:
3. NIVEL DE RESPONSABILIDAD
Administrador
Secretaria
DIARIAS
4.2 PERIODICAS
4.3 OCASIONALES
6. HABILIDADES
POR CALIDAD: Velar que todos las operaciones se estén llevando eficientemente.
8. SUPERVICION
RECIBIDO:
EJERCIDA:
FLUJOGRAMA DE PROCESO OPERATIVO
FLUJOGRAMA DE PROCESO ADMINISTRATIVO
Actividades
1. Recibir al
cliente
2. Atender su
necesidad
3. Buscar
opciones
para el
cliente
4. Presentar
muestras al
cliente
5. Validación
del
producto
6. Traslado a
caja
7. Pago de
producto
8. Verifico
satisfacción
9. Despedida
cordial
FICHA TECNICA DE LOS PRODUCTOS
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
PROTOCOLO DE SERVICIOS
OBEJTIVO
Definir una filosofía de servicios donde cada uno de los empleados que labora en la
compañía sepa desenvolverse con los clientes, llevando adecuadamente una
conversación, mostrando una buena imagen para nuestra empresa.
ALCANCE
Este protocolo de servicio al cliente se aplicara como estructura fundamental y
adecuada para que nuestros empleados y empleadores hagan más fácil su labor,
ya que con ayuda de éste, las personas de nuestra empresa conocerán y
aprenderán a desenvolverse en un ámbito laboral y personal con los clientes y
compañeros y podrá estar establecido como normas internas y externas para
nuestra empresa MJ ALUMINO.
ELABORADO POR: Yulibeth Ardila, Lina Carrillo, Nancy Franco, Cristian Meneses,
Farid Orozco
MJ Aluminio la 24, es una empresa constituida legalmente según los parámetros establecidos
por la Cámara de Comercio de Barranquilla como persona natural, desde el 27 de febrero de
2014 , con el NIT 32673544-9 y número de matrícula 0000590948 que actualmente se
encuentra en estado activo y hace parte del régimen simplificado.
Dicha empresa, no cuenta con un personal de planta para la realización de las actividades,
en ésta se opta por la contratación de obra y labor, según la cantidad de trabajo que se deba
realizar, pues el propietario asegura que normalmente él solo puede cumplir con toda la carga
laboral y que en los casos en que se presenten trabajos grandes, suele contratar hasta
máximo cuatro operarios.
INTRODUCCIÓN
Un sistema de capacitación, puede definirse como un programa estratégico, por
medio del cual los empleados de una organización adquieren conocimiento y
habilidades específicas para ser desarrolladas en su puesto de trabajo, esto hace
parte de unos de los componentes más importantes del área de talento humano,
puesto que el empleado debe ser lo primordial en una organización, estimulando
así su personalidad para lograr un incremento de su eficiencia y eficacia en los
procesos que realice, para alcanzar los objetivos de la organización.
Por consiguiente este trabajo tiene como objetivo dar a conocer el sistema de
capacitación a aplicar en la empresa proyecto MJ ALUMINIO. Basándonos en un
diagnostico acerca de los programas de capacitación que serían útiles a aplicar en
la organización, estos son los siguientes:
Programa de capacitación en la seguridad y salud en el trabajo
Programa de capacitación en el manejo y uso de la tecnología, a través de un
sistema de información tipo escritorio y las redes sociales respectivas.
JUSTIFICACIÓN
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Elaborar un programa de capacitación enfocado a la seguridad de los
trabajadores y avances tecnológicos.
3. Identificar, evaluar y analizar los peligros y los riesgos presentes en cada una
de las áreas.
Es un sistema que consta de artículos de ley, que explican el paso a paso que debe
seguir el sistema de gestión del talento humano, para dar soporte al desarrollo y
mantenimiento del mismo en Colombia. Este sistema debe constar primero de que
todo con un campo de aplicación, es decir, el tipo de organización a la cual va
dirigida ya sea entidades del estado o privadas, segundo debe estar definido por
objetivos a alcanzar, políticas y planes o programas que aporten a la capacidad de
aprendizaje acción y función que contribuyan con eficiencia y eficacia a la
organización.
Es la norma que especifica los requisitos para un sistema de gestión de calidad que
pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, con la finalidad
de mejorar la calidad de sus productos y servicios. Ésta se constituye de 8 capítulos,
siendo el número 6 el dedicado a la gestión de los recursos, entre los que se
encuentran: infraestructura, recurso humano y ambiente de trabajo.
Puntualmente el numeral 6.2 nos refiere sobre el talento humano de una
organización, sobre lo cual puntualizaremos a continuación; teniendo en cuenta que
para que una empresa pueda crear satisfacción en sus clientes con buenos
productos, también debe ofrecer personal de calidad.
Otro punto importante que la organización debe tener en cuenta para tener un
personal competente y en el que la Norma ISO hace mucho hincapié es la
formación del empleado. Saber detectar a tiempo las necesidades de capacitación
y formación de un empleado es beneficioso tanto para el individuo como para la
organización, ya que ayuda a reducir los costes por errores o incumplimiento, sirve
para reducir desperdicios y aumenta el rendimiento. Además es un tema en el que
la organización no debe descuidarse debido a la rapidez con la que se producen los
cambios y el peligro de la obsolescencia profesional.
Planes de capacitación
Debido que en la empresa, en la que estamos presentando el proyecto trabaja con
elementos que pueden causar un daño físico a los empleados como lo son el
aluminio y acero además de las herramientas que emplean para su manipulación
se encuentran en alto riesgo laboral. Presentamos a colación una capacitación
sobre seguridad y salud en el trabajo, con el fin de fortalecer la seguridad de las
instalaciones de trabajo y tener más precauciones a la hora de laborar.
Como líder de seguridad y salud en el trabajo, usted debe conocer los diferentes
elementos de protección personal, identificar las condiciones en las cuales se
requiere su uso, mantenerlos de manera correcta y ayudar a sus compañeros a
concientizarse de la importancia de estos.
Los Elementos de Protección Personal tienen como función principal proteger
diferentes partes del cuerpo, para evitar que un trabajador tenga contacto directo
con factores de riesgo que le pueden ocasionar una lesión o enfermedad.
Los Elementos de Protección Personal no evitan el accidente o el contacto con
elementos agresivos pero ayudan a que la lesión sea menos grave.
Algunos de los principales Elementos de Protección Personal se presentan a
continuación:
PARA LA CABEZA
• Casco de seguridad: Cuando se exponga a riesgos eléctricos y golpes
• Gorro o cofia: Cuando se exponga a humedad o a bacterias
PARA LOS OJOS Y LA CARA
• Gafas de seguridad: Cuando se exponga a proyección de partículas en oficios
como carpintería o talla de madera
• Monogafas de seguridad: Cuando tenga exposición a salpicaduras de productos
químicos o ante la presencia de gases, vapores y humos
• Careta de seguridad: Utilícela en trabajos que requieran la protección de la cara
completa como el uso de pulidora, sierra circular o cuando se manejen químicos en
grandes cantidades
• Careta o gafas para soldadura con filtro ocular: Para protección contra chispas,
partículas en proyección y radiaciones del proceso de soldadura.
PARA LA MANOS
• Guantes de plástico desechables: Protegen contra irritantes suaves
• Guantes de material de aluminio: Se utilizan para manipular objetos calientes
• Guantes dieléctricos: Aíslan al trabajador de contactos con energías peligrosas
• Guantes resistentes a productos químicos: Protegen las manos contra corrosivos,
ácidos, aceites y solventes. Existen de diferentes materiales: PVC, Neopreno,
Nitrilo, Butyl, Polivinil
Las personas que van a realizar trabajo en altura deben recibir entrenamiento sobre
el uso y mantenimiento sobre el equipo de protección personal.