IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada,

en el transcurso de su gestión.

En todo ámbito de la vida trabajamos recolectando, leyendo y analizando distintos datos,

que mediante un debido proceso y metodología permiten alcanzar la generación de una

información útil, que forma parte de lo que es posteriormente conocido como Banco de Datos,

siendo un objeto de consulta en todo ámbito socioeconómico.

Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado

sus conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su

memoria y para esto vio como única opción la escritura. y es aquí donde toman mayor

importancia la conservación de los documentos escritos en ligares específicos de forma

organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez hicieron

crecer la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.

Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma ordenada

documentación e información útil (Dicha información puede estar contenida en documentos,

sobres, papel o cualquier otro soporte sea medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos,

cintas o discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,

pintura, dibujos, mapas, etc.), la cual se va a ordenar de un modo lógico y eficaz, con el fin de

que nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier documento de la forma más

rápida, cuando así se requiera. Ahora los archivos, son creados por personas e instituciones en el

desarrollo de sus tareas, para sus propios fines, con esto concluimos que todo gobierno, entidad

ELABORADO POR: Paula Andrea Gallo Bedoya

pública, privada o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o

recibido, para determinar precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes,

llevar a cabo investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,

administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos. La función de los archivos como

memoria cobra importancia a medida que pasa el tiempo; con archivos bien organizados no

tendremos los empleados, funcionarios y ciudadanos que partir de cero, o invertir tiempo y

recursos en la búsqueda infructuosa de información, elevando los costos de operación y tiempo

invertido, produciendo atraso, confusión y en general una incorrecta administración de la

información.

Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y mejoramiento

para todas las empresas, entidades públicas, privadas, en tanto contienen información en

documentos que pueden y deben aprovecharse por parte de investigadores. Los archivos sirven

para descubrir la verdad, para encontrar versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las

investigaciones relacionadas a la historia, la economía, la administración, la geografía, los

procesos políticos, sociales, la ciencia, la tecnología.

Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar derechos

y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de éste con otros Estados.

Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que se acrecienta en

el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como ciudadano. Igual sucede con las

entidades y organizaciones al crearse y emprender sus actividades.

Por otra parte, los archivos son un instrumento fundamental para el control público y social,

lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha contra la vulnerabilidad del Estado. Así

mismo, los archivos fortalecen la implementación de estrategias que se privilegian en los Planes

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Nacionales de Desarrollo, pues como centros y sistemas de información inciden de manera

transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado, representado en todo

su aparato político-administrativo, hacer los mayores esfuerzos por posesionar los archivos en

estrecha concordancia con los principales desafíos del orden económico, político, social y cultural

a fin de atender las demandas y expectativas de desarrollo de la comunidad y del país.

En un ámbito más amplio, es esencial que un país mantenga un registro permanente de sus

derechos y obligaciones en relación con otros Estados y con la comunidad internacional en su

conjunto. Si no se conservan los tratados, convenios y demás acuerdos internacionales o no son

de fácil acceso, se presentarán desavenencias con otros Estados y controversias y conflictos

internacionales.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de

manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en

lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y

acceder a la información dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los

documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las acciones administrativas,

políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre en general.

Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración

conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de

historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y a

su vez una identidad nacional ya definida

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