Sesion 4 - Bienes 2016 PDF

CURSO DE CONTROL DE GESTION PÚBLICA Sesión IV: Control y Administración de Bienes
SESION IV: CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES
Visión General:
En el presente Título se estudiará y analizará en términos generales, las normas

jurídicas principales que sustentan el control y administración de los bienes en las
entidades públicas y entidades de derecho privado que manejan bienes públicos;
así como, aspectos técnicos que permiten una adecuada clasificación de los bienes
y el control de operaciones típicas, como las adquisiciones, egreso, depreciación,
corrección monetaria, operaciones capitalizables y no capitalizables.
Principalmente, con el estudio de esta sesión, se busca sembrar en las servidoras

y servidores públicos, una conciencia de cuidado y adecuada utilización de los
bienes que les son entregados para el desempeño de sus actividades
institucionales.
4 -1
INTRODUCCION Y BASE NORMATIVA
Introducción
FUNCION FINANCIERA MAXIMA AUTORIDAD FUNCION ADMINISTRATIVA
REGISTRO
• PLANIFICACION QUE ?
CONTABLE
• ORGANIZACIÓN DONDE ?
(valor)
• DIRECCION CON QUIEN ?
DE • CONTROL COMO ?
 ADQUISICIONES CODIGO: 00001

 ADUISICIONES
 DEPRECIACION
ADICION  CODIFICACION
 CORR. MONETARIA
MEJORAS  ALMACENAMIENTO
 OPERACIONES CAPITALIZ.
REP. EXT  DISTRIBUCION
 TRASPASOS
 OPERACIONES NO CAPIT. MANT. ORD. GASTO
 ENTREGA – RECEPCION
REMATE REP. ORD.
 EGRESO
 EGRESO DONACION
 RESPONSABLES
BAJA
 ESTADO DEL BIEN
 COMODATO
CONSTITUCION
LOSNCP
LOCGE
Introducción y NTCI
REGLAMENTO DE BIENES
Base Normativa REGLAMENTO DE VEHICULOS

MANUAL
NORMAS INTERNAS
Introducción Los activos de una institución pública, en gran parte están

representados por los bienes públicos, como son existencias y
activos fijos; por otro lado, existen bienes, como son los bienes no
depreciables, que si bien no forman parte de los activos, sin
embargo son usados, custodiados o mantenidos dentro de un
control contable (cuentas de orden) y administrativo.
El valor de los bienes pueden cubrir un porcentaje muy

significativo dentro de los activos y cuentas de orden, lo que
demanda que su control sea asumido con mucha responsabilidad
por todos los miembros de una organización; esto es, desde la
máxima autoridad principalmente, custodios, y todos los
servidores.
Referirse a los principales problemas que enfrentan las
4 -2
instituciones públicas, es referirse a la ausencia de reglas

internas que viabilicen y faciliten la administración de los bienes.
Las entidades en muchos casos no cuentan con reglamentos
específicos, procedimientos, políticas y demás aspectos que
conformarían un manual de bienes, como parte de las
herramientas de control interno.
A esto se suma las actitudes equivocadas de los servidores

públicos respecto al cuidado, buen uso, conservación, etc. de los
bienes que están a su cargo, para el desempeño de sus
actividades. La falta de disciplina y celo, con el argumento de que
son bienes públicos, agrava aún más el problema; en
consecuencia, la solución no sólo es cuestión de crear reglas,
sino principalmente que se las cumpla, y que todos los servidores
públicos se concienticen en el sentido que los bienes públicos
son sagrados; y por tanto, deben ser utilizados con el cuidado
como si fueran propios, y solo en actividades institucionales.
Recordar que por nuestras acciones u omisiones, debemos rendir
cuentas ante los organismos de control y sociedad en general.
Si bien existen leyes y demás normas generales; sin embargo, es

necesario que éstas se relacionen y puntualicen en forma
específica a la institución, con ajuste a las circunstancias en que
se desenvuelven las actividades institucionales.
El talento humano, dentro de la administración pública,

constituye la respuesta a que se hagan bien o mal las acciones
dentro de los diferentes procesos relacionados con los bienes.
Las personas que desempeñan las funciones de custodia de los

bienes deben tener, a más de los conocimientos necesarios, un
perfil que acredite valores como el cuidado, responsabilidad,
orden, celo, ética, cariño al trabajo, etc. aspectos que no son
objeto de estudio en los establecimientos de educación formal,
4 -3
sino que son parte innata de los seres humanos.
A través de la historia, ha constituido un mito la conciliación de

información entre las unidades encargadas de la custodia
(guardalmacén o bodeguero), con la información producida por
las unidades financieras (contabilidad). De ahí que es importante
que se tenga muy claro las funciones y alcances de cada una de
las unidades administrativas y de sus miembros.
En el sector público, al momento no se cuenta con directrices que

permitan unificar los criterios de codificación de los diferentes
bienes, ya que en cada institución el responsable de turno crea
sus propias pautas de codificación, que en el contexto de todo el
sector público, da lugar a que existan una diversidad de criterios
y opiniones respecto a este tema. Una adecuada codificación de
los bienes permitirá, a más de dar seguridad en el control, la
conciliación entre almacén o bodega con la unidad contable. Se
implementó en el eSIGEF por parte del Ministerio de Finanzas, un
módulo que permite un control y administración de los bienes, y
por tanto, se define la respectiva codificación.
Un aspecto fundamental que debe ser definido por la entidad

pública con ajuste a las directrices del Ministerio de Finanzas, es
la clasificación de los bienes, acción que debe sustentarse en la
normativa general y normas internas específicas elaboradas con
ajuste a las circunstancias y necesidades propias de cada
entidad.
Como señala el Art. 233 de la Constitución de la República,

todos, absolutamente todos, podemos ser acreedores a las
responsabilidades administrativas, civiles o penales por el mal
manejo y mala utilización de los recursos públicos. Será
necesario entonces que todos los servidores públicos y personas
del sector privado que manejan recursos públicos, conozcan las
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consecuencias derivadas de la infracción y violación de las

obligaciones y deberes jurídicos.
En los bienes considerados como inversiones de larga duración

(activos fijos), es importante controlar financieramente las
operaciones capitalizables y no capitalizables, a efecto que
conocer el valor razonable de estos en una fecha determinada.
Las operaciones capitalizables que se fundamentan en el

incremento del valor en libros de los activos fijos, sea por el
incremento en la vida útil, o por el incremento en la capacidad de
servicio, producción o inversión. Las operaciones capitalizables
pueden ser: Adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias.
Las operaciones no capitalizables no incrementan el valor en

libros, sino que permiten el buen funcionamiento de los bienes;
entre éstas se citan a las reparaciones ordinarias y
mantenimiento ordinario.
La gestión administrativa, productiva o de inversión generada por

la utilización de los activos fijos, constituye su depreciación. El
desgaste de estos bienes debe ser controlado financieramente, a
efecto de conocer su aporte en la gestión, y por otro lado, el valor
en libros razonable.
La corrección monetaria, es otro de los aspectos importantes

involucrados en las operaciones respecto de los bienes. La
normativa contable expedida por el Ministerio de Finanzas
mediante Acuerdo 447, prevé dentro de los principios y normas
técnicas de contabilidad, el control de este tipo de operaciones.
Base Normativa
Como se ha señalado en los capítulos anteriores, la adecuada
protección y salvaguarda de los bienes del Estado depende de la
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existencia de un adecuado sistema de control interno; la

responsabilidad del sistema de control interno recae en la máxima
autoridad, directivos, y en todos los servidores de cada entidad,
en razón de que no existe actividad, proyecto o función, en la que
se puede prescindir de la utilización de recursos financieros y
materiales.
Además de las disposiciones legales y demás normas emitidas

tanto por la Contraloría General del Estado, Ministerio de
Base Finanzas, y otros organismos, es recomendable que cada entidad
Normativa expida su propio marco normativo que incluya un manual de
administración de bienes, del cual formen parte los
procedimientos, clasificaciones, codificación, formularios, etc.
La finalidad del manual en referencia, consiste en contar con un

marco normativo ajustado a las necesidades específicas de cada
institución, que permita precisar los deberes, facultades,
atribuciones o competencias, de la máxima autoridad, los
asesores, directores, jefes departamentales, jefes de áreas,
demás funcionarios y empleados de diversa categoría, en cada
uno de los procesos asociados con el ingreso, custodia, manejo,
egreso, registro contable, verificación y control de los diferentes
bienes, propiedad de la entidad o recibidos para su manejo o
custodia.
Reglamento General para la Administración, Utilización y Control

de los Bienes y Existencias del Sector Público.
El Reglamento General para la Administración, Utilización y Control de

los Bienes y Existencias del Sector Público, expedido mediante
Registro Oficial 585 de 11 de septiembre de 2015, contiene los
capítulos siguientes:
CAPITULO I - Ámbito General
4 -6
CAPITULO II – De los bienes y Existencias

CAPITULO III – De las adquisiciones
CAPITULO IV – Del egreso de bienes
CAPITULO V – Del comodato y de los traspasos de bienes
muebles e inmuebles entre entidades del sector público.
CAPITULO VI - De la entrega recepción
CAPITULO VII – De las Bajas De
CAPITULO VIII – Mantenimiento de equipos informáticos
CAPITULO IX – Mantenimiento de los demás bienes
CAPITULO X – Disposiciones Generales
Es importante señalar que en tratándose de adquisiciones de

bienes, se realizará sobre la base del Plan Anual de
Contratación, PAC, el mismo que será ingresado al Sistema
Oficial de Contratación Pública del Ecuador, y se sujetará a las
disposiciones de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública y su reglamento general; y a lo establecido
en las resoluciones emitidas por el Servicio Nacional de
Contratación Pública, SERCOP, respecto de la materia. Sin
embargo, es importante considerar lo establecido en el Art. 19 del
Reglamento, en el sentido que los bienes serán recibidos siempre
que cumplan con las estipulaciones contractuales.
Chatarrización de los bienes obsoletos e inservibles del

sector público.-
Mediante Decreto 1791-A del 19 de junio del 2009, el Presidente

de la República dispone a todas las entidades y organismos de la
administración pública central e institucional la chatarrización de
vehículos, equipo caminero y de transporte, aeronaves, naves,
buques, materiales, tuberías, equipos informáticos y demás
bienes de similares características que hubieren sido declarados
obsoletos o inservibles y cuya venta no fuere posible o
conveniente, de acuerdo con el Reglamento General de Bienes
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del Sector Público.
El Ministerio de Industrias y Productividad MIPRO, mediante

Acuerdo 10 330 del 12 de julio del 2010 y publicado en el
Registro Oficial 244 del 27 de julio 2010, reglamenta el
procedimiento para la chatarrización de los bienes obsoletos e
inservibles del sector público. En resumen se considera los
siguientes aspectos:
- Ámbito de aplicación.- Entidades que conforman el Art. 225 de

la Constitución de la República.
- Chatarrización.- Proceso técnico mecánico de desintegración

total de los bienes señalados en el decreto 1791-A; a efecto que
queden convertidos en materia prima para uso en otras
actividades económicas. Este proceso podrá realizarse una vez
cumplidas las disposiciones vigentes, dejando evidencia clara de
las justificaciones, autorizaciones y destino final.
- Procedimiento.- Informe técnico que justifique la

chatarrización.- Condición de obsoleto, inservible o fuera de uso;
ya que su operación y mantenimiento resulta antieconómico y
recomendará someterlo a chatarrización.
- Requisitos.-
a.- Documentación respecto a la propiedad y documentos de

circulación.
b.- Antes de la entrega – recepción, deberán ser borrados los

logotipos, insignias y demás distintivos, retirar las placas y
canceladas las matrículas.
c.- La baja de los bienes se hará una vez comunicado a la

Contraloría para fines de control y auditoría.
d.- Otros requeridos por las entidades y organismos de la

administración central.
Una vez cumplidos los requisitos señalados, y entregados los
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bienes a las empresas de Chatarrización calificadas por la

Subsecretaría de Industrias, Productividad e Innovación
Tecnológica, éstas emitirán un certificado de recepción de los
bienes, suscrita por el representante legal de la empresa y un
delegado de la entidad pública. Este certificado dará derecho a la
entidad pública a justificar la baja del inventario que mantiene en
su dependencia.
Las empresas chatarrizadoras serán aquellas que cumplan con

los requisitos establecidos y divulgados por el MIPRO. Los
criterios son: Capacidad de procesamiento; que la producción de
materia prima beneficie a los programas de obras del Gobierno;
que las empresas ofrezcan seguridad y espacio físico; se cuente
con la licencia ambiental otorgada por el Ministerio del Ambiente;
estén al día en las obligaciones tributarias; y otros establecidos
en el proceso de calificación y autorización.
Será el Ministerio de Industrias y Productividad expedirá formatos

para la presentación de las aplicaciones; y llevará adelante los
requerimientos de precalificación, monitoreo y suscripción de
convenios interministeriales e institucionales necesarios para la
ejecución de los procedimientos de Chatarrización.
Además el artículo 20 del Reglamento de Bienes, determina que

Si en el informe técnico de inspección se concluye que los bienes
todavía son necesarios en la entidad u organismo, concluirá el
trámite y se archivará el expediente. Caso contrario se procederá
de conformidad con las normas señaladas para los procesos de
venta, donación o remate, destrucción, chatarrización, reciclaje,
según corresponda, y observando para el efecto las
características de registros señaladas en la Normativa de
Contabilidad Gubernamental.
Identificación de los procedimientos de contratación
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En nuestro país, antes de la expedición de la LOSNCP, la

Contratación Pública se basaba en la Ley de contratación
Pública, La Ley de consultoría. Adicional a estos cuerpos
normativos, se suman los Reglamentos Internos de contratación
que las entidades contratantes expedían sin seguir las mismas
directrices, ni márgenes de preferencia, lo cual generaba que
cada entidad contratante manejara los procesos de contratación
de manera distinta a las demás, dificultando las labores de los
organismos de control.
La entidad que ejerce la rectoría del Sistema Nacional de

Contratación Pública en nuestro país es el Servicio Nacional de
Contratación Pública (SERCOP) en reemplazo del INCOP. Es
un organismo de derecho público, técnico, regulatorio, con
personalidad jurídica propia y autonomía administrativa, técnica,
operativa, financiera y presupuestaria.
Los procedimientos para la adquisición de bienes en el sector

público se ajustarán a lo establecido en la Ley Orgánica del
Sistema Nacional de Contratación Pública y su reglamento. Sin
embargo de que en el curso especializado en este tema se
estudia y analiza en detalle dichos procedimientos es necesario al
menos indicar los montos para cada tipo de procedimiento.
Considerando para fijar los montos el Presupuesto inicial del
Estado para el 2016, $ 29.835.098.320,79
4 -10
Fuente: Presupuesto General del

Estado 2016
29.835.098.320,79
Ley Orgánica de Contratación
Pública
Elaborado Por:
Mauricio Torres
Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización,

Control y Determinación de Responsabilidades de los
Vehículos del Sector Público.
La Contraloría General del Estado a efecto de que en cada

institución pública se administre y controle adecuadamente el uso
de los vehículos, emitió el Acuerdo 005-CG de 20 de enero del
2014, que se encuentra publicado en el Registro Oficial No. 178
de 6 de febrero de 2014, que contiene el Reglamento para el
control de los vehículos del sector público y de las entidades de
derecho privado que disponen de recursos públicos, en los
términos previstos por el artículo 211 de la Constitución de la
República y el artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado, este Reglamento contiene los capítulos
siguientes:
CAPITULO I.- Normas fundamentales

CAPITULO II.- Movilización y mantenimiento vehicular.
CAPITULO III.- De los automotores.
CAPITULO IV.- Acciones de control y sanciones.
4 -11
Disposiciones Transitorias
Disposiciones Generales
406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE

BIENES
406-01 Unidad de Administración de Bienes

Toda entidad u organismo del sector público, cuando el caso
lo amerite, estructurará una unidad encargada de la
administración de bienes.
La máxima autoridad a través de la Unidad de Administración de
Bienes, instrumentará los procesos a seguir en la planificación,
provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo, enajenación,
baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y
seguridad, así como el control de los diferentes bienes, muebles e
inmuebles, propiedad de cada entidad u organismo del sector
público y de implantar un adecuado sistema de control interno
para su correcta administración.
406-02 Planificación
Las entidades y organismos del sector público, para el
cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales,
formularán el Plan Anual de Contratación con el presupuesto
correspondiente.
El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los
bienes y los servicios incluidos los de consultoría a contratarse
durante el año fiscal, en concordancia con la planificación de la
institución asociada al Plan Nacional de
Desarrollo. En este plan constarán las adquisiciones a realizarse
tanto por el régimen general como por el régimen especial,
establecidos en la ley.
Normas de
Control Interno El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima
autoridad de cada entidad y publicado en el portal de compras
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públicas www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al menos la

siguiente información: los procesos de contratación a realizarse,
la descripción del objeto a contratarse, el presupuesto estimativo
y el cronograma de implementación del plan.
La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias,
de tal forma que las compras se realicen únicamente cuando
sean necesarias y en cantidades apropiadas.
a) Registro de proveedores y entidades

Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurídica,
nacional o extranjera que desee participar en los procesos de
contratación, deberá estar inscrita y habilitada en el Registro
Único de Proveedores, RUP, cuya información será publicada en
el portal de compras públicas. De igual modo, las entidades
contratantes se registrarán en el portal para acceder al uso de las
herramientas del Sistema Nacional de Contratación Pública.
406-03 Contratación
Las entidades y organismos del sector público realizarán las
contrataciones para adquisición o arrendamiento de bienes,
ejecución de obras y prestación de servicios incluidos los de
consultoría, a través del Sistema Nacional de Contratación
Pública.
La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que
las adquisiciones se ajusten a lo planificado, a la vez que
determinará los lineamientos que servirán de base para una
adecuada administración de las compras de bienes,
considerando, entre otras, las siguientes medidas:
- Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas

con la anticipación suficiente y en las cantidades apropiadas.
- La ejecución de las compras programadas para el año se

realizará tomando en consideración el consumo real, la capacidad
4 -13
de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que

regularmente toma el trámite.
- La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como

medicinas y otros, se la efectuará en cantidades que cubran la
necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo.
- Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas

necesarias para garantizar una adecuada y oportuna provisión.
- El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio

institucional frente a la alternativa de adquisición.
- La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la

existencia presente o futura de recursos suficientes para cubrir
las obligaciones derivadas de la contratación.
a) Procedimientos precontractuales
Para la contratación de obras, adquisición de bienes y servicios,
incluidos los de consultoría, las entidades se sujetarán a distintos
procedimientos de selección de conformidad a la naturaleza y
cuantía de la contratación, a los términos y condiciones
establecidas en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública, su reglamento general y las resoluciones
del Instituto Nacional de Contratación Pública, INCOP, respecto
de cada procedimiento de contratación.
En el caso de compras de bienes y servicios normalizados se

observarán los procedimientos dinámicos, es decir: compras por
catálogo y compras por subasta inversa.
Para la contratación de bienes y servicios no normalizados y para

la ejecución de obras, serán aplicables los procedimientos de:
licitación, cotización y menor cuantía, ferias inclusivas, ínfima
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cuantía, a más de los procedimientos especiales del régimen

especial.
Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso

de contratación de servicios de consultoría son: contratación
directa, contratación mediante lista corta y mediante concurso
público.
b) Pliegos
Para la adquisición de bienes, obras o servicios, la entidad
contratante elaborará los pliegos pertinentes, utilizando de
manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional
de Contratación Pública que apliquen según el procedimiento de
contratación a utilizar. La entidad contratante podrá modificar o
completar los modelos obligatorios, bajo su responsabilidad, a fin
de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de
contratación, siempre que se cumpla con la ley.
Los pliegos establecerán las condiciones que permitan alcanzar

la combinación más ventajosa entre todos los beneficios de la
obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por contratar y
todos sus costos asociados, presentes y futuros.
Los pliegos deben ser aprobados por la máxima autoridad de la

entidad contratante o su delegado, bajo los criterios de
austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad, economía
y responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los
productos y servicios nacionales.
c) Comisión Técnica
La máxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda
efectuar procedimientos de lista corta, concurso público, subasta
inversa, licitación o cotización de conformidad con lo dispuesto
por la ley, conformará y nombrará para cada procedimiento la
4 -15
pertinente Comisión Técnica que estará integrada de la siguiente

manera:
1. Un profesional designado por la máxima autoridad, quien lo

presidirá.
2. El titular del área que lo requiere o su delegado.
3. Un profesional afín al objeto de la contratación designado por
la máxima autoridad o su delegado.
Los miembros de la Comisión Técnica serán servidoras o

servidores de la entidad contratante y no podrán tener conflictos
de intereses con los oferentes; de haberlos, será causa de
excusa.
406-04 Almacenamiento y distribución

Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a
través de almacén o bodega, antes de ser utilizados, aun
cuando la naturaleza física de los mismos requiera su
ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo
cual ayudará a mantener un control eficiente de los bienes
adquiridos.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los
almacenes o bodegas, estarán adecuadamente ubicados,
contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico
necesario.
El Guardalmacén o Bodeguero tiene la responsabilidad de

acreditar con documentos, su conformidad con los bienes que
ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los requerimientos y
especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la
institución, así como de los bienes que egresan.
Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los

bienes y se comunicará inmediatamente a la máxima autoridad o
4 -16
al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no serán

recibidos hasta que cumplan con los requerimientos
institucionales.
Los directivos establecerán un sistema apropiado para la

conservación, seguridad, manejo y control de los bienes
almacenados.
Para el control de los bienes se establecerá un sistema adecuado

de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares
individualizados o por grupos de bienes de iguales
características. Sólo las personas que laboran en el almacén o
bodega tendrán acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser

almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a
los encargados de su utilización. En estos casos, el encargado de
almacén efectuará la verificación directa y la tramitación de la
documentación correspondiente.
406-05 Sistema de registro

El Catálogo General de Cuentas del Sector Público,
contendrá los conceptos contables que permitan el control,
identificación, destino y ubicación de las existencias y los
bienes de larga duración.
Se establecerá un sistema adecuado para el control contable
tanto de las existencias como de los bienes de larga duración,
mediante registros detallados con valores que permitan controlar
los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la
información se encuentre actualizada y de conformidad con la
normativa contable vigente.
La actualización permanente, la conciliación de saldos de los

auxiliares con los saldos de las cuentas del mayor general y la
4 -17
verificación física periódica, proporcionará seguridad de su

registro y control oportuno y servirá para la toma de decisiones
adecuadas.
Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados

como activos fijos, se registrarán directamente en las cuentas de
gastos o costos según corresponda y simultáneamente se
registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la
normativa de contabilidad gubernamental, vigente.
406-06 Identificación y protección

Se establecerá una codificación adecuada que permita una
fácil identificación, organización y protección de las
existencias de suministros y bienes de larga duración.
Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código
correspondiente en una parte visible, permitiendo su fácil
identificación.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración,

mantendrá registros actualizados, individualizados, numerados,
debidamente organizados y archivados, para que sirvan de base
para el control, localización e identificación de los mismos.
La protección de los bienes entregados para el desempeño de

sus funciones, será de responsabilidad de cada servidor público.
La protección de los bienes incluye la contratación de pólizas de
seguro necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que
pudieran ocurrir, se verificarán periódicamente, a fin de que las
coberturas mantengan su vigencia.
406-07 Custodia
La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar
adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los
controles internos de esta área; también facilita detectar si
4 -18
son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si sus

condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de
deterioro.
La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la
unidad respectiva, será responsable de designar a los custodios
de los bienes y de establecer los procedimientos que garanticen
la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y
bienes de larga duración.
Corresponde a la administración de cada entidad pública,

implementar su propia reglamentación relativa a la custodia física
y seguridad, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado.
406-08 Uso de los bienes de larga duración

En cada entidad pública los bienes de larga duración se
utilizarán únicamente en las labores institucionales y por
ningún motivo para fines personales, políticos, electorales,
religiosos u otras actividades particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes
de la institución, debiendo asumir la responsabilidad por su buen
uso y conservación.
Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y

conservación de los bienes de larga duración que le hayan sido
entregados para el desempeño de sus funciones, dejando
constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán
utilizados para otros fines que no sean los institucionales.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias

personas, es responsabilidad del Jefe de la Unidad
Administrativa, definir los aspectos relativos a su uso, custodia y
verificación, de manera que estos sean utilizados correctamente.
El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia
4 -19
comprobada o mal uso, no imputable al deterioro normal de las

cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su
cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y

naturaleza de los bienes, serán reportados a la dirección
correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia
de los mismos, para que se adopten los correctivos que cada
caso requiera.
406-09 Control de vehículos oficiales

Los vehículos del sector público y de las entidades de
derecho privado que disponen de recursos públicos, están
destinados exclusivamente para uso oficial, es decir, para el
desempeño de funciones públicas, en los días y horas
laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales,
ni familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades
electorales y políticas.
Los vehículos constituyen un bien de apoyo a las actividades que
desarrolla el personal de una entidad del sector público. Su
cuidado y conservación será una preocupación constante de la
administración, siendo necesario que se establezcan los controles
internos que garanticen el buen uso de tales unidades.
Para fines de control, las unidades responsables de la

administración de los vehículos, llevarán un registro diario de la
movilización de cada vehículo, donde debe constar: la fecha,
motivo de la movilización, hora de salida, hora de regreso,
nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.
Los vehículos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres,

fluviales o aéreos, (buses, busetas, camiones, maquinaria,
canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos,
veleros, aviones, avionetas, helicópteros, etc.) que por
4 -20
necesidades de servicio, deben ser utilizados durante o fuera de

los días y horas laborables, requieren la autorización expresa del
nivel superior.
Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos

sean utilizados en actividades distintas a los fines que
corresponde, obligatoriamente contarán con la respectiva orden
de movilización, la misma que tendrá una vigencia no mayor de
cinco días laborables. Por ningún concepto la máxima autoridad
emitirá salvo conductos que tengan el carácter de indefinidos.
Se cita a continuación la reforma a esta norma, mediante

ACUERDO Nº 041 - CG –expedida el 7 de octubre del 2010.
“En el Art. 3.- Movilización de los Vehículos Oficiales y Excepción,

en su tercer inciso, a continuación de “…el último día laborable de
cada semana,” adiciónese la siguiente frase “fuera del horario de
la jornada de trabajo…”.
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde

habitualmente ejerce sus funciones o preste sus servicios, podrá
utilizar vehículos del Estado el último día laborable de cada
semana, exceptuándose, por motivos de seguridad, el Presidente
y Vicepresidente de la República, así como otras servidoras y
servidores con rango a nivel de ministros de Estado. Se excluyen
de esta disposición, únicamente los vehículos de ambulancia, de
las siguientes entidades: de las unidades del Ministerio de Salud
Pública, del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), de
la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehículos que
pertenecen a los cuerpos de bomberos, Defensa Civil, Fuerzas
Armadas, Policía Nacional, sistemas de redes eléctricas,
telefónicas, agua potable, alcantarillado y obras públicas, que
sean indispensables para atender casos de emergencias
concretas.
4 -21
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos

oficiales, tendrán la obligación del cuidado y conservación del
mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios
destinados por las propias entidades. Los vehículos del Estado
llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la institución
a la que pertenecen.
La máxima autoridad de cada entidad dispondrá que se observe,

en todas sus partes, los procedimientos administrativos para el
control de los vehículos de la entidad, que constan en el
Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración
de Bienes del Sector Público y demás disposiciones sobre la
materia, emitidas por la Contraloría General del Estado.
406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga

duración.
La administración de cada entidad, emitirá los
procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones
físicas periódicas de las existencias y bienes de larga
duración.
Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes
de larga duración por lo menos una vez al año. El personal que
interviene en la toma física, será independiente de aquel que
tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados,
salvo para efectos de identificación.
Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán

por escrito y serán formulados claramente de manera que puedan
ser comprendidos fácilmente por el personal que participa en este
proceso. De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias
que se obtengan durante el proceso de constatación física y
conciliación con la información contable, serán investigadas y
luego se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización
del servidor responsable; también se identificarán los bienes en
4 -22
mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o

remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones
legales vigentes.
Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar

a cabo la toma física de las existencias y bienes de larga
duración, el informe final presentado así como la base de datos,
tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la
cancelación de dichos servicios.
La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando

las circunstancias así lo exijan, siempre y cuando la entidad
cuente con la partida presupuestaria correspondiente para
efectuar dichos gastos.
El auditor interno participará en calidad de observador, para

evaluar la adecuada aplicación de los procedimientos
establecidos. En las entidades que no cuenten con auditoría
interna, el titular designará a un servidor que cumpla esta función.
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o

hurto.
Los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para
la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto,
serán dados de baja de manera oportuna.
Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y
procesos administrativos que señalen las disposiciones legales
vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones,
autorizaciones y su destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de

conservación, obsolescencia, pérdida, robo o hurto, se
observarán las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo
para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, del
4 -23
Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos

del Sector Público, la normativa de contabilidad emitida por el
Ministerio de Finanzas y demás reglamentación interna emitida
por la entidad.
Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es

declarada por el Juez competente como hurto o robo en
sentencia ejecutoriada se levantará el acta de baja
correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros
contables disminuyendo del inventario respectivo.
Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos,

por no reunir las condiciones para considerarse como tales,
bastará que se cuente con la autorización del responsable de la
Unidad de Administración Financiera.
Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al

servidor responsable se le aplicará la sanción administrativa que
corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigirá además la
restitución del bien con otro de igual naturaleza o la reposición de
su valor a precio de mercado.
406-12 Venta de bienes y servicios

Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de acuerdo
con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos
sobre la materia.
Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de
remates y demás procedimientos previos para autorizar las
enajenaciones, los avalúos de ventas y adjudicar los bienes,
cumplirán sus funciones resguardando los intereses
institucionales y en concordancia con las disposiciones
reglamentarias.
Las entidades públicas que vendan regularmente mercaderías,
4 -24
bienes o servicios, emitirán su propia reglamentación que

asegure la recuperación al menos de sus costos actualizados, el
cobro de los importes correspondientes a las mercaderías
despachadas o servicios prestados, la documentación de los
movimientos y la facturación según los precios y modalidades de
ventas.
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración

El área administrativa de cada entidad, elaborará los
procedimientos que permitan implantar los programas de
mantenimiento de los bienes de larga duración.
La entidad velará en forma constante por el mantenimiento
preventivo y correctivo de los bienes de larga duración, a fin de
conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar su
vida útil.
Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y

correctivo, a fin de no afectar la gestión operativa de la entidad.
Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios
que le permitan estar al tanto de la eficiencia de tales programas,
así como que se cumplan sus objetivos.
La contratación de servicios de terceros para atender
necesidades de mantenimiento, estará debidamente justificada y
fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita
el servicio
CLASIFICACCIÓN DE LOS BIENES
4 -25
Según el artículo 602 del Código Civil, los bienes consisten en

cosas corporales o incorporales.
Corporales. Son las que tienen un ser real y pueden ser

percibidas por los sentidos, como una casa, un libro.
Incorporales. Todos los derechos que le asisten a una persona
natural o jurídica.
Tomando de referencia el catálogo de cuentas y clasificadores

presupuestarios expedidos por el Ministerio de Finanzas, los
bienes se clasifican así:
13 INVERSIONES EN EXISTENCIAS
13.1 Consumo
13.2 Existencias para Producción
13.3 Inversiones en Productos en Proceso
13.4 Existencias de Uso y Consumo para Inversión
13.5 Existencias para la Venta
La característica fundamental de las existencias constituye la

fungibilidad de los bienes; es decir, tienen una vida corta
4 -26
aproximada de un año, ya que están destinas al consumo,

transformación o venta.
El control de las existencias se sustenta en el Sistema

Permanente o Perpetuo, y su valoración se realiza a través de la
utilización del Método Promedio Ponderado, cuyo cálculo se
obtiene de la división entre el costo total y el número de unidades
2).14 INVERSIONES BIENES LARGA DURACIÓN

14.1 Bienes de Administración
14.2 Bienes de Producción
14.4 Bienes de Proyectos
14.5 Bienes de Programas
Clasificación de
los Bienes
Los bienes de larga duración o activos fijos, reúnen los siguientes

requisitos:
1.- Costo individual de 100 Dólares

2.- Intervengan en las actividades institucionales
4 -27
3.- Vida larga

4.- De propiedad de la entidad
5.- Generen beneficios económicos futuros
Por otro lado, este tipo de bienes están sujetos al control de la

depreciación y corrección monetaria. La depreciación cuando se
trata de activos fijos destinados a actividades administrativas o de
inversión, el cálculo se lo realiza utilizando el método de línea
recta; y cuando se trata de activos fijos destinados a producción,
la depreciación se calcula utilizando el método de Unidades de
Producción y Tiempo Estimados (UTPE).
El control de los activos fijos se realiza bajo una de las siguientes
alternativas:
- Cada bien en forma individual
- Por cada componente del bien, en la medida que la vida
útil de cada parte o pieza que lo conforme sea diferente
- Por el conjunto de bienes, cuando la adquisición sea en
una misma fecha y las partes o piezas de la compra
formen un todo
- Por el grupo de bienes, de similares características
físicas, adquiridos en una misma fecha , de igual valor
unitario y destinados a una sola área física y misma
actividad administrativa o productiva.
3).-15 INVERSIONES PROYECTOS Y PROGRAMAS
15.1 Inversiones en Obras en Proceso

15.2 Inversiones en Programas en Ejecución
4).- BIENES QUE NO AFECTAN A LA SITUACIÓN

FINANCIERA
(Cuentas de Orden)
911.01 Mercadería Recibida Venta en Comisión 921.01
911.03 Mercadería Venta en Consignación………921.03
4 -28
911.11 Bienes recibidos en Custodia………………921.11

911.13 Bienes Recibidos en Comodato……………921.13
911.17 Bienes no Depreciables …..……………......921.17
Los Bienes no depreciables pueden estar constituidos por bienes

que no cumplen con los requisitos para ser clasificados como
activos fijos; sin embargo tienen larga duración. Pueden tener un
valor menor a Cien Dólares, o no se asociación directamente con
la misión institucional. Como ejemplos de este tipo de bienes
podría citarse a las grapadoras, perforadoras, sumadoras,
papeleras, basureros, vajilla, herramientas menores, instrumental
médico menor, libros y colecciones, sillas, mesas, teléfonos,
adornos, etc.
Es necesario advertir que, el hecho de no clasificarlos como
activos fijos, no quiere decir que dejen de estar sujetos a los
controles que se aplican a los activos fijos, y que no debe
codificarse; todo lo contrario, su control debe ser más intenso, y
de hecho, como señala las Normas de Control Interno, todos los
bienes de larga duración deben codificarse.
Los bienes en Comodato son aquellos que una entidad pública

entrega a otra entidad pública o privada, para que sean utilizados.
Es necesario se elabore un convenio que garantice que los
bienes prestados serán utilizados adecuadamente, conservados y
devueltos en las condiciones que corresponda. La entidad dueña
de los bienes igual seguirá controlando su depreciación,
corrección monetaria y demás aspectos que corresponde a los
bienes de su propiedad.
Cuando son entregados en comodato a una entidad privada, es

necesario observar y considerar que sea para prestar servicios de
carácter social, condición que periódicamente debe verificarse.
Utilización de los bienes

Los bienes de propiedad del Estado deben destinarse únicamente
4 -29
a los fines para los cuales fueron adquiridos o recibidos, deben

administrarse con diligencia, esto es con sujeción a las
disposiciones legales, entre otras: Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública y su Reglamento, Código de la
Democracia, Reglamento Sustitutivo de Bienes del Sector
Público, Normas de Control Interno; Sistema Nacional de
Finanzas Públicas (SINFIP), normas expedidas por el ente rector
de las finanzas públicas, y las normas y procedimientos internos
expedidos por cada entidad y organismo del Sector Público.
Resumen de la
Sesión RESUMEN DE LA SESION IV
Si bien se trata de un tema bastante amplio; sin embargo en

forma resumida se analizó la base normativa principal que rigen
los bienes públicos, como son el Reglamento General Sustitutivo
de Bienes, Reglamento de Vehículos, Normas de Control Interno.
Se aclaró que las adquisiciones de bienes se sujetan a la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
Con base a lo establecido en las normas generales, cada entidad

pública debe establecer sus propias normas internas y controles
que viabilicen un adecuado control y administración de los bienes.
Es necesario concientizar a todos los miembros de la
organización, respecto del cuidado y buen uso de los bienes que
les han sido entregados para el desempeño de sus funciones.
Los bienes en el sector público son sagrados, y por tanto, deber
ser utilizados exclusivamente en actividades institucionales.
En forma general los bienes se clasifican en:
- Existencias.- Bienes fungibles (vida corta).

- Bienes de Larga Duración (Activos Fijos).- Cinco
requisitos
4 -30
- Bienes No depreciables.- Aunque son de larga

duración; sin embargo, su costo no llega a Cien
Dólares, o no intervienen en las actividades propias de
la entidad.
- Bienes en Comodato.- Recibidos en calidad de
préstamo para ser usados.
- Bienes en Custodia.-
- Proyectos.- Obras de Infraestructura.
Referencias
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento
Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública
Normas de Control Interno
Reglamento General para la Administración, Utilización y Control de los Bienes y
Existencias del Sector Público
Reglamento para el Control de los Vehículos del Sector Público y de las entidades
de Derecho Privado que disponen de recurso.s públicos
4 -31

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CURSO DE CONTROL DE GESTION PÚBLICA Sesión IV: Control y Administración de Bienes

SESION IV: CONTROL Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES

En el presente Título se estudiará y analizará en términos generales, las normas

Principalmente, con el estudio de esta sesión, se busca sembrar en las servidoras

INTRODUCCION Y BASE NORMATIVA

FUNCION FINANCIERA MAXIMA AUTORIDAD FUNCION ADMINISTRATIVA

 ADQUISICIONES CODIGO: 00001

Base Normativa REGLAMENTO DE VEHICULOS

Introducción Los activos de una institución pública, en gran parte están

El valor de los bienes pueden cubrir un porcentaje muy

Referirse a los principales problemas que enfrentan las

instituciones públicas, es referirse a la ausencia de reglas

A esto se suma las actitudes equivocadas de los servidores

Si bien existen leyes y demás normas generales; sin embargo, es

El talento humano, dentro de la administración pública,

Las personas que desempeñan las funciones de custodia de los

sino que son parte innata de los seres humanos.

A través de la historia, ha constituido un mito la conciliación de

En el sector público, al momento no se cuenta con directrices que

Un aspecto fundamental que debe ser definido por la entidad

Como señala el Art. 233 de la Constitución de la República,

consecuencias derivadas de la infracción y violación de las

En los bienes considerados como inversiones de larga duración

Las operaciones capitalizables que se fundamentan en el

Las operaciones no capitalizables no incrementan el valor en

La gestión administrativa, productiva o de inversión generada por

La corrección monetaria, es otro de los aspectos importantes

existencia de un adecuado sistema de control interno; la

Además de las disposiciones legales y demás normas emitidas

La finalidad del manual en referencia, consiste en contar con un

Reglamento General para la Administración, Utilización y Control

El Reglamento General para la Administración, Utilización y Control de

CAPITULO I - Ámbito General

CAPITULO II – De los bienes y Existencias

Es importante señalar que en tratándose de adquisiciones de

Chatarrización de los bienes obsoletos e inservibles del

Mediante Decreto 1791-A del 19 de junio del 2009, el Presidente

del Sector Público.

El Ministerio de Industrias y Productividad MIPRO, mediante

- Ámbito de aplicación.- Entidades que conforman el Art. 225 de

- Chatarrización.- Proceso técnico mecánico de desintegración

- Procedimiento.- Informe técnico que justifique la

a.- Documentación respecto a la propiedad y documentos de

b.- Antes de la entrega – recepción, deberán ser borrados los

c.- La baja de los bienes se hará una vez comunicado a la

d.- Otros requeridos por las entidades y organismos de la

Una vez cumplidos los requisitos señalados, y entregados los

bienes a las empresas de Chatarrización calificadas por la

Las empresas chatarrizadoras serán aquellas que cumplan con

Será el Ministerio de Industrias y Productividad expedirá formatos

Además el artículo 20 del Reglamento de Bienes, determina que

Identificación de los procedimientos de contratación

En nuestro país, antes de la expedición de la LOSNCP, la

La entidad que ejerce la rectoría del Sistema Nacional de

Los procedimientos para la adquisición de bienes en el sector

Fuente: Presupuesto General del

Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización,

La Contraloría General del Estado a efecto de que en cada

CAPITULO I.- Normas fundamentales

406 Administración financiera - ADMINISTRACIÓN DE

406-01 Unidad de Administración de Bienes

públicas www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al menos la

a) Registro de proveedores y entidades