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Levantamiento de Información

Método Práctico
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Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma
Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.
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Antecedentes

 Se han detectado falencias en este punto.

 Se han sufrido fuertes impactos negativos.
 Es base fundamental de un buen análisis.
 Es base fundamental de Rapid. Development.
 Es indispensable para el SQA.
 Es necesario definir un método estándar.

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LI en el lado de Sistemas

• Tarea inestructurada y heterogénea Yo tengo mi estilo.

• Resultados diversos e informales … No hay problema…
pregúntame nomás.
• Entregables y reusabilidad … ¿Cuál Informe?
• LI incompleto o errado origina:
En el mejor caso, rework.
Caso más frecuente, proyectos muy largos.
En el peor caso, fracaso completo.

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LI en el lado del Usuario
• No tienen tiempo … ¡Ahorita no puedo!
• Saturación por repetición..¿Qué? ¿Otra vez?
• Distintas áreas, ¿distintas versiones?
• Misma área, ¡distintas versiones!
• Misma persona, distintas versiones ... #&%Ç
• Volatilidad ¿Qué, yo dije eso?
• Impaciencia … ¡Hazme el programa nomás!
• Reemplazo…Ahi nomás...¡Yo te digo todo!

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Si se nos ha pérdido una
moneda en la arena...

• Para encontrarla usemos un

rastrillo y no una cuchara.

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Si queremos levantar
información ...
• ¡Para hacerlo usemos una
Metodología y no nuestras
buenas intenciones!

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Objetivo de la Metodología
• Objetivo más frecuente: Conocer y
Documentar el estado actual de los
procesos de trabajo.
• Esta Metodología persigue ese objetivo.
• Tener en cuenta que si el objetivo cambia
la Metodología también puede cambiar.
• Ante la duda... consultar… ¡no seguir a
ciegas!

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Metodología
 Relación de usuarios.
 Sondeo preliminar del proceso.
 Diseño de entrevista detallada.
 Conducción de entrevistas.
 Definición detallada del proceso.
 Confirmación de información levantada.
 Preparación del informe fina

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Relación de Usuarios
• Debe incluir TODOS los usuarios.
• Clases : directos, indirectos, gerenciales.
• Omisiones mas frecuentes : 2os y 3os
turnos, otros locales, vacaciones,
ausencias, puntos de inicio y fin de
proceso, gerentes.
• Entregable : Lista de Usuarios.

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Sondeo Preliminar del Proceso

• Escoger usuarios representativos.

• Entrevista no estructurada.
• Explicar el método.
• No necesita exactitud.
• Se requiere el bosquejo general.
• Entregable : Diagrama de Flujo.

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Diseño de Entrevista detallada
• Utiliza la lista y el bosquejo preliminar.
• Conjunto básico de temas y preguntas.
• Puede ser la misma para un grupo de
personas
• Involucra input del proceso anterior, proceso
interno, output a proceso posterior.
• DEBE preguntar : qué, quién, cómo, donde,
cuando, porqué.
• Entregable: diseños de Entrevista para cada
persona de la lista.

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Conducción de Entrevistas
• Evitar el sitio de trabajo del usuario.
• Solicitar documentos con anterioridad.
• Cumplir el horario... Evitar divagaciones.
• Tiempo óptimo de 0.5 a 1 hora.
• Explicar el método y el objetivo.
• Diferenciar hechos de opiniones, deseos, etc.
• Levantar excepciones…cuando no es así.
• Entregable : Entrevistas.

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Definición detallada del Proceso

• Componer la ‘foto’ con todos los detalles.

• Procesar la información.
• Levantar inconsistencias.
• Entregables : Diagrama de Flujo
detallado, Catálogo de Documentos,
Relación de Excepciones, Tablas de
Decisión, Árboles de Decisión.

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Preparación de Informe Final
• Compilar material generado
anteriormente.
• Añadir al informe: Objetivo, Antecedentes,
Resumen Gerencial (OCR) de ser el caso.
• Criterio de Éxito : Es veraz, entendible y
reusable.
• Entregable : Informe Final.

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Nota final sobre OCR

• O = Observaciones, relación factual o de

hechos.
• C = Conclusiones, elaboración intelectual
o interpretación de los hechos.
• R = Recomendaciones, opiniones
orientadas a la acción.
• Si el LI tiene un objetivo específico, el
OCR es la mejor manera de cubrirlo.
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Ejemplo de OCR
• Objetivo, averiguar accidentes en esquina X.
• Observaciones : día de hoy, dos choques, un
casi choque y una persona afectada.
• Conclusiones : causa de los accidentes es
falta de señalización, semáforos, y arbustos.
• Recomendaciones : colocar semáforo,
señalización, crucero peatonal, rompe muelles,
y cortar arbustos.

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Eso es todo, muchas gracias...

Tratemos de aplicar el
método a nuestro trabajo
diario o …
Asumamos los costos del
rework, los proyectos
ultralargos o el fracaso
total de nuestro proyecto.

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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y
CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN…

PORTAFOLIOS
•Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).
•Estándares para la Gestión de Proyectos.
•Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
•Taller de Preparación para la Certificación PMP®
•Gestión de Programas (PPgM).
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SOFT SKILLS GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
•Habilidades Blandas para la Gestión •Gestión Organizacional de Proyectos (EPM).
de Proyectos. •Oficina de Proyectos (PMO).
•Habilidades de Team Building y Team •Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional
Work para el Gestor de Proyectos. de Proyectos (OPM3)®.
•Habilidades de Gestión de Equipos
para el Gestor de Proyectos. HERRAMIENTAS
•Habilidades de Facilitación para el • Curso Taller de MS Project 2003.
Gestor de Proyectos. • Curso Taller de MS Project 2007.
•Habilidades de Liderazgo para el • Curso Taller de MS Project 2010.
Gestor de Proyectos. •MS Project Server 2007.
•Gestión del Cambio Organizacional e •Herramientas avanzadas para la Gestión de
Individual. Proyectos.
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