INDUSTRIAS CONSOLIDADAS S.A DE C.V.

RESUMEN SOBRE EL SEMINARIO:

GERENCIA DE PROYECTOS

PRESENTADO POR:
FLOR DE MARÍA DÍAZ ORELLANA
ING. DE OPERACIONES Y LOGISTICA

INCO, 14 DE NOVIEMBRE DE 2018.

 GERENCIA DE PROYECTOS
El curso sobre gerencia de proyectos abarca los siguientes temas:

1. ETAPAS DE UN PROYECTO.

El ciclo de vida del producto posee 5 etapas las cuales son:

 Concepción: Evaluación del proyecto de inversión

 Crecimiento: Proyectos de expansión
 Maduración: Proyectos de diversificación
 Declinación: Proyectos de reestructuración
 Retiro: Proyectos de desinversión (Cierre de la compañía)

Para llevar a cabo un proyecto se debe conocer qué es lo que el cliente quiere, es decir, la necesidad
del cliente no el de la empresa.

El ciclo de vida del proyecto es el siguiente:

a. Fase inicial: Parte en donde se planifica el proyecto. Elección del director del proyecto, en
la planificación se debe tomar en cuenta: el alcance, requisitos, los interesados, Estructura
de descomposición del trabajo (EDT), cronograma, actividades, secuencias, duración,
estimar recursos, calidad, comunicación, adquisiciones, etc.
b. Fase intermedia: lo cual incluye el monitoreo y control.
c. Fase final: Evaluación ex post, si lo que se planeó se ejecutó y conclusiones de qué se hizo
bien y en qué puntos se pudo haber hecho mejor.

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a

las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.

En la ejecución de proyectos se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos del recurso humano:
Estilo de aprendizaje, temperamento y tipo de inteligencia.

Existe un triángulo de restricciones en la dirección de proyectos:

Alcance

Tiempo

Presupuesto

2. PLANEACIÓN DEL PROYECTO: REQUISITOS DE UN PROYECTO.

Gestión de alcance: Su objetivo principal es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en
el proyecto (Crear la EDT). Deben definirse las exclusiones el cual trata todas aquellas actividades
que no se harán ya que no se incluirán en la EDT.
EDT: Estructura de Desglose del trabajo, lo cual lleva las siguientes tareas:

1. Definir actividades
2. Secuenciar actividades
3. Estimar duración
4. Desarrollar cronograma
5. Planificar los recursos
6. Estimar costos
7. Presupuesto
8. Desarrollar plan

Requisitos: Es la condición o capacidad que debe tener un sistema, producto, servicio o componente
para satisfacer un contrato, estándar, especificación u otros documentos formalmente establecido.
Son aquellas características observables que cualquier interesado desea que estén contenidas en el
sistema.

Los requisitos se deben poner en la Matriz de trazabilidad de requisitos, es un cuadro que vincula
los requisitos del producto desde su origen hasta los entregables. Para recolectarlos se puede hacer
uso de herramientas como entrevistas, grupos focales, encuestas, observaciones, estudios
comparativos, etc.

Los requisitos deben tener la siguiente característica:

S Specific
• Específico
M Measurable
• Medible
A Attainable
• Alcanzable
R Relevant
• Relevante
T Time-Related
• Con un tiempo
determinado

Para la recolección de requisitos es necesario redactarlos de manera clara y precisa, consultar los
intereses y puntos de vista de los involucrados, negociar con los involucrados, efectuar correcciones
antes de tener la aprobación del cliente y presentar al equipo de proyecto el documento aprobado.

Los requisitos deben llegar al nivel de detalle que no exista duda.

3. PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO: ACTIVIDADES Y RECURSOS.

Cronograma

El proceso de gestión de cronograma conlleva los siguientes puntos:

a. Planificar la gestión del cronograma: definir los procesos para desarrollar, gestionar y
controlar la agenda del proyecto.
b. Definir las actividades
c. Secuenciar las actividades: analizar qué actividades dependen de otra para iniciar.
d. Estimar duración de las actividades
e. Desarrollar el cronograma
f. Controlar el cronograma: monitorear estados de avance y gestionar actualizaciones y
cambios.
Actividades

Son todas aquellas tareas que se deben realizar para poder cumplir con cada uno de los entregables
de la EDT. Para no tener malos entendidos es recomendable realizar un diccionario de actividades.

Las actividades muchas veces poseen secuencia ya que unas dependen de la finalización de otras,
el diagrama de red es una herramienta útil para identificar qué actividades son críticas (es decir que
no puede haber atrasos ya que alargarían el tiempo de duración de un proyecto) y cuáles no.

Un método fácil de estimar el tiempo de duración de una actividad es por medio del método de los
3 valores:
𝑎 + 4𝑚 + 𝑏
𝑡𝑒 =
6
Dónde: a: Tiempo optimista m: Tiempo Promedio b: Tiempo pesimista

El tiempo de la actividad se considera como una variable aleatoria según una distribución de
probabilidad beta.

Para identificar el tiempo más probable en que termine un proyecto, debe tomar las actividades
que conforman la ruta crítica (ruta secuencial cuya holgura es cero) y sacar la desviación estándar
para luego sacar la varianza en la ruta y por medio de este se puede tomar la distribución de
frecuencias para verificar las probabilidades de que ocurra que el proyecto se termine en un
determinado tiempo. Esta distribución de frecuencia nos da el 68% de probabilidad, el 95% de
probabilidad y hasta un 99% de probabilidad de que un proyecto termine en X tiempo, y de esa
manera presentar el tiempo más probable de desarrollo de un proyecto a las gerencias. (Se
recomienda utilizar el 68%).

4. EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROYECTO: PERSONAS – LA CLAVE DE ÉXITO.

Este apartado trata sobre la planificación de la gestión y estimación de recursos que serán
necesarios para la ejecución de los proyectos aquí involucra el recurso humano (cantidad, roles,
responsabilidades y habilidades), materiales; desarrollar al equipo, dirigir al equipo y controlar los
recursos para tomar acciones correctivas cuando sea necesario.
Se deben tomar en cuenta los factores ambientales de la empresa (aspectos organizativos), activos
de los procesos organizacionales (lecciones aprendidas de proyectos anteriores, plantillas, listas de
verificación).

Se debe planificar al recurso humano en una estructura de desglose de los recursos para identificar
que roles va a desempeñar el personal y de quien depende jerárquicamente.

Existen 3 tipos de herramientas: organigrama jerárquico, matriz de responsabilidades

(recomendado) y formato orientado a texto. En donde se puede colocar qué actividades va a
desempeñar en la ejecución de proyectos la persona, Si es el Responsable (R), Rinde cuentas (A),
Consultado (C), Informado (I) persona que debe ser informada de los avances.

Se debe establecer si el recurso humano será subcontratado o de la misma organización, los horarios
de trabajo, criterios de liberación de personal cuando ya no es esencial en la ejecución del proyecto
el cual tiene como finalidad reducir gastos innecesarios, entrenamiento al equipo seleccionado,
reconocimiento y recompensas al equipo en base a los indicadores de desempeño de los miembros
y logro de objetivos, políticas de seguridad, establecer normas de convivencia, y presencia constante
en la ejecución del proyecto.

5. CONTROL DEL PROYECTO: CONTROLES CLAVE.

Valor ganado: Herramienta de control interno en la ejecución de los proyectos.

INDICADORES DE CONTROL DE LOS COSTOS DEL PROYECTO

A. Variación del cronograma: Sirve para indicar el retraso o adelanto de un proyecto con
respecto a la línea báse del cronograma.

SV = EV – PV

Dónde:

SV: medida de desempeño del cronograma EV: Valor ganado PV: Valor planificado
 B. Variación del costo: Indica la relación entre el desempeño real y los costos gastados. Una
CV negativa con frecuencia es dinero no recuperable en un proyecto.

CV= EV – AC

Dónde: CV: Variación del costo EV: Valor ganado (lo ejecutado) AC: Costos reales

C. Índice de desempeño de cronograma (SPI)

Es una medida de avance logrado del proyecto en comparación con el avance planificado,
representado en % y es el nivel de desempeño.
𝐸𝑉
𝑆𝑃𝐼 =
𝑃𝑉
Dónde: EV: Valor ganado (lo ejecutado) PV: Valor planificado

 SPI < 1 = cantidad de trabajo efectuada es menor a la prevista.

 SPI > 1 = cantidad de trabajo efectuada es mayor a la prevista.

D. Índice de desempeño del costo (CPI)

Medida del valor del trabajo completado, en comparación con el costo o avance reales del proyecto.
Mide la eficacia de la gestión del costo para el trabajo completado. Nos dice cuanto se esta
recuperando por cada dólar invertido.
𝐸𝑉
𝐶𝑃𝐼 =
𝐴𝐶
Dónde: EV: Valor ganado (lo ejecutado) AC: Costos Reales

 CPI < 1 = Costo inferior con respecto al desempeño a la fecha.

 CPI > 1 = Sobrecosto con respecto al trabajo completado.

Nota: los tres parámetros (valor ganado, valor planificado y costo real) pueden monitorearse e
informarse por periodos (semana y mensual) y de forma acumulativa.

PROYECCIONES

A medida que el proyecto va ejecutándose y según su desempeño, se pueden realizar proyecciones

estimadas a la conclusión (EAC) que se compara con el presupuesto original (BAC).

Si BAC ya nos viable, el director del proyecto debe proyectar una EAC para saber que el sobrecosto
afectara su utilidad.

Se deben realizar escenarios de condiciones a eventos futuros según la información y el

conocimiento disponible en el momento de realizar la proyección.
 a. Proyección EAC basada en el trabajo que queda por hacer:

EAC = AC + (BAC – EV)

b. Proyección de la EAC basada en el trabajo que queda por hacer afectado por CPI
𝐵𝐴𝐶
𝐸𝐴𝐶 =
𝐶𝑃𝐼
c. Proyección de EAC basada en el trabajo que queda por hacer afectado por SPI y CPI
𝐵𝐴𝐶 − 𝐸𝑉
𝐸𝐴𝐶 = 𝐴𝐶 +
𝐶𝑃𝐼 ∗ 𝑆𝑃𝐼
En este indicador podemos tomar decisiones de qué es más conveniente si seguir con el mismo
nivel de desempeño o mejorarlo (SPI), o intentar recuperar el dinero que se ha invertido o
quedarse con la cantidad que se está recuperando por cada dólar invertido (CPI).

Existen 4 escenarios:

IDEAL
•EV > PV •EV > PV
•AC < PV •AC > PV

•EV < PV •EV > PV

•AC < PV •AC > PV

INDICE DE DESEPEÑO DEL TRABAJO POR COMPLETAR (TCPI)

Es la proyección calculada del desempeño del costo que debe lograrse para el trabajo restante, con
el propósito de cumplir una nueva meta (BAC o a EAC)

Si resulta evidente que el BAC ya no es viable, el director del proyecto proyecta una estimación a la
conclusión (EAC). Así la EAC reemplaza al BAC como meta del desempeño del costo.

La ecuación del TCPI basada en el BAC es:

𝐵𝐴𝐶 − 𝐸𝑉 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜 𝑝𝑜𝑟 𝑐𝑜𝑛𝑐𝑙𝑢𝑖𝑟
𝑇𝐶𝑃𝐼 = =
𝐵𝐴𝐶 − 𝐴𝐶 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑢𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜 𝑟𝑒𝑠𝑡𝑎𝑛𝑡𝑒 𝑝𝑜𝑟 𝑒𝑗𝑒𝑐𝑢𝑡𝑎𝑟

El resultado de esta ecuación da el % de esfuerzo que debe desempeñar el equipo para terminar a
tiempo el proyecto y con el presupuesto establecido.

Ejemplo: El resultado de TCPI es 1.33 implica que necesita un 33% de esfuerzo extra para terminar
a tiempo y con el presupuesto establecido.
 6. CIERRE DEL PROYECTO: LECCIONES APRENDIDAS

Consiste en documentar las lecciones aprendidas lo cual comprende el conocimiento, análisis y

reflexión según la experiencia o proceso vivido. Documentarlos y consultarlos permite transferir a
los futuros proyectos enseñanzas sobre los errores cometidos en proyectos anteriores, para
tomarlos como lecciones y evitar riesgos de fracaso en la ejecución de los nuevos proyectos.