ACTIVIDAD

Realice un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de compras. En el informe
además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el cual relacione los documentos de origen interno y de
origen externo que se requieren o que se generarían en el desarrollo del proceso.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

A continuación se detalla el procedimiento de compras y requerimientos de una empresa de Vigilancia

privada que obtiene sus contratos mediante licitaciones.

Nº RESPONSABLE
Generación del Requerimiento por Activación de Servicio
1 Jefe Comercial
2 Jefe de Administración
3 Encargado de Logística
Cotización
4 Encargado de Logística
5 Encargado de Logística
Compra
6 Encargado de Logística Elabora la Orden de Compra, e informa al Gerente de Administración.
7 Jefe de Administración
ACTIVIDAD
Entrega las Bases de Licitación y Términos de Referencia
Divide las funciones y entrega:
2.2.1. Al Encargado de Logística entrega las Bases de Licitación y
Términos de Referencia, donde se responsabiliza la generación de
Requerimiento de Uniformes, Equipos de Seguridad, Útiles de
Escritorio, Reposición de chip, Repuesto para vehículos, u otros
bienes y servicios, procedimiento continúa en 2.3.
2.2.2. Al Jefe de Recursos Humanos, entrega las Bases de Licitación y
Términos de Referencia para la selección de personal, de acuerdo al
Procedimiento de Selección de Personal.
2.2.3. Al Encargado de Carnet SUCAMEC, entrega el listado del personal
aprobado y autorizado para el trámite de los carnets SUCAMEC, de
acuerdo al Procedimiento de Control de Licencias.
2.2.4. Al Encargado de Trámite de Licencia de Armas, entrega el listado del
personal aprobado y autorizado para el trámite de las licencias de
portar armas, de acuerdo al Procedimiento de Control de Licencias.
Revisa si cuenta con los requerimientos de bienes en el Almacén, en base a los
Términos de Referencia.
2.3.1. Si cuenta con el bien en el Almacén, el procedimiento
continúa en 2.19.
2.3.2. Si no cuenta con el bien en el Almacén o se trata de un servicio, el
procedimiento continúa en 2.4.
Solicita cotización a los proveedores de la Lista Proveedores Calificados. Si
se tuviera que realizar la compra a un proveedor no evaluado, luego de la
primera compra, se realiza la evaluación según lo establecido en el formato
Evaluación y Seguimiento de Proveedores.
Evalúa la cotización o cotizaciones presentadas por los proveedores y
selecciona la mejor propuesta en base al tiempo de entrega, cumplimiento de
especificaciones, garantía de ser el caso, precio, facilidades de pago. "Criterios
de Selección, Evaluación y Reevaluación"
Aprueba los requerimientos y evalúa si va a ser atendido por Administración o
Logística teniendo en cuenta las variables de costo y urgencia en un plazo
máximo de 2 días; asimismo, si el monto es mayor a 5000 nuevos soles la
aprobación la otorga el Gerente General.
a. Si aprueba, el procedimiento continúa en 2.8 o 2.9 según la evaluación
realizada por el Jefe de Administración.
b. Si no aprueba, comunica al Encargado de Logística, las razones por las
que no procede. Fin del Procedimiento.
Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD
Realiza depósito al personal solicitante en un plazo máximo de 2 días,
8 Jefe de Administración
registrando el formato control de depósitos por rendir.
Comunica la decisión de compra al proveedor mediante Orden de Compra
9 Encargado de Logística
previamente visadas por el Jefe de Administración en la aprobación.
Verificación de Compra
Recibe la compra sustentada con las Guías de Remisión, factura; verifica la
compra con supervisión del área solicitante, para así poder corroborar las
10 Encargado de Logística características técnicas de la compra, registrando el resultado de la inspección
en el formato Control de Productos Comprados; e ingresa la compra en el
KARDEX efectuando el internamiento en el Almacén.
11 Proveedor Procede a emitir y a entregar su factura al Jefe de Logística.
Archiva la factura para posteriormente enviar al área Contable para su registro
12 Encargado de Logística
y pago.
Entrega requerimiento dependiendo si el solicitante es Personal (Agente de
Vigilancia Privada) o Supervisor Zonal (Regiones).
a. Si se trata de personal (Agente de Vigilancia Privada) entrega el
requerimiento mediante el uso del formato Hoja de Afectación en el
caso de uniformes o Pedido en el caso de los demás tipos de bienes;
13 Encargado de Logística
y registra la salida del bien en el KARDEX. Fin de Procedimiento.
b. Si se trata de Supervisor (Regiones) entrega el requerimiento
mediante Pedido y registra la salida del bien en el KARDEX en el caso
de los demás tipos de bienes y en el caso de uniformes cuando reciba
la copia de Logística del formato Hoja de Afectación.
Rendición de Gastos
Envía documentos para rendición de gastos a Secretaria (Mesa de Partes) con
14 Encargado de Logística
una frecuencia mensual en el caso de Regiones.
Recepciona documentos de rendición de gastos, los registra en el Cuaderno
15 Secretaria de Mesa de Partes y los entrega al Jefe de Administración y Finanzas,
solicitando su firma.
16 Jefe de Administración Revisa los documentos, visa la documentación y entrega al Asistente contable.
Apertura informe de caja chica registrando fecha de recepción de comprobantes
17 Asistente contable de gastos, número de tele-crédito y califica como Rendido registrando el control
de depósitos por rendir.
Comunica la liquidación de gastos al personal. Fin del Procedimiento.
18 Asistente contable

Entrega de Requerimientos
19 Encargado de Logística
20 Encargado de Logística
21 Jefe de Administración
22 Encargado de Logística
23 Jefe de Administración
24 Encargado de Logística
25 Agente de Seguridad
26 Encargado de Logística
Procede a separar y contabilizar los bienes requeridos en el Bases de
Licitación y Términos de Referencia, coteja y verifica cantidades en la Hoja
de Afectación y/ o Pedido.
Comunica al Jefe de Administración, la culminación del despacho para su
confirmación.
Corrobora las cantidades con el Bases de Licitación y Términos de
Referencia:
2.21.1. Si procede, continua el procedimiento 2.23
2.21.2. Si no procede, por error en la contabilidad, cambio de prendas de
afectación, u otros cambios, compra de algún requerimiento adicional,
rectifica según lo coordinado, continúa el procedimiento 2.22
Rectifica los cambios coordinados, continúa el procedimiento 2.21.
Firma la Hoja de Afectación y/ o Pedido.
Comunica al Vigilante
Verifica y brinda su visto bueno en la Hoja de Afectación y/ o Pedido.
Entrega de bienes:
a. Si la entrega al personal es de forma presencial, firma Hoja de
Afectación y/ o Pedido.
 Nº RESPONSABLE ACTIVIDAD
b. Si la entrega es por encomienda, procede al empaquetado y embalado
de los bienes, bajo la presencia del Agente de Seguridad, entrega el
cargo al Responsable del Envió.
c. Fin de procedimiento.

CUADRO DOCUMENTOS INTERNOS Y EXTERNOS

DOCUMENTOS INTERNOS DOCUMENTOS EXTERNOS

 Formato Criterios de Evaluación de

Proveedores
 Certificados de calidad entregados.
 Evaluación y Seguimiento de Proveedores.  Certificaciones del proveedor (ISO, otros)

 Lista de Proveedores Calificados

 Registro de Control de Productos Comprados  Ficha técnica.
 Términos de referencia.

 Procedimiento de Control de Licencias.  Bases de Licitación

 Orden de Compra  Cotizaciones de proveedores.

 KARDEX

 Hoja de Afectación

 Cuaderno de Mesa de Partes