PLAN DE GERTION DE RIESGOS CONGRESO UIS

Comunicación de los riesgos

1. Definir la metodología y herramientas que se van a utilizar

Los riesgos serán identificados en la etapa de la planeación del proyecto. Se organizaran 2 reuniones
individuales y grupales con duración máximo de dos horas con las siguientes personas las cuales
representaran cada equipo de trabajo durante esta etapa del proyecto: Coordinador del equipo
organizador, coordinador del subgrupo tesorería, publicidad, ponentes, patrocinadores, eventos y
fiestas, Coordinador del equipo colaborador, Coordinador del equipo operativo, Director de escuela,
gerente del proyecto, asistente del proyecto xxxx. Estas reuniones tendrán como fin establecer los
posibles riesgos que pueden afectar la planeación, ejecución y cierre del proyecto positiva o
negativamente y a su vez documentarlos en el registro de riesgo previamente establecido con el fin
de estandarizar un procedimiento y centralizar la información. En las reuniones individuales se
plantearán talleres donde los miembros de cada sub grupo podrán identificar los posibles eventos
que se puedan presentar durante el proyecto. Una vez identificados se expondrán mediante lluvia
de ideas ante las reuniones grupales en las cuales asistirán los coordinadores de cada equipo de
trabajo para así determinar entre todos los participantes si la evaluación previa fue bien ejecutada.
Para le monitoreo de estos posibles eventos se realizara reuniones donde se expondrán en que nivel
se encuentra el riesgo o por el contrario si ya fue contralado.

Para la evaluación de los riesgos una vez identificados se deberán categorizar para después
ponderarlos y así saber su nivel de impacto en el desarrollo del proyecto y a su vez determinar la
importancia dentro de los niveles establecidos para dicha ponderación. Esta información será
consignada en un documento previamente establecido como el es el registro de riesgos.

Las políticas a ser manejadas como respuesta a los riesgos serán las siguientes:

Si un riesgo es ponderado en nivel alto se deberán aplicar las medidas de respuesta inmediata con
el fin de evitar, eliminar o disminuir su impacto sobre el proyecto, debido a que es un riesgo que no
aceptable respuesta de planeación debido a que no es inmediato urgencia de la respuesta

Si un riesgo es ponderado en nivel medio es un riesgo que no es aceptable y por lo tanto se deberá
dar respuesta con el fin de mitigar su impacto o evitar que este materialice.

Si un riesgo es ponderado en nivel bajo de igual forma se deberá atender y dar respuesta al mismo
sin embargo la prioridad del mismo no será inmediata debido a que es un riesgo aceptable.

Si un riesgo es materializado deberá ser informado al coordinador del equipo el cual evaluará si
tiene o no las competencias para dar fin al riesgo o si por el contrario deberá ser escalado al gerente
del proyecto con el fin de dar respuesta inmediata.

Se destinará el 5% del presupuesto como reserva administrativa para los riesgos desconocidos que
se puedan presentar durante la planeación, ejecución y cierre del proyecto. Quien lo aprueba

Lecciones aprendidas de congresos ya realizados en la universidad donde se revisaran los riesgos

encontrados y cual de ellos fueron materializados

Cada riesgo debe tener una alerta temprana indicadores por ejemplo asistencia