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MANUAL CÓDIGO: CI-MA-001
VERSIÓN:00
CONTROL INTERNO FECHA: Oct/14
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MANUAL
DE CONTROL INTERNO
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Edgar Bulla Ángela Lezama
Jefe Control Interno Representante Dirección
Comité Calidad - MECI COPIA CONTROLADA
Fecha: 01/09/14 Fecha: 24/09/14 Fecha: 03/10/14
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CONTROL INTERNO FECHA:
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TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIÓN .................................................................................................... 4
1. GENERALIDADES DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ........................ 5

1.1 Objetivo ............................................................................................. 5
1.2 Alcance .............................................................................................. 5
1.3 Responsabilidades ............................................................................ 5
1.4 Definiciones y abreviaturas ............................................................... 6
2 MARCO LEGAL ............................................................................................... 8
3 MARCO TEORICO ......................................................................................... 10

3.1 Concepto del Sistema de Control Interno ........................................ 10
3.2 Objetivos específicos ...................................................................... 10
3.3 El control interno es un sistema ...................................................... 11
3.4 El control interno es ejecutado por personas .................................. 12
3.5 Elementos del Sistema de Control Interno....................................... 13
3.6 Principios del Sistema de Control Interno ....................................... 14
3.7 Fundamentos del Sistema de Control Interno.................................. 15
3.8 Administración del Sistema de Control Interno ............................... 16
3.9 Modulos del Sistema de Control Interno:......................................... 17
3.10 El Comité de Coordinación del Sistema Control Interno.................. 18
4 GENERALIDADES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.................... 20

4.1 Alcance ............................................................................................ 20
4.2 Responsabilidades de la Oficina de Control Interno ........................ 20
4.3 Programa Anual de Actividades ...................................................... 28
4.4 Rol de las oficinas de Control Interno frente al Sistema de Gestión
de Calidad NTCGP 1000:2009 .................................................................... 30
4.5 Técnicas de Análisis ........................................................................ 34
4.5.1 Cuestionarios ............................................................................ 35
4.5.2 Flujogramas, Descripción
Narrativa………………………………..35¡Error! Marcador no definido.
4.5.3 Muestreo Estadístico ................................................................ 35
4.5.4 Revisión Documental ................................................................ 35
4.5.5 Narración Descriptiva................................................................ 36
4.5.6 Pruebas de Cumplimiento ......................................................... 36
4.6 Papeles de Trabajo .......................................................................... 37
4.7 Indicadores de Gestión .................................................................... 37
4.8 Técnicas de Auditoria .................................................................... 37
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4.8.1 Verificación Ocular.................................................................... 38

4.8.2 Verificación Verbal .................................................................... 38
4.8.3 Certificación Escrita .................................................................. 38
4.8.4 Verificación Documental ........................................................... 38
4.8.5 Verificación Física o Inspección ............................................... 39
4.9 Auditoria de Calidad ................................................................................. 39
5 DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN .......................................................... 40

5.1 Fase de Planeación .......................................................................... 40
5.2 Fase de Ejecución o Examen ........................................................... 40
5.3 Fase de Informe o Comunicación de Resultados............................. 41
5.3.1 Contenido del Informe ............................................................... 41
5.4 Fase de Seguimiento ....................................................................... 42

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PRESENTACIÓN
Dada la importancia que el Sistema de Control Interno representa para el logro de los
objetivos y metas institucionales y buscando el fortalecimiento de esta herramienta
gerencial para así garantizar la protección de los recursos de la Entidad y fomentar la
eficacia y la eficiencia de las operaciones, se presenta el Manual para el Ejercicio del
Control Interno en la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo
del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL.
Teniendo en cuenta que el control interno se debe concebir de forma que su ejercicio sea
intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, los funcionarios de la Oficina
de Control Interno y, en general, las personas involucradas en la ejecución y aplicación de
los métodos de Control Interno y en el ejercicio del mismo, encontrarán en este Manual
una herramienta metodológica sencilla, básica, práctica y útil para el desarrollo de sus
actividades.
Es fundamental que exista compromiso y voluntad administrativa, al más alto nivel

directivo, con el fin de que todas las dependencias se comprometan con el control en su
interior.

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1. GENERALIDADES DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO
1.1 Objetivo
El propósito de este manual es establecer la base documental para implementar el

SISTEMA DE CONTROL INTERNO de la Empresa Departamental de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL articulado con en el
Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2009 y basado en el Modelo Estándar de
Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2014.
1.2 Alcance
Este manual es la guía para implementar, verificar y mejorar el Sistema de Control

Interno SCI de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del
Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL.
La implementación del SCI es responsabilidad de todos y cada uno de los servidores

públicos de la Entidad. La Oficina de control Interno hace control y seguimiento a su
implementación.
Este manual sigue la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI y lo articula
con el Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2009, es decir, incorpora al SCI de
manera coherente los procesos y documentos aplicables del SGC.
La Implementación del MECI no es del alcance de este documento, ya que hace parte de
un trabajo que se realiza por los diferentes equipos (directivo, operativo y evaluador) que
posee la entidad.
1.3 Responsabilidades
ACTIVIDAD RESPONSABLE
• Implementar el Sistema de Control • Todos los servidores públicos de la

Interno Empresa Departamental de
Acueducto, Alcantarillado y Aseo del
Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL.
“El servidor público como eje del Sistema

de Control Interno, tiene la obligación de
realizar todas y cada una de sus acciones
atendiendo los conceptos de autocontrol y
auto evaluación”.
DECRETO 2145 DE 1999
( Literal e, art.. 5)
• Acompañar y asesorar.
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ACTIVIDAD RESPONSABLE
• Realizar evaluaciones.
• Fomentar la cultura del autocontrol. • Oficina de Control Interno
• Coordinar la identificación de los
riesgos.
• Relación con los entes externos.
• Facilitar el mejoramiento de los
procesos organizacionales por
medio de la evaluación
independiente.
• Informar al Gerente acerca del
desempeño del Sistema de Control
Interno.
• Implementar las acciones • Todos los servidores públicos de la

determinadas en el PLAN DE Empresa Departamental de
MEJORAMIENTO. Acueducto, Alcantarillado y Aseo
del Tolima EDAT S.A. E.S.P.
OFICIAL.
1.4 Definiciones y abreviaturas
AUTOCONTROL: “Capacidad de cada Servidor Público de considerar el control como

inherente e intrínseco a sus responsabilidades, acciones, decisiones, tareas y
actuaciones”.
“Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y

efectuar correctivos”.
AUTOGESTIÓN: Capacidad de la Entidad Pública para interrelacionar la Autorregulación

y el Autocontrol a fin de establecer la forma más efectiva de ejecutar su función
administrativa.
AUTORREGULACIÓN: Capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar los

asuntos que le son propios a su función administrativa.
MECI: Modelo Estándar de Control Interno, basado en los modelos internacionales de

control interno: COSO (USA), COCO (Canadá), CADBURY (Reino unido), COBIT
(Australia) y GAO (USA gubernamental).
SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
SCI: Sistema de Control Interno.

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SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Instrumento para asegurar la gestión administrativa

de las entidades y el logro de la misión y los objetivos institucionales con eficiencia y
eficacia, en concordancia con las normas y las políticas de Estado.
Según el ARTÍCULO 1. DE LA LEY 87 DE 1993, el Control Interno es un SISTEMA

integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos,
principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados
por una entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y
actuaciones, así como la administración de la información y los recursos se realicen de
acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas
trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

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2 MARCO LEGAL
El listado de las normas aplicables en materia del Sistema de Control Interno es el

siguiente:
• Constitución Política
Artículo 209: Se refiere a la función administrativa y el servicio de ésta hacia los intereses
generales. Establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un
control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Este artículo fue
reglamentado por la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 de 2014.
Artículo 268: Tiene que ver con las atribuciones de los órganos de Control Fiscal a
quienes corresponde conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno de
las entidades y organismos del Estado. Este artículo se reglamentó en la Ley 42 de 1993.
Artículo 269: Corresponde a las obligaciones que tienen las entidades de diseñar y aplicar
métodos y procedimientos de control interno de acuerdo con las características propias de
cada Entidad Pública.
Artículo 354: Se refiere a la competencia del Contador General para establecer las
normas de Control Interno Contable.
• Leyes
Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en
las entidades y organismos del Estado.
Ley 42 de 1993: Como se anotó anteriormente, esta Ley reglamenta el Control Fiscal y
establece, en el artículo 18, que la evaluación del Control Interno es el análisis de los
sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la
calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y
eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.
Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de
las entidades del orden nacional. En el Capítulo Sexto de esta ley se crea el Sistema
Nacional de Control Interno.
Ley 475 de 1998: Por la cual se crea la Oficina Coordinadora de Control Interno del
Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A.
E.S.P. OFICIAL..
Ley 734 de 2002: Estipula, en el artículo 34, la obligatoriedad de adoptar el Sistema de

Control Interno y la función independiente de Auditoria Interna.
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• Decretos Reglamentarios
Decreto 1826 de 1994: Reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993.
Decreto 280 de 1996: Crea el Consejo Asesor del Gobierno en materia de Control Interno
en las entidades del orden Nacional y Territorial.
Decreto 2145 de 1999: Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno.
Decreto 2539 de diciembre de 2000: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145
de 1999 en cuanto a la funcionalidad del Consejo Asesor
Decreto 1537 de julio de 2001: Reglamenta parcialmente la Ley 87 en cuanto a los

elementos técnicos y administrativos que fortalecen el Sistema de Control Interno.
Decreto 1599 de 2014: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano -MECI.
Resolución No. 035 del 12 de marzo de 2009. Por la cual se crea el Comité Coordinador
del Sistema de Control Interno de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado
y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL.
Decreto 943 de 2014: Actualiza el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano -MECI.

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3 MARCO TEORICO
3.1 Concepto del Sistema de Control Interno
Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el

conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de
verificación y evaluación adoptados por una entidad con el fin de procurar que todas las
actividades, procesos operaciones y actuaciones, así como la administración de la
información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y
legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las
metas u objetivos previstos.
El ejercicio del control interno consulta los principios de igualdad, moralidad, eficiencia,
economía, celeridad imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales;
adicionalmente se concibe de tal manera que su desempeño sea intrínseco a todos los
procesos y al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y
en particular, de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.
3.2 Objetivos específicos
1. Establecer en forma consensuada y de participación colectiva los acuerdos,

compromisos y protocolos éticos que orienten el accionar administrativo de la
entidad.
2. Definir las políticas de relación de la entidad con sus diferentes grupos de interés,
facilitando redes conversacionales que le permitan el Iogro de sus propósitos de
forma transparente, participativa y concertada.
3. Preparar la gestión de la entidad mediante la armonización de la función

Constitucional y legal, de la Misión y la Visión con el conjunto de planes,
programas y proyectos que la direccional estratégicamente al cumplimiento de su
función administrativa.
4. Determinar el Modelo de Operación que conduzca al cumplimiento de Ia función

Constitucional y legal que compete a la Entidad, que promueva y facilite la
ejecución de funciones, actividades y procesos, así como la utilización de los
recursos humanos, físicos y financieros que garantizan el cumplimiento de la
función administrativa bajo los principios de Economía, Eficiencia, eficacia,
Celeridad y Publicidad.
5. Velar para que en la entidad se establezcan mecanismos equitativos y
transparentes de ingreso, evaluación y retiro de los funcionarios, que ofrezcan
oportunidades de desarrollo del talento humano, se aplique el buen trato y el
respeto y se propicie la comunicación a través de redes conversacionales que
faciliten la libre expresión de opiniones y el desarrollo eficiente, articulado y
coordinado de funciones en un clima de cooperación y confianza.

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6. Administrar los riesgos de la entidad de una forma integral, identificándolos y

evaluándolos de forma que permita contextualizarlos estratégicamente y
trabajarlos eficientemente a f in de preservar la operación de la entidad y lograr los
objetivos previstos.
7. Establecer las políticas de operación de la entidad, los procesos, los controles y

las acciones de prevención de los riesgos así como los indicadores que permitan
la verificación permanente al desarrollo de su función administrativa y el control en
tiempo real de la gestión y de los resultados de la entidad.
8. Garantizar la generación de información necesaria para la toma de decisiones

internas, el cumplimiento de obligaciones ante los diferentes niveles del Estado, la
información a los grupos de interés sobre la forma de conducir la entidad y la
rendición de cuentas a la comunidad.
9. Realizar una efectiva comunicación interna y externa que permita conocer de

manera transparente, oportuna y veraz la gestión adelantada por la entidad, los
proyectos ejecutados, su situación financiera y los resultados, todo con especial
énfasis hacia la rendición de cuentas a la comunidad.
10. Llevar a cabo por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad de
la entidad, una evaluación permanente a los resultados permitiendo acciones
oportunas de corrección y mejoramiento.
11. Garantizar la realización de procesos de evaluación independiente del Sistema de

Control Interno, en forma oportuna y eficaz a través de la oficina de Control
Interno, que permita una visión alterna, objetiva y estratégica de la entidad y
brinden apoyo permanente a nivel directivo para la toma de decisiones en procura
de los objetivos institucionales.
12. Generar y aplicar planes integrales de mejoramiento que garanticen el desarrollo

institucional de la entidad y el mejoramiento de su capacidad para responder
efectivamente a la comunidad.
3.3 El control interno es un sistema
El concepto anterior remite al análisis del significado de termino "sistema" entendido como
un conjunto de elementos ordenados para cumplir con un propósito o fin determinado.
Dicho conjunto debe cumplir las siguientes condiciones.
• El desempeño de coda uno de los elementos que conforman el sistema afecta la
totalidad del conjunto.
• El desempeño de los elementos así como sus efectos sobre la totalidad del
sistema son independientes.
• Ninguno de los efectos causados por el desempeño de alguno de los elementos
tiene efectos independientes.

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De lo anterior se desprenden dos propiedades esenciales de todo sistema:

• Cada elemento posee características que se pierden cuando se separa del
sistema y,
• Cada sistema tiene rasgos distintivos que no posee ninguna de sus partes.
Por lo tanto, cuando uno de los elementos se transforma o se elimina, cambia la totalidad
del sistema y, por lo tanto, se pierde su esencia. Es así como un punto focal de esa
definición es la relación de dependencia entre los diferentes elementos del sistema y entre
este y el ambiente que los rodeo.
Ahora bien, si se aplican estas nociones al concepto de Control Interno, es posible

agrupar en tres componentes macro los elementos contenidos en dicha definición, así:
• Estratégico: Agrupa los principios, las normas constitucionales y legales; el
conjunto de planes, los objetivos, las metas previstas, y las políticos.
• De operación: Reúne las normas, los políticos, los procesos, las actividades, los
procedimientos, los recursos y la información.
• De Evaluación: Se compone por los mecanismos de verificación y evaluación.
De lo anterior se infieren tres subsistemas constitutivos del Sistema de Control Interno,

interrelacionados e interdependientes: Uno es estratégico, otro de ejecución u operación y
el ultimo de evaluación, cuyos componentes guardan relación entre si y con los demás
subsistemas.
Entender el Control Interno como un sistema de administración que controla

permanentemente y en tiempo real la función de la entidad, permite establecer su ámbito
de actuación al interior de ella misma, cuyo propósito es garantizar el cumplimiento de los
objetivos institucionales y sociales que le corresponden.
El Sistema de Control Interno por lo tanto proporciona una estructura para controlar la
planeación, la gestión y la evaluación; su propósito es orientar a la entidad hacia el
cumplimiento de los fines esenciales del estado. Dicha estructura garantiza el
cumplimiento de los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante su inserción al diseño de cada
uno de los procesos, las actividades, las tareas, las actuaciones y las funciones
necesarios para la operación de la entidad.
3.4 El control interno es ejecutado por personas
Si bien el Sistema de Control Interno se ha presentado como un conjunto de elementos

interrelacionados e interdependientes, cuyo propósito es garantizar el cumplimiento de los
objetivos de una entidad publica no puede olvidarse que dicho sistema es ejecutado por
personas quienes coordinan sus conductas a través de redes conversacionales, cuyo fin
es crear y recrear continuamente la realidad de las entidades a través de entrelazar
peticiones y promesas relativas a sus propósitos. Este proceso se concreta en acciones
conducentes a servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la
efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitución.
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3.5 Elementos del Sistema de Control Interno
 Esquema de la Organización
Corresponde a la estructura orgánica de la entidad, la cual debe ser flexible y adaptativa,

debe definir las líneas de autoridad y responsabilidad, tener claridad en la supervisión y
establecer los deberes correspondientes a cada uno de los cargos.
La estructura y organización básica de la Empresa Departamental de Acueducto,

Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. está estipulada mediante
acto administrativo.
 Planes y Programas
Toda organización debe tener claridad en su visión, misión, objetivos, metas y programas,
de lo contrario, no tendrá un enfoque de los fines del Estado. La Planeación es el
elemento estructural dentro del Sistema de Control Interno y es la función administrativa
más importante. Se concibe como una herramienta gerencial y estratégica que orienta las
acciones de la entidad para el logro de sus objetivos. Los planes de la entidad deben
documentarse de manera participativa y ponerse en conocimiento de todos para facilitar
su ejecución y control.
En la medida en que la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo

del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. tenga definidas sus estrategias, objetivos, metas,
y responsabilidades acordes con la misión institucional estará contribuyendo al
fortalecimiento del Sistema de Control Interno.
 Métodos y Procedimientos
Este elemento al establecer las actividades que deben ejecutarse para lograr un
resultado determinado, deja ver la participación de las diferentes áreas de la entidad
dentro del ejercicio del control interno, por lo anterior, es importante tener en cuenta que
las normas de control interno deben estar presentes en todos los procedimientos.
De existir los procedimientos y los mecanismos internos de verificación a ellos, el

Sistema de Control Interno se vuelve operable.
 Principios
Podría decirse que los principios fundamentan el Sistema de Control Interno. Se

entienden como los valores que caracterizan y personifican la naturaleza individual de la
entidad. Los principios como valores compartidos, representan la forma de ser y actuar
de la entidad y se constituyen en el núcleo virtuoso que cohesiona el cumplimiento de la
misión institucional.
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 Normas
Son todas las disposiciones de carácter interno que adopta la entidad, con el fin de
orientar el proceder cotidiano de la organización y que encierran las guías de acción de la
alta dirección.
 Mecanismos de Verificación y Evaluación
Estos mecanismos deben diseñarse dentro de los mismos procesos administrativos, de

forma que a medida que se desarrollan las actividades, el funcionario responsable pueda
auto-controlarse y auto-evaluarse.
Como complemento al mencionado autocontrol, se cuenta con la Oficina de Control

Interno, definida en la ley 87 de 1993, como uno de los componentes del Sistema de
Control Interno. Se convierte en el control de los controles y tiene un papel primordial
dentro de la verificación y evaluación.
3.6 Principios del Sistema de Control Interno
De conformidad con lo dispuesto en el articulo 209 de la Constitución Política y en la ley

que establece las normas para su ejercicio, el control interno debe apoyarse en los
principios de: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad,
publicidad, eficiencia, y valoración de los costos ambientales que aplicados a la función de
administrar el estado se entiende así:
Igualdad: Es reconocerle a todos los ciudadanos la capacidad para ejercer los mismos
derechos. Se concreta al orientar la toma de decisiones hacia la prevalencia del interés
general.
Moralidad: es la actitud orientadora de las actuaciones de los servidores públicos basada

en la comprensión y el cuidado de los demás y de los bienes y recursos del Estado; sin
necesitar de una sanción o una prescripción externa. Su ejercicio es intrínseco a todos los
procesos, las actividades y las tareas de la entidad.
Eficacia: es la virtud y la capacidad para obrar y hacer efectivo un proceso. Se refiere al

grado de consecución de los resultados, en relación con las metas y los objetivos de la
entidad. Aunque esta presente en todas las actividades y las tareas se mide al finalizar
cada una de ellas en particular al concluir un proceso o un programa.
Economía: Se refiere a la utilización de los recursos necesarios para el desarrollo de los

procesos. Se operativiza a través del desarrollo de políticas de austeridad de mesura en
el gasto; de la medición racional de los costos, y al propiciar el equilibrio en la inversión
para garantizar la adecuada proporcionalidad y conformidad de los resultados, en
términos de la relación costo/beneficio.

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Celeridad: Hace referencia a la rapidez, prontitud y la velocidad del actuar. Significa

dinamizar la actuación de la entidad con los propósitos de agilizar el proceso de toma de
decisiones y garantizar resultados óptimos y oportunos en el termino que le es necesario
a los diferentes grupos de interés.
Imparcialidad: Se define como la falta de designio anticipado o de prevención a favor o en

contra de personas o cosas para proceder con rectitud. Es la motivación para dictaminar
con exactitud y resolver los asuntos de manera justa. El servidor publico tiene la
obligación de actuar con plena objetividad e independencia en defensa de lo publico y
dentro de esto, en los asuntos bajo su responsabilidad.
Publicidad: Es el derecho de la comunidad y los diferentes grupos de interés a tener un

acceso pleno, oportuna, veraz y preciso de los actos administrativos del sector publico. Es
responsabilidad de los directivos dar a conocer los resultados de su gestión y permitir su
fiscalización por parte de los ciudadanos.
Eficiencia: Es la capacidad de lograr un efecto determinado bajo un nivel optimo de

utilización de los recursos. Se refleja en la fijación de políticas orientadas con certeza al
cumplimiento de los objetivos de la entidad y en la obtención de los máximos resultados a
los menores costos de ejecución de la función administrativa del Estado.
Valoración de Costos Ambientales: Hace referencia a la responsabilidad de los servidores

públicos de ejercer la gestión administrativa de tal manera que se ocasione el menor
impacto por el uso de los recursos naturales y en el medio ambiente, gestionando
adecuadamente su protección y conservación y velando por un uso y explotación racional
de los mismos.
3.7 Fundamentos del Sistema de Control Interno
El Sistema de Control Interno para las entidades del Estado se soporta en los artículos
209 y 269 de la constitución Política de Colombia.
El artículo 209 establece que la administración publica en todos sus órdenes, tendrá un
Control Interno para ayudar a las autoridades administrativas a coordinar las actuaciones
necesarias para servir a los intereses generales y cumplir con los fines esenciales del
Estado.
Además, obliga a apoyar dichas actuaciones en los principios enunciados en el aparte

anterior a través de la descentralización, la delegación y la desconcentración de
funciones. Por su parte, el artículo 269 obliga a las autoridades correspondientes a aplicar
métodos y procedimientos de Control Interno, diseñados de acuerdo con la naturaleza de
la entidad.
Ambos artículos permiten orientar el Sistema de Control Interno para Ias entidades del
Estado en los siguientes fundamentos:

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EL AUTOCONTROL: Entendido como la capacidad de cada funcionario independiente de

su nivel jerárquico para asumir como propio el control, validándolo como una actividad
inherente a los seres humanos individualmente considerados quienes al aplicarlo al
servicio publico y Ia ejecución de los procesos, las actividades, los procedimientos, y las
tareas bajo su responsabilidad, deben garantizar el ejercicio de una función publica
transparente y eficaz en procura del cumplimiento de los objetivos de la entidad y de los
fines esenciales del Estado.
LA AUTORREGULACION: Es la capacidad institucional representada en todos y cada

uno de sus servidores públicos, para reglamentar con base en la constitución y las leyes
los asuntos inherentes a su función, al establecer reglas propias que hacen efectivo y
transparente el cumplimiento de su función ante los diferentes grupos de interés y ante la
sociedad. Además permite orientar la gestión hacia el servicio público y hacia una acción
administrativa ejecutada con altos niveles de responsabilidad social.
LA AUTOGESTION: Convierte en una realidad organizacional el Autocontrol y la

Autorregulación, al desarrollar una serie de conversaciones al interior de la entidad que
genera la capacidad para cumplir con el conjunto de leyes y normas que la rigen, las
cuales articuladas con los sistemas, los procesos, las actividades y las acciones
requeridos para ejecutar los planes, los programas y los proyectos permiten el logro de los
objetivos institucionales y generan los resultados de orden social en cumplimiento de los
fines esenciales del Estado.
El Sistema de Control Interno es la combinación de estos elementos que interactúan

persiguiendo un fin común: La eficiencia de la organización.
3.8 Administración del Sistema de Control Interno
La base técnica y aplicativa del Sistema de Control Interno es la siguiente:

• Se fundamenta en la construcción de una ética institucional. Toma como base
los modelos internacionales de control interno: COSO (USA), COCO (Canadá),
CADBURY (Reino unido), COBIT (Australia) y GAO (USA gubernamental).
• Se orienta a la prevención de riesgos.
• Se hace efectivo en una organización por procesos (Gestión de Calidad).
Encausa a la entidad hacia un control Corporativo permanente.
• Mide la gestión en tiempo real.
• Enfatiza en la generación de información suficiente, pertinente, oportuna, de
utilidad organizacional y social, articulada con los sistemas de información
existentes.
• Controla la efectividad de los procesos de comunicación pública y rendición de
cuentas.
• Fortalece la función de evaluación independiente al control y la gestión.
• Se orienta hacia la estandarización de metodologías y procedimientos de
evaluación del SCI.
• Otorga alto nivel de importancia a los planes de mejoramiento.

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3.9 Módulos del Sistema de Control Interno:
El Sistema de Control Interno posee tres Módulos:
1) MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN

2) MÓDULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
3) EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Figura 2. Mapa conceptual del Sistema de Control Interno
MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
Dentro de este Módulo de Control, se encuentran los componentes y elementos que

permiten asegurar de una manera razonable, que la planeación y ejecución de la entidad
tendrán los controles necesarios para su realización.
Uno de sus objetivos principales es introducir en la cultura organizacional de la entidad el

control en los procesos de direccionamiento estratégico, misionales, de apoyo y de
evaluación.

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Sus componentes son: Talento Humano, Direccionamiento Estratégico y la Administración

del Riesgo de los procesos.
MÓDULO CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Este módulo busca que la entidad desarrolle mecanismos de medición, evaluación y

verificación, necesarios para determinar la eficiencia y eficacia del Sistema de Control
Interno en la realización de su propósito de contribuir al cumplimiento de los objetivos de
la entidad; si todas las operaciones se realizan de conformidad con los principios de la
función pública establecidos en la Constitución Política, la ley y las políticas trazadas por
la dirección en atención a las metas u objetivos previstos. A partir de los resultados de la
evaluación a la efectividad del Sistema de Control Interno, al conjunto de planes,
programas, proyectos, objetivos y metas previstas por la entidad, se deben incorporar,
acciones de mejoramiento continuo de la organización, así como las recomendaciones
producto de la vigilancia que realiza el órgano de control fiscal.
Las deficiencias encontradas producto de esa evaluación y seguimiento y las

recomendaciones sugeridas en las diferentes instancias de evaluación, incluyendo las
emitidas por los órganos de control del Estado, deben ser acogidas por el servidor
responsable y/o por el nivel de administración o dirección correspondiente.
Este Módulo se estructura bajo tres Componentes: Autoevaluación Institucional, Auditoría

Interna, Planes de Mejoramiento.
EJE TRANSVERSAL INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Este eje es transversal a los Módulos de Control del Modelo, dado que en la práctica las
organizaciones y entidades lo utilizan durante toda la ejecución del ciclo PHVA; de tal
manera, que complementa y hace parte esencial de la implementación y fortalecimiento
de los Módulos en su integridad.
A través de este eje se espera mejorar la transparencia frente a la ciudadanía por medio de la
rendición de cuentas a la comunidad y el cumplimiento de las obligaciones frente a las
necesidades de los usuarios.
3.10 El Comité de Coordinación del Sistema Control Interno
El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, esta conformado por la primera
autoridad de la entidad y su primer nivel directivo.
Es responsable por la expedición de las políticas, los métodos y los procedimientos, de

carácter especifico necesarios para el desarrollo y la implementación del Sistema de
Control Interno, velar por la evaluación continua a la efectividad del sistema de Control
Interno y su capacidad para apoyar el cumplimiento de los objetivos institucionales,
verificar que se atiendan las recomendaciones generadas por la Oficina de Control interno
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y por el Órgano de Control Fiscal competente, así como establecer los planes integrantes
de mejoramiento del Control Interno, realizando seguimiento al cumplimiento de los
mismos.

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4 GENERALIDADES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
4.1 Alcance
El alcance general de las actividades adelantadas por la Oficina de Control Interno de la

Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A.
E.S.P. OFICIAL. comprenderá la evaluación de las funciones operativas, administrativas y
financieras, o de una actividad determinada en cualquier periodo.
El alcance específico de cada programa o proceso de evaluación será el que se

determine al momento de elaborar el plan de la evaluación.
Para lograr un efectivo rendimiento en los programas adelantados, la Oficina de Control

Interno de la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima
EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL., requerirá lo siguiente:
 Acceder a las diferentes dependencias de la Empresa Departamental de

Acueducto, Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. y a toda
la información relevante que se requiera para evaluar, en forma integral, las
actividades.
 Consultar los sistemas de información, planes, programas, presupuestos, proyectos,
registros, libros, actas, archivos, bienes etc.
 Aplicar un criterio imparcial y objetivo en las diversas situaciones que se presenten en
el transcurso de las auditorias, evitando conflictos de intereses.
 Actuar con independencia respecto a las demás áreas de la administración.
 Cooperar con cualquier funcionario de la Entidad con el fin de lograr el mejor
cumplimiento de las tareas asignadas.
4.2 Responsabilidades de la Oficina de Control Interno
De conformidad con el artículo 9º de la Ley 87 de 1993, la Oficina de Control Interno, es la

dependencia encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los
demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del proceso
administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los
correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.
Como mecanismo de verificación y evaluación del Control Interno deberán utilizarse las
normas de auditoria generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño,
los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el
uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.
De acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1537 de 2001, el rol que deben desempeñar las
Oficinas de Control Interno, dentro de las organizaciones públicas, se enmarca en cinco
tópicos a saber: valoración de riesgos, acompañamiento y asesoría, evaluación y
seguimiento, fomento a la cultura del control, y relación con entes externos.

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La Oficina de Control Interno debe tener en cuenta los siguientes aspectos generales y
fundamentales para el desarrollo de estas funciones esenciales:
Plataforma Estratégica. Las Oficinas de Control Interno deben establecer de manera

expresa una misión, visión, objetivos y metas en su ámbito de competencia y en
concordancia con los de la entidad; por lo anterior, es necesario que los integrantes de la
Oficina participen en su definición, de tal manera que se incorporen el sentir y los valores
compartidos, de cara a una mayor cohesión que focalice esfuerzos y acciones en pro del
fin común.
Una vez definidos los aspectos estratégicos, la Oficina de Control Interno debe contar con
un Plan de Acción Anual que se constituye en la Carta de Navegación de su actividad.
Para tal fin, se requiere determinar los objetivos, metas y actividades que se pretenden
llevar a cabo durante el periodo, conteniendo como mínimo la descripción de las políticas,
objetivos de control, áreas y/o procesos objeto de control, tipo de actuación, tiempo,
recursos requeridos y responsables asignados, así como los indicadores de evaluación y
seguimiento.
De este Plan de Acción hará parte el Programa Anual de Auditoría. Los beneficios que
proporciona el Plan radican en:
a) Direccionamiento de los esfuerzos hacia hechos relevantes que ameriten especial

atención y que guarden relación directa con los propósitos institucionales.
b) Reducción de trabajo improductivo.
c) Eliminación de esfuerzos en acciones innecesarias.
d) Monitoreo y seguimiento permanente a la labor de la Oficina de Control Interno.
Es indudable que el contenido del plan debe guardar relación directa con el quehacer
organizacional y con las funciones básicas de la Oficina, pues esta deberá ser parte de la
planeación institucional. Asimismo, dicho Plan articulado será la base para la formulación
de los acuerdos de gestión de los jefes de oficina de Control Interno que deban
suscribirlos, dando cumplimiento a la Ley 909 de 2004.
Ejecución. Es prioritario que las Oficinas de Control Interno lleven a cabo su función de
manera objetiva, amplia y diligente, para lo cual deben contar con las herramientas
necesarias que conduzcan a una efectiva labor. Es así como deben estar a su alcance,
entre otros aspectos, el uso de tecnología informática y telemática, de tal manera que se
agregue valor a la gestión administrativa al facilitar, a través de sus observaciones y
recomendaciones, el mejoramiento continúo de los procesos y demás acciones
administrativas.
Lo anterior solo puede lograrse en la medida en que el trabajo de la Oficina de Control

Interno, sea objetivo, al basarse en técnicas de auditoria o cualquier otro mecanismo
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moderno de control; planeado y sistemático, al determinar con anticipación ¿qué hacer?

¿cómo hacerlo?, y ¿con quién hacerlo?; oportuno, en tiempo, y posterior a las
operaciones, todo con miras a asesorar a la Alta Dirección.
Comunicación de Resultados. Se hace énfasis en este aspecto por cuanto se constituye

en el medio por excelencia para dar a conocer a la administración el producto de su labor,
a fin de que se constituya en elemento de juicio para la toma de decisiones. En este
contexto, resulta de suma importancia establecer la forma como las Oficinas de Control
Interno deben comunicar los resultados de su trabajo a la Alta Dirección.
Por lo general, esta comunicación de resultados se ha asociado exclusivamente, a la

emisión de informes. Sin embargo, su concepción es mucho más amplia. No se limita
solamente al informe escrito, sino por el contrario, se enfoca a la comunicación oral o
escrita que permanentemente las Oficinas de Control Interno sostienen con la
administración. Sus atributos radican fundamentalmente en su oportunidad, claridad,
objetividad, exactitud, confiabilidad e integralidad.
Además, es condición primordial que los informes estén constructivamente redactados, de

tal manera que inviten a la “acción” y no a la “reacción” defensiva. Saber decir las cosas
puede ser más importante que decirlas. Por otro lado, si se promueve la labor cooperada
y concertada entre las Oficinas de Control Interno y las demás áreas de la entidad, la
comunicación de resultados no podrá ser algo que tome por sorpresa al interesado, ya
que éste estará al tanto del proceso. Sin embargo, cuando dentro de este trabajo de
cooperación se evidencian irregularidades que apuntan a hechos ilícitos, éstos deberán
ser denunciados oportunamente.
Elaboración de los Informes. Como se observa, las oportunidades con que cuentan las
Oficinas de Control Interno para dar a conocer su labor son múltiples. Sin embargo, según
su contenido los informes se pueden clasificar en:
1. Informe Final Según Actividad Desarrollada. Cada acción emprendida por la Oficina de
Control Interno debe generar un informe que permita dar a conocer los resultados,
especialmente en lo referente a la labor evaluadora y a la de acompañamiento o asesoría.
2. Informe Ejecutivo Anual. Normativamente se ha establecido que la Oficina de Control

Interno, debe rendir un Informe Ejecutivo Anual a la máxima autoridad de la entidad,
acerca del estado del Sistema de Control Interno y los resultados de la evaluación de
gestión, incluyendo las recomendaciones y sugerencias que procuren su optimización.
3. Informe de Gestión. Mediante el cual se reporta al representante legal y/o al Comité de

Coordinación del Sistema de Control Interno, el estado de avance del Plan General y
demás actividades que la Oficina de Control Interno hubiere realizado en un período
determinado. Debe contener, al menos, los siguientes elementos: carátula, portada, Índice
y una descripción de la gestión realizada por la Oficina de Control Interno, que versará
sobre asuntos tales como:

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• Período objeto del informe (mensual, bimestral, trimestral o semanal), según lo

establezca la Alta Dirección al momento de aprobar el Plan de Acción.
• Manifestación de las principales labores desarrolladas, de los logros alcanzados y
de las dificultades que se hubiesen afrontado para realizar cabalmente sus
funciones.
• Explicación de las causas de desviación de lo planeado frente a lo ejecutado.
• Información sobre el talento humano vinculado para desarrollar el trabajo,
indicando sus calidades profesionales y carga laboral.
• Concepto sobre la suficiencia y adecuación de los recursos físicos y financieros
utilizados y propuesta sobre las apropiaciones que deberían hacerse para el
futuro.
• Enumeración de recomendaciones para mejorar la eficacia y eficiencia de la
Oficina de Control Interno, así como la calidad de la comunicación de ésta con los
diferentes órganos y servidores públicos de la entidad.
• Carta de remisión al máximo directivo por parte del Jefe de la Oficina de Control
Interno.
Es de resaltar que los informes de los servidores de Control Interno tendrán valor
probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales, cuando las
autoridades pertinentes así lo soliciten. El cuadro presentado a continuación reseña los
informes que debe presentar la Oficina de Control Interno:
No. INFORMES Y
NORMATIVIDAD PERIODICIDAD DESTINATARIO
SEGUIMIENTOS
Ley 87 de noviembre 29 de 1993,
Decreto 1826 de agosto 3 de 1994
(reglamentario de la Ley 87), Decreto
2145 de noviembre 4 de 1999,
Decreto 2539 de 2000 (modifica
parcialmente el Decreto 2145 de Representante
1999), Circular No.010 de Julio 2006 Legal.
Informe Ejecutivo
de la Contraloría General de la ANUAL Consejo Asesor
Anual, sobre el avance
Nación, Circulares No. 01 de A más tardar el 28 del Gobierno
del Sistema de Control
1 noviembre 27 de 2001 y Circular No. de febrero de cada Nacional
Interno de cada
05 de diciembre 22 de 2006 del vigencia. en materia
vigencia
Consejo Asesor del Gobierno de Control
Nacional en Materia de Control Interno Interno.
de las entidades del orden Nacional y
Territorial, Decreto 1599 de mayo 20
de 2014 y Decreto 2621 del 03 de
Agosto 2006 y Circular 03 del 22
de Agosto del 2006.
Decreto 165 de enero 23 de 1997

de la Presidencia de la República,
Decreto 26 de enero 8 de 1998 del
Ministerio de Hacienda y Crédito MENSUAL
Informe Austeridad Contraloría
Público, Decreto 1737 de agosto Último día hábil del
en el Gasto (Mes General de la
2 21 de 1998 del Ministerio de Hacienda mes siguiente al
Vencido) República.
y Crédito Público, el cual ha sido Periodo reportado.
modificado parcialmente por los
siguientes Decretos: 212 y 950 de
1999, 2445 y 2465 de 2000, 1094 y
2672 de 2001 del Ministerio

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No. INFORMES Y
SEGUIMIENTOS
de Hacienda y Crédito Público,
Decreto 1738 de agosto 21 de
1998 del Ministerio de Hacienda y
Crédito Público , Decreto 2209 de
octubre 29 de 1998 del Ministerio
de Hacienda y Crédito Público que
modifica el Decreto 1737 en los
artículos 3, 4, 6, C98,11, 12, 15, 17 y
21 y modifica el Decreto 1738 en el
artículo 4.
Informe de
Seguimiento VEINTE (20) DÍAS
al Gasto de CALENDARIO
Jefe de Control
Funcionamiento SIGUIENTES A LA
Circular No. 02 de Marzo 29 de Interno de la
en el Marco TERMINACIÓN DEL
2004 del Alto Consejero Presidencial y entidad cabeza
del Fortalecimiento TRIMESTRE.
el Departamento Administrativo de la de Sector.
3 de la Lucha contra la
Función Pública y Circular DAPRE de Alto Consejero
Corrupción. TRIMESTRAL
agosto 14 de 2006. Presidencia de
(Austeridad Último día hábil del
la República.
en el gasto para mes siguiente al
la Presidencia de la Período reportado.
República )

Decreto 2145 de noviembre 4
de 1999, Decreto 2539 de 2000
EVENTUALES
(modifica parcialmente el Decreto
Cuando se detecten
2145 de 1999), Circular No. 06 de Director o
desviaciones
diciembre 23 de 2003 del Consejo Representante
significativas
Asesor del Gobierno Nacional en Legal, con el
De observaciones
Materia de Control Interno de las Informe Ejecutivo
Cinco días hábiles
entidades del Orden Nacional y Anual se
Informe Control siguientes a la
Territorial, Circular Externa No. 052 de debe enviar a
Interno fecha en que se
4 marzo 3 de 2003 de la Contaduría la Contraloría
Contable constate la ocurrencia
General de la Nación, Resolución General de la
de los hechos.
Orgánica No. 5544 de diciembre 17 de República y a
2003 de la Contraloría General de la la Contaduría
ANUAL
República, Resolución No. 048 de General de la
A más tardar el 16
febrero 10 de 2004 de Contaduría Nación.
de febrero de cada
General de la Nación y Resoluciones
vigencia.
No. 550 de diciembre 19 de 2014 y
No. 119 del 27 de abril de 2006 de la
Contaduría General de la Nación.
Ley 909 de septiembre 23 de 2004 y

Decreto 1227 de abril 21 de 2014, ANUAL
Informe de evaluación Representante
Circular 04 de Septiembre 27 de 2014 A más tardar el 30 de
a la Gestión Legal de la
5 del Consejo Asesor del Gobierno enero de la siguiente
Institucional Entidad.
Nacional en Materia de Control vigencia.
Interno.
Circular 02 de Agosto 8 de 2006

Informe de Hallazgos Programa
del Consejo Asesor del Gobierno BIMENSUAL
detectados por la Presidencial de
Nacional en Materia de Control A partir del 01 de
6 Oficina Lucha Contra
Interno. Septiembre de 2006.
de Control Interno la Corrupción.
Seguimiento y Directiva Presidencial No. 08 del 02 SEMESTRAL Contraloría

Consolidación de Septiembre de 2003, Resolución Con fechas de corte General de
7
al Plan de Orgánica No. 5544 de diciembre de Junio 30 y diciembre la República.
Mejoramiento para la 2003 de la Contraloría General de la 31, para presentar
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No. INFORMES Y
SEGUIMIENTOS
Contraloría General de República. Resolución Orgánica No. dentro de los 15 días
la República 5580 de mayo 18 de 2004 de la hábiles siguientes a la
Contraloría General de la República. fecha de corte. Contralor
General de la
CADA (3) MESES República.
Con corte a octubre
30, enero 30, abril 30
y julio 30 de cada
año.
Resoluciones Internas No. 850 de

noviembre 27 de 2000 y No. 203
Dirección
de abril 24 de 2003 del Departamento
de Defensa
Seguimiento a las Administrativo de la Función Pública,
En los meses de Judicial de
Funciones Ley 678 de agosto 3 de 2001, Decreto
JUNIO y DICIEMBRE la Nación del
8 del Comité de 1214 de junio 29 de 2000, Decreto
de cada año. Ministerio de
Conciliaciones 2097 de septiembre 20 de 2002 y
Justicia y del
Oficio No. 011891 de septiembre 2 de
Derecho.
2004 del Ministerio de Interior y
Justicia.
Circular No. 04 de octubre 1 de

octubre de 2003 del Consejo Asesor
Sistema Único
Seguimiento Reporte del Gobierno Nacional en Materia de
CINCO (5) PRIMEROS de Información
Información al SUIP Control Interno de las Entidades del
9 DÍAS de cada mes. de Personal
(Mes Vencido) orden Nacional y Territorial y Decreto
“SUIP”.
1145 de abril 14 de 2004 del
Departamento Administrativo de la
Función Pública.
Secretario
Seguimiento y
Ley 489 de de diciembre 29 de General o
evaluación
1998 y Decreto 3622 de octubre Subdirector de
al Sistema de TRIMESTRAL
10 10 de 2014 del Departamento Ministerio o
Políticas de Desarrollo
Administrativo de la Función Pública. Departamento
Administrativo
Administrativo.
Dirección
Seguimiento a la
de Defensa
Valoración
Ley 819 de julio 9 de 2003 y A criterio del jefe de Judicial de
de los nuevos
Directiva Presidencial No. 01 de la Oficina de Control la Nación del
11 Pasivos Contingentes
marzo 30 de 2004. Interno. Ministerio de
y la Actividad Litigiosa
Justicia y del
del Estado
Derecho.
INFORMACIÓN
Ley 790 de 2002, Circular Instructiva
PERIÓDICA
No. 507 de julio 15 de 2003 del
CINCO (5) PRIMEROS
Departamento Administrativo de la
Seguimiento a la DÍAS HÁBILES DE
Función Pública y el Departamento
Supresión CADA BIMESTRE Director del
Nacional de Planeación, Directiva
de Empleos a partir de julio de Departamento
Presidencial No. 013 de noviembre
Vacantes de las 2003. Administrativo
12 28 de 2003 de la Presidencia de la
Entidades de la Función
República y Circular No. 05 de
y Organismos SEGUIMIENTO Pública.
diciembre 10 de 2003 del Consejo
de la Rama Ejecutiva DIEZ (10) PRIMEROS
Asesor del Gobierno Nacional en
DÍAS HÁBILES DE
Materia de Control Interno de las
CADA BIMESTRE,
entidades del orden Nacional y
a partir de julio de
Territorial.
2003.
Seguimiento a la Circular No. 1000-010 de noviembre 5 CINCO (5) PRIMEROS Sistema Único
13 Consolidación de 2003 del Departamento DÍAS DE CADA MES de Información
de información Administrativo de la Función Pública y de Personal
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No. INFORMES Y
SEGUIMIENTOS
en el marco del Decreto 1145 de abril 14 de 2004 del “SUIP”.
Programa de Departamento Administrativo de la
Renovación Función Pública.
de la Administración
Pública
Seguimiento al
Decreto 2789 de agosto 31 de
Sistema A criterio del Jefe de Director o
2004 del Ministerio de Hacienda
Integrado de la Oficina de Control Representante
14 y Crédito Público, Circular Externa
Información Interno. Legal.
No. 013 de septiembre 6 de 2014
Financiera,
del Coordinador SIIF Nación.
SIIF Nación
INFORME INTERMEDIO.
A JUNIO
30 DE CADA AÑO.
Seguimiento Cuenta
Consolidada por
entidad. Resolución Orgánica No. 5544 de Contraloría
INFORME FINAL A
Intermedio, Final diciembre 17 de 2003 de la General de
15 DICIEMBRE 31 DE
y al culminar la labor Contraloría General de la República. la República.
CADA AÑO. Informe al
por tiempo superior a
culminar la gestión en
un mes.
lapso superior a un mes.
Fechas: 30 de Julio , y
febrero 28 del año
siguiente.

Ley 489 de diciembre 29 de 1998
(Modificado parcialmente por el
Decreto 2593 de 2000), Directiva
Presidencial No. 09 de diciembre
24 de 1999, Decreto 1537 de julio
Seguimiento a los Representante
26 de 2001 y Decreto 188 de 2004 del
Mapas de Riesgos PERMANENTE Legal de la
16 Departamento Administrativo de la
Institucionales Entidad.
Función Pública (Modifica estructura
del DAFP), Resolución No. 142 de
marzo 8 de 2006 del DAFP, Circular
No. 1000-05-2006 de marzo 8 de
2006 del DAFP y el Decreto 1599 de
mayo 20 de 2014.
A criterio del jefe de

Seguimiento a la Representante
Ley 87 de noviembre 29 de 1993 la Oficina de Control
17 gestión organizacional Legal de la
Interno.
Entidad.
Contraloría
Delegada para
Seguimiento de la Resolución Orgánica No. 5544 de ANUAL
Economía
Información diciembre 17 de 2003 de la Quince (15) días
y Finanzas
18 de Personal Contraloría General de la República.- hábiles siguientes a la
Públicas de
y Costo Oficio de enero 24 de 2006 de la terminación del año.
la Contraloría
Contraloría General de la Republica .
General de la
República.
Seguimiento a la Ley 716 de diciembre 24 de 2001, SEMESTRAL
Contador
Relación Decreto 3361 de octubre 14 de Diez (10) primeros
General de la
19 de Acreencias 2004 (Reglamenta el parágrafo 3° días calendario de
República.
a favor de la Entidad, del artículo 4° de la Ley 716 DE 2004 los meses de junio y
Pendientes de Pago diciembre.

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No. INFORMES Y
SEGUIMIENTOS
Unidad
Directiva Presidencial No. 02 de
ANUAL Administrativa
Seguimiento Derechos de 2002, Circular No. 1000 de
15 de Marzo de Especial Dirección
20 de Autor Software junio de 2004 y Circular No. 07
2006. Nacional de Derecho
de diciembre 28 de 2014.
de Autor.
Subdirección
MENSUAL de Fiscalización
Seguimiento a Informe Decreto 537 de febrero 24 de Dentro de los Tributaria
sobre convenios de 2004 del Ministerio de Hacienda y primeros cinco (5) de la Dirección
21
Cooperación Crédito Público. días de cada mes. de Impuestos
y Aduanas
Nacionales
“DIAN”.
Ley 872 de diciembre 30 de 2003,
Seguimiento y y Decreto 4110 de diciembre 09
Evaluación de 2004, por el cual se adopta A criterio del Jefe de
Representante
a la Implementación la Norma Técnica de Gestión la Oficina de Control
22 Legal de la
del Sistema de de Calidad NTCGP 1000-2004 y Interno.
Entidad
Gestión de Calidad Circular 06 de junio 27 de 2014
del DAFP.

Decreto 1599 de mayo 20 de 2014,
Circular 02 de mayo 27 de 2014
del DAFP, Decreto 1599 de mayo
Seguimiento y
20 de 2014, Resolución No. 142
Evaluación
de marzo 8 de 2006 del DAFP, A criterio del jefe de Representante
a la Implementación
Circular No. 1000-05-2006 de marzo la Oficina de Control Legal de la
23 del Nuevo Modelo
8 de 2006 del DAFP, Decreto 2621 Interno. Entidad.
Estándar de Control
de Agosto 3 de 2006 del DAFP y
Interno “MECI”
la Circular No. 03 de agosto 22
de 2006 del Consejo Asesor del
Gobierno Nacional en Materia de
Control Interno.
Seguimiento a los Dirección

contratos o convenios Artículo 1° Decreto 1738 de agosto SEMESTRALMENTE General del
vigentes para la 21 de 1998 del Ministerio de Hacienda A partir del 21 de Presupuesto
24
Administración y Crédito Público. septiembre de 1998. del Ministerio
de Recursos. de Hacienda
y Crédito Público
Seguimiento al
informe Dirección de
correspondiente a los Artículo 2° Decreto 1738 de agosto SEMESTRALMENTE Impuestos
pagos efectuados con 21 de 1998 del Ministerio de Hacienda A partir del 21 de y Aduanas
25
cargo a los recursos y Crédito Público. octubre de 1998. Nacionales
entregados para la “DIAN”.
administración por
terceros.
Seguimiento al
informe
del Ministro de Interior Comisión
y de Justicia y el Primera de
Artículo 1° Ley 962 de julio 08
Director SEMESTRALMENTE. cada Cámara
26 de 2014.
de la Función (Senado y
Pública sobre la Cámara de
Expedición Representantes).
de los Nuevos
Trámites que se hayan
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No. INFORMES Y
SEGUIMIENTOS
adoptado
Ley 951 de marzo 31 de 2014, la

Al término y/o Ratificación
Resolución Orgánica No. 5674 de
Seguimiento al Acta de la Gestión del Contraloría
junio 24 de 2014 de la Contraloría
de Funcionario Responsable General de la
27 General de la República y la Circular
Informe de Gestión y/o Representante República.
No. 11 de julio 27 de 2006 de la
Legal.
Contraloría General de la República.
Seguimiento a la
verificación
de las acciones
Circular No. 05 de Septiembre 27
de prevención o
de 2014 del Consejo Asesor del
mejoramiento
Gobierno Nacional en Materia de A criterio del jefe de Representante
respecto de
Control Interno y Circular No. 01 la Oficina de Control Legal de la
28 la Defensa y
de abril 21 de 2006 del Consejo Interno. Entidad.
Protección
Asesor del Gobierno Nacional en
de los Derechos
Materia de Control Interno.
Humanos por parte
de los Servidores
Públicos
Seguimiento al
Circular No. 1000-001-2007 del 10
proceso
de Enero de 2007 del Director del
Concertación y A criterio del jefe de
Departamento Administrativo de la Representante
Evaluación la Oficina de Control
29 Función Pública. Artículo 50 de la Legal de la
de los Acuerdos Interno.
Ley 909 de 2004 y 53,102,103,106 Entidad.
de Gestión.
del Decreto 1227 de 2014
4.3 Programa Anual de Actividades
El Jefe de Control Interno elaborará, junto con los funcionarios que van cumplir las
labores, un Plan de Acción Anual, el cual contendrá la programación precisa y clara de las
actividades a cumplir, incluyendo el cronograma a desarrollar.
En concordancia con los Subsistemas, Componentes y Elementos del Sistema de Control

Interno, se establecerán las líneas de evaluación relevantes, que direccionarán el
Programa Anual de Auditoria Interna, de acuerdo con la naturaleza de las dependencias y
los procesos que se apliquen, entre las que se pueden considerar los siguientes:
Sistema de Planeación
Bajo esta línea algunos de los aspectos a evaluar son: El desempeño de la oficina
responsable de la planeación de la entidad en lo referente a los procesos de fijación y
seguimiento de la misión, estrategias, objetivos y metas institucionales; revisar si se
comprobó el logro de las metas y verificar la integración de los procesos de planeación y
programación presupuestal para constatar si los planes operativos anuales (reflejados en
el presupuesto) guardan consistencia con los objetivos y metas institucionales de mediano
y largo plazo.
Contratación Administrativa
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La evaluación a la contratación se aplicará, mediante la revisión posterior y selectiva a los

contratos suscritos por la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y
Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL. observando si los procesos y
procedimientos se han aplicado, verificando que estos se hagan de acuerdo con las
normas y reglamentos establecidos para el efecto y evaluando la gestión organizacional.
Según el concepto establecido por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia
de Control Interno “Debemos entender que el Estatuto Contractual (Ley 80 de 1993, art.
65), al asignar a las Oficinas de Control Interno el control previo administrativo, se está
refiriendo al análisis de los procedimientos de la entidad, cuya función es precisamente
verificar y evaluar la gestión organizacional, sin establecer etapas que exijan ‘visto bueno’
para adelantar la gestión Administrativa”
Finalmente concluye que “A las Oficinas de Coordinación de Control interno les es

prohibido participar en el proceso contractual, ya sea refrendando o autorizando las fases
de dicho proceso o el ejercicio del control previo.
...A las Oficinas de Control Interno en relación con la contratación, solo les compete el
diseño de un sistema adecuado de verificación que les permita conocer al detalle el
desarrollo eficiente del proceso”
Estados Financieros
Se relaciona con las funciones de control interno contable establecidas en la Resolución
No. 196 de 2001 de la Contaduría General de la Nación a la Oficina de Control Interno.
La mencionada Resolución establece que “El Informe Anual de Evaluación del Control
Interno Contable, deberá ser enviado por el Representante Legal de la entidad como
anexo a la información financiera, económica y social en los términos de la Resolución
373 de la Contaduría General de la Nación, a más tardar el 15 de febrero del año
siguiente al período evaluado y, hará parte del Informe Anual de Evaluación del Sistema
de Control Interno a presentarse al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de
Control Interno, en los términos del Decreto 2145 de 1999.”
Sistemas de Información
Bajo este aspecto es importante evaluar si los sistemas de información son adecuados,
objetivos, operativos, sistemáticos y seguros para facilitar la gestión y la toma de
decisiones, así como verificar si la información básica sirve para evaluar resultados
históricos, detectar variaciones, establecer tendencias y producir rendimientos. Es
igualmente necesario analizar la oportunidad y confiabilidad de los registros en dichos
sistemas.
Otras
La Oficina de Control Interno debe hacer seguimiento y evaluación seleccionada de otros
aspectos, tales como el sistema de quejas y reclamos, la función disciplinaria, la gestión
ambiental, la austeridad en el gasto, el sistema de gestión de calidad, entre otros, con el
fin de establecer los correctivos necesarios para el cumplimiento eficiente y eficaz de los
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mismos.
4.4 Rol de las oficinas de Control Interno frente al Sistema de Gestión de Calidad
NTCGP 1000:2009
El Sistema de Gestión de la Calidad apunta a adoptar una visión estratégica que permita
dirigir y evaluar el desempeño institucional, especialmente orientado a mejorar la calidad
de los productos, consolidar estándares que reflejen las necesidades implícitas y
obligatorias, proveer información confiable, promover la transparencia, la participación y
control político y ciudadano, garantizar el fácil acceso a la información relativa a
resultados del sistema, emprender acciones preventivas y correctivas, tener vocación por
la mejora continua, buscar relaciones óptimas entre calidad y costo, satisfacer a los
ciudadanos, simplificar procesos y crear un sistema laboral orientado hacia la
productividad, entre otros beneficios.
Una vez implementado el Sistema de Gestión de la Calidad en la Administración Pública

bajo la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009, uno de los objetivos por los que
debe velar la Oficina de Control Interno, es el aseguramiento de la Calidad, enfocado a
verificar que se mantiene el control.
De otra parte, el Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se
adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, establece en su artículo 3º
que cada entidad debe diseñar un sistema de seguimiento que incluya indicadores de
eficacia, eficiencia y efectividad.
Así mismo, el parágrafo del Artículo 3º de la Ley 872 de 2003, establece que el Sistema
de Gestión de la Calidad es complementario al Sistema de Control Interno y podrá
integrarse en cada uno de sus componentes.
Adicionalmente, la Circular 06 de 2014, emanada del Departamento Administrativo de la

Función Pública, DAFP, asigna a las Oficinas de Control Interno, la responsabilidad de
asumir su rol de evaluador independiente, realizando evaluaciones, seguimiento y
monitoreo permanente al grado de avance y desarrollo en la implementación del Sistema
de Gestión de la Calidad, conforme al plan de acción previamente establecido por la
misma.
El Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP, en su cometido de formular

la política de Calidad para la Administración Pública, hace especial énfasis en el papel
que el Control Interno debe cumplir en este tema, en especial en lo referente a la
necesidad de medir y evaluar de manera objetiva, el grado de implementación del
Sistema de Calidad, NTCGP 1000 2009, con el fin de identificar posibles desviaciones, lo
que permitiría aplicar las acciones necesarias.
En ese orden de ideas, la Oficina de Control Interno debe planificar y desarrollar procesos

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de auditoría, los cuales serán parte integral del Programa Anual de Auditorías aprobado
formalmente por el Comité de Coordinación de Control Interno, para la vigencia
correspondiente, con el objeto de:
• Determinar el grado de cumplimiento de los requisitos para la implementación del

Sistema de Gestión de la Calidad, establecidos en el Artículo 4º de la Ley 872 de
2003.
• Determinar el grado de avance en la implementación del Sistema de Calidad de
acuerdo con lo establecido en la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009,
• Identificar dificultades en la implementación del Sistema
• Identificar oportunidades de mejora del Sistema.
• Cumplir los requisitos exigidos por la Norma Técnica de Calidad.
• Informar a la Alta Dirección de la entidad acerca del estado en que se encuentra el
Sistema de Calidad, con el objeto de que se pueda evaluar su eficacia para
alcanzar los objetivos especificados.
La gestión de un proceso de auditoría de calidad, está contenida en la Norma NTC-ISO

19011, en la que se indica que un programa de auditoria puede incluir una o más
auditorias, dependiendo del tamaño, la naturaleza y la complejidad de la entidad que va a
ser auditada. Estas auditorías pueden tener varios objetivos y pueden incluirlas
combinadas o conjuntas, deben incluir todas las actividades necesarias para planificar y
organizar el tipo y número de auditorias, y proporcionar los recursos para llevarlas a cabo
de forma eficaz y eficiente dentro de los plazos establecidos.
Estos procesos deben desarrollarse en dos ciclos:
 El primer ciclo debe aplicarse a todos los procesos de la organización bajo el ciclo
PHVA, una vez se haya implementado el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la
NTCGP 1000:2009 y lo deberá controlar el Jefe de la Oficina de Control Interno; de
este ciclo surgen planes de mejoramiento, ya sean institucionales, de procesos o
individuales;
 El segundo ciclo de auditorias consiste en verificar que las acciones correctivas y

preventivas identificadas en el primer ciclo, así como los planes de mejoramiento
establecidos, se han implementado totalmente y tengan acciones de mejora continua.
Así las cosas, ante el reto que ofrece la implementación de un Sistema de Gestión de la
Calidad en la entidad, la Oficina de Control Interno tiene una participación que se enmarca
en tres dimensiones:
a) Asesorando y acompañando la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

b) Realizando la Auditoría independiente al Sistema de Gestión de la Calidad
c) Participando en los procesos de calidad de la organización y desarrollando un proceso
de calidad dentro de la misma Oficina de Control Interno
En ese sentido la Oficina de Control Interno debe brindar su asesoramiento y experiencia,

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conformando un servicio con valor agregado a partir de su posición jerárquica dentro de la

entidad, su visión holística de la misma, su conocimiento con relación al desarrollo de los
procesos de la entidad y su habilidad para convocar a todos los niveles de la organización
para lograr que el desempeño institucional se cumpla en términos de calidad y
satisfacción social.
De esta manera resulta mas objetiva la evaluación independiente respecto de si el

Sistema de Gestión de la Calidad implementado por la entidad se encuentra
adecuadamente descrito, documentado e implementado y se está preparado para
desarrollar un proceso de aseguramiento de calidad dentro de la actividad de auditoria
interna.
En consecuencia, la Oficina de Control Interno, además de ejercer los cinco roles

definidos en el Decreto 1537 de 2001, debe velar porque los Subsistemas, Componentes
y elementos de MECI aporten al cumplimiento de los objetivos institucionales y vigilar que
los DEBES de la norma, que se constituyen en requisitos obligatorios para las entidades
que pretenden implementar el Sistema de Gestión de la Calidad, se cumplan. Respecto a
los roles en relación con el SGC, estos se resumen en la siguiente tabla:
ROLES DE LA OFICINA DE
ROLES SISTEMA DE NUMERAL DE LA
CONTROL INTERNO
CONTROL INTERNO NTCGP 1000:2009
FRENTE AL SGC
En relación con los requisitos
generales para implementar el
Sistema de Gestión de la Calidad, la
Oficina de Control Interno debe
controlar que se identifiquen y diseñen
con la participación de todos los
servidores, los puntos de control sobre
los riesgos de mayor probabilidad de
ocurrencia.
Así mismo, dentro de su función

asesora, deben efectuar seguimiento a
Numeral 4.1, literal
los mapas de riesgos y planes de
Valoración del Riesgo g
manejo de riesgos de las diferentes
Numeral 8.5.3
dependencias, a fin de aplicar y
sugerir correctivos y ajustes
necesarios para asegurar un manejo
efectivo de los mismos.
Igualmente, es función de la Oficina de

Control Interno, evaluar la eficiencia y
efectividad de las acciones correctivas
adoptadas por los responsables de las
áreas/ procesos.
En todo caso, el monitoreo debe estar

a cargo de los responsables de los
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CONTROL INTERNO
FRENTE AL SGC
Procesos y de la Oficina de Control
Interno
La Oficina de Control Interno a través

del equipo de auditores de calidad,
deberá asesorar y acompañar en lo
relacionado con la implementación del
sistema, a partir de su función legal de
medir y evaluar la eficiencia, eficacia y
Acompañamiento y Numerales 4,5,6,7
economía, asesorando a la Alta
Asesoría y8
Dirección en la continuidad del
proceso administrativo, la reevaluación
de los planes establecidos y en la
introducción de los correctivos
necesarios para el cumplimiento de la
política y los objetivos de calidad
En su función de asesoría y
acompañamiento, el Jefe de la Oficina
de Control interno, a través del equipo
de auditores de calidad, deberá
evaluar el cumplimiento de los DEBES
que se constituyen en los requisitos
que una entidad debe cumplir para
lograr la implementación del SGC.
De igual forma, de acuerdo con la

Circular 06 de 2014, la Oficina de
Control Interno, asumiendo el rol de
evaluador independiente, deberá
Evaluación y Numerales 4,5,6,7 realizar evaluaciones, seguimiento y
Seguimiento y8 monitoreo permanente al grado de
avance y desarrollo en la
implementación del Sistema de
Gestión de la Calidad, comprobando
que se cumplen los requisitos
establecidos y que son realmente
efectivos.
Una vez implementado el sistema y

cuando surjan cambios importantes al
mismo, en el ámbito de política de
calidad, documentación, nuevas
acciones, éstas deberán practicar
nuevas auditorias
Fomento de la cultura Numeral 1.2 Los principios de gestión de la calidad

del Autocontrol Numeral 6.2.2. incluyen el enfoque hacia el cliente y
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CONTROL INTERNO
FRENTE AL SGC
Numeral 6.4 el liderazgo, que buscan satisfacer las
Numeral 5.5.2, necesidades del cliente a través de
literal c una conciencia hacia la calidad y esto
se convierte en actividades de
autocontrol; la Oficina de Control
Interno debe controlar y verificar el
cumplimiento de estos principios.
Los numeral 5 y 6 de la Norma de

Calidad, contienen obligaciones que
deben cumplir las entidades en
relación con la toma de conciencia de
los servidores públicos sobre la
pertinencia e importancia de sus
actividades, así como la permanente
comunicación interna que debe existir
al respecto y cómo contribuyen al
logro de los objetivos de calidad; la
Oficina de Control Interno tiene la
obligación de controlar que esto se
cumpla.
Entre los principios de gestión de la

calidad se incluyen las relaciones
mutuamente beneficiosas y la
transparencia, que buscan facilitar el
control social, a través de un proceso
que garantice el acceso a la
información; los procesos que facilitan
el cumplimiento de lo anterior, deben
Numeral 1.2,
ser controlados por parte del Jefe de
Relación con Entes literal
Control Interno.
Externos i
Numeral 7.2.3
El numeral 7.2.3, de la Norma de
Calidad tiene que ver con la
comunicación con los clientes y
mecanismos de participación
ciudadana y contiene las obligaciones
que tienen las entidades al respecto,
los cuales debe controlar la Oficina de
Control Interno.
4.5 Técnicas de Análisis
Con el objeto de efectuar una adecuada y eficiente evaluación para el ejercicio del control
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interno, se requiere que los funcionarios evaluadores, bien sea los responsables de
procesos o los de la Oficina de Control Interno, analicen y comprendan previamente los
procesos de la entidad, teniendo en cuenta las exigencias de las normas aplicables, para
lo cual pueden utilizar algunas de las técnicas relacionadas a continuación:
4.5.1 Cuestionarios
Deben contener preguntas, que al ser contestadas permitan o lleven al entrevistado o

evaluado a describir sus funciones, el sistema de control y los procedimientos aplicados.
Se deben adoptar cuestionarios de forma estándar con preguntas orientadas por áreas,
los cuales sin embargo pueden ser ampliados o adicionados en aspectos concretos al
momento de la realización de la entrevista, según las circunstancias de la dependencia o
proceso analizado.
Para la elaboración de cuestionarios se procederá de la siguiente forma:

 El cuestionario se podrá dividir en secciones que cubran cada proceso o
subproceso, según el caso.
 El funcionario evaluador identificará y fijará los objetivos de Control Interno que
debe cubrir y definir preguntas destinadas a obtener la información necesaria para
verificar si los objetivos de control establecidos se están cumpliendo
convenientemente.
 Las preguntas serán redactadas preferiblemente de tal forma que pueda
responderse “SI” ó “NO”, indicando así la presencia o ausencia de un
procedimiento de control. No obstante, las respuestas deberán tener soporte
verificable.
4.5.2 Flujogramas o Descripciones Narrativas
Con el objeto de resaltar cualquier deficiencia en el funcionamiento del sistema e

identificar las características más importantes del control, se deben tener en cuenta los
flujogramas o descripciones narrativas de los procesos principales de la dependencia,
contemplados en los procedimientos.
4.5.3 Muestreo Estadístico
Técnica que permite examinar una pequeña muestra de un universo dado. Para su
desarrollo se deben cumplir las fases de la muestra estadística y aplicar sus
correspondientes conceptos.
4.5.4 Revisión Documental
Consiste en recolectar información a partir de archivos, manuales, actas, reportes, entre

otros. Permite verificar la exactitud, legalidad y legitimidad de los documentos que
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justifican las operaciones realizadas por la Empresa Departamental de Acueducto,

Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL.
4.5.5 Narración Descriptiva
Consiste en la descripción detallada de los hechos relevantes o situaciones más

importantes, así como de las características del Control Interno para las distintas
dependencias de la entidad.
4.5.6 Pruebas de Cumplimiento
El propósito de las pruebas de cumplimiento es garantizar, de manera razonable, que los

procedimientos relativos a controles financieros, administrativos y de gestión, estén
siendo aplicados tal y como fueron preescritos. Para tal efecto, se deben practicar las
siguientes pruebas:
Prueba de Funciones: Es una parte de las pruebas de cumplimiento en la evaluación del

Sistema de Control Interno, que consiste en verificar que cada una de las dependencias
de la Entidad este cumpliendo las funciones establecidas en las normas vigentes y en los
manuales correspondientes.
Esta prueba se realiza fundamentalmente para:
 Verificar el cumplimiento de las funciones que lleva a cabo la entidad, a través del
examen en cada una de las dependencias.
 Determinar aquellos aspectos débiles o susceptibles de mejorar, con el fin de
proponer los correctivos que sean necesarios.
Prueba de Procedimientos: Es una parte de las pruebas de cumplimiento, que se realiza

con el propósito de verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la
ejecución de las funciones a cargo de la Entidad. Esta prueba se efectúa mediante
verificación o comprobación de las operaciones o actividades que lleva a cabo la
Corporación.
Estas pruebas se realizan con la siguiente finalidad:
 Verificar el cumplimiento del procedimiento establecido para el desarrollo de sus

funciones por parte de cada dependencia.
 Determinar aquellos aspectos débiles o susceptibles de mejorar, con el fin de

proponer los correctivos que sean necesarios.
 Determinar con base en una prueba significativa o de grupo de operaciones que se

rastrean desde su inicio hasta el final, a través de todos los registros o documentos que
utilice la entidad en las operaciones, el cumplimiento de los procedimientos establecidos
VERSIÓN:00
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en las normas legales y en los manuales correspondientes.
Prueba Mixta: La prueba mixta de procedimientos y funciones es una forma simplificada

de desarrollar las pruebas de cumplimiento, permite establecer y verificar la razonabilidad
de los procedimientos por la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y
Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL., así como el funcionamiento de los
autocontroles. Esta prueba sigue los mismos lineamientos descritos para las pruebas de
funciones y procedimientos en forma separada. En consecuencia, la misma finalidad que
se establece para éstas pruebas se cumple al desarrollar la prueba mixta.
4.6 Papeles de Trabajo
Comprenden todos los registros llevados por el evaluador sobre los procedimientos
seguidos, las pruebas realizadas, las informaciones obtenidas y las conclusiones
alcanzadas relativas a su evaluación, pero que no hacen parte integral de los informes.
Estos papeles sustentan las conclusiones del evaluador en cada área de su trabajo.
Además, constituyen un medio de enlace entre los registros del área evaluada y los
informes proporcionados por el evaluador. Sirven, en caso necesario, como prueba de lo
realizado. Ver Anexo 1.
4.7 Indicadores de Gestión
Esta técnica permite medir, evaluar y controlar los resultados de las diferentes
operaciones, así como establecer, entre otros, comportamientos, tendencias y relaciones
entre lo programado y lo ejecutado.
Los indicadores deben proporcionar a cada responsable de dependencia, proceso o área,

la información que es relevante y concederle elementos de juicio para la toma de
decisiones.
4.8 Técnicas de Auditoria
Son elementos y métodos utilizados por el funcionario para obtener la evidencia necesaria
que fundamente sus observaciones, hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Su
aplicación se basa en el criterio o juicio del evaluador, según las circunstancias.
Las técnicas y postulados básicos de las normas de auditoria a tener en cuenta para el
desarrollo de la evaluación son:

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4.8.1 Verificación Ocular
 Comparación: Permite identificar las diferencias existentes entre los lineamientos

normativos y las operaciones realizadas por la administración de un periodo a otro.
 Observación: Es la acción directa utilizada para obtener información que permita
conocer cómo se ejecutan las operaciones y procesos.
 Revisión Selectiva: Es la verificación ocular rápida y selectiva a fin de separar
mentalmente asuntos que no son típicos o normales.
 Rastreo: Es el seguimiento al proceso de una operación de manera progresiva o
regresiva.
4.8.2 Verificación Verbal
 Indagación: Consiste en obtener información verbal mediante entrevistas directas con

los funcionarios del área sujeta de estudio y de otras áreas relacionadas directa o
indirectamente.
 Encuesta: Es la aplicación directa o indirecta de cuestionarios relacionados con las
operaciones de un área, programa o actividad definida.
 Análisis: Consiste en la separación de los elementos que conforman una operación,
actividad, transacción o proceso con criterios de orden normativo, técnico y práctico
para establecer su propiedad o conformidad.
4.8.3 Certificación Escrita
 Conciliación: Es la comparación y análisis de la información producida por diferentes

dependencias respecto de una misma operación o actividad para determinar la
validez, veracidad y concordancia de lo examinado.
 Confirmación: Es la obtención de información directa y por escrito, interna o
externamente de las operaciones sujetas a verificación, mediante circularización.
 Tabulación: Permite agrupar los resultados obtenidos mediante la verificación, en
áreas, segmentos o elementos comunes para obtener conclusiones. Es importante la
presentación de lo posible, por medio de gráficas o tablas.
4.8.4 Verificación Documental
 Comprobación: Permite verificar la existencia, legalidad y legitimidad de los

documentos que justifican las operaciones realizadas por la entidad.
 Computación o cálculo: Consiste en verificar la exactitud matemática de las
operaciones y registros.

VERSIÓN:00
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4.8.5 Verificación Física o Inspección
Examen físico con el objeto de demostrar existencia o autenticidad.
4.9 Auditoria de Calidad
La auditoria interna de calidad tiene como propósito determinar la eficacia del Sistema de
Gestión de Calidad para cumplir con los objetivos propuestos para un período de tiempo
específico, la conformidad o no-conformidad de éste sistema con las disposiciones
establecidas en el Manual de Calidad y la Norma NTCGP 1000 / 2009 y para proporcionar
elementos de juicio que permitan introducir programas de mejoramiento de calidad. Para
el desarrollo de las auditorias de calidad en la Empresa Departamental de Acueducto,
Alcantarillado y Aseo del Tolima EDAT S.A. E.S.P. OFICIAL., se debe consultar el
procedimiento Auditorías Internas.

VERSIÓN:00
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5 DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN
Uno de los aspectos relevantes del Sistema de Control Interno, lo constituye la labor
evaluadora, que se puede definir como un proceso permanente, mediante el cual a partir
de la información que se obtiene de diversas fuentes, se emite un juicio de valor acerca
del desempeño de un área, un proceso o una actividad, cualquiera que sea el objeto del
estudio.
Una de las técnicas de evaluación más utilizada es la Auditoria, cuyas fases para
desarrollarla son: Planeación, Ejecución o examen, Informe y Seguimiento.
5.1 Fase de Planeación
Es necesario que el trabajo de auditoria este adecuadamente programado y precedido de

una detallada planificación de actividades, donde se definan con claridad lo siguiente:
Objetivos: Corresponde a los objetivos específicos que fundamentan la evaluación.
Alcance: Hace referencia a la extensión o profundidad que se le va a dar a la evaluación

a fin de alcanzar los objetivos planteados.
Procedimientos: Estos están directamente relacionados con las técnicas de auditoria y de

análisis que sirven para obtener las evidencias que sustentan las observaciones del
evaluador.
Recursos: Es necesario determinar los recursos humanos, técnicos, económicos y de

tiempo que se requieren para llevar a cabo la labor evaluadora.
Cronogramas: Determinación del tiempo que se empleara en cada fase y actividad para
efectuar la evaluación.
Memorando de Planeación: En el memorando es básico realizar una síntesis de las

observaciones preliminares que servirán de base para realizar la siguiente fase.
Programa de Auditoria: Contiene la descripción de las actividades a realizar por lo que se

constituye en la guía para el desarrollo del trabajo.
5.2 Fase de Ejecución o Examen
En esta fase se realiza el trabajo de campo. Se aplican las pruebas que permitan
evidenciar y sustentar las observaciones y hallazgos de auditoria que fundamentan el
juicio del evaluador.

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A fin de adelantar esta fase, se debe considerar varios aspectos que permiten determinar
con la mayor confiabilidad los hallazgos de auditoria.
 Dos días antes de cada auditoria, recordar al auditado el objetivo y el alcance de

cada auditoria.
 Un día antes de cada auditoria preparar los formatos aprobados y las listas de
chequeo del Programa de Auditoria. De igual forma se deberá organizar
secuencialmente las verificaciones que se esperan realizar.
 Realizar una reunión de apertura con el auditado, no mayor a 15 minutos, con el
propósito de revisar el objetivo, el alcance, un resumen de los métodos y
procedimientos, confirmar la disponibilidad del personal, confirmar hora y fecha del
cierre o de las reuniones intermedias necesarias y aclarar los detalles de la
auditoria.
 Registrar todo hallazgo que se considere pertinente.
 Redactar en forma clara las observaciones y no-conformidades identificadas
durante la auditoria, en un plazo máximo de tres días después de haber concluido
la actividad de recolección de evidencia.
 Tener en cuenta que no siempre las observaciones son negativas, pues pueden
ser positivas, para esto se requiere verificar los atributos del hallazgo:
o Condición: Lo que es, es decir la situación actual.
o Criterio: Lo que debe ser.
o Efecto: Diferencia entre lo que es y lo que debe ser.
o Causa: Por qué sucedió
o Conclusión: Sintetizar y explicar los hechos.
o Recomendaciones: Acción correctiva.
 Realizar la reunión de cierre, máximo 5 días hábiles después de haber concluido la
actividad de recolección de evidencia con los responsables de auditoria,
presentando observaciones y no-conformidades obtenidas en el desarrollo de la
auditoria, antes de formalizar el informe definitivo de auditoria.
5.3 Fase de Informe o Comunicación de Resultados
De las evaluaciones realizadas a las dependencias, áreas y/o procesos auditados, se

elaborara un informe en el que se indicaran los aspectos importantes encontrados y las
recomendaciones a que haya lugar.
5.3.1 Contenido del Informe
Acogiendo las sugerencias del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de
Control Interno y a fin de estandarizar la forma de presentar los informes y su
metodología se adopta el siguiente contenido para los informes:
 Carátula: Marcadas con el Logotipo de la entidad y el nombre de la oficina.

 Portada: Pagina informativa, que contiene encabezado, titulo y fecha de emisión.
 Tabla de Contenido: Enuncia los títulos y subtítulos de los capítulos en el mismo
orden en que aparecen.
VERSIÓN:00
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 Introducción: Donde se presenta objetivo y origen de la evaluación, periodo

durante el cual se realiza la evaluación y la metodología empleada.
 Cuerpo del Informe: Corresponde a la descripción de las acciones llevadas a cabo
para la evaluación y que sirvieron de base para los hallazgos encontrados, las
conclusiones y recomendaciones. Incluye la información complementaria o de
soporte que puede ser adjuntada como anexo.
5.4 Fase de Seguimiento
La función evaluadora no solo radica en la detección de hallazgos reportados o la

emisión de recomendaciones, sino en la efectividad de las acciones implantadas para
corregir y/o prevenir la ocurrencia de las situaciones presentadas.
El seguimiento debe hacerse sobre el cumplimiento de los acuerdos y compromisos que

se plasmen en los Planes de Mejoramiento suscritos y dentro de un término prudencial
para permitir su aplicación.
6. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha de aprobación Descripción de cambios


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MANUAL CÓDIGO: CI-MA-001

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

1. GENERALIDADES DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO ........................ 5

2 MARCO LEGAL ............................................................................................... 8

3 MARCO TEORICO ......................................................................................... 10

4 GENERALIDADES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.................... 20

4.8.1 Verificación Ocular.................................................................... 38

5 DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN .......................................................... 40

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Es fundamental que exista compromiso y voluntad administrativa, al más alto nivel

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

1. GENERALIDADES DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

El propósito de este manual es establecer la base documental para implementar el

Este manual es la guía para implementar, verificar y mejorar el Sistema de Control

La implementación del SCI es responsabilidad de todos y cada uno de los servidores

• Implementar el Sistema de Control • Todos los servidores públicos de la

“El servidor público como eje del Sistema

• Implementar las acciones • Todos los servidores públicos de la

1.4 Definiciones y abreviaturas

AUTOCONTROL: “Capacidad de cada Servidor Público de considerar el control como

“Capacidad de cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y

AUTOGESTIÓN: Capacidad de la Entidad Pública para interrelacionar la Autorregulación

AUTORREGULACIÓN: Capacidad institucional de la Entidad Pública para reglamentar los

MECI: Modelo Estándar de Control Interno, basado en los modelos internacionales de

SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

SCI: Sistema de Control Interno.

SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Instrumento para asegurar la gestión administrativa

Según el ARTÍCULO 1. DE LA LEY 87 DE 1993, el Control Interno es un SISTEMA

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

El listado de las normas aplicables en materia del Sistema de Control Interno es el

Ley 734 de 2002: Estipula, en el artículo 34, la obligatoriedad de adoptar el Sistema de

Decreto 1826 de 1994: Reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993.

Decreto 1537 de julio de 2001: Reglamenta parcialmente la Ley 87 en cuanto a los

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

3.1 Concepto del Sistema de Control Interno

Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el

3.2 Objetivos específicos

1. Establecer en forma consensuada y de participación colectiva los acuerdos,

3. Preparar la gestión de la entidad mediante la armonización de la función

4. Determinar el Modelo de Operación que conduzca al cumplimiento de Ia función

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

6. Administrar los riesgos de la entidad de una forma integral, identificándolos y

7. Establecer las políticas de operación de la entidad, los procesos, los controles y

8. Garantizar la generación de información necesaria para la toma de decisiones

9. Realizar una efectiva comunicación interna y externa que permita conocer de

11. Garantizar la realización de procesos de evaluación independiente del Sistema de

12. Generar y aplicar planes integrales de mejoramiento que garanticen el desarrollo

3.3 El control interno es un sistema

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

De lo anterior se desprenden dos propiedades esenciales de todo sistema:

Ahora bien, si se aplican estas nociones al concepto de Control Interno, es posible

De lo anterior se infieren tres subsistemas constitutivos del Sistema de Control Interno,

Entender el Control Interno como un sistema de administración que controla

3.4 El control interno es ejecutado por personas

Si bien el Sistema de Control Interno se ha presentado como un conjunto de elementos

3.5 Elementos del Sistema de Control Interno

Corresponde a la estructura orgánica de la entidad, la cual debe ser flexible y adaptativa,

La estructura y organización básica de la Empresa Departamental de Acueducto,

En la medida en que la Empresa Departamental de Acueducto, Alcantarillado y Aseo

De existir los procedimientos y los mecanismos internos de verificación a ellos, el

Podría decirse que los principios fundamentan el Sistema de Control Interno. Se

 Mecanismos de Verificación y Evaluación

Estos mecanismos deben diseñarse dentro de los mismos procesos administrativos, de