2.

1 ORGANIGRAMA DE UN HOTEL

Es un plan integral del propietario de un hotel para definir las actividades y

responsabilidades departamentales.
Esta estructura pone orden en todos los aspectos de operación del establecimiento,
desde la recepción y servicio de habitaciones hasta el departamento de recursos
humanos. Las estructuras organizativas para un hotel son necesarias para asegurar
la máxima rentabilidad de cada habitación, restaurante y bar sobre una base diaria.
Tu hotel puede funcionar de manera eficiente si se crea una estructura que es fácil
de entender.
La organización general que se presenta corresponde a un hotel de gran turismo,
con servicio de bar, restaurante, etc. esta gráfica da una idea de la forma en que
generalmente se constituyen las empresas turísticas. Debe tenerse en cuenta que
el plan de organización depende, en gran parte de la magnitud del negocio y de las
características que cada hotel posee, por lo que no es posible definir una
organización uniforme. Sin embargo, puede decirse que la mayoría de estas
empresas sigue una forma de estructura de organización semejante a la
presentada.
En la mayor parte de los hoteles de México se ha adoptado un tipo de organización
funcional en la que, como antes de ha expuesto, cada función está encomendada a
un especialista, quien es directamente responsable de los resultados.

Atendiendo a las funciones que desarrolla un hotel, se tienen departamentos

productivos y de servicio, la función de los primeros es originar ventas entre estos
están habitaciones, alimentos y bebidas centros nocturnos, banquetes, grupos y
convenciones, lavandería, tintorería y teléfonos. Los segundos son aquellos en los
que se centraliza una función específica, su misión auxiliar a otros departamentos
en alguna necesidad común, dentro de los departamentos de servicio tenemos:
contabilidad, auditoria, crédito y cobranza, compras, personal, almacén,
mantenimiento y seguridad.

2.2. FUNCIONES DE LA ORGANIZACION DE UN HOTEL

2.2. FUNCIONES DE LA ORGANIZACION DE UN HOTEL

CONSEJO DE ADMINISTRACION

Generalmente es nombrado por la asamblea general de accionistas y dentro de sus

funciones estas siguientes:
 Nombrar al director general

 Elaborar los planes a seguir en el manejo del hotel y comunicarlos al director general.

 Determinar los dividendos que deben repartirse entre los accionistas

COMISARIO

Es un órgano de vigilancia de las sociedades y está a cargo de uno o varios comisarios

temporales y revocables, quienes pueden ser socios o personas ajenas a la sociedad.

AUDITORIA EXTERNA

La Auditoría Externa examina y evalúa cualquiera de los sistemas de

información de una organización y emite una opinión independiente sobre los
mismos.

La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la

razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y
documentos y toda aquella información producida por los sistemas de la
organización.

DIRECTOR GENERAL

Es nombrado por el consejo de administración y sus funciones son las siguientes:

 Establecer los objetivos y políticas a seguir

 Proponer el tipo de organización que se llevara a cabo para el hotel
 Determinar el presupuesto que se dará a cada uno de los departamentos
 Trabajar conjuntamente con el consejo de administración

CONTRALOR GENERAL

El Contralor General es el encargado de vigilar y controlar el ejercicio del gasto de la

empresa. Así mismo verificar el cumplimiento de la elaboración de los estados financieros
de acuerdo a las disposiciones aplicables y vigilar el control y registro de los bienes que
integran el patrimonio de la empresa.

AUDITOR ADMINISTRATIVO
Investigación constante de planes y objetivos
Estudio de las políticas y sus prácticas
Revisión constante de la estructura orgánica
Estudio constante de las operaciones de la empresa
Analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales
Revisión del equilibrio de las cargas de trabajo
Revisión constante de los métodos de control

GERENTE GENERAL

Un Gerente general es una persona clave para el mantenimiento regular y eficiente de las
operaciones de un negocio. Las responsabilidades de un gerente general varían según la
compañía y la industria. Si bien cada uno de ellos lleva a una serie de responsabilidades,
algunas de las básicas son comunes para todos los gerentes.

CONTADOR GENERAL

Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los
impuestos a los que este sujeto este, así como proporcionar información contable,
financiera, y fiscal que sea requerida.

CONTRALOR DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Se encarga de crear los sistemas, procedimientos y tiempos para lograr un objetivos y

posteriormente supervisarlos. Sus funciones son:

Comparar lo real con lo planeado y llegar a lo que se determinó

Verificar que las requisiciones estén debidamente autorizadas

Revisar porciones y preparación de platillos, así como los insumos utilizados para su
elaboración

Verificar que toda salida de alimentos y bebidas este amparada por un formato

Revisar las cortesías

Valorar las transferencias efectuadas entre los diversos departamentos

Hacer los inventarios físicos de los almacenes

Elaborar la conciliación de alimentos y bebidas

GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Depende directamente del gerente general y sus funciones son las siguientes:
Dirigir las secciones, componentes del departamento de alimentos y bebidas.
Trabajar en forma coordinada con : compras, contabilidad, y costos

Supervisar los almacenes y la preparación de platillos

Trabajar junto con el contralor de alimentos y bebidas en la reducción de los gastos y costos
de su departamento

Implantar controles, vigilar la disciplina de su personal

CAJA GENERAL

Se encarga de recibir todos los reportes de los cajeros departamentales y de recepción

debidamente verificados para su depósito, así como realizar los pagos de compras al
contado, a crédito, sueldos y salarios a los trabajadores, reposiciones de caja chica y
reembolso a cajeros, además de:

 Llevar un adecuado control del movimiento de las cajas situadas en los distintos
departamentos del hotel, con el fin de coordinar los diversos sobres de efectivo
 Custodiar fondos fijos de los cajeros departamentales y de recepción, entregando
cada mañana a los diversos departamentos y verificar que lo devuelvan al terminar la
jornada, anotando fechas, firmas e importes en el registro, que para tal efecto se lleva con
el visto bueno de seguridad.

RECEPCION

Primer departamento de atender al huésped cuando llaga al hotel, también es el último con
el que es huésped tiene contacto antes de abandonar el hotel, dejándole un buen o mal
recuerdo, según la forma con lo hayan tratado, de ahí, la gran importación que tiene su
funcionamiento.

JEFE DE TURNO

Es el encargado de supervisar a las operadoras que tienen a su cargo el conmutador. Sus

funciones son:

 Conocer a la perfección todo el sistema telefónico instalado en el hotel, para

aprovecharlo al máximo.
 Comunicar oportunamente a la compañía de teléfonos las fallas del equipo y las
extensiones descompuestas.
 Mantener debidamente actualizado el rack de información
 Revisar los registros de llamadas telefónicas con servicio controlado
 Mantener un estricto control sobre el servicio de llamadas de larga distancia

AMA DE LLAVES

 Es la responsable de mantener limpio el hotel

 Controlar los suministros de ropa blanca y artículos de limpieza
 Custodiar las llaves maestras del hotel
 Controlar el servicio de guardería infantil
 Ser responsable de los uniformes del personal del hotel
 Solicitar los servicios del departamento de mantenimiento para algún área bajo su
responsabilidad
 Organizar juntas con el personal de intendencia periódicamente
 Asistir a juntar de la gerencia general con otros jedes de departamento

JEFE DE STEWARD

Es el encargado de vigilar que todas las áreas donde se sirvan alimentos o bebidas, cuenten
con todo el equipo de operación necesario para ofrecer el servicio.

INSPECTORA DE PISO

Se encarga de vigilar y supervisar que los cuartos y pasillos estén limpios

2.3 OPERACIONES PRINCIPALES, CONTROL ADMINISTRATIVO Y
REGISTRO CONTABLE
OPERACIONES PRINCIPALES, CONTROL ADMINISTRATIVO Y REGISTRO
CONTABLE

HOSPEDAJE:

La operación de hospedaje se inicia cuando se recibe en el hotel una reservación. Los

datos del futuro huésped se anotan en la Hoja de Reservaciones, una vez que previamente
se ha verificado si hay habitaciones disponibles en la fecha requerida. Al finalizar el día las
hojas de reservación se registran en la Concentración de Reservaciones del Día. Es
importante que una vez que el hotel ha aceptado la reservación se exige un depósito
correspondiente al importe de una noche.

REGISTRO:
Cuando el huésped se presenta en el hotel debe anotar sus datos en una tarjeta de registro
proporcionada en la recepción del hotel. Se deberán formular 4 copias, para enviarlas a: al
tablero de ocupación, conmutador telefónico, departamento de ropería y al tablero de
información.

El objeto de este registro es:

 Conocer visualmente los cuartos que están ocupados y los vacantes.

 Poseer los datos de los huéspedes y en caso necesario dar información a terceros.
 Atender llamadas recibidas o solicitadas por los huéspedes.
 Para verificar la limpieza y orden de la habitación ocupada por medio de la ama de
llaves en sus revisiones diarias.

APERTURA DE ESTADO DE CUENTA.

Inmediatamente después del registro deberá abrirse el Estado de cuenta correspondiente

en la que se anotarán todos los servicios consumidos por el huésped, día, costo, cuarto y
el saldo que lleva; deberá estar foliado, siendo deseable que coincida con el de la tarjeta
de registro y que contenga los requisitos fiscales.

LIMPIEZA Y SUPERVISIÓN DE CUARTOS.

INFORME DEL AMA DE LLAVES

Diario, el departamento de ropería deberá hacer una verificación física de los cuartos
ocupados para atender los servicios de aseo del cuarto, hacer camas, poner toallas limpias,
accesorios, checar el consumo del servi-bar, reportar alguna falla en las instalaciones y
será responsabilidad de camaristas y ama de llaves elaborar un reporte.

Se deberá enviar el original a la oficina de recepción y la copia al departamento de

contabilidad.

INFORME DEL DE OCUPACIÓN DE CUARTOS.

La recepción elaborará un informe anotando el número de cuartos ocupados, vacíos, fuera

de servicio, de cortesía, el número de personas y costo de habitación. Enviará el original a
la gerencia y la copia junto con el informe del auditor nocturno, el departamento de
contabilidad para su verificación y registro.
ALIMENTOS Y BEBIDAS:

El servicio de restaurant que proporcionan los hoteles está constituido por dos secciones:
la cocina y el comedor.

LA COCINA.

Se controlan y se determinan los costos y gastos de la elaboración de alimentos.

EL COMEDOR.

Se controlan y cuantifican los ingresos por la venta de los alimentos.

GASTOS Y COSTOS DE ALIMENTOS.

Los gastos y costos de cocina más importantes están constituidos por los alimentos, existen
los de fácil descomposición o perecederos y los duraderos. Los perecederos se cargan
directamente al costo de ventas y los otros se llevan a un almacén y después con vales de
salida se llevan a la misma cuenta de costos.

INGRESOS.

LA COMANDA.

El control se efectúa por medio de una comanda, lista donde se escribe lo que se consume
por el huésped sin precios, foliada, que deberá ser emitida en 3 tantos, la original se enviará
al jefe de cocina para que se preparen los alimentos, la siguiente al cajero para que formule
la cuenta cheque y la otra para el checador, quien supervisa que se preparen los alimentos
formulados.

CUENTA CHEQUE.

Con la copia de la comanda el cajero formulará la cuenta cheque que es una nota donde
se escribe el consumo con importes y se anotará en el informe diario de ventas.
El informe una vez totalizado se envía al departamento de contabilidad junto con el sobre
que contiene el corte de caja o reporte de cajeros.

OTROS SERVICIOS.

Los servicios secundarios como lavandería, tintorería, teléfonos, etc. deben registrarse en
notas especiales que se detallaran según su naturaleza. Estas notas se concentran en un
informe diario de cada servicio.

REGISTRO CONTABLE:
Existen diversos casos para el registro contable de las operaciones de hotelería, el primer
caso se deriva de la conformación de la tarifa de hospedaje; donde ésta se conforma por:
Renta de la habitación, el Impuesto al Valor Agregado correspondiente y el Impuesto local
al Hospedaje, de acuerdo a las tasas marcadas en las Leyes de Ingresos de cada Entidad
Federativa.

TARIFA AL PÚBLICO DE UN HOTEL

EN NAYARIT

TARIFA DIARIA 833.00

Renta de Habitación 700.00

I. V. A. (16%) 112.00

Impuesto al Hospedaje (3%) 21.00

Donde la renta de Habitación es cuenta de Resultados Acreedora, y las otras dos, son de
Pasivo Circulante.

Cuando se solicita un depósito en efectivo para garantizar la reservación, interviene otra

cuenta de Pasivo Circulante denominada “Saldo de Huéspedes”, quedando el registro como
sigue:

Registro del Depósito

Caja 500.00
 Huéspedes 500.00

En todos los casos, es conveniente manejar como subcuentas los números de habitación
correspondiente.

Otra situación es que se realice una reservación vía telefónica, fax o Internet,
depositándonos en cuenta la tarifa correspondiente, quedando así:

Reservación con Pago Anticipado

Cuenta Debe Haber

Bancos 2,499.00

Renta de Habitación 2,100.00

I. V. A. (15%) 336.00

Impuesto al Hospedaje (3%) 63.00

Por último, es posible reservar a través de Agencias de Viajes, empresas a las que se les
paga una comisión por el servicio:

Reservación por Agencia de Viajes

Cuenta Debe Haber

Clientes 2,450.28

Renta de Habitación 2,100.00

I. V. A. 336.00

Impuesto al Hospedaje (3%) 63.00

Comisión Agencia 42.00

I.V.A. Acreditable (Por la comisión) 6.72

Sumas Iguales: 2,499.00 2,499.00

 Cuando la Agencia de Viajes Paga

Cuenta Debe Haber

Bancos 2,450.28

Clientes 2,450.28

Sumas Iguales: 2,450.28 2,450.28

El Departamento de Ama de Llaves también genera movimientos contables derivados de la

función de Limpieza y Supervisión; éstos son generalmente por los consumos del Servibar
y eventualmente por faltantes de blancos atribuibles al huésped.

Cargos por Ama de Llaves

Cuenta Debe Haber

Huéspedes 870.00

Consumo de Servibar 250.00

Blancos Faltantes 500.00

I. V. A Trasladado 120.00

Sumas Iguales: 870.00 870.00

También se realizan consumos en Restaurantes, bares y servicios adicionales como

lavandería, tintorería y servicios telefónicos; a los que es posible adicionar propinas, que se
deben distribuir según su naturaleza.

Cargos por Consumos Diversos

Cuenta Debe Haber

Huéspedes 1,378.80

Restaurant La Palapa 280.00

 Bar El Trago 360.00

Tintorería 150.00

Servicio Telefónico 60.00

Café El Descanso 80.00

I. V. A Trasladado 148.80

Propinas 300.00

Sumas Iguales: 1,378.80 1,378.80

DOCUMENTOS DE SOPORTE Y CONTABILIZADORES

Los documentos de soporte son aquellos que sirven como base de comprobación en la
elaboración de un documento contabilizado, tales como: pedidos, notas de remisión,
facturas, recibos, vales, nomina, reporte diario de ocupación, resumen diario de ventas de
alimentos y bebidas, reporte diario de tintorería, reporte diario de mercancías recibidas,
fichas de depósitos bancarios, relación de cobradores, relación de remesas de efectivo,
avisos bancarios de cargos y abonos, informes de cajeros departamentales, informes de
cajeros de recepción, notas de salida o requisiciones de almacén etc.

POLIZAS DE INGRESOS POR VENTAS

Este documento se formulara con base en lo siguientes reportes diarios:

 De ocupación de cuartos
 De ventas de alimentos y bebidas
 Diario de tintorería
 Teléfonos
 Lavandería
 De lectura para uso del auditor nocturno
POLIZAS DE COMPRAS

Se preparara en base con el reporte diario de entradas de almacén, el cual se hará de

acuerdo a las remisiones y facturas. Compras de alimentos y bebidas, suministros
generales y de otros artículos detallando los nombres de proveedores por compras hechas
a crédito y al contado, con objeto de hacer las anotaciones correspondientes en los
auxiliares
POLIZA DE INGRESOS POR DEPÓSITO DEL BANCO

Su base de preparación será el informe diario del cajero general, en el cual se detallan
todas las operaciones de entradas a caja ocurridas en un día.

POLIZA DE EGRESOS Y POLIZA DE CHEQUE

Se expedirá por pagos regularmente mayores, de acuerdo con la cantidad que establezca
cada empresa.

Se usara como documento contabilizador una copia de la llamada póliza-cheque, la que se

registra diariamente en estricto orden numerado en el diario de egresos de cheques
expedidos.

POLIZA DE OPERACIONES DIVERSAS

 Se expedirá por provisión para pago de nominas, honorarios, sueldos, etc.

 Provisión para pago de impuestos, derechos y servicios públicos etc.
 Por ajustes, traspasos etcétera.
POLIZA DE CUENTA POR COBRAR

Se formulará para registrar las ventas a crédito. Su fuente de origen es la relación de

cuentas por cobrar que elabora el auditor nocturno, de acuerdo con la documentación
comprobatoria firmada por los clientes o huéspedes y demás reportes que proporciona los
diferentes departamentos productivos tales como restaurantes, bares, teléfonos, lavandería
tintorería y otros.

POLIZA DE AJUSTES Y DESCUENTOS

Se formulará cuando se hagan ajustes en cuartos por modificaciones de tarifas o por

descuentos en alimentos, bebidas, tintorería, lavandería, teléfonos, telégrafos,
estacionamiento etc.

POLIZA DE COSTO

Se prepara cada fin de mes con base en la determinación de los siguientes datos de
alimentos y bebidas.
 Ventas totales
 Ajustes y descuentos
 Relación de cortesías a precio de venta
 Relación de cheques de consumo de funcionario y empleados firmados a precio de
venta
 Importe de inventarios iniciales
 Importe de compras netas
 Costo de ventas bruto
 Costo de ventas aparentes
 Relación de los inventarios finales debidamente valuados
 Importe de las deducciones al costo de ventas bruto a empleados, ventas a
empleados, traspasos entre los restaurantes y bares, cortesías de huéspedes, roturas y
pérdidas al costo.
 Costo de ventas neto
 Factores de costo de venta neto, en relación con las ventas netas.

LIBROS Y REGISTROS
LOS PRINCIPALES SON:
Mayor
Diario general
Libro de actas
Diario de ingresos por ventas
Diario de cuentas por cobrar
Diario de compras
Diario de egresos o de cheques expedidos
Diario de ingresos o de depósitos al banco
Diario de operaciones diversas
Diario de salidas de almacén

OPERACIONES CARACTERÍSTICAS EN LA HOTELERIA

El sistema de contabilidad de los hoteles tiene características definidas en su operación

que las distingue de otros negocios, ya que en este tipo de industria el control de los
ingresos se ejerce principalmente por medio de:

 Cajas registradoras de recepción

 Cajas registradoras por departamento
 Elaboración inmediata de notas a cargo por otros servicios que produzcan ingresos