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DE CALIDAD
MAYO DE 2016
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA
Verificar y evaluar el funcionamiento del Sistema de Gestión de
Calidad de la Escuela, basado en los criterios establecidos, de manera
que contribuya a la determinación de la efectividad de los sistemas y
proponer recomendaciones para su mejora.
ALCANCE DE LA AUDITORÍA
Desde la socialización del programa de la auditoría, hasta la
implementación de las acciones, partiendo del informe de las
conclusiones de cada auditoría.
CRITERIOS
Norma NTCGP1000, MECI 2014, Normatividad aplicable.
AUDITADOS
Proceso Líder de proceso
Direccionamiento Institucional Hno. José Gregorio Contreras
Se evidenció que el código de calidad para el formato de actas de reunión, se está llevando a
cabo desde el momento de la realización de la primera auditoria interna.
Se evidenció que el equipo líder del proceso conoce la normativa aplicable, lleva los registros
de las actividades de acuerdo con el procedimiento establecido, control de asistencia,
seguimiento en el portal de Colciencias y portal REDCOLSI.
Se evidencia que las actividades propias de investigación son transversales a todos los
procesos equipo que conforma el proceso de investigación refleja compromiso en sus labores
misionales, se ejecuta lo que se planea operando mediante el comité de investigaciones,
reuniones frecuentes tanto de los semilleros de investigación como los grupos activos, se
llevan los formatos estandarizados de acuerdo con el sistema de gestión de calidad
Se cuenta con una herramienta "Sistema de Información Se recomienda que los expedientes en físico se organicen
disciplinaria" web en la cual se encuentran históricos y se almacenen de una mejor forma para evitar el
expedientes, estadísticas y toda la información consolidada y deterioro de la documentación que forma parte de cada
orientada esto permite la ágil búsqueda de expedientes y el uno de los expedientes. Así mismo que se digitalice cada
tener la información sólida en el momento que se requiera. uno de los unos expedientes una vez se cierra el caso.
Se evidencia la existencia del manual de calidad estructurado, el Al revisar el registro físico del formato
cual está disponible en la página web de la Escuela, se caracterización del proceso, Gestión de
recomienda incluir en él, el documento del listado maestro, Adquisiciones GDC-FO-01 se evidencio ausencia de
firma en el registro.
Aunque se cuenta con el formato de solicitud de acciones, Al revisar el registro físico del formato cumplido de
preventivas, correctivas o de mejora GDC-FO-07, se sugiere supervisión contratista GDA-FO-02 se identificó que
diseñar un instrumento de seguimiento y de cierre a una no no corresponde al formato vigente publicado en la
conformidad, de tal manera que el comité de SIG cuente con las página Web
evidencias para dar por cerrado o no la no conformidad y que esta
información sirva de entrada para el informe de la revisión por la
dirección.
Se sugiere fortalecer las estrategias de control de documentos
obsoletos (4.2.3(g))
Se recomienda fortalecer a través de estrategias el grado de
conocimiento y dominio del Sistema de Gestión de Calidad por la
comunidad con el fin de asegurar eficacia, eficiencia, y efectividad
de los mismos .
Se recomienda solicitar a Control Interno el análisis de la
información referente a PQRSD con el fin de medir el impacto de
la prestación del servicio (8.3)
CONCLUSIONES
En resumen en la auditoría de abril de 2016 se presentaron 60 fortalezas, 43
aspectos por mejorar y 30 no conformidades.
70
60
23%
FORTALEZAS
50
40
45%
ASPECTOS
POR
30
MEJORAR
20
NO
CONFORMIDADES
32%
10
0
FORTALEZAS
ASPECTOS
POR
NO
MEJORAR
CONFORMIDADES
FORTALEZAS
PROCESOS II 2015 I-2016 TOTAL
Direccionamiento Institucional 5 3 8
Docencia Educación Superior 4 5 9
Docencia Bachillerato 4 6 10
Extensión 2 3 5
Investigación 5 6 11
Gestión Adquisiciones 3 3 6
Gestión Bienestar Universitario 3 2 5
Gestión Financiera 2 4 6
Gestión Informática y Comunicaciones 1 7 8
Gestión Jurídica 3 5 8
Gestión Control Disciplinario NA 2 2
Gestión Recursos Físicos 4 2 6
Gestión Talento Humano 4 2 6
Gestión Autoevaluación 4 3 7
Gestión Calidad 2 2 4
Gestión Control Interno 4 5 9
TOTAL 50 60 110
ASPECTOR POR MEJORAR
PROCESOS II 2015 I-2016
Direccionamiento Institucional 5 1
Docencia Educación Superior 18 7
Docencia Bachillerato 1 1
Extensión 4 4
Investigación 1 0
Gestión Adquisiciones 1 3
Gestión Bienestar Universitario 0 1
Gestión Financiera 5 1
Gestión Informática y Comunicaciones 2 2
Gestión Jurídica 2 2
Gestión Control Disciplinario NA 1
Gestión Recursos Físicos 1 2
Gestión Talento Humano 1 9
Gestión Autoevaluación 2 1
Gestión Calidad 6 7
Gestión Control Interno 2 1
TOTAL 51 43
NO CONFORMIDADES
PROCESOS II 2015 I-2016
Direccionamiento Institucional 1 2
Docencia Educación Superior 3 3
Docencia Bachillerato 0 2
Extensión 8 2
Investigación 0 0
Gestión Adquisiciones 1 4
Gestión Bienestar Universitario 1 0
Gestión Financiera 4 1
Gestión Informática y Comunicaciones 2 3
Gestión Jurídica 2 0
Gestión Control Disciplinario NA 0
Gestión Recursos Físicos 1 2
Gestión Talento Humano 3 5
Gestión Autoevaluación 2 1
Gestión Calidad 2 4
Gestión Control Interno 3 1
TOTAL 33 30
AVANCE DE CUMPLIMIENTO PLANES DE MEJORAMIENTO
TOTAL 30
2
24
20
36
75%
CONCLUSIONES
Se evidenció que fue un proceso muy positivo el cual permitió tanto a auditores
como a auditados presentar propuestas de mejoramiento en busca de la calidad en
la ETITC.