Universidad de San Carlos de Guatemala

Centro Universitario de Sololá

Facultad de Ciencias Económicas
Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría
Curso: Organización y Sistematización Contable
Lic. Javier Conóz Molares
Sexto Ciclo – Segundo Semestre – 2017

Grupo No. 05

 Manual de Procedimiento
 Manejo de Formas
 Selección de Equipo
 Definición del Espacio
 Manejo de Archivos

Integrantes Carnet

Brenda Elizabeth Vasques Saloj 2015 43742

Herber Juan Tax Batz 2015 42531
Brandon Ismael Casia Cutz 2015 43170
Blanca Mariel Morales Sajché 2015 43825
Jesús Antonio Cumes Ajcalón 2015 43571
 Índice

Introducción 3

1. Manual de Procedimientos 4

 Utilidad de los manuales de procedimientos 4

 Conformación de los manuales 4
- Identificación 4
- Índice o contenido 4
- Prólogo y/o introducción 4
- Objetivos de los procedimiento 4
- Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos 5
- Políticas o normas de operación 5
- Concepto 5
- Procedimiento 5
- Formulario impreso 5
- Diagramas de flujo 5
- Glosario de términos 5
- Diseño del proyecto 5
- Responsables 5
- Estudio preliminar 6
2. Manejo de formas en las organizaciones 6
 Importancia de las formas impresas 7
- Elementos 7
 Análisis 7
 Clases de formas 8
- De línea 8
- De columnas 8
- De casillas 8
- Combinado 8
- Visualización 8
- Unidad 8
3. Selección de equipos 9
 Equipos fundamentales 9
 Selección 9
 Características Técnicas 10

1
  Costos 10
 Relación con Proveedores 11
 Comportamiento 12

4. Definición de espacio 12

 Relaciones 13
 Funciones 13
 Estudio de la estructura 13
 Análisis de funciones 13
 Ordenamiento de Oficinas 14

5. Manejo de archivos 14

 Situación de los archivos 14

 Archivo tradicional 15
 Las nuevas tecnologías de archivos 15
- Archivo moderno 15
- Del soporte papel al electrónico 16
- Soportes electrónicos 16
 Hardware y software 17
 Las redes 17
 Otros tipos de sistemas de archivos 18
 La organización de archivos 18

Conclusiones 19

Bibliografía y E-grafía 20

2
 Introducción

La sistematización es un proceso en el cual se aprovechan y ahorran los

recursos con el objetivo de hacer las tareas más sencillas, maximizando
recursos, tiempo y esfuerzo, bajo este concepto se aplica en las diferentes
áreas específicas de cada entidad para facilitar el logro de las metas
organizacionales, lo que se busca es asignar determinado tipo de tareas y
actividades a cada unidad, complementados por los manuales de la entidad
que brindan información clara y detallada de la estructura de la empresa.

Dentro de una organización debe de existir una unidad que evalué y defina
las áreas específicas y sus funciones, para darle la importancia requerida y
lograr una sistematización mucho más eficiente, por lo cual la
organización debe distribuir de forma congruente el espacio o el lugar
correspondiente a cada unidad, considerando las funciones de cada una de
ellas, el personal que lo compone, el equipo y el material a su disposición

3
 1. Manual de procedimientos

Los manuales de procedimientos permiten conocer el funcionamiento

interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación,
requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Utilidad de los manuales de procedimientos

Conjuntamente con el control interno de la entidad, el manual de
procedimientos tiene como principal utilidad es de asegurar la existencia
de un ambiente de control positivo.

Conformación de los manuales

 Identificación: Este documento debe incorporar la siguiente
información:

1. Logotipo de la organización.
2. Nombre oficial de la organización.
3. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en
particular debe anotarse el nombre de la misma.
4. Lugar y fecha de elaboración.
5. Numero de revisión.
6. Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.
7. Clave de la forma.

 Índice o contenido: Relación de los capítulos y páginas

correspondientes que forman parte del documento.

 Prólogo y/o introducción: Exposición sobre el documento, su

contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y
actualización

 Objetivos de los procedimiento: Explicación del propósito que se

pretende cumplir con los procedimientos.

 Áreas de aplicación y/o alcance de los procedimientos: Esfera de

acción que cubren los procedimientos.

4
 Políticas o normas de operación: Se definirán perfectamente las
políticas y/o normas que circunscriben el marco general de actuación
del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.

 Concepto: Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en

el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de
especialización requieren de mayor información o ampliación de su
significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del
manual.

 Procedimiento: (Descripción de las operaciones). Presentación por

escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las
operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qué
consisten, cuándo, cómo, dónde, con qué, y cuánto tiempo se hacen,
señalando los responsables de llevarlas a cabo

 Formulario impreso: Formas impresas que se utilizan en un

procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se
adjuntan como apéndices.

 Diagramas de flujo: Representación gráfica de la sucesión en que se

realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de
formas o materiales, en donde se muestran las unidades
administrativas (procedimiento general), o los puestos que
intervienen (procedimiento), en cada operación descrita.

 Glosario de términos: Lista de conceptos de carácter técnico

relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los
manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o
consulta

 Diseño del proyecto: La tarea de preparar manuales administrativos

requiere de mucha precisión toda vez que los datos tienen que
asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión
en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta

 Responsables: Debe designarse a un coordinador, auxiliado por un

equipo técnico, al que se le debe encomendar la conducción del
proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización.

5
  Estudio preliminar: Este paso es indispensable para conocer en
forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o
áreas donde se va a actuar.

2. Manejo de formas en las organizaciones

La forma es una herramienta o medio de comunicación escrito,

normalmente impreso que, por lo general, contiene información fija y
espacio para incluir información variable.

Según el tipo de información y el grado de dificultad para su llenado,

puede acompañarse de un instructivo. Objetivo de la utilización: las formas
representan el vehículo de transmisión de datos e información
organizacional más sencillo, claro y funcional ya que permite ordenar,
sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en técnicas
escritos. Normalmente, constituyen un documento fuente para efectos
legales de consulta o ambos.

 Contar con las formas adecuadas en función de las necesidades de la

organización.
 Conocer el número exacto del número requerido.
 Manejar la eficiencia de los procesos y procedimientos.
 Constituir a racionalizar los cargos de trabajo.
 Asociar correctamente la estructura orgánica con su clasificación por
áreas, unidades o ambas.
 Normalizar los que se encuentran en uso con diseños elaborados
técnicamente.
 Controlar las prohibiciones y el consumo estrictamente necesario.
 Economizar mediante la racionalización el uso y diseño.
 Contar con un catálogo de formas acorde con las necesidades de la
organización.
 Mantener un control de calidad de su producción o compra.
 Definir los criterios técnicos para su revisión y actualización.

6
Importancia de las formas impresas

Es necesario tener en cuenta los elementos siguientes:

 Su contenido.
 El costo que representan.
 La cantidad de ellas que se utiliza.
 El grado en que se permiten imprimir celeridad y cohesión a las
acciones.
 Su función como vehículo para generar y transmitir información.

Análisis

Al revisar el contenido de una forma en cuanto a condiciones materiales,

tamaño, papel, tinta, clases de impresión, encuadernación y frecuencia de
uso, y consideraciones funcionales identificación. Objetivo, información
estructura, tipo y secuencia de datos deben considerarse los aspectos
siguientes.

1. Formas cuyas dimensiones no coinciden con los tamaños de los

equipos es que se procesan o son excesivos para los datos que
contienen.
2. Duplicación de formas para un mismo fin.
3. Exceso de formas poco uso.
4. Formas con un número de copias innecesario.
5. Formas cuyos diseños no satisfacen el propósito para el que fueron
creadas.
6. Formas

Son las herramientas o medios de comunicación escritos normalmente

impresos a través de un instrumento de reproducción gráfica, que por lo
general contienen información fija escrita y espacio para información
variable.

En el momento que una forma completa pasa a ser un documento.

De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad para su

llenado, pueden integrar o acompañarse de un instructivo.

7
Clases de formas

 De línea: Es una forma sencilla, cuyo contenido se limita a datos fijos

que van seguidos por líneas para vaciar los datos variables como se
muestra en el formato.
 De columnas: Contiene columnas y reglones para su llenado. Se
utiliza cuando los datos que se anotan (variables), inciden en más de
un dato fijo. Normalmente se colocan los datos fijos en la parte
superior de la siguiente forma.
 De casillas: Es una forma que se utiliza cuadros o rectángulos
(casillas) en los cuales se coloca la información, como se muestra a la
derecha.
 Combinado: Estos modelos incluyen en su composición más de un
estilo; por ello, los datos de identificación pueden ocupar casillas, en
tanto que el cuerpo puede utilizar cualquier otra presentación, para
su llenado, según las necesidades.
 Visualización: Para que una forma facilite su comprensión y
utilización es necesario que cubra con los siguientes requisitos.
 Unidad: Debe existir unidad en el trazo, para que una forma
mantenga una imagen homogénea y proporcional, es de suma
importancia que los formatos tengan un formato de unidad, con el
objeto de que los usuarios los identifiquen con mayor facilidad, por
otra parte, para que los formatos tengan validez legal es necesario
que cuenten ellos con la información necesaria.

8
 3. Selección de equipos

La adopción de tecnología es una necesidad de las empresas que deben

cubrir a lo largo de su proceso de crecimiento y expansión. Esto, aunque
requiere de una inversión económica, no debe verse como un gasto, sino
como una oportunidad de sistematiza e incrementar su competitividad.

Toda empresa debe hacerse estas preguntas para iniciar el proceso de

selección de la compra de un equipo de computación:

 ¿Qué áreas de mi empresa es necesario controlar con el nuevo

equipo?
 ¿Qué información deseo conocer de esas áreas?
 ¿Qué operaciones es necesario registrar?
 ¿En un futuro cercano como visualizo mi empresa en proporción a
las operaciones que realizo actualmente?
 ¿Cuánto puedo invertir?
 ¿Es realmente necesario para la administración eficiente la compra
de un nuevo equipo o la renta?

Equipos fundamentales:

Mobiliario y Equipo: Sillas, archivadores, estantes y otros.

Equipos: fotocopiadoras, calculadoras, computadoras e

Impresoras, teléfonos, telefax, etc.

Materiales: Papel, engrapadora, sobres, sellos, lápices, bolígrafos, etc.

Selección

La selección de quipos, debe ser precedida por una adecuada toma de

información a través de fabricantes de equipos, publicaciones comerciales,

9
asociaciones de venta, archivos de las empresas, etc. y se debe distinguir
las dos etapas que involucra todo proceso de selección:

 Elección del tipo de equipo para especificar las propuestas y

 Selección entre los distintos equipos dentro del tipo elegido, a fin de
decidir entre las propuestas.

Siendo los criterios de evaluación para una óptima selección aquellos que
estén determinados por:

1. Características Técnicas

Todos los equipos tienen determinadas características técnicas que pueden

influenciar en la selección, entre algunas de ellas podemos citar a las
siguientes:

 Acondicionamiento: Característica que señala aquella exigencia que

pueda tener el equipo o la máquina para un buen funcionamiento.
 Accionamiento: Si es fácil o presenta algunas dificultades, la
operación del equipo.
 Características de operación: Indicando si existen particularidades
específicas, para los equipos.
 Simultaneidad: Si puede operar conjuntamente con otros equipos.
 Confiabilidad: Relacionada con sus especificaciones en forma
general.
 Modularidad: Especificaciones que pueden ser muy particulares, en
relación a otros equipos o máquinas.

2. Costos

El aspecto económico relacionado con los equipos debe ser analizado en el

contexto de los siguientes aspectos:

 Adquisición: Es el monto que corresponde a la adquisición del

equipo que precisa el proyecto. El monto involucra generalmente el
equipo instalado.
 Personal: Cuando exista la exigencia de ciertas calificaciones para el
personal que operará o hará el mantenimiento de los equipos, o
cuando haya diferencia numérica en cuanto al requerimiento de

10
 personal, debe estimarse el mayor costo que corresponde a estos
hechos.
 Materiales: Si los equipos y las máquinas presentan diferencias
notorias en sus requerimientos.
 Instalación: Puede prevenirse si las diferencias se involucran en el
rubro que corresponde a la adquisición.
 Extensión: Si el tamaño los diferencia, de tal forma que exista un
mayor requerimiento de espacio físico.
 Operación: Cuando exista una marcada diferencia en los costos de
operación entre los equipos que se encuentra considerados en la
selección.

3. Relación con proveedores

Tomando en consideración que los equipos y las máquinas que se precise

deben mantener un funcionamiento óptimo y permanente es necesario que,
en la selección para su adquisición, se tome en consideración aquellos
aspectos que están relacionado con la actuación de los proveedores, tales
como:

 Entrenamiento: Relacionada con las facilidades que puedan existir

para adiestrar al personal que operará y al personal que realizará el
mantenimiento de los equipos y las máquinas.
 Mantenimiento: Considerar el servicio de post-venta que ofrecen los
proveedores, para un adecuado mantenimiento, basado en una buena
infraestructura de personal, talleres, equipos de auxilio en el lugar y
un suficiente stock de repuestos
 Simulación: Debe medirse la posibilidad que brinden los
proveedores de simular condiciones en las que operarán los equipos
y las respuestas que podemos esperar de éstas.
 Demostración: Debemos considerar como etapa previa a la
adquisición, un periodo de demostración de la operación de los
equipos.
 Pruebas: Complementariamente a la demostración debe evaluarse la
posibilidad que el equipo o la máquina pueda someterse a una
prueba de operación en las condiciones reales en las que operará.
 Fecha de entrega: Se evaluará la conveniencia de contar con los
equipos en la oportunidad que se precise para el proyecto.

11
  Garantía: Debe considerarse todas las garantías que se ofrezca para
los equipos y luego evaluarlas adecuadamente, de tal forma que en la
selección del equipo se valore adecuadamente.

4. Comportamiento

Un aspecto final a considerar en la selección de la maquinaria y del equipo

necesario para el proyecto, es todo aquello que está ligado a su
funcionamiento en sí, entre estas particularidades destacan las siguientes:

 Vida útil: Que tendrá el equipo.

 Carga de trabajo: Que puede soportar cada alternativa de equipo que
se esté evaluando.
 Capacidad instalada: Que ofrece cada equipo aun cuando se buscará
evaluar a aquellos que tengan una capacidad similar
 Requisitos especiales: Debemos considerar aquellas especificaciones
que requieran los equipos para que funcionen en forma óptima

4. Definición de espacio

La unidad de organización y métodos, es la encargada de conocer los

problemas organizativos, en sus aspectos estructurales y de
procedimientos, que surjan de la adecuación de los diversos sistemas
formales a los objetivos determinados por la dirección superior, y
proponer las soluciones que correspondan para mejorar el frado de
eficiencia que aquellos posean, apoyándose en las técnicas específicas
corrientes, por propia iniciativa, por encargo de algún sector directivo o
dentro de un plan general de trabajo.

La labor de la unidad nace, fundamentalmente de estas decisiones;

 Por autogeneración, esto es, por determinación del gerente de la

unidad.
 Por encargo de algún sector de la dirección autorizado para ello
 Por la formulación de un plan de trabajo, confeccionado
generalmente por el gerente de la unidad y aprobado por la dirección
superior.

12
Evidentemente, esta última forma es la más recomendable por cuanto
implica considerar a la organización como un elemento de la gestión y
consiguientemente, admite su planificación.

Relaciones

Es necesario tener en cuenta que la intensidad de la acción de la unidad

está relacionada, entre otras cosas, con el nivel jerárquico que ocupe.

Funciones

La distinción entre funciones y tareas puede centrarse en que las primeras

competen al órgano desde el punto de vista rigurosamente técnico, en
tanto que las segundas quieren expresar como hacer las operativas tales
funciones.

Las funciones inherentes al espacio son las siguientes;

 Estudio de la estructura organizacional y física

 Análisis de funciones
 Ordenamiento de oficinas

Estudio de la estructura

Consiste en el análisis de la estructura oficial de la empresa y la

proposición de modificaciones dentro de la misma, teniendo en cuenta las
particularidades que le han impreso su evolución y el medio humano y
exterior en que se desenvuelve.

Análisis de funciones

La fijación de los objetivos que han de perseguirse por los diversos

órganos de la empresa, permite concebir el procedimiento adecuado para
lograrlos y consiguientemente, determinar cuáles son las funciones a cargo
de cada sector. Como las funciones se materializan a lo largo de la práctica
de los procedimientos corrientes, la asignación concreta de las labores que
encadenadas forman esos procedimientos, posibilita la definición de los

13
cargos que componen la pirámide de la empresa, a la vez que permite
perfilar sus exigencias desde el punto de vista laboral.

Ordenamiento de Oficinas

La unidad de organización y métodos está a cargo del estudio de la

distribución del espacio que utiliza la empresa. El esquema general de la
ubicación de las diversas oficinas debe ser trazado por el y aprobado por la
dirección superior. La distribución interna de cada sector debe ser
considerada por el gerente del mismo.

En consecuencia, esta función se concreta en los aspectos que se enumeran

a continuación:

 Distribución de las actuales oficinas, estipulando un plan general

 Determinación de las necesidades de cada oficina en lo relativo a los
equipos, muebles y útiles que exija el buen desempeño de las labores
bajo su responsabilidad.
 Modificaciones que han de introducirse en la distribución propuesta,
debido a reestructuraciones, nuevas actividades y cargos que se
creen, y a criterios de uniformidad de elementos materiales.
 Reformas arquitectónicas que posibiliten, eficientemente, la
distribución propuesta.

Las exigencias del confort moderno, propias de nuestra sociedad, han

desbordado en muchos casos esta función, apelándose a empresas,
especializadas para su desempeño. Sin embargo, la vigilancia del
cumplimiento del criterio de eficiencia es competencia de la unidad de O Y
M.

5. Manejo de archivos

Situación de los archivos.

Normalmente los archivos no cuentan con presupuestos ni infraestructuras

adecuadas ni con la debida importancia dentro de las instituciones. Casi
siempre los documentos se encuentran almacenados en depósitos
olvidados, llenos de polvo, adquiriendo una imagen que los sitúa como
14
depositarios de papeles inútiles y mazmorras de castigo. Realidad de las
instituciones públicas o privadas en nuestro país y en cualquier parte del
mundo. ¿Cómo pretender querer implementar las tecnologías de la
información si aún las organizaciones no han tomado conciencia de la
importancia que tienen los archivos y los documentos para su institución

Archivo tradicional

Los archiveros tradicionalmente han desarrollado técnicas y

procedimientos adecuadamente estructurados y normalizados de tal
manera que permiten una ordenada y adecuada organización de los
archivos y de los documentos.

Entre ellos podemos mencionar La administración de archivos, La

organización, descripción, selección y conservación de documentos. Los
servicios archivísticos. El control sobre las tres edades de los documentos.
El uso de catálogos, índices e inventarios como instrumentos descriptivos y
el desarrollo de una legislación que permita la protección del patrimonio
documental.

Las nuevas tecnologías de archivos

1. Archivo moderno

Utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los

procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de
valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al
uso del productor del documento y al usuario externo.

Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios

de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de
procedencia y el de respeto al orden original, Son fundamentales para la
práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios– permiten el
mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que
el conjunto de la documentación producida o recibida por personas físicas
o jurídicas, organismos e instituciones públicas o privadas en el libre
ejercicio de sus funciones y competencias.

El archivero moderno y tradicional organiza los documentos en el soporte

que se encuentren. Con ello contribuye a la historia de los pueblos,
15
perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los
individuos, de tal forma que la información contenida en los documentos
esté al servicio del Estado, los investigadores y los ciudadanos.

2. Del soporte papel al electrónico

Indudablemente los documentos ya no se encuentran solo en el soporte

tradicional y los medios de difusión y conservación son muy diferentes a
los utilizados hasta el momento. La erupción del correo electrónico, el
documento digital, la firma digital y los soportes electrónicos, han
provocando cambios en los modos de trabajo y procedimientos en las
instituciones, la aparición de estas tecnologías han supuesto un
desplazamiento del papel a la utilización de los impulsos electrónicos y los
circuitos integrados.

Sin embargo la utilización del papel aumenta año a año, las fotocopiadoras
e impresoras están presentes no solo en un área de la empresa, sino en
cada una de sus dependencias y se pone de moda, el uso de las tecnologías
de la información.

3. Soportes electrónicos

La irrupción del documento electrónico utilizado por los productores

documentales en las instituciones ha provocado cambios en los trabajos
archivísticos como en los procesos de organización, descripción y
valoración de los documentos en la utilización práctica de estos, los
soportes hay que tener en cuenta sus peculiaridades, características,
utilización y conservación. Los principales son:

 Disco Duro: Fiabilidad media, capacidad de almacenamiento muy

grande hasta 60 Gb. Posibilidad de añadir y eliminar ficheros muy
fácilmente, pero se puede controlar a través de contraseñas. Es el
soporte ideal de cualquier tipo de fichero o documento.
 CD-Roms: Gran fiabilidad para la conservación de la documentación
en el caso de CDs no modificables. Capacidad de almacenamiento
muy grande. Es útil para conservar documentos con texto, sonidos e
imágenes. Son útiles para conservar información que no se ha de
modificar y de consulta usual

16
  DVD: Gran fiabilidad. Permite controlar la posibilidad de añadir,
modificar y eliminar. Es útil para conservar ficheros de texto,
sonidos e imágenes.

4. Hardware y software

Características particulares de las computadoras y los programas

existentes que permiten a los archiveros agilizar su trabajo, en cada uno de
los procesos archivísticos, aplicados a los documentos y en la prestación
del servicio.

 El Ordenador Personal: La revolución tecnológica para los archivos

llegó con el ordenador personal, por lo que se ha convertido en
herramienta de trabajo indispensable, también en los archivos.
También aumentan las posibilidades de acceso y comunicación.
Todos los archiveros quieren contar con un equipo completo
constituido por: CPU, pantalla, teclado, ratón, impresora, lector de
Cd-ROM y DVD, servidor y varias terminales, modem.
 La Digitalización: Otro recurso informático útil para la gestión
documental es la digitalización, que consiste en la captura de la
información y su transformación a formato digital, para que se
pueda manipular desde un ordenador.
 La Microfilmación: Consiste en tomar una foto de cada uno de los
documentos y conservarlos en el rollo de película

5. Las redes

En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable

mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros
comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios.

 El Correo Electrónico: Ofrece la posibilidad de intercambiar

información de manera rápida y eficaz, pues permite el envío de
todo tipo de documentos. Es utilizado en los archivos como medio
de comunicación
 La Intranet: Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos
y estándares abiertos, transparente con Internet y que dispone de un
modelo de cliente universal ósea el navegador. Se aplica sobre todos
los documentos que una organización va produciendo como

17
 documentos de texto, correo electrónico, hojas de cálculo, etc. y sus
aplicaciones a sus bases de datos, etc.
 Internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega
con la Word Wide Web, que multiplica hasta el infinito las
posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Es,
principalmente, la fuente de información más actualizada e
inmediata de que disponemos actualmente. es enormemente útil
para el trabajo del archivero, pero también como medio de difusión
del archivo.

Otros tipos de sistemas de archivos

 Sistemas de archivos de disco

 Sistemas de archivos de red
 Sistemas de archivos de propósito especial

La organización de archivos

Es una metodología para regular la producción, circulación, uso y control

de los documentos y archivos institucionales y tiene como objetivo la
creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de
una organización a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

18
 Conclusiones

 La selección de equipo, debe ser precedida por una adecuada toma

de información a través de fabricantes de equipos, publicaciones
comerciales, asociaciones de venta, archivos de las empresas etc.

 Antes de seleccionar el equipo adecuado se debe tomar en cuentas

aspectos como técnicas, costos, relación con los proveedores y el
comportamiento final del equipo etc.

 La forma es una herramienta o medio de comunicación escrito,

normalmente impreso que, por lo general, contiene información fija
y espacio para incluir información variable. Que las más utilizadas
son: formas de línea, columna, de casillas y combinadas. Cada forma
es utilizada acorde a las necesidades y demanda de las empresas.

 Las formas de las organizaciones deben de ser breves y concisos al

momento de redactarlos para poder brindar la información correcta
a los interesados. Estos documentos comprenden la importancia de
integrar los medios o formas legales dentro de las organizaciones,
buscando la completa comunicación entre las áreas funcionales y el
cumplimiento de los procesos y actividades.

 La sistematización en definición de espacio es la distribución de las

oficinas para cada unidad, tomando en cuenta la estructura
organizacional y las funciones de cada una de ella.

 Uno de los problemas más graves desde el punto de vista archivístico

de los documentos electrónicos es la dificultad en garantizar la
autenticidad y fiabilidad del contenido debido a que se pueden
copiar y modificar con facilidad. Razón por la cual no podemos
deshacernos del soporte tradicional.

19
 Bibliografía y E-grafía

1. https://prezi.com/jz9mvxnyxc4t/copy-of-copy-of-la-sistematizacion-
en-areas-especificas-seleccion-de-equipo/

2. .https://prezi.com/csdnlangrlxi/seleccion-de-equipo-adecuado/

3. Sistemas y Procedimientos en la empresa, Facultad de ciencias

económicas y empresariales Hernán Rodrigo Alvarado, Mayo 2001.

4. eprints.rclis.org/4651/1/lapaz11.pdf

5. https://prezi.com,diseñoy

20