Urgente e Importante

Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos
definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de
respuesta actual a los desafíos que se nos presentan.
El otro aspecto a integrar es la atención de lo Importante. Definimos así a las actividades que se ocupan de
atender lo que le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser
o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para
una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro.
Agenda
TIPOS DE AGENDA DE TRABAJO
Agenda normal o estándar: es una agenda sencilla que contiene las partes imprescindibles.
Agenda personal: existe una gran variedad de ellas, algunas contienen gran cantidad de información y las
distintas partes están delimitadas por separadores plastificados de colores o por pestañas con iconos que
facilitan la búsqueda.
Agenda electrónica: son de gran utilidad por la cantidad de información que contienen y el poco espacio que
ocupan.
Agenda ordenadora: la tienen los distintos sistemas operativos como el Windows, que tiene el Outlook.
PARTES MÍNIMAS QUE DEBE CONTENER UNA AGENDA.
- Listado telefónico y direcciones.
- Calendarios.
- Planning.
- Día a día o dietario.
¿CÓMO SE DEBE GESTIONAR LA AGENDA DEL JEFE(A)?
La secretaria tiene que administrar y gestionar la agenda del jefe(a) según los criterios que se le indiquen. Hay
que distinguir tres planos muy concretos:
- El familiar.
- Tiempo de ocio.
- Tiempo empresarial.
Preferentemente se anotará información empresarial y profesional. Las tareas que se anotan en la agenda del
trabajo del jefe estarán suficientemente espaciadas para que puedan ser realizadas. Se planificarán con un
margen de tiempo que prevea las posibles interrupciones.
La matriz de administración del tiempo
Representar las variables en una matriz de doble entrada, facilitará no sólo la comprensión, sino que además
nos brindará una herramienta útil para luego "vivir" el modelo propuesto.
Cuadrante 1: Llamaremos a este cuadrante lo Urgente e Importante. Caracterizado por ser actividades que, de
no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo
límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc.
Cuadrante 2: Lo Importante, No Urgente. Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que, si bien están más
lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora
a futuro. En alguna medida, aprender significa sacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de una
mejora futura.
Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos,
reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demás personas que se
transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2.
Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas
de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta
de previsión y preparación adecuada para enfrentar nuestros problemas.

Elementos que integran un planificador de uso del tiempo En el caso de una organización, la
administración del tiempo está centrada en como utilizamos el tiempo para contribuir con la
organización en la cual trabajamos.
Un sistema personal de planificación puede comprender los siguientes niveles, que forman la llamada
“cascada de listas”
- Lista de objetivos (largo alcance)
- Lista de metas (mensuales o semanales)
- Lista de actividades (diarias)

Objetivos: Una buena lista de objetivos debe ser completa e integrada, Completa en cuanto contenga
objetivos de todos los roles que identificamos en nuestra vida, Integrada en cuanto los objetivos no se
complementen, se refuercen unos con otros.
Metas: Las metas son las etapas o logros parciales que integran el camino hacia el objetivo. Por su
naturaleza la definición o enunciado de las metas suele ser más concreto y específico que el de los
objetivos.
Lista de pendientes: Hay que hacerlo al fin del día anterior. Esto permite ordenar lo que quedó
pendiente y focalizarse en las prioridades de mañana y permitir al inconsciente que vaya trabajando
sobre ellas.
Lista de actividades (priorizadas): A la hora de jerarquizar y priorizar las tareas a lo largo de la jornada
laboral, es necesario distinguir los siguientes conceptos: importancia, urgencia y grado de dificultad.
Horarios: Las horas de alto rendimiento: es el momento en el que las personas desarrollan su máxima
actividad. Las horas de bajo rendimiento: es el momento en el que las personas están menos activas.
Holgura para atención de contingencias: Dejar espacio para imprevistos. Una consideración de
altísima importancia es tener muy claro que durante el día se presentarán imprevistos, nuevas
actividades no programadas, retraso en la terminación de otras, imposibilidad de iniciar algunas.
TIPOS DE HOLGURA
Holgura libre: Es lo que puede retrasarse una tarea sin que afecte a las fechas de comienzo de las
tareas sucesoras.
Holgura total: Es lo que puede retrasarse una tarea sin que afecte a la duración del proyecto.

Herramientas para la administración del tiempo

Tiempo de respuesta y tiempo discrecional
Tiempo Respuesta: es el que obliga a estar en función de dar respuesta a lo que se presenta y que no
sabemos por anticipado, es simultáneo, impredecible y disperso.
Tiempo Discrecional: es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se concreta la
atención solamente en una cosa.
Cada uno de estos tiempos es el 50 % de la jornada. Sin embargo, existe la sensación de que el
Tiempo Discrecional es menor y que se escapa del control.
Planificar es tomar decisiones por anticipado, planteando cuáles son los objetivos para decidir
adecuadamente.
Los objetivos deben ser:
- realistas
- estimulantes
- flexibles
- verificables
Principio 90 – 10
¿Cuál es este principio 90/10? El principio 90/10 significa que el 10 por ciento está relacionado con lo
que te pasa y el 90 por ciento, se determina por la forma en cómo reaccionas.
Ciclo de productividad
La productividad implica la mejora del proceso productivo, la mejora significa una comparación
favorable entre la cantidad de recursos utilizados (insumos) y la cantidad de bienes y servicios
producidos.
PRODUCCIÓN: es la actividad de producir bienes o servicios.
PRODUCTIVIDAD: se refiere a la utilización eficiente de los recursos (insumos) al producir bienes y/o
servicios. Productos.
VARIABLES DE PRODUCTIVIDAD.
1.-Mano Obra: la mejora en la contribución de mano de obra a la productividad es el resultado de un
esfuerzo laboral más sano, mejor educado y mejor fomentado.
2.-Capital: a medida que los impuestos incrementan el costo de capital, la inversión de capital se torna
más cara.
3.- Artes y Ciencias de la Administración: la administración incluye mejoras llevadas a cabo por medio
de la tecnología y la utilización de un conocimiento.
CICLO DE LA PRODUCTIVIDAD
1.-MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD: cuando se inicia un programa de productividad debe
comenzar a medirse.
2.-EVALUACIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD: una vez medidos los niveles productivos tienen que
evaluarse y compararse con los valores planeados.
3.-PLANEACIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD: se planearán las metas a corto o largo plazo.
4.-MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD: para que las metas se logren se llevan a cabo mejoras
continuas.
Ley de Parkinson
La ley de Parkinson afirma que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se
termine".
Las tres leyes fundamentales de Parkinson son:
"El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización".
"Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos".
"El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia".
Estas tres leyes, al igual que otras que Parkinson formuló, como la ley de la dilación o el arte de perder
el tiempo y la ley de la ocupación de los espacios vacíos: por mucho espacio que haya en una oficina
siempre hará falta, son leyes extraídas de la experiencia cotidiana, mediante las cuales, al tiempo que
se describe o pone de manifiesto una determinada realidad, se denuncia la falta de eficiencia del
trabajo administrativo.