Clínica para Beneficiarios

Elaboración y Presentación de Informes para

la Solicitud de Desembolsos y/o Reembolsos
de fases o etapas

Dirección de Innovación Empresarial

Rev. Mayo 2018 1
BID / Programa de Innovación
para la Inclusión Social y La
Productividad
• SUBCOMPONENTES: 2.03 y 2.04

DIRECCIÓN DE INNOVACIÓN
EMPRESARIAL
Agenda
- Objetivos
- Proyectos
- Marco legal
- Obligaciones de los beneficiarios
- Prohibiciones
- Adendas
- Visitas a los Proyectos
- Informe de Beneficiario
- Presentación de Facturas
- Ahorros
- Presentación de Cuenta
- Preguntas

3
Objetivos

 Estandarizar

 Capacitar

 Disminución de Tiempos

 Control

4
Proyectos

• ¿Qué son los contratos por mérito? (Cláusulas, fondos,

metodologías, políticas)

• Áreas temáticas elegibles (Ambiente y Desarrollo Sostenible,

Ciencias de la Salud y Biomedicina, Agroindustria, etc.)

• Refrendo, pagos y adendas (No objeciones).

• ¿Cómo cumplir con los requerimientos?

5
Marco legal

• Reglamento. Resolución Administrativa

No.056 de 22 de marzo de 2010.
• Reglamento. Resolución Administrativa
No.191 de 31 de julio de 2017.

• Contrato por Mérito.

6
 Reglamento. Resolución
Administrativa No.056 de 22 de
marzo de 2010

7
Obligaciones de los Beneficiarios
Reglamento: Sección 11.1 y Cláusula Segunda del Contrato por Mérito
• Cumplir con las disposiciones delineadas en el Reglamento
y en el Contrato por Mérito.

• Entregar las facturas originales.

• Facilitar la supervisión de los designados por SENACYT que

verificarán el cumplimiento del Reglamento y cláusulas del
contrato, suscrito por ambas partes. Durante la vigencia
del Contrato por Mérito y hasta un máximo de 5 años,
contados a partir del cierre del Contrato por Mérito.

• Utilizar los fondos otorgados por SENACYT única y

exclusivamente para la adquisición de los bienes, obras y
servicios necesarios para la ejecución del respectivo
proyecto.

8
Obligaciones de los Beneficiarios

• Se compromete a proveer los recursos (en especie o

efectivo) necesarios para el co-financiamiento del
proyecto.*

• Se obliga a aceptar que el monto asignado por

SENACYT en el presente contrato no sufrirá aumento. Los
fondos desembolsados, pero no utilizados al terminar la
ejecución del presente contrato serán devueltos por EL
BENEFICIARIO a SENACYT.

*En caso de que aplique

9
Prohibiciones

• Realizar cambios en la utilización de fondos adjudicados

indicados en el Contrato por Mérito

• Facturar a empresas o instituciones bajo control

mayoritario de los mismos dueños o accionistas
beneficiados

• Facturar a parientes dentro del cuatro grado de

consanguinidad (padres, hijos, hermanos, abuelos, nietos, tíos, primos,
primos, sobrinos) o segundo de afinidad (cónyuges, suegros, cuñados)

• Solicitar fondos a otras instituciones públicas para

desarrollar el proyecto.

10
Reglamento. Resolución Administrativa
No.191 de 31 de julio de 2017

11
Obligaciones de los Beneficiarios
Reglamento: Capítulo 9-Contrato por Mérito
Artículo 53
1. Cumplir con las disposiciones de este Reglamento, del programa,
de la convocatoria correspondiente y del Contrato por Mérito
suscrito.

2. Entregar facturas originales o recibo de dinero de los gastos

efectuados con relación a la implementación del proyecto y de
conformidad con el presupuesto y de conformidad con el
presupuesto que aparece en el Contrato. Si por la naturaleza
del servicio adquirido no se emite factura, en su defecto se
presentará él o los correspondientes recibos con la identificación
clara de la persona natural o jurídica que la emite, con los
requerimientos legales que regulan la materia. En los casos de
compras en el extranjero, las facturas deberán estar
debidamente apostilladas o autenticadas por un funcionario
diplomático panameño, o en su defecto, autenticadas por el
jefe de misión diplomática de una nación amiga.

12
Obligaciones de los Beneficiarios
Reglamento: Capítulo 9-Contrato por Mérito
Artículo 53
• 3. Devolver a la SENACYT los fondos desembolsados,
pero no utilizas, al terminar la ejecución del Contrato
por Mérito.

• 4. Presentar los informes indicados en el Contrato

por Mérito y los resultados del proyecto.

• 5. Resaltar o distinguir la ayuda recibida por la

SENACYT, en aquellos medios de divulgación escritos
o hablados donde se haga referencia al proyecto
para lo cual se le permite utilizar el logo distintivo de
la SENACYT.

13
Obligaciones de los Beneficiarios
Reglamento: Capítulo 9-Contrato por Mérito
Artículo 53
6. Facilitar la labor de supervisión por parte de la
SENACYT, poniendo a su disposición toda la
información que se requiere, a fin de que puedan
verificar el cumplimiento del Reglamento, del
Programa y del Contrato por Mérito.
7. Autorizar a la SENACYT a o sus desinados, a realizar
visitas de supervisión durante la ejecución del Contrato
por Mérito, si así lo solicita.
8. Suministrar a la SENACYT o a quien designe, toda la
información para la realización de las evaluaciones
externas del proyecto o de cualquier otra actividad
que establezca la SENACYT, hasta un máximo de cinco
(5) años, contados a partir del cierre del Contrato por
Mérito, con la finalidad de medir el éxito e impacto en
los ámbitos científico, técnico, económico, social o
cualquier otro que indique la SENACYT,

14
Prohibiciones: Artículo 54

• Realizar cambios en la utilización de

fondos adjudicados según lo indicado en
el Contrato por Mérito, si no han sido
solicitados y sustentados por escrito y sin
que se haya recibido de manera formal
la autorización de la SENACYT. Estos
cambios deberán ser formalizados a
través de una adenda al Contrato por
Mérito que deberá ser refrendada por la
Contraloría General de la República.

15
Prohibiciones: Artículo 54

• Presentar información falsa en los

formularios y documentos entregados a
la SENACYT dentro del proceso de
convocatoria pública o durante la fase
de la contratación por mérito, así como
en la fase de ejecución del proyecto. La
SENACYT podrá proceder legalmente,
ante las autoridades competentes, en
contrato del beneficiario que haya
provisto información falsa en
cualesquiera de las fases o procesos
antes descritos.
16
Adendas

¿Qué es una adenda?

Documento legal que modifica una o varias
cláusulas del Contrato por Mérito

¿Cuándo se permite una adenda?

• Cuando sea técnicamente y/o financieramente
sustentable
• No afecte el éxito del proyecto
• Ambas partes estén de acuerdo (SENACYT-
Beneficiario)

17
¿Qué tipo de adenda se permite?

Atrasos causados por la naturaleza

Fondos no utilizados en el presupuesto de una etapa y que se

requieran para poder obtener mejores resultados en otra
etapa.

Demora en el proceso de refrendo al Contrato por Mérito por

parte de la Contraloría General de la República

Por algún error en la confección del Contrato por Mérito y es

vital corregirlo

18
 Proceso de una Adenda

Aprobación de la
adenda por:
Presentar nota
-Dirección de Elaboración de la
solicitando adenda Aprobación Oficina
Innovación adenda
(claramente de Asesoría Legal
Empresarial (documento legal)
justificada) - Oficina BID -
Secretario Nacional

Aprobación- Aprobación Trámite interno

No objeción y
Dirección de Dirección de financiero y
Aprobación del BID
Presupuesto Finanzas contable.

Solicitud de Paz y Refrendo de

salvos Contraloría

19
Visitas a los Proyectos

Tipos de visita:

-Visitas de supervisión
-Coordinador de proyectos de Innovación Empresarial
-De acuerdo al plazo de la fase o etapa (como mínimo una
visita por cada fase o etapa)
-Otros coordinadores designados por SENACYT
-Debe estar el Líder del Proyecto

-Visita de expertos
-Designados por SENACYT
-Evaluación externa (intermedia y final)
-Misión de supervisión (BID: uso de
fondos)
-Debe estar el Líder del Proyecto

20
Informe del Beneficiario

• Cumplida cada etapa del proyecto, EL BENEFICIARIO remitirá a

SENACYT un informe en el cual compruebe que se ha cumplido en
su totalidad la etapa correspondiente.

• EL BENEFICIARIO deberá presentar a SENACYT, los informes técnicos y

financieros por etapa, usando el formato provisto por SENACYT.

• Finalizada la última etapa EL BENEFICIARIO deberá presentar el

informe final.

• EL BENEFICIARIO deberá resaltar y distinguir la ayuda recibida de

SENACYT, para lo cual se le permite utilizar el logo distintivo.

• EL BENEFICIARIO estará obligado a incluir en aquellos medios de

divulgación escritos o hablados, donde se haga referencia al
proyecto, que éste ha recibido apoyo total o parcial de SENACYT;
para ello deberá incluir el logo de SENACYT en todos los actos de
divulgación del proyecto.

21
Informe del Beneficiario

22
Cuadro Financiero
PRESENTACIÓN DE FACTURAS

24
Tipos de Factura
Recursos Humanos
Nacionales
Consultoría

Tasa de Capacitaciones
cambio
vigente
Bien o Servicio

Internacionales Boletos y viáticos

Facturas
Originales
Recursos Humanos

Tasa de
Consultoría
cambio
vigente
Capacitaciones

Electrónicas (compras en línea)

Bien o servicio

25
Facturas Nacionales (impresión fiscal y
comercial pre-impresa)

Todas las facturas nacionales ya sean generadas por impresoras fiscales o comerciales pre-impresas deben cumplir con los
siguientes puntos:

 Ser originales : Todas las facturas presentadas para reconocimiento de gasto deben ser originales

A. Contener la siguiente información:

• Nombre de la empresa o persona que emite la factura,

• Dirección, teléfono del emisor,

• Número de Registro Único de Contribuyente (R.U.C.) del emisor,

• Número de Dígito Verificador (D.V.) del emisor,

• Número de Factura

B. Debe estar dirigidas al Beneficiario que figura en el contrato, ya sea persona jurídica o natural, conteniendo la información
completa y correcta de R.U.C. o Cédula y Dígito Verificador del beneficiario

C. Las facturas deben ser emitidas en fecha posterior a la fecha de refrendo del Contrato por Mérito.

Las facturas deben ser emitidas dentro del plazo de la fase o etapa correspondiente

D. Contener detalle de la compra. El detalle de la compra o descripción de bien/ servicio facturado debe coincidir con lo
indicado en la columna de descripción del gasto colocado en el cuadro de presupuesto contenido en el Anexo I del
Contrato por Mérito correspondiente.

E. Todas las facturas deben tener el recibido conforme del beneficiario (Firma del beneficiario) para ser admitidas.

F. En el caso de facturas comerciales pre-impresas debe estar visible la imprenta emisora y el tiraje de la libreta

No se aceptan recibos de pagos

Nota: En caso de aportes adicionales (no contemplados en las líneas de gasto establecidas en el contrato) se pueden
presentar copias de las facturas y estos aportes serán atribuibles al beneficiario. 26
 Facturas Generadas por Impresora
Fiscal

A.
• Reglamentado por la Ley 72 de 27 de septiembre de 2011.
A.
Ejemplos

B B
. C .
A. Datos del beneficiario
.
C
.
D
. D. Descripción de bien o servicio facturado

E
. E.

27
 Facturas Comerciales pre-impresas

• Pueden presentar
A. facturas comerciales pre-impresas quienes quedan
exceptuados del uso de equipos fiscales. Artículo 2, Parágrafo 2 de la Ley antes
Ejemplo
mencionada.
A.
C
.
B
.

D.

Importante: En caso de que el comercio/persona

F natural entregue una factura no fiscal, deberán
.
E.
presentar un Certificado de No Contribuyente del
ITBMS, expedido por la Dirección General de Ingresos,
del Ministerio de Economía y Finanzas.
28
 Facturas-Generadas en el extranjero

–En caso de ser gestionado por el mismo beneficiario

1. Factura original dirigida al beneficiario
2. Papeleta de aduana
3. Papeleta de pago de impuestos
4. Recibido conforme

–En caso de ser gestionado por un tercero (ej. Fedex, DHL)

1. Factura original dirigida a beneficiario
2. Factura del tramitador
3. Recibido conforme ambas facturas

Compras o adquisiciones en moneda extranjera: Para todas las compras realizadas en

monedas extranjeras se deberá adjuntar tasa de cambio de la fecha de la compra

29
 Facturas-Generadas en el extranjero

• Notariada en país que se realiza la compra o servicio

• Certificación de la factura en el Consulado o Embajada de Panamá en país

que se realiza la compra o servicio

• Certificación de la factura en el Ministerio de Relaciones Exteriores de

Panamá (Apostilla)*

*Nuevo procedimiento para adquirir Apostilla, ver filmina siguiente

30
*Nuevo procedimiento para trámite de
Apostilla y Certificaciones
A partir del 1 de febrero se implementará el e-Tax para el cobro de los trámites de apostillas y
certificaciones, eliminando así los pagos de estos trámites con el slip bancario. Los depósitos se
seguirán realizando en el Banco Nacional de Panamá.

El procedimiento para registrar el pago en el sistema será de la siguiente manera:

1. El usuario debe acercarse a la ventanilla de Atención al Usuario para informar el tipo de trámite
que desea realizar.

2. El funcionario de Autenticaciones ingresará al e-Tax vía web para registrar, detallar y guardar la
información en concepto de la cantidad de documentos que se legalizarán.

3. El usuario recibirá un número consecutivo que aparece automáticamente en el Banco Nacional

de Panamá (BNP)

4. El usuario, al presentarse a la ventanilla del BNP para realizar el depósito, deberá anunciar que
va a pagar un trámite registrado en el e-Tax, donde se le entregará después de su depósito, un
comprobante de su pago

5. Una vez pagado el trámite, el usuario se acercará a Autenticaciones para entregar sus
documentos presentando su comprobante del e-Tax junto con la boleta de timbres (el pago de los
timbres se seguirá realizando de la misma manera con la boleta de la DGI).

En las oficinas de Autenticaciones y Legalizaciones se ofrecerá información detallada sobre los

procedimientos a seguir para registrar su pago en este sistema.
Facturas-Compras en línea (por internet)

• La factura (invoice) dirigida al beneficiario debe cumplir con los requisitos

dispuestos anteriormente, con su respectivo recibido conforme.

• Copia de intercambios de correo electrónico que envía la empresa con las

generales del producto o servicio

• Copia del anuncio del equipo (cotización) en caso de que aplique

• Slip de depósito o estado de cuenta de la tarjeta de crédito donde se refleje

el gasto

• Slip de recibido

Compras o adquisiciones en moneda extranjera: Para todas las compras realizadas en

monedas extranjeras se deberá adjuntar tasa de cambio de la fecha de la compra

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Facturas-Documentos no admitidos

• Nombre de la empresa o el beneficiario mal escrito

• Tachada, borrada y/o alterada

• Sin descripción de la compra

(facturas comerciales o de impresoras fiscales)

• Sin firma del líder del proyecto

(Las facturas deben tener la inicial o acuse de recibo-de una sola persona-
es decir todas las facturas deben estar recibidas por la misma persona.)

• Facturas comerciales pre-impresas que no tengan el pie de

imprenta

33
DOCUMENTACIÓN SUPLEMENTARIA

PRESENTACIÓN DE FACTURAS

INFORME TÉCNICO Y FINANCIERO

34
Recursos Humanos - Planilla

1. Planilla de la Caja de Seguro Social (copia)

2. Copia de ficha de la Caja de Seguro Social (actualizada y

correspondiente a las fechas en que se desarrolló la fase o
etapa)

3. Copia de cédula o pasaporte, carné de residente

permanente/provisional y Carné de Permiso de Trabajo

4. Copia del contrato firmado por ambas partes (en español)

5. Hoja de vida de la persona contratada (en español)

6. Informe de funciones/tareas realizadas durante la fase o etapa.

Dirigido al beneficiario

35
Recursos Humanos –Servicios Profesionales

1. Factura de la persona en concepto del pago exactamente

como dice la línea de gasto en el contrato. Dirigida al
beneficiario y con su recibido conforme. (Si la factura es
emitida en el extranjero – legalización de la factura)

2. Copia de cédula o pasaporte

3. Contrato firmado por ambas partes (en español)

4. Hoja de vida de la persona contratada (en español)

5. Informe de funciones realizadas. Dirigido al beneficiario

36
Consultorías

1. Factura original de la firma consultora dirigida a beneficiario

2. Informe de la consultoría con recibido conforme del

beneficiario
i. Debe incluir listado de personas que participaron en la consultoría

3. Copia de cédula o pasaporte del consultor

4. Hoja de vida del consultor (en español)

37
Capacitaciones

1. Factura de pago dirigida a beneficiario y recibido conforme

2. Temario de capacitación o seminario (en español)

3. Hoja de vida del capacitador (en español)

4. Copia de cédula o pasaporte del capacitador

5. Lista de asistencia a la capacitación o seminario

6. Copias de diplomas obtenidos durante la capacitación

38
Bien o Servicio

1. Factura de pago dirigida a beneficiario y recibido conforme

i. En caso de que se trate de un bien adquirido, adjuntar fotografía(s) del

mismo
ii. En caso de que se trate de un servicio, adjuntar documentación que sustente
el bien recibido

39
Boletos Aéreos y viáticos

Capacitadores y/o beneficiarios:

1. Factura de Agencia de viajes o comprobante de pago directo

hecho vía internet.

2. Boarding Pass con el nombre de las personas que viajan y los

destinos (de acuerdo a lo que se detalló en el Contrato).

Nota: Todos los reembolsos por gastos atribuibles a “viajes de

campo, de misiones tecnológicas, de intercambio y de
presentación de resultados” como hospedaje, alimentación y
transporte se harán contra factura siempre que estén detallados en
el Contrato.

40
PRESENTACIÓN DE cuenta

41
Presentación de Cuenta

• Gestión de Cobro original (ver formato adjunto)

• Copia de cédula de identidad personal o pasaporte del

representante legal/beneficiario vigente (deberá presentar el
original al momento de retirar el pago)

• Paz y salvos originales vigentes (presentados al momento de

retirar el pago)
– CSS
– MEF

42
Formulario de Gestión de Cobro

SENACYT

DEL BENEFICIARIO
IDENTIDAD PERSONAL dd/mm/aa
FIRMA ID No.teléfono

INFORMACION DEL
CONTRATO, ETAPA Y MONTO NUM.
REEMBOLSO – APORTADA
POR EL COORDINADOR

MONTO EN LETRAS MONTO NUM.

43
 ¿Qué pasa cuando no se ejecuta la totalidad
programada para una fase o etapa?
Desembolso
CHEQUE O PAGO
FASE/ETAPA PRESUPUESTADO EJECUTADO SALDO
EMITIDO
1 1,000.00 1,000.00* 900.00 100.00**
2 7,500.00 7,500.00 7,500.00 0.00
3 16,500.00 16,500.00 16,400.00 100.00**

TOTAL 25,000.00 25,000.00 24,800.00 200.00

*Pago emitido antes de la ejecución de la fase

** DEBE REALIZAR UNA DEVOLUCIÓN AL ESTADO

44
Trámite de Proceso de Pago

Entrega de VoBo Coordinador Confección de

Inspección en sitio
Informe por parte al informe del informe por parte
al proyecto
del beneficiario Beneficiario del Coordinador

VoBo de DINE a Presentación de

informe de cuenta por parte VoBo Tesorería VoBo Finanzas
Coordinador del Beneficiario

Refrendo Transferencia
Contraloría Bancaria

45
 PAGO A PROVEEDORES.
TRÁMITE DEL BENEFICIARIO

46
Preguntas y Respuestas

47
48