1.

1 VISIÓN PRELIMINAR DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

1.1.1 CLASIFICACIÓN PRIMARIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

¿Crees que los procesos pueden iniciarse en cualquiera de sus pasos?

Para comprender mejor este concepto es necesario que compares al organismo o grupo
social en donde se manifiesta la Administración con un organismo animal. Si pudieras
observar cómo se desarrolla la vida en cualquier ser vivo distinguirías dos fases o etapas
primordiales: una primera de estructuración, que consiste en la construcción del
organismo. Así a partir de una célula se diferencian los tejidos y órganos hasta lograr su
plenitud funcional. Una segunda etapa de operación es en la que ya estructurado por
completo el organismo , éste ha desarrollado plenamente las funciones que le son
inherentes.

De manera análoga, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social, en el cual

también observamos la existencia de dos fases; una estructural, en la que a partir de uno
o más fines se determina la mejor forma de obtenerlos; es decir, que iniciamos con una
idea que a medida que se conjunta con otro grupo de ellas, transforma, crea y concreta
una estructura definitiva. Otra, operativa en la que se ejecutan las actividades necesarias
para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

Lyndall F. Urwick llama a estas dos fases: “mecánica y dinámica de la Administración”,

y hace las siguientes consideraciones.

Mecánica administrativa es la parte teórica de la Administración en la que se establece lo

que debe hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Dinámica administrativa se
refiere a cómo manejar de hecho el organismo social. Con el fin de que la idea del proceso
administrativo y sus fases quede más clara, te presentamos el siguiente esquema:

Mecánica. ¿Qué debe hacerse? (estructural).

Se contemplan los aspectos de estructuración,
se trata de “cómo han de ser las relaciones”.
Mira siempre hacia el futuro inmediato y
remoto, pero siempre hacia algo que “debe
hacerse”.
Proceso administrativo

Dinámica. ¿Cómo manejar de hecho el

organismo social? (operativa).
Lo que ya es operacional se busca “cómo
manejar de hecho los hombres y los bienes”
que forman un organismo social.
Mira hacia lo inmediato y actual.

Esquema 1. Fases y etapas del proceso administrativo.

Antes de continuar con la explicación del desarrollo del proceso administrativo es
necesario reflexionar sobre el hecho de que existen diversas opciones en cuanto al
número de etapas que lo constituyen, aunque para todos los autores los elementos
esenciales resultan ser los mismos (Cuadro 1).

1.1.2 FASES Y ELEMENTOS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Este fascículo se enfoca básicamente a las fases mecánica, dinámica y la del “criterio de
las cuatro etapas”, ya que son algunas de las más difundidas en el mundo de la
Administración y, además, las que ofrecen mayor claridad para fines didácticos (cuadro 1
y figura1).

Cuadro 1
Fases y elementos del proceso administrativo

Fases Elementos Descripción

Planeación ¿Qué se quiere hacer?

Mecánica ¿Qué se va hacer?
Proceso
Administrativ Organización ¿Cómo se va hacer?
o
Dinámica Dirección Ver que se haga

Control ¿Cómo se ha realizado?

Observa que en el cuadro 1 aparecen cuatro conceptos nuevos que se desprenden de las
fases, esto es, hay una subdivisión en donde la fase mecánica presenta las etapas de
planeación y organización; y la dinámica, dirección y control. Veamos ahora a qué se
refiere cada uno de estos elementos.

Planeación

Esta primera etapa del proceso administrativo consiste en determinar las acciones que se
realizarán por medio de objetivos, políticas y procedimientos. Con esta etapa se resuelven
las interrogantes ¿qué quiere hacerse?, ¿qué se va a hacer? (figura 1).

Las actividades más importantes dentro de la planeación son:

 Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

 Pronosticar.
 Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
 Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
 Establecer un plan general de logros, enfatizando la creatividad para encontrar
medios nuevos y mejores para desempeñar el trabajo.
 Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
 Modificar los planes de los resultados del control.

Organización

En esta segunda etapa se distribuyen las actividades entre los miembros del grupo de tal
forma que se logre un mínimo de gastos y una máxima satisfacción de empleados y de
todos los trabajadores en general. Con ella se resuelve la interrogante ¿cómo se va hacer?
Se considera el punto de enlace entre los aspectos teóricos que también se conoce como
mecánica administrativa y los aspectos prácticos que se denominan dinámica
administrativa, entre “lo que debe ser “y “lo que es”.

Las actividades más importantes dentro de la organización son:

 Subdividir el trabajo en unidades operativas.

 Agrupar las obligaciones operativas en puestos operativos.
 Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
 Aclarar los requisitos del puesto.
 Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
 Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la organización.
 Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
 Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

Ahora estudiarás la parte dinámica del proceso administrativo, compuesta por dos
elementos: dirección y control (figura 1 y cuadro 1).
Dirección

Esta etapa tiene una participación importante dentro del proceso administrativo, dado que
en ella se encuentra el cómo poder llegar físicamente al logro de los objetivos a través de
inducir, motivar y conducir al personal. De esta parte depende el éxito o fracaso en la
Administración de los recursos humanos a su cargo.

Las actividades más importantes de la dirección son:

 Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión
o acto.
 Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
 Motivar a los miembros.
 Comunicar con efectividad.
 Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
 Recompensar con reconocimientos y buena paga por un trabajo bien hecho.
 Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
 Revisar los esfuerzos de la dirección a la luz del control.

Control

Ésta es la última etapa del proceso administrativo, y es primordial en la Administración,

pues aunque la empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional y
una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la
organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos. Para mejor referencia de lo anterior a continuación te
presentamos algunas de las actividades más importante del control:

 Comparar los resultados con los planes en general.

 Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
 Sugerir las acciones correctivas, cuando sean necesarias.
 Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
 Ajustar el control a la luz de los resultados del mismo control.

Por otra parte, la planeación y el control están relacionados a tal grado, que en muchas
ocasiones difícilmente pueden delimitarse.

1.1.3 ENFOQUE RETROSPECTIVO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Hablar de los orígenes de la Administración es recordar que fueron dos los autores que
dieron las bases para su creación como ciencia: Frederick W. Taylor, con su estudio de
tiempos y movimientos, y Henri Fayol, con el primer modelo del proceso administrativo. A
partir de Fayol ha habido gran variedad de modelos propuestos por diferentes autores,
todos ellos, relacionados entre sí. Veamos cuáles son éstos.

Henri Fayol habló de cuatro elementos del proceso administrativo, sin embargo, aquí
definiremos cinco, ya que como él mismo dice “¿habrá qué hacer entrar también la
dirección?”
“Prever. Escrutar el futuro y articular el programa de acción.
Organizar: Constituye el doble organismo material y social de la empresa.
Dirigir. Hacer funcionar el personal.
Coordinar. Relacionar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos
Controlar. Procurar que todo se desarrolle de acuerdo con las reglas establecidas y las
órdenes dadas”.

Es importante incorporar la dirección a la Administración por las siguientes razones:

1. El reclutamiento, la formación del personal y la constitución del cuerpo social, que

incumben a la Administración, interesan en el más alto grado a la dirección.

2. La mayoría de los principios de dirección son principios de Administración.

Administración y dirección se encuentran relacionados muy estrechamente. Desde el
punto de vista de la facilidad del estudio, había interés en agrupar dos especies de
actuaciones.

3. Este agrupamiento tiene, además, la ventaja de constituir una función muy importante,
digna de atraer y retener la atención del público, al menos en igual medida que la
función técnica. Esta función a la que se hace referencia, es la Administración,
entendida como prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Este proceso administrativo, creado en 1886, se modificó hasta 1943 por Lyndall Urwick,
quien a la primera fase, la previsión, añade otra a la que llama planeación. Él es el primero
que divide estos elementos en dos fases:

1. La mecánica, compuesta por la previsión, planeación y organización.

2. La dinámica, que comprende la dirección, comando o coordinación y el control.

El mismo Urwick destaca que Henri Fayol ya menciona las dos fases, previsión y
planeación, al definir la primera como el elemento de la Administración que escruta el
futuro y hace los programas de acción.

En 1951, William Newman y R. C. Davis le hacen algunos cambios; el primero adopta sólo
el término planeación, eliminando la previsión; después de ésta, quedan la organización,
obtención de recursos, dirección, elimina el de comando o coordinación y concluye con
control.

Por obtención de recursos se refiere a la recopilación de dinero, equipo y elemento

humano, que permitirán lograr los objetivos propuestos.

Para R.C. Davis, el proceso administrativo solamente está integrado por tres elementos:
planeación, organización y control.

Hacia 1955, Koontz y O’Donell modificaron el modelo de Newman, en cuanto a término,

pues la obtención de recursos la definen como integración, que viene a sugerirnos un
significado más completo de lo que implica este elemento administrativo: la obtención,
reunión y combinación adecuada de los elementos que se utilizan dentro de la empresa.
Para John F. Mee y George R. Terry (1956) la organización es un solo elemento que lleva
implícito el de integración. Para el primero, la función dirección se convierte en motivación,
puesto que saber dirigir implica una buena dosis de motivación hacia la gente para que
realice lo que se ha planeado. Para Terry, dirección es ejecución, es decir, llevar a cabo,
realizar lo estipulado en los planes y políticas.

En 1958, Louis A. Allen y Dalton McFarland conciben el proceso administrativo de otra

manera. Allen reúne el concepto motivación de Mee, con el concepto coordinación que
inicialmente incluyera Fayol, y los deja en un solo elemento. De esa manera, su proceso
administrativo queda constituido por cuatro elementos: planeación, organización,
motivación-coordinación y control. McFarland, en cambio, vuelve a retomar el proceso de
Davis (1951) y sólo lo compone de planeación, organización y control.

A continuación mencionaremos tres de los autores mexicanos más representativos y su

respectivo modelo de proceso administrativo:

El primero de ellos es Agustín Reyes Ponce, quien, al igual que Urwick, divide al proceso
administrativo en dos fases:

1. La mecánica administrativa, compuesta por tres elementos:

a) Previsión. Que responde a la pregunta ¿qué puede hacerse? Consiste en

determinar, técnicamente lo que se desea lograr por medio de un organismo
social.
b) Planeación. Que corresponde al a pregunta ¿qué se va a hacer? Es determinar el
curso concreto de acción que se habrá de seguir.
c) Organizar. Responde a la pregunta ¿cómo se va a hacer? Se refiere a la
estructuración técnica de las relaciones que deben darse entre las jerarquías,
funciones y obligaciones individuales, necesarias en un organismo social para
mayor eficiencia.

2. La dinámica administrativa, que se divide en:

a) Integración. Responde a la pregunta ¿con qué y con quién se va hacer?, Consiste

en los procedimientos para dotar al organismo social de los medios que la
mecánica administrativa señala como necesarios para su eficaz funcionamiento.
b) Dirección. Responde al problema ver que se haga. Es impulsar, coordinar y vigilar
las actuaciones de cada miembro y grupo de un organismo social con el fin de
que, en conjunto, realice de modo más eficaz los planes señalados.
c) Control. Investiga en concreto ¿cómo se ha hecho? Consiste en el establecimiento
de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados, en relación
con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba,
corregir, mejorar y formular nuevos planes.
En 1961 Isaac Guzmán Valdivia un nuevo modelo del proceso administrativo integrado por
cinco elementos: planeación, organización, integración, dirección, ejecución y control.

En 1967, José A. Fernández Arena nos presenta otro, compuesto tan sólo de tres
elementos: planeación, implementación y control.

De acuerdo con las semejanzas y diferencias de estos modelos, se concluye que todos
inician y terminan con el mismo elemento: planeación. Aunque todas las variantes se
encuentran en los elementos intermedios se puede observar que sólo son cambios en los
términos, puesto que la intención o el contenido en todos ellos es semejante, unos le
llaman obtención de recursos y otros integración, pero ¿acaso no es lo mismo? Algunos
se refieren a la dirección y otros a motivación o ejecución, pero ¿no implican todas ellas la
misma acción?

Cuadro 2
Factores del Proceso Administrativo

Autor Año Factores

Comando
Henri Fayol 1886 previsión organización Coordinación control
previsión Comando
Lindall Urwik 1943 planeación organización Coordinación control
obtención
Wiliam Newman 1951 planeación organización recursos dirección control

R.C Davis 1951 planeación organización control

Koontz Y
O´Donnell 1955 planeación organización integración dirección control

John F. Mel 1956 planeación organización motivación control

George R. Terry 1856 planeación organización ejecución control

motivación
Louis A. Allen 1958 planeación organización coordinación control

Dalton Mc. Farland 1958 planeación organización control

previsión
Agustín Reyes P. 1960 planeación organización integración dirección control
dirección
Isaac Guzmán V. 1961 planeación organización integración y ejecución control

J. Antonio planeación implementación control

Fernábdez A. 1967