Manual Usuario Sistema de Seguimiento Contratacion - Version2 PDF

Manual de usuario – Sistema de Seguimiento a la
SAP Contratación
versión Proceso Adquisición de Bienes y Servicios
ECC 6.00
PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
SISTEMA DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACION
MÓDULO MM - SISTEMA DE INFORMACION SAP
Elaborado por
Gloria Elisa Gómez Gómez
Líder módulo MM
Centro de Competencias SAP
Apoyo técnico en contratación y revisión
Mauricio Ortegon Cervera - Líder de Programa - Equipo de Gestión Logística
Oscar Ruiz Jaramillo – Líder de Proyecto Adquisición Servicios
MANUAL DE USUARIO
Fecha último cambio: Usuario último cambio: Gloria Gómez Versión doc: Página:
02/08/2013 Municipio de Medellín 002 1 de 218

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INTRODUCCION
El sistema de seguimiento a la contratación es un desarrollo que pretende satisfacer la

necesidad de realizar un seguimiento eficaz a la planeación, ejecución y control de las
actividades del proceso de Adquisición de Bienes y Servicios. Está integrado con las
funcionalidades estándar del Módulo MM (Gestión de Materiales) del sistema SAP,
como son la solicitud de pedido que da origen a la etapa precontractual del proceso, el
contrato marco que da origen a la etapa contractual y el pedido (Registro Presupuestal)
que soporta presupuestalmente el contrato.
Este manual contiene diferentes elementos y aspectos, distribuidos por capítulos, que
deben ser tenidos en cuenta por los usuarios del módulo como son conceptos generales
de SAP, datos generales del proceso de Adquisición de bienes y servicios, las diferentes
transacciones del módulo que hacen referencia al Plan de Compras, los Estudios
Previos, las Etapas Precontractual y Contractual, actividades del Comité Interno de
Adquisiciones y diferentes reportes. También contiene la publicación de documentos
anexos del proceso de contratación en Eureka, el cual es un tema relacionado.

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CONTENIDO
1. OBJETIVO 7
2. CONCEPTOS GENERALES DEL SISTEMA SAP 8
2.1 Ingresar al sistema 8
2.2 Reglas de la Clave de Acceso 9
2.3 Partes de la pantalla SAP 10
2.4 Salir del sistema 14
3. DATOS GENERALES DEL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS 15
4. SISTEMA DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACION 19
4.1. Ingreso al sistema 19
4.2. Generalidades de las pantallas del Sistema de Seguimiento a la
Contratación. 21
4.2.1. Pantallas de texto. 22
4.2.2. Pantallas con campos de selección 23
4.3. Configurar Actividades 24
4.4. Reconfigurar y reprogramar actividades 27
4.5. Tratar Actividades 29
5. PLAN DE COMPRAS 35
5.1. Crear plan de compras 37
5.2. Necesidades 38
5.3. Observaciones generales para el diligenciamiento del Plan de Compras 50
6. ESTUDIO PREVIO 52
6.1. Crear 52
6.2. Designación del Comité Asesor y Evaluador 54
6.3. Diligenciar estudio previo 58
6.3.1. Presupuesto 59
6.3.2. Justificación de la necesidad 59
6.3.3. Necesidades 61
6.3.4. Alcance del objeto 62

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6.3.5. Especificaciones esenciales 64

6.3.6. Fundamentos jurídicos 66
6.3.7. Riesgos 68
6.3.8. Garantías 69
6.3.9. Elementos Descriptivos 71
6.3.10. Justificación de los factores de selección 73
6.3.11. Requisitos Habilitantes 74
6.3.12. Criterios de Calificación 76
6.3.13. Análisis Económico 78
6.3.14. Firmas Adicionales 80
6.3.15. Generar Formulario 82
7. SOLICITUD DE PEDIDO 85
7.1. Crear Solicitud de Pedido 88
7.2. Modificar Solicitud de Pedido 97
8. ETAPA PRECONTRACTUAL 99
8.1. Crear 99
8.2. Gestionar etapa 100
8.2.1. Datos Generales 101
8.2.2. Sorteo 103
8.2.3. Evaluación 106
8.2.4. Datos Adicionales 111
9. CONTRATO MARCO 113
9.1. Crear Contrato Marco 113
9.2. Modificar Contrato Marco 117
9.3. Visualizar Contrato Marco 120
10. ETAPA CONTRACTUAL 124
10.1. Crear 124
10.2. Gestionar etapa 125
10.2.1. Datos Generales 127
10.2.2. Interventores 127
10.2.3. Registro de Proponentes 129

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10.2.4. Datos Adicionales 130

10.2.5. Liquidación 131
10.2.6. Botones Adjuntar Docs al Contrato y Listar Docs del Contrato. 131
10.3. Adición a Contratos 131
10.4. Ampliación de contratos 137
10.5. Adición y Ampliación de contratos 141
10.6. Vigencias Futuras 141
10.7. Suspensiones 141
10.8. Gestión de pólizas 146
10.8.1. Crear póliza 146
10.8.2. Aprobar Póliza 149
10.8.3. Inicio vigencia de los amparos 151
10.8.4. Adición a las pólizas 152
10.8.5. Aprobar adición de pólizas 154
10.8.6. Ampliación de pólizas 155
10.8.7. Aprobar ampliación de pólizas 157
10.8.8. Ampliación y Adición de pólizas 158
10.8.9. Vigencias Futuras 159
11. ACTIVIDADES GENERALES Y DE COMITÉ 161
12. COMPROMISO PRESUPUESTAL (PEDIDO) 169
12.1. Crear Compromiso Presupuestal (Pedido) 169
12.2. Modificar Pedido 176
13. ENTRADA DE MERCANCÍA PARA BIENES Y SERVICIOS 178
13.1. Crear 178
13.2. Anular Entrada de Mercancía 181
13.3. Imprimir copia de entrada de mercancía 182
14. LIBERAR DOCUMENTOS 187
14.1. Solicitud de pedido 187
14.2. Pedidos 191
15. CREAR Y VISUALIZAR DOCUMENTOS ANEXOS 194
15.1. Plan de compras, estudios previos, etapa precontractual 194

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15.2. Etapa Contractual 195

16. PUBLICAR DOCUMENTOS ANEXOS AL PROCESO DE CONTRATACIÓN
– EUREKA. 197
17. REPORTES DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIÓN 203
17.1. Ejemplo1: Reporte Rendición de la cuenta. 205
17.2. Exportar reportes a Excel 208
17.3. Ejemplo 2. Historial de pagos del contrato 212
17.4. Ejemplo 3. Plan de pagos del plan de compras 214
17.5. Ejemplo 4. Procesos por estado 215

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1. OBJETIVO
El presente manual contiene conceptos básicos para el manejo de la herramienta SAP y

constituye una guía para la operación del sistema de seguimiento a la contratación como
apoyo para la ejecución del proceso de Adquisición de bienes y servicios, desde la
creación de los documentos requeridos por el proceso y captura de datos para realizar
control y seguimiento al proceso en sus diferentes etapas, hasta la generación de
informes requeridos para presentar a los entes de control y apoyar la gestión de la
Administración.

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2. CONCEPTOS GENERALES DEL SISTEMA SAP
2.1 Ingresar al sistema
Para ingresar al sistema SAP se da doble clic sobre el ícono SAPlogon.
En la pantalla siguiente se posiciona en Producción y da clic en Acceder al sistema
Luego en la pantalla de acceso, digita el nombre de usuario y la contraseña que le ha

sido asignada para ingresar al sistema.

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2.2 Reglas de la Clave de Acceso
 Debe tener de 3 a 8 caracteres, mínimo uno numérico y debe incluir un caracter

especial.
 No puede comenzar con signos de interrogación o de exclamación
 No puede comenzar con 3 caracteres iguales. Por ejemplo: YYYRG1
 No puede contener la palabra PASS o comenzar con la palabra SAP
 No puede comenzar la clave con una serie de caracteres que formen parte del
nombre del usuario
 Es sensible a mayúsculas y minúsculas
 Se bloquea automáticamente por tres intentos fallidos
Cambiar clave de acceso
Cuando se ingresa por primera vez al sistema se hace con una clave que le ha sido
asignada por el servidor encargado de crear los usuarios, inmediatamente se despliega
la siguiente ventana para cambiar esta clave y asignar una personal.

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Después de digitar la clave en los dos campos requeridos se da clic en continuar o

enter.
2.3 Partes de la pantalla SAP
En la siguiente imagen se visualizan las diferentes partes que conforman la pantalla del
sistema SAP.
Botones que se encuentran en las pantallas de las diferentes transacciones
Botón para grabar el documento.
Botón de confirmación o enter.
Caja de comandos, es la ruta corta para acceder a otra

transacción sin pasar por el menú principal y la ruta descrita.

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Botón de regreso a la función inmediatamente anterior.
Botón de finalizar, le permite una vez grabado el documento regresar al menú

principal.
Botón de cancelar, le permite salir de la transacción sin grabar el documento.
Botón de ayuda, le permite acceder al sistema de ayuda directa del programa.
Botón de ajuste a la configuración local, permite, entre otras funcionalidades,

modificar color y fuente del sistema.
Botón de crear un nuevo documento, sirve para crear una solicitud de pedido nueva.
Botón para consultar o traer otro documento de compras (solicitud de pedido o

pedido ya existente).
Botón de verificar, se usa cuando el usuario quiere saber si la información digitada

está acorde con lo requerido por el sistema.
Botón de información, lo trae el sistema para que el usuario se informe con más
detalle del significado de un campo o transacción.
Botón de Parametrización personal, permite fijar temporalmente

valores de los campos más relevantes que se repetirán durante la definición del
documento, ejemplo imputación presupuestal, presupuesto de funcionamiento CAM0,
entre otros. Al activar la funcionalidad el sistema le muestra el siguiente cuadro de
dialogo:
Presenta dos tabs: “Parametrización básica” permite definir información fundamental que
se aconseja no cambiar del estándar que trae el sistema.

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"Valores Propuesta" permite definir con anterioridad información que va a repetir durante
la elaboración del documento, ejemplo posiciones con una misma fecha de entrega, o
con un mismo solicitante, o con igual tipo de imputación etc., basta con llenar los
campos que quiere fijar como iguales para el documento y posteriormente lo termina con
grabar.

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Botón que le permite activar el resumen del documento,

cuando se oprime el sistema le despliega una ventana adicional al lado izquierdo de la
pantalla.
Esta funcionalidad le permite copiar posiciones de documentos ya creados.
Permite visualizar información de una posición requerida.
Permiten ordenar en forma ascendente o descendente una columna

seleccionada previamente.

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Permite la asignación de un filtro para optimizar la búsqueda de algún elemento

seleccionado previamente.
Permiten visualizar totales, subtotales, promedios, mínimos y máximos de

una columna previamente señalada,
Permite exportar la información a Excel, se detalla en el capítulo de informes.
Permite anexar documentos en cada una de las etapas del proceso, se detalla en
el capítulo crear documentos anexos.
Permite tratar documentos anexos en la

etapa contractual, se detalla en el capítulo crear documentos anexos.
2.4 Salir del sistema
En la siguiente imagen se pueden visualizar las diferentes formas posibles para salir del
sistema.

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3. DATOS GENERALES DEL PROCESO DE ADQUISICION DE BIENES Y

SERVICIOS
 Grupo de Compras: Identifica la Secretaría que ejecuta el proceso (solicitud de

pedido, contrato marco) o la Secretaría que aporta el presupuesto (Pedido).
La compra de bienes y servicios podrá hacerla directamente cualquier grupo de compras

del Municipio de Medellín, de acuerdo con la delegación que para el efecto tenga cada
una de las Secretarías.
 Sociedad: Es el nodo de más alta jerarquía dentro de la estructura contable, para

el caso de Municipio de Medellín sólo existe una sociedad y es FIMM.
 Organización de compras: Identifica el origen o tipo de adquisición que se

realizará: Bienes (1000), Servicios (2000) y Obra Pública (3000).
 División: Unidad organizacional que agrupa los negocios del Municipio de Medellín:
01 – Municipio de Medellín
02 – Concejo de Medellín
03 – Personería de Medellín
04 – Fondo local de Salud.
 Datos maestros:
Son la fuente central de información para el sistema de seguimiento a la contratación.

Para los documentos del sistema estándar se tienen Maestro de Proveedores y Maestro
de Materiales.
Para el sistema de seguimiento a la contratación se tienen adicionalmente los siguientes:
Modalidades
Etapas Contractuales
Estados de los documentos

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Actividades
Roles
Niveles de Jerarquía
Responsables de Plan de Compras
Responsables de las Actividades
Responsables de Bienes Genéricos
Tipos de Bienes Genéricos
Riesgos
Amparos
Criterios de Calificación
Requisitos habilitantes
Dirección y teléfono de la Secretaría
 Cuenta de mayor: Numeración establecida por la Contaduría Nacional para

efectuar los asientos contables de las compras de bienes o servicios, de acuerdo con el
Plan General de Contabilidad Pública (PGCP).
 Centro Gestor: Unidad organizacional a la que le han sido asignados y

actualizados recursos financieros y que tiene poder de decisión sobre el destino de los
mismos, es decir, cada Secretaría.
 Posición presupuestaria: Es el código que identifica el objeto del gasto,

corresponde a cada una de las partidas que componen los recursos financieros de un
centro gestor y que en el Municipio de Medellín está acorde con el Plan General de
Contabilidad Pública (PGCP).
 Elemento PEP: Es el código del proyecto de inversión asignado por Planeación

Municipal.
 Fondos: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación.


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 Tipo de imputación: Indica la manera como debe contabilizarse la compra del

bien o servicio:
Centro de costo (K): Si la compra del bien o servicio está destinada contablemente a un
área o unidad específica, en el Municipio de Medellín existen dos niveles identificados
con un código: Secretaría y Subsecretaría.
Activo fijo (A): Si la compra que se va realizar corresponde a un activo fijo. El dato
maestro solicitado por el sistema corresponde al código “300000001” para bienes
muebles y “300000000” para bienes inmuebles.
Proyecto (P): Si la compra del bien mueble o inmueble va dirigida a un proyecto. Debe
estar creada previamente la estructura de proyectos en el módulo de proyecto con todos
los elementos y en éste campo se ingresará el código asignado al proyecto.
Mantenimiento (F): Si la compra del bien o servicio está destinada para la realización
de mantenimiento a un bien inmueble. Las solicitudes de pedido con esta imputación son
generadas automáticamente en el módulo PM.
Comodato (cero)= Este tipo de imputación se utiliza en documentos que no requieren

presupuesto, es decir el Municipio de Medellín no realizará ningún pago para la
ejecución del contrato. Estos son Contratos de comodato o convenios de cooperación.
 Tipo de posición: Define cómo se controla el aprovisionamiento para una

posición de material, de servicio o de mantenimiento. Para compra de materiales
(bienes) o servicios utilizamos normal – en blanco.
 Centro: De acuerdo con el sistema SAP, en el Municipio de Medellín corresponde

a los conceptos que sirven para clasificar los gastos entre funcionamiento y gastos de
inversión, así:
CAM0 – Presupuesto de Funcionamiento
CAM1 – Presupuesto de Inversión

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FLUJOGRAMA DEL PROCESO
Contiene la relación detallada de Bienes y Servicios

Plan de compras que se proyecta comprar en la siguiente vigencia.
Es la recopilación y análisis de los datos que le
Estudio Previo permite a los Comités de Contratación tener los

elementos de juicio para iniciar un proceso de
contratación.
Contiene los datos básicos del proceso que se publica

Solicitud de en el portal www.medellin.gov.co y en
Pedido
www.contratos.gov.co. Es requerido para crear la
etapa precontractual.
Etapa En esta etapa se llevan a cabo todos los pasos

Precontractual requeridos para la selección de la mejor oferta.
Documento logístico que da el número para el

Contrato Marco contrato (físico), dato obligatorio para crear el pedido.
Es requerido para crear la etapa contractual.
En esta etapa se realizan las actividades de

Etapa
Contractual legalización, ejecución y liquidación del contrato.

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4. SISTEMA DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACION
4.1. Ingreso al sistema
Para ingresar al sistema de seguimiento a la contratación se digita la transacción

ZMMPUR000 en la caja de comandos y se da enter.
Inmediatamente se despliega el menú del Sistema de Seguimiento a la Contratación.

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Luego se da clic en el triángulo a la izquierda de cada carpeta para desplegar las

opciones de cada uno de los submenús.

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Para ingresar a cada una de las opciones se da doble clic en la transacción. También se
puede ingresar desde el menú principal de SAP digitando la transacción
correspondiente.
4.2. Generalidades de las pantallas del Sistema de Seguimiento a la

Contratación.
Las diferentes etapas del proceso presentan la información agrupada en tabs (pestaña),
para ubicarse en cada una de ellas se da clic sobre el nombre del tab o se selecciona de
la lista dando clic en el botón que se encuentra al extremo derecho de los nombres.

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4.2.1. Pantallas de texto.

Los tab que permiten digitar información tienen el botón editar para ingresar al editor de
texto. Se debe grabar la información en el editor y luego grabar la etapa.

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4.2.2. Pantallas con campos de selección
En los tabs que tienen campos con matchcode o lista de selección, se encuentran los
siguientes botones:
Insertar línea : Se da clic sobre este botón para activar una nueva línea y poder
seleccionar datos.
Borrar línea : Se da clic sobre este botón para borrar un registro.

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Todas las pantallas tienen barras de desplazamiento horizontal y vertical que permiten
ver toda la información que contienen.
4.3. Configurar Actividades
Todas las etapas del proceso – Plan de Compras, Estudio Previo, Etapa Precontractual
y Etapa Contractual – tienen un tab llamado Actividades allí se configuran las actividades
de la etapa, es decir se asigna el responsable de ejecutar la actividad, fecha y hora
planeada para iniciar la ejecución de la primera actividad.

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Responsable: Se selecciona de la lista el usuario responsable de ejecutar cada una de

las actividades descritas.
Plan Inic: Se selecciona la fecha planeada para el inicio de la primera actividad, debe
ser igual o posterior a la fecha del día en que se está creando la etapa.
Hr Plan: Se ingresa la hora planeada para el inicio de la primera actividad
Una vez diligenciados estos campos se da clic en el boton reprogramar.

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El sistema calcula automáticamente la fecha y hora de finalización de la primera

actividad y las fechas y horas de inicio y fin de las siguientes actividades, con base en la
duración planeada.
También cambia la presentación del semáforo (icono ubicado en la primera columna de

la izquierda).

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Luego se da clic en el botón grabar actividades
Para grabar la etapa que se está creando se debe aprobar la primera actividad
“Configurar actividades de la etapa…”. (Ver Tratar actividades).
4.4. Reconfigurar y reprogramar actividades
El Líder Gestor en Contratación con rol de responsable del Plan de Compras, tiene la
posibilidad de realizar ajustes en los tiempos planeados para realizar cada una de las
actividades, cuando se haya vencido el tiempo planeado o cuando por alguna
circunstancia deba cambiarse el responsable de realizar una actividad. En esos casos,
podrá modificar la columna “D. Plan” (Duración Planeada), la cual funciona en horas

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hábiles de horario laboral (9 horas diarias), o el responsable. Una vez efectuado el

cambio, deberá darse clic en el botón “Reprogramar” y luego en el botón “Grabar
Actividades”. Esta funcionalidad es común a todas las demás etapas del proceso (Plan
de Compras, Etapa Precontractual y Contractual)

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4.5. Tratar Actividades
Para tratar una actividad – Aprobar o Rechazar – se procede así:

Se da doble clic sobre la actividad a tratar, se visualiza la siguiente pantalla

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Botón Editar: Para ingresar una observación sobre el proceso o sobre la actividad
anterior, se da clic en este botón para ingresar al editor de texto.

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Se ingresa la información, se graba y se regresa con el botón back .
Botón Aprobar: Cuando se termina la actividad indicada y se está de acuerdo con lo

ejecutado en las actividades anteriores, se da clic en este botón. Inmediatamente el
sistema genera un correo electrónico para el responsable de ejecutar la siguiente
actividad.
Botón Rechazar: Si se considera que en una actividad anterior, se debe realizar algún
ajuste se rechaza la actividad, para ello se da clic en el botón Rechazar.
Inmediatamente el sistema genera un correo electrónico para el responsable de la
actividad anterior con el texto que explica el motivo por el cual se rechaza la actividad.
El texto que se ingresa a través del botón editar es obligatorio cuando se va rechazar la
actividad, aquí se debe explicar el motivo del rechazo, cuando se va aprobar la actividad
este texto es opcional.

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Botón Generar Doc: Todas las pantallas de tratar actividad tienen este botón para
generar el formulario que la actividad tiene asociado, al dar clic en este botón el sistema
genera un mensaje de confirmación, y emite la siguiente pantalla donde se ingresa el
nombre del responsable de elaborar, revisar y aprobar el documento:

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Luego se da clic en el botón Crear Texto, el sistema emite un mensaje de confirmación
.
Luego se da clic en el botón Editar texto para completar los campos requeridos en el
formulario.

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Una vez terminado el documento se graba y se regresa con el botón back. El sistema
emite un mensaje de confirmación .
Luego se da clic en el botón Guardar en archivo para bajar el formulario a un archivo

PDF.
Si la actividad no tiene formulario asociado el sistema emite el siguiente mensaje

informativo.

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5. PLAN DE COMPRAS
Las instrucciones contenidas en este manual constituyen una guía que deberá ser
acogida por los responsables del Plan de Compras de cada secretaría, sin perjuicio del
cumplimiento que deba darse al contenido de la normatividad vigente.
Asimismo, para cumplir con lo anterior se dispuso que cada una de las Secretarías haga
una labor conjunta a través de los responsables del Plan de Compras y directivos con la
Secretaría de Servicios Administrativos y de esta manera alcanzar una verdadera
planeación y coordinación entre las dependencias.
La Planeación del Municipio de Medellín tiene cuatro momentos o etapas principales:
 Feria de la Transparencia.
 Planeación por Secretaría.
 Análisis y consolidación del Plan de Compras y Plan de Supervisión y/o
Interventoría
 Planeación Institucional de la Contratación (adquisiciones, supervisión y/o
interventoría)
Este proceso toma aproximadamente cinco meses, durante los cuales los responsables
del Plan de Compras tienen la función de preparar diferentes informes, algunos de ellos
presentados a la comunidad.
En ese orden de ideas, a continuación se relacionan las principales funciones de los
responsables del Plan de Compras durante las etapas mencionadas anteriormente:
Este flujo de actividades se describe en el tab de “actividades del Plan de Compras”

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 Feria de la Transparencia
De acuerdo con el cronograma establecido se diligencia el formulario que establezca

para la Feria de la Transparencia, en el cual quedan consignados los principales
proyectos de cada secretaría que serán exhibidos durante la feria.
En este formato se consignan los procesos más representativos, que se vayan a

adjudicar en la respectiva Secretaría, con presupuesto propio y para los cuales los
empresarios que asistan o se informen sobre la Feria tengan la oportunidad de
participar. La siguiente es la información mínima que debe contener el formulario:
Fecha aproximada del proceso: Es el mes del año esperado en que los empresarios
pueden estar pendientes de que el proceso se va a publicar en las páginas web.
Valor: Es el valor de la contratación (presupuesto oficial) incluido el IVA.
Objeto: Corresponde al objeto del proceso de contratación.

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 Planeación por Secretaría
Durante esta etapa se reúnen los ejecutivos del Municipio de Medellín con el fin de
revisar, recomendar y concertar la contratación de la respectiva Secretaría. Entre los
invitados a estas reuniones pueden estar: Secretario(a) de Despacho o Director,
Subsecretarios o Subdirectores, Comités Internos, Comités Asesores y Evaluadores,
Líder Gestor (Responsable del Plan de Compras), Líderes de Programa, Líderes de
Proyecto, Representantes de Evaluación y Control, Analistas Presupuestales y el
Comunicador de cada Secretaría.
5.1. Crear plan de compras
Se ingresa con la transacción ZMMPUR011-Crear, del submenú plan de compras.
Los datos que se capturan a través de esta transacción son necesarios para preparar
diferentes reportes, entre ellos, contratación por Secretaría, total por modalidades de
contratación, proyectado de contratos y el Plan de Compras que el Municipio de Medellín
debe publicar en la página web www.medellin.gov.co.
Al ejecutar la transacción, el sistema presenta la pantalla para ingresar los datos iniciales
del plan de compras, aquí se deben diligenciar los siguientes campos:
Vigencia: Se ingresa el año que se está planeando.
Secretaría: Se selecciona de la lista el código correspondiente a la secretaría que está

realizando la planeación.
Responsable: Se selecciona de la lista el responsable del plan de compras que se va

elaborar.

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Una vez diligenciados los tres campos se da clic en el botón continuar o enter.
En la siguiente pantalla – tab actividades, se configuran las actividades del plan de

compras que se está diligenciando - ver capitulo Configurar Actividades.
Se aprueba la primera actividad - ver capitulo Tratar actividades.
Luego se diligencia el tab Necesidades, la cual tiene la siguiente presentación:
5.2. Necesidades

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En esta pantalla se ingresan los datos del bien o servicio que se planea adquirir.
Inicialmente se selecciona el tipo de bien – Misional o Genérico.
Al seleccionar tipo de bien Misional se activa el campo Objeto Misional para digitar allí el
objeto del proceso de contratación, con mayúscula Inicial. El objeto no debe superar los
180 caracteres. El campo tiene máximo 255 caracteres, de los cuales se reserva la
diferencia para el objeto de adición.

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Para ingresar un nuevo objeto se da clic en el botón insertar línea , ubicado en la

parte inferior, se activa una nueva fila.
Si se selecciona tipo de bien Genérico se activa el campo consecutivo, para seleccionar

de una lista el objeto correspondiente al proceso de contratación.
Después de seleccionar el consecutivo correspondiente, se da enter para visualizar el

objeto genérico

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Para diligenciar la información detallada del proceso se tienen cuatro botones debajo de
la barra de título, para ingresar a cada uno de ellos se debe seleccionar el objeto (clic en
el extremo izquierdo de la línea) y luego se da clic en el botón que se va a seleccionar.
5.2.1. Botón Detalle
Al dar clic en este botón se presenta la siguiente pantalla

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En esta pantalla se deben diligenciar todos los campos marcados con el boton , que
indica que es un campo obligatorio.
Subsecretaría: Se selecciona de la lista la Subsecretaría que requiere el bien o servicio

que se planea adquirir.
Equipo: Se ingresa el nombre del equipo de trabajo que requiere el bien o servicio que
se planea adquirir. Este campo recibe cualquier cadena de caracteres, se sugiere que se
unifique la forma de identificar los equipos.
Organización de Compras: Se selecciona de la lista el código que corresponda de

acuerdo con el objeto del proceso.
Ind Impuestos: El sistema trae por defecto V0 0%, si este valor no es correcto se debe
seleccionar de la lista el que corresponda al proceso.
Modalidad: El sistema la asigna automáticamente, cuando se escoge la causal de

contratación.
Causal: Se selecciona de la lista la causal de selección que aplique para el proceso.

(Véase anexo de Causales válidas)

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Valor Total: Se ingresa el valor proyectado para el proceso.
Responsable de Necesidad: Se busca, con la ayuda del matchcode, con nombre o

número de identificación fiscal (cédula) el responsable del proceso de contratación en la
respectiva Secretaría, por ejemplo el Subsecretario o Líder que se encarga de los
detalles técnicos del proceso. Este nombre es tomado de la base de datos de
proveedores, la forma más fácil de encontrar el nombre es buscarlo con número de
cédula.
Mes Proyectado de Compra: Se selecciona el mes proyectado de inicio del proceso de

selección del contratista. Por ejemplo, si se espera que la Licitación empiece en enero,
debe seleccionarse “1” en la lista.
Fecha Inicio Ejecución: Se selecciona la fecha en la que se espera iniciar la ejecución

del Contrato.
Duración del Proyecto: Se selecciona el plazo de ejecución del contrato. Teniendo en

cuenta el tiempo de selección del contratista. Por ejemplo, si una Licitación, en
promedio tarda 3 meses para adjudicarse y empieza en enero, el contrato tendría como
máximo una duración de 9 meses. Por tanto, se debería seleccionar en este caso, el
número 9, en “Duración del proyecto”.
A la derecha del campo se selecciona de la lista si el número ingresado corresponde a

días, meses o años.
Vigencia Futura: El sistema trae por defecto la palabra No, si el proceso se va adelantar
con presupuesto de vigencias futuras se debe seleccionar la palabra Sí,
automáticamente se activan los siguientes campos:
Numero de Acuerdo: Se ingresa el número de acuerdo emitido por el Concejo

por medio del cual se autoriza vigencias futuras para el proceso y el año en el
cual se emite el acuerdo.
No. Vigencias Futuras: Se ingresa el número de vigencias futuras que tendrá el

contrato.
Se da clic en este botón para ingresar en la siguiente pantalla el

valor de cada una de las vigencias.

SAP Contratación
ECC 6.00
Aval Tecnología: El sistema trae por defecto No, debe seleccionarse Si, cuando el
proceso requiere ser avalado por la Subsecretaría de Tecnología.
Aval Comunicaciones: El sistema trae por defecto No, debe seleccionarse Si, cuando
el proceso requiere del aval de la Dirección de Comunicaciones, por tratarse de una
contratación de su competencia.
Aval Activos Fijos: El sistema trae por defecto No, debe seleccionarse Si, cuando
alguno de los elementos que se vayan a adquirir en esa contratación corresponda a un
activo fijo que se marque con el código de barras por la Unidad de Bienes Muebles.
Aval Talento Humano: El sistema trae por defecto No, debe seleccionarse Si, cuando el
proceso requiere del concepto de Planta Cargos, expedido por la Subsecretaría de
Talento Humano.
Aval Contabilidad y Aval Presupuesto: El sistema trae por defecto Sí, se debe dejar
así cuando haya dudas en estos aspectos del proceso porque es nuevo o se ha
contratado en años anteriores y requiere ser revisado nuevamente, en caso contrario se
selecciona No.
Aval Salud Ocupacional: El sistema trae por defecto No, debe seleccionarse Si, cuando
el proceso requiere del aval de Salud Ocupacional (Talento Humano).

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ECC 6.00
Aval Mtto u Obra: El sistema trae por defecto No, debe seleccionarse Si, cuando el
proceso requiera aval del Equipo de Mantenimiento, por tratarse de mantenimiento de
sedes, construcciones u obra pública.
Una vez diligenciados todos los campos de esta pantalla se da enter para visualizar la
modalidad de selección y el nombre del responsable de la necesidad, luego se da clic en
el botón “back” de la barra de herramientas.
5.2.2. Botón Bienes / Servicios
Después de seleccionar el objeto de la necesidad y dar clic en este botón, se genera la

siguiente pantalla:
Aquí se deben diligenciar los siguientes campos:
Material: Se selecciona con la ayuda del matchcode, el código del material (bien o
servicio) que se planea adquirir.
Cantidad: (Valor numérico) Debe digitarse la cantidad de bienes o servicios a adquirir.
Valor Unitario: Debe escribirse el valor unitario del material incluido el IVA.
Imputación: Se debe seleccionar el tipo de imputacion correspondiente, si se selecciona

imputacion P (proyecto), se activa el siguiente campo:

SAP Contratación
ECC 6.00
Proyecto: Se digita o se selecciona el numero del proyecto (elemento PEP)

que se afectará para la compra del material relacionado.
Pospre: Se digita o se selecciona el número de la posición presupuestaria.
Solicitante: Se ingresa el nombre de la persona o la dependencia que solicita el

material. Para el caso de bienes genéricos en este campo se debe ingresar el
grupo de compras de la Secretaría Solicitante, esto permitirá generar el reporte de
plan de pagos para cada una de las Secretarías que tengan participación en el plan
de compras.
Los siguientes campos aparecen desactivados, es decir en ellos no se ingresan datos

porque el sistema los calcula o los lee del maestro de materiales:
Descripcion: Nombre del material seleccionado.
Valor Total: Es el resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.
Una vez diligenciados todos los campos de esta pantalla se da enter para visualizar la
descripción y para que el sistema calcule el valor total de los materiales, luego clic en el
botón “back” de la barra de herramientas.
5.2.3. Botón Interventores de la Necesidad

siguiente pantalla:

SAP Contratación
ECC 6.00
Aquí se deben diligenciar los siguientes campos:
Interventor: Se ingresa el número de cédula o se busca con la ayuda del matchcode.

En caso de no encontrarlo, ingrese el número de cédula en el campo y
posteriormente seleccione cualquiera de las opciones que le presenta el sistema que
identifiquen el usuario que está buscando.
Nivel Jerq: Se selecciona de la lista el nivel jerárquico del interventor. En caso de que
sea contratado, debe seleccionarse “Contratista”.
Vínculo: Se selecciona de la lista interno o externo, dependiendo del vínculo que el

interventor tenga con el Municipio.
Una vez diligenciados estos campos se da enter para visualizar el nombre y el correo
electrónico del interventor, luego se da clic en el botón “back” de la barra de
herramientas. Si no aparece el correo electrónico el usuario personalemente debe
dirigirse a la taquilla de proveedores y actualizar esta información.
5.2.4. Botón Plan de Pagos


SAP Contratación
ECC 6.00

siguiente pantalla
Debe escribirse el valor total del presupuesto distribuido en los meses de la vigencia
fiscal, si hay pagos posteriores, deben acumularse en el último mes.
Una vez ingresados todos los pagos se da clic en el botón “back” de la barra de
herramientas.

SAP Contratación
ECC 6.00
Grabar el plan de compras
Despues de configurar las actividades, aprobar la primera actividad e ingresar como

minimo una necesidad con todos sus detalles se puede grabar el plan de compras,
dando clic en el boton grabar de la barra de herramientas.
Para ingresar las demas necesidades se debe ingresar por la opcion modificar plan de
compras, transaccion ZMMPUR012, repitiendo el procedimiento descrito desde numeral
5.2.
Para visualizar el Plan de Compras creado se ingresa por la opción visualizar plan de
compras, transacción ZMMPUR013.

SAP Contratación
ECC 6.00
 Análisis y consolidación del Plan de Compras.
Cada Secretaría es responsable del análisis del Plan de Compras específico.

Igualmente, el sistema genera el reporte consolidado.
Durante el análisis se revisan los objetos de los bienes y servicios, los diferentes avales
de Tecnología, Talento Humano, Salud Ocupacional, Comunicaciones, Presupuesto,
Contabilidad, Mantenimiento, Bienes Muebles, gestionando observaciones al Plan de
Compras con estas dependencias, para que posteriormente cada secretaría realice los
ajustes con base en estas observaciones y el presupuesto aprobado.
 Planeación Institucional de la Contratación (adquisiciones e interventoría)
El Comité de Orientación y Seguimiento junto con cada secretaría aprueba el Plan de

Compras y el Plan de Supervisión y/o Interventoría en las fechas establecidas en el
cronograma, para ser publicado en el mes de enero en la página web
www.medellin.gov.co.
Asimismo, a partir del mes de febrero deben ser informados (en el formato y fechas
establecidas) los cambios que se hagan en el Plan de Compras, como resultado de los
diferentes traslados presupuestales o modificaciones a los proyectos.
5.3. Observaciones generales para el diligenciamiento del Plan de Compras

SAP Contratación
ECC 6.00
Adiciones: Las adiciones a los contratos vigentes se incluyen en el Plan de Compras

con la causal de adición a la respectiva modalidad con que se contrató el original.
En cuanto a los bienes genéricos debe seleccionarse el objeto del bien genérico que
comienza con “Adición al contrato número XXXX ….cuyo objeto es XXXX” de la lista de
objetos disponibles.
Vigencias futuras: Las vigencias futuras se deben incluir en el Plan de Compras.
Las vigencias de años anteriores que corresponden a incorporación de recursos solo
para un año deben incluirse en el Plan de Compras. En SAP en el campo que pregunta
si es vigencia futura, elegir “no”.
Anexos para justificar la necesidad: La justificación de las Necesidades de bienes
genéricos deben tener nombre legible, cargo y firmada. Asimismo, tener el visto bueno
de un Secretario o Subsecretario.
Debe elaborarse una justificación por cada objeto y anexarse escaneada a la respectiva
necesidad, mediante el botón “servicios para objeto”.
Creación de necesidades : Si el presupuesto es de una sola

Subsecretaría, se debe crear una sola Necesidad, toda vez que la discriminación de
cada proyecto se ingresa por el botón de bienes/servicios. Por el contrario, si el
presupuesto es de varias Subsecretarías, sí deben crearse varias Necesidades. En caso
de corresponder a varios Equipos de trabajo, en el botón de
Bienes/Servicios utilizar el campo de “Solicitante”
para ingresar los diferentes equipos de trabajo o gerencias.
Bienes genéricos de comunicaciones: Los recursos van en el Plan de Compras de la
Secretaría que tenga la competencia para contratar.
Suministro de implementos de aseo y cafetería: Es un solo objeto para ambas
necesidades.
Presupuesto participativo: Se ingresa en el Plan de Compras cuando se tenga clara la
Necesidad. Entre tanto, hace parte de la conciliación entre el presupuesto asignado y la
contratación consignada en el acta de la planeación.

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ECC 6.00
6. ESTUDIO PREVIO
Los Estudios Previos en SAP son el resumen de estudios individuales más profundos
(riesgos, mercado, entre otros) que deben manejarse como anexos.
6.1. Crear
La actividad Crear Estudio Previo, las realiza el Líder Gestor en Contratación con rol de
responsable del Plan de Compras dentro del sistema.
Para iniciar la actividad puede digitar la transacción ZMMPUR014 en la caja de
comandos o dar doble clic desde el sistema de seguimiento a la contratación – Estudio
Previo – Crear
Al ejecutar la transacción, se genera la siguiente pantalla, en la cual se deben diligenciar

los campos Vigencia, que corresponde al año en el cual se va adelantar el proceso de
contratación y Secretaría Ejecutara, en el cual se debe seleccionar el código de la
Secretaría responsable del proceso de contratación:

SAP Contratación
ECC 6.00
Una vez diligenciados los dos campos se da enter y se genera la siguiente pantalla
La pantalla está conformada por varios tabs, en los cuales se debe diligenciar cada uno
de los apartes que conforman el estudio previo.

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ECC 6.00
Actividades
Se deben configurar las actividades – Ver capitulo Configurar Actividades y aprobar la

primera actividad indicando en el texto el número de la necesidad y el objeto para el cual
se está creando el estudio previo- Ver capítulo Tratar Actividades.
Se graba el estudio previo dando clic en el botón grabar de la barra de herramientas,

inmediatamente el sistema genera un número que identifica el estudio previo creado.
Después de grabado el Estudio Previo, el sistema no permite borrarlo. Se debe tomar

nota del número generado por el sistema. De ahí en adelante las modificaciones sobre
el Estudio Previo creado deben realizarse por la transacción de Modificar.
6.2. Designación del Comité Asesor y Evaluador
Se ingresa por la transacción “Modificar” de la carpeta de Estudio Previo.

SAP Contratación
ECC 6.00
En la siguiente pantalla se digita o se selecciona el número del estudio previo que se

quiere modificar.
Se digita el Estudio Previo y se da enter o clic en el botón intro de la barra de

herramientas.
En esta pantalla se da clic en la opción “Control” de la barra de menú y luego clic en

“Integrantes comité”.

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ECC 6.00
En la siguiente pantalla se ingresan los datos de los integrantes del Comité Asesor y
Evaluador
Con la ayuda del matchcode se seleccionan los integrantes del Comité Asesor y
Evaluador o se digita el documento de identidad en el campo de “Integrante”. Luego

SAP Contratación
ECC 6.00
mediante el botón de matchcode se selecciona la Secretaría a la cual pertenece el

integrante. Posteriormente se digita el cargo. Por último se selecciona el rol del
integrante en el Comité (Técnico, Logístico, Jurídico) y se da clic el botón . En caso
de que se tenga que cambiar un integrante deberán utilizarse los botones de borrar e
insertar. Se borra el integrante que se haya creado y luego deberá insertarse una fila y
diligenciar los datos del nuevo integrante. El sistema no admite realizar cambios sobre
un integrante ya creado, debe borrarse e insertar un nuevo campo.
Para guardar la información de los integrantes del comité se deben grabar los cambios
en el estudio previo con el botón “Grabar”
Después de seleccionados los integrantes del Comité Asesor y Evaluador se debe

diligenciar el formato FO-ADQU-002 que se encuentra en isolución, imprimirlo, firmarlo,
escanearlo y anexarlo al Estudio Previo.
En caso que durante el proceso de la planeación se hubiera elaborado una resolución

global para todos los procesos, esta deberá anexarse al estudio previo, sin necesidad de
elaborar una resolución individual. Los integrantes del comité se entenderán notificados,
cuando ingresan al Estudio Previo y visualizando la Resolución anexa, después de
haber recibido el correo electrónico automático de la designación que genera el sistema.

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ECC 6.00
Aprobar la actividad “Registrar integrantes del Equipo de Apoyo a la Contratación” - ver

capitulo Tratar Actividades.
6.3. Diligenciar estudio previo
Una vez el Líder Gestor en Contratación con rol de responsable del Plan de Compras,
crea el Estudio Previo (configura actividades y registra los integrantes), el sistema envía
un correo electrónico de notificación a la persona que sigue en el orden de las
actividades, es decir, el usuario con rol de Técnico dentro del proceso, quien deberá
iniciar el diligenciamiento del formato de estudio previo.
Se ingresa por la transacción de modificar estudio previo ZMMPUR015

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ECC 6.00
6.3.1. Presupuesto
El Técnico digita el valor del presupuesto oficial de la contratación. Este valor debe
coincidir con el valor total de las Necesidades registradas en el Plan de Compras.
6.3.2. Justificación de la necesidad
Este tab lo diligencia el Técnico del proceso.
Ingresa por la opción de Modificar de la Carpeta de Estudios Previos del Menú del
Sistema de Seguimiento.

SAP Contratación
ECC 6.00
Da clic en el tab “Justificación de la Necesidad” y luego clic en el botón de “Editar”, para

ingresar al editor de texto.
La justificación responde a los interrogantes "Por qué" y "Para qué" de la contratación.

Por qué es importante adelantar, cuáles son las ventajas, desventajas y consecuencias
que trae la contratación, el sustento normativo tanto externo (nivel nacional) como
interno (Nivel Municipal) que obligan a realizar la contratación.
Se construyen párrafos de texto que van de lo general a lo particular, por ejemplo: uno
que trate sobre el sustento Constitucional, otro de las Leyes, otro para los Decretos
Nacionales que obligan al Municipio a realizar una contratación para satisfacer la
Necesidad, si aplica. Uno para el Plan de Desarrollo, uno para articularlo con el
proyecto. Por último, concluir con un párrafo que indique la forma de satisfacer la
necesidad y las ventajas o beneficios que tendría la contratación. En otras palabras, la
descripción de la Necesidad es el problema y la forma de satisfacer la necesidad es la
solución a ese problema. Asimismo, incluye aspectos históricos, actuales o proyectados
que sean útiles y relevantes para definir la necesidad.
Ver instructivo para diligenciar los Estudios Previos, en Isolución.
Para guardar la información ingresada se debe dar clic en el botón grabar de esta
pantalla y luego clic en el botón back para regresar al estudio previo tab justificación.
Aquí se visualiza la información ingresada en el editor de texto, para grabarla en el

estudio previo debe dar clic en botón grabar de la pantalla de estudio previo

SAP Contratación
ECC 6.00
6.3.3. Necesidades
Da clic en el tab “Necesidades”
En esta ventana se diligencian los siguientes campos:


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ECC 6.00
Secretaría: Con la ayuda del matchcode se selecciona de la lista, la secretaría de la

cual se va tomar la necesidad. Es decir, la Secretaría que tiene en su plan de compras
la necesidad objeto del proceso de contratación.
Necesidad: Al dar clic en el matchcode, se visualiza el plan de compras de la Secretaría

y la vigencia indicada, se selecciona la necesidad requerida, se da clic en tomar o
doble clic para agregarla al estudio previo.
Después de tomar la necesidad, el sistema toma el valor de los campos: “Modalidad”,

“Causal” y “objeto” que previamente se habían digitado en el Plan de Compras.
Consecutivo: Es la relación de los bienes o servicios que tiene la necesidad. Al dar clic
en el matchcode se visualizan los consecutivos que tiene la necesidad seleccionada y en
que versión del plan de compras se encuentra. Se debe seleccionar siempre el
consecutivo de la versión más alta.
Después de tomar la necesidad y el consecutivo, el sistema toma el valor de los campos
CDP: Aquí se digita el número del Certificado de Disponibilidad Presupuestal, uno por
cada posición, una vez el técnico ha gestionado el formato solicitud de CDP y ha
verificado su elaboración y liberación.
CERT SICE: Digitar no aplica.
GRUPO: Solo se diligencia cuando el proceso tiene adjudicaciones parciales y los
materiales son agrupados para el proceso de selección y adjudicación.
NOTA: Cuando se toma una Necesidad del Plan de Compras y posteriormente
debe modificarse, se debe borrar del estudio previo con el fin de ajustarla en el
Plan de Compras y volverla a insertar posteriormente en el Estudio Previo.
Para guardar la información de las necesidades que conforman el estudio previo se debe
car clic en botón Grabar .
6.3.4. Alcance del objeto
Da clic en el tab “Alcance” y luego clic en el botón de “Editar”, para ingresar al editor de
texto.

SAP Contratación
ECC 6.00
El alcance del objeto es un breve resumen de la negociación que se va a hacer, describe

en pocas palabras aspectos de la globalidad del proceso incluyendo aspectos
adicionales que no se contemplan en la definición del objeto y que lo complementan. No
debe confundirse con las especificaciones técnicas.
Se trata entre el objeto que es muy específico y las especificaciones que involucran
detalles del “Cómo” de la contratación.
El alcance debe tener coherencia con el Objeto del Contrato. (Numeral 2, circular
conjunta N° 2).
pantalla y luego clic en el botón back para regresar al estudio previo tab Alcance del
Objeto.

estudio previo debe dar clic en botón grabar de la pantalla de estudio previo.

SAP Contratación
ECC 6.00
6.3.5. Especificaciones esenciales
Da clic en el tab “Especificaciones Esenciales” y luego clic en el botón de “Editar”, para

ingresar al editor de texto y digitar las especificaciones o requerimientos técnicos del
bien o servicio se va a adquirir.

SAP Contratación
ECC 6.00
Las Especificaciones Esenciales o Requerimientos Técnicos corresponden al “Cómo” de

la contratación. Se incluyen tanto los requisitos u obligaciones para el proponente
(habilitantes) como para el contratista (ejecución). Se sugiere dividir el texto en dos
capítulos o numerales. Del proponente se incluyen aspectos como licencias,
experiencia, capacidad operativa o cualquiera de los requisitos habilitantes que se
relacionan en el tab de “Requisitos habilitantes” que requieran una mayor explicación.
En los requisitos u obligaciones para el contratista van aspectos propios de la ejecución
como los medios de comunicación contratista-contratante, los reportes, las entregas de
los productos, el lugar y todo lo relacionado tanto con la descripción detallada del bien o
servicio como con su ejecución. Los criterios deben ser lo objetivos y claros de modo
que no den lugar a ambigüedades.
Asimismo, en las especificaciones técnicas del proceso se debe observar la descripción

de los perfiles requeridos (estudios, experiencia) para el recurso humano que debe
disponer el Contratista.
Los productos deben ser definidos en forma tangible, medible y verificable. (Circular 13
de 2011, expedida por la Secretaría de Servicios Administrativos y secretaría general).
Los desembolsos y los pagos parciales deben estar condicionados a la entrega de los
productos y/o porcentaje de avance, señalados en los estudios técnicos y no a la
entrega de documentación o presentación de actas, plan y cronograma de actividades.
Debe contener la descripción detallada de los productos y entregables que permitan

hacer un seguimiento al cumplimiento del contrato.
Se debe incluir en una programación de pagos por parte del contratante. (Numeral 2,
circular conjunta N° 2).
pantalla y luego clic en el botón back para regresar al estudio previo
Especificaciones Esenciales.


SAP Contratación
ECC 6.00
6.3.6. Fundamentos jurídicos
Este tab lo diligencia el Abogado del proceso.
Da clic en el tab “Fundamentos Jurídicos” y luego clic en el botón de “Editar”, para

ingresar al editor de texto.

SAP Contratación
ECC 6.00
En la fundamentación jurídica se define el procedimiento de selección que debe

aplicarse, de acuerdo con la naturaleza, cuantía o condiciones especiales de la
contratación y la normativa vigente.1
Dar cumplimiento al parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, en el sentido de

analizar jurídicamente la pertinencia de acudir a cualquiera de las modalidades previstas
en la Ley, en concordancia con los principios de transparencia, economía,
responsabilidad y selección objetiva.
Verificar la posibilidad o conveniencia jurídica de acudir a la convocatoria pública, en los

términos previstos en la ley y los decretos reglamentarios.
Analizar las ventajas o beneficios institucionales o colectivos derivados de la aplicación

de la modalidad seleccionada.
Los mecanismos de solución de conflictos.
Adicionalmente, la alusión a la Resolución por medio de la cual se designa el Comité

Asesor y Evaluador del proceso.
pantalla y luego clic en el botón back para regresar al estudio previo Fundamentos
Jurídicos.

1
Recomendaciones para la elaboración de Estudios Previos. Procuraduría General de la Nación.

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ECC 6.00
6.3.7. Riesgos
Da clic en el tab “Riesgos”
En este tab se deben diligenciar los siguientes campos:

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ECC 6.00
Riesgo: Al dar clic en el matchcode se despliega una lista que contiene los riesgos que
se encuentran disponibles, se selecciona y se da clic en el botón tomar o doble clic en el
riesgo para llevar el código al tab riesgos, luego se da enter para visualizar la
descripción.
Estimación: se digita una de las siguientes clasificaciones para cada riesgo: alto, medio,
bajo.
Asignación: se digita bien sea “Contratista” o “Municipio” de acuerdo con el Estudio de
Riesgos.
NOTA: Si el riesgo requerido para el proceso no se encuentra en la lista para

seleccionar, se debe solicitar al Equipo de Gestión Logística que se incorpore.
Anexo al Estudio Previo debe estar el Estudio de Riesgos de la Contratación que da

cuenta del análisis de cada uno de los riesgos, la tipificación, estimación y asignación de
los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato.
En los contratos interadministrativos es facultativo exigir garantías para cubrir los riesgos
descritos. (Artículo 8, decreto 4828 de 2008), de acuerdo con los resultados del estudio,
en relación con el objeto a contratar.
Una vez se termine de ingresar la información relacionada con los riesgos se debe
guardar la información dando clic en el botón Guardar.
6.3.8. Garantías
Da clic en el tab “Garantías”

SAP Contratación
ECC 6.00
En este tab se diligencian los siguientes campos:
Amparo: Al dar clic en el matchcode se despliega una lista que contiene los amparos
que se encuentran disponibles, se selecciona y se da clic en el botón tomar o doble clic
en el riesgo para llevar el código al tab Garantías, luego se da enter para visualizar la
descripción.
Porcentaje: Se ingresa el porcentaje, solo el número, sin símbolos, del valor del
contrato por el cual se debe constituir la póliza.
Duración Adicional: Se ingresa el número de meses o años que debe tener de vigencia
el amparo después de la terminación del contrato.
Período: Se selecciona el periodo de la duración adicional, meses o años.
NOTA: Si el amparo requerido para el proceso no se encuentra en la lista para

seleccionar, se debe solicitar al Equipo de Gestión Logística que se incorpore.
Anexo al Estudio Previo debe estar el Estudio de Riesgos de la Contratación que da

cuenta del análisis de cada uno de los amparos, su porcentaje y duración que justifique
cada una de los valores registrados.
Una vez se termine de ingresar la información relacionada con los amparos se debe
guardar la información dando clic en el botón Grabar.

SAP Contratación
ECC 6.00
6.3.9. Elementos Descriptivos
Da clic en el tab “Elementos Descriptivos”
En este tab el sistema trae el o los interventores que se ingresaron el plan de compras
para la necesidad, se pueden borrar los que están y también agregar nuevos
interventores. Ver Pantallas con campos de selección 4.2.2.
Se deben diligenciar los siguientes campos:


SAP Contratación
ECC 6.00
Forma de pago o aporte: Se selecciona de la lista Único o Parcial, dependiendo del

número de pagos que se van a realizar.
Clase de contrato: se da clic en el botón registrar
En la siguiente pantalla, con la ayuda del matchcode se selecciona la clase de contrato

que aplica para el proceso, se da enter para visualizar la descripción y clic en el botón
continuar .
Anticipo: Si el contrato a celebrar tendrá desembolso de anticipo se ingresa en este

campo el valor del porcentaje que se aplicará por este concepto.
Lugar, Multas y Clausula Penal: Para ingresar la información correspondiente en cada

uno de estos campos, se da clic en el botón editar .
Luego en el editor de texto se ingresa la información correspondiente a Lugar, Multas o

Cláusula penal, para terminar se da clic en grabar y se regresa con el botón back .
Se repite la acción para cada uno de los tres campos.


SAP Contratación
ECC 6.00
Una vez se termine de ingresar la información en el tab Elementos Descriptivos se debe

6.3.10. Justificación de los factores de selección
Da clic en el tab “Justificación Factores Selección” y clic en el botón editar para ingresar
al editor de texto.
En la justificación de los factores de selección se deben argumentar las razones por las
cuales se exigirán cada uno de los requisitos tanto habilitantes (jurídicos, técnicos y
financieros) como de calificación (calidad y precio) del proceso de selección. Por
ejemplo, si se solicita una experiencia del 100% del presupuesto oficial y tres contratos,
debe justificarse por qué el 100% y por qué tres contratos. Lo anterior, en cumplimiento
del principio de proporcionalidad. Otro ejemplo son los criterios financieros que se
exigen, si se solicita 70% de endeudamiento, debe haberse elaborado previamente el
estudio de los indicadores del sector con la información de la superintendencia de
sociedades u otros mecanismos o fuentes que den cuenta que el criterio se estableció
de manera objetiva.
Ver instructivo Elaboración Estudios Previos, en Isolución.
En la pantalla de editor de texto se ingresa la información correspondiente, para terminar
se da clic en grabar y se regresa con el botón back.
La información se visualiza en los estudios previos, tab Justificación Factores de
Selección, para que quede guardada en el estudio previo, se debe dar clic en el botón
Grabar

SAP Contratación
ECC 6.00
6.3.11. Requisitos Habilitantes
Este tab lo diligencia el Logístico del proceso.
Da clic en el tab “Requisitos Habilitantes”

SAP Contratación
ECC 6.00
En esta tab se deben diligenciar los siguientes campos:
Tipo Requisito: Se selecciona de la lista, si el requisito es para verificación técnica,

Jurídica o Logística.
Requisito: Con la ayuda del matchcode se selecciona el requisito, de acuerdo con la

selección realizada en la anterior columna “Tipo Requisito”, se da enter para visualizar la
descripción del requisito.
Requerido: En este campo se digita la información que se considere conveniente sobre

este requisito alfanumérico. Ver instructivo para diligenciar los Estudios Previos.
Una vez se termine de ingresar la información en el tab Requisitos Habilitantes se debe


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6.3.12. Criterios de Calificación
Da clic en el tab “Criterios de Calificación”

SAP Contratación
ECC 6.00
En este tab se diligencian los siguientes campos
Tipo Criterio: Se selecciona de la lista dependiendo si el criterio de calificación

corresponde a precio o a calidad.
Criterio: Con la ayuda del matchcode se selecciona el criterio, de acuerdo con el tipo de
criterio indicado, se da enter para visualizar la descripción del criterio.
Requerido: En este campo se digita la información que se considere conveniente sobre

este requisito alfanumérico.
Puntaje Max: Se ingresa el valor del puntaje que se asignará al criterio seleccionado. El
campo es numérico.
En el tab de requisitos habilitantes están clasificados en Técnicos, Jurídicos y Logísticos,

de acuerdo con las funciones del Comité Asesor y Evaluador establecidas en el Decreto
1365 de 2011 y que serán verificados durante la evaluación por cada uno de los
integrantes según su competencia. Es función del logístico del proceso diligenciar el tab,
sin embargo la información debe ser la concertada con el Comité Asesor y Evaluador.
Estos criterios están justificados en el tab “Justificación Factores Selección”.
Ver instructivo para diligenciar los Estudios Previos, en Isolucion.

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ECC 6.00
Una vez se termine de ingresar la información en el tab Criterios de Calificación se debe

6.3.13. Análisis Económico
Ingresa por la opción Modificar de la Carpeta de Estudios Previos del Menú del Sistema
de Seguimiento.
Da clic en el tab “Análisis Económico” y clic en el botón editar para ingresar al editor de
texto.
Aquí se digitan las consideraciones de conformidad al documento guía para la

elaboración del estudio de costos de los procesos contractuales. En él deben incluirse
aspectos como fuentes soporte de la recolección de información, las empresas
representativas del sector que producen o comercializan el bien o servicio, las muestras
deben ser adecuadas, con el fin de no elaborar presupuestos muy altos o muy bajos. En
la etapa de recolección también se incluyen datos históricos o proyectados de cifras que
sirvan para una proyección más adecuada del presupuesto.

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ECC 6.00
Quien elabora el estudio debe apoyarse en el Técnico del proceso respecto a la

caracterización de los productos, esto es, la definición integral de los siguientes
elementos: la descripción, la cual debe ser clara, detallada y precisa, cumpliendo a
cabalidad con las especificaciones técnicas del bien o servicio que se solicita en el
requerimiento. La cantidad, de artículos que se solicitan. Tener en cuenta los impuestos
y otros tributos. El principal impuesto que podría tenerse en cuenta es el impuesto a las
ventas (IVA), toda vez que existe una gran variedad de impuestos que de alguna manera
afectan en menor escala la realidad del estudio y que deben ser analizados para cada
caso en particular, de acuerdo con el bien o servicio, por ejemplo la contribución
especial, el impuesto de industria y comercio, las estampillas (universidad, adulto mayor
y cultura). También el pago de la gaceta oficial.
Se debe anotar la forma de pago, el tiempo de entrega, la validez de la oferta, el

porcentaje de descuentos por pronto pago en caso de ofrecerse y la garantía en meses
del producto ofrecido. Además si es necesario se deben colocar todas las observaciones
que los proveedores crean o tengan a cada requerimiento o cotización, como por
ejemplo obras adicionales para la instalación de bienes.
Es de vital importancia tener en cuenta los riesgos previsibles (financieros, operativos,

ambientales, legales, entre otros) que se presentan en toda contratación y más
concretamente los que son asignados al Municipio de Medellín, con el fin de constituir
las reservas o compromisos presupuestales necesarios para atender las obligaciones
derivadas de la asunción de riesgos, lo cual debe estar articulado con el Estudio de
Riesgos de la contratación.
Si hubiera otros factores diferentes a los antes mencionados que alteran el precio,
también se deben tener en cuenta, como podrían ser seguros, fletes, entre otros, que
dependerán del bien o servicio a adquirir y del lugar de donde provengan.
Una vez recopilada la información anterior, se hace un resumen de ella que conlleve a
estimar el presupuesto oficial destinado para el proceso de selección.
Asimismo, si a criterio de quien elabora el estudio, existen valores que se recolectaron,

pero que pueden afectar el resultado de la estimación del presupuesto, se debe dejar la
nota de que fueron excluidos del análisis.
Se debe dar cumplimiento a lo estipulado en las diferentes normas respecto a los

precios de mercado. (Numeral 2 capítulo 2, Decreto 0976 del 2009 manual de
contratación – numeral 2, Circular conjunta N° 2, Secretaría General y Servicios
Administrativos- artículo 88, ley 1474 de 2011).
Los componentes se deben describir y valorar de forma detallada y no global,

presentando una discriminación de los productos, calidades y cantidades con sus
respectivos costos.

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Se debe documentar el soporte económico con las variables o consultas de mercado

que fueron analizadas en la elaboración de cada uno de los ítems del presupuesto.
En los Convenios Interadministrativos y Administración Delegada, se debe discriminar el

IVA de los honorarios o administración pactada, cuando el contratista es responsable de
dicho impuesto. (Instructivo: aspectos tributarios en el proceso de contratación, de
noviembre de 2011).
Ver Instructivo elaboración de estudios previos, en Isolución.

En la pantalla de editor de texto se ingresa la información del estudio de costos del
proceso, sin cuadros, ni imágenes, estos deben ir como documentos anexos. Para
terminar se da clic en grabar y se regresa con el botón back .
La información se visualiza en los estudios previos, tab Análisis Económico, para que
quede guardada en el estudio previo se debe dar clic en el botón Grabar
6.3.14. Firmas Adicionales

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Da clic en el tab “Firmas Adicionales”
En este tab se ingresa el nombre y el cargo de las personas que van a firmar el
documento de estudios previos y no hacen parte del Comité Asesor y Evaluador, una
vez se terminen de ingresar todos los nombres, se debe guardar la información dando
clic en el botón Grabar.

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6.3.15. Generar Formulario
En cualquier momento, se puede generar el formulario si se quiere visualizar como está

quedando en el documento la información ingresada en cada uno de los tab.
Se da clic en el botón Generar Formulario, el sistema emite un mensaje de confirmación,
se da clic en el botón continuar .
Inmediatamente el sistema emite la pantalla Imprimir, para seleccionar los parámetros de

impresión, se tiene la opción de imprimir o visualizar la impresión.

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Al dar clic en Visualización de Impresión se visualiza la primera página del documento,

en la parte superior se indica cuantas páginas tiene el documento y cual se está
visualizando en el momento y con las flechas de la barra de herramientas se puede
desplazar por las diferentes páginas del documento.
Para salir de la visualización, se da clic en el botón back .
Guardar en archivo
Si lo que se requiere es guardar una copia del formulario de estudios previos se da clic
en el botón Guardar en Archivo, el sistema emite un mensaje de confirmación, se da clic
en el botón continuar .

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El sistema emite una pantalla para seleccionar la ruta donde se va guardar el archivo y
dar el nombre, siempre se genera en formato pdf, luego se da clic en el botón Guardar.

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7. SOLICITUD DE PEDIDO
La solicitud de pedido es un documento logístico, salvo algunas excepciones, este

documento afecta presupuesto, es elaborado por el grupo de apoyo a la contratación de
la Secretaría que va realizar el proceso.
El número de la solicitud de pedido, corresponde al número del proceso de contratación

que se va adelantar, tiene una estrategia de liberación que realiza el equipo de apoyo a
la contratación y una vez liberada, el proceso se ve publicado en la página
www.medellin.gov.co/irj/portal/ciudadano.
La clase de documento seleccionado para crear la solicitud de pedido debe ser el

indicado en el Plan de Compras como causal de selección para el proceso de
contratación, es la misma causal que se tiene en el Estudio Previo.
Las clases de documento son:
Código Nombre Detalle
YACT Adic.Act Cient y Tec Adición actividades científicas y tecnológicas
YAP Adic.Ley 489 Art.96 Adición Ley 489 Articulo 96
YAPD Adic.Ley 489 Artículo 95 Adición ley 489 artículo 95
YCA Adic. Conc. Abierto Adición Concurso Abierto
YCIN Adic. Contr. Interad Adición Contrato Interadministrativo

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YCNV Adición Convenios Adición Convenios
YLC Adic. Lista Corta Adición Lista Corta
YLHS Ad.SA.Lit.H -L.1150 Adición Selección Abreviada literal H Ley 1150
YLIC AdiciónLicit.Pública Adición Licitación Pública
YLM Adic.Lista Multiusos Adición Lista Multiusos
YMEC Adic. Menor Cuantia Adición Menor Cuantía
YMIC Adic.Mínima Cuantía Adición Mínima Cuantía
YNPO Adic NoPluralOfer Adición No Pluralidad de Oferentes
YPA Adic. Prod. Agrop. Adición Productos Agropecuarios
YRI Adic. Decreto 777 Adición Decreto 777
YSPA Adic Srv Prof y deAp Adición Servicios Profesionales y de Apoyo
YSSA Adic Serv. de Salud Adición Servicios de Salud
YSUB Adic.Subasta Inversa Adición Subasta Inversa
YURM Adic. Urgencia Manif Adición Urgencia Manifiesta
ZABI Arr. Bien Inmueble Arrendamiento Bienes Inmuebles
ZACT Act Cient y tecnológ Actividades Científicas y Tecnológicas
ZAP Ley 489 Artículo 96 Ley 489 Artículo 96
ZAPD Ley 489 Artículo 95 Ley 489 Artículo 95

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ZBIM Compra Bien Inmueble Compra Bienes Inmuebles
ZCA Concurso Abierto Concurso Abierto
ZCCS Licitación Concesión Licitación Concesión. Esta clase de documento

no afecta presupuesto, solo permite imputación
cero (0).
ZCDM Concurso de Meritos Concurso de Meritos
ZCIN Contrato Interadmin Contratos Interadministrativos
ZCNV Convenios Convenios
ZCOO Convenio Cooperación Convenio Cooperación
ZLC Lista Corta Lista Corta
ZLCT Ley de cultura Ley de Cultura
ZLHS SA Lit. H -Ley1150 Selección Abreviada Literal H Ley 1150
ZLIC Licitación Pública Licitación Pública
ZLM Lista Multiusos Lista Multiusos
ZMEC Menor Cuantía Menor Cuantía
ZMIC Mínima Cuantía Mínima Cuantía
ZMTO Mantenimiento Mantenimiento, esta clase de documento se crea

automáticamente desde el modulo PM –
Mantenimiento.

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ZNPO NoPluralidadOferente No Pluralidad de oferentes
ZPA Productos Agropecuar Productos Agropecuarios
ZPSP Prest.Srv Personales Prestación de Servicios Personales
ZRI Decreto 777 Decreto 777
ZSPA Srv Prof y de Apoyo Servicios Profesionales y de apoyo
ZSSA Servicios de Salud Servicios de Salud
ZSUB Subasta Inversa Subasta Inversa
ZURM Urgencia Manifiesta Urgencia Manifiesta
Las clases de documento “adición” se utilizan para realizar adiciones a contratos que se
encuentran en ejecución, se selecciona de acuerdo con la modalidad del proceso que
dio origen al contrato y no se publican en la página web. Ejm, para un contrato que se
originó de un proceso cuya modalidad fue Actividades científicas y tecnológicas se
selecciona la clase de documento Adición actividades científicas y tecnológicas.
7.1. Crear Solicitud de Pedido
Para crear la solicitud de pedido, se puede ingresar por una de las siguientes opciones::
Se digita la transacción ME51N, en la caja de comandos y se da enter
Se ubica la transacción en el Menú SAP en la siguiente ruta: Logística / Gestión de

materiales / Compras / Solicitud de Pedido / Crear y se da doble clic.
Se de doble clic en el menú del Sistema de Seguimiento a la Contratación - solicitud de

pedido - crear

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Al ejecutar la transacción, el sistema emite la siguiente pantalla:
Fila 1: Contiene el menú que cambia de acuerdo

con el tipo de operaciones que se va a realizar.
El despliegue de cada uno de los comandos que aparecen en esta fila, conlleva a unas
operaciones que pueden ser seleccionadas de acuerdo con la actividad que se va
realizar, así:
Solicitud de pedido: permite realizar actividades, tales como:

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Otra solicitud de pedido (shift + F5): permite ubicarse en una solicitud anteriormente
diligenciada y que puede servir como base o plantilla para una nueva solicitud.
Crear (F6): permite crear una nueva solicitud.
Visualizar / modificar (F7): permite visualizar, una solicitud de pedido diligenciada

anteriormente, o modificarla si se tiene autorización.
Grabar (ctrl.+s): permite guardar los cambios realizados a la solicitud de pedido.
Verificar (ctrl.+shift+F3): permite confirmar que la información diligenciada en todos los

campos que son obligatorios de la solicitud de pedido, está completa.
Finalizar (shift + F5):
Fila 2:
Contiene botones que se activan o se desactivan dependiendo de la funcionalidad.
Fila 3 definida como la fila de dialogo, que le indica al

usuario la actividad que está realizando.
Fila 4 De los botones que
aparecen en esta fila se debe tener especial cuidado con , este botón sirve para
guardar temporalmente un documento que no se ha terminado de elaborar
completamente. ESTE BOTON NO SE DEBE UTILIZAR, GENERALMENTE,
OCASIONA PROBLEMAS PRESUPUESTALES.

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Clase de documento
Se Despliega la lista para seleccionar la clase de documento de acuerdo con la causal

de selección del proceso que se va adelantar, de acuerdo con lo indicado en el plan de
compras y el estudio previo correspondiente.
Si la pantalla tiene la siguiente presentación, se debe dar clic en el icono izquierdo de

Cabecera, Resumen de posiciones y posición para abrir e ingresar los datos en estas
partes del documento
Cabecera
En este campo va el objeto, no es necesario ingresarlo, el sistema lo toma del estudio

previo al grabar la solicitud de pedido.
Resumen de posición
En esta parte del documento se diligencian los siguientes campos para cada uno de los
bienes o servicios que conforman el objeto del proceso:

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 Imputación: De acuerdo con lo consignado en el cdp, se selecciona P - Inversión,

K funcionamiento. Si lo que se va comprar es un activo fijo se selecciona A,
independiente si el CDP es P o K.
 Material: se abre el matchcode para seleccionar el bien o servicio que se

requiere. Se debe seleccionar siempre un código de 6 dígitos.
 Cantidad: Se ingresa la cantidad si se trata de bienes o el valor total si se trata de

servicio.
Precio de valoración: Se ingresa el valor unitario, si se trata de bienes o 1 si se trata de

servicio.
 Fecha de entrega: Se ingresa la fecha para la cual se tiene previsto recibir el bien
o servicio.
 Centro: Se selecciona CAM0, si el proceso se va realizar con presupuesto de

funcionamiento o CAM1, si el proceso se va realizar con presupuesto de inversión.
El centro debe ser coherente con el tipo de imputación, es decir no se puede tener una
posición con imputación K y centro CAM1.
 Grupo de Compras: Se selecciona el código de la Secretaría responsable del

proceso.

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 Solicitante: En este campo se puede ingresar el nombre de la dependencia que

requiere el bien o servicio.
 EstPrevio: en este campo se ingresa el número del estudio previo correspondiente

al proceso que se está adelantando.
En el resumen de posición también se observan en la parte superior una serie de

botones que facilitan la búsqueda o presentación de la información dentro de la solicitud
de pedido:
Detalle de Posición
Se encuentra compuesto por varios tab, los cuales indican el detalle de cada una de las
posiciones descritas en el “Resumen de posición”, las más relevantes dentro del proceso
son:
Valoración
En este tab se encuentran los siguientes campos:
 Precio valor: En este campo registre el precio unitario del material incluyendo el
IVA, de acuerdo con el estudio de precios del mercado o con los precios que indique el
SICE.
Siempre deben ir marcados los recuadros de entrada de mercancía y recepción de

factura.
 Imputación
En este tab se encuentran los siguientes datos, los cuales son tomados del CDP,
excepto centro de costos:

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 Centro de Costo: Se selecciona el código de la Secretaría o Subsecretaría que

requiere el bien o servicio.
 Documento presupuestal: Se ingresa el número del CDP creado para dar inicio al
proceso y se de enter para que el sistema tome los demás datos presupuestales desde
el CDP.
 Cuenta de mayor: Numeración establecida por la Contaduría General de la

Nación para efectuar los asientos contables de las compras de bienes o servicios, de
acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP).
 División: Unidad organizacional que agrupa los negocios del Municipio de

Medellín: 01 – Municipio de Medellín, 02 – Concejo de Medellín, 03 – Personería de
Medellín, 04 – Fondo local de Salud.
 Sociedad CO: Es el nodo de jerarquía dentro de la estructura contable de costos,

para el caso de Municipio de Medellín sólo existe una sociedad y es COMM.
 Centro de coste: Si la compra del bien o servicio está destinada contablemente a

un área o unidad específica, en el Municipio de Medellín existen dos niveles identificados
con un código: Secretaría y Subsecretaría.
 PosPre: Posición Presupuestaria: Es el código que identifica el objeto del gasto

asignado por la Secretaría de Hacienda y Planeación, corresponde a cada una de las
partidas que componen los recursos financieros de un centro gestor y que en el
Municipio de Medellín está acorde con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP).

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 Centro Gestor: Unidad organizacional a la que le han sido asignados y

actualizados recursos financieros, es decir, cada Secretaría.
 Fondos: Código que identifica el tipo de recurso o fuente de financiación.
 Documento presupuestal: Se refiere al número del Certificado de Disponibilidad

Presupuestal (CDP) elaborado previamente y del cual se dispone de toda la información
en este tab.
Para conocer los detalles de la imputación presupuestal, se da clic sobre el botón y

así se puede apreciar la siguiente pantalla.
Esta información la obtiene la Solicitud de Pedido del Certificado de Disponibilidad

Presupuestal - CDP elaborado en FM (Módulo de Presupuesto).
Estrategia de Liberación
Una vez la solicitud de pedido se encuentra debidamente diligenciada y se han realizado

las actividades previas a la liberación, la persona autorizada (Líder Gestor de
Contratación de la Secretaría que adelanta el proceso) debe liberarla (Ver capitulo
Liberar documentos), para que el proceso se vea publicado en el portal
www.medellin.gov.co y para poder crear el contrato marco.

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Status
Muestra el estado en que se encuentra la solicitud de pedido, es decir si se han creado

documentos con referencia a esta solicitud, cuando se está creando la solicitud de
pedido siempre se verá estado N, No tratado.
Una vez diligenciados todos los campos requeridos, se verifica que éstos sean correctos
con el botón verificar , si el sistema emite el mensaje ,

se graba la solicitud.
En la parte inferior de la pantalla aparecerá un número de 10 dígitos, este será el

número del proceso, por lo tanto es el que debe aparecer siempre en los avisos de
prensa, proyectos de pliego, pliegos de condiciones, invitaciones a cotizar, resoluciones
y todos los documentos que se generen del proceso.

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7.2. Modificar Solicitud de Pedido
Para modificar la solicitud de pedido, se procede así:
Se digita la transacción ME52N, en la caja de comandos
Se ubica la transacción en el Menú SAP en la siguiente ruta: Logística / Gestión de

materiales / Compras / Solicitud de Pedido / Modificar y se da doble clic.
O doble clic en el menú del Sistema de Seguimiento a la Contratación - solicitud de

pedido - Modificar
Al acceder a la transacción, el sistema muestra en la última Solicitud de Pedido tratada

por el usuario, se debe modificar y tener precaución para no seleccionar un documento
diferente, se debe verificar el numero para no realizar modificaciones en una solicitud de
pedido equivocada. Para seleccionar otra solicitud de pedido se da clic en el botón

otra solicitud de pedido, se ingresa el número de la solicitud que se va modificar y
termina con enter.

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En la fila tres se indica al usuario la actividad que está realizando, en este caso,
modificar Solicitud de Pedido 70003564.
El sistema permite modificar los campos que no se encuentran “sombreados”, una vez
realizada las modificaciones se graba el documento y el sistema guarda los cambios
realizados.

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8. ETAPA PRECONTRACTUAL
En esta etapa se gestionan las actividades posteriores a la elaboración de la solicitud de
pedido y previas a la etapa contractual.
8.1. Crear
La actividad Crear Etapa Precontractual, las realiza el Líder Gestor en Contratación con
rol de responsable del Plan de Compras dentro del sistema.
comandos o dar doble clic desde el sistema de seguimiento a la contratación – Etapa
Precontractual – Crear
En la siguiente pantalla se ingresa el número de la solicitud de pedido y se da enter

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Se diligencia el tab actividades - Ver Configurar Actividades- y se guarda la información

de la etapa.
8.2. Gestionar etapa


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Se Ingresa por la opción de Modificar de la Carpeta de etapa precontractual del Menú

del Sistema de Seguimiento.
Da clic en el tab que se va diligenciar.
8.2.1. Datos Generales

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En esta pantalla se deben diligenciar los siguientes campos:
Correo Electrónico: Dirección donde los interesados en el proceso pueden enviar sus
mensajes.
Lugar de audiencia(s): Dirección de la oficina donde se realizaran las audiencias a que
haya lugar durante el proceso.
Clase de contrato - Registrar: Al dar clic en el botón registrar, se activa la pantalla

para selección la clase de documento que aplica para el proceso, la lista que se visualiza
son todos los contratos marco que existen en el sistema.
Tipo de Adjudicación: Se debe seleccionar total o parcial, según el caso.

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ECC 6.00
Tipo de Subasta: Este campo se activa solo para la causal de selección subasta inversa
y se debe seleccionar Presencial o Electrónica, según el caso.
Resolución de apertura: Se ingresa el número de la resolución.
Adjudicación – Registrar: Al dar clic en registrar se activa la pantalla para ingresar el

número de la o las resoluciones de adjudicación, la fecha y el valor adjudicado.
Desierta – registrar: Al dar clic en el botón registrar se activa la pantalla para ingresar el
número de la resolución o resoluciones de declaratoria desierta la fecha, el valor y el
motivo por el cual se declaró desierto.
Fecha Resolución de apertura: Para ingresar la fecha se puede utilizar el matchcode o

digitar en formato dd.mm.aaaa.
Fecha y hora límite de adendas: Para ingresar la fecha se puede utilizar el matchcode
o digitar en formato dd.mm.aaaa. Para ingresar la hora se puede utilizar el matchcode o
digitar en formato hh:mm:ss
Fecha y hora de cierre: Para ingresar la fecha se puede utilizar el matchcode o digitar
en formato dd.mm.aaaa. Para ingresar la hora se puede utilizar el matchcode o digitar en
formato hh:mm:ss
Numero de observaciones al Prepliego, Número de observaciones al Pliego,

Numero de observaciones a las evaluaciones: Se ingresa el número de documentos
recibidos con observaciones para cada caso.
8.2.2. Sorteo
Para los procesos que tienen inscripción de proponentes a través del portal
www.medellin.gov.co se debe activar la opción así:
Colocar el flag en el indicador Activar para registro de proponentes, automáticamente se
activan los campos para ingresar la fecha de inicio de inscripción, la fecha y hora límite
de inscripción.

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ECC 6.00
Botón Configuración Sorteo
Al ingresar a esta pantalla, se visualiza la siguiente información:
Solicitud de pedido: este dato permite que la persona que va ejecutar el sorteo
verifique que se encuentra en el proceso correcto.
Sorteo número: Indica cuantos sorteos tiene el proceso y que número de sorteo se está
visualizando.
Número de inscritos: Muestra el número de proponentes que se han inscrito para

participar en el sorteo.
Fecha Programada y Hora programada: indica la fecha y la hora límite de inscripción a

través del portal.
Número de proveedores a seleccionar: Al momento de ejecutar el sorteo, se ingresa

en este campo el número de proponentes que se quiere seleccionar para que presenten
propuesta.
En la lista de proponentes inscritos se pueden observar, entre otros, los siguientes

datos:

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ECC 6.00
Orden de inscripción: Es un número consecutivo que asigna el sistema al momento de

realizar la inscripción. Se ve repetido para el Representante y los integrantes de un
Consorcio o Unión Temporal.
Tipo proponente:
R: indica que la persona es representante de un Consorcio o Unión Temporal y es quien

participa en el sorteo.
I: indica que la persona es integrante de un Consorcio o Unión Temporal, no participa

en el sorteo y tiene asignado el mismo número de inscripción del Representante.
A: indica que la persona participará del sorteo de manera independiente, no asociado.
Participa: Solo se utiliza en el evento que un proponente se haya inscrito para participar
en el sorteo y no cumpla con los requisitos para hacerlo, en este campo solo se permite
el valor NO o vacío.
Justificación: En el evento que el proponente no pueda participar del proceso en el

campo Participa se selecciona NO y éste obliga ingresar la justificación por la cual se
excluye del sorteo.
Ejecutar Sorteo
Para ejecutar el sorteo se ingresa el número de proveedores a seleccionar, se graba

esta información y se da clic en ejecutar
Cuando sea necesario reiniciar un sorteo, se deben modificar las fechas de sorteo e
inicio de inscripción, luego dar clic en reiniciar, ingresar la justificación por la cual se
reinicia el proceso y ejecutar, inmediatamente aparecerá en la pantalla sorteo 2 de 2 y
se activará nuevamente, en el portal, la opción “inscribirse”. Se debe tener precaución
con esta opción ya que indica que este sorteo no se realiza y nuevamente se deben
inscribir los proponentes para participar en un nuevo sorteo.

SAP Contratación
ECC 6.00
Cuando el proceso tiene más de un sorteo, se podrá visualizar en la pantalla del sorteo
reiniciado la justificación que dio origen a un nuevo sorteo, a través del botón sorteos
anteriores.
8.2.3. Evaluación
En este tab se visualizan los proponentes seleccionados mediante sorteo, si el proceso

no tuvo sorteo se ingresa el nit de los proponentes, si el sistema no toma la dirección y el
teléfono se deben ingresar, también se ingresa el valor de la propuesta y el número del
grupo, cuando aplique.
Se coloca el flag en la columna de participante y luego se clic en el botón evaluar.
En el tab Evaluar Proponentes, se verifican los documentos habilitantes y se califica la

oferta de cada uno de los proponentes.
Se verifican los integrantes del Comité Evaluador, que los toma el sistema de los
Estudios Previos, se pueden modificar, es decir borrar existentes y asignar nuevos
integrantes con los botones de borrado e insertar .

SAP Contratación
ECC 6.00
Se selecciona el proponente a evaluar y se da clic en el botón Docs Habilitantes.
En esta pantalla se indica si el proponente está habilitado o inhabilitado para cada uno
de los requisitos técnicos, jurídicos y logísticos – los requisitos vienen del estudio previo,
se pueden borrar y agregar nuevos los botones de borrado e insertar .

SAP Contratación
ECC 6.00
Se da clic en el botón grabar para guardar la información, el sistema emite un

mensaje con el número de la evaluación creada.

SAP Contratación
ECC 6.00
Se regresa con el botón back

Luego también con el proponente seleccionado se da clic en el botón Calificar

SAP Contratación
ECC 6.00
En esta pantalla se evalúan los criterios de calidad y precio – vienen del estudio previo,
se pueden borrar e ingresar nuevos, para terminar se da clic en el botón grabar y se
regresa con el botón back .
Modificar o terminar una evaluación.

SAP Contratación
ECC 6.00
Si después de grabada la evaluación se ingresa nuevamente para modificarla o

terminarla (evaluar otro proponente) el sistema emite un mensaje donde solicita
confirmar si se desea crear una nueva evaluación, se debe tener especial cuidado al
responder este mensaje, si se crea una nueva evaluación se tendrá que seguir
trabajando sobre ésta ya que no se puede borrar ni se puede modificar la anterior.
8.2.4. Datos Adicionales
A través del botón editar se ingresa al editor de texto para digitar la información que se
considere pertinente sobre el proceso y que no se encuentre en ningún otro tab.

SAP Contratación
ECC 6.00

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ECC 6.00
9. CONTRATO MARCO
9.1. Crear Contrato Marco
Para crear el Contrato Marco, se requiere que la solicitud de pedido esté liberada y el
proveedor esté inscrito en el directorio de proveedores y contratistas.
Se ingresa con la transacción ME31K
Desde la ruta del Menú principal Logística - Gestión de materiales - Compras - Contrato
Marco - Pedido Abierto - Crear
Desde el Menú del sistema de seguimiento a la Contratación: Contrato Marco – Crear
Al ejecutar esta transacción el sistema presenta la siguiente pantalla:
Se deben diligenciar los siguientes campos obligatorios:
Proveedor: Para seleccionar el proveedor se abre el matchcode para buscar el código

del proveedor, en el tab acreedores según información fiscal se ingresa el número del nit
o cedula y se da enter
En la siguiente pantalla se verifica el proveedor y se da enter

SAP Contratación
ECC 6.00
Clase de contrato: Seleccionar con la ayuda del matchcode, debe ser la misma clase
de contrato indicado en la etapa precontractual.
Organización de compras: 1000 bienes, 2000 servicios, 3000 obra pública, se puede
ingresar el numero o seleccionar con la ayuda del matchcode.
Grupo de compras: se ingresa o se selecciona con la ayuda del matchcode el código

que corresponde a la Secretaría para la cual se está generando el contrato.
Solicitud de pedido: Una vez diligenciados estos campos de debe seleccionar la

Solicitud de Pedido que servirá como referencia para elaborar este contrato marco. Para
ello se deberá activar el botón :

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ECC 6.00
Al activar este botón el sistema le presenta un cuadro donde se debe digitar el número
de la Solicitud de Pedido que servirá como referencia:
Se ingresa el número de la solicitud de pedido que servirá de referencia y se da enter o

continuar.
El sistema muestra un cuadro con los datos de cabecera del contrato marco:
Se deben diligenciar los siguientes campos:
Fin per val: Seleccionar la fecha de vencimiento del contrato.
Val Prev: Se digita el valor del contrato, incluidos los impuestos.


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ECC 6.00
Después de diligenciar estos campos el sistema muestra la Solicitud de Pedido para

seleccionar la(s) posición(es) así:
La marcación se realiza haciendo un Clic al inicio de la posición y posteriormente la
toma con el botón
El sistema muestra la información resumida, en el documento siguiente se deben

diligenciar los campos precio neto e indicador de IVA y dar enter, para cada una de las
posiciones tomadas.
Luego se visualiza el contrato marco con las posiciones que fueron tomadas de la
solicitud de pedido.
En el contrato marco al igual que en la solicitud de pedido se pueden incluir posiciones

con diferente tipo de imputación, es decir de funcionamiento (K) y de inversión (P)
teniendo cuidado de colocar el centro correspondiente a cada uno de ellos (K=CAM0,
P=CAM1).

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ECC 6.00
Para terminar se graba el documento y el sistema asigna un número consecutivo.
9.2. Modificar Contrato Marco
Marco - Pedido Abierto – Modificar.
Desde el Menú del sistema de seguimiento a la Contratación: Contrato Marco –

Modificar
Al ejecutar esta transacción aparece la siguiente pantalla, aquí se digita el número del
contrato y se da enter.
Agregar posiciones: Si la modificación consiste en agregar posiciones se va al menú

pedido abierto – crear con referencia – por sol pedido

SAP Contratación
ECC 6.00
En el cuadro siguiente se digita el número de la solicitud de pedido de la cual se van a

tomar las posiciones a adicionar.
Se visualizan las posiciones de la solicitud de pedido, se selecciona la que se desea

agregar y se da clic en tomar + detalle, de igual manera que se hace para la creación.
Igualmente se deber actualizar el valor previsto del contrato, datos de cabecera,

incluyendo el valor de las posiciones adicionadas.
Modificar datos de Cabecera: Para modificar fecha de vencimiento o valor previsto, se

da clic en el ícono de detalle de cabecera y se modifican los campos
correspondientes.

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ECC 6.00
Para modificar o agregar texto de la cabecera se da clic en el icono textos de cabecera y

se digita la información.

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ECC 6.00
Modificar precio: Ubicado en la posición que se desea modificar, se da clic en el icono

condiciones posición
Aparece una ventana con el periodo durante el cual tiene validez el precio actual, se da
doble clic sobre la línea de las fechas.
En la ventana siguiente se modifica el precio y se regresa, para modificar otros precios o

se da guardar si solo se va modificar el valor de la posición señalada.
9.3. Visualizar Contrato Marco


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ECC 6.00
Marco - Pedido Abierto – Visualizar.
Desde el Menú del sistema de seguimiento a la Contratación: Contrato Marco –

Visualizar.
Al ejecutar la transacción aparece la siguiente pantalla, se digita el número del contrato y

se da enter.
Información que se puede visualizar:
Imputación: Se selecciona la posición y se da clic en el botón imputaciones e

inmediatamente se visualiza la información presupuestal correspondiente a la posición
seleccionada.

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ECC 6.00
Solicitud de pedido: Para conocer el número de la solicitud de pedido de la cual se tomó

la posición se marca la posición, se da clic en el menú posición – estadística – general.
Pedido: Para conocer el pedido creado para cada posición, se marca la posición y se da
clic en el botón documentos de la orden de entrega, inmediatamente se visualiza el
número del pedido, posición, fecha, cantidad y valor.

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ECC 6.00
Valor neto del contrato: En este campo se visualiza el valor total de los pedidos creados
con referencia al contrato marco (no incluye el valor del IVA), se da clic en el menú
cabecera – estadística - general.

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ECC 6.00
10. ETAPA CONTRACTUAL
En esta etapa se realizan las actividades de legalización y ejecución del contrato.
10.1. Crear
La actividad Crear Etapa Contractual, la realiza el Líder Gestor en Contratación con rol
de responsable del Plan de Compras dentro del sistema.
comandos o dar doble desde el sistema de seguimiento a la contratación – Etapa
Contractual – Crear
En la siguiente pantalla se ingresa el número del contrato y se da enter

SAP Contratación
ECC 6.00
Se diligencia el tab actividades - Ver Configurar Actividades- y se guarda la información

de la etapa.
10.2. Gestionar etapa

En esta etapa los campos de los diferentes tab se van diligenciando a medida que se
ejecutan las actividades del proceso.
Se Ingresa por la opción de Modificar de la Carpeta de etapa contractual del Menú del

SAP Contratación
ECC 6.00
Se da clic en el tab que se va diligenciar.

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ECC 6.00
10.2.1. Datos Generales
En este tab se diligencian los siguientes campos:

Representante Legal: Nombres y apellidos del Representante Legal de la empresa
contratista.
Cedula: Numero de cedula del Representante Legal de la empresa contratista.
Reajuste al contrato: En caso de que haya reajuste, se ingresa el valor.
% Pago Anticipado: Si el contrato tiene pago anticipado, se ingresa el valor del
porcentaje, el sistema calcula el valor a pagar por este concepto.
En el campo % Anticipo se visualiza el valor ingresado en el estudio previo, si requiere
ser modificado se debe hacer en el estudio previo.
10.2.2. Interventores

SAP Contratación
ECC 6.00
En este tab se visualiza el (los) Interventor (es) que se tienen en el estudio previo, puede
ser el mismo que se ingresó en el plan de compras o diferentes si se modificó en el
estudio previo.
Aquí se tiene la posibilidad de ingresar nuevos interventores y borrar los que vienen del
estudio previo.
Identificación: Se ingresa el número de cedula y se da enter para visualizar el nombre y
el correo electrónico, o se busca con la ayuda del matchcode Ingresando el nombre con
mayúscula inicial y *

SAP Contratación
ECC 6.00
Tipo y Nivel: Se selecciona de la lista el tipo de interventoría y el nivel jerárquico.
F. Delegac: Se ingresa la fecha de la comunicación con la cual se designa el interventor.
F. Fín: Se ingresa la fecha en la cual el interventor termina su función, en caso que esto
suceda antes de la terminación del contrato y sea necesario designar otro interventor.
Cto Interventor: Se ingresa el número de contrato del interventor cuando éste es tipo E
Externo.
10.2.3. Registro de Proponentes
El sistema trae por defecto que el proponente No está inscrito en el registro de

proponentes, para ingresar los datos se selecciona Sí.
Se activan los siguientes campos:
Número de Inscripción: Se ingresa el número que aparece en el certificado de
inscripción en el registro de proponentes.

SAP Contratación
ECC 6.00
Sede de la Cámara de Comercio: Se selecciona de la lista la Ciudad donde se encuentra

la Cámara de Comercio en la cual se encuentra inscrito el contratista.
K y Kr: Se ingresa el valor del K de contratación y del K residual.
Tipo de Contratista: Se selecciona de la lista el tipo que aplique para cada caso.
Clasificación: Se selecciona la clasificación que aplique para el contrato.
Indicador de cumplimiento: Se diligencia al terminar el contrato o cuando se genere una

multa.
Multa, Acto Administrativo, Fecha Acto Advo, Estado Multa: Se diligencian cuando se
genere una multa por el contrato que se está tratando.
10.2.4. Datos Adicionales
Esta es un tab de texto, para diligenciarla se da clic en el botón editar- Ver Pantallas de
Texto

SAP Contratación
ECC 6.00
10.2.5. Liquidación
Da clic en el tab “Liquidación”
Se selecciona si la liquidación se realiza de manera Unilateral o Bilateral, se ingresan la

fecha y el número del acta de liquidación - cuando tenga.
10.2.6. Botones Adjuntar Docs al Contrato y Listar Docs del Contrato.
Ver capitulo Crear documentos anexos.
10.3. Adición a Contratos
Para iniciar el proceso de adición, se deben agregar las actividades correspondientes en

la etapa contractual.
Se Ingresa por la opción Modificar de la Carpeta de etapa contractual del Menú del
Se da clic en el botón Adición/Ampliación, ubicado en el tab de Actividades.

SAP Contratación
ECC 6.00
Se despliega la siguiente pantalla, que trae por defecto modalidad A, esto es adición con
o sin ampliación, se seleccionan todas las actividades con el botón marcar todo ,
luego se da clic en el botón continuar , estas actividades se agregaran después de
la última actividad aprobada en el tab actividades.

SAP Contratación
ECC 6.00
Aquí se configuran las actividades y se continúa con el proceso.

SAP Contratación
ECC 6.00
Para ejecutar la actividad “Actualizar etapa contractual, gestionar elaboración y

liberación del pedido”, se debe agregar en el contrato marco la o las posiciones
correspondientes a la adición, luego se procede así:
Se ingresa por la opción modificar de la carpeta etapa contractual, se da clic en el menú

Tratar – Adiciones.
Luego clic en ver posiciones

SAP Contratación
ECC 6.00
Se visualizan todas las posiciones que tiene el contrato marco y se indica si la posición
está asociada al contrato principal, a una adición o está sin asociar, se pueden tomar
para la adición las posiciones que aún no estén asociadas, luego se da clic en el botón
continuar .

SAP Contratación
ECC 6.00
Después de tomar las posiciones y visualizar el valor correspondiente a la adición se da

clic en el botón tomar .
El sistema asigna el número y la fecha de la adición, se digita el número y la fecha del
acta de comité que autorizó la adición y se da clic en el botón grabar .

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ECC 6.00
10.4. Ampliación de contratos
Para iniciar el proceso de ampliación, se deben agregar las actividades correspondientes

en la etapa contractual.
Se da clic en el botón Adición/Ampliación, ubicado en el tab Actividades.

SAP Contratación
ECC 6.00
Se despliega la siguiente pantalla, que trae por defecto modalidad A, se debe digitar AM
y dar clic en el botón , en el menú que se despliega se seleccionan todas
las actividades con el botón marcar todo , luego se da clic en el botón continuar ,
estas actividades se agregaran después de la última actividad aprobada en el tab
actividades.

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ECC 6.00

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ECC 6.00
Para ejecutar la actividad “Actualizar vigencia del contrato marco y la etapa contractual”,
se modifica la fecha de terminación en el contrato marco para incluir el tiempo ampliado,
luego se procede así:

Tratar – Ampliaciones.

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ECC 6.00
Luego clic en el botón insertar línea, se ingresa la fecha de inicio de la ampliación y da

enter, el sistema toma del contrato marco la fecha de terminación y calcula el tiempo
ampliado, luego se da clic en grabar.
10.5. Adición y Ampliación de contratos
Se agregan las actividades de Adición A, se ejecutan las actividades y para actualizar la

etapa se registra la adición y la ampliación, de manera separada, después de agregar la
posición y modificar la fecha de terminación en el contrato marco.
10.6. Vigencias Futuras
Para registrar vigencias futuras se procede igual que para registrar adiciones.
10.7. Suspensiones
Para iniciar el proceso de suspensión y reanudación, se deben agregar las actividades

correspondientes en la etapa contractual.

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ECC 6.00
En el tab Actividades, se da clic en el botón Adición Ampliación
Se despliega la siguiente pantalla, que trae por defecto modalidad A, se debe digitar
suspensión y dar clic en el botón , en el menú que se despliega se
seleccionan todas las actividades con el botón marcar todo , luego se da clic en el
botón continuar , estas actividades se agregarán después de la última actividad
aprobada en el tab actividades.

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ECC 6.00

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ECC 6.00
Para ejecutar la actividad “Elaborar oficio suspensión de vigencia de garantía única”, se

procede así:

Tratar – Suspensiones.
En la siguiente pantalla se da clic en el botón insertar línea para activar la primera

línea e ingresar los datos.

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ECC 6.00
Se deben diligenciar los campos F. Inicio (fecha inicio suspensión) y abogado que
suspende, se graba la información, se selecciona el registro y se da clic en el botón
Suspensión para generar la comunicación dirigida a la Aseguradora informando que la
vigencia de los amparos se suspende.
Cuando se tenga la fecha de fin de la vigencia se diligencian los campos F. Fin y

Abogado que reanuda, se guarda la información y el sistema calcula el tiempo que el
contrato estuvo suspendido, se selecciona el registro y se da clic en el botón Reinicio
para generar la comunicación dirigida a la Aseguradora informando que se debe
reanudar la vigencia de los amparos.

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ECC 6.00
10.8. Gestión de pólizas
10.8.1. Crear póliza
Se da clic en el menú Control Pólizas
Se visualiza la siguiente pantalla, en la cual se verifica el valor y las fechas del contrato.
Los amparos relacionados corresponden a los ingresados en el estudio previo.

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ECC 6.00
Se diligencian los campos Póliza, Abogado y Aseguradora, al momento de crear la

póliza no se tiene ni el número y el nombre de la seguradora, en estos dos campos se
ingresa un número y una Letra, respectivamente.
Si es necesario modificar los amparos, se pueden borrar e ingresar nuevos con los
botones borrar línea e insertar línea .
Después de grabar la información se da clic en el botón imprimir para generar la

comunicación de solicitud de pólizas.

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ECC 6.00
Al grabar la información se activan los botones aprobar y borrar. Las pólizas creadas se
pueden borrar antes de ser aprobadas.

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ECC 6.00
10.8.2. Aprobar Póliza
Se da clic en el menú Control Pólizas
En la siguiente pantalla se visualizan las pólizas creadas para el contrato, para aprobarla
se da doble clic sobre el número de la póliza.
En la siguiente pantalla se actualiza el número de la póliza y el nombre de la
Aseguradora de acuerdo con los datos consignados en el documento físico, se guarda la
información y luego se da clic en el botón aprobar.

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ECC 6.00
Luego se da clic en el botón imprimir para generar el certificado de aprobación de la

póliza.

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ECC 6.00
Después de aprobar la póliza se activa el botón Inicio Contrato.
10.8.3. Inicio vigencia de los amparos
Una vez se elabora el acta de inicio, ésta es remitida al Abogado del Equipo de Apoyo a
la Contratación para actualizar la vigencia de los Amparos, así:
Se modifican las fechas de inicio y fin de vigencia en el contrato marco.
Se Ingresa a la póliza dando doble clic sobre el número de la primera póliza creada para
el contrato.
En la siguiente pantalla se da clic en el botón recalcular para ajustar las vigencias de los
amparos a la vigencia del contrato, se da clic en el botón grabar y luego en el botón
Inicio Contrato.
El sistema emite un mensaje de confirmación de inicio de contrato, esta acción no puede

reversar ni modificar la fecha que en este momento se está indicando como fecha de
inicio.

SAP Contratación
ECC 6.00
Luego de confirmar la fecha de inicio se da clic en el botón imprimir para generar la

comunicación informando a la Aseguradora la fecha real de inicio de vigencia de los
amparos.
10.8.4. Adición a las pólizas


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ECC 6.00
Para adicionar las pólizas se debe haber registrado la adición en la etapa contractual y
tener creado el pedido correspondiente.
Se ingresa por el menú Control – Pólizas y en la siguiente pantalla se selecciona la

póliza que se va adicionar y se selecciona la opción Adición al Contrato, luego se da clic
en el botón Crear.
En la siguiente pantalla se da clic en el botón Recalc. Para ajustar el valor de los riesgos
con el valor final del contrato, se graba la información y se da clic en el botón imprimir
para generar la comunicación de solicitud de pólizas.

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ECC 6.00
10.8.5. Aprobar adición de pólizas
Para aprobar la adición se da doble clic sobre el número de la modificación y procede de

igual manera que para aprobar la póliza inicial.

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ECC 6.00
10.8.6. Ampliación de pólizas
Para ampliar las pólizas se debe registrar previamente la ampliación en la etapa

contractual.
póliza que se va ampliar y se selecciona la opción Adición al Contrato, luego se da clic
en el botón Crear.

SAP Contratación
ECC 6.00
En la siguiente pantalla se da clic en el botón Recalc. Para ajustar la vigencia de los

amparos con las fechas del contrato, se graba la información y se da clic en el botón
imprimir para generar la comunicación de solicitud de pólizas.

SAP Contratación
ECC 6.00
10.8.7. Aprobar ampliación de pólizas
Para aprobar la ampliación se da doble clic sobre el número de la modificación y

procede de igual manera que para aprobar la póliza inicial.

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ECC 6.00
10.8.8. Ampliación y Adición de pólizas
Para modificar las pólizas en valor y tiempo se debe registrar previamente la ampliación
y la adición separadamente, en la etapa contractual.
póliza que se va adicionar y ampliar y se selecciona la opción Adición-ampliación, luego
se da clic en el botón Crear y se procede de igual manera que se hace para la adición.

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ECC 6.00
10.8.9. Vigencias Futuras
Para incorporar recursos de vigencias futuras se debe registrar previamente el valor de

la vigencia en la etapa contractual.
Luego se ingresa por el menú Control – Pólizas y en la siguiente pantalla se selecciona
la póliza a la cual se van a incorporar los recursos y se selecciona la opción Vigencias
Futuras, luego se da clic en el botón Crear y se procede de igual manera que se hace
para la adición.

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ECC 6.00

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ECC 6.00
11. ACTIVIDADES GENERALES Y DE COMITÉ
La carpeta Actividades Generales y de comité por usuario, tiene en su menú una sola
transacción ZMMPUR023.
Se ingresa digitando la transacción en el menú principal o dando doble clic en la

transacción en el menú del Sistema de Seguimiento a la Contratación – Actividades
Generales y de Comité por Usuario.
En la siguiente pantalla se pueden filtra actividades por Responsable, Estados y
Actividades.

SAP Contratación
ECC 6.00
Es esta pantalla solo se pueden tratar las actividades de comité, las actividades
generales son de visualización.
Para tratar las actividades de comité se procede como se explica el capítulo tratar
actividades.
A través del botón Editar se ingresa al editor de texto para ingresar la conclusión del
comité sobre el proceso.
Si se requiere más detalle sobre el proceso, se selecciona y luego se da clic en el botón
Una vez aprobada la actividad se genera el acta y el certificado, así:

Se selecciona el(los) proceso(s) que se van a incluir en el acta
Se da clic en el botón generar acta

SAP Contratación
ECC 6.00
En la siguiente pantalla se diligencian los siguientes datos para completar el acta:

Secretaría que está generando el acta
Hora Inicio
Hora Fin
Lugar donde se reunió el Comité
Nombre de quien elabora, revisa y aprueba el documento
Participantes en el Comité, nombre, cargo y calidad. Todos los participantes se
relacionan en el acta, solo la firman los participantes con calidad de integrante, los
invitados no.

SAP Contratación
ECC 6.00
Una vez diligenciados todos los campos se guarda la información para generar el
número del acta.

SAP Contratación
ECC 6.00
Luego se da clic en el botón ejecutar acta para imprimir o visualizar el documento o clic
en el botón guardar en archivo para guardar una copia del acta en archivo pdf.

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ECC 6.00
Para generar el certificado de cada uno de los procesos tratados en la sesión de comité
se selección la opción certificado.
Se selecciona la secretaría, el número del acta y el número del proceso (Estudio Previo
o Solicitud de Pedido), luego se da clic en el botón ejecutar acta para visualizar o
imprimir el documento o clic en el botón guardan en archivo para guardar una copia del
documento en formato pdf.

SAP Contratación
ECC 6.00

SAP Contratación
ECC 6.00
Para imprimir nuevamente un acta se selecciona la opción. Se selecciona la secretaría y

el número del acta a imprimir y se da clic en el botón ejecutar acta para visualizar o
imprimir el documento o clic en el botón Guardar en archivo para guardar una copia del
documento en pdf.

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ECC 6.00
12. COMPROMISO PRESUPUESTAL (PEDIDO)

Aunque esta actividad no se visualiza en el menú del sistema de seguimiento a la
contratación, se deja consignado en este manual, por ser un documento del módulo MM,
bastante representativo dentro del proceso, es gestionado por el área de Presupuesto –
Analistas Presupuestales.
12.1. Crear Compromiso Presupuestal (Pedido)
Los Pedidos se deben crear siempre con referencia a un contrato marco y una solicitud
de pedido (excepto los compromisos para viáticos que se crean solo con referencia al
contrato marco).
Se ingresa digitando la transacción ME21N
Desde el menú principal Logística - Gestión de materiales - Compras - Pedido - Crear -

Proveedor/centro suministrador conocido.
Al ejecutar esta transacción el sistema le presenta el siguiente cuadro que tiene en su

interior una serie de campos que deben ser llenados como se explica a continuación:
Cabecera del pedido:
En el campo se debe seleccionar la clase de pedido de acuerdo con la

clase de contrato que se va celebrar. El menú que se despliega oprimiendo el botón
es el siguiente:
ZAC Actualiza Convenio
ZACT Act Cient y tecnológ
ZAJU Pedido Ajuste Pptal.
ZANT Contratos Antiguos - no se utiliza
ZARR Arr. Bien Inmueble

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ECC 6.00
ZASE Asesoría
ZBIM Compras Bienes Inmue
ZCAS Convenio Asociación
ZCBM Comodatos Muebles
ZCDT Comodatos Inmuebles
ZCIN Contrato Interadmin
ZCME Concurso de meritos
ZCNV Convenios
ZCO Consultorías
ZCOM Compras Materiales
ZCSP Convencoop.sin ppto
ZDIS Diseño
ZDPU Deuda Publica
ZESA Ent. Sin Animo Lucro
ZEST Estudio
ZFO Pedido marco
ZGPR Gerencia de Proyecto
ZINT Interventoría

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ECC 6.00
ZOP Obras Públicas
ZOPS Servicios Docentes
ZPSP Prest.Srv Personales
ZRES Pedido Reserva Pptal
ZS Servicios Generales
ZSPA Serv Prof y de Apoyo
ZVTS Viáticos
El campo Proveedor se llena automáticamente con el código que trae del contrato marco
que sirve de referencia para hacer el compromiso.
El campo fecha de creación del documento se llena automáticamente con la fecha del
día en que se está creando el pedido.
El sistema va pidiendo los datos que se deben ingresar, así:
Organización de compras: se selecciona 1000, 2000 o 3000 de acuerdo con la clase

de contrato que se va celebrar.
Grupo de compras: se selecciona el código de la Secretaría dueña del presupuesto.
Sociedad: aparece por defecto FIMM, si no aparece se debe seleccionar.
A continuación se debe activar el botón para abrir la ventana que

permitirá seleccionar el documento referencia del que se heredará el Pedido (contrato
marco), una vez abierta esta ventana se da clic en el botón variante de selección y luego
en la opción pedidos abiertos.

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ECC 6.00
Al seleccionar la opción “Pedidos abiertos” el sistema presenta un cuadro donde indica

que se debe registrar el número del contrato marco de referencia:

SAP Contratación
ECC 6.00
Una vez digitado el número se da clic en ejecutar , inmediatamente el sistema
presenta las posiciones del documento en la ventana de .
El botón copiar le permita al usuario transportar la posición seleccionada al pedido

que está creando, copiando la información del documento referencia al nuevo pedido.
Esta función también la puede realizar marcando la posición y arrastrándola con el
Mouse (Clic sostenido) soltándolo en la canasta de compras .
Entre los campos que el sistema pide diligenciar están sol pedido y posición, en estos
campos se debe ingresar la misma información que figura en el contrato marco en la
respectiva posición.

SAP Contratación
ECC 6.00
El botón permite “refrescar”, traer o cambiar el documento seleccionado.
El botón permite buscar una posición específica del documento en la ventana de

resumen de documento activo.
Los botones y permiten cambiar la disposición o presentación de la

información en la ventana.
-Verifique que la fecha de entrega ubicada en el resumen de posición sea la que el

proveedor estimó para el suministro de los materiales.
Una vez tomadas las posiciones que se requieren del contrato marco, se verifica el
pedido, si es correcto se graba el documento y el sistema emite el numero asignado, si
el documento contiene errores, el sistema emite un mensaje rojo indicando la causa del
error.
Se debe tener especial cuidado de verificar que el objeto del pedido sea correcto, de
acuerdo con el contrato que se va celebrar, esta información no se puede modificar
después de grabar el pedido y el sistema no lo verifica. En caso de grabar con el objeto
erróneo, se deberá anular, luego modificar el objeto en el contrato marco y crear
nuevamente el pedido.
Resumen de posiciones
El resumen de posiciones tiene en su interior información abreviada o resumida de

todas las posiciones que componen el Pedido:

SAP Contratación
ECC 6.00
Detalle de posición
El detalle de posición tiene en su interior tabs que contienen información específica de

cada una de las posiciones:
Repartos
En detalle de posición del pedido, se encuentra un tab llamado repartos, si con éste
pedido se van a realizar pagos parciales, aquí se relaciona la fecha y el valor a pagar en
esa fecha.
Si con el pedido se va a pagar anticipo, no se deben relacionar los pagos parciales

en el tab repartos.

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ECC 6.00
12.2. Modificar Pedido
Se ingresa digitando la transacción ME22N
Desde el menú principal Logística - Gestión de materiales - Compras - Pedido –

Modificar.
Al ejecutar la transacción, el sistema se ubica en el último pedido tratado, se debe tener

especial precaución de seleccionar el pedido que realmente requiere ser modificado.
Para cambiar de documento se deberá oprimir el botón e inmediatamente el

sistema muestra un cuadro donde se digita el número del documento que se va
modificar.
Una vez digitado se finaliza con o simplemente se da enter y el sistema

muestra al documento seleccionado.

SAP Contratación
ECC 6.00
Para realizar cambios en el pedido se debe verificar que éstos también se hagan en los
documentos precedentes (solicitud de pedido y contrato marco), una vez verificado que
las modificaciones son correctas, se graba el documento y el sistema emite un mensaje
de cambios realizados.

SAP Contratación
ECC 6.00
13. ENTRADA DE MERCANCÍA PARA BIENES Y SERVICIOS

13.1. Crear
Se ingresa digitando la transacción MIGO
Desde el menú principal Logística - Gestión de materiales – Gestión de Stocks –

Movimiento de mercancías – MIGO. - Crear - Proveedor/centro suministrador conocido.
Si el pedido al cual se le va realizar la Entrada de Mercancía tuvo pago de anticipo,

ésta debe afectar todas las posiciones que se afectaron con la solicitud de anticipo y
en ellas se debe especificar el valor que se debe amortizar en cada posición.
Se debe verificar que el pedido tenga pago programado, por el valor y para el mes en
el cual se está realizando la entrada.
Lo normal es que la fecha de entrega se actualice automáticamente cuando se cierra

el mes, si por algún motivo esto no sucede, el analista presupuestal se encarga de
hacer la gestión necesaria para modificar la fecha de entrega en el pedido antes de
hacer la entrada de mercancía.
También se debe verificar en el tab de repartos, porque el pedido puede tener pac
para el mes en que se está haciendo la entrada de mercancía pero no podrá ser por
un valor superior al que figure en el pac de ese mes, en el tab repartos.
Para los casos en que haya repartos, el sistema arrojará un mensaje de advertencia
para que se verifique si hay suficiente PAC programado para el mes en el cual se va
a realizar el pago.
Cuando se está elaborando una entrada de mercancía para una factura que requiere
amortizar anticipo, se debe colocar en el campo puesto de descarga el valor a
amortizar y el número de la posición que afecta.

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ECC 6.00
Se pueden elaborar entradas de mercancía parcial o total del contrato, una vez estén
liberadas todas las instancias del Pedido. Está relacionada con los recibos a entera
satisfacción que generan los interventores de los contratos.
Al ingresar con la transacción MIGO el sistema presenta el siguiente cuadro, se ingresa

el número del pedido y se da enter para que el sistema muestre los datos y las
cantidades que están pendientes de recibo.

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ECC 6.00
Una vez digitada la información el Usuario verificara esta operación activando el botón
, el sistema emitirá un mensaje de confirmación y a continuación se deberá
grabar el documento . En el momento de grabar el sistema asigna un número

consecutivo, imprime automáticamente el documento en la impresora que se tenga
como predeterminada en su equipo de cómputo y actualiza el historial del pedido
correspondiente.

SAP Contratación
ECC 6.00
Este documento llamado deberá ser firmado por el

Interventor del contrato y posteriormente se entregará junto con la factura en la taquilla
única de recepción de facturas en la Unidad de Contaduría de la Secretaría de
Hacienda.
13.2. Anular Entrada de Mercancía
Para anular el documento de entrada de mercancías o recibo a satisfacción se ejecuta la
transacción MIGO y selecciona en el menú la opción . El sistema le solicitará

que digite en el campo correspondiente el número de documento que desea anular. Al
digitarlo el sistema le traerá el documento, indicando que únicamente se puede
confirmar la anulación de toda la cantidad recibida por posición.

SAP Contratación
ECC 6.00
La anulación solo se hace efectiva cuando el Usuario le da un Clic al campo e
inmediatamente aparece un “Chulito” , repitiendo este mismo procedimiento en todas

las posiciones del documento para que sea anulado totalmente. Posteriormente se
finaliza con grabar y el sistema le emite un mensaje donde le asigna un número al
documento anulado, se imprime y actualiza el historial del pedido
13.3. Imprimir copia de entrada de mercancía
En el evento que el sistema no imprima automáticamente la entrada de mercancía, se

debe realizar el siguiente procedimiento:
Ejecutar transacción MB02
Al ejecutar esta transacción, el sistema pide el número del documento de material y el

ejercicio (esto es número de la entrada de mercancía a imprimir y el año).

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ECC 6.00
El paso siguiente es hacer un doble Clic en cualquier parte de los textos en letra negra.
Se visualiza la siguiente pantalla, se da clic en mensajes
Se visualiza la siguiente pantalla, el mensaje que aparece aquí relacionado indica que el
documento ya fue impreso una vez, para volverlo a imprimir se marca la línea del
mensaje y se da clic en repetir mensaje
Se visualiza una nueva línea con status amarillo, luego se da clic en el botón medios de
comunicación

SAP Contratación
ECC 6.00
En la siguiente pantalla se selecciona la impresora destino, se recomienda seleccionar

siempre impresora default – indica que el sistema toma por defecto la impresora que
tenga configurada el equipo en ese momento, una vez diligenciados los campos
requeridos, se regresa con la flecha verde, la selección queda así,
Al regresar a esta pantalla se da clic en datos adicionales
En la siguiente pantalla se selecciona la modalidad de envío opción 4 enviar

inmediatamente y se regresa con flecha verde 2 veces

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ECC 6.00
Al regresar a la pantalla inicial se da clic en grabar
El sistema imprime el documento llamado “Recibo a satisfacción” que deberá ser firmado
por el interventor y junto con la factura del proveedor entregado en la taquilla única de
recepción de facturas en la Unidad de Contaduría.
Si el documento no se ha impreso nunca se debe crear el mensaje de la siguiente

manera:
Clase, se selecciona, con la ayuda del matchcode WE03, se da enter para que se
cargue el campo medio y luego se selecciona el idioma es.

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ECC 6.00
Una vez creado el mensaje se selecciona medios de comunicación y datos adicionales,

como se describe anteriormente.

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ECC 6.00
14. LIBERAR DOCUMENTOS
14.1. Solicitud de pedido
Se puede realizar la liberación de manera individual o de manera colectiva.
Transacción: ME54N ó ME55
Ruta vía menú: Logística / Gestión materiales / Compras / Solicitud de

Pedido / liberar / colectiva o individual.
La solicitud de pedido tiene una estrategia de liberación, la cual es realizada por el

responsable del grupo de apoyo a la contratación en cada secretaría con rol de Líder
Gestor. Se libera cada una de las posiciones del documento.
La secretaría responsable de realizar la liberación se define al elegir el grupo de

compras en cada posición de la solicitud de pedido, es decir si las posiciones tienen
diferente grupo de compras deberá ser liberada en diferentes secretarías.
Para publicar el proceso en la página web www.medellin.gov.co, para hacer petición de

oferta o contrato marco con referencia a una solicitud de pedido, ésta debe estar
liberada.
Antes de liberar la solicitud de pedido se deben verificar los siguientes datos:
Cabecera
Aquí se verifica que el objeto de la solicitud de pedido, esté acorde con el objeto del
CDP y del certificado de recomendación emitido por el respectivo comité de
contratación.
Resumen de posición:
- Imputación y Centro: se verifica que estos datos sean coherentes entre sí, es
decir si la imputación es P el centro debe ser CAM1, si la imputación es K, el centro
debe ser CAM0.

SAP Contratación
ECC 6.00
- Grupo de compras: Se verifica que el grupo de compras seleccionado

corresponda a la secretaría que realizará el proceso.
- Cantidad y valor: si el proceso es para compra de materiales, se verifica la

cantidad y el valor unitario, incluido IVA. Si el proceso es para la prestación de un
servicio se verifica que en la columna cantidad esté el valor total del servicio incluido IVA
y en valor el número 1.
Detalle de posición:
- Imputación: En este tab se verifica que los datos estén acordes con los
ingresados en el resumen de posición. Si en la posición se indicó imputación P, en esta
parte del documento se debe visualizar el número del elemento PEP, y área funcional
diferente a 00000.00000.0001, si la imputación es K, se visualiza centro de costo y área
funcional igual a 00000.00000.0001.
La posición de la solicitud de pedido se visualiza así, antes de ser liberada:
 Liberación individual - Transacción ME54N
Al ingresar con esta transacción, se visualiza la solicitud de pedido, así:
Para liberar la solicitud de pedido se da clic en la opción posibilidad de liberación

SAP Contratación
ECC 6.00
En el tab Cantidades y fechas, se debe actualizar la fecha de liberación, ésta toma por
defecto la fecha de entrega ingresa en la posición, la fecha que se ingrese en este
campo, es la que se ve en el portal como fecha de publicación del proceso.
 Liberación colectiva - Transacción ME55
Al ingresar con esta transacción, se visualiza una pantalla que permite seleccionar
algunos parámetros para hacer más ágil la búsqueda.
Código de liberación: Seleccionar A3
Grupo de compras: Se selecciona el código correspondiente a la secretaría a la cual

pertenece el usuario que va realizar la liberación.
Alcance de la lista: Se recomienda seleccionar ALV. La presentación es más amigable

para el usuario y facilita la tarea de liberación.
Una vez seleccionados estos parámetros, se da clic en el ícono ejecutar.

SAP Contratación
ECC 6.00
El sistema muestra la siguiente pantalla, en la cual se realiza la liberación, de cada

posición de la solicitud de pedido.

SAP Contratación
ECC 6.00
Una vez el documento se ha liberado, la estrategia de liberación se presenta así y el

proceso se publica automáticamente el portal www.medellin.gov.co:
14.2. Pedidos
Se puede realizar la liberación de manera individual o colectiva
Digitar transacción ME29N – Individual. ME28 – Colectiva.
Desde el menú principal: Logística - Gestión de materiales - Compras - Pedido - Liberar -

Individual o colectiva
Las liberaciones las deben realizar los responsables asignados en el proceso, para los
Pedidos de Funcionamiento son el Secretario de Despacho respectivo El Analista
Presupuestal y el Grupo de compras; Para los Pedidos de Inversión son la Unidad de
Contaduría, El Secretario de Despacho, el Analista Presupuestal y el Grupo de Compras
conservando el orden asignado. Estos permisos están controlados por autorizaciones
previamente asignadas, lo que significa que solo los responsables podrán ejecutar esas
transacciones.
Liberación Individual – Transacción ME29N
Esta funcionalidad se hace directamente en el documento en el tab de estrategia de

liberación ubicado en la cabecera del documento. Al ejecutar la transacción el sistema
trae el último documento tratado por el Usuario. Se debe tener la precaución de
posicionarse en el documento que desea liberar.

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El Usuario autorizado para liberar, una vez revisado el contenido del documento procede
a activar el botón ubicado en el tab de Estrategias de Liberación.
Para realizar la última liberación Compras*Secretaría, se debe verificar lo siguiente:
 El contrato debe tener los siguientes documentos adjuntos: Acta del comité que
recomienda la adjudicación, acto de adjudicación (Resolución) si hay lugar a ello,
Informe de evaluación, minuta del contrato.
 Si el contrato requiere el aporte de pólizas por parte del contratista, éstas deben
estar aprobadas.
 El contrato debe estar legalizado, firmado por las partes y pólizas aprobadas, si es
el caso.
El sistema muestra la relación de los pedidos pendientes por liberar, de acuerdo con los
parámetros ingresados y permite realizar la liberación.

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Para verificar datos del pedido, desde esta pantalla, se da doble click en el número del
mismo.
El pedido liberado se ve así:
Pedido que tiene solo la liberación de contabilidad.
Pedido completamente liberado.
Por cada código de liberación, el usuario responsable del mismo, debe realizar el
proceso descrito.

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15. CREAR Y VISUALIZAR DOCUMENTOS ANEXOS
15.1. Plan de compras, estudios previos, etapa precontractual
En el sistema de seguimiento a la contratación se tiene una carpeta virtual del proceso,

la cual se va actualizando con los documentos que se generan durante la ejecución del
proceso.
Esta carpeta se empieza a construir desde el plan de compras – Detalle Necesidades y
va acumulando documentos hasta la etapa contractual.
En el plan de compras, detalle de la necesidad, estudio previo y etapa precontractual se

tiene el botón servicios para objeto.
A través del botón Servicios para Objeto se puede anexar cualquier tipo de archivo
(Word, Excel, Power Point, imágenes, etc.) que contenga información relacionada con el
proceso.

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Al dar clic en el extremo inferior derecho se despliega un menú donde aparece la opción
de Crear un archivo como documento anexo así:
Al seleccionar “Crear anexo” el sistema presenta la opción para seleccionar la ruta

donde se encuentra el documento, una vez seleccionado, se da clic en el botón abrir.
Este procedimiento se repite cuantas veces requiera anexar documentos, en las etapas
en las diferentes etapas del proceso.
Para visualizar los documentos anexos en cualquier etapa del proceso se selecciona la
opción lista anexos del botón servicios para objeto, allí se visualizan todos los archivos
que están vinculados al documento. Solo basta con dar doble click al documento que se
quiere visualizar e inmediatamente se abre el archivo.
15.2. Etapa Contractual
En la etapa contractual además del botón Servicios para Objeto se tienen los botones
Adjuntar documentos al contrato y Listar documentos del contrato.
Igual que en las etapas anteriores a través del botón servicios para objeto se pueden
crear y visualizar los documentos anexos que se han acumulado durante el proceso.
El botón Adjuntar documentos tiene la misma funcionalidad y se debe utilizar para
adjuntar los documentos específicos del contrato para evitar que se mezclen con los de

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otro contrato cuando en un proceso se originan varios contratos. Aquí se adjuntan los
documentos que se generen a partir de la minuta del contrato.
Al dar clic en Adjuntar Docs al Contrato se abre la ventana para seleccionar el archivo
que se va cargar.
Al dar clic en el botón Listar Docs del Contrato se visualiza la lista de los documentos
creados, al dar doble clic sobre un documento inmediatamente se puede visualizar su
contenido.

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16. PUBLICAR DOCUMENTOS ANEXOS AL PROCESO DE CONTRATACIÓN –

EUREKA.
Como se ha indicado en capítulos anteriores cuando se libera la solicitud de pedido el

proceso de contratación se publica automáticamente en el portal, el Sistema de
Seguimiento a la Contratación está diseñado para que las actividades que tienen
formulario asociado y que requiere publicación la haga automáticamente al aprobar la
actividad “Publicar…”, no obstante se tiene la posibilidad de publicar manualmente los
documentos mediante el siguiente procedimiento:
Ingresar a Eureka
Dar clic en la opcion Publicador procesos de contratación.
Seleccionar la carpeta relacionada con el tipo de proceso:
Al ingresar al administrador se visualiza una carpeta por cada tipo de proceso dentro de
la carpeta Licitaciones y Contrataciones:
Seleccionar la carpeta correspondiente a la secretaría:
Copiar la carpeta genérica

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En cada secretaría se tiene una carpeta genérica llamada NroProceso, la cual posee las
siguientes subcarpetas
1. Etapa_Preparatoria
2. Etapa_Precontractual
3. Etapa_Contractual
Pasos para copiar la carpeta:
Ubicarse en la carpeta Generica
Dar clic en las rayitas que se encuentran en el extremo inferior derecho de la carpeta
NroProceso. Al dar clic se despliega el menú:
Seleccionar la opción copiar
Seleccionar la secretaría

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Renombrar la carpeta con el número del proceso que se quiere publicar. Se debe digitar
el numero completo de la solicitud de pedido, incluidos los ceros a la izquierda.
EJEMPLO 0050043766 Ó 0009001723.
Se da clic en el botón GRABAR. La carpeta correspondiente al proceso queda creada.

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IR A LA CARPETA COPIADA
Se selecciona la carpeta copiada y se identifica qué documento se va a publicar.
PUBLICAR EL DOCUMENTO
Todos los documentos para publicar se deben ubicar en la carpeta de la etapa

precontractual.

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Los Archivos deben quedar con el nombre según los estándares para el nombramiento
de directorios y archivos.
Estandares para el nombramiento de directorios y archivos en portal sapnetweaver
Teniendo en cuenta que la plataforma de portal, está bajo sistema operativo UNIX, se
recomienda:
Los nombres son sensibles a mayúsculas y minúsculas.
Los Nombres deben ser cortos pero nemotécnicos, o sea no deben crearse archivos
cuyo nombre sea por ejem: CCTO01.pdf, Im01.img, archi02.doc, ya que la idea es que
su nombre describa en algo el objetivo de su contenido.
Los nombres no pueden contener los siguientes caracteres especiales, ya que podrían
volverse inaccesibles e imborrables:
No deben contener ñ (eñes), tildes, ni espacios en blanco.
Tampoco deben ser utilizados caracteres especiales tales como:

| ; , ! @ # $ ( ) < > / \ " ' ` ~ { } [ ] = + & ^ <space> <tab>
Puede usarse delimitadores tales como: _ (Underline) y - (guion).
El nombre de archivo podría escribirse sin estos delimitadores, pero teniendo en cuenta
que cada palabra debe iniciar con mayúsculas para que sea más claro el nombre del
archivo.
Se recomienda que los archivos todos sean convertidos y publicados en formato pdf.

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NONOMBRES INCORRECTOS DEDESCRIPCIÓN ERROR
TéminosReferenciaPajarito.pdf Archivo tiene tildes
Términos Referencia Pajarito.pdf Archivo tiene espacios en blanco
TerminosReferenciaPajarito.doc El Archivo está en formato .doc
NOMBRES CORRECTOS DESCRIPCIÓN
Terminos_Referencia_Pajarito.pdf En El nombre de archivo se puede utilizar el

underline (_)
Terminos-Referencia-Pajarito.pdf En el nombre de archivo se puede utilizar el guión -
TerminosReferenciaPajarito.pdf El nombre de archivos no tiene espacios en blanco

y cada palabra que compone el nombre empieza
con mayúsculas

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17. REPORTES DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACIÓN
En la carpeta reportes, se tiene una relación de todos los reportes que se pueden
generar con respecto a los procesos de contratación, algunos de ellos corresponden a
procesos antiguos que se fueron registrados a través de la transacción ZMM_LIC, los
demás toman datos del sistema de seguimiento a la contratación.
El reporte Rendición de la cuenta ZMMPUR027 lee tanto los datos registrados en ZMM-
LIC como los registrados en el sistema de seguimiento a la contratación.
Para generar el reporte se puede digitar la transacción correspondiente, en la caja de

comandos desde el menú principal o dar doble clic en la transacción en el menú del
Sistema de Seguimiento a la Contratación.

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Todos los reportes se generan en formato ALV que es similar a Excel, permite generar
totales , subtotales , ordenar en forma ascendente o descendente , Fijar
filtros , mover, ampliar, reducir y ocultar columnas, grabar y traer layout, exportar a
Excel.

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17.1. Ejemplo1: Reporte Rendición de la cuenta.
Es un reporte generado por el sistema SAP/R3 que contiene información relacionada

con los proyectos (módulo PS), la contratación (módulo MM), presupuesto (módulo FM)
y contable (módulo de FI) manejados por el Municipio de Medellín, la Personería y el
Concejo de Medellín en una vigencia fiscal. Con este reporte la Contraloría General de
Medellín tendrá información en tiempo real, relevante y suficiente para dictaminar de
manera integral la gestión fiscal de las entidades sujetas de control a través aplicación
simultánea y articulada de los sistemas de control fiscal Revisión de la Cuenta, Control
Interno, Financiero, Legalidad, Gestión y Resultados.
Para los rubros presupuestales que tienen gastos u operaciones diferentes a los
generados a través de la contratación – becas, auxilios, servicios públicos, nómina –, se
deben generar el reporte ZPR_PI, ya que el Reporte Rendición de la Cuenta se origina
en la contratación y requiere un número de contrato para asociar los datos.
Para ingresar los datos, es necesario tener claro cuál es el período fiscal rendido y la
secretaría objeto de análisis.

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Para que el informe incluya todos los pedidos de una determinada secretaría
independiente si el proceso se realizó en otra secretaría, se debe seleccionar el código
de la secretaría en el campo Grupo de compras del pedido y el rango de fechas del
pedido.
Una vez ingresados los datos con los cuales se requiere generar el reporte se da clic en
ejecutar
El sistema permite generar reportes por las siguientes opciones:
 Secretaría: Se selecciona el código de la secretaría, si se requieren varias

secretarías en orden consecutivo, se selecciona el código inicial y el código final; y si se
requieren varias secretarías que no están en orden consecutivo, se ingresa por la opción
selección múltiple . Con esta opción se genera el reporte de los contratos elaborados
en una secretaría, independiente de la secretaría que aporta el presupuesto, si se deja
vacío el campo grupo de compras del pedido.
 Contrato: Si el reporte se requiere para uno o varios contratos de los cuales se

conoce el número, se ingresan con el mismo procedimiento indicado para la secretaría.
 Fecha Contrato: Para generar el reporte para los contratos creados en un período
de tiempo determinado se ingresa la fecha inicial y la fecha final.
 Fecha del Pedido: Para generar el reporte para los pedidos creados en un período
de tiempo determinado, independiente que el contrato sea de una vigencia anterior, se
ingresa la fecha inicial y la fecha final.
 Grupo de compras del pedido: Se selecciona el código de la secretaría, si se

requieren varias secretarías en orden consecutivo, se selecciona el código inicial y el
código final; y si se requieren varias secretarías que no están en orden consecutivo, se
ingresa por la opción selección múltiple . Con esta opción se genera el reporte de los
pedidos creados por una Secretaría, independiente si el contrato se elaboró en otra
secretaría, si se deja vacío el campo de secretaría del contrato.

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 Centro: Para generar el reporte de los contratos creados con Presupuesto de

Inversión se selecciona CAM1 y/o con Presupuesto de Funcionamiento se selecciona
CAM0.
Cuando se ingresan datos precisos para la búsqueda, el reporte se genera de manera

más ágil, es decir, es mucho más rápido que el total de los contratos de la Secretaría
205, por ejemplo.
Para ordenar el informe por otra u otras columnas, se marcan las requeridas (para
marcar varias columnas se da clic en el título de la columna con la tecla Control
sostenida) y luego se da clic en el icono ordenar .
El reporte consta de 57 columnas de las cuáles se pueden ocultar las que en

determinado momento no se requieran tener visibles y también se pueden cambiar de
orden (se marcan y se arrastran con el mouse). Las Columnas que se relacionan con
los gastos son:
 Columna 1: Contrato.
 Columna 12: Valor total del Proyecto asociado al contrato.
 Columna 32: Valor de los Contratos Rendidos (Valor Final del Contrato, es la
sumatoria del valor inicial del contrato y las adiciones realizadas en el período
evaluado).
 Columna 33: Valor de cada Posición del pedido o compromiso asociado al contrato.
Es de anotar que un contrato está conformado por uno o más compromisos y cada
compromiso tiene asociada una o varias posiciones; la sumatoria de todos los valores de
posición de los compromisos en el contrato da como resultados el valor final del
contrato.
 Columna 40: Valor facturado del Compromiso, es equivalente a los pagos

realizados de cada una de las posiciones del compromiso, La sumatoria de estos pagos
es equivalente al valor pagado del contrato.

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 Columna 41: Valor Total de las Adiciones de los Contratos Rendidos.
Ejemplo: Reporte generado para un rango de contratos, filtrado por clase de proceso
ZMIC (Mínima Cuantía), ordenado por número de contrato, totalizado por valor facturado
compromisos y subtotalizado por contrato.
17.2. Exportar reportes a Excel
Si se requiere realizar operaciones adicionales, el reporte se puede exportar a Excel,

para hacerlo se procede de la siguiente manera (para reportes con más de 15
columnas):
Se marcan todas las columnas y se da clic derecho en cualquier punto del reporte, no en
el título de las columnas, en el menú que aparece se da clic en hoja de cálculo.

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Clic en el botón continuar
Se da nombre al archivo y se selecciona el lugar donde se guardará
Se da el nombre al archivo,

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El informe se guarda como archivo HMHTL, se guarda como libro Excel para seguirlo
manipulando.

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Los reportes que tienen hasta 15 columnas se pueden exportar asi:
Se señala el botón , fichero local, se da clic y aparece la siguiente caja de dialogo:
Selecciona hoja de cálculo y aprueba con el icono de continuar o se da enter, luego

aparece la siguiente caja de dialogo, se direcciona en que parte del disco duro se quiere
almacenar, se da el nombre del archivo y se hace clic en crear.
Se va al lugar donde se guardó el informe y se busca el nombre que se le asignó.
El informe queda con la siguiente presentación.

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17.3. Ejemplo 2. Historial de pagos del contrato
Con reporte se obtiene la relación de las entradas de mercancía, facturas y/o anticipos
correspondientes a un pedido o a todos los pedidos de un contrato.
Al ejecutar la transacción, el sistema emite la siguiente pantalla, para el ejemplo se

genera la relación de valores facturados (tipo de historial Q), durante el año 2009 para
todos los pedidos que hacen parte del contrato 4600017626,

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En el reporte se observa la fecha en la cual se registra en la Unidad de Contaduría la

factura presentada por el contratista, el valor recibido (columna 8).
La información que se visualiza en el reporte es igual a la que se visualiza en el pedido,

tab historial del pedido.

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17.4. Ejemplo 3. Plan de pagos del plan de compras
Este reporte es insumo para elaborar el PAC que se remite a la Tesorería,

Se puede generar por Secretaría, vigencia y versión del plan o por proyecto.
También se puede generar el reporte por solicitante, para el caso de las secretarías que
tienen presupuesto de otras secretarías para bienes genéricos, para estos casos se
debe diligenciar el campo en el plan de compras con código de la Secretaría.

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17.5. Ejemplo 4. Procesos por estado
Este reporte tiene dos opciones de búsqueda

Desde el plan de compras: Es obligatorio diligenciar los campos, Secretaría de la
necesidad, vigencia y versión del plan de compras.
Los campos Necesidad, Subsecretaría, Modalidad y Causal son opcionales, se
diligencian de acuerdo con lo que se quiera obtener del reporte.
Para el ejemplo se genera el reporte para visualizar el estado de las licitaciones de la

secretaría 205 en la vigencia 2011, versión 3 del plan de compras.

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Desde el proceso: Es obligatorio diligenciar los campos de Secretaría ejecutora y

vigencia del estudio previo
Los campos Estudio previo, solicitud de pedido, contrato, etapa y estado de la etapa son
opcionales, se diligencian de acuerdo con lo que se quiera visualizar en el reporte.
Para el ejemplo se va generar el reporte para visualizar el estado de los procesos

ejecutados por la secretaria 205, en el año 2011 y que están en la etapa de Estudios
Previos.

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El reporte por cualquiera de las dos opciones que se genere, muestra la secretaría
ejecutora y la secretaria de la necesidad, el número de estudio previo, solicitud de
pedido y contrato asociado a cada necesidad- dependiendo de la etapa en que se
encuentre- etapa y actividad en la que se encuentra el proceso, responsable de la
actividad, cuando la recibió, cuánto tiempo tiene para ejecutarla y cuándo debe terminar.

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PROCESO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

SISTEMA DE SEGUIMIENTO A LA CONTRATACION

MÓDULO MM - SISTEMA DE INFORMACION SAP

Gloria Elisa Gómez Gómez

Centro de Competencias SAP

Apoyo técnico en contratación y revisión

Mauricio Ortegon Cervera - Líder de Programa - Equipo de Gestión Logística

Oscar Ruiz Jaramillo – Líder de Proyecto Adquisición Servicios

02/08/2013 Municipio de Medellín 002 1 de 218

El sistema de seguimiento a la contratación es un desarrollo que pretende satisfacer la

02/08/2013 Municipio de Medellín 002 2 de 218

02/08/2013 Municipio de Medellín 002 3 de 218

6.3.5. Especificaciones esenciales 64

02/08/2013 Municipio de Medellín 002 4 de 218

10.2.4. Datos Adicionales 130

02/08/2013 Municipio de Medellín 002 5 de 218

15.2. Etapa Contractual 195

02/08/2013 Municipio de Medellín 002 6 de 218

El presente manual contiene conceptos básicos para el manejo de la herramienta SAP y

02/08/2013 Municipio de Medellín 002 7 de 218

2. CONCEPTOS GENERALES DEL SISTEMA SAP

2.1 Ingresar al sistema

Para ingresar al sistema SAP se da doble clic sobre el ícono SAPlogon.

En la pantalla siguiente se posiciona en Producción y da clic en Acceder al sistema

Luego en la pantalla de acceso, digita el nombre de usuario y la contraseña que le ha

02/08/2013 Municipio de Medellín 002 8 de 218

2.2 Reglas de la Clave de Acceso

 Debe tener de 3 a 8 caracteres, mínimo uno numérico y debe incluir un caracter

 No puede comenzar con signos de interrogación o de exclamación

 No puede comenzar con 3 caracteres iguales. Por ejemplo: YYYRG1

 No puede contener la palabra PASS o comenzar con la palabra SAP

 Es sensible a mayúsculas y minúsculas

 Se bloquea automáticamente por tres intentos fallidos

Cambiar clave de acceso

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Después de digitar la clave en los dos campos requeridos se da clic en continuar o

2.3 Partes de la pantalla SAP

Botones que se encuentran en las pantallas de las diferentes transacciones

Botón para grabar el documento.

Botón de confirmación o enter.

Caja de comandos, es la ruta corta para acceder a otra

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Botón de regreso a la función inmediatamente anterior.

Botón de finalizar, le permite una vez grabado el documento regresar al menú

Botón de cancelar, le permite salir de la transacción sin grabar el documento.

Botón de ayuda, le permite acceder al sistema de ayuda directa del programa.

Botón de ajuste a la configuración local, permite, entre otras funcionalidades,

Botón para consultar o traer otro documento de compras (solicitud de pedido o

Botón de verificar, se usa cuando el usuario quiere saber si la información digitada

Botón de Parametrización personal, permite fijar temporalmente

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Botón que le permite activar el resumen del documento,

Esta funcionalidad le permite copiar posiciones de documentos ya creados.

Permite visualizar información de una posición requerida.

Permiten ordenar en forma ascendente o descendente una columna

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Permite la asignación de un filtro para optimizar la búsqueda de algún elemento

Permiten visualizar totales, subtotales, promedios, mínimos y máximos de

Permite exportar la información a Excel, se detalla en el capítulo de informes.

Permite tratar documentos anexos en la

2.4 Salir del sistema