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Home ¿Quiénes somos? Project Management ¿Qué es la Dirección y Gestión de Proyectos? MIÉRCOLES, 27 SEPTIEMBRE 2017

¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE PROYECTOS?

Según el Project Management Institute (PMI), la disciplina del Project Management consiste en “la aplicación de conocimientos, aptitudes,
herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de una organización
mediante un proyecto.”
Esta definición no es ingenieril, sino genérica, y de ella se puede destacar que al organizar un proyecto, deben existir unas expectativas, unas
necesidades previas. El proyecto surge de una necesidad, y lo que se tiene que hacer es gestionar de la mejor manera posible, el talento, el
conocimiento, las aptitudes y las herramientas y técnicas de las que se dispone.

La International Project Management Association (IPMA) da otra definición según la cual la disciplina del Project Management consiste en “la
planificación, organización, seguimiento y control de todos los aspectos de un proyecto, así como la motivación de todos aquéllos implicados en el
mismo, para alcanzar los objetivos del proyecto de una forma segura y satisfaciendo las especificaciones definidas de plazo, coste y
rendimiento/desempeño. Ello también incluye el conjunto de tareas de liderazgo, organización y dirección técnica del proyecto, necesarias para su
correcto desarrollo.”
En su definición, IPMA introduce las fases fundamentales de la dirección y gestión de proyectos (planificación, organización, seguimiento y control
de todos los aspectos de un proyecto), para alcanzar los objetivos de manera que se cumplan las especificaciones iniciales definidas en el triángulo
clásico de plazo, coste y calidad. Como calidad es un término muy ambivalente, que muchas veces genera diferente percepción por los oyentes, en
realidad se está hablando de plazo, coste y rendimiento o desempeño respecto a las especificaciones.

“PROJECT MANAGEMENT” FRENTE DIRECCIÓN Y GESTIÓN 

Antes de continuar es importante aclarar los conceptos a los que nos referimos cuando
hablamos de dirección y gestión de proyectos, administración de proyectos o project
management, ya que las traducciones no son directas y en cada país se pueden entender
cosas diferentes.

En español, al menos en España, en el ciclo de proyecto se distingue la I+D del Diseño

(cuando se proyecta se diseñan las soluciones) y de la fase constructiva (que viene
después del diseño) donde se habla de dirección facultativa. Por director de proyectos se
entiende solo la dirección de obra. Este es un enfoque antiguo, porque realmente la
dirección del proyecto comprende la dirección en la fase de redacción y elaboración del
proyecto y en la fase de ejecución.

La mayoría de las veces, cuando hablamos  en español  de dirección facultativa nos

referimos solo a la ejecución. Sin embargo, el concepto de Project Management va desde
el Diseño hasta el final, hasta la ejecución del proyecto.

En ocasiones se habla de Ingeniería de Proyectos, y no se refiere solo a la gestión de los

recursos sino también de las soluciones, a qué metodología específica se utiliza para
resolver los problemas, mientras que el concepto Engineering Design, solo se refiere a la
I+D y al diseño de la solución.

¿QUÉ OBJETIVOS TIENE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

Introduciendo algunos conceptos básicos, la gestión de proyectos básicamente versa sobre la
utilización más eficiente posible de los recursos, cumpliendo plazos, costes y calidad. Para ser
sintéticos se utilizará la definición ISO de calidad “conformidad con la especificación”, lo que significa
que un proyecto tiene calidad si resuelve los proyectos inicialmente planteados, es decir, si
corresponde a lo que se había dicho que se iba a hacer. Puede ocurrir que se hubiesen hecho unas
especificaciones erróneas, de forma que el proyecto estará bien gestionado si acierta con las
especificaciones erróneas (en este caso el problema sería de la fase de especificación), y además
cumple con el plazo y con el coste.

¿QUÉ PROCESOS TIENE LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS?

Los procesos fundamentales de la dirección   gestión de proyectos son la
planificación, el seguimiento y el control.

Sobre la planificación del proyecto,   (Kerzner, 1995) explica que "si

no se planifica,
aumenta la incertidumbre durante la ejecución y se producen cambios o
modificaciones no previstas inicialmente que producen retrasos, sobrecostes, falta de
motivación, desconcierto".
Para Kerzner, las cuatro razones básicas para planificar son:
1.- Eliminar o reducir la incertidumbre.
2.- Mejorar la eficiencia de la operación.
3.- Obtener una mejor comprensión de los objetivos.
4.- Dar unas bases para el seguimiento y control del trabajo.

Y además añade que "Planificar es tomar decisiones sobre el porvenir".

El Proceso de Planificación consta de las siguientes operaciones:
- Especificar los OBJETIVOS del proyecto (definidos en el alcance).

- Estructurarlo en ACTIVIDADES y TAREAS.

- Establecer una SECUENCIA, PRIORIDADES y DEPENDENCIA entre tareas.

- Estimar la DURACIÓN de las tareas.

- Definir los RECURSOS disponibles.

- Definir el PRESUPUESTO admisible.

 

 
 
 
 
 
 
Al hablar de seguimiento lo que se hace es comparar la planificación inicial con la ejecución real, es decir, con el cumplimiento del plan de trabajo y
el presupuesto. En todo proyecto existen riesgos más o menos graves, aparecen problemas, y por esta razón aunque no se puede prever todos los
imprevistos posibles, si es necesario tener un plan de contingencia. Esto va a suponer la realización de cambios y probablemente un nuevo ciclo de
planificación y ajuste. 
 

 
En el ejemplo que aparece a continuación, una pareja ha decidido pasar un día de campo y está planificando, aunque luego vemos que en la
ejecución hay algunos problemas que hacen que a lo mejor deban tener una dirección de un hotel (plan de contingencia).

Los siguientes diagramas muestran las relaciones existentes entre los grupos de proceso y el solape que se produce entre ellos dentro de  una
misma fase.

Como se puede observar, se tienen procesos de iniciación, que son los de arranque del proyecto,   un bucle formado por los procesos de
planificación, de ejecución, de control y seguimiento, y por último el proceso de cierre. 
 Los procesos tienen diferente nivel de actividad y necesitan diferente cantidad de recursos. Dentro de una misma fase se producen solapes de los
grupos de proceso. Los procesos de iniciación consumen menos que los de planificación y sobre todo los de ejecución. El control es una actividad
que se debe realizar a lo largo de todo el ciclo de vida, y finalmente es muy importante hacer un cierre correcto del proyecto. 

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